GENERALITES

La réalisation des projets et l'obtention des fonds d'investissements au Gabon, est le

fruit des fonds propres du gouvernement, des entreprises et des organisations
internationales. Ces derniers exigent souvent que les projets soient suivis de manière
rigoureuse afin de s'assurer que leurs fonds sont utilisés efficacement.
Les fonds de l’état Gabonais en partie sont utilisés pour financer une grande variété
d'infrastructures, notamment des routes, des ponts, des hôpitaux, des écoles, des
prisons, des aéroports et des ports. Ils peuvent également être utilisés pour
financer des services publics, tels que l'eau, l'électricité, les transports publics et
les déchets.
Bien que des contrats régissent la mise en œuvre des projets du gouvernement, de
futurs événements, anticipés ou non, et le comportement des parties qui gèrent les
contrats, peuvent entraîner des différences dans la valeur que les entreprises, les
sous-traitant, les prestataires tirent du financement des projets du gouvernement
comparativement à ce qui était prévu au moment de l'attribution du contrat.

De plus, le gouvernement gabonais n’est pas toujours satisfait non seulement des
résultats des projets mais aussi des méthodes standards utilisées, et demandent
plutôt des solutions globales adéquates pour assurer leurs bon suivi.

En effet, pour bien assurer la bonne gestion de contrat entre le gouvernement et les
entreprises, prestataires, sous-traitant, et autres il faut utiliser un système informatisé.

C'est dans ce sens que nous avons pris le temps pour la contribution d'un bon suivi
gestion des contrats.

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PROBLEMATIQUE
Le suivi des contrats est un processus complexe, qui implique de nombreuses parties
prenantes, notamment le gouvernement, les entreprises et les organisations
internationales. Le Gabon est un état en voie de développement, et rencontre
fréquemment des problèmes tels que :
 La perte de données: Les contrats sont souvent stockés sur papier ou dans
des fichiers électroniques non organisés. Cela peut entraîner la perte de
données, ce qui peut rendre difficile le suivi des échéances, des paiements et
d'autres informations importantes.

 L'inefficacité: Le suivi des contrats peut être un processus manuel et

chronophage. Cela peut entraîner des erreurs et des retards, ce qui peut coûter
cher aux parties prenantes.

 Le manque de visibilité: Le gouvernement peut avoir du mal à obtenir une vue

d'ensemble des contrats en cours. Cela peut rendre difficile la prise de décisions
éclairées.
 Le risque de non-conformité: Les entreprises peuvent être exposées à des
risques de non-conformité s'il n'y a pas de système de suivi des contrats
efficace. Cela peut entraîner des sanctions financières et des dommages à la
réputation de l'entreprise.
L’état Gabonais fait face à ces problèmes et nous observons des retards et le
phénomène des éléphants blancs, notamment au niveau des routes, des ponts,
des hôpitaux, des écoles, des prisons, des aéroports et des ports sans oublié
les services publics, tels que l'eau, l'électricité, les transports publics et les
déchets, etc…
Informatisé le suivi des contrats, dans l’administration gabonaise va automatiser de
nombreuses tâches manuelles, telles que la saisie des données, la génération de
rapports et la notification des échéances.
Ils peuvent également fournir une visibilité en temps réel des contrats en cours, ce
qui permet aux dirigeants gabonais de prendre des décisions éclairées.
C'est ainsi que le projet E-Gabon, visant à promouvoir le développement de
l'économie numérique au Gabon , dont le domaine d'intervention est centré sur
l'accessibilité à Internet, à renforcer les compétences numériques et à
encourager l'innovation technologique dans le pays met en place une <<
application de suivi de contrat dans l’administration gabonaise >>

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HYPOTHESE

L’application de suivi de contrats, mise en place par E-Gabon, est une application
de gestion de contrat, qui aide à gérer le cycle de vie des contrats. Elle est utilisée
pour créer, stocker, suivre et gérer les contrats. Cette applications sera utilisée par
les l’administration gabonaise.

L’application offre une variété de fonctionnalités, notamment :

 Création de contrats : l’application va aider à créer des contrats rapidement et

facilement.

 Stockage de contrats : l’application stocke vos contrats en toute sécurité dans

le Cloud. Vous pouvez y accéder depuis n'importe quel appareil.

