Kymono - Livre-Blanc-Onboarding

COMMENT CONSTRUIRE UN PROCESSUS
D’ONBOARDING
PARFAIT ?
LIVRE BLANC.
SOMMAIRE
L’ONBOARDING.
“ON N’A PAS DEUX FOIS
L’OCCASION DE FAIRE
UNE BONNE PREMIÈRE
IMPRESSION.”
TOUT SAVOIR SUR L’ONBOARDING.
INTRO PAGE 5
PARTIE 3. PAGE 26
Quelques mots d’introduction. Après l’arrivée du collaborateur.
PARTIE 1. PAGE 7
ANNEXES. PAGE 30
Avant l’arrivée du collaborateur. Les chiffres clés.
PARTIE 2. PAGE 14
L’arrivée du collaborateur.
2
WE ARE CULTURE DESIGNERS
SINCE 2017.
PORTRAIT.
Ce livre blanc a été écrit par Capucine Virmoux.
CAPUCINE VIRMOUX
Capucine est chez Kymono

depuis mars 2019.
D’abord bras droit du CEO, puis

Chief of Staff, elle développe
une expertise autour de la
culture d’entreprise et des
ressources humaines. CHIEF OF STAFF, KYMONO.
Chez Kymono, elle met en place

une méthodologie qui fait
ses preuves. Elle a recruté et
onboardé une cinquantaine de
personnes.
3
SINCE 2017.
QUI-SOMMES NOUS ?
WE ARE CULTURE DESIGNERS.
Nous avons été créé en 2017.
Nous réalisons les meilleurs produits et services personnalisés, pour la création d’une culture
unique, remarquable et actionnable.
VÊTEMENTS AMÉNAGEMENT
& OBJETS DE BUREAUX
PERSONNALISÉS
CONSEIL EN CULTURE
D’ENTREPRISE
ORGANISATION
D’ÉVÉNEMENTS
4
SINCE 2017.
INTRODUCTION C’est la base :
on n’a pas deux fois

l’occasion de faire
une bonne première
impression.
L’intégration, l’immersion,
la formation, l’onboarding, l’adaptation...
Plein de termes qui définissent la période pendant

POUR UN ONBOARDING RÉUSSI.
laquelle on intègre une nouvelle recrue.
Débuter une nouvelle aventure professionnelle

n’est pas toujours simple : changement de rythme,
changement de ville parfois, changement de vie,
changement d’environnement, changement de
collègues, changement de secteur d’activité… Autant
de bouleversements qui peuvent compliquer les
arrivées.
Alors, en tant qu’entreprise, on se doit de simplifier l’arrivée et la rendre la plus fluide,

claire et agréable possible. Ne pas laisser le talent dans le flou et sans réponse. Pour
ça, il existe une multitude de tips et de process à mettre en place, qui feront toute la
différence.
Et croyez-moi, ça se voit sur la durée.
5
SINCE 2017.
L’ONBOARDING
PREMIER AVANT L’ARRIVÉE APRÈS

ENTRETIEN L’ARRIVÉE L’ARRIVÉE
6
SINCE 2017.
PARTIE 1
L’ONBOARDING.
AVANT L’ARRIVÉE D’UN COLLABORATEUR.
J’ai l’intime conviction que l’onboarding commence lors du

premier entretien de recrutement, beaucoup de recruteurs
l’oublient, mais le candidat choisit aussi son entreprise. Ça
pourra faire l’objet d’un autre sujet le processus de recrutement.
7
SINCE 2017.
ENTRETENIR UN LIEN.
MONTRER QU’IL EST ATTENDU.
Une fois le candidat validé et choisi, il est hyper

important d’entretenir un lien avec lui.
Afin de lui montrer qu’il est attendu, mais aussi de ne

pas le perdre, une promesse d’embauche est certes
légalement engageante, mais ça n’empêche pas
certains de la rompre avant même le début du contrat.
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SINCE 2017.
ET POUR ÇA,
PLUSIEURS FAÇONS DE FAIRE :
ENVOYER UN MAIL L’INVITER AUX DIFFÉRENTS
de temps en temps pour prendre ÉVÉNEMENTS D’ÉQUIPE :
des nouvelles et en donner : objectifs séminaires, teambuildings, soirées…

atteints, nouveaux recrutements, ça permet là aussi de simplifier
événements d’équipes... l’intégration le Jour J.
ÉCRIRE UN TEXTO ENVOYER UNE CARTE POSTALE
de temps en temps (selon les profils, (à l’image de l’entreprise) avec un mot en

