EXPOSE PLANIFICATION DES

RESSOURCES HUMAINES

PLANIFICATION DES RESSOURCES

HUMAINES AVEC DES OUTILS ET DES
MODÈLES

Ce n’est un secret pour personne que la clé du bon fonctionnement

d’une organisation réside dans ses employés, c’est-à-dire dans des
employés compétents qui font bien leur travail. Et le moyen de faire
travailler ce type d’employés dans votre organisation n’est possible
que par une planification adéquate des ressources humaines.

Dans ce guide, nous avons simplifié pour vous le processus des

ressources humaines en vous guidant à travers chacune de ses étapes.
Utilisez les modèles fournis pour rationaliser encore davantage votre
processus de planification.

Qu’est-ce que la planification des ressources humaines ?

La planification des ressources humaines est le processus par lequel

les organisations évaluent les ressources humaines actuelles, prévoient
les exigences ou les besoins futurs, identifient les lacunes et élaborent
un plan pour les combler.

Fondamentalement, la planification des ressources humaines,

également connue sous le nom de planification des effectifs et de
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RESSOURCES HUMAINES
planification de la main-d’œuvre, vous permet de vous assurer que
vous disposez du bon nombre de personnes possédant les compétences
appropriées pour occuper le bon type de poste au bon moment.

Importance de la planification des ressources humaines

La planification des ressources humaines joue un rôle majeur en

veillant à ce que les compétences nécessaires soient mises à la
disposition de l’organisation chaque fois que cela est nécessaire pour
atteindre ses objectifs stratégiques. En outre, il existe plusieurs autres
raisons importantes pour lesquelles la planification des ressources
humaines est cruciale pour une organisation :

 Elle permet de s’assurer que la main-d’œuvre existante est

utilisée de manière optimale
 Elle contribue à la réalisation des buts et objectifs stratégiques de
l’organisation en garantissant l’embauche du bon type de
personnes pour répondre à la demande de main-d’œuvre en
temps voulu
 Elle fournit les informations nécessaires à la réalisation d’autres
fonctions RH telles que le recrutement, la sélection, la
promotion, la formation et le développement, etc. et définit
les Politiques RH
 Elle aide l’organisation à s’adapter aux changements de
l’environnement causés par la concurrence, la technologie, les
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politiques gouvernementales, etc. qui peuvent entraîner un
besoin de nouveaux employés, de nouvelles compétences, etc.
 Elle permet d’identifier les besoins en main-d’œuvre nécessaires
à la mise en œuvre réussie des plans d’expansion et de
diversification
 Elle permet également d’anticiper les déficits ou les excédents de
main-d’œuvre et de prendre les mesures nécessaires pour gérer la
situation
 Elle aide à élaborer des plans de carrière pour chaque employé et
à déterminer la formation et le développement dont ils ont besoin

Les 4 étapes du processus de planification des ressources

humaines

Le processus de planification des ressources humaines comporte

quatre grandes étapes.

Étape 1 : Identifier l’offre actuelle de ressources humaines

Le processus de planification commence par l’analyse du bassin

d’emploi actuel. Identifiez les forces et les faiblesses de votre
organisation en ce qui concerne le nombre d’employés, leurs
compétences, expériences, qualifications, postes, niveaux de
performance, âge, avantages sociaux, niveaux de salaire, langues
parlées, emplois antérieurs, etc.

Il existe plusieurs façons de procéder à cette étape :

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RESSOURCES HUMAINES
 Se référer aux évaluations des performances passées
 Recueillir les données de votre système d’information sur les
ressources humaines
 Parlez aux chefs de service pour vous faire une idée des
employés qui travaillent sous leurs ordres
 Demandez aux employés eux-mêmes à l’aide d’un
questionnaire
 Faites en sorte que les employés s’auto-évaluent à l’aide
d’une analyse SWOT
Une fois que vous avez recueilli une multitude d’informations sur les
employés actuels, transférez-les dans un rapport d’inventaire des
compétences. Un modèle visuel d’inventaire des compétences, plus
facile à consulter et à comprendre, est présenté ci-dessous.

Modèle d’inventaire des compétences (Cliquez sur le modèle pour le

modifier en ligne)

Étape 2 : Prévoir la demande future de ressources humaines

Cette étape exige que vous compreniez d’abord les objectifs futurs de
l’organisation, car ils auront un impact important sur les futures
demandes de ressources humaines.

Avant de déterminer les besoins futurs, vous devez également tenir

compte de facteurs tels que le taux de rotation du personnel, les
tendances du marché ou du secteur, les avancées technologiques qui
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permettront d’automatiser les processus, les départs à la retraite, les
promotions, les licenciements, etc.

Étape 3 : Analyser l’écart entre l’offre et la demande de main-

d’œuvre

Maintenant que vous avez clarifié les compétences disponibles dans

votre inventaire et celles dont vous aurez besoin à l’avenir, vous
pouvez clairement voir les lacunes qui existent.

L’offre actuelle d’employés dans l’organisation peut-elle contribuer à

répondre aux besoins futurs ?

Devrez-vous offrir des programmes de formation et de développement

pour mettre à niveau les employés actuels afin qu’ils atteignent les
objectifs de l’entreprise ?