 Suivi des échéances : l’application nous permet de suivre les échéances

importantes des contrats, telles que les dates de début, de fin et de paiement.

 Gestion des tâches : l’application gère les tâches liées aux contrats, telles que
la négociation, la signature et le suivi des performances.

 Gestion des versions : l’application gère les différentes versions de contrats.

Vous pouvez accéder aux versions précédentes des contrats afin de pouvoir
les comparer et suivre les modifications.

 Gestion des flux de travail : l’application permet de définir des flux de travail
pour les contrats. Les flux de travail peuvent automatiser certaines tâches, telles
que l'envoi de rappels ou la création de rapports.

 Gestion de la conformité : l’application nous aide à suivre la conformité de

des contrats aux réglementations en vigueur.

 Reporting : l’application génère des rapports sur vos contrats. Ces rapports
aident à suivre les performances, les dépenses et les risques liés à vos contrats.

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1. REDACTION D’UN CONTRAT :

Les règles relatives à la réalisation d'un contrat sont régies par le Code Civil
Gabonais. Ces règles sont destinées à garantir la validité et l'efficacité des contrats.

1.1 Les conditions de validité d'un contrat :

 Le consentement des parties doit être libre et éclairé : Les parties doivent
comprendre les termes du contrat et ne pas être soumises à une pression
extérieure.

 Les parties doivent avoir la capacité juridique de contracter : Les

mineurs non émancipés et les majeurs incapables ne peuvent pas contracter
seuls.

 L'objet du contrat doit être certain, licite et possible : L'objet du contrat

doit être défini de manière précise et ne pas être contraire à la loi ou aux
bonnes mœurs.

 La cause du contrat doit être licite : La cause du contrat est le motif qui a
conduit les parties à contracter. Elle doit être conforme à la loi et aux bonnes
mœurs.
 Les règles relatives à l'exécution du contrat :
Les parties à un contrat sont tenues de l'exécuter de bonne foi. Elles doivent
respecter les termes du contrat et agir dans l'intérêt de l'autre partie.

 Les règles relatives à l'inexécution du contrat :

Si une partie ne respecte pas ses obligations contractuelles, l'autre partie
peut demander l'exécution forcée du contrat, la résolution du contrat ou des
dommages-intérêts.

 Les règles relatives à l'interprétation du contrat :

En cas de doute sur l'interprétation d'un contrat, il convient de se référer aux
intentions des parties au moment de la conclusion du contrat.

 Les règles relatives à la preuve du contrat :

Le contrat peut être prouvé par tous moyens, notamment par écrit, par
témoignage ou par présomption.

Les règles relatives à la réalisation d'un contrat sont complexes et il est important de
les connaître pour éviter tout litige. Et surtout se référer au code civil gabonais.
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2. PROCESSUS DE SUIVI D’UN CONTRAT :
Le suivi de contrat dans un État peut varier en fonction des politiques, des
procédures et des normes spécifiques de chaque gouvernement. Cependant, voici
quelques étapes générales qui sont souvent suivies dans la gestion du suivi de
contrat au niveau de l'État :
 Élaboration du contrat : Avant tout, le contrat lui-même doit être
soigneusement élaboré. Cela implique la définition claire des termes, des
conditions, des obligations et des responsabilités de toutes les parties
concernées. Il peut également inclure des indicateurs de performance, des
délais et des pénalités en cas de non-respect des termes.
 Enregistrement et documentation : Une fois le contrat établi, il est
enregistré et documenté de manière appropriée. Cela peut inclure son
enregistrement dans un système électronique, la création d'une base de
données centralisée ou la tenue d'un dossier physique, selon les pratiques
en vigueur dans l'État.
 Suivi des performances : Les organismes responsables du suivi de contrat
surveillent régulièrement les performances de toutes les parties impliquées.
Cela peut inclure des rapports réguliers, des évaluations de performance,
des inspections et d'autres moyens de collecte d'informations sur le respect
des termes du contrat.
 Gestion des modifications : Si des ajustements ou des modifications sont
nécessaires pendant la durée du contrat, un processus formel de gestion des
modifications est souvent mis en place. Cela peut impliquer des demandes
de modification, des évaluations d'impact et des approbations appropriées.
 Communication régulière : La communication régulière entre les parties
contractantes est essentielle. Des réunions périodiques, des rapports
d'avancement et d'autres moyens de communication sont utilisés pour
s'assurer que toutes les parties sont informées et alignées sur les progrès et
les problèmes éventuels.
 Évaluation finale et clôture : À la fin du contrat, une évaluation finale est
souvent effectuée pour déterminer dans quelle mesure les objectifs ont été
atteints et si toutes les parties ont respecté leurs obligations. Une procédure
de clôture formelle est ensuite suivie.
 Gestion des litiges : En cas de litiges ou de différends pendant la durée du
contrat, un processus de gestion des litiges est généralement mis en place
pour résoudre les problèmes de manière équitable et conformément aux
dispositions du contrat.