évidemment) pour maintenir un lien. disant qu’on a hâte que la personne arrive.
ENVOYER UN WELCOME PACK
chez le collaborateur avant son

arrivée, ça va permettre de tout de
suite créer ce fameux sentiment
d’appartenance.
SIMPLIFIER
L’INTÉGRATION.
Exemple d’un welcome pack chez Kymono.
9
SINCE 2017.
D’UN POINT DE VUE FONCTIONNEL ?
Ensuite, d’un point de vue admin et RH, il faut bien évidemment avoir tout prévu pour
l’arrivée : tout le matériel est prêt et fonctionnel, les accès sont créés, l’adresse mail et
la signature ont été faites, le contrat de travail est prêt, la carte de Ticket Resto (coucou
Swile) aussi… Plein de détails à ne surtout pas négliger. Ça implique en général plusieurs
équipes dans l’entreprise.
TOUT LE MATÉRIEL EST PRÊT ET FONCTIONNEL ...
INFORMER LES ÉQUIPES.

Là aussi : point à ne pas négliger ! HYPER important d’avoir informé les équipes de
l’arrivée de nouveaux collaborateurs, rien de pire pour son premier jour que d’arriver
et avoir à se présenter quand personne ne sait pourquoi l’on vient. Le vrai objectif de
l’onboarding est vraiment de mettre dans une position confortable et agréable le nouvel
arrivant.
THE CHECK LIST.
ACCÈS
ADRESSE MAIL
SIGNATURE
CONTRAT DE TRAVAIL
CARTE TICKET RESTAURANT
INFORMER LES ÉQUIPES
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SINCE 2017.
LE COMPTE À REBOURS.
La semaine qui précède l’arrivée est toujours synonyme de questionnement : à quelle
heure dois-je venir ? Comment va être mon bureau ? Et mes collègues ? Comment je
m’habille ? J’apporte mon déjeuner ? J’ai besoin de mon ordinateur ?… Alors pour faire
simple et rassurer le nouvel arrivant, il faut anticiper et répondre à ses questions.
CHEZ KYMONO, C’EST QUELQUE CHOSE

QUE L’ON FAIT DEPUIS TOUJOURS ET QUI
FAIT TOUJOURS SON PETIT EFFET :
UN MAIL
une semaine avant l’arrivée, qui donne

rendez-vous, rappelle l’adresse,
explique le déroulé de la première
journée/semaine
UN PETIT MESSAGE
dans le week end en disant qu’on a hâte de

le voir
Et le jour de l’arrivée, on remarque tout de suite que la personne est un

peu plus sereine, puisqu’elle a de la visibilité.
Avoir une longueur d’avance, ça aide vraiment.
ANTICIPER = ONBOARDING RÉUSSI
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SINCE 2017.
« ON N’A PAS DEUX FOIS
L’OCCASION DE FAIRE UNE
BONNE PREMIÈRE IMPRESSION. »
12
SINCE 2017.
POINTSCLÉS
PARTIE 1.
À RETENIR !
CRÉER UNE EXPÉRIENCE UNIQUE
• Entretenir un lien
• Montrer au candidat qu’il est attendu
• Simplifier l’intégration.
DONNER DE L’IMPORTANCE
À L’ÉVÉNEMENT
• Anticiper l’arrivée
• Rassurer en donnant toutes les informations
ÊTRE PRÊTS AVANT L’ARRIVÉE

