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ENTREPOSAGE

ET
GESTION DES STOCKS

STRUCTURE ET OBJECTIFS DE L’UNITE

e cette partie est d’apporter les compétences et connaissances fondamentales concernant la fonction de gestion des entrepôts et du
tuée par des personnes travaillant dans la logistique, ou la chaîne d'approvisionnement, au sein d’organisations humanitaires.

e a été conçue pour vous aider à comprendre les notions suivantes :

❖ La fonction de gestion d’entrepôt et des stocks.


❖ La mise en place d’un entrepôt.
❖ La gestion des opérations d’entreposage.
❖ L’approvisionnement et la supervision des opérations d’entreposage.
❖ La gestion du stock.

1
MODULE 1 : LA FONCTION DE GESTION
D’ENTREPÔT ET DES STOCKS
Ce module est une introduction au rôle de la gestion d'entrepôt et des stocks dans
les organisations humanitaires. Dans ce module, nous examinerons :

❖ Les entrepôts et les stocks dans les chaînes d'approvisionnement


humanitaires
❖ Les fonctions de gestion d'entrepôt et des stocks
❖ Procédures et politiques.

ENTREPÔTS ET STOCKS DANS LES CHAÎNES


D'APPROVISIONNEMENT HUMANITAIRES

Dans la première partie de ce cours, nous avons examiné le but de l'activité de


chaîne d'approvisionnement humanitaire. Le but est de livrer des marchandises
aux bénéficiaires à l'endroit et au moment où elles leur sont nécessaires. Le rôle
de la gestion d'entrepôt et des stocks est de rendre les marchandises disponibles à
la livraison. Pour aider à les rendre disponibles, on utilise des entrepôts pour
stocker les marchandises depuis le moment de la livraison par les fournisseurs
jusqu'à la demande de livraison à l'étape suivante de la chaîne
d'approvisionnement humanitaire et, en fin de course, aux bénéficiaires..

Voici une définition simple d'un entrepôt :

« Un entrepôt est un espace


planifié pour le stockage et la
manutention de marchandises
et de matériel. »

Toutefois, dans les chaînes d'approvisionnement humanitaires, les entrepôts


varient largement en termes de rôle et de caractéristiques.

Les entrepôts généraux fonctionnent généralement de manière permanente et ont


tendance à être logés dans de grands bâtiments construits dans ce but. Ils sont
gérés par du personnel permanent qui a été formé aux compétences nécessaires
pour gérer une installation efficace. Les systèmes d’information sont informatisés
et peuvent utiliser les logiciels les plus sophistiqués pour aider au planning et à la
gestion de l'entrepôt. La situation d'exploitation est relativement stable et l'attention
de la direction se polarise sur un fonctionnement efficace à un coût optimal.

Les entrepôts sur le terrain, qui servent directement les bénéficiaires, ont tendance
à être très différents. Ils sont plutôt plus petits et temporaires. Ils peuvent être
installés dans un bâtiment qui n'était pas destiné à être utilisé comme entrepôt ou
dans une construction provisoire, parfois pas bien plus qu'une simple tente dans
un champ. L‘équipe peut être composée de volontaires qui n’ont jamais travaillé
auparavant dans un entrepôt et toute « méthode » sera plus vraisemblablement
basée sur le papier. La situation peut être chaotique et dangereuse et le besoin
humanitaire peut être très urgent. De ce fait, le style de direction doit être
pragmatique et orienté vers l'action dans le but de rendre les marchandises
humanitaires aussi disponibles que possible.

Bien que la situation opérationnelle varie de façon significative dans les chaînes
d'approvisionnement humanitaires, les principes de base de la gestion de l'entrepôt
et des stocks sont toujours les mêmes. De ce fait, le rôle du manager de l’entrepôt
ou des stocks est de s'adapter et d'appliquer ces principes le plus possible, selon
la situation opérationnelle, dans le but d'atteindre au mieux les objectifs de cette
opération particulière, quels qu'ils puissent être.

POURQUOI AVONS-NOUS BESOIN D'ENTREPÔTS?

Une première lecture de cette question nous mènera certainement à la conclusion


qu'un entrepôt sert à pouvoir stocker des marchandises. Ceci est vrai, mais il
existe aussi d'autres utilisations, parmi lesquelles :

❖ Point de transit
❖ Pour répartir les livraisons en vrac
❖ Pour combiner différentes marchandises
❖ Pour fournir une réaction rapide
❖ Pour protéger les stocks.

Examinons cela dans l’ordre.

POINT DE TRANSIT

Les entrepôts sont utilisés comme lieux de dépôt des marchandises entre leur
livraison par les fournisseurs et le moment de leur transport vers l'étape suivante
dans la chaîne d'approvisionnement et au bout du compte aux bénéficiaires.

POUR RÉPARTIR LES LIVRAISONS EN VRAC

En général, les marchandises sont livrées par les fournisseurs en vrac ou en


grande quantité. La plupart du temps ces quantités sont beaucoup plus
importantes que la taille des chargements nécessités par l'acheminement aux
bénéficiaires. Les entrepôts servent donc de lieux de fractionnement en de plus
petites quantités de livraisons en vrac pour l'acheminement final.
POUR COMBINER DIFFÉRENTES MARCHANDISES

Pour aller au-devant des besoins des bénéficiaires, il est normal qu'une gamme de
marchandises soit demandée et que celles-ci soient achetées à différents
fournisseurs. Les bénéficiaires ont normalement besoin d'un ensemble de
marchandises, par exemple des denrées alimentaires jointes à des ustensiles de
cuisine. De ce fait, nous avons typiquement besoin de combiner une sélection de
différentes marchandises pour préparer les chargements en vue de la livraison aux
bénéficiaires.

Parfois un certain nombre d‘articles peuvent être empaquetés sous forme de kits
avant d’être livrés aux bénéficiaires.

POUR FOURNIR UNE RÉACTION RAPIDE

Dans la réponse à un besoin humanitaire, la rapidité de réaction est souvent


importante. Dans la mesure où le temps de transport peut représenter une forte
proportion du temps de réaction, il peut être nécessaire de mettre en magasin un
stock physiquement proche des bénéficiaires. Les organisations humanitaires qui
couvrent une grande zone géographique peuvent également avoir besoin de
disposer de stocks dans de nombreux entrepôts situés aux quatre coins du monde.

