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TABLE DES MATIÈRES
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LETTRE DU PRÉSIDENT................................................................................................ 2
Notre mission.................................................................................................... 3
Nos valeurs....................................................................................................... 3
Période d’essai.................................................................................................. 4
Rémunération................................................................................................... 4
Avantages sociaux.............................................................................................. 4
Feuille de temps................................................................................................ 5
Horaire de travail, période de pause et repas............................................................5
Absence et retard.............................................................................................. 6
Jours fériés payés.............................................................................................. 7
Vacances
Absences rémunérées.......................................................................................... 8
Autres conditions............................................................................................... 9
RÈGLEMENTS DE L’ENTREPRISE....................................................................................12
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LETTRE DU PRÉSIDENT
Chère employée,
Cher employé,
C’est avec plaisir que nous vous souhaitons la bienvenue au sein de l’équipe de nom de l’entreprise.
Nous profitons de votre arrivée pour vous remettre ce MANUEL DE L’EMPLOYÉ qui facilitera votre
intégration. L’objectif de ce manuel est d’offrir une vue d’ensemble de l’organisation et des pratiques
de l’entreprise en matière de gestion des ressources humaines. Il a également pour but d’assurer
l’efficacité de notre entreprise et l’harmonie au sein de notre équipe.
Tous les employés, anciens et nouveaux, peuvent ressentir le besoin de consulter occasionnellement le
présent manuel.
Ce document se veut un outil de référence simple qui répond à vos principales interrogations. Si vous
ne trouvez pas les réponses que vous cherchez dans ce document, je vous invite à me faire part de vos
questions ou à vous informer auprès de votre supérieur immédiat. Nous nous ferons un plaisir de
compléter les renseignements contenus dans ce manuel et de vous fournir plus de précisions.
Finalement, ce manuel de l’employé est appelé à évoluer et à s’adapter aux changements culturels et
organisationnels de l’entreprise ainsi qu’aux réglementations gouvernementales en constant
changement.
Signature
________________________________
Nom en lettres moulées, titre du propriétaire de l’entreprise (ex. : président, directeur général)
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NOM DE L’ENTREPRISE EN BREF
Le paragraphe ci-dessous doit être adapté à votre entreprise.
Nom de l’entreprise se fait un devoir d’offrir des produits/services qui répondent avec précision aux
spécifications demandées par sa clientèle et d’offrir un service après-vente exceptionnel.
Notre clientèle constitue la raison d’être de notre entreprise et représente toujours notre priorité.
Nous assurons nos emplois par des produits et des services de qualité.
Nous savons que l’implication de nos employés est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise.
Chacun de nous doit être conscient que chaque produit expédié/service rendu est en réalité notre
carte d’affaires où chacun de nos noms apparaît. C’est sur cette base que repose notre réputation et
pérennité en tant qu’entreprise.
Si nom de l’entreprise est respecté dans le marché, c’est grâce à son équipe : un personnel
expérimenté, fier du travail accompli, en qui l’entreprise renouvèle sa confiance pour un avenir
prospère.
Notre mission
Écrire la mission de votre entreprise.
Nos valeurs
Vous pouvez ajouter à cette section l’organigramme de l’entreprise, les numéros de téléphone en cas
d’urgence ou pour signaler des incidents, etc.
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MANUEL DES CONDITIONS DE TRAVAIL
Remarques : Le générique masculin est utilisé dans ce texte uniquement dans le but d’en alléger la
forme et d’en faciliter la lecture. Par ailleurs, veuillez noter que les exemples et les organismes cités
dans le présent manuel sont spécifiques au Québec.
Période d’essai
Avant d’acquérir le statut d’employé permanent dans l’entreprise et de cumuler de l’ancienneté, tout
nouvel employé doit travailler pendant une période d’essai d’une durée de trois ou six (3 ou 6) mois
de calendrier. Durant cette période, l’entreprise se réserve le droit de mettre fin à l’emploi du
travailleur sans préavis si son travail est jugé insatisfaisant. Il peut également démissionner sans autre
forme de préavis. Cette période peut être prolongée de trois (3) mois additionnels si l’employé ne
démontre pas qu’il possède les compétences requises pour son poste.
