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SERIE N° 02
PLAN DE LA LECON :
GENERALITES
1- A la réception
2- A la sortie
3- Cas particuliers
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III- PRINCIPES D'UN APPROVISIONNEMENT
1- Introduction
2- Assurer le suivi des achats
3- Contrôle des produits à la réception
4- Etudes des différentes causes de litiges
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GENERALITES :
- Tout mouvement de stocks doit être constaté par un document
(entrée ou sortie).
- Le magasinier ne peut pas créer des documents.
- Les documents doivent être prénumérotés en vu de faciliter
les contrôles.
- Tout ordonnancement de factures et toute livraison de biens
doit se faire sur l'original.
- Séparation obligatoire des responsabilités des différents agents.
- Quantitatif ;
- Qualitatif.
L'inventaire de fin d'exercice est obligatoire et doit se
faire par des personnes étrangères au magasin (+ principe du
double comptage), cet inventaire doit se faire par deux
équipes polyvalentes désignées par la direction générale.
Un magasin comprend :
Essentiellement : des marchandises, matières premières,
produits en cours de fabrication, produits finis.
Accessoirement : des matières consommables, des
emballages, de l'outillage, des pièces de rechange, des
fournitures diverses.
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Il s'agit d'abord de définir les différentes composantes d'un stock.
Chronologiquement, la gestion de stocks débute par le rangement des
objets entrés en magasin.
Les deux problèmes majeurs, à étudier successivement, restent la
surveillance des stocks et leur renouvellement.
Le stock est constitué par l'ensemble des marchandises ou
matières stationnant en transit dans l'entreprise dans l'attente de leur
utilisation.
Le stock joue le rôle de réservoir régulateur entre :
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I- LE RANGEMENT DES OBJETS EN STOCK :
1- La nomenclature des articles :
Le rangement des articles s'opère d'après une nomenclature
comportant des subdivisions idéologiques.
La désignation correcte de chaque article évite toute
confusion :
Aucun article déterminé ne doit avoir plusieurs
dénominations différentes.
Aucune dénomination ne doit être commune à
plusieurs articles. Si la désignation doit être concise,
elle ne sacrifie néanmoins pas la précision.
Elle mentionne, selon les cas :
Le nom ;
La matière constituante ;
Les dimensions, la forme ou le poids ;
Les différences de catalogue ;
L'unité de comptage.
Les articles répertoriés sont divisés :
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Lorsqu'on entreprend dans un magasin un travail de
codification on a une excellente manière de procéder à une
normalisation, à l'élimination d'articles inutiles et à la compression
des stocks. Cette recherche doit d'ailleurs se poursuivre à tout
moment et ne pas se borner à atteindre un résultat épisodique.
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3- Les manutentions :
Les magasins doivent contenir des équipements :
- En moyens de transport : plateaux roulants, bacs à roulettes,
chariots transporteurs, convoyeurs mécaniques.
- En moyens de levage : crics, palans, ponts roulants.
Dans certaines entreprises, notamment de vente par
correspondance, l'amenée des articles vers les aires de stockage et
leur extraction sont commandées électroniquement.
4- La sortie de magasin :
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4.2 - Vers une expédition à l'extérieur :
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II- LES DOCUMENTS COMPTABLES RELATIFS A LA
GESTION DES STOCKS :
1- A la réception (Entrée) :
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3- Cas particuliers :
Bon de réintégration
Bon d'entrée.
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III- PRINCIPES D'UN APPROVISIONNEMENT :
1- Introduction :
- Entrepôt
- Magasin ou CLIENTS
FOURNISSEURS Marchandises Réserve Marchandises
STOCKAGE
ACHATS VENTES
Matières Produits
- premières finis
- consommables
Achats Stockage Production Stockage Ventes
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2- Assurer le suivi des achats :
Pour assurer la sécurité et la régularité des
approvisionnements et afin d’éviter les ruptures de stocks,
l’entreprise doit utiliser des méthodes et des procédés lui permettant
de surveiller les délais de livraison, et de tenir compte des dates
d’expéditions de la commande et de la livraison des biens par le
fournisseur.