POUR LA PROTECTION DES STOCKS

Les entrepôts constituent une barrière matérielle qui aide à protéger les stocks
contre le vol et à les garder en bonne condition face aux ravages des infections et
des intempéries. Dans l'environnement humanitaire, c'est un rôle particulièrement
important dans la mesure où il fournit un endroit sûr pour le stockage dans un
environnement potentiellement peu sûr. Les entrepôts ne fournissent pas
seulement des conditions sûres pour les marchandises mais aussi des conditions
de travail sûres aux personnes qui interviennent dans l'entrepôt. On peut choisir de
ne pas installer un entrepôt dans un endroit aussi peu sûr, mais la nature de la
situation d'aide impose les conditions nécessaires au développement de la
capacité de réaction.

POURQUOI DEVONS-NOUS CONSERVER DES STOCKS?

En répondant à la question de savoir pourquoi nous avons besoin d'entrepôts,


nous avons découvert que tous les usages sont liés à des activités relatives aux
marchandises. Cela nous invite à examiner pourquoi nous avons besoin de ces
marchandises, que nous appellerons communément stock. Il y a là aussi plusieurs
raisons :

❖ Découpler offre et demande


❖ Anticiper l’accroissement de la demande
❖ Protéger contre les aléas de la fourniture et de la demande.

DÉCOUPLER OFFRE ET DEMANDE

La gestion des stocks est essentielle pour l'équilibre entre l’offre et la demande. Ce
serait un travail très simple dans une situation où :

❖ Nous saurions exactement à l'avance quelles marchandises humanitaires


seront demandées.

❖ Il y aurait assez de temps pour commander les marchandises aux


fournisseurs et les avoir en stock prêtes à pourvoir aux besoins.

❖ Les fournisseurs livreraient exactement quand nous en avons besoin et en


totalité.

Dans une telle situation, il n'y aurait pas besoin d'un stock tampon puisque nous
pourrions commander à un fournisseur et transporter jusqu'aux bénéficiaires à
temps pour satisfaire leurs besoins.

Bien sûr, dans la plupart des cas, cette situation idéale n'existe pas. Pour certaines
marchandises, l’offre est saisonnière, peut-être le résultat de la moisson, mais la
demande associée est, elle, constante tout au long de l'année. Dans d'autres
situations, l’offre peut être constante, mais la demande est erratique et le temps
imparti à la fourniture est trop court pour nous permettre de fabriquer ou d'acquérir
les articles. Dans ces circonstances, on doit créer des stocks pour permettre la
satisfaction des besoins des bénéficiaires.

ANTICIPER L'ACCROISSEMENT DE LA DEMANDE

Les stocks par anticipation sont constitués pour faire face à un accroissement
planifié ou attendu de la demande. L'exemple le plus commun serait la survenance
d'un événement humanitaire. Dans une telle situation, la rapidité de réaction est
importante et, dans la plupart des cas, les besoins humanitaires ne laissent pas
assez de temps pour se procurer des stocks avant de les distribuer aux endroits où
on en a besoin.

PROTECTION CONTRE LES ALÉAS DE L’OFFRE ET DE LA


DEMANDE

On ne peut connaître à l'avance avec une certitude absolue le niveau de demande


de marchandises dans l'avenir. En même temps, le délai et le volume des
approvisionnements sont toujours incertains dans une certaine mesure. Donc,
comme le but des chaînes d'approvisionnement humanitaires est de faire face à la
demande d'approvisionnements humanitaires, le stock constitue un « tampon »
dans le cas où la demande est plus forte qu'attendu, ou dans le cas où les
approvisionnements sont en retard et/ou moins importants que prévu.
QUE SE PASSE-T-IL DANS UN ENTREPÔT?

Maintenant que nous sommes sûrs d’avoir besoin d'un entrepôt, regardons ce qui
se passe à l'intérieur. Le fonctionnement d'un entrepôt peut être divisé en quatre
activités et zones principales :

❖ Réception des marchandises


❖ Stockage du vrac
❖ Prélèvement, mise en kits et ré-emballage
❖ Expédition des marchandises.

Ces quatre phases d'activité se déroulent naturellement. D'abord les marchandises


sont réceptionnées et, après vérification, mises en stock. Après un certain temps,
elles sont prélevées puis réparties. Parfois, au moment de leur récupération, les
marchandises peuvent être combinées et réemballées en kits. Ces kits peuvent
alors être répartis immédiatement ou remis en stocks jusqu'à ce que l'on ait besoin
d'eux. Le diagramme ci-dessous illustre cette circulation et nous examinerons
chaque phase de façon plus détaillée :
La caractéristique la plus importante de la zone de réception des marchandises est
la possibilité de recevoir, de vérifier et de distribuer aux principales zones de
stockage le plus rapidement et le plus efficacement possible.

Souvent, les zones de réception des marchandises peuvent être très animées, par
la présence de quantité de gens, dont les chauffeurs. Comme le montre la photo,
contrôler les mouvements de façon ordonnée peut donc être un défi.

La mesure dans laquelle cette activité peut être planifiée et gérée dépend de la
visibilité que le manager de l'entrepôt peut avoir concernant l'arrivée des
marchandises à l'entrepôt. La visibilité des arrivées dépend d'une bonne
communication avec l'expéditeur sur la quantité et le calendrier des livraisons.

A l'idéal, il existe un système où les livraisons sont allouées à des créneaux


horaires d'arrivée et le manager de l'entrepôt organise l'espace et les personnes
nécessaires pour suivre l'ordre des arrivées et la manutention des marchandises.
Toutefois, il se peut que des marchandises puissent arriver sans préavis à un
moment imprévu. Par ailleurs, la quantité des marchandises à réceptionner peut-
être beaucoup plus importante que prévu. Dans ces situations, il existe un risque
de congestion dans les zones de réception des marchandises - à la fois sur le
contrôle des véhicules qui approvisionnent les produits et sur les aires de réception
des marchandises en général. Par conséquent, le manager de l'entrepôt doit
adopter une approche souple concernant l'utilisation de l'espace dans l'entrepôt de
stockage et des ressources, en termes de personnel et d'équipement.