Durant la période d’essai, l’employé n’est pas admissible à une révision de salaire ni à la participation
au programme d’avantages sociaux. Toutefois, il est rémunéré pour les jours fériés qui tombent durant
cette période à partir de sa première journée d’emploi selon un calcul qui sera réalisé pour déterminer
son indemnité.
La période d’essai n’est pas un concept reconnu en tant que tel par la Loi sur les normes du travail.
Elle peut être pertinente pour des fins d’évaluation et de suivi, mais n’est pas légalement requise.
La période de trois (3) mois est usuelle comme période d’essai. Elle peut être moindre aussi. Par
contre, vous devez établir un temps qui est juste pour que la personne puisse se faire valoir et
assimiler ses fonctions. Si vous désirez établir une période plus longue, vous devrez alors donner un
préavis d’une semaine si la personne ne correspond pas aux exigences.
Rémunération
Le salaire de tout employé a été déterminé avant son embauche. Pour fixer le salaire, la direction a
tenu compte des tâches à accomplir et de l’expérience pertinente reconnue, et ce, en regard des
échelles salariales qui s’appliquent.
L’employé doit fournir un spécimen de chèque afin que l’entreprise dépose sa paie dans son compte
bancaire. Le salaire est versé à son compte bancaire (insérer le moment, exemple : le jeudi) et
couvre (insérer la période, exemple : une période d’une semaine) s’échelonnant du (exemple :
dimanche au samedi). Lors du paiement du salaire, chaque employé recevra un talon de paie. En cas
d’erreurs ou d’interrogations face aux renseignements figurant sur le relevé de paie, l’employé doit
contacter le responsable de la paie.
Un rajustement salarial annuel peut être accordé ou non, en fonction de l’évaluation de rendement de
l’employé et de la performance de l’entreprise.
Si une politique salariale est implantée dans l’entreprise, il faut le préciser. De même, des précisions
peuvent être apportées ici concernant les évaluations de rendement : fréquence, personnes qui les
réalisent, etc.
Avantages sociaux
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L’employeur contribue à tous les régimes, assurances et autres programmes prévus par la loi : Régime
des rentes du Québec (RRQ), Assurance emploi du Canada (AE), Régime québécois d’assurance
parentale (RQAP).
Advenant une absence de longue durée pour mise à pied temporaire, congé de maladie, congé de
maternité/paternité/parental ou congé sans solde, l’employé qui veut continuer de profiter des
programmes d’avantages sociaux doit maintenir le paiement de sa part des coûts. L’employé devra
prendre entente avec l’employeur pour définir les modalités de paiement.
Les régimes collectifs d’assurance vie, maladie et salaire seront négociables avec l’employé.
L’employeur est appelé, à chaque nouvelle adhésion à l’assurance collective, à défrayer 50 % du coût
de l’assurance. L’employeur offre la possibilité de contribuer à un régime d’épargne-salaire.
Si l’entreprise offre un régime d’assurances collectives, RÉER ou RVER, précisez ces avantages.
Feuille de temps
Chaque employé est pourvu d’une feuille de temps. Cette feuille est indispensable au calcul du salaire,
de même qu’au maintien des registres de l’entreprise. La feuille doit donc demeurer à l’endroit
désigné, être manipulée avec soin et ne pas être utilisée par personne d’autre que l’employé dont le
nom figure sur celle-ci. La feuille de temps doit être complétée obligatoirement par l’employé.
OU
Chaque employé est pourvu d’une feuille de temps. Cette feuille est indispensable au calcul du salaire,
de même qu’au maintien des registres de l’entreprise. La feuille doit donc demeurer à l’endroit
désigné, être manipulée avec soin et ne pas être utilisée par personne d’autre que l’employé dont le
nom figure sur celle-ci. La feuille de temps doit être complétée obligatoirement par l’horodateur.
