PROCEDURE DES FORMALITES DOUANIERES DANS LE GUCE

A. Import-prévision d’escale et manifeste pour tous trafics

Etape 1 : Escale du navire

On constate l’arrivée du navire dans le GUCE avec toutes les informations nécessaires et
consultable par tous les utilisateurs.

Etape 2 : Procédure du manifeste

1. Dépôt du manifeste
L’agent consignataire introduit le manisfeste des cargaisons dans le GUCE. Après validation,
il est transmis automatiquement dans le système SYDONIA World. Après la validation de son
intégration dans SYDONIA World, il est transmis à toutes les structures citées ci –dessous :
- Port Autonome de Lomé (PAL)
- Conseil National des Chargeurs du Togo (CNCT)
- Manutentionnaires
- Antaser
- Chambres de Commerce et d’Industrie du Togo (CCIT)
- Direction des Affaires Maritimes
- Conseils Nigériens des Utilisateurs de Transports Publics (CNUT)
- Entrepôts Maliens du Togo (EMATO)
- Unités Mixte de Contrôle Conteneurs (UMCC)
- Conseil Burkinabé des Chargeurs (CBC)
Aucun besoin d’imprimer une version papier du manifeste.
Un DFU est créé par B/L.
2. Amendement du manifeste
S’il est nécessaire de faire un amendement (modification d’un B/L), il se fait par l’agent
consignataire dans le GUCE par un courrier adressé à la Douane avec les pièces justificatives,
scannées et chargées dans le GUCE. L’amendement sera soumis à l’accord de la Douane et
qui mettre à jour SYDONIA World.
Un amendement doit être fait après le dépôt du manisfeste.
S’il s’agit d’un changement de régime douanier (mise à disposition au lieu de transit par
exemple), le CAD peut se rendre directement au bureau des opérations douanières de Lomé
Port et la Douane effectuera l’amendement dans le GUCE et SYDONIA World.

B. Import-Conteneur, vrac et conventionnel

Etape 1 : Bon à Délivrer (BAD)

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Le CAD procède à l’échange du B/L original avec l’agent consignataire et paye la facture du
consignataire, qui donne le bon BAD dans le GUCE et émet sa facture à 0.
Cette étape peut être réalisée dès le dépôt du manifeste par le consignataire, avant même le
déchargement.
Pour les conteneurs, le CAD doit infirmer le consignataire du mode de livraison et le
consignataire doit modifier le BAD en cas de changement.

Etape 4 : Déchargement
La manutention confirme le déchargement dans le GUCE au fur et à mesure à travers le Vu A
Quai (VAQ) et est consultable par les parties prenantes : Douane, CAD et Consignataire.
Le manutentionnaire saisit à la fin des opérations de déchargement et le GUCE génère l’état
des différences au déchargement, consultable par la Douane, le Consignataire et le
manutentionnaire. Le consignataire effectue ensuite les amendements au manifeste tel
qu’expliqué à l’Etape 2 : 2.

Etape 5 : Déclaration en douane, transfert en M.A.D ou D.S.O/BEP

1. Déclaration en douane
Le CAD effectue sa déclaration en douane dans SYDONIA World. Après validation elle est
transmise au GUCE.
Après examen de la Douane, la déclaration est liquidée et les informations de la liquidation
sont transmises au GUCE qui transmet ces informations aux structures émettrices qui sont
alors en mesure d’émettre la facture.
2. Demande de sortie (DSO) ou Bon d’Enlèvement Provisoire (BEP)
C’est une procédure utilisée pour les cas divers : conteneur réfrigérés, marchandises
dangereuses ou exonérations longue à obtenir et n’est pas recommandé pour les cas
exceptionnels.
Elle est faite par courrier adressé au Chef Division des Opérations Douanières de Lomé Port.
Une déclaration de type DS5 doit être ensuite saisie
En cas d’acceptation et de liquidation de la DS5 par la Douane, la DSO est saisie dans le
GUCE. Seules les factures du PAL et du manifeste sont exigées à ce stade. La DSO doit
ensuite être régularisée par une déclaration en bonne et due forme.

