FICHE TECHNIQUE

Compta LA CLOTURE ANNUELLE

Cette fiche technique décrit de façon très complète la procédure de clôture annuelle de la comptabilité Sage.

Plan de la procédure
A – OPERATIONS DE MAINTENANCE Pour un meilleur suivi, vous
Avant de lancer les éditions à archiver, vous devrez exécuter pourrez cocher les opérations
différents contrôles par le menu MAINTENANCE. au fur et à mesure
Voici l’ordre des étapes à suivre :

1. Vérifier qu’il ne reste pas de lots d’écritures à enregistrer 1

2. Vérifier qu’il ne reste pas d’écritures en ATTENTE 2
3. Vérifier les écritures de la comptabilité GENERALE et MULTI-ANALYTIQUE 3
4. Recalculer des cumuls 4
5. Exécuter une vérification périodique 5
6. Lancer le LETTRAGE des comptes collectifs
6
7. Editer le justificatif des comptes TIERS
8. Editer le rapprochement bancaire 7
8
Vous pourrez ensuite procéder aux éditions de l’année.

B - EDITIONS
La liste des documents A CONSERVER : 1
1. La balance générale 2
2. Les balances tiers CLIENTS et FOURNISSEURS 3
3. Le grand-livre général
4
4. Les grands-livres tiers CLIENTS et FOURNISSEURS
5. Les journaux 5
6. Les journaux centralisateurs 6
7. Les balances analytiques 7
8. Le grand-livre analytique 8

C - SAUVEGARDES
Puis il faudra faire plusieurs sauvegardes sur des supports différents
en dehors des sauvegardes journalières.

D – CLOTURE ET VERIFICATIONS
Enfin, vous lancerez la clôture des états financiers Aplon si vous les utilisez
Puis en compta de l’exercice comptable en cours.

Remarque : cette clôture est indépendante de celle de la gestion des IMMOBILISATIONS.

F- LECTURE DES A NOUVEAUX DANS SAGE L500

Consultation des comptes
Edition du grand livre

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 1/16

A - OPERATIONS DE MAINTENANCE

1) Pour les utilisateurs de LOTS, n’oubliez pas d’enregistrer ces écritures en allant dans
SAISIE/ENREGISTRER LES LOTS.

2) Ne laissez pas d’écritures en ATTENTE : pour cela allez dans Saisie/Saisie par journal et vérifiez
qu’il ne s’affiche pas d’écritures.
Si vous utilisez les écritures temporaires, vous devez épurer celles de l’exercice à clôturer.

3) La vérification des écritures générales

Sélectionnez le menu : Fichier/Maintenance/Vérifier les écritures/Comptabilité générale

Cliquez sur OK et cochez la case « imprimer dans un fichier », puis faites OK.

Nous avons choisi l’option Imprimer dans un fichier (le compte rendu de la vérification est
généré sous forme de fichier sur le disque dur) mais vous pouvez aussi choisir :

- Aperçu (l’édition se fait à l’écran) Le nombre de pages peut être conséquent.

- ou OK (l’édition se fait sur papier)

Renseignez IMP pour le nom du fichier et Cliquez sur ENREGISTRER

Si cette question apparaît,

répondez OUI :

Faites OK au message «vos tables sont correctes ».

Le traitement terminé, relancez la même procédure pour le MULTI-ANALYTIQUE, si vous faîtes de

l’analytique.

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 2/16

La vérification des écritures analytiques :
Sélectionnez le menu : Fichier/Maintenance/Vérifier les écritures/Multi analytique

Traitement à faire pour chaque AXE

(Secteur/Gestion/Nature)

4) Vérification des cumuls

Sélectionnez le menu : Fichier/Maintenance/Recalculer les cumuls

Cliquez sur OK
puis cocher la case
« imprimer dans un
fichier » puis faites OK.

Renseignez IMP pour le nom du fichier et Cliquez sur ENREGISTRER

Si cette question apparaît,

répondez OUI :

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 3/16

5) Contrôle des données comptables
Sélectionnez le menu Fichier/Maintenance/Vérification périodique

Faites OK.

La fin du traitement, il est IMPERATIF

que les tables soient correctes.

Dans le cas contraire, procédez aux corrections. Si cela concerne l’analytique, lancez le traitement
« COMPARER LES CUMULS » ci-dessous. Par contre, en ce qui concerne la comptabilité générale MERCI de
nous contacter.

Corrections analytiques

Sélectionnez le menu Fichier/Maintenance/Comparer les cumuls

Sélectionnez le MOIS et l’AXE en erreur et cliquez sur le bouton AFFICHER. Il faut cliquer une première fois
sur OK (ECRAN de correction) afin de corriger les anomalies. Puis faites OK en bas de la fenêtre avant de
passer à un autre mois ou avant de sortir.

Ensuite, Il sera nécessaire de relancer le traitement « RECALCULER LES CUMULS » et « LA VERIFICATION

PERIODIQUE ».