Les activités impliquées dans la réception des marchandises sont les suivantes :

❖ Établir une aire de déchargement appropriée et s'assurer qu'elle est sûre et


adaptée au fonctionnement
❖ Enregistrer l'arrivée du véhicule et relever le numéro du scellé (le cas
échéant).
❖ Briser le scellé en présence du chauffeur dans la mesure du possible
❖ Vérifier les documents et vérifier chaque article en comparant la lettre de
voiture
❖ S'assurer que le véhicule est en sécurité avant de le décharger
❖ Regrouper les marchandises, si nécessaire, sur une aire de regroupement
et de réception des marchandises
❖ Si nécessaire, effectuer le transbordement depuis les palettes et les filets
vers les équipements internes de levage et de manutention des
marchandises
❖ Vérifier le bon conditionnement des marchandises, les dommages
possibles et au moment approprié procéder aux contrôles de qualité
demandés
❖ Rendre compte immédiatement des désaccords et des problèmes de
conditionnement et de qualité
❖ Déterminer l'endroit dans lequel les marchandises seront entreposées et
les déplacer de la zone de réception le plus rapidement possible.

La zone de réception des marchandises doit procurer suffisamment d'espace pour


les processus ci- dessus. Une zone de quarantaine peut aussi être nécessaire
pour entreposer des marchandises dans l'attente d'une vérification du contrôle de
qualité. On peut aussi avoir besoin d'une surface pour entreposer les
marchandises refusées qui attendent d'être réexpédiées ou détruites.

Les objectifs primordiaux de la zone de réception devraient être :

❖ Réceptionner le matériel et les marchandises provenant des fournisseurs


internes ou externes, décharger le véhicule aussi rapidement et
efficacement que possible et rendre les marchandises disponibles pour le
stockage
❖ Vérifier que la quantité, le type et le conditionnement des matériaux et des
marchandises sont ceux spécifiés sur la commande
❖ Prévoir tout contrôle de qualité réclamé par l'organisation.
Les facteurs qui influent sur le niveau des exigences de travail sont :

❖ La fréquence des livraisons et le volume des marchandises à réceptionner


❖ Les méthodes utilisées pour réceptionner les marchandises et les rendre
disponibles pour le stockage
❖ La régularité du fonctionnement et la disponibilité de la main-d'œuvre.
La fréquence et le volume des marchandises à réceptionner peuvent être établis
en analysant le passé et les prévisions de la demande de marchandises. Ces
données peuvent être utilisées pour calculer les besoins en main-d'œuvre pour la
réception des marchandises. Dans les situations où le délai et le volume du
déchargement sont incertains, la main-d'œuvre pour le fonctionnement du
déchargement des marchandises devra être affectée avec un préavis court. Cette
main-d'œuvre peut provenir d'autres secteurs du fonctionnement de l'entrepôt, de
travailleurs temporaires ou d'employés permanents qui sont en attente (« stand-by
»). La meilleure approche dépend de la disponibilité et du coût de la main-d'œuvre
locale et est aussi fonction de la politique de l'organisation en matière de main-
d'œuvre.

Il peut souvent y avoir une grande part d'incertitude autour des opérations de
déchargement. Le délai et le volume des déchargements sont souvent dictés par
d'autres personnes et la nature de la situation humanitaire dans le cadre de
laquelle les marchandises sont nécessaires. En conséquence, il peut être
bénéfique d'avoir un surplus de personnel permettant de faire face à des pics
d'activité éventuels. Dans de nombreux endroits, la main-d'œuvre peut être une
ressource bon marché permettant de faire tout cela sans dépassement trop élevés
des coûts.

OPÉRATIONS DE STOCKAGE PRINCIPAL


* Slock principal

Le stock principal est normalement la plus grande zone de stockage de l'entrepôt.

Parfois, les marchandises sont envoyées directement dans la zone de


prélèvement, mais ceci ne se produit qu’en cas de pénurie ou lorsqu’il existe des
bandes de circulation particulièrement rapides.

A l'occasion, on peut réceptionner des marchandises inattendues et non


nécessaires aux bénéficiaires, par exemple des dons en nature. Ils doivent être
stockés quelque part, au moins temporairement. Il faut s'en occuper de façon à ce
que les marchandises non demandées ne provoquent pas de goulots
d'étranglement dans les opérations, si possible.

La quantité de marchandises différentes détermine la stratégie pour


l'emplacement et le fonctionnement de la réserve de vrac. Il y a des circonstances
dans lesquelles le stock principal se situe juste au-dessus ou à côté de l'aire de
prélèvement.
En général, cependant, la zone de stockage est la zone principale, séparée de la
zone de prélèvement et de la zone dans laquelle toutes les marchandises
réceptionnées sont entreposées pour des durées variables.

A l'intérieur de la zone d'entreposage, deux considérations sont à prendre. D'abord


il faut être attentif à une utilisation optimale de l'espace. De la même façon que
nous utilisons la surface au sol, nous devons aussi penser à utiliser l'espace en
hauteur. Deuxièmement, il faut penser aux délais de la manutention et à la facilité
d'atteinte des marchandises. Une solution au besoin d'espace adapté et de facilité
de manutention réside dans l'utilisation de palettes. Les palettes permettent à
plusieurs articles d'être déplacés en même temps et elles facilitent aussi l'empilage
des produits en utilisant la hauteur de l'entrepôt. La photo ci-dessous illustre les
enjeux de l'équilibre entre l'utilisation de l'espace et le délai de manutention. Vous
verrez que l'on a réalisé une utilisation maximale de l'espace aux dépens de
l'accès à toutes les palettes. Dans ce cas, il est probable que le produit est d'une
seule sorte, rendant acceptable une politique de rotation « dernier arrivé premier
sorti » (Last In First Out - LIFO). Si toutefois une rotation « premier arrivé premier
sorti » (First In First Out - FIFO) est nécessaire, ce qui est souvent le cas quand
les marchandises ont une durée de vie limitée, il faudrait utiliser une autre forme
d'entreposage.