Etape 6 : Emission des Factures et paiement du Document de Frais Unique

(DFU)

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Une fois toutes les factures prêtes, le DFU prend le statut « émis » et une notification est
envoyée par mail au CAD avec un fichier récapitulant les factures à payer et qui paie le DFU
dans la banque de son choix.
Après paiement et confirmation de SYDONIA World, le DFU prend le statut « OK ».

Etape 7 : Désignation du transporteur – Bon à Charger Transporteur (BACT)

Le CAD donne les informations du transporteur dans le GUCE. Dans le cas de vrac, il n’est
nécessaire de désigner qu’un seul camion même si beaucoup d’autres sont utilisés.
Après la désignation du transporteur, la marchandise obtient l’autorisation de sortie (Bon A
Sortir BAS dans le cas étape 6 1., transfert accordé ou sortie dans le cas 2. Et 3.) sous réserve
que le DFU a pris le statut « OK ».
En cas de modification de transporteur, cela doit se faire avant l’entrée du camion au Port.

Etape 8 : Dépotage et sortie du Port

Dans le cas d’une sortie du conteneur plein, l’immatriculation du camion à l’entrée est
contrôlée par les agents du PAL et/ou du manutentionnaire. Le manutentionnaire vérifie
également l’autorisation de sortie, livre la marchandise et effectue le Constat d’Enlèvement
(CEN) qui le décharge de sa responsabilité vis-à-vis de la marchandise. Le CEN suspend la
génération de facture du consignataire (surestarie).
Dans le cas d’un dépotage de conteneur dans l’enceinte portuaire (TP3 ou CFS), le
manutentionnaire effectue les mêmes vérifications puis livre le conteneur sur l’aire de
dépotage et effectue le CEN. La Douane assiste ensuite au dépotage et effectue le constat de
dépotage dans le GUCE.
La Douane peut avoir sélectionné la marchandise pour une visite physique. La marchandise
apparaît alors en rouge dans le GUCE. La marchandise doit donc être acheminée vers l’aire de
visite. Après visite, l’inspecteur en charge du dossier validera l’accomplissement de la visite
dans le GUCE et la marchandise apparaîtra ensuite en vert.
Aux portes, les agents de la Douane et du PAL vérifient dans le GUCE si une visite a été
demandée et non effectuée, le CEN, l’immatriculation du camion et l’autorisation de la sortie.

C. Import – Véhicules neufs

Les véhicules neufs suivent les étapes 1 et 2 décrites en A et les étapes 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
et 11 si applicable décrites en B.

D. Import – Véhicules d’occasion

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Ils suivent d’abord les étapes 1 et 2 décrites en A.

Etape 3 : Transfert vers les parcs

Le gestionnaire du parc ou son CAD transmet au consignataire la liste des véhicules qui
doivent rejoindre son parc pour le compte des importateurs qu’il représente.
Le consignataire charge alors dans le GUCE le fichier dit Demande de Transfert Import (DTI)
pour déclencher les demandes de transfert.
En Parallèle, le CAD du parc fait les déclarations de type DS7 dans SYDONIA World sur les
mêmes véhicules.
Les véhicules n’ayant pas fait l’objet de transfert sont au bout de 48h transférés aux parcs
PVO et ARA.

Etape 4 : Paiement du DFU par le gestionnaire de parc

Le PAL émet sa facture et la transmet au GUCE.
Le manutentionnaire bord émet avec montant 0 sa facture dans le GUCE après le paiement
des manutentionnaires par le Gestionnaire du parc.
Le DFU prend alors le statut « émis » et une notification est envoyée par mail au gestionnaire
de parc avec un fichier PDF joint récapitulant les factures à payer.
Le gestionnaire de parc paie le DFU dans une des banques de son choix. Le DFU prend le
statut « OK ». Le transfert du véhicule dans le parc est accordé.

Etape 5 : réception du véhicule dans le parc

Le transfert étant accordé, les véhicules sont autorisés à quitter le sous pont sous contrôle de
la Douane et du PAL qui vérifient l’autorisation de transfert dans le GUCE. Dès l’arrivée des
véhicules dans le parc, le gestionnaire de parc prend en charge le véhicule et transmet les
constats de Réception (CRE) au GUCE.

