MANUEL DU SUPERMARCHÉ

Version SEPTEMBRE_2023_FR

Le rôle de chacun.e en magasin

Les salarié.e.s et leurs tâches exclusives
Les supercoopérateurs.trices et leur rôle
Les coopérateurs.trices et leur rôle
Les client.e.s
Les visiteurs
Le bâtiment : lieux et urgences
Description des lieux
En cas d’urgence
Plan de la BEES
Les créneaux et les tâches
Les créneaux
Tâches spécifiques OUVERTURE
Tâches spécifiques FERMETURE
Tâches spécifiques MAGASIN
Tâches transversales MAGASIN
Planning des livraisons (septembre_2023)
Les procédures magasins
Les procédures magasins détaillées
- Vérification livraison vrac, sec & non food
- Vérification livraison frigo
- Vérification livraison F&L
- Vérification et réassort pain
- Stockage sec et non food
- Stockage vrac
- Stockage et rangement F&L
- Remplir rayons sec et non food
- Remplir rayon vrac
- Remplir frigo
- Remplir rayon F&L
- Vérification dates limites frigo
- Vérification dates limites sec
- Gestion des caisses
- Gestion de l’accueil
Les procédures magasins synthétiques
Le guide des bonnes pratiques en magasin

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 Le rôle de chacun.e en magasin
De l’ouverture à la fermeture, le supermarché est un lieu de rencontre de plusieurs
personnes qui jouent chacune un rôle différent : les salarié.e.s, les supercoops, les
coopérateurs en shift, les client.e.s et les visiteurs.
Le respect de son rôle (de sa “casquette”) est important pour l’organisation interne.

Les salarié.e.s et leurs tâches exclusives

Pour chaque créneau, un.e salarié.e est en magasin pour la gestion des tâches
exclusives et pour aider les membres en shift à la gestion de leur tâches.

POINTS D’ATTENTION : LES TÂCHES EXCLUSIVES DES SALARIÉ.E.S

● Ouverture & Fermeture du magasin (alarme, lumières, portes)
● Ouverture & Fermeture des caisses
● Dépannage des balances et monnayeur
● Réception des livraisons
● Impression des étiquettes produits & manipulation des fiches articles dans
ODOO
● Mise en vente des produits & adaptation des prix
● Décision de mettre des produits en réduction ou d’en mettre à donner
● Gestion des retours/réclas fournisseurs lors de la réception en maga

Les supercoopérateurs.trices et leur rôle

Le/la supercoop est une sorte de maillon, d’interface intermédiaire entre les
salarié.e.s et les coopérateurs au travail. Le fonctionnement par petite équipe
décentralisée est important car il permet d’avoir deux échelles : une très grande, qui
est celle du magasin, et une petite, plus intime, qui est celle du créneau de travail.
Le rôle du supercoopérateur/trice :
● Il.elle est le point de contact de son équipe et gère les présences/absences. Pour
cela, le supercoop doit transmettre aux membres de son équipe ses coordonnées
afin qu’ils puissent le prévenir en cas d’empêchement. Si le supercoop est absent,
il faut prévenir le bureau des membres. C’est aussi lui qui remplit si le coopérateur
absent doit faire une simple, double ou zéro compensation. Plus d’infos dans le
manuel de gestion des absences.
● Il.elle est attentif.ve à bien accueillir les nouveaux.elles. (explications des lieux,
des différentes tâches, binôme avec un habitué, prise de température pendant le
shift)
● Il.elle est le responsable du suivi de la gestion du magasin et des tâches en
cours. Lorsqu’il arrive, il fait le point avec les salarié.e.s et le supercoop précédent
en utilisant les tâches listées par le salarié.

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● Il.elle répartit les tâches dans l’équipe, avec diplomatie et en écoutant les envies,
possibilités et limites des membres travailleurs.
● Le/la supercoop doit surtout veiller à la réalisation des tâches en suivant
constamment le travail de son équipe. Il/elle doit réaliser aussi des tâches mais
ne jamais perdre de vue son équipe.
● Il peut aussi rappeler le shift à ses réguliers quelques jours avant et relayer les infos de la
newsletter si certains ne l’ont pas lu
● Attention : Les paniers remplis durant le shift doivent être payés (Paniers retrouvés avec
produits non payés et plus vendables)
● Attention à payer ce qu’on mange durant le shift avant de le consommer.

POINT D’ATTENTION : AMBIANCE BEES COOP

La chose la plus importante à avoir en tête est que le supercoop est bien plus
qu’un.e chef d’équipe. Il s’agit d’un.e facilitateur.trice d’équipe et du garant.e de
l’ambiance BEES coop : amicale, conviviale, respectueuse de l’autre. Les
coopérateurs travailleurs sont le moteur du projet, c’est à nous de leur garantir une
bonne ambiance pendant le travail et donc, de s’assurer qu’ils.elles reviennent
pleins d'énergie au shift suivant.
Pour un supercoop, il est plus important de faire preuve de patience, d’empathie et
de respect que de connaître les procédures.
Introduisez le travail en équipe aussi en néerlandais si possible ou au moins, saluez.