De ce fait, l’entreprise doit adopter la procédure suivante :
- Programmation des commandes ;
- Enregistrement des commandes ;
- Accuser réception de la commande ;
- Respecter le délai de livraison ;
- Relance des commandes par (lettre, télex, Fax,
Téléphone) ;
- Enregistrement des livraisons ;
- Enregistrement des suivis (incident, état des biens…).
3- Contrôle des produits à la réception :
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- Si les quantités ne sont pas conformes, il doit refuser la
réception avec les motifs du refus ou mentionner avec détail
les réserves faites (manquants ou avariés).
b- Contrôle qualitatif :
Le contrôle doit se faire par un technicien et exige parfois le
recours au service du laboratoire.
Ce contrôle peut avoir lieu avant la livraison, chez le
fournisseur, avec une vérification supplémentaire à la réception chez
le client.
Le contrôle se fait sur toutes les unités commandées ou par
sondage, sur des lots (échantillons) ;
Les observations faites lors des contrôles quantitatifs et lors
des contrôles qualitatifs doivent être reportées sur les fiches
fournisseurs ; ces informations permettront d'améliorer la
sélection des fournisseurs et d'acheter dans des meilleurs
conditions (éliminations des mauvais fournisseurs).
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4- Etudes des différentes causes de litiges :
Dans l’entreprise, le service réception est chargé de recevoir
et accepter ce qui est livré, le déclarer recevable, et le prendre en
charge.
Les contrôles concernent :
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2ème cas : Une ou plusieurs anomalies ont été constatées.
Le réceptionnaire doit formuler des réserves sur le
récépissé de transport.
Une réserve consiste à inscrire sur les documents
l’ensemble des défauts constatés lors de la réception.
La formulation des réserves ne doit pas se limiter à
l’aspect extérieur des colis, mais elle doit impérativement
faire porter les constatations sur les marchandises contenues et
détériorées.
3ème cas :
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4.1- Rédaction des rappels sur les clauses du contrat :
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1.2- Représentation schématique :
Un stock peut être comparé au contenu d'un réservoir
alimenté par les entrées et vidé par les sorties.
approvisionnement
niveau de stock
consommation
2- Stock minimum :
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Représentation schématique d'une situation de rupture de
stock :
Quantité
stockée Délais
d'approvisionnements
Temps
Date de commande
Rupture de stock
Consommation
Quantités
stockées
STOCK
minimum livraison
Stock
minimum
temps
délais
date de d'approvisionnement
commande
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3- Le stock de sécurité (protection ou outil) :
Représentation schématique :
Q
Consommation
Livraison Livraison
prévue réelle
retard de
livraison
temps
rupture de
stock
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Q Consommation
prévue
Livraison prévue
Délais
d'approvisionnement
Temps
Commande -- rupture de
Consommation stock
accélérée
- Pour se prémunir du risque de rupture de stock, il faut donc
avoir un stock de sécurité :
livraison livraison
prévue retardée
STOCK
de sécurité
temps
retard de
livraison
possible
sans rupture
de stock
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Q
consommation
prévue
STOCK
de sécurité
temps
consommation
accéléré possible
sans rupture de
stock
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VI- EXERCICES D'APPLICATION :
1- EXERCICE N° 1 : Questions à réponses Alternatives.
Répondez aux questions suivantes en mettant une croix dans la
case exacte.
REPONSES
N° QUESTIONS POSEES
VRAI FAUX
1 On peut stocker sans documents.
2 Le magasinier doit créer des documents.
3 Les documents doivent être prénumérotés.
4 On peut recevoir les marchandises sans
documents.
5 La réception de la marchandise se fait sur
trois plans.
6 L'inventaire de fin d'exercice est facultatif.
7 L’inventaire de fin d’exercice est
obligatoire.
8 On peut payer une facture ou vu d'une copie.
9 L'opération d'achat aboutit à la sortie du
magasin.
10 On stocke en vue de revendre.
11 Les matières premières stockées sont
destinées à la vente.
12 Les matières premières sont destinées à la
production.
13 Le stock est constitué par l'ensemble des
marchandises et les matières premières.