Etape 6 : Déclaration en Douane

Le CAD effectue sa déclaration en douane dans SYDONIA World. Après validation, elle est
transmise au GUCE.
Après examen par la Douane, la déclaration est liquidée et les informations de la liquidation
(inclut la facture reprenant le montant total des droits et taxes) sont transmises au GUCE, qui
le transmet à son tour aux structures émettrices pour l’émission de leur facture.

Etape 7 : Bon à Délivrer

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Le CAD procède à l’échange du B/L original avec l’agent consignataire et paye la facture du
consignataire, qui donne le bon BAD dans le GUCE et émet sa facture à 0.

Etape 8 : Emission des Factures et paiement du Document de Frais Unique

(DFU)
Le CAD doit se déplacer chez Antaser si le BESC n’a pas été régularisé à l’origine.
Une fois toutes les factures prêtes, le DFU prend le statut « émis » et une notification est
envoyée par mail au CAD avec un fichier PDF joint récapitulant les factures à payer. Le CAD
paie le DFU dans une des banques de son choix.
Apres paiement et confirmation de SYDONIA World, le DFU prend le statut de « OK » et le
véhicule obtient l’autorisation de sortie Bon A Sortir (BAS).

Etape 9 : Enlèvement et sortie du véhicule du parc

Le CAD se présente chez le gestionnaire de parc après avoir effectué toutes les formalités
pour le retrait du véhicule. Le gestionnaire de parc après vérification du BAS valide le
Constat d’Enlèvement (CEN) dans le GUCE.
La douane à la sortie du parc vérifie l’autorisation de sortie BAS.

E. Import – Véhicules en conteneurs

Les véhicules en conteneurs suivent les étapes 1 et 2 décrite en A et étapes 3 et 4 décrites en
B.
Etape 5 : Transfert au TP3 ou au CFS
Une demande de transfert doit être adressée au chef Division des Opérations Douanières de
Lomé Port et une déclaration de type DS7 doit être saisie ensuite.
Si la Douane accepte la demande et liquide la DS7, la Liste Prévisionnelle de dépotage (LPD)
doit ensuite être saisie dans le GUCE par le CAD vers le lieu de dépotage TP3 ou CFS. Il a le
choix de dégrouper ou non le B/L lors de la saisie de la LPD, comme expliqué en B. étape 5.
Par exemple si un conteneur contient plusieurs véhicules et effets personnels, il est
recommandé de segmenter les marchandises en dégroupant le B/L lors de la saisie de la LPD.

Etape 6 : Emission des factures et paiement du DFU

Le PAL émet sa facture et la transmet au GUCE.
Le CAD doit se déplacer chez le manutentionnaire et payer sa facture. Celui-ci émet sa
facture avec montant 0 dans le GUCE.
Seules les factures du PAL, du manutentionnaire et de la Douane scanner sont exigées à ce
stade.

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Une fois toutes les factures prêtes le DFU prend le statut « émis » et une notification est
envoyée par mail au CAD avec un fichier PDF joint récapitulant les factures à payer. Le CAD
paie le DFU dans une des banques de son choix.
Le conteneur obtient ensuite l’autorisation de transfert vers le TP3 ou CFS.

Etape 7 : Réception et dépotage

Le transfert étant accordé, le manutentionnaire transfère le conteneur au TP3 ou CFS. Le
conteneur peut être dépoté sous contrôle de la Douane. La Douane transmet les Constat de
Réception (CRE) et de dépotage (CDEP) dans le GUCE.

Etape 8 : transfert vers un parc ou déclaration en douane

1. Transfert vers un parc
Pour les véhicules devant être transféré vers un parc, le CAD se connecte au GUCE et saisit la
Demande de Transfert (DTI) pour déclencher le transfert.
A moins que la Douane ne s’y oppose, cette demande est accordée dans le GUCE après un
délai d’une heure. Le véhicule est alors transféré au par cet pris en charge par le gestionnaire
du parc. Il suit ensuite les étapes 5, 6, 8 et 9 en B. A noter que le PAL et le manutentionnaire
ont déjà été payés.
2. Déclaration en Douane
Dans le cas d’une déclaration directe ou pour les marchandises, il faut suivre les étapes 6.1, 7
et 9 décrites en B. A noter que le PAL et le manutentionnaire ont déjà été payés.

