Les outils de délégation

Un manager peut–il tout

faire seul?
 La réponse

• Un manager ne peut pas tout faire seul.

• Mais.
– Qu'est-ce que déléguer?
– Quelle distinction entre délégation et décentralisation?
– Quels sont les avantages et inconvénients de la délégation?
 OBJECTIFS

• Faire faire le Travail par les autres

• Donner suffisamment de pouvoir

• Assurer la Motivation

• Assurer la Formation par l’action.

 Plan

• Introduction
• Définitions
• Caractéristiques
• Les acteurs de délégation
• Les questions de base du manager
La délégation

DÉFINITIONS
 Définitions
• Def 1 : La délégation est un acte managérial
par lequel une autorité (le manager) transfère une
partie de ses pouvoirs (dans le sens mission, ac-
tivité) à un collaborateur (subordonné, expert ...).
 Définitions
D2 : Elle consiste pour un responsable à confier à un subordonné la réalisation
d’objectifs élaborés en commun, en lui laissant une autonomie réelle quant aux
moyens et aux méthodes, à l’intérieur d’un cadre défini, en l’assistant dans les
difficultés rencontrées et en faisant le point sur les résultats dans le cadre de
procédures de contrôle dont les modalités et la fréquence sont définies à l’avance.

Pierre Morin (Le management et le pouvoir – Editions

organisation)
 Définitions
• C'est un contrat dont l'objet est le transfert, limité dans le temps,
d'un
pouvoir de décision sur une action majeure.
• Cette action majeure peut être :
 une tâche,
 une mission,
 un projet.

• On utilise les termes suivants:

– délégant c’est le responsable qui délègue
– délégataire c’est le collaborateur qui reçoit et accepte la délégation.
 Schéma

Délégant

Contrat de transfert des attributions,

pouvoirs
Délégation
(clauses : droits et obligations)

Délégatair
e
 Ce qui relève de la délégation
CONFIER LA
PARTAGER LE RÉALISATION
POUVOIR EN D’OBJECTIFS
GAGNANT LA NÉGOCIÉS
RESPONSABILITÉ = confier de tâches de
= Transférer le pouvoir en responsabilité à quelqu’un
gagnant la responsabilité d’autre

CONFIER UNE
AUTORISER A UNE
MISSION À
PERSONNE A VOUS
QUELQU’UN
REPRESENTER
= Assigner une tache ou
= représentation et
une partie de tache à
signature
quelqu’un
 La raison d’être
• Deux raisons essentielles poussent les organisations à déléguer :

• La croissance de l’organisation augmente le volume de travail et donc

multiplie les tâches,

• L’évolution technologique entraine une complexification des

tâches qui génère un besoin de:
 autonomie
 responsabilité
 technicité.
La délégation

CARACTÉRISTIQUES
 Caractéristiques :
le critère organisationnel
Centralisation- décentralisation Délégation

Point commun transférer le pouvoir de décision

Différence La centralisation consiste à
regrouper et/ou transférer le
pouvoir de décision à des niveaux
hiérarchiques les plus élevés.
La décentralisation consiste à
transférer le pouvoir de décision à
des niveaux hiérarchiques inférieurs.
La délégation consiste à
un transfert d'autorité
entre un supérieur
(délégant) hiérarchique
et un subordonné
(délégataire).
Caractéristiques : Le critère temporel

• délégation peut être temporaire ou permanente.

•
 Avec une délégation temporaire, le supérieur (délégant) conserve la responsa-
bilité des conséquences de la prise de décision.

 Avec une délégation permanente, le subordonné (délégataire) dispose de l'au-

torité, de la décision et de la responsabilité de la décision.
 Caractéristiques : le critère juridique

• Délégations juridiques:

Délégation de pouvoir

Délégation de signature
 Types de délégation
Opérationnelle
un élargissement des
responsabilités
Le but est de responsabiliser,
pour impliquer les salariés afin
qu’il se réalisent vraiment,
prennent plus de plaisir à
travailler. Penser ainsi, c’est
prendre le pari que cela aura
pour conséquence d’améliorer
la rentabilité et la motivation
Fonctionnelle
tout est prévu et cerné par des
textes officiels et des règles
du jeu strictes
Des procédures doivent être
respectées et tout changement
ponctuel entraîne d’autre
changement
(accompagnement)
La délégation

LES ACTEURS DE DÉLÉGATION

 les acteurs de délégation:

Le délégant:
• Diminuer sa charge de travail
• concentrer sur les tâches spécifiques liées à sa fonction
• Etablir des liens de confiance avec ses collaborateurs
• Utiliser mieux les ressources de son équipe
• Créer une meilleure synergie
• Associer ses délégataires lors du contrôle des résultats obtenus
• Assumer plus efficacement son rôle d’animateur d’équipe
 les acteurs de délégation:

Le délégataire:
• Acquérir des qualifications supérieures
• Se former par une expérience professionnelle
• Une promotion personnelle et professionnelle
• Accroitre son engagement dans l’action et donc sa
satisfaction personnelle.
 les acteurs de délégation

• l'organisation
• Contribuer  à  la  souplesse  et  au  dynamisme  des  structures
Les outils de délégation
LES QUESTIONS DE BASE DU MANAGER
 Les questions de base du manager

3. Comment s’ assurer de
l’avancement et de la
2. Comment déléguer ?
qualité du travail délégué
(contrôle)?

1. Quelles sont les

taches a déléguer? 4. Comment «soutenir»?
1. Quelles sont les taches a déléguer?

