La partie théorique et la méthodologie.

La Pharmacie à Usage Intérieur est un prestataire de services. Elle ne participe pas directement à l’acte
de soins mais elle est impliquée dans de nombreuses activités qui concourent à rendre cet acte plus
efficient.
Notre objectif est de définir des indicateurs d’activité pertinents, validés sur le terrain par les acteurs
impliqués dans la réalisation et le suivi de ces mêmes activités. La finalité étant la mise au point de
tableaux de bord, véritables outils de pilotage, assurant un suivi à la fois quantitatif et qualitatif des
activités pharmaceutiques exercées au sein du Département de Pharmacie de CHUIS.

D'après le guide d'organisation et de fonctionnement de la pharmacie hospitalière, j'ai

remarqué que nous avons deux circuits pour les médicaments et les dispositifs médicaux :
■ « circuit logistique » du médicament qui comprend les fonctions administratives,
d’approvisionnement / logistique / gestion des stocks, de distribution / délivrance globale, et de
production / contrôle et stérilisation ;
■ « circuit clinique » du médicament qui comprend les fonctions de dispensation nominative,
d’analyse et d’information pharmaceutique, et de vigilance sanitaire.
Le circuit logistique concerne le médicament et le DM en tant que produit-objet matériel. Ce circuit va
de l’achat/acquisition au fournisseur et/ou fabricant jusqu’à la délivrance / dispensation dans l’unité de
soins, et rejoint le circuit clinique au stade ultime, celui de l’administration du médicament au patient
ou de l’utilisation des autres produits pharmaceutiques.
Après avoir identifié les différentes tâches et fonctions de la pharmacie, j'ai choisi d'organiser la
gestion en mettant en place une approche par processus. Cette méthode vise à structurer les
activités de la pharmacie en séquences cohérentes et interdépendantes, permettant ainsi une
meilleure efficacité opérationnelle et une vision globale de l'ensemble des opérations.
Cette approche implique de décomposer les activités de la pharmacie en processus clés, tels que
l’approvisionnement, gestion des stocks, la dispensation des médicaments, le contrôle qualité, la
gestion des retours de produits, etc. Chaque processus est ensuite défini avec des objectifs spécifiques,
des indicateurs de performance, des responsabilités claires et des flux de travail précis.
Pour instaurer une gestion par processus dans la pharmacie, puis élaborer un tableau de bord, je
vais suivre les étapes suivantes :
Étapes pour la Gestion par Processus :
1. Analyse des activités de la pharmacie.
2. Regroupement des activités en processus clés.
3. Délimitation claire de chaque processus.
4. Identification des Rôles Hypothétiques (les profils de compétences nécessaires pour ces postes)
5. Documentation simple et concise de chaque processus.
Pour illustrer, prenons un exemple pratique inspiré d'une recherche menée au CHU Grenoble
Alpes en France, ainsi que des directives du guide d'organisation et de fonctionnement de la
pharmacie hospitalière.
PROCESSUS DE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET DES STOCKS
1. Analyse des activités de la pharmacie.
Les activités relatives à la gestion des approvisionnements et des stocks, telles que la réception des
commandes, la vérification des livraisons, le suivi des niveaux de stock, etc., sont décrites dans le guide
référencé. Je vais les adapter et les mettre en pratique sur le terrain.
2. Regroupement en Processus Clés :
Les processus clés qui constituent la gestion des approvisionnements et des stocks :
-La sélection des médicaments et autres produits pharmaceutiques.
-La quantification des besoins pharmaceutiques.
-L’acquisition des médicaments et autres produits pharmaceutiques.
-La réception et la détention des produits pharmaceutiques :
La réception des colis et marchandises (Le bordereau de livraison (BL), Le déchargement des colis, La
vérification des colis, Le déballage de la commande, PV de réception et Rangement, enregistrement des
produits ‘)
La détention des produits pharmaceutiques (Tri des produits selon leur statut, Le classement des
produits Le rangement des produits, Le classement et rangement des produits dans les unités de soins,
La gestion des produits proche de la péremption ou périmés).

3.Délimitation Claire de Chaque Processus :

Par exemple, pour le processus de "Réception des colis et marchandises ", je vais délimiter le moment
de la réception jusqu'à la mise à jour des stocks.
Je vais décrire avec précision ce qui se passe dès que les colis ou les marchandises arrivent à la pharmacie
: qui est responsable de les réceptionner, comment ils sont vérifiés pour s'assurer de leur conformité,
comment les quantités reçues sont enregistrées dans le système informatique, et enfin, comment ces
informations sont utilisées pour mettre à jour les niveaux de stock disponibles dans la pharmacie.

