Les outils de premier nécessité

 1 -diagramme cause effet

Le diagramme d’Ishikawa, aussi appelé diagramme de causes et effets ou encore diagramme
en arêtes de poisson, est un outil de résolution de problème d’entreprise. Conçu par Kaoru
Ishikawa, ce diagramme prend la forme d’un arbre avec plusieurs branches (ou d’une arête de
poisson). On y retrouve l’effet, le problème que rencontre l’entreprise, à la tête et les causes
sont modélisées par des branches. Ces causes, les « 5 M », représentent chacune une
composante de l’entreprise, nous reviendrons sur ces 5 M au cours de l’article.

POURQUOI UTILISER LE DIAGRAMME D’ISHIKAWA ?

Le principal intérêt du diagramme d’Ishikawa est d’identifier l’ensemble des causes qui ont
une influence, plus ou moins directe, sur un problème observé. Une entreprise qui fait par
exemple face à une baisse de son chiffre d’affaires se pose naturellement la question de savoir
pourquoi cette baisse a lieu, c’est pour répondre à ce type de question que l’utilisation de cet
outil s’avère pertinente. Les causes identifiées sont ensuite hiérarchisées, permettant à
l’entreprise de prioriser les efforts à mener pour résoudre le problème.

La force du diagramme d’Ishikawa est d’être un outil très visuel, une représentation
graphique facilite grandement la communication autour du problème. Ceci offre aussi au
dirigeant une vision globale, à la fois synthétique et précise, de l’effet néfaste identifié. Le
diagramme de causes et effets est applicable pour tout type d’entreprise qui rencontre un
dysfonctionnement, quel que soit sa taille ou son domaine d’activité.

LES 5 M DU DIAGRAMME D’ISHIKAWA

Les causes d’un problème peuvent être regroupées en cinq catégories, les 5 M :

 Méthode : Processus de production du produit ou service. La recherche et

développement.
 Matière : Les matériaux utilisés pour la production du bien.
 Milieu : Le contexte concurrentiel, l’état du marché.
 Matériel : Les machines, le parc informatique et les logiciels. L’ensemble des
équipements qui servent à apporter de la valeur ajoutée au matériau de base.
 Main-d’œuvre : Les collaborateurs et l’ensemble des interventions humaines (la RH).
Il est tout à fait possible de créer de nouvelles catégories de causes en fonction du problème
observé et des objectifs de l’entreprise. Un « sixième M », pour Moyen financier, peut être
ajouté afin d’accorder une importance particulière à cet aspect qui normalement est compris
dans Matériel. L’essentiel étant d’adapter les branches en fonction du contexte de
l’entreprise, ses objectifs et sa problématique.
  2-Brainstorming ou remue-méninges
Définition : Le brainstorming, littéralement tempête de cerveaux ou
remue-méninges, est une méthode participative de résolution de
problèmes s'appuyant sur la créativité spontanée des participants.
En fait, c'est bien la spontanéité qui est recherchée. Voyons la démarche
ou plutôt le protocole à suivre si l'on souhaite parvenir à un résultat.
Nous poursuivrons avec la "Critique Constructive", une alternative
particulièrement efficace.

L'objectif principal du diagramme de brainstorming est de stimuler la

pensée associative et la génération d'idées. En utilisant cette technique,
les participants sont encouragés à exprimer librement leurs idées, sans
censure ni jugement, et à les relier entre elles de manière non linéaire.

LA MÉTHODOLOGIE POUR RÉALISER UN BRAINSTORMING

Faire un brainstorming réussi nécessite 10 étapes concrètes et

indépendantes :

1 – La sélection des participants

2 – Regroupement et explications
3 – L’édiction des règles à suivre
4 – Le Test du groupe
5 – On définit le problème
6 – On lance les échanges
7 – On écrit tout
8 – On enlève les doublons
9 – On tri, on classe et on regroupe
10 – on conserve les meilleures idées

Les avantages du diagramme de brainstorming sont les suivants :

Génération d'idées créatives : Le diagramme de brainstorming

encourage la pensée divergente, permettant aux participants de générer
un grand nombre d'idées créatives et de faire des associations
inattendues.
Organisation des idées : En reliant les idées par des branches et des
sous-branches, le diagramme de brainstorming facilite l'organisation et
la structuration des idées, permettant de voir les liens et les
regroupements logiques.
Visualisation claire : Le caractère visuel du diagramme de
brainstorming facilite la compréhension et la communication des idées.
Il permet aux participants de voir les idées de manière holistique et de
saisir rapidement les concepts clés.
Stimule la participation active : En encourageant l'expression libre
des idées, le diagramme de brainstorming favorise la participation active
de tous les membres de l'équipe, quel que soit leur rôle ou leur niveau
hiérarchique.
Flexibilité et évolutivité : Le diagramme de brainstorming est un outil
flexible qui peut être adapté en fonction des besoins et des objectifs
spécifiques de la séance. Il peut être enrichi, modifié ou réorganisé au fur
et à mesure que de nouvelles idées émergent.