OU
Chaque employé est pourvu d’une carte à puce. L’utilisation de cette carte est indispensable au calcul
du salaire, de même qu’au maintien des registres de l’entreprise. Dans le cas où un employé n’a pas sa
carte, il est possible de compléter en entrant manuellement son code. Dans le cas où un employé a
oublié d’enregistrer son arrivée ou son départ, il doit se présenter au bureau afin de corriger la
situation.
Horaire de jour :
La semaine normale de travail est de quarante (40) heures effectuées entre le lundi et le vendredi. La
journée normale de travail débute à 7 h et se termine à 16 h. Deux pauses de quinze minutes sont
allouées par jour, une à 10 h et une à 15 h. L’employé a droit à une période de repas non rémunérée
de 60 minutes par journée normale de travail (de 12 h à 13 h).
Selon les normes du travail, après une période de travail de cinq (5) heures consécutives, le salarié a
droit à une période de 30 minutes, sans salaire, pour son repas. Cette période doit lui être payée s’il
ne peut pas quitter son poste de travail. Des pauses de 10 à 15 minutes peuvent être offertes lors des
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quarts de travail. Elles ne sont pas obligatoires. Par contre, si elles sont offertes, elles doivent être
payées.
Horaire de soir : à ajouter au besoin
Horaire de nuit : à ajouter au besoin
Certains employés peuvent avoir des heures de travail régulières différentes selon le genre ou le lieu
de travail auquel ils sont affectés. Dans ce cas, les conditions sont spécifiées lors de l’embauche ou
lors de la réaffectation de l’employé.
Horaire de travail d’été s’il y a lieu
Absence et retard
Dans le cadre de leur travail, il arrive que les employés doivent s’absenter ou soient en retard. Dans un
souci d’équité pour l’ensemble du personnel, l’entreprise a prévu une procédure à cet effet.
Pour tout retard ou absence, l’employé a la responsabilité d’aviser (préciser de quelle manière – par
téléphone, courriel, message texte, …) son supérieur immédiat le plus rapidement possible avant le
début de son quart de travail afin de l’informer et que celui-ci puissent prendre les dispositions
requises pour voir à son remplacement et assurer ainsi la bonne continuité des activités du
département/service.
En cas d'absence de plus de trois (3) jours consécutifs de maladie, l'employeur se réserve le droit de
demander un certificat médical à l'employé.
En cas d’absence non autorisée ou abusive, la direction pourra faire appel à des mesures disciplinaires
selon la gravité de la situation.
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Heures supplémentaires
L’employé sera parfois appelé à faire des heures supplémentaires afin de respecter les échéanciers de
production. Il devra alors se rendre disponible pour faire un nombre raisonnable d’heures
supplémentaires, au besoin.
Tout travail effectué en dehors de l’horaire habituel doit être approuvé préalablement par le supérieur
immédiat de l’employé qui n’est pas autorisé à approuver ses propres heures supplémentaires.
Les heures travaillées en plus des heures de la semaine normale de travail doivent être payées avec
une majoration de 50 % (taux et demi) du salaire horaire habituel. Le salarié a droit chaque semaine à
un repos d’au moins 32 heures consécutives. Le salarié peut refuser de travailler plus de deux heures
au-delà de ses heures habituelles de travail.
Vous pouvez convenir d’une entente avec vos employés d’étalement des heures de travail sur une base
autre qu’hebdomadaire. Bien que l’autorisation de la CNESST ne soit plus nécessaire, certaines
conditions sont à respecter :
Voici la liste des jours fériés accordés : (minimum selon les normes du travail)
Jour de l’An (1er janvier)
Vendredi saint ou lundi de Pâques (au choix de l’employeur)
Journée nationale des patriotes (lundi qui précède le 25 mai)
Fête nationale (24 juin)
Fête du Canada (1er juillet)
Fête du Travail (premier lundi de septembre)
Action de grâce (2e lundi d’octobre)
Noël (25 décembre)
Les salariés ont droit à une indemnité ou à un congé compensatoire, au choix de l’employeur. Ce
congé doit être pris dans les trois (3) semaines qui précèdent ou qui suivent le jour férié, sauf dans le
cas de la fête nationale. L'indemnité pour les congés fériés, chômés et payés ainsi que pour la fête
nationale se calcule de la façon suivante : 1/20 du salaire gagné au cours des quatre semaines
complètes de paies précédant la semaine du congé, excluant les heures supplémentaires.