Envoyer le produit en entreposage est une tâche, mais il faut aussi être capable de
le retrouver plus tard. En conséquence, il est intéressant d'identifier des endroits
ou des espaces dans l'entrepôt par un genre de codage unique. Quand le produit
est entreposé, sa localisation doit être enregistrée. Cet enregistrement peut être
simplement un tableau noir sur le mur de l'entrepôt ou, dans des entrepôts plus
grands, il peut être réalisé à l'aide d'un ordinateur relié au système de gestion de
l'entrepôt.

Selon les caractéristiques des marchandises dans l'entrepôt, celui-ci peut devoir
être divisé en zones pour contenir des marchandises dans différentes conditions.
Les médicaments peuvent devoir être conservés dans une zone à température
contrôlée ou peut-être dans une zone de haute sécurité où ils sont enfermés.

Une fois encore, l'impact sur les besoins en main-d'œuvre dépend des méthodes
et des processus utilisés. La circulation des matériaux et marchandises depuis
l'aire de déchargement en termes de volume, de fréquence et de contenu
détermine les besoins de base.
L'autre facteur primordial à prendre en compte est les distances moyennes
parcourues quand on se déplace dans la zone de stockage du vrac. Plus la
surface est importante, plus il est long de déplacer les marchandises dans et hors
de la zone et plus le besoin en ressources est grand pour une charge de travail
donnée. De ce fait, la disposition de la zone de stockage du vrac et les décisions
au sujet de la mise en place des marchandises dans cet espace ont un impact sur
les besoins globaux en ressources.

Les tâches inhérentes au fonctionnement du stockage de vrac incluent les


suivantes :

❖ Obtenir des instructions pour savoir où mettre les marchandises


❖ Les amener à cet endroit
❖ Placer le matériel et les marchandises à cet endroit
❖ Enregistrer l'endroit utilisé
❖ Compléter les endroits partiellement remplis en déplaçant sacs et cartons
d'un endroit à l'autre
❖ Obtenir des instructions pour réassortir les marchandises sur les zones de
prélèvement
❖ Réassortir les zones de prélèvement
❖ Enregistrer et retirer les marchandises endommagées
❖ Revenir au point de prélèvement
❖ Rendre compte des actions.

Dans les opérations où certaines marchandises sont stockées et déplacées sur


palettes, les tâches suivantes sont aussi normalement accomplies :

❖ Compléter les palettes remplies partiellement en déplaçant cartons et sacs


d'une palette à l'autre et en amenant les palettes vides à une aire
d'entreposage
❖ Déplacer ou ranger les palettes depuis la zone de stockage du vrac.

OPÉRATIONS DE PRELÈVEMENT, DE MISE EN KITS ET DE


RÉEMBALLAGE
* Méthodes de prélèvement
* Techniques de prélèvement
* Cheminement de prélèvement

Dans la zone de stockage principal d'une opération d'entreposage, chacun des


articles entreposés est affecté à une aire matérielle différente pour y être stocké.
Toutefois, si les chargements qui sont envoyés de l'entrepôt incluent plus d'une
sorte d'article, il faut une opération de prélèvement pour amener ces différents
articles ensemble à un endroit depuis les différentes zones autour de la zone de
stockage du vrac. En d'autres termes, l'opération de prélèvement inclut la
préparation des commandes par le prélèvement d'articles depuis le stockage pour
préparer les chargements. Ces chargements peuvent être conduits à la zone
d’expédition des marchandises.

Cette activité est appelée enlèvement, mais on peut aussi s'y référer sous les mots
sélection, retrait ou regroupement.

Cette opération est souvent intensive en main d’oeuvre car elle inclut la
manutention des articles individuels là où d'autres activités incluent la manutention
de vrac. De même qu'elle a une valeur ajoutée, c’est l’une des activités qui coûtent
le plus.

Les tâches concernées par l'enlèvement des chargements sont les suivantes :

❖ Rassembler les documents relatifs à l'enlèvement


❖ Rassembler les moyens de transport
❖ Localiser l'endroit d'enlèvement
❖ Vérifier et prélever la quantité appropriée
❖ Se rendre aux endroits d'enlèvement suivants
❖ Informer des désaccords et des marchandises endommagées
❖ Se rendre à la zone de tri, de groupage, d'empaquetage et d’expédition
❖ Préparer les kits et ré-emballer
❖ Conseiller les besoins de réassort
❖ Compléter et transmettre les papiers.
Dans certaines opérations, on crée des kits en prélevant différents articles dans le
stockage du vrac et en les empaquetant ensemble. Une fois les kits créés, ils
peuvent retourner au stockage de vrac pour être enlevés à une date ultérieure ou
ils peuvent être déplacés vers la zone d’expédition des marchandises pour
livraison immédiate aux bénéficiaires.

EXPÉDITION DES MARCHANDISES

* Commandes consolidées
* Emballées
* Mises en séquence - Chargées

Dans la plupart des circonstances, la même aire peut être utilisée pour la réception
des marchandises et l’expédition des marchandises. Cela requiert une discipline et
des contrôles stricts. Dans ces circonstances, la réception et l’expédition des
marchandises devraient être accomplies à différents moments de la journée de
travail. Une fois encore, comme pour la réception des marchandises, l’expédition
des marchandises a une interface avec le monde extérieur. Le contrôle peut donc
se révéler difficile.
Comme en ce qui concerne la réception des marchandises, le calcul de l'espace
doit prendre en compte la libre circulation de la main-d’œuvre et des équipements,
ceci incluant des zones de parking pour les équipements.

Il est vital que ces volumes aient été anticipés avec soin et que les affectations
adéquates pour les périodes de pointe soient faites. Il doit y avoir des aires de
chargement suffisantes. Comme dans les zones de réception, il est souvent
difficile d'utiliser pleinement la hauteur disponible, contrairement à ce qui se passe
dans les zones de stockage principales.

Tout comme la zone de réception des marchandises, la zone d’expédition des


marchandises est toujours soumise au risque de congestion. Le contrôle des
véhicules et des remorques est très important. Des interruptions causées pour
quelque raison que ce soit (par exemple pénurie de remorques de taille adaptée)
peuvent vite mener à la congestion dans la mesure où l'opération d'enlèvement
doit normalement continuer si le travail de la journée doit être effectué.

