CHAPITRE 12 :

Entrainement au BTS : Contrôler la procédure d’achat

1. Analyser le processus d’achat : repérez les différentes fonctions (au sens du

contrôle interne) et assurez vous que le principe de séparation des fonctions est
effectivement appliqué.
 Fonction de commande : le chef cuisinier passe les commandes des denrées
alimentaires et Mme Vincent pour les fournitures (fleurs, objets de
décoration…).
 Fonction de réception : le chef cuisinier reçois directement sa commande en
cuisine et M. Vincent (organisateur général) demande la livraison directe sur le
lieu approprié pour Mme Vincent, qui constitue les équipes de services et
d’installateurs pour chaque événement.
 Fonction de contrôle : Les bons de livraison sont remis à Mme Vincent (car
les livraisons sur site, ce sont les équipes de serveurs et d’installateurs qui les
reçoivent), qui vérifie et rapproche les factures reçues des fournisseurs.
 Fonction d’enregistrement : Si les factures sont bonnes, elles sont transmises
à Mme Denis, comptable de l’entreprise, qui les enregistre en comptabilité.
 Fonction de règlement : le règlement est fait par Mme Vincent qui demande à
M. Vincent de signer le chèque.

Le principe de séparation des fonctions est presque bien appliqué car chaque fonction
est presque faite par chacun des membres de l’entreprise, sauf Mme Vincent qui
participe a plusieurs fonction (fonction de commande, fonction de contrôle et fonction
de règlement).

2. Pourquoi le respect de ce principe est-il impératif ? A votre avis, pourquoi n’est

ce pas toujours le cas dans l’entreprise ?
Le contrôle interne vise à préserver les actifs, c’est-à-dire à éviter les détournements
de fonds et de biens de façon générale. Dans le cadre de ce contrôle interne, il faut
mettre en place des procédures qui permettent de s’assurer de la régularité des activités
et actions des différents acteurs pour prévenir ou détecter une éventuelle fraude. Mais
cela n’est possible que si ce n’est pas la même personne qui décide, enregistre en
comptabilité, assure le règlement et le contrôle. Confier toutes ces tâches à une même
personne ne permet pas de repérer et signaler les fraudes. (Fiche ressource 1)

3. Proposez des modifications pour permettre que ce principe soit réellement

respecté.
Pour que le principe de séparation des fonctions soit réellement respecté, il faudrait
que ce soit les installateurs qui commandent les fournitures dont ils ont besoins et pas
Mme Vincent.
4. Pourquoi la mise en attente des dossiers par Mme Vincent est-elle pénalisante
pour l’entreprise ?
 La mise en attente des dossiers est pénalisante pour l’entreprise car l’enregistrement
des factures ne sont pas faites directement et donc les règlements seront aussi retardés.
Cela aura un impact négatif sur la trésorerie de l’entreprise.

5. Identifiez les origines de ce retard. Analysez la situation et proposez des solutions

de remédiation.
L’origine de ce retard est due aux bon de livraisons qui n’est pas donné à Mme
Vincent car la plupart sont perdu.
Cela est due au fait qu’il n’y est pas de responsable pour les bon de livraisons car
actuellement n’importe qui signe les bon de livraisons.
Les solutions de remédiation sont de trouver un responsable pour les bon de livraisons
et qu’il trouve un moyen de ne pas les perdre (comme les mettre dans une boite) pour
les donner à Mme Vincent.

6. Quelles autres anomalies avez-vous relevées dans le processus d’achat ? Quelles

modifications pourriez-vous proposer pour les corriger ?
Les autres anomalies sont le règlement des factures d’achat car plusieurs s’en occupe
(Mme Vincent et M. Vincent) et souvent les règlements ne sont pas transmis au
comptable, Mme Denis, donc elle ne peut pas répondre aux fournisseurs qui lui
téléphone pour réclamer le règlement.
Les modifications que je propose sont de mettre une seule personne pour se charger
des règlements et que le responsable charger du règlement donne toutes les
informations.