En conclusion, le diagramme de brainstorming est un outil efficace pour

la génération d'idées et la structuration de la pensée. Il permet de
stimuler la créativité, d'organiser les idées de manière visuelle et de
favoriser la participation active des membres de l'équipe. C'est un outil
largement utilisé dans les processus de résolution de problèmes,
d'innovation et de prise de décision collaborative.

 3-diagramme de Pareto

Le diagramme de Pareto, également connu sous le nom de courbe ABC

ou loi des 80/20, est un outil graphique utilisé pour analyser et prioriser
les problèmes ou les causes d'un phénomène en se basant sur leur
importance relative. Il a été développé par l'économiste italien Vilfredo
Pareto.

Le diagramme de Pareto est basé sur le principe de la loi des 80/20, qui
suggère que la majorité des effets sont causés par une minorité des
causes. Le diagramme permet de visualiser cette relation en représentant
les causes ou les problèmes par ordre décroissant d'importance sur un
axe vertical (généralement représenté par des barres), tandis que l'axe
horizontal représente les catégories ou les problèmes spécifiques.

L'objectif du diagramme de Pareto est d'identifier les causes ou les

problèmes les plus significatifs, afin de pouvoir se concentrer sur les
actions qui auront le plus grand impact. Il permet de prendre des
décisions éclairées en allouant les ressources de manière efficace et en
mettant l'accent sur les domaines clés.

Les avantages du diagramme de Pareto sont les suivants :

  Hiérarchisation des problèmes
 Identification des causes vitales
 Analyse des ressources
 Communication efficace
 Amélioration continue

En conclusion, le diagramme de Pareto est un outil précieux pour

analyser et prioriser les problèmes ou les causes en fonction de leur
importance relative. Il permet de se concentrer sur les domaines les plus
critiques, d'optimiser l'utilisation des ressources et de prendre des
décisions éclairées. C'est un outil largement utilisé dans le domaine de la
gestion de la qualité, de la résolution de problèmes et de l'amélioration
continue.

 4-le QQOQCCP
Le QQOQCCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi),
appelé aussi méthode du questionnement est un outil d’aide à la
résolution de problèmes comportant une liste quasi exhaustive
d’informations sur la situation.

Très simple d’utilisation, le QQOQCCP s’utilise également dans diverses

configurations telles que l’élaboration d’un nouveau processus ou encore
la mise en place d’actions correctives.

La méthode QQOQCCP : Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien,

Pourquoi, est un outil adaptable à diverses problématiques permettant la
récolte d’informations précises et exhaustives d’une situation et d’en
mesurer le niveau de connaissance que l’on possède. Elle s’intègre
parfaitement dans diverses démarches permettant entres autres :

 de définir un processus ou de rédiger une procédure

 de préparer un rapport
 de donner les lignes directrices pour le lancement d’un plan
d’action (PDCA)
 d’élaborer un diagnostic
 de déployer un 5S
 d’animer un brainstorming
Objectif de la démarche
Cet outil permet d'explorer un thème sous toutes ses coutures et trouver
des solutions adaptées. Il permet en outre de trier un ensemble
d'informations pertinentes et les classer selon suivant cette logique : du
"quoi" (description de la situation en question) au "Pourquoi".

Avantages et limites de la méthode

L'un des avantages du QQOQCP est sa simplicité, tant dans son
implémentation que dans son utilisation concrète. Par ailleurs, c'est une
méthode qui incite à un questionnement large et constructif. Elle
permet de recueillir des informations essentielles et précises quant à une
situation donnée.
Parmi ses limites, on peut noter le caractère "perturbant" ou contre-
productif que peuvent revêtir certaines questions si elles sont mal
formulées.

 5-diagramme F/T
Le diagramme FAST, également connu sous le nom de diagramme de
fonctions d'analyse, est un outil de visualisation utilisé dans le domaine
de la gestion de projet et de l'ingénierie pour représenter les relations
fonctionnelles entre différents éléments d'un système. "FAST" est
l'acronyme anglais pour "Function Analysis System Technique".