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 4/16

6) Le lettrage des comptes

Sélectionnez le menu : Saisie/Lettrage/Lettrage automatique

Il faut lancer le lettrage en 3 fois, pour les comptes soldés, puis les écritures soldées puis par montant.

Pour vérifier le lettrage (au besoin compléter par un LETTRAGE MANUEL), vous pouvez éditer le justificatif
des soldes par comptes collectifs :

7) Contrôle du lettrage
Sélectionnez le menu : Exploitation/Auxiliaire/Justificatif des soldes

A lancer pour chaque compte collectif :

8) Editer le rapprochement bancaire de fin d’exercice à archiver

Sélectionnez le menu Saisie/Rapprochement bancaire/Etat de rapprochement

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 5/16

 LAISSER LA CASE « DEVISE » VIERGE.

B – EDITIONS

Avant de faire des impressions papier, toutes les éditions qui suivent pourront être
préalablement réalisées en format pdf (acrobat reader) afin de les contrôler. Vous pouvez pour
cela utiliser (ou créer si ce n’est pas déjà fait) une imprimante virtuelle qui au lieu d’imprimer
sur papier génèrera un fichier pdf (sur internet télécharger et installer Pdf creator ou DoPdf ou
tout autre utilitaire de ce type –opération extrêmement simple et sans risque).

1) La balance générale aux dates de l’exercice comptable.

Sélectionnez le menu : Exploitation/Générale/Balance générale

Cliquez sur OK et imprimez le document.

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 6/16

Attention, vérifiez que le solde cumulé sur la ligne total général soit à 0.
Dans le cas contraire, veuillez nous contacter.

2) Les balances TIERS pour chaque compte collectif.

Sélectionnez le menu Exploitation/Générale/Balance générale

Choisir CLIENTS Puis FOURNISSEURS.

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 7/16

Le solde cumulé doit correspondre à celui de la balance générale.

3) Le grand-livre général avec le cumul des comptes collectifs

Sélectionnez le menu Exploitation/Générale/Grand-livre
Indiquez les paramètres suivants :

Surtout ne pas cocher Regroupement analytique

Le solde doit être à 0 et les totaux égaux aux totaux cumulés de la balance.

4) Les grands-livres tiers par les comptes collectifs

Sélectionnez le menu Exploitation/Générale/Grand-livre

Sélectionnez la case édition auxiliaire et le compte collectif.

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 8/16

Le solde doit correspondre au total sur la balance pour le compte collectif édité.

5) Les journaux standards AVEC ou SANS le détail analytique

Sélectionnez le menu Exploitation/Générale/Journaux/Journal standard

Les 2 colonnes du récapitulatif (dernière page) doivent avoir le même solde et le montant doit être
identique aux totaux « période » de la balance générale.

6) Les journaux centralisateurs

Sélectionnez le menu Exploitation/Générale/Journaux/Journal centralisateur

Vous pouvez faire un tri soit par PERIODE ou par JOURNAL

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 9/16

Les 2 colonnes doivent avoir le même solde et les montants doivent être égaux aux totaux cumulés de la
balance générale.

UNIQUEMENT EN CAS D’EXPLOITATION ANALYTIQUE :

7) Les balances analytiques par AXE si nécessaire

Sélectionnez le menu Exploitation/Analytique/Balance/Par centre

Sélectionnez les paramètres adéquats selon votre organisation analytique.

Le solde doit correspondre au résultat de l’exercice sinon cela signifie que toutes les écritures ne sont pas
ventilées en comptabilité ANALYTIQUE.
GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 10/16
8) Le grand-livre analytique
Sélectionnez le menu Exploitation/Analytique/Grand-livre

Le solde doit correspondre au résultat de l’exercice sinon cela signifie que toutes les écritures ne sont pas
ventilées en comptabilité ANALYTIQUE.

C – SAUVEGARDES
LES SAUVEGARDES sont une phase importante de la clôture.

Il est vivement conseillé de faire

- une sauvegarde sur un support (Cd, ZIP, DAT, Clé, etc.)
- puis une autre sur le disque dur du SERVEUR ou poste CLIENT.
Tous les utilisateurs doivent être sortis de la comptabilité.

Sélectionnez le menu APLON Fichier/Sauvegarde

Sélectionner la ligne COMPTABILITE et faire OK

La taille du fichier doit être à zéro.

Faites OK puis répondrez OUI à la

question suivante :

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 11/16

Puis enregistrer votre fichier :

1- Choisir le dossier où sera stockée la sauvegarde.

2- Indiquez un nom de fichier (SANS point).

3- Cliquez sur Enregistrer..

 Répétez l’opération identique sur un support différent.

D – CLOTURE ET VERIFICATIONS

Désormais, vous pouvez lancer la clôture … ou plutôt les clôtures car si vous utilisez les états financiers
d’Aplon pour imprimer le compte de résultat et le bilan, il existe une clôture de ces états, et elle doit être
opérée de préférence, avant celle de la comptabilité.