• Préparer l’administratif et les outils nécessaires
• Informer les équipes
PARTIE 1 = ONBOARDING RÉUSSI
13
SINCE 2017.
PARTIE 2
ET… VIENT LE GRAND JOUR : L’ARRIVÉE !
Le mieux est toujours de prévoir une heure

d’arrivée confortable pour le premier jour, 10h
par exemple.
L’ARRIVÉE DU COLLABORATEUR. Ça laisse le temps à la personne de se préparer

sereinement, de ne pas être dans le rush et
avoir peur d’être en retard pour le premier jour.
Et ça laisse aussi le temps à toutes les

personnes impliquées dans le recrutement et
l’accueil d’être en place, et de pouvoir recevoir
l’arrivant dans de bonnes conditions (avoir pu
gérer les urgences, avoir bu son petit café du
L’ONBOARDING. matin pour être souriant…)
PRÉVOIR UN TEMPS CONFORTABLE POUR L’ARRIVÉE :
POUR QUE POUR RECEVOIR LE POUR RÉDUIRE LE

L’ÉQUIPE AIT NOUVEL ARRIVANT STRESS DU NOUVEL
BIEN LE TEMPS DANS DE BONNES ARRIVANT
DE SE PRÉPARER
CONDITIONS
14
SINCE 2017.
ÊTRE ACCUEILLANT.
L’arrivée : sans sur-jouer (évidemment) il faut se montrer très accueillant, souhaiter la
bienvenue, mettre à l’aise tout de suite.
L’IDÉAL EST ENSUITE DE PRÉSENTER DIRECTEMENT LES ÉQUIPES, ET EN PROFITER

POUR FAIRE LA VISITE DES BUREAUX.
Ça permet d’éviter le sentiment de gêne si les personnes se croisent sans se connaitre

(valable pour les entreprises de 100 personnes maximum). Bien présenter qui fait quoi,
qui travaille avec qui, comment les personnes vont ou non être amenées à collaborer…
ÊTRE ACCUEILLANT
SOUHAITER LA BIENVENUE
METTRE À L’AISE
15
SINCE 2017.
LES OUTILS INDISPENSABLES.
Hyper important.
UN OUTIL À NE PAS NÉGLIGER C’EST L’ORGANIGRAMME.
Il permet de visualiser simplement l’arborescence de

l’entreprise et comprendre l’organisation globale.
Ensuite, on montre les outils à dispo, on donne les accès à

tous les logiciels de base etc, et surtout il est très important
d’expliquer. Tout le monde n’a pas utilisé Slack, Notion ou
Gmail auparavant, ni même eu un Mac entre les mains.
DONC BIEN PRENDRE LE TEMPS ET METTRE À L’AISE EN

ÉTANT LE PLUS PÉDAGOGUE POSSIBLE.
Aussi, si vous avez plusieurs outils, le mieux est d’expliquer

les différents usages, et pourquoi privilégier celui-ci plutôt
qu’un autre. On peut aussi prévoir un guide d’utilisation
(créé par votre Office Manager) qui rappelle et explique les
différents supports et outils.
PRENDRE LE TEMPS = ÊTRE PÉDAGOGUE
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SINCE 2017.
PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE.
CRÉER UN SUPPORT QUI EXPLIQUE TOUT.
La nouvelle recrue est certes bien renseignée sur l’entreprise, mais elle n’en
fait pas encore tout a fait partie, donc il lui manque certaines infos. Pour ça,
je recommande vivement de créer un support (une présentation Gslides c’est
parfait) qui explique TOUT.
ÇA PEUT CONTENIR DES INFOS CLASSIQUES :
DATE DE CRÉATION DE L’ENTREPRISE
LES DIFFÉRENTS ACTIONNAIRES
L’ORGANIGRAMME
LES PROCESS
LES RÈGLES DE BASE
...
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SINCE 2017.
ET Y INTÉGRER TOUT CE QUI CONCERNE
NOTRE CULTURE D’ENTREPRISE
POUR FAVORISER
LA TRANSMISSION ET L’ADHÉSION.
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SINCE 2017.
NE PAS NÉGLIGER SA CULTURE D’ENTREPRISE.
Et on peut, non mieux, on doit intégrer tout ce qui concerne
notre culture d’entreprise pour favoriser la transmission et
l’adhésion.
COMMUNIQUER SA RAISON D’ÊTRE EXPLIQUER ET ILLUSTRER LES VALEURS
FAIRE RAYONNER
LA CULTURE DES ENTREPRISES.
WE ARE CULTURE DESIGNERS.
DÉFINIR L’IDENTITÉ DE L’ENTREPRISE DÉTAILLER LES RITUELS
(le ton, le visuel, la manière de communiquer…) qui rythment la vie de l’entreprise et des
équipes
Ce document peut bien entendu être envoyé par la suite aux nouveaux, qui peut leur
servir en cas de doute ou de recherche d’informations.
19
SINCE 2017.
« PARTAGER VOTRE CULTURE
D’ENTREPRISE VA FAVORISER
L’INTÉGRATION. »
20
SINCE 2017.
1 TO 1
BRISER LA GLACE,
FACILITER LES ÉCHANGES .
Après débute le festival des 1 to 1.
L’idée est que le nouvel arrivant