Le diagramme FAST se compose d'une série de blocs rectangulaires

représentant les fonctions principales du système étudié. Ces blocs sont
liés par des flèches qui indiquent la dépendance ou le flux entre les
fonctions. Les flèches peuvent également inclure des étiquettes pour
décrire la nature de la relation entre les fonctions (par exemple,
"contrôle", "produit", "soutien", etc.).

L'objectif du diagramme FAST est de fournir une représentation visuelle

des fonctions clés d'un système et de faciliter la compréhension de la
manière dont ces fonctions interagissent entre elles. Il peut être utilisé
pour analyser et concevoir des systèmes, résoudre des problèmes,
identifier des opportunités d'amélioration, ou communiquer
efficacement les informations relatives aux fonctions du système.

Voici quelques utilisations courantes du diagramme FAST :

Analyse fonctionnelle : Le diagramme FAST permet d'identifier et de
comprendre les fonctions clés d'un système, ainsi que les relations de
dépendance entre ces fonctions. Cela aide à clarifier les rôles et les
interactions des différents éléments du système.
Conception de systèmes : Le diagramme FAST peut être utilisé pour
concevoir de nouveaux systèmes ou pour améliorer les systèmes existants
en identifiant les fonctions essentielles et en évaluant leur pertinence et
leur efficacité.
Résolution de problèmes : En visualisant les relations fonctionnelles, le
diagramme FAST peut aider à identifier les causes profondes des
problèmes et à trouver des solutions appropriées en se concentrant sur
les fonctions spécifiques qui nécessitent des améliorations.
Communication et collaboration : Le diagramme FAST est un outil visuel
efficace pour communiquer les informations relatives aux fonctions d'un
système à différentes parties prenantes. Il facilite la compréhension
mutuelle et favorise la collaboration lors de l'analyse et de la conception
de systèmes.

En résumé, le diagramme FAST est un outil de visualisation qui

représente les relations fonctionnelles entre les éléments d'un système. Il
facilite l'analyse, la conception, la résolution de problèmes et la
communication efficace des informations relatives aux fonctions du
système.
 6-Vote simple
Il permet la présélection des sujets à étudier parmi tous les sujets
proposés par le groupe de travail et peut être utilisé pour la
présélection des causes et des différentes solutions envisagées par le
groupe de travail.
Méthode
• Présenter chaque sujet à tour de rôle et s'assurer que chaque participant
comprend bien l'importance du sujet. Ne pas hésiter à reformuler
l'intitulé du sujet s'il prête à confusion.
• Discuter en groupe sur le pour et le contre de chaque sujet. Ne jamais
porter une critique sur un sujet.
• Voter individuellement pour cinq sujets, en identifiant les numéros des
sujets.
• Compter le nombre de votes obtenus pour chaque sujet.
• Identifier les sujets qui ont obtenu le plus grand nombre de votes.

• Retenir les six ou huit sujets qui ont obtenu le plus grand nombre de
votes.
Voici comment un vote simple pourrait être appliqué dans un
remue-méninges :
Génération des idées : Les participants sont encouragés à exprimer
librement leurs idées sans censure ni jugement. Plusieurs idées sont
notées ou affichées au fur et à mesure qu'elles sont proposées.
Présentation des idées : Une fois que toutes les idées ont été
générées, elles sont présentées à l'ensemble des participants. Cela peut se
faire en affichant les idées sur un tableau, en les lisant à voix haute ou en
utilisant d'autres méthodes de présentation.
Vote simple : Chaque participant est invité à choisir une seule idée
parmi celles qui ont été proposées. Ils indiquent leur choix en marquant
ou en sélectionnant leur préférée, généralement en utilisant un moyen de
vote comme un vote à main levée, des points collants, des bulletins de
vote ou des outils de vote en ligne.
Décompte des votes : Une fois que tous les participants ont exprimé
leur choix, les votes sont comptés. L'idée qui reçoit le plus grand nombre
de votes est considérée comme la meilleure ou la plus préférée par le
groupe.
Discussion ou action basée sur les résultats : Les résultats du vote
simple peuvent être utilisés comme point de départ pour des discussions
plus approfondies ou pour orienter les prochaines étapes du processus de
remue-méninges. L'idée gagnante peut être examinée plus en détail,
développée ou mise en œuvre selon les besoins.

Le vote simple dans un remue-méninges permet de sélectionner

rapidement les idées les plus populaires ou les plus appréciées parmi un
groupe de participants. Cela peut aider à hiérarchiser les idées et à guider
les efforts futurs de manière plus ciblée. Cependant, il est important de
noter que d'autres méthodes de sélection ou de combinaison des idées
peuvent également être utilisées en fonction des objectifs et du contexte
spécifiques du remue-méninges.