Les coopérateurs.trices et leur rôle

Les coopérateurs.trices travaillent 2h45 par mois à la BEES et effectuent les tâches
classiques et récurrentes d’un magasin “One-stop shopping”. Sous la responsabilité
d’un ou d’une supercoopérateur.trice et d’un ou d’une salarié.e, ils sont répartis sur
différents ateliers, allant de la gestion des caisses, au contrôle des livraisons et
passant par la mise en rayon.
Les tâches potentiels des coopérateurs.trices :
1. Vérification de livraisons (Epicerie & Non Food, F&L, Produits frais, Vrac, Pain)
2. Mise en rayon des produits dans le magasin
3. Rangement des produits dans les stocks
4. Contrôle des Dates Limites (DLC et DDM)
5. Nettoyage
6. Gestion de l’espace caisse
- Accueil des visiteurs et des coopérateurs
- Gestion de la caisses
- Encodage des bons de livraisons
- Gestion des retours consignes

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 Les client.e.s
Nous sommes tous.tes client et travailleur de BEES coop. Rappelons que quand on
est travailleur, on travaille (et on ne fait pas de courses) et quand on est client on fait
les courses (et on ne va pas chercher un produit dans le stock ou remplir un silo du
vrac ou pire, se faire la caisse soi-même). A chacun.e sa casquette du moment !

Les visiteurs
Le magasin est a priori accessible uniquement aux membres travailleurs. Pourtant,
une exception est accordée aux visiteurs qui, pour essayer le modèle, peuvent faire
leurs courses sans travailler pendant un mois.

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 Le bâtiment : lieux et urgences
Description des lieux
Nous distinguons 8 lieux dans le rez-de-chaussée du bâtiment :
● Sas d’entrée : à utiliser exclusivement pour les palettes des consignes et pour le vélo
cargo. Pas d’autres vélo ou chariot, qui encombrent l’entrée au magasin.
● Accueil, Info visiteurs et réception
● Caisses et vestiaire coopérateurs
● Accueil coopérateurs en shift
● Stock garage : stock produits frais (chambre froide 1 pour les fromages, chambre
froide 2 pour les légumes-fruits), stock produits encombrants
● Local poubelles : dans le garage
● Magasin
● Stock du fond : stock produits secs, vrac, boissons, farines et droguerie

Nous distinguons 6 lieux à l’étage du bâtiment :

● Cuisine : pour les shifts fromages ou pour les partenaires - pas pour vous laver les
mains.
● Salle polyvalente et coin bar
● Zone de stockage supplémentaire (silos vrac vides et une partie du stock D)
● Toilettes
● Bureau des membres : ouvert
○ les lundis-mercredis de 17h à 19h45,
○ les vendredis de 14h à 16h45, et
○ les samedis de 9h30 à 12h15
● Bureau des salariés et stock matériel bureau (mezzanine) - accessible uniquement
aux salariés et supercoops.

POINTS ATTENTION GESTION DES LIEUX

● Pas d’animaux acceptés en magasin sauf chiens de personnes malvoyantes

● Pas de vélos à l'intérieur, ni dans le sas d’entrée
● Laisser toujours libre la voie de sortie de secours au fond du magasin - ne rien
laisser sur le passage. La porte permet l'évacuation des clients en cas d’urgence
● Le vestiaire des coopérateurs travailleurs se trouve derrière la porte qui mène à la
cave et sous l’escalier derrière les caisses
● Cuisine exclusivement accessible aux coopérateurs du shift fromage, pour la
pesée des viandes et les locations

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 En cas d’urgence
Toujours appeler le salarié.e en charge du magasin si urgence.

En cas d’urgence sanitaire (blessure ou autre), il y une boîte de secours au dessous des
escaliers, derrière les caisses.

En cas d’incendie, voir plan d’évacuation qui se trouve en bas de l’escalier principal. Il y a des
extincteurs marqués par un pictogramme au mur, ainsi que des boutons rouges d’urgence
pour sonner l’évacuation en cas de départ de feu.
Il y a 3 sorties de secours (celle au fond de la réserve du sec, à l’entrée du magasin et au
garage) et 2 points de rassemblement marqués sur le plan (voir annexe 1).

Plan de la BEES

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 Les créneaux et les tâches
Les créneaux
Nous distinguons 6 créneaux de travail. Il y a des tâches communes pour tous les créneaux
(tâches transversales) et des tâches spécifiques à chaque créneau (tâches ouverture,
magasin, fermeture).