Si cela ne suffit pas, vous devrez alors recruter de nouveaux employés

possédant les compétences requises pour répondre à la demande de
main-d’œuvre à l’avenir.

Il est important que vous mainteniez l’équilibre entre la demande et

l’offre dans la planification des ressources humaines.

Étape 4 : Développer et mettre en œuvre le plan pour combler les

lacunes

Vient ensuite l’élaboration d’un plan d’action.

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S’il y a un déficit d’employés, vous pouvez consacrer vos efforts à
l’embauche de nouveaux employés, à la formation de ceux qui
existent déjà, à l’externalisation ou aux transferts interdépartementaux.

En revanche, s’il y a un surplus d’employés, vous devrez peut-être

envisager des licenciements, des régimes de retraite volontaire, des
transferts, etc.

Une fois le plan conçu, il doit être intégré à la stratégie globale de

l’organisation. Et il est important de surveiller le plan et d’évaluer son
efficacité au fil du temps.

Outils de planification des ressources humaines

Vous pouvez utiliser ces outils tout au long des différentes étapes du
processus de planification des effectifs. Ils peuvent vous aider à
analyser les capacités de votre personnel actuel et à déterminer vos
besoins futurs. Les modèles fournis sont modifiables en ligne ; il suffit
de cliquer sur le modèle pour le modifier en ligne.

Analyse SWOT

SWOT signifie forces, faiblesses, opportunités et menaces. Il peut être

utilisé comme un outil d’auto-évaluation par les employés individuels,
ou comme un outil stratégique pour évaluer l’état actuel de
l’organisation.
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Les forces et les faiblesses sont les facteurs qui sont internes. Par
exemple, une force de votre organisation pourrait être la présence
d’employés qualifiés, mais une faiblesse pourrait être le nombre
insuffisant d’employés qualifiés.

Les opportunités et les menaces sont des facteurs externes. Par

exemple, la disponibilité d’employés qualifiés sur le marché pourrait
être une grande opportunité pour vous si vous recrutez. D’autre part,
votre concurrent qui débauche vos employés en leur offrant de
meilleurs salaires pourrait constituer une menace pour vous.

L’analyse SWOT est l’un des outils les plus populaires utilisés lors
d’une analyse de situation. D’autres outils d’analyse de la situation
que vous pouvez utiliser pour la planification de la main-d’œuvre sont
décrits dans notre guide de l’analyse de la situation.

Modèle d’analyse

Organigramme

Un organigramme est une représentation visuelle de la

hiérarchie/structure d’une organisation. Il met également en évidence
les rapports hiérarchiques entre les employés, leurs rôles et leurs
responsabilités. Dans la planification des ressources humaines, elle
peut être utilisée de plusieurs façons :
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RESSOURCES HUMAINES
 Pour enregistrer des informations sur les rôles, les
responsabilités, les compétences, les expériences, etc. des
employés actuels. Vous pouvez également ajouter des
informations supplémentaires telles que leurs diplômes et des
données démographiques. Cela vous aidera à identifier
rapidement le personnel adéquat pour le poste.
 Créer une feuille de route des besoins en personnel. Vous
pouvez également marquer les déficiences et les excédents de
main-d’œuvre sur l’organigramme de votre entreprise.
Organigramme pour la planification des RH

Matrice RACI

Il s’agit d’un tableau que les gestionnaires de projet utilisent pour

attribuer des rôles et des responsabilités aux tâches d’un projet. Il met
en évidence qui doit être responsable, redevable, consulté et informé
au cours d’un projet.

Modèle de matrice RACI

Grille de 9 boîtes

La grille à 9 cases, également connue sous le nom de matrice

performance-potentiel, est largement utilisée dans le développement
des employés et la planification de la succession. Il permet d’évaluer
vos employés actuels par rapport à leurs performances actuelles et à
leurs performances potentielles futures.L’évaluation de vos employés
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à l’aide de la grille à 9 cases vous permet d’identifier les employés
forts et ceux qui sont à la traîne.

Modèle de grille à 9

Scénario de planification

De nombreux scénarios, comme les avancées technologiques, les

catastrophes naturelles, les changements politiques ou économiques,
peuvent modifier radicalement l’orientation future de votre entreprise.
D’ordinaire, vous ne les voyez pas venir et ne les prévoyez pas.

En intégrant la planification de scénarios dans votre processus de

planification stratégique, vous pouvez identifier ces différents
scénarios futurs, discuter de la manière dont ils affecteront votre
organisation et prendre des mesures de précaution.

Vous pouvez intégrer la planification de scénarios à la planification

des ressources humaines en examinant des scénarios qui impliquent
l’évolution de vos besoins futurs en main-d’œuvre.

Modèle de matrice de planification de scénarios

Tableau de remplacement
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Il s’agit d’un diagramme similaire à l’organigramme. Elle permet
d’identifier les candidats potentiels susceptibles de remplacer un
employé qui part à la retraite, qui est muté, etc. Des tableaux de
remplacement individuels peuvent être élaborés pour chaque poste
important dans une entreprise, ainsi que pour les remplaçants
potentiels.

Modèle de tableau de remplacement