puisse rencontrer tout le monde,
chaque équipe.
Ça permet de comprendre qui est

qui, qui fait quoi, qui est passionné
par quoi, de briser la glace, et
DONNER DU TEMPS.
faciliter tous les futurs échanges.
Il est aussi important de laisser des plages
On essaie de ne pas rendre trop de temps pour que la personne puisse se
“formels” ces moments pour laisser poser, lire, se renseigner et digérer la quantité
libre court à la créativité de chacun. d’informations qui lui sont transmises.
C’est le moment d’expliquer d’où La clé pour ne pas crouler sous les infos, et
l’on vient, ce qu’on fait dans la boite donc passer à côté de choses essentielles.
ou ce qu’on va y faire, de quelle
façon on va travailler ensemble, Il faut aussi que la personne se sente à
quelles sont les passions de chacun l’aise pour poser des questions, ça peut être
etc. Ce sont des moments hyper intéressant de nommer un parrain ou une
précieux, tant pour les nouveaux marraine pour ça, et bien entendu éviter tout
que pour l’équipe déjà en place. lien de subordination entre ces deux personnes
pour que la dialogue soit le plus simple possible.
21
SINCE 2017.
INTÉGRER JUSQU’AU MOINDRE DÉTAIL.
J’aime aussi prévoir le premier jour un

shooting photo. Ca permet d’harmoniser
les supports (Gmail, Slack etc) et surtout
de pouvoir s’identifier rapidement. La
photo peut également servir pour les
annonces sur les réseaux sociaux et
notamment LinkedIn.
C’est hyper intéressant de voir comment

le nouveau collaborateur peut se
présenter à l’extérieur et de voir la
résonance que ça peut avoir.
« HARMONISER POUR CRÉER

LE SENTIMENT D’APPARTENANCE. »
22
SINCE 2017.
L’EXPLICATION DU POSTE.
RENTRER DANS LE VIF DU SUJET.
Ensuite, une fois que l’intégration globale est faite,

il est important de rentrer dans le vif du sujet, et
le poste en lui même. Ça permet tout de suite à
l’arrivant de comprendre, de s’intégrer et de ne
perdre aucune minute dans ce nouveau challenge
(souvent très attendu). Alors il faut là aussi bien
la préparer. Savoir qui va s’en occuper, quel est le
programme, quels sont les outils nécessaires, bien
cadrer. Le vocabulaire qu’on utilise si facilement
au quotidien en interne n’est pas forcément
rapidement compréhensible par tous par exemple.
ÊTRE CLAIR SUR LES OBJECTIFS

