Déléguer des tâches aux membres de son équipe

Synthèse: Phase 2 : La transmission

Phase 2 : La transmission
Préparation de la transmission

La deuxième phase est celle de la transmission. Elle vise à communiquer les attentes en termes
d'objectifs, de ressources et de calendrier. Toutes les conditions du succès doivent être réunies.
Cette phase comporte trois parties. Première partie : la préparation de la réunion. Deuxième partie :
la réunion pour discuter des détails de la délégation. Puis, si tout le monde est d'accord, la troisième
partie : la transmission officielle de la tâche. Commençons par la préparation de la réunion. Quand
vous déléguez, vous devez aborder chaque personne de la meilleure façon possible. Réfléchissez à
la relation que vous entretenez avec la personne pour savoir comment agir dans le cadre de cette
délégation. Pour chaque personne, posez-vous ces questions : quelle est la nature de ma relation
avec cette personne ? Notre passé commun est-il positif ? A-t-il instauré une confiance réciproque ?
Cette personne a-t-elle soif d'apprendre ou d'en faire plus, et pourquoi ? Y a-t-il d'autres éléments
susceptibles d'affecter cette décision ? Si par exemple une personne part en congés à un moment
crucial du projet, il faut prévoir une solution de remplacement. Utilisez ces réponses pour vous
préparer à la phase de transmission. Réfléchissez aux informations à fournir pour permettre au
délégué de réussir. Pensez aussi à la manière d'aborder la personne. Faut-il aller la voir, lui envoyer
un e-mail ou l'appeler ? L'accueillir dans votre bureau ou dans une salle de réunion ? Ces décisions
dépendent de votre processus d'évaluation ainsi que des critères de réussite. Réfléchissez ensuite
au projet en lui-même. Quels sont ses objectifs ? De quoi la personne a-t-elle besoin pour réussir ?
Quelle est la date butoir et y a-t-il des dates intermédiaires ? Comment m'informer de l'avancement
de la tâche ? De quelle assistance la personne aura-t-elle besoin ? Comment gérer les problèmes ?
De quels autres éléments la réussite peut-elle dépendre ? Quel degré d'autonomie et de pouvoir
accordez-vous ? Récapitulez sur une page les informations essentielles, pour que votre collaborateur
et vous-même puissiez les examiner ensemble. Consultez le document Exposé sur la délégation.
Comme vous le voyez, vous pouvez accorder différents degrés d'autonomie. C'est ce que nous
aborderons dans la vidéo suivante.

Les huit degrés d'autonomie

Durant la phase de transmission, vous devez déterminer le degré d'autonomie accordé à la