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La transparence, la responsabilité et la conformité aux procédures légales sont des
aspects cruciaux du suivi de contrat dans un contexte étatique.

3. ACTEURS DE SUIVI D’UN CONTRAT :

Les acteurs qui interviennent dans la gestion d'une application de suivi de contrat sont
les suivants :
 Responsables de l’enregistrement (RE) :

1. Ils veillent à ce que les contrats soient conformes aux exigences légales, Ils
s’assurent que les termes et conditions sont clairs, précis et conformes à la loi.

2. Ils enregistrent les informations relatives aux contrats.

3. Ils gèrent les relations avec les différentes parties prenantes (clients)
 Les responsables des contrats (RC):
1. ils s’assurent que les livrables ou les résultats sont de bonne qualités en
accords avec les termes de contrats.

2. veillent que les délais spécifiés dans un contrat sont bien respectés entre
les parties prenantes.

3. Ils identifient les risques et les opportunités d’amélioration dans la gestion

des contrats.
 Les responsables financiers (RF) :
1. Ils surveillent les aspects financiers des contrats, tels que les paiements,
les factures et les pénalités.

2. Ils veillent à ce que les coûts restent maîtrisés et que les paiements soient
effectués en temps voulu.
 Les responsables administratifs (RA) :
1. Ils sont chargés de la mise en place et de l'utilisation de l'application, ainsi
que de la formation des utilisateurs.

2. Ils peuvent revoir et d'approuver certains contrats.

3. Ils analysent les performances des contrats.

 Supers administrateurs (SA) : sont les responsables de la gestion de

l’application, ils ont tous les droits sur tous les contrats et administrations
(Cette fonction est réservée aux membres spéciaux, qui sont responsables
de l’administration de l’application de suivi de contrats)

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4. CAS D’UTILISATIONS DE SUIVI D’UN CONTRAT :
4.1 Acteurs et Cas d’utilisations :
Acteur(s) : responsables d’enregistrements (RE)
Cas d’utilisation(s) :
- Vérifier les contrats par rapport à la loi gabonaise.
- Enregistrer les contrats.
- Etre en contact avec les parties prenantes

Acteur(s) : Les responsables des contrats (RC):

Cas d’utilisation(s) :
- S’assurer des livrables.
- Veiller sur les délais livraisons.
- Bloquer les Contrats.
- Identifier les risques et les opportunités d’amélioration.

Acteur(s) : Les responsables financiers (RF):

Cas d’utilisation(s) :
- Surveiller les paiements (collecter les factures).
- Appliquer les pénalités financières.

Acteur(s) : Les responsables administratifs (RA):

Cas d’utilisation(s) :
- Former les utilisateurs.
- Revoir et Approuver certains contrats.
- Analyser les performances des contrats.
- Générer les rapports.

Acteur(s) : Supers Administrateurs (SA):

Cas d’utilisation(s) :
- Créer des utilisateurs.
- Former les administrateurs (RA)
- Analyser les performances des contrats.
- Générer les rapports.
- Bloquer des contrats
- Bloquer des comptes utilisateur

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Figure 1: Cas d’utilisation responsables enregistrement (RE)

Figure 2: Cas d'utilisation responsables contrats (RC)

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Figure 3: Cas d'utilisation responsables Administratifs (RA)

Figure 4: Cas d'utilisation responsables financiers(RF)

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Figure 5: cas d'utilisation supers administrateurs (SA)

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