ET LES ATTENTES.
L’objectif est de former la nouvelle recrue en étant

clair sur les attentes, les objectifs et la temporalité.
N’hésitez pas à aborder tous les sujets, il ne faut
créer aucun tabou, ni aucune zone d’ombre, c’est
l’ennemi juré en onboarding. Soyez clair, précis et
concis.
SOYEZ CLAIR, PRÉCIS ET CONCIS.
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SINCE 2017.
« AUCUN TABOU, AUCUNE ZONE
D’OMBRE POUR UN ONBOARDING
RÉUSSI.»
24
SINCE 2017.
POINTSCLÉS
PARTIE 2.
À RETENIR !
INTÉGRER IMMÉDIATEMENT
• Présenter le nouveau collaborateur à toute l’équipe.
• Simplifier en montrant l’organigramme
• Donner accès à tous les outils nécessaires
LA CULTURE D’ENTREPRISE
EST LE MEILLEUR ATOUT
• Partager la culture d’entreprise
• Présenter la raison d’être et les valeurs
• Communiquer sur l’identité
• Détailler les rituels
L’EXPLICATION DU POSTE
• Être clair sur les attentes et objectifs
• Former de manière claire et précise
25
SINCE 2017.
PARTIE 3
L’ONBOARDING.
APRÈS L’ARRIVÉE D’UN COLLABORATEUR.
Evidemment, il faut garder en tête que l’onboarding

ce n’est pas qu’une semaine, c’est des semaines et
des mois entiers, il faut l’entretenir et préserver la
flamme des débuts. L’équipe RH peut avoir des points
réguliers avec le nouvel arrivant, le parrain ou la
marraine aussi de manière informelle, ça aide à repérer
les signaux faibles, sans oublier le manager. L’objectif
est d’aborder un cadre qui offre un côté rassurant.
OFFRIR UN CADRE RASSURANT

ET UN SENTIMENT DE CONFIANCE.
LE RAPPORT D’ÉTONNEMENT.
Ce que j’ai aimé mettre en place chez Kymono, c’est
le rapport d’étonnement, il permet de prendre la
température, par écrit sur le premier mois et de
comprendre l’adaptation de la personne et permet
potentiellement d’améliorer certaines choses. C’est
un exercice complexe, et tous les collaborateurs ne
le comprennent pas de la même façon, mais là aussi
l’interprétation est intéressante à prendre en compte.
26
SINCE 2017.
« LE RAPPORT D’ÉTONNEMENT
PERMET D’AMÉLIORER SON
ONBOARDING AU QUOTIDIEN.»
27
SINCE 2017.
POINTSCLÉS
PARTIE 3.
À RETENIR !
L’ONDOARDING (PRESQUE CONTINU)
• L’onboarding ne dure pas qu’une semaine mais plusieurs mois
• Entretenir et faire des points réguliers avec le nouvel arrivant
• Offrir un cadre rassurant et un sentiment de confiance
LE RAPPORT D’ÉTONNEMENT
• Mettre en place un rapport d’étonnement du premier mois
• Comprendre l’adaptation du nouveau collaborateur
• Améliorer l’onboarding en continu
28
SINCE 2017.
PRÊTS ? Vous avez maintenant toutes les cartes en main
pour bien onboarder vos futures recrues. C’est un
élément indispensable qui va vous permettre de
À VOUS DE JOUER.
préserver votre culture d’entreprise et de vous

prémunir contre les recrutements qui peuvent
devenir toxiques, et motiver le reste de l’équipe
en ayant des personnes motivées et ambitieuses
qui vont créer un environnement stimulant.
UN ONBOARDING RÉUSSI PERMET DE PRÉSERVER LA CULTURE DE VOTRE

BOITE.
ALORS GAME ON.
Et si vous souhaitez approfondir ces sujets, travailler ou formaliser votre

culture d’entreprise, vous pouvez me contacter directement par mail :
capucine@kymono.co
29
SINCE 2017.
CHIFFRES CLÉS. ANNEXES
17h
= temps moyen
1 salarié sur 2
songe à rompre sa période d’essai.
passé par les RH
12%
sur un onboarding.
Un onboarding performant
permet d’augmenter la
rétention des talents de seulement des salariés sont
satisfaits de l’onboarding de
82%. leur employeur.
65%
58% des salariés ayant reçu un
bon onboarding sont toujours dans
l’entreprise 3 ans plus tard.
des entreprises ne possèdent

Selon une étude de la Society for Human
pas de parcours d’onboarding.
Resource Management (SHRM), les
entreprises qui ont mis en place un
45%
processus d’onboarding efficace ont vu
des démissions ont
leur productivité augmenter de
lieu au cours de la
70%.
1ère année.
30
SINCE 2017.
WE ARE
CULTURE DESIGNERS
SINCE 2017.
KYMONO.CO

Kymono - Livre-Blanc-Onboarding

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COMMENT CONSTRUIRE UN PROCESSUS

TOUT SAVOIR SUR L’ONBOARDING.