 7-Vote pondéré
Il permet la sélection du sujet à étudier parmi une présélection de sujets
exprimés par le groupe de travail
Il est recommandé lorsqu'il s'agit de prendre une décision en l'absence de
données quantitatives suffisantes, lors de la recherche d'une solution à
mettre en œuvre.
Il peut aussi être utilisé, sans présélection de sujets, lorsque le nombre de
sujets proposés par le groupe de travail n'excède pas vingt.
La matrice préconisée pour le vote pondéré se présente sous la forme
d'un tableau à deux entrées :
les sujets présélectionnes, les noms des participants.
Objectif du vote pondéré
Le vote pondéré est un très bon outil pour prendre des décisions lorsque le groupe n'adhère pas
entièrement à une idée. Par exemple, le choix du problème, le choix de la cause,...
Ce type de vote est plus avancé qu'un simple vote à main levée, puisqu'il permet l'expression par
chacun de trois choix d'importance différente :
Chaque personne pourra exprimer son choix de la façon suivante :

 Elle attribuera 3 points à la solution qu'elle préfère.

 Elle attribuera 2 points à la solution pour laquelle elle est favorable dans une moindre
mesure.
 Elle attribuera 1 point pour son troisième choix.

Des alternatives existent avec plus de points qui peuvent être accordés aux votants.

Voici comment le vote pondéré fonctionne généralement :

Attribution des poids : Avant le vote, chaque électeur se voit attribuer

un poids ou une valeur qui reflète son importance ou sa contribution
relative au processus de décision. Les critères d'attribution des poids
peuvent varier en fonction du contexte, tels que l'expertise, l'expérience,
la responsabilité, la fonction ou d'autres facteurs déterminants.
Expression des votes : Chaque électeur exprime son vote en choisissant
une ou plusieurs options parmi celles qui sont disponibles, tout comme
dans un vote simple. Cependant, lors d'un vote pondéré, le poids attribué
à chaque électeur influe sur l'influence de son vote. Ainsi, les électeurs
ayant un poids plus élevé auront un impact plus important sur le résultat
final.
Calcul des résultats : Une fois que tous les votes sont exprimés, les
votes sont pondérés en fonction des poids attribués à chaque électeur.
Les votes sont additionnés ou calculés selon une formule spécifique qui
prend en compte à la fois les choix des électeurs et les poids qui leur sont
attribués.
Détermination du résultat : Le résultat final est déterminé en
fonction des totaux pondérés des votes. L'option qui obtient le plus grand
total pondéré est considérée comme la gagnante.
Le vote pondéré permet de prendre en compte les différences d'influence
ou de contribution entre les électeurs. Il peut être utilisé dans des
situations où certains électeurs ont une expertise particulière, une
connaissance approfondie ou une responsabilité accrue par rapport à
d'autres. Cela permet de mieux refléter les intérêts et les perspectives des
parties prenantes les plus importantes ou les plus qualifiées.

Il est important de noter que le vote pondéré doit être utilisé de manière
transparente et équitable, en veillant à ce que les critères d'attribution
des poids soient clairs, justifiés et acceptés par l'ensemble des électeurs.
Cela garantit l'intégrité et la légitimité du processus de vote.

 9-fiche d’acquisition des données

Il permet de saisir les informations suffisantes pour l'analyse de
causes réelles d'un problème et peut être utilisé pour la collecte des
informations
Méthode
. Déterminer la liste des informations à obtenir.
• Résumer ces informations en mots-clefs, simples et compréhensibles
par chaque participant.
• Lorsque des standards d'acceptation existent, indiquer chaque standard
en regard de la cause potentielle.
• Identifier le lieu géographique (poste, atelier...) où l'acquisition des
données sera réalisée.
• Déterminer la taille de l'échantillon nécessaire pour valider
l'information
Les tables d'échantillonnage statistique sont une aide utile (figure 3.5).
• Définir la fréquence des prélèvements et/ou des observations.
• Bâtir la ou les fiches nécessaires à la collecte des informations.
• S'assurer que chaque personne, chargée de saisir des données,
comprend bien la totalité des renseignements demandés sur sa fiche.
• Enregistrer les données conformément aux instructions reçues.
• Collecter les fiches et procéder au traitement des données.