• UNE MISSION
– Exemples:
• Responsabilité d’un Projet
• Veille technologique: ex: l’évolution des microprocesseurs
• La recherche de nouveaux clients en Chine
• La gestion d’un secrétariat
• UNE TACHE
– Exemples:
• Proposition Technique
• Réalisation d’un document de synthèse sur un sujet particulier
• Etude d’une carte électronique
 2. Comment déléguer?

• Définir les objectifs du travail ( mission, tâche )

• Préciser le contexte :
– Budget
– Temps
– Moyens ( personnel et matériel )
• Préciser la délégation de responsabilité :
– en matière financière
– en matière d’action
• Définir les procédures de contrôle
– Compte-Rendu
– Entretiens ou réunions périodiques, ...
 3. Comment contrôler?
• Contrôle formel:
– Rapports écrits: documents, compte-rendu
– Rapports oraux: réunions, entretiens-Présentation du travail effectué
• Contrôle informel:
– Prise d’information “au vol": notes internes, correspondance avec clients et four-
nisseurs , ...
– Conversation entre deux portes
– En prenant le café
– En passant dans un lieu où le travail se réalise
 4. Comment soutenir?
• Eviter l’impression de débarrasser de problèmes.
• soutien effectif en cas de besoin d’aide
– Surtout : soutien moral.
• Ce soutien se traduira par:
– de l’attention à l’avancement du travail délégué ( Disponibilité et
Ecoute )
– des conseils, des aides
– des moyens suffisants (hommes, locaux, outils, ...)
QUELQUES OUTILS DE DÉLÉGATION
 Outil 1 : Objectifs SMART
OBJECTIFS CONTROLE
SMART PURE CLEAR
S spécifique Justesse objectif C Représentant
un challenge

M mesurable P Positif L Légal

A atteignable U Etendue E En accord

avec son envi-
ronnement
R Réaliste et R Pertinent A Accepté
réalisable

T Temporel E Ethique R Reconnu

 Outil 2 :CMA

Le délégataire doit avoir

les compétences nécessaires

Compétences

Délégation
Autorité Moyens

Le délégataire doit Le délégataire doit doter

être investi des des moyens pour muni
pouvoirs suffisants à bien sa mission
Outil 3 :Diagramme de champs d’action

• Déléguer selon la compétence et la maturité professionnelle des

personnes
• Plus la délégation sera large et étendue dans le temps, plus
le collaborateur aura la liberté d’agir et possibilité de prouver ses com-
pétence
 Outil 4 :Matrice CMoMoP
Champs Modalité Moyens Prérequis
définitions Délimiter le champ Définir les modalités de la Définir les moyen de Déterminer les
de délégation délégation: délégation pré-requis

Critères • Partiel ou total • Existence d’un reporting • Moyens • Niveau de ma-

• Sur une fonc- • Type de suivi • humains et turité profes-
tion • Détermination des • techniques sionnelle
ou un projet délais • Conditions d’ac- du colla-
• A périmètre fixe • Indicateurs de résultats cès aux moyens borateur
ou variable • humains et • compétence
• techniques requises
• Niveau de la
culture d’en-
treprise
Outil 5 : Matrice managériale
Outil 6 : Matrice de délégation
Outil 7 : Matrice RACI
Outil 9 : Reconnaitre la délégation
LE PROCESSUS DE LA DÉLÉGATION
 Processus

Phase I
• Proposer
Phase II
• Négocier
Phase I
• Définir le rôle
Phase III
• Contrôler
Phase IV
• Evaluer
 Proposer
le champ de
Définir
la
l'objectif
délégation
C’est à dire préciser au
délégataire les limites de
la délégation.
Quelles sont les
responsabilités qui lui L’objectif doit être
sont confiées ? SMART
Jusqu’où peut-il aller ?
Que peut-il faire ?
A partir d’où doit-il en
référer ?
 Définir le rôle de chacun

• les rôles soient bien définis.

• Coresponsabilité.
 Contrôler

Négocier les formes du suivi

Définir des critères d'appréciation

 Evaluer:

• Établir le bilan de l’expérience de délégation.

• Analyser et évaluer l’expérience

Conclusion
 Conclusion
La délégation est un acte de management rarement naturel et
soumis à condition concernant le « délégataire » (collaborateur).
 Le collaborateur sait-il faire et
le collaborateur a-t-il envi de faire.
Ce qui revient à dire
qu'on ne peut pas déléguer à tout le monde et
qu'on ne peut pas tout déléguer.
Renforcer la confiance
La délégation est avant tout une compétence managériale à
développer par une mise en pratique appropriée
Merci de votre attention