Quelques mots d’introduction. Après l’arrivée du collaborateur.

Avant l’arrivée du collaborateur. Les chiffres clés.

Capucine est chez Kymono

D’abord bras droit du CEO, puis

Chez Kymono, elle met en place

WE ARE CULTURE DESIGNERS.

Nous avons été créé en 2017.

on n’a pas deux fois

Plein de termes qui définissent la période pendant

laquelle on intègre une nouvelle recrue.

Débuter une nouvelle aventure professionnelle

Alors, en tant qu’entreprise, on se doit de simplifier l’arrivée et la rendre la plus fluide,

Et croyez-moi, ça se voit sur la durée.

PREMIER AVANT L’ARRIVÉE APRÈS

J’ai l’intime conviction que l’onboarding commence lors du

MONTRER QU’IL EST ATTENDU.

Une fois le candidat validé et choisi, il est hyper

Afin de lui montrer qu’il est attendu, mais aussi de ne

ENVOYER UN MAIL L’INVITER AUX DIFFÉRENTS

de temps en temps pour prendre ÉVÉNEMENTS D’ÉQUIPE :

des nouvelles et en donner : objectifs séminaires, teambuildings, soirées…

ÉCRIRE UN TEXTO ENVOYER UNE CARTE POSTALE

de temps en temps (selon les profils, (à l’image de l’entreprise) avec un mot en

ENVOYER UN WELCOME PACK

chez le collaborateur avant son

Exemple d’un welcome pack chez Kymono.

TOUT LE MATÉRIEL EST PRÊT ET FONCTIONNEL ...

INFORMER LES ÉQUIPES.

THE CHECK LIST.

CARTE TICKET RESTAURANT

INFORMER LES ÉQUIPES

CHEZ KYMONO, C’EST QUELQUE CHOSE

une semaine avant l’arrivée, qui donne

dans le week end en disant qu’on a hâte de

Et le jour de l’arrivée, on remarque tout de suite que la personne est un

Avoir une longueur d’avance, ça aide vraiment.

ANTICIPER = ONBOARDING RÉUSSI

ÊTRE PRÊTS AVANT L’ARRIVÉE

PARTIE 1 = ONBOARDING RÉUSSI

Le mieux est toujours de prévoir une heure

L’ARRIVÉE DU COLLABORATEUR. Ça laisse le temps à la personne de se préparer

Et ça laisse aussi le temps à toutes les

PRÉVOIR UN TEMPS CONFORTABLE POUR L’ARRIVÉE :

POUR QUE POUR RECEVOIR LE POUR RÉDUIRE LE

L’IDÉAL EST ENSUITE DE PRÉSENTER DIRECTEMENT LES ÉQUIPES, ET EN PROFITER

Ça permet d’éviter le sentiment de gêne si les personnes se croisent sans se connaitre

Il permet de visualiser simplement l’arborescence de

Ensuite, on montre les outils à dispo, on donne les accès à

DONC BIEN PRENDRE LE TEMPS ET METTRE À L’AISE EN

Aussi, si vous avez plusieurs outils, le mieux est d’expliquer

PRENDRE LE TEMPS = ÊTRE PÉDAGOGUE

ÇA PEUT CONTENIR DES INFOS CLASSIQUES :

DATE DE CRÉATION DE L’ENTREPRISE

LES DIFFÉRENTS ACTIONNAIRES

LES RÈGLES DE BASE

COMMUNIQUER SA RAISON D’ÊTRE EXPLIQUER ET ILLUSTRER LES VALEURS

DÉFINIR L’IDENTITÉ DE L’ENTREPRISE DÉTAILLER LES RITUELS

Après débute le festival des 1 to 1.

L’idée est que le nouvel arrivant

Ça permet de comprendre qui est

J’aime aussi prévoir le premier jour un