Conseils pratiques
• Lorsque la population des données disponibles est très petite, il est
recommandé de collecter l'information sur toutes les pièces.
• Ne jamais rechercher la fiche type d'acquisition d'informations, où
toutes les données seraient mentionnées...
. Elle n'est pas de ce monde.
.Prévoir un espace sur la fiche pour des causes non soupçonnées et des
remarques. Il faut obtenir un maximum de faits.
 10- graphique
Il permet de communiquer un message sous une forme graphique, mieux
adaptée que celle d'un tableau ou d'un long texte : un dessin vaut mieux
que mille mots.
C'est un langage «international», à partir du moment où cette forme
d'expression permet d'exprimer une idée de façon simple et de faire
émerger le point important à retenir.
Méthode
•Définir le message à faire passer à partir d'une idée claire.
• Identifier le point à mettre en évidence. Cette réflexion débouchera tout
jours sur l'un des cinq types élémentaires de comparaison'
1. Décomposition : pour montrer la taille de chaque fraction d'un total.
2. Position: pour classer les éléments les uns par rapport aux autres
3. Evolution :pour montrer un changement dans le temps.
4. Répartition :pour montrer la répartition de données dans chaque
intervalle d'une série numérique.
5. Corrélation :pour montrer une relation entre deux variables.
• Sélectionner le type de graphique qui correspond au message à faire
passer
1. Décomposition : la tarte ou camembert.
2. Position:les bartes.
3. Évolution:les colonnes et les courbes.

 11- le rapport de projet

Un rapport de projet est un document qui présente des informations

détaillées sur l'avancement, les résultats, les problèmes et les performances
d'un projet spécifique. Il sert à communiquer les progrès et les réalisations
du projet à l'équipe de direction, aux parties prenantes et à d'autres parties
intéressées.

Voici les éléments clés que l'on peut retrouver dans un rapport de projet :

Introduction : Une introduction donne une vue d'ensemble du projet, en

fournissant des informations contextuelles sur son objectif, son importance
et ses principales caractéristiques. Elle présente également les objectifs du
rapport et la portée des informations fournies.
Résumé exécutif : Le résumé exécutif résume les principaux points du
rapport, y compris les réalisations clés, les problèmes majeurs et les
recommandations. Il est destiné à donner une vue d'ensemble rapide du
projet et des conclusions principales.
Description du projet : Cette section fournit des détails sur les aspects
essentiels du projet, tels que son objectif, sa portée, les parties prenantes
impliquées, les contraintes et les ressources disponibles.
Objectifs et résultats : On y expose les objectifs spécifiques du projet,
ainsi que les résultats obtenus jusqu'à présent. Cela peut inclure des
indicateurs de performance, des mesures quantitatives et qualitatives pour
évaluer le degré d'accomplissement des objectifs.
Avancement du projet : Cette partie présente un état d'avancement
détaillé du projet, en mettant en évidence les principales étapes franchies,
les activités réalisées, les jalons atteints et les délais respectés. On peut
également y mentionner les écarts par rapport au planning initial et les
actions prises pour y remédier.
Gestion des risques : Cette section traite de l'identification, de
l'évaluation et de la gestion des risques liés au projet. Elle met en évidence
les principaux risques identifiés, les mesures prises pour les atténuer et les
nouveaux risques émergents.
Gestion des ressources : On y aborde la gestion des ressources du
projet, y compris les ressources humaines, financières et matérielles. On
peut y mentionner les ajustements effectués pour optimiser l'utilisation des
ressources et les défis rencontrés dans ce domaine.
Problèmes et défis : Cette partie présente les problèmes, les obstacles ou
les défis rencontrés au cours du projet, ainsi que les mesures prises pour les
résoudre ou les surmonter. On peut également y inclure des
recommandations pour éviter des problèmes similaires à l'avenir.
Communication et engagement des parties prenantes : On y
discute de la communication et de l'engagement des parties prenantes dans
le projet, en mentionnant les efforts déployés pour maintenir une
communication ouverte et efficace avec toutes les parties concernées.
Conclusion et recommandations : La conclusion résume les
principaux résultats du projet et met en évidence les leçons apprises. On
peut également y inclure des recommandations pour l'avenir, en soulignant
les améliorations possibles et les opportunités à exploiter.
Annexes : Des annexes peuvent être ajoutées pour fournir des
informations supplémentaires, telles que des données, des graphiques, des
tableaux, des études de cas, des plans de travail, etc.

Le contenu et la structure d'un rapport de projet peuvent varier en fonction

des exigences spécifiques du projet, des normes de l'organisation ou des
attentes des parties prenantes. L'objectif principal d'un rapport de projet est
de fournir une évaluation transparente et complète du projet, en mettant en
évidence les réalisations, les défis et les leçons apprises, tout en fournissant
des informations utiles pour la prise de décision et l'amélioration continue.