Pour rappel, voici les créneaux disponibles aujourd’hui:

- 07h-9h45 OUVERTURE
- 09h30 - 12h15 MAGASIN
- 12h00 - 14h45 MAGASIN
- 14h30 - 17h15 MAGASIN
- 17h00 - 19h45 MAGASIN
- 19h30 - 22h15 FERMETURE

Tâches spécifiques OUVERTURE

Pour chaque tâche, il y a une procédure explicative détaillée et une checklist
associée pour que tu puisses suivre pendant ton shift les points clés à ne SURTOUT
pas louper !

- Vérification de la livraison et mise en rayon des pains

1. Vérification et réassort pain

Tâches spécifiques FERMETURE

Le shift du soir n’est pas uniquement un shift nettoyage, il est aussi un shift de mise en place
pour l’ouverture du lendemain et peut donc inclure tout ce qui n’a pas pu être fait pendant la
journée.
Pour les tâches de nettoyage spécifiques au jour de votre shift, utiliser le plan de nettoyage.
Les tâches sont différentes selon la semaine A/B/C/D.
En plus, du nettoyage certaines tâches sont récurrentes à la fermeture, telles que :

- RETOUR FOURNISSEUR - Les fournisseurs livrent dans la nuit ou tôt le matin. Ils en
profitent pour récupérer des bacs, des rolls et des cagettes. Il faut préparer les
retours fournisseurs le soir. Une feuille est affichée au-dessus de l’ordinateur des
fiches de présence pour t’indiquer quels fournisseurs préparer.

- SORTIE DÉCHETS - Les déchets sont récupérés le matin mais il faut les préparer le
soir. Pour les sorties des déchets spécifiques au jour de ton shift, regarde dans le
local poubelle. Les jours de ramassage sont indiqués.

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 Tâches transversales MAGASIN
- Vérification des livraisons, mise en rayon et rangement des F&L. Les fournisseurs
sont différents selon le jour de ton shift, utilise le planning des livraisons
1. Vérification livraison F&L
2. Stockage et rangement F&L
3. Remplir rayon F&L
- Vérification des livraisons, mise en rayon et rangement des produits frais (crèmerie,
boucherie, poissonnerie). Les fournisseurs sont différents selon le jour de ton shift,
utilise le planning des livraisons
1. Vérification livraison frigo
2. Remplir frigo
- Vérification des livraisons, mise en rayon et rangement des produits secs, du vrac et
du non-food
1. Vérification livraison vrac, sec & non food
2. Stockage et rangement sec et non food
3. Stockage vrac
4. Remplir rayons sec et non food
5. Remplir rayon vrac
- Gestion des DLC et des DDM
1. Vérification dates limites frigo
2. Vérification dates limites sec
- Gestion de l’espace caisse
→ Gestion des caisses
- Gestion de l’accueil des visiteurs, des mangeurs et des coopérateurs + gestion des
consignes
→ 2022.10 Accueil, mode d'emploi
- Encodage sur Odoo des bons de livraisons

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 Planning des livraisons (septembre_2023)
Calendrier actuel des livraisons a BEES coop
LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI SAMEDI
Matin
7-9h45
BF fruits et BF fruits et BF fruits et BF fruits et BF fruits et
Frais légumes légumes légumes légumes Delibio légumes
De
BF frigo BF frigo BF frigo Groentelaar BF frigo
De Groentelaar Coprosain Delibio Coprosain
Delibio viandes For me?
Patisserie Nos
Food Hub Pilifs
For me?

Pain Le bon pain Le bon pain Le bon pain Le bon pain Le bon pain Le bon pain
Aventure Ferme du
Sec BF sec BF sec Bio Censier BF Sec
oxfam Distribio

Matinée
9h30-12h15
Frais Food Hub
Paysans
Artisans
Montaval
La sauvenière

Vajra Floressenc
Sec Epicerie Barbarich Dranken Geers e
Rousselleri
e (avec
Vajra) Ethiquable

Ecodis

Aprem
12h-17h
Terra
Frais Delibio distribution Montaval BIGH AppelFabriek

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 Montaval CBH Delibio

Le pain
Sec Le pain levé Le pain levé levé Le pain levé
Vajra VRAC
+ NON food
Vitaverde La belge + Boissons Paintintin
Passion for
wine Hygiena
Ermitage

Livraison
sporadiques

Biodyvino
Parmesan
CiaoLatte
100 pap
Brasserie du
Renard
Mistros
Or coffee
Iris
Jam jam
Beetasty
alveus
Tamra
Ecodis
La Chise
L'arbre a savon
Nos Pilifs

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Les procédures magasins

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Le guide des bonnes pratiques en magasin
- Le document source est ici :
Guide de bonnes pratiques Facing, FIFO, chaîne du froid
- Le document source et le manuel sont associés, il est possible de les synchroniser
facilement en cas de changement
- Listing des bonnes pratiques :
- Facing
- FIFO
- Chaîne du froid (& Température réglementaire)
- Organisation des stocks et des rayons à la BEES

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