1/ La clôture des états dans le logiciel Etats (pour ceux qui l’utilisent) :

Sélectionnez le menu Etats financiers/Clôture

Sélectionnez le bilan et le compte de résultat de l’exercice et cliquez sur valider. (cf. :Documentation ETATS
chapitre clôture des états)

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 12/16

2/ La clôture de la comptabilité SAGE :

Personne ne doit utiliser la base pendant la clôture.

Sélectionner le menu Clôtures/Effectuer un arrêté annuel définitif

Cliquez sur le bouton « Clôture » et vérifiez les dates de l’exercice en cours et du nouvel exercice.
Saisissez le compte de résultat correspondant au résultat de l’exercice (120000000000 BENEFICE ou
129000000000 PERTE) et le journal pour les à nouveaux.
Cliquez sur Ok puis sur OUI pour confirmer.

Vérifiez que les 12 nouveaux MOIS ont le statut OUVERT et valider par OK.

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 13/16

Nous vous rappelons que malgré la clôture faîte, vous pourrez toujours consulter ou éditer le détail des
écritures des exercices clos. Nous vous conseillons de ne laisser ouvert que 2 exercices. Il sera nécessaire à
un moment de réaliser un compactage des exercices antérieurs. Ce traitement demande une intervention
d’APLON (prendre contact avec centre régional).

Les 2 derniers exercices s’affichent.

Faire OK

Il reste à faire la vérification des à nouveaux.

Vérification de la clôture et des à nouveaux

Sélectionnez le menu Saisie/Modifier les à nouveaux

NE RIEN TOUCHER, CLIQUER UNIQUEMENT SUR LE BOUTON « IMPRIMER » et comparer cette édition
avec la balance générale de l’exercice clôturé, des comptes de classes 1 à 5. Il sera nécessaire de totaliser
le détail des comptes tiers pour trouver le solde des comptes collectifs.

Si vous retrouvez les mêmes soldes alors la clôture est correcte. Dans le cas contraire, merci de nous
contacter afin de résoudre le problème. Ce traitement est de votre responsabilité.

F- LECTURE DES A NOUVEAUX DANS SAGE L500

Dans la comptabilité Sage ligne 500, les à nouveaux ne se matérialisent pas sous forme d'écritures, même si vous
avez pu imprimer le journal des à nouveaux dans l’option décrite page précédente.

Comme l’à nouveau n'est pas généré sous forme d'écriture, il ne va pas s’afficher avec les écritures dans la
consultation des comptes et dans l’impression du grand livre mais dans une zone à part baptisée
- Solde début de période (en consultation des comptes Expert)
- ou Solde initial (en consultation des comptes Simplifiée),
- ou Solde exercice précédent (dans le grand livre).

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 14/16

  Exemples de consultation Exercice en cours 09/2008 à 08/2009

Solde début de période (au 01/09/2008) = à nouveau 

Débit : total des mouvements au débit de la période de consultation (du 01/09/2008 au 31/08/2009)
Crédit : total des mouvements au débit de la période de consultation (du 01/09/2008 au 31/08/2009)
Solde (de la période consultée à partir de total débit et crédit)
Solde fin de période (au 31/08/2009) = Solde début de période + débit et crédit période

 Cet à nouveau n'est significatif que si l'on se place dans l'exercice en cours pour lequel il est rattaché. Ici à
nouveau au 01/09/2008.

Comme le programme conserve l'historique des écritures des exercices clôturés, vous pouvez consulter en détail les
écritures des exercices antérieurs en changeant les dates de consultation. Mais le programme ne sera pas en mesure
d’afficher l’à nouveau des années antérieures car il stocke en mémoire seulement l'à nouveau du dernier exercice
clôturé.
Dès lors que vous demanderez une consultation hors dates en cours, le programme indiquera Non significatif à la
place du solde début de période.

Exemple de consultation en demandant les écritures de l'exercice précédent clos :

Ici, le programme mentionne "Non significatif" dans les soldes début et fin de période. Seules les totalisations des
écritures affichées se calculent. Le solde des écritures ne constitue pas le solde du compte.
GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 15/16
Si on demande de consulter tout l'historique, c'est à dire depuis la date à laquelle le dossier a été créé dans Sage
- le dossier a pu commencer par une saisie des à nouveaux dans un journal,
- le dossier a été récupéré par un transfert Progress
- ou le compte n’a pas d’à nouveau.

Le solde des écritures sera juste. En effet, l'à nouveau saisi ou récupéré de Progress ou à zéro auquel on cumule
toutes les écritures jusqu'à la date d'en cours constitue bien le solde final du compte.

A l’impression du grand livre, le solde exercice précédent se positionne en haut à droite du compte :

GESTION 01/04/2009 La clôture annuelle dans Sage Page 16/16