Les tâches à accomplir dans la zone d’expédition sont les suivantes :

❖ Vérifier les notes et les marchandises enlevées


❖ Ré-emballer, re-palettiser
❖ Enregistrer numéros des lots et de série
❖ Préparer la documentation
❖ Étiqueter les chargements
❖ Composer les cargaisons
❖ Confirmer cargaison et documents
❖ Charger le véhicule en séquence
❖ Sceller le véhicule et obtenir la signature
❖ Organiser le mouvement du véhicule
❖ Ouvrir et fermer les rideaux métalliques ou les portes.
Les objectifs primordiaux de la zone d’expédition devraient être :

❖ S'assurer que tous les chargements ont été complétés et emballés


correctement
❖ S'assurer que tous les chargements sont rangés dans un ordre approprié
au chargement
❖ S'assurer que tous les chargements sont disponibles au chargement dans
les véhicules de transport.

LES FONCTIONS D'ENTREPOSAGE ET DE GESTION


DES STOCKS

Les fonctions de gestion d'entrepôt et des stocks sont différentes. La fonction de


gestion d'entrepôt concerne essentiellement toutes les activités mentionnées
auparavant qui ont lieu dans l'entrepôt. La fonction de gestion des stocks consiste
à gérer le niveau des stocks dans la chaîne d'approvisionnement en gérant l’offre
de fournitures nécessaires pour satisfaire la demande.

Les fonctions de la gestion d’entrepôt et celle de l’inventaire peuvent ou non être


regroupées en une tâche unique. Au sein de nombreuses organisations, les postes
de manager d’entrepôt et de manager des stocks sont distincts. Souvent, la
gestion d’entrepôt ne dispose d’aucune influence ni de contrôle sur le niveau
d’activités de l’entrepôt. Ceci s’applique autant pour la réception des marchandises
que pour leur distribution lorsque la direction du programme décide de ce qui doit
rentrer ainsi que du moment et du lieu où expédier les marchandises. La définition
de la fonction précise dépend des besoins spécifiques et des ressources
financières disponibles pour le programme. Il est fréquent de voir, par exemple, la
direction du programme assurer la fonction de gestion des stocks.

Par souci de clarté, les fonctions de gestion d’entrepôt et des stocks sont décrites
séparément ci- dessous :

LA FONCTION DE LA GESTION DE L’ENTREPÔT

En règle générale, le management de l’entrepôt est responsable de la gestion de


toutes les activités de l’entrepôt telles que décrites précédemment, afin de
répondre aux objectifs spécifiques de l’organisation. De ce fait, elle doit s’assurer
que la ligne directrice et les procédures de l’organisation soient suivies.

Pour atteindre ces objectifs, elle dispose de trois types de ressources :

❖ L'espace
❖ Le personnel
❖ L'équipement.
Ces ressources impliquent un coût pour l’organisation. Par conséquent, le travail
de la gestion de l’entrepôt doit se concentrer sur les objectifs de l’organisation au
coût le plus bas.

Les tâches spécifiques de la gestion d’entrepôt sont :

❖ La planification et la gestion quotidienne de toutes les principales activités


de l’entrepôt (réception des marchandises, l’entreposage principal,
l'enlèvement et l'envoi des marchandises)

❖ L’utilisation rationnelle de l’espace, de la main-d'œuvre et des équipements

❖ Le respect des procédures et de la politique de l’organisation

❖ La protection de l’entrepôt contre le vol

❖ La protection des marchandises contre les ravages des infections et les

intempéries
❖ Le roulement des stocks et le suivi des marchandises arrivant à leur date
de péremption où
s’en approchant

❖ L’entretien du bâtiment et des équipements

❖ La santé et la sécurité du personnel de l’entrepôt

❖ Le compte-rendu des activités de l’entrepôt et la présentation des


rapports à l'organisation et aux donateurs.

Par définition, l’objectif de la gestion des stocks est de répondre à la demande


de biens humanitaires en assurant une disponibilité adéquate de ceux-ci, c’est-
à-dire en équilibrant l’offre et la demande.

Niveau
d'offre

Niveau
. de
demand
e
Ce diagramme illustre la relation existant entre la capacité d’offre, le niveau du
stock et le volume de la demande. Le volume de la demande « extrait » les
produits du stock. Si le volume dépasse la capacité de fourniture, le niveau du
stock diminue pour finalement se réduire à zéro.

La capacité de fournitures « injecte » les produits dans le stock et s’il dépasse le


volume de la demande, le niveau de stock augmente ce qui exige davantage
d’espace de stockage.

Dans les premiers temps d’une situation d’urgence, l’injection massive de produits
dans le stock est une priorité, en prévision de besoins clairement définis et de la
forte demande qui s’ensuivra. Le niveau de cette « injection » dépasse
vraisemblablement le contrôle du manager des stocks ou de l’entrepôt. Au fur et à
mesure que la situation se clarifie, l’activité d’ « extraction » commence alors à
transférer les produits vers les points où ils sont nécessaires et le niveau du stock
se stabilise à un niveau adéquat. Là encore la décision quant au moment de
transférer les produits est prise par d’autres.

Au début d’une situation d’aide, il peut y avoir un problème concernant les dons qui
« injectent » plus de marchandises que demandées, et pas toujours nécessaires,
dans la chaîne d’approvisionnement. La question de l’approvisionnement et du
transport peut également se présenter en créant un niveau de débit différent de ce
qui serait souhaitable. Par exemple, le siège social peut être à cours de fonds et,
jusqu’à ce que ceux-ci soient disponibles, les marchandises ne pourront être
approvisionnées.

Cette interaction entre les activités d’injection et de retrait entraîne une fluctuation
du niveau du stock qui constitue un défi tant pour le manager du stock pour ce qui
est de tout comptabiliser, que pour le manager de l’entrepôt pour ce qui est de le
stocker de façon sûre.

Le niveau de la demande dépend des caractéristiques particulières de la situation


d’aide humanitaire. Des situations différentes entraînent évidemment des
demandes de biens différents, mais il est probable que deux évènements
identiques mettent en évidence une certaine similitude.

