L’ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET LE TRAVAIL ADMINISTRATIF

L’environnement dans lequel s’effectue le travail administratif est celui de l’entreprise,

précisément le bureau. Aussi, serait-il opportun de préciser la notion d’entreprise, de société.

Une entreprise, une société pourrait être définie comme un agent économique dont le but est
la production de biens et services destiné à être vendus sur un marché en vue d’en tirer un
profit.

Une société est généralement divisée en divers organes (organes hiérarchiques,

fonctionnels ou d’état-major, opérationnels) chargés d’exécuter une mission, une fonction.

Au sein d’une organisation, il existe plusieurs types d’organes. Un organe est une personne
ou un groupe de personnes appelé à exécuter une tâche.

Dans les grandes entreprises, on distingue en général de haut en bas de la hiérarchie les
organes suivants :

 La direction générale,
 Les directions,
 Les départements,
 Les divisions,
 Les services,
 Les bureaux ou ateliers.

I. DIFFERENTES CLASSIFICATIONS DES ENTREPRISES

Les entreprises peuvent être classées selon plusieurs critères : taille, statut juridique, secteur
économique.

1) Classification selon la taille

Les entreprises peuvent être classées comme ci-dessous :

- TPE (Très Petite Entreprise) moins de 10 salariés ;

- PE (Petite Entreprise) entre 10 et 49 salariés ;
- ME (Moyenne Entreprise) entre 50 et 249 salariés ;
- Grande entreprise 250 salariés et plus.
- Groupe d’entreprises comportant une société mère et des filiales.

2) Classification selon la forme juridique

Le fait d’entreprendre est, dans tous les pays, encadré par une réglementation (loi). Ainsi, on
distingue :

- La Société en Nom Collectif (SNC) : est celle dans laquelle tous les associés sont
commerçants et répondent indéfiniment et solidairement des dettes sociales.

- La Société en Commandite Simple (SCS) : est celle dans laquelle coexistent

plusieurs associés indéfiniment et solidairement responsables des dettes sociales
dénommés «associés commandités», avec un ou plusieurs associés responsables
des dettes sociales dans la limite de leurs apports dénommés «associés

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 commanditaires» ou «associés en commandité», et dont le capital est divisé en parts
sociales.

- La Société A Responsabilité Limitée (SARL) : est une société dans laquelle les
associés ne sont responsables des dettes sociales qu’à concurrence de leurs apports
et dont les droits sont représentés par des parts sociales. Le capital social doit être
1 000 000 F CFA au moins. Il est divisé en parts sociales égales dont la valeur
nominale ne peut être inférieure à 5 000 F CFA. La S.A.R.L peut être constituée par
une personne physique ou morale, ou entre deux ou plusieurs personnes physiques
ou morales.

- La Société Anonyme (S.A) : est une société dans laquelle les actionnaires ne sont
responsables des dettes sociales qu’à concurrence de leurs apports et dont les droits
des actionnaires sont représentés par des actions. La S.A peut ne comprendre qu’un
seul actionnaire. Le capital social minimum est fixé à 10 000 000 F CFA. Il est divisé
en actions dont le montant nominal ne peut être inférieur à 10 000 F CFA.

- «Une coopérative est une association autonome de personnes volontairement

réunies pour satisfaire leurs aspirations et besoins économiques, sociaux et culturels
communs au moyen d’une entreprise dont la propriété est collective et où le pouvoir
est exercé démocratiquement».

L’entreprise individuelle : est celle dans laquelle l’entrepreneur exerce directement et en son
propre nom l’activité économique.

Le Groupement d’Intérêt Économique (G.I.E) a pour but exclusif de mettre en œuvre pour
une durée déterminée, tous les moyens propres à faciliter ou à développer l’activité
économique de ses membres, à améliorer ou à accroitre les résultats de cette activité.

La coopérative : est une organisation qui ne cherche pas essentiellement le profit, mais vise
à servir les intérêts de leurs adhérents en leur rendant service. (Exemple : une coopérative
de consommation peut consister à fournir aux consommateurs les denrées de qualité au prix
le plus faible possible.)