personne à laquelle vous confiez la tâche, et veiller à ce que celle-ci l'ait bien intégré. L'autonomie
est le degré d'indépendance accordé pour s'acquitter d'une tâche. L'un des problèmes de la
délégation est le manque de clarté concernant le degré d'autonomie accordé. J'insiste sur le fait que
la réussite de la délégation en dépend. Il est possible d'accorder huit degrés d'autonomie différents.
Le premier correspond au minimum d'autonomie et le huitième au maximum. Ils ont été identifiés
par Ross Webber, auteur de plusieurs ouvrages de management. Je me suis appuyée sur son
concept. Et en ce qui me concerne, cela m'a permis de mieux déléguer. Tout est beaucoup plus clair
entre mes délégués et moi-même, et le processus s'en ressent. Ces huit degrés diffèrent de par le
niveau d'analyse fourni par le délégué, l'auteur de la décision, le responsable de la mise en œuvre
et le niveau de communication. Le document Degrés d'autonomie est disponible dans les fichiers
d'exercice. Examinons les différents degrés. Au degré 1, le délégué n'a aucune autonomie. Il étudie
le problème, recueille les informations et les transmet au manager, qui prend la décision et agit en
conséquence. Au degré 2, le délégué étudie les solutions possibles, leurs inconvénients et leurs
avantages. Il présente cette analyse au manager, qui demeure le seul décideur et acteur. Au degré
3, le délégué étudie les solutions possibles, prend une décision et soumet un plan d'action au
manager. Le manager valide la décision et se charge de la mise en œuvre. Au degré 4, le délégué
étudie les solutions possibles et décide d'un plan d'action, mais il doit attendre la validation du
manager pour la mise en œuvre. Au degré 5, le délégué informe son supérieur des mesures qu'il
envisage de prendre et les applique, sauf si son supérieur met son veto. Au degré 6, le délégué agit,
puis tient le manager au courant de ce qui a été fait ainsi que du résultat. Au degré 7, le délégué
agit et n'en informe le manager que si le résultat n'est pas satisfaisant. Au degré 8, le délégué est
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totalement autonome. Il agit sans avoir à tenir le manager au courant. Vous le voyez, les choses
sont plus complexes qu'il n'y paraît. Le manque de clarté sur l'autonomie est la source de presque
tous les problèmes de délégation. Prenez bien le temps de décider du degré d'autonomie que vous
allez accorder, puis informez-en le délégué. Il est important que vous soyez d'accord. Dernier point
concernant l'autonomie : de récentes études sur les sources de motivation au travail montrent que
la motivation dépend de trois éléments : l'autonomie, la maîtrise et l'utilité. Après avoir déterminé le
degré d'autonomie, vous devez accorder le pouvoir correspondant. Le pouvoir correspond aux droits
d'accès et de décision nécessaires au délégué pour accomplir la tâche. Mieux vaut donner trop de
pouvoir que pas assez. Si vous ne donnez pas assez de pouvoir, le délégué risque de vous consulter
régulièrement, ce qui le ralentira. Vous devez informer les principaux acteurs amenés à interagir
avec le délégué du niveau de pouvoir accordé. Vous pouvez vous contenter d'un e-mail ou bien
organiser une réunion. Le tout, c'est que les personnes concernées soient au courant de la
délégation afin d'aider le délégué dans sa mission. Notez dans le document Exposé sur la délégation
les degrés d'autonomie et de pouvoir accordés.

Finalisation de la délégation

Une fois la délégation acceptée, vous pouvez organiser la deuxième réunion de la phase de
transmission. Elle marquera l'entrée en vigueur de la délégation. Le but de cette réunion sera de
finaliser ces 5 points : supports utiles, dates intermédiaires et date butoir, autonomie et pouvoir,
rapports de suivi et aide que vous fournirez. Rien de nouveau, en principe. Vous devez juste vérifier
que vous êtes d'accord sur les principaux points. Si vous déléguez une tâche à plusieurs personnes,
elles doivent toutes être présentes à cette réunion. Chacune d'elles doit avoir clairement compris
son rôle et celui des autres. Passez en revue les supports fournis au délégué : rapports, données,
fichiers physiques ou électroniques, notes, etc. Il faut connaître la nature des supports et leur utilité
pour la tâche. Autre point à aborder lors de cette réunion : l'autonomie et le pouvoir accordés au
délégué. Il est crucial que vous soyez d'accord sur ces points à l'issue de la réunion. Concernant les
ressources et le pouvoir, expliquez au délégué ce que vous avez prévu et pourquoi. Est-ce que tout
est prêt ? Le délégué a-t-il une action à mener ou doit-il attendre avant de se mettre au travail ?
Clarifiez tous ces points. Pour finir, discutez avec le délégué de l'aide et des conseils qu'il souhaite
obtenir. Pour les nouvelles missions ou les tâches complexes, le délégué risque de demander des
réunions fréquentes au début, qui pourront s'espacer à mesure qu'il acquiert de la confiance et des
compétences. L'essentiel est que les décisions soient prises en fonction des besoins du délégué.
Vous devez aussi expliquer quand et comment vous, le manager, souhaitez être consulté en cas de
problème. Cette explication doit refléter les décisions prises concernant l'autonomie et les rapports
de suivi. Cela vaut cependant la peine de vérifier ce que chacun entend par « problème » ou «
situation de crise ». La délégation se trouve à la croisée des besoins de l'entreprise et des capacités
du collaborateur. Vous devez garantir la réussite des deux côtés. À l'issue de la réunion, le délégué
et vous-même devez être d'accord sur le travail à accomplir, les modalités et les dates.

Pour voir la fiche complète et les documents attachés, rendez-vous sur

https://elearning.26academy.com/course/play/5e28333db298f659caabaf06

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