14 Le stock sert à éviter l'arrêt des machines.
15 On doit stocker par famille de produits.
16 Chaque type d'articles doit avoir une seule
dénomination.
17 Les articles doivent être bien rangés.
18 A la réception des matières ont fait
seulement un contrôle quantitatif.
19 Les matières stockées doivent être
facilement accessibles.
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20 Il faut laisser des allées de circulation dans
des magasins.
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EXERCICE N° 02 (QCM): Questions à Réponses Multiples.
Répondez aux questions suivantes en mettant un petit cercle
autour de la réponse ou des réponses exactes (s).
N° QUESTION- POSEE REPONSES
Le magasinier doit réceptionner a - Valeur.
1 les marchandises ou les matières b - Quantitatif.
premières sur les plans suivants. c - Qualitatif.
d - Prix.
2 Les articles répertoriés sont a - Matière d'origine.
divisés soit par : b - Le prix d'achat.
c - Lieu de stockage.
d- Valeur.
3 Les magasins doivent contenir a - Crics.
des équipements suivants : b - Chariot élévateurs.
c - Palans.
d - Machines.
a - La vente.
b - L'atelier de
fabrication.
4 Les marchandises sont destinées à c - Au service de
: production.
d - Service
approvisionnements.
5 Les marchandises ou matières a - Clients.
réceptionnées proviennent de : b - Des ventes de la
même entreprise.
c - Du service
distribution.
d - Fournisseurs.
6 A la sortie des marchandises ou a - Bon de réception.
matières, on établit les documents b - Bon de livraison.
suivants : c- Bon de cession
interne.
d - Bon de sortie.
7 Le contrôle qualitatif se fait en : a - Par sondage.
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b - Sur des lots.
c - La valeur.
d – Quantité.
8 Le contrôle comptable porte sur : a - Les prix unitaires.
b - Quantités.
c - Qualités.
d -Délais de paiement
9 Un stock minimum sert à éviter : a - La vente.
b - La rupture de stock.
c - Achats.
d - Stocks.
10 Le magasinier établit les a - Bon de réception. b -
documents suivants : Facture.
c - Bon de livraison.
d - Contrat d'achat.
11 Une demande a - Magasinier.
d'approvisionnement est établie b - Chef de service
par : distribution.
c - Le gestionnaire de
stocks.
d - Le directeur.
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CORRECTION DES EXERCICES D'APPLICATION :
EXERCICE N° 1 :
1. Faux : Il faut un bon de réception ou un bon de livraison ou
facture.
2. Faux :
3. Vrai
4. Faux : Il faut des justificatifs.
5. Faux : Sur 2 plans : quantitatif et qualitatif.
6. Faux : Obligatoire.
7. Vrai
8. Faux : Il faut l'original.
9. Faux : A l'entrée.
10. Vrai
11. Faux : A la fabrication ou production.
12. Vrai
13. Vrai
14. Vrai
15. vrai
16. Vrai
17. Vrai
18. Faux : On fait le contrôle quantitatif et le contrôle
qualitatif.
19. Vrai
20. Vrai
21. Faux : Plutôt trop loin.
22. Vrai
23. Faux : C'est un moyen de levage.
24. Vrai
25. Faux : Pour les ventes aux clients.
26. Faux : On utilise (6) chiffres.
27. Vrai
28. Faux : A leur coût de production.
29. Faux : On établit un bon de réception.
30. Vrai
31. Vrai
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32. Vrai
33. Faux On établit un bon de livraison.
34. Faux : On vend à un client.
EXERCICE N° 2 :
1 = b et c
2 = a et c
3 = a, b et c
4=a
5 = b et d
6 = b, c et d
7 = a et b
8 = a et d
9=b
10 = a et c
11 = a
EXERCICE N° 3 :
1- On peut trouver dans un magasin comme moyens
de manutention.
a- Moyen de transport :
- Plateaux roulants;
- Bacs à roulettes;
- Chariots transporteurs ;
- Convoyeurs mécaniques.
b- Moyens de levage : crics, palans, ponts roulants.
2- On peut faire sortir des magasins des marchandises vers :
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