4. Identification des Rôles Hypothétiques (les profils de compétences nécessaires pour ces postes) :
Pour l'identification des rôles hypothétiques, le guide a déjà mentionné les personnels pharmaceutiques
et leurs rôles, et je vais les adapter sur le terrain
5. Documentation

Le circuit logistique (physique) des produits pharmaceutiques à l’hôpital (Maroc)

D’après document Atelier pharmaciens hospitaliers, DHSA 2012

- Le logigramme de réception

D’après CHU Grenoble, 2009

Les modalités de gestion des stocks de produits pharmaceutiques

D’après Manuel de procédures CH Hassan II de Fès (2010)

Etape 2 : Élaboration du Tableau de Bord

1. Identification des indicateurs clés de performance (KPI) pour chaque processus.
2. Définition d'objectifs clairs et mesurables pour chaque indicateur.
3. Sélection des outils de visualisation appropriés pour les indicateurs.
4. Création d'un format clair et facile à lire pour le tableau de bord.
5. Regroupement des indicateurs par processus dans le tableau de bord.
6. Détermination de la fréquence de mise à jour du tableau de bord.
7. Surveillance régulière des indicateurs et comparaison aux objectifs.
8. Prise de mesures correctives en cas d'écarts significatifs.
9. Évaluation et adaptation régulière du tableau de bord en fonction des besoins et des priorités de
la pharmacie.
Je vais maintenant présenter un exemple concret, que je vais ensuite adapter sur le terrain.
1)Les indicateurs d’activité de la pharmacie
Un indicateur est une valeur mesurable (quantifiable) permettant de suivre l'évolution d'un processus ou
d’une activité afin d'identifier l'atteinte des objectifs. Les indicateurs choisis doivent être :
- Pertinents (pour apprécier les résultats obtenus comme reflet de la réalité de terrain du service
pharmacie) ;
- Utiles (pour permettre une optimisation de la gestion de la pharmacie) ;
- Robustes, sinon comment atteindre les objectifs de pertinence et d’utilité ;
 - Argumentés, via par exemple la revue de la littérature ou les recommandations de sociétés
savantes.

L’indicateur se calcule sur la base d’une formule mathématique simple et est exprimé soit en valeur
absolue (un nombre et une unité de valeur), soit en valeur relative (une fraction ou un pourcentage),
et/ou peut faire référence à une valeur cible.
Pour l’exemple de gestion des approvisionnements et des stocks.
Dans cette étape, je vais :
• Définir des objectifs clairs et mesurables pour chaque indicateur. Par exemple, je fixerai un
objectif de "95% de Commandes Correctement Livrées" pour le premier indicateur, en
m'assurant que ces objectifs sont réalisables et alignés avec les objectifs globaux de la
pharmacie.
• Sélectionner les outils de visualisation appropriés pour les indicateurs. Par exemple, je choisirai
un graphique en ligne pour suivre l'évolution du "Niveau de Stock Moyen"

Exemple de tableau de bord du processus de gestion de stock

Mesure(s) Val
Activité Tâche Indica eur
teur (JJ/MM/A de
AAA)
référe
nce
Valoriser le stockNombre d’articles en
pharmacie stock x
prix unitaire
Nombre de lignes
de
Gestion de commandes hors liste
stock / hôpital
approvisionn Gérer les (livret)
ement commandes de Nombre de litiges
produits avec fournisseur
(nom
bre réclamations +
BL non
conformes)
Délai moyen de
livraison (temps qui
sépare la commande
de la
livraison)
Nombre
Gérer d’articles
l’approvision détruits
nement des unités (périmés, inutilisables)
Nombre de jours de
couverture
des stocks
 Nombre de jours de
couverture
des stocks

"Dans cette étape, je vais :

• Déterminer à quelle fréquence je mettrai à jour le tableau de bord, par exemple, de manière
hebdomadaire ou mensuelle. Je veillerai à ce que les données soient régulièrement actualisées
pour une prise de décision éclairée.
• Surveiller régulièrement les indicateurs et les comparer aux objectifs que j'ai fixés(les objectifs
globaux de la pharmacie).
• En cas d'écarts significatifs, j'identifierai les causes et prendrai les mesures correctives
appropriées.
• Réévaluer périodiquement le tableau de bord pour en vérifier l'efficacité et la pertinence.
J'obtiendrai des retours d'information des utilisateurs et l'ajusterai si nécessaire.
• Tenir compte des évolutions dans la pharmacie et ajuster le tableau de bord en conséquence. Je
m'assurerai que le tableau de bord reste aligné sur les objectifs et les besoins actuels de la
pharmacie.