Par ailleurs, l’offre de marchandises peut également varier dans le temps. Par
exemple :

❖ L’approvisionnement en denrées alimentaires dépend du moment de la


période de pousse
❖ Les fabricants planifient habituellement les productions par lots afin de
réduire les coûts de production
❖ Les donateurs ne contribuent que dans la mesure de la disponibilité des
fonds.

En conséquence, la tâche de gestion du stock consiste à modifier le taux


d’approvisionnement afin de maintenir un niveau de stocks de répondre aux
demandes variables de biens humanitaires.
En faisant cela, il faut assurer un équilibre :

❖ Si le taux d’offre est trop bas, on court le risque de voir le stock s’épuiser et
par conséquent certains bénéficiaires ne recevront pas d’aide, avec pour
conséquences possibles des pertes de vies humaines et/ou une
aggravation de la souffrance.

❖ Si le taux d’offre est trop élevé, le niveau des stocks risque de s’élever, ce
qui pourrait entraîner une saturation des entrepôts, l’altération des produits
ayant été stockés trop longtemps et des pertes sèches au niveau du stock.
Cela signifie également que l’organisation a dépensé plus d’argent que
nécessaire et/ou que la contribution des donateurs n’est pas utilisée de la
façon la plus rationnelle, occasionnant des frais financiers inutiles.

Le stock représente un coût considérable dans les chaînes d’approvisionnement


humanitaire. Ce coût comprend celui de l’achat des marchandises auprès des
fournisseurs, auquel s’ajoute le coût d’entreposage. Cependant, si les biens ne
sont pas disponibles pour être remis aux bénéficiaires, le coût des marchandises
est alors également exceptionnellement élevé. Ce coût, bien sûr, est celui de la
souffrance, voire de la perte de vies humaines, et non pas d’ordre financier.
Généralement, ce coût humanitaire aura préséance sur les considérations
financières.

La gestion des stocks doit donc minimiser le coût humain, en s'assurant du


meilleur fonctionnement possible en ce qui concerne le niveau de disponibilité des
produits humanitaires pour leur livraison aux bénéficiaires tout en réalisant cela à
un coût acceptable au niveau de la chaîne d’approvisionnement.

Pour atteindre cet équilibre, le manager du stock est responsable des activités
suivantes :

❖ Analyser les demandes de biens et prévoir les futures demandes


❖ Placer les commandes auprès des fournisseurs afin de réapprovisionner le
stock et maintenir un niveau de stock adéquat afin de pouvoir répondre à
la demande

❖ Vérifier la fiabilité de la livraison des fournisseurs et prendre au besoin les


mesures correspondantes lorsque des problèmes avec un fournisseur
surgissent

❖ Surveiller le niveau du stock afin de déterminer ce qu’il faut commander, à


quel moment et en quelle quantité

❖ Maintenir les enregistrements du stock et s’assurer de l’exactitude de ces


documents
❖ Maintenir des dossiers sur ces activités et fournir des rapports de
rendement de la gestion du stock.
PROCÉDURES ET POLITIQUES

Pour faire fonctionner un entrepôt à un certain niveau d’efficacité et de cohérence,


il faut définir les procédures devant s’appliquer à toutes les activités et déterminer
les lignes de conduite qui les régiront. Ces procédures et lignes de conduite sont
émises par l’organisation humanitaire et il incombe au manager de l’entrepôt ou
des stocks de s’assurer qu’elles sont appliquées.

PROCEDURES

Le manuel de procédures définit les manières dont les activités au sein de


l‘entrepôt doivent être menées et peuvent être considérées comme étant « les
meilleures pratiques » de l’organisation. Les avantages liés à l’élaboration et à
l’utilisation d’un manuel des procédures sont les suivants :

❖ L’efficacité et le rendement de toutes les activités des entrepôts de


l’organisation peuvent être contrôlés

❖ Grâce à la normalisation, le personnel peut être formé plus rapidement et


plus efficacement

❖ Comparaison du rendement des opérations des divers entrepôts de


l’organisation

❖ Les procédures peuvent être acceptées et s'aligner sur d’autres fonctions


afin d’optimiser le rendement de l’organisation dans son ensemble

❖ Les procédures assurent la transparence des opérations vis-à-vis des


donateurs.
Cependant, en instaurant de telles procédures, il faut prendre soin de ne pas
restreindre l’utilisation d’initiatives locales qui pourraient être requises pour aborder
les conditions locales. Ceci est généralement réalisé en réduisant le niveau de
détails des procédures du manuel, permettant plus de flexibilité et/ou en accordant
des « dérogations » pour permettre de s‘en écarter afin d’obtenir un meilleur
rendement sur le plan local.

Les procédures incluent normalement les activités suivantes :

❖ La méthode de suivi du stock


❖ Comment s’occuper des pertes de stock
❖ Comment contrôler les réceptions
❖ Comment entreprendre une inspection
❖ Comment contrôler les marchandises refusées
❖ Comment contrôler les problèmes
❖ Comment traiter le matériel non désiré et les rebuts
❖ L’enregistrement du stock.
Le manuel comprend généralement des copies des documents standards et des
formulaires devant être utilisés pour les activités de l’entrepôt, tels que les cartes
d’enregistrement du stock et un registre de réceptions de marchandises.

LIGNES DE CONDUITE

Les lignes de conduite définissent de façon générale la gestion des opérations de


l’entrepôt. Voici quelques exemples des lignes de conduite que les organisations
pourraient définir :

❖ Santé et sécurité
❖ Gestion des ressources humaines
❖ Sécurité
❖ Lutte contre les infections animales
❖ Entretien et nettoyage de l’entrepôt
❖ Contrôle de la qualité
❖ La tenue de dossiers et de rapports.

De même que pour les procédures, les lignes de conduite sont généralement
exposées par écrit, et une copie est conservée, à des fins de référence, dans
chaque établissement.

MODULE 2 : DÉFINIR LES CONDITIONS


REQUISES POUR UN ENTREPÔT
Dans ce module, nous examinerons les conditions de base qui s’imposent pour la
sélection et la conception d’un entrepôt ainsi que la conception et la gestion des
opérations de l’entrepôt.