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Vacances
Les vacances annuelles doivent être accumulées durant l’année de référence, soit du jour mois au jour
mois et les employés ont douze mois pour les utiliser. Elles doivent être prises durant l’année courante
puisqu’elles ne sont pas cumulatives d’une année à l’autre et ne sont pas monnayables. Vous devrez
remplir le formulaire qui vous sera remis avant la période estivale afin de nous faire connaître la
période où vous désirez prendre vos vacances. Nous tenterons de satisfaire les préférences de tous les
employés, mais le calendrier sera établi en tenant compte des besoins des opérations. L’ancienneté
sera privilégiée dans la mesure du possible.
Lorsque l’entreprise choisit de procéder à une fermeture générale ou partielle pendant la période
estivale, vous devez prendre vos vacances à l’occasion de cette période.
L’employeur a le privilège de fixer la date des vacances. Cependant, il doit informer le salarié de la
date de ses vacances au moins quatre (4) semaines à l’avance.
La pratique courante d’établir le calendrier en fonction de l’ancienneté n’est pas obligatoire en vertu
de la loi. En effet, la notion d’ancienneté n’est pas reconnue en tant que telle par la Loi sur les
normes du travail et n’est donc pas déterminante légalement pour déterminer le calendrier des
vacances.
L’employé(e) doit fournir à son employeur au moins trois (3) semaines avant son départ un avis écrit
mentionnant la date de son départ et celle prévue de son retour au travail.
Au retour d’un congé de maternité ou de paternité, les vacances seront calculées en fonction des
modalités spécifiées par les normes du travail. L’employé(e) aura alors la liberté d’utiliser ses vacances
pour effectuer un retour progressif au travail. Le congé parental quant à lui ne permet pas de cumuler
des vacances.
Absences rémunérées
L'employé qui justifie plus de trois mois d’emploi continu a droit à deux jours d’absences rémunérées
par année civiles ( du 1 janvier au 31 décembre ) pour :
Maladie
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Obligation familiale lié à la garde , à la santé ou a l’éducation de son enfant ou de l’enfant de
son conjoint ou sa conjointe, ou à titre de proche aidant auprès d’un parent ou d’une autre
personne dont l’état de santé le nécéssite
Pour son don d’organe ou de tissus
À la suite d’un accident, de violence conjugale, de violence à caractère sexuel ou d’un acte
criminel.
Ces journées ne peuvent être reporté ou monnayée.
Lors d’une de ses journées d’absences, l’employé reçoit une indemnité dont le montant ce calcul de la
même manière que l’indemnité de jours fériés.
*Les rendez-vous médicaux ne sont pas considérées comme des journées maladie puisqu’elles sont
prévisibles.
Autres conditions
Les logiciels informatiques utilisés doivent être approuvés par l’équipe de direction et compatibles
avec les choix technologiques de l’entreprise et toujours avoir une licence d’utilisation.
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CODE D’ÉTHIQUE DE L’ENTREPRISE
Notre entreprise s’est donné des valeurs à respecter afin d’atteindre ses objectifs de croissance tout
en favorisant le bien-être de tous sur les lieux de travail. La direction ne peut donc pas tolérer des
comportements qui vont à l’encontre de ses valeurs. Voici le code d’éthique qui se doit d’être respecté
par chacun des travailleurs, employés comme dirigeants. Nous vous encourageons à faire part à votre
responsable de tous comportements illégaux ou contraires au code d’éthique. L’entreprise s’engage à
protéger ses employés contre toutes formes de représailles.
Le respect
Traiter tous ses collègues et les dirigeants de la même façon, avec respect et égalité.
Aucun comportement, parole ou geste vexatoire ne sera toléré et ce, conformément à notre
politique de prévention du harcèlement psychologique et sexuel.
Avoir de l’intérêt pour ses collègues, savoir écouter.