Dans une coopérative, le pouvoir de décision obéit au principe : « une personne une voix »
et ne se fonde nullement sur l’apport des coopérateur

La mutuelle : Elle fonctionne selon le principe de la répartition c’est-à-dire qu’elle collecte

auprès des adhérents des cotisations ou primes qui servent à payer des prestations ou
indemnités aux adhérents sinistrés.

3) Classification par secteur économique 

Le secteur économique est déterminé par l’activité principale. Il existe :

- Secteur primaire (agriculture, sylviculture, pêche)

- Secteur secondaire (industrie, bâtiment et travaux publics),
- Secteur tertiaire (services).

Par-delà de cette classification classique, il faut distingue un secteur quaternaire (recherche,

développement et information). Toutefois ce quatrième secteur n’est pas unanimement
reconnu.

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 Activité : Vous avez dans le tableau ci-dessous la raison sociale de certaines entreprises et
leur activité principale, dites à quel secteur appartiennent-elles ? (cochez la colonne qui
convient).

Raison sociale Activités (P) (S) (T) (Q)

Énergie du Mali (EDM)
Compagnie Malienne pour le
Développement du Textile (CMDT)
Bakary Textile et Cie)
Institut d’Économie Rurale (IER)
UFP – IUG
Société Anonyme des Travaux
d'Outre-Mer (S.A.T.O.M)
Bittar trans
Complexe Sucrier du Kala
Supérieur
Banque de Développement du Mali
SA (BDM SA)
Compagnie malienne des textiles
(COMATEX)
Caisse d’épargne Miselini
Société industrielle des produits
alimentaires
Coopérative des agriculteurs de
Kangaba
Orange Mali
Fourniture d’électricité
Achat et vente de la fibre de coton
Production de tissus imprimés et divers
Recherche agricole
Formation en commerce et gestion
Construction de routes, ponts et bâtiments
Transport de personnes et marchandises
Transformation de la canne à sucre
Dépôts, retrait et prêt des valeurs monétaires
Fabrication de tissus imprimés et divers
Dépôt, retrait et prêt des valeurs monétaires
Transformation des matières premières
concernant l’alimentation
Culture vivrière et élevage de bovins
Télécommunications

(P) Primaire (T) Tertiaire (S) Secondaire (Q) Quaternaire

II. LA CLASSIFICATION DES ORGANES

On peut caractériser les organes d’après la nature du travail effectué, les fonctions
exercées, la position dans la hiérarchie.

1. D’après la nature du travail effectué

Groupes de services Localisation Rôle

 Services administratifs  Bureaux Traiter les informations
 Services de fabrication  Atelier ou usine Fabriquer les produits

2. D’après la fonction exercée

Fonctions Exemples d’organes assurant la Rôle

 Fonction de direction
 Fonction de production
 Fonction administrative
 Fonction logistique
 Fonction commerciale
 Fonction de distribution,
 Fonction sécurité –
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fonction
 Direction générale  Prendre décisions,
commander
 Direction de production,  Fabriquer, produire
technique
 Secrétariat, comptabilité  Traiter les affaires
administratives
 Direction matériel,  Mettre moyens à
financière disposition
 Direction commerciale  Vendre acheter
 Service vente-livraison  Livrer
 Direction des Ressources  Protéger
re

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hygiène Humaines

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 3. D’après la position dans la hiérarchie

Types d’organes Exemples Rôles

Organes hiérarchique (ou de Direction générale, directions Organiser, décider, informer,
commandement) contrôler
Organes d’état-major ou Direction des Ressources Conseiller, assister les
fonctionnels Humaines, Direction responsables et participer à
commerciale la préparation des décisions
Organes opérationnels ou Bureaux et ateliers Exécuter les missions et
d’exécution directives données.

Une entreprise repose sur un certain nombre de fonctions vitales qui assurent son
fonctionnement.

Henry FAYOL (29 juillet 1841 – 19 novembre 1925) en a distingué six : technique (ou de
production), commerciale, financière, de sécurité, comptable, administrative (de gestion).

Chacune de ces fonctions est assurée par un organe (voir tableau ci-dessous). Toutefois
plusieurs fonctions peuvent être assurées par un seul organe (par exemple la direction
administrative et financière assure la fonction administrative et la fonction financière).

Fonctions Organes
Administrative Service administratif ou service du personnel
Commerciale Service commercial (Achats – Ventes)
Technique ou production Service Etudes techniques, Service de production
Financière Service financier
Comptable Service comptable
Sécurité Service de sécurité

Exercice : Dans le tableau ci-dessous sont indiquées des opérations effectuées dans une
entreprise. Dites à quelle fonction se rapportent chacune de ces opérations d’après les
indications du tableau ci-dessus.

Opérations Fonctions

1. Traiter une commande reçue 1. F.

2. Accueillir un visiteur 2. F.

3. Etablir une facture de doit ou d’avoir 3. F.

4. Recruter un employé 4. F.

5. Vérifier le dispositif de sécurité 5. F.

6. Filtrer la rentrée des visiteurs au sein de l’entreprise 6. F.

7. Contrôler la qualité des produits finis 7. F.

8. Elaborer le budget prévisionnel 8. F.

9. Réparer un appareil en panne 9. F.

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10. Acquérir un nouveau matériel 10. F.

Activité : Quelle remarque faites-vous entre les fonctions édictés par Henry FAYOL et celles
ayant servies pour la classification des organes (II CLASSIFICATION DES ORGANES page
3)

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III. LES DECISIONS DANS L’ENTREPRISE

Dans les bureaux, le travail consiste à traiter les informations en vue de prendre les
décisions. Le schéma ci-dessous vous indique le type de décisions pris à chaque niveau.

NIVEAU INFORMATIONS DECISION NATURE

DES
NECESSAIRES A DECISIONS
LA PRISE DE DECISIONS

Appréciation du milieu
et de l’état de Fixer les objectifs
l’entreprise
Direction
générale Décisions
Analyse des forces et et
Choisir une
stratégiques des faiblesses de
stratégie
l’entreprise politiques
(domaine du long terme)

Evaluation des Décisions de

moyens matériels, Définir une
Services méthode tactique gestion (ou tactiques)
financiers et humains (Domaine du court terme)

Connaissance des
moyens du groupe
de travail Décisions
opérationnelles
Réaliser (domaine du quotidien)
Bureaux Processus de
et ateliers contrôle et
d’ajustement

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ACTIVITE : Indiquez le numéro de chaque décision dans la colonne correspondante afin de
préciser la nature des décisions ci-dessous.

Stratégique Gestion ou
Décisions Opérationnelle
et politique tactique
1) Fixer la quantité d’articles à produire
2) Modifier la marge bénéficiaire
3) Augmenter de 10 % la part du marché national
4) Mettre à jour le planning des ateliers
5) Fixer les conditions d’application de la garantie
pour les articles vendus
6) Développer les ventes à l’exportation
7) Décider la réalisation d’une campagne publicitaire
8) Modifier le tracé des fiches clients
9) Élaborer le planning de la campagne publicitaire
10) Réorganiser un rayon de vente
11) Revoir l’implantation des rayons dans un magasin
12) Choisir un nouveau produit parmi plusieurs projets

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L’ensemble des activités dans le bureau se répartit entre deux tâches complémentaires : la
gestion de l’information et la prise de décisions.
La gestion de l’information amène à parler du travail administratif et l’organisation
administrative. La prise de décision, elle est tributaire de la gestion de l’information.

Les lignes qui suivent éclairent sur ces deux notions.

IV. L’ORGANISATION ADMINISTRATIVE

Fayol (Constantinople 1841- Paris 1925) est précurseur de l’organisation administrative. Il a

fait constater que la plupart des dirigeants de l'époque sont issus d'écoles d'ingénieurs
françaises où les programmes de formation sont focalisés sur les mathématiques et les
sciences techniques. Fayol plaide pour que des matières comme l'administration, le
commerce et la finance puissent intégrer ces programmes.

Il fut l'un des premiers à rationaliser et à formaliser les concepts modernes de gestion. Selon
lui, il existe six groupes d'opérations ou fonctions essentielles dans l'entreprise

1. Technique : Produire, transformer et fabriquer

2. Commerciale : Achat, vente et échange
3. Financière : Rechercher et utiliser de façon optimale les capitaux
4. Administrative : Prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler (POCCC).
5. Sécurité : Protection des personnes et des biens
6. Comptabilité : Calcul de paie et des statistiques (recensement des actifs et du
patrimoine)

De la saisie de l’information à la prise de décision et à la diffusion de celle-ci, différentes

opérations sont effectuées à différents niveaux de la hiérarchie. Cela entraine des lenteurs et
négligences d’où au nom de l’efficacité : la nécessité d’organiser le travail administratif.

Définition : On peut définir l’organisation administrative à travers la mission qu’elle poursuit :

- Mettre en place les structures et les procédures nécessaires au bon fonctionnement

de l’entreprise ;
- Gérer les flux d’informations générées par les opérations de base, élémentaires et
essentielles telles que les commandes, les livraisons, les facturations etc.

Il est important de souligner que, quel que soit le système de traitement, automatisé ou
manuel, la conception de règles applicables en matière d’organisation administrative reste
identique.

L’organisation, au-delà de l’utilisation de techniques et d’outils spécifiques repose

essentiellement sur le bons sens. C’est dire l’importance des qualités humaines que doit
avoir l’organisateur et la détermination précise des objectifs.

V. LE TRAVAIL ADMINISTRATIF

Le travail administratif consiste à rassembler des informations de base, à les mettre en ordre
et à les exploiter en vue d’obtenir une information synthétique permettant de prendre la
décision qui convient.

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Dans les bureaux, cadres, agents et employés collaborent pour accomplir diverses activités.
Leur travail consiste essentiellement à lire, à écrire et à parler. Ce travail s’organise autour
de trois fonctions.

Fonctions du travail administratif Contenu des fonctions

1) Emettre une information En créant un message

En éditant un message
2) Diffuser une information En transmettant un message
En consultant un message émis ou reçu
3) Recevoir et consulter une information En consultant un document

On se rend compte que dans les trois fonctions, l’information intervient et cela est dû au fait
que dans le travail administratif lorsqu’un agent ou un employé reçoit une information, il en
prend connaissance, la note,l’exploite. A son tour, il émet une nouvelle information autorisant
une prise de décision. Il y a donc un enchainement d’opérations que l’on peut schématiser
de la façon suivante :
Information Information
Les informations utiles sont recherchées : externe interne
 Soit à l’extérieur de l’entreprise
 Soit dans l’entreprise

Les informations collectées sont saisies, Collecte

enregistrées sur un support en vue de leur
traitement.
Si les données sont saisies à la source de Saisie
l’évènement, la saisie précède la collecte.
Le traitement repose sur des opérations de Traitement
classement, de tri, de calculs.
Il doit respecter un certain nombre de règles
légales ou de règles fixées par les responsables Mémorisation
de l’entreprise ou du service.

Il peut être manuel, mécanisé ou informatisé. Edition

Après contrôle, les données de base et les résultats du
traitement sont enregistrés sur un support permettant
leur conservation, leur consultation. Les informations
résultantes sont consignées sur un support permettant Transmission –
de les communiquer à l’utilisateur (transmission) diffusion
ou à de nombreux destinataires (diffusion).

REMARQUE : Le traitement des informations aboutit à une prise de décision.

TRAITEMENT PRISE DE DECISION

La nature des décisions est différente suivant le niveau hiérarchique. Cela a été souligné

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