Dans ce module nous traiterons les points suivants :

❖ Les exigences générales


❖ Comprendre les caractéristiques du produit
❖ Prendre en compte la législation locale
❖ Choisir un endroit approprié
❖ Louer des entrepôts provisoires.

LES EXIGENCES GÉNÉRALES

La conception et la gestion des opérations d’un entrepôt sont guidées par les
objectifs et les besoins de cette opération.
Tout d’abord, la position de l’entrepôt dans la chaîne d’approvisionnement
humanitaire influence les conditions requises pour son fonctionnement. Un
entrepôt général permanent peut être mis en place et peut fonctionner de façon
semblable à celle d’un établissement commercial. Il peut bénéficier des bonnes
pratiques actuelles, relatives aux équipements et aux systèmes de gestion
d’entrepôt.

En revanche, un entrepôt provisoire sur le terrain ne pourra sans doute pas profiter
des mêmes types d’équipements et de systèmes disponibles dans un entrepôt
central. La simplicité et la flexibilité, mêlée à une bonne dose de bon sens, sont
vraisemblablement les atouts majeurs pour une approche réussie de la gestion
d’une telle opération.

Cependant, tout un éventail de facteurs doit être pris en considération quel que soit
le type de fonctionnement d’un entrepôt :

❖ La durée requise de l’entreposage (court ou long terme)


❖ La quantité de marchandises à entreposer
❖ La nature spécifique des marchandises à entreposer
❖ Le besoin d’exécuter d’autres tâches (par exemple : emballage,
étiquetage).

COMPRENDRE LES CARACTÉRISTIQUES DU


PRODUIT
La nature spécifique des produits à entreposer a un impact sur le choix d’un nouvel
entrepôt, sur la conception de son agencement, sur la sélection de tout
équipement et sur les méthodes de travail. Les caractéristiques décisives qui
doivent être prises en considération sont :

❖ Le volume des marchandises à entreposer, en tonnes ou mètres cubes


❖ La dimension et le poids des marchandises avec leur emballage
❖ Le contexte environnemental général
❖ La sensibilité à la température
❖ Le type d’emballage
❖ Les matières dangereuses

LES VOLUMES

Le volume des marchandises à traiter comprend :

❖La fréquence et la dimension des livraisons à réceptionner dans


l’entrepôt
❖La quantité devant être entreposée
❖La fréquence et la dimension des livraisons à effectuer depuis
l’entrepôt.

Ces facteurs ont un impact sur l’espace requis pour la réception des
marchandises, l’entreposage en vrac et les activités de livraison des marchandises
ainsi que sur la main-d'œuvre exigée pour le fonctionnement de l’entrepôt.

LA DIMENSION ET LE POIDS

Dans la plupart des cas, c’est l’entreposage en vrac qui occupe le plus d’espace,
en général, 80% de la surface au sol. Il est déterminé principalement en fonction
des dimensions, du poids et de la quantité des marchandises à entreposer.

Article 1 Tonne métrique


Huile végétale en conserve 1,7 mètre cube
Farine, riz, sucre 1,5 mètre cube
Céréales 2 mètres cubes
Couvertures en ballots comprimés 5 mètres cubes
Conserves 1,5 mètre cube
Lait en poudre en conserve 3 mètres cubes
Couvertures en ballots non comprimés 10 mètres cubes
Tentes 5 mètres cubes
Vêtements 10 mètres cubes
Ustensiles de cuisine 4,5 mètres cubes
Fournitures médicales (moyenne de divers articles) 4 mètres cubes
Bien sûr, certains produits sont relativement légers mais occupent davantage
d’espace ; d’autres sont petits mais lourds. A titre indicatif, le tableau ci-dessous
indique le volume moyen d’entreposage en mètres cubes par tonne métrique pour
un éventail de marchandises.

En calculant le volume de l’aire d’entreposage en vrac requis, nous devons


prendre en considération le fait qu’il faut avoir accès aux marchandises pour leur
entreposage et leur retrait et que l’équipement d’entreposage (s’il est utilisé) prend
également de la place.

LE CONTEXTE ENVIRONNEMENTAL GÉNÉRAL


Il est important que le contexte environnemental de l’entrepôt offre des conditions
satisfaisantes pour que la qualité des marchandises ne se détériore pas pendant
leur entreposage. Si la température est une condition importante (traitée
ultérieurement), il existe d’autres aspects environnementaux.

L’un d'entre eux a trait à l’importance de maintenir le produit au sec, ce qui peut
constituer un défi lorsque les camions doivent être chargés à l’extérieur de
l’entrepôt. L’humidité peut également endommager un produit.

Lorsqu’un produit est reçu en sacs et que la température extérieure est élevée,
celle du produit peut augmenter. Ceci est particulièrement vrai si le produit est
laissé au soleil pendant une longue période. Si les sacs sont alors empilés dans
l’entrepôt, la température générée dans l’espace réduit peut aboutir à une
combustion spontanée. Une surveillance attentive est donc de mise.

D’autres produits peuvent également produire de la poussière et peuvent, à défaut


d’une ventilation adéquate, créer un environnement explosif.

Certains produits peuvent également se détériorer lorsqu'ils sont exposés trop


longtemps au soleil.

Les entrepôts médicaux demandent des conditions particulières. Ils doivent


protéger les articles de tout dommage physique, de la moisissure, de la chaleur ou
du froid extrêmes, de la poussière, de la saleté et des infections animales. La
propreté d’un entrepôt médical est encore plus importante que celle des autres
installations.