Être courtois, poli, franc avec ses collègues.
Saluer ses collègues le matin.
Respecter l’aire de travail des autres de même que leurs compétences et leurs connaissances.
L’honêtetée
Il est primordial d’être honnête quant à ses activités sur le lieu de travail.
Le vol est inacceptable et passible de congédiement.
Il est important d’éviter de se placer en situation de conflit d’intérêt personnel par rapport à
ses obligations d’emploi.
Le professionnalisme
Respecter la confidentialité des informations données par le client, les collègues ou la
direction.
Projeter une image positive de l’entreprise : les problèmes de l’entreprise doivent se régler sur
le lieu de travail et non ailleurs.
L’employé est tenu de porter une attention particulière à la propreté. On s’attend à ce qu’il
conserve une apparence appropriée pour un milieu de travail. Nous comptons sur son bon
jugement pour déterminer ce qui est acceptable, compte tenu de la sécurité et de l’image
publique associée à son emploi.
L’autonomie
Avoir de l’initiative lorsqu’il s’agit d’améliorer les lieux de travail ou les services rendus aux
clients.
La responsabilité
Rechercher des solutions aux problèmes rencontrés dans le cadre du travail et les soumettre à
la direction.
Accepter ses erreurs sans chercher d’excuses.
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Le travail d’équipe
Savoir s’aider mutuellement.
Être à l’écoute des besoins et des demandes de ses collègues.
Être prêt à collaborer et à apporter une critique constructive.
L’Engagement
Faire preuve d’enthousiasme au travail.
Faire un effort pour améliorer constamment ses méthodes de travail.
La structure et l’organisation
Respecter les directives données par la direction.
La précision
Respecter l’horaire de travail.
Faire preuve de vigilance dans ses tâches.
La loyauté
Éviter de tenir, à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise, des propos pouvant porter
atteinte à la réputation de l’entreprise ou à celle de ses dirigeants.
Être vigilant quant aux propos que vous tenez afin de demeurer en tout temps solidaire de
votre employeur et de vos collèges aux yeux de votre entourage.
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RÈGLEMENTS DE L’ENTREPRISE
Nom de l’entreprise s’attend à ce que le personnel adhère à certains règlements afin de créer un
environnement de travail positif pour tous.
Il est également obligatoire d’adhérer aux règlements et lignes directrices énoncés dans le présent
manuel et exprimés dans le milieu de travail. Exemples de règlements. Des règlements liés à des
normes de sécurité ou de salubrité selon le secteur peuvent aussi être ajoutés.
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• Falsifier des dossiers, documents, cartes de poinçon ainsi que des rapports de production ou de
qualité.
• Posséder ou de transporter à l’extérieur de la propriété de l’employeur, sans autorisation
écrite, des biens appartenant à l’entreprise.
• De briser des outils ou équipements appartenant à l’entreprise.
• Se trouver sur la propriété de l’employeur sans autorisation ou sans convocation lorsqu’il n’est
pas au travail.
• Stationner les véhicules ailleurs qu'aux endroits désignés à cette fin.
• Faire des collectes de fonds sur la propriété de l’employeur sans avoir obtenu l’autorisation.
• D'afficher sur les babillards de l’entreprise sans autorisation.
• Il y a TOLÉRANCE ZÉRO et congédiement immédiat lors de menaces, violence verbale ou
physique envers un représentant de l’employeur et/ou de vandalisme sur la propriété de
l’employeur.
Puisqu’il est difficile de prévoir et d’énumérer toutes les situations qui pourraient advenir dans le
cadre de votre travail, le présent manuel se réfère largement à la Loi sur les normes du travail ainsi
qu’aux autres lois applicables au Québec en matière d’emplois. Certains passages ont été transcrits ou
bonifiés pour en faciliter la consultation.
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INSÉREZ VOTRE LOGO ICI
Je reconnais avoir reçu toute l’information nécessaire pour bien comprendre le contenu et la portée du
présent document.
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L’employé(e) conserve l’original et l’employeur garde une photocopie pour ses dossiers.
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