F. Export – Conteneur
Etape 1 : Escale du navire
L’Agent consignataire crée la prévision d’escale dans le GUCE avec toutes les informations
nécessaires sur le navire à l’import et met à jour l’offre de transport commerciale (OTC) à
l’export. Ces informations sont consultables par les autres utilisateurs.

Etape 2 : Confirmation de booking

L’agent consignataire transmet la confirmation de booking depuis son système ou la saisit
directement dans le GUCE ; elle fait suite à la réservation de place à bord du navire par le
CAD représentant le chargeur.

Etape 3 : Création de dossier

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Le CAD crée le dossier, renseigne son numéro de répertoire et l’associe à la confirmation de
booking. Le GUCE crée automatiquement le DFU avec la facture du manutentionnaire en pro
forma. Le CAD décrit les marchandises, renseigne le ou les références conteneurs, les
quantités et poids de la marchandise, le conditionnement, la nature ainsi que les informations
logistiques qui assureront la livraison sur le Terminal.
Le GUCE transmet ensuite l’avis de mise à quai vers le manutentionnaire, le CAD se déplace
vers ce dernier pour le paiement de sa facture.

Etape 4 : Déclaration en douane

Le CAD valide la déclaration EX1 ou EX3 dans SYDONIA World sur la référence dossier
(répertoire). Après validation, elle est transmise au GUCE.
Après examen par la Douane, la déclaration est liquidée et les informations de la liquidation
sont transmises au GUCE, ce qui inclut la facture reprenant le montant total des droits et
taxes. Les facture Douanes, PAL et SEGUCE sont automatiquement créées.

Etape 5 : réception de TC par le manutentionnaire

Le manutentionnaire reçoit l’avis d’arrivée des marchandises – informations booking et
description des marchandises. Le conteneur est acheminé jusqu’au terminal. Le
manutentionnaire prend en charge la marchandise et transmet le constat de réception (CRE).
Il est possible de réaliser l’étape 5 avant l’étape 4, sauf pour les marchandises issues de la
zone Franche. Le conteneur peut donc être transporté jusqu’au terminal avant que la
déclaration en douane se soit faite, du moment que le manutentionnaire a été réglé.

Etape 6 : Document de Frais Unique

Le GUCE envoie la demande de facturation au PAL. Le PAL émet sa facture dans le GUCE.
Une fois toutes les factures prêtes, le DFU prend le statut « émis » et une notification est
envoyée par mail au CAD avec un fichier PDF joint récapitulant les factures à payer. Le CAD
paie le DFU dans une des banques de son choix.
Après le paiement et confirmation de SYDONIA World, le DFU prend le statut « OK ». Le
Bon A Sortir (BAS) Export est envoyé au manutentionnaire et est disponible pour les acteurs.

Etape 7 : Chargement et départ du navire

Le manutentionnaire prépare le chargement du navire export, charge les conteneurs sur le
navire et transmet les constats de Vu A Bord (VAB) au GUCE. Le GUCE génère la liste des
marchandises VAB et des laissées à quai.
Le consignataire peut effectuer un changement de booking ou de navire pour traiter les
marchandises laissées à quai.

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 G. Transbordement
Les marchandises en transbordement suivent les étapes 1 et 2 décrites en A et l’étape 4
décrite en B. il est obligatoire d’annoncer les marchandises en transbordement dans le
manisfeste.
A noter qu’il est important de renseigner correctement les provenances (port d’origine et
dernier port de chargement) ainsi que les destinations (prochain port de déchargement)

Etape 4 : chargement
Le manutentionnaire confirme le chargement dans le GUCE au fur et à mesure à travers les
constats de U à Bord (VAB). Cette information peut être consultée par les parties prenantes.
Le GCE génère la liste des marchandises VAB.

Etape 5 : Vérification des VAB (Vu à Bord)

La douane récupère la liste des marchandises vue à bord dans le GUCE et l’exploite pour
s’assurer que toutes les marchandises annoncées en transbordement ont été réellement chargés
à bord d’un navire à l’export.