Toutes ces restrictions peuvent être gérables si elles ont été planifiées.
Cependant, il arrive parfois que l’environnement des opérations s’avère
désorganiser, surtout lorsque les activités sont intenses, et entraîne une pression
extrême sur l’espace et l’équipement. Dans ces moment-là, l’état des
marchandises peut se
détériorer rapidement, souvent sans surveillance, ce qui entraîne des
conséquences sérieuses en aval de la chaîne d'approvisionnement.
Il existe une exigence particulière en ce qui concerne la ventilation de
l’emplacement utilisé pour recharger les équipements de manutention mus par
batteries. Au cours de la phase de rechargement il se produit des émanations
d’hydrogène, un gaz qui, dans un lieu clos, est hautement inflammable et peut
entraîner des conséquences effrayantes ! Cela signifie également qu’il faut exercer
un contrôle des règles concernant l’interdiction de fumer dans l’entrepôt.
Le tableau ci-dessous fournit des recommandations pour l’entreposage des
denrées, alimentaires ou autres.
Articles Inspection de l’aspect Conditions Durée de Ratio Remarques
des marchandises d’entreposage conservation poids/volume
sous climat
humide
Grains Sec, non infesté, sans Endroit sec, frais et Env. 6 mois Env. 2 x (1 tonne = Vérifiez le niveau
(céréales) impuretés, teneur en eau ventilé sur des env. 2m3) d'humidité, les odeurs et
: 13,5% maximum. palettes, humidité les parasites vivants.
relative de l'air : 70%
maximum.
Farine Sec et pas grumeleux au Idem. 6 mois maximum Env. 1,5 x Vérifier le niveau
(céréales) toucher, odeur sucrée, d'humidité, les odeurs et
teneur en eau : 14% les parasites vivants.
max.
Conserves Ne peuvent être ni rouillés Empilés sur des 6-12 mois (voir date Env. 1,5 x La déformation des
ni renflés, cartons en bon palettes si possibles. limite de boîtes de conserve
état, pas de fuite, date Faites attention à la consommation) (couvercle bombé) ou un
limite de consommation. hauteur. sifflement lorsqu'une
boîte est ouverte signifie
que le contenu est non
comestible.

Couvertures Sec, emballage intact. Sec, ventilé et empilé. 8 - 10 x Les couvertures humides
doivent être séchées
immédiatement.
Surveillez les mites.

Vêtements Emballage propre. Sec, ventilé et empilé. 7 - 10 x Idem.

Lait en poudre Ne peuvent être ni rouillés  empiler. 18 mois 3x


en conserve ni renflés, cartons en bon
état, pas de fuite, date
d'expiration.

Sacs de lait Sec, odeur propre, de Endroit sec, frais, aéré 1 an 2,5 x Le lait écrémé en poudre
écrémé en couleur ivoire. et à l'ombre. peut être conservé
poudre pendant 2-3 ans dans
l'obscurité et à une
température d'environ 15
° C.
Sacs de lait Sec, odeur propre, de Endroit sec, frais, aéré 8 - 9 mois 2,5 x Le lait en poudre devient
entier en couleur ivoire. et à l'ombre. parfois dur. Cela ne
poudre modifie pas sa valeur à
condition que sa couleur
et l'odeur ne changent
pas (également valable
pour le lait écrémé en
poudre)

Sucre Sec, granulé, pas de Sec, ventilé et Plusieurs années 1,5 x Le sucre absorbe
cristallisé morceaux, cristaux empilé (voir rapidement l'humidité.
brillants Céréales). Séchez le sucre en
couches. Le sucre
humide en blocs est apte
à la consommation
humaine.

Tentes Sec, emballage intact. Sec et empilé. - 5x Séchez les taches


d'humidité.
.
SENSIBILITE À LA TEMPERATURE

Certaines marchandises requièrent un entreposage où la température est


contrôlée afin de prolonger leur durée de vie. De fait, la plupart des marchandises
vont se détériorer ou s’endommager par des températures extrêmes. Les
principales classifications des exigences en matière de température sont :
réfrigéré, congelé et à température ambiante, et de nombreuses marchandises
nécessitent une température spécifique d’entreposage indiquée par le fabricant.

Les aliments réfrigérés et congelés nécessitent évidemment un système de


réfrigération et doivent être manipulés avec soin. Une attention particulière doit
également être portée à remplacement du milieu ambiant de l’entrepôt afin d’éviter
les températures extrêmes, c’est-à-dire qu’il faut assurer une ventilation adéquate
et éviter l’exposition directe au soleil.

Comme exemple de marchandises sensibles à la température on peut citer de


nombreux médicaments et denrées alimentaires. Ces marchandises doivent être
maintenues dans une certaine fourchette de température depuis leur élaboration
jusqu’au lieu d’utilisation. Par exemple, de nombreux vaccins doivent être
conservés à une température oscillant entre 0 et 8 degrés Celsius. Si cet intervalle
de températures n’est pas respecté, il s’en suit souvent une perte de l’efficacité du
vaccin ou une impossibilité de garantir sa date de péremption. Dans un tel
entrepôt, il doit exister une procédure très claire exigeant la vérification de la
température deux fois par jour. L’entrepôt doit être équipé d’un thermomètre
maximum/minimum.

Une chaîne d’approvisionnement traitant de telles marchandises sensibles à la


température se nomme une «chaîne du froid ». Dans une chaîne du froid, on
vérifie les données et des contrôles sont faits pour confirmer que les marchandises
ont été maintenues dans l’intervalle de température spécifié tout au long de la
chaîne. Les défectuosités des chaînes de froid sont une cause fréquente de
problèmes dans les programmes de vaccination.

Au niveau de l’entrepôt, les opérations de déchargement et de chargement


constituent la partie vulnérable de la chaîne de froid. Celles-ci impliquent souvent
le déplacement des marchandises d’une zone à l’autre, ce qui constitue un défi
lorsqu’il faut s’assurer que le produit est maintenu dans la fourchette prescrite de
température.

Les températures standard d’entreposage sont normalement déterminées comme


suit :

❖ Surgélation : en dessous de -15°C


❖ Réfrigération : +2°C à +8°C
❖ Frais : +8°C à +15°C
❖ Température ambiante : +15°C à +25°C

TYPE D’EMBALLAGE

Les types d’emballage comprennent : en boîte, en sac, en ballot et en vrac. Le


type d’emballage a un impact sur la façon dont les marchandises doivent être
manipulées et entreposées. Par conséquent, la variété des emballages a un
impact sur la variété des méthodes de manipulation et d’équipement requis ainsi
que sur la conception et l’agencement de l’aire d’entreposage en vrac, sur les
méthodes d’entreposage (en bloc, empilé, en caisses de stockage, en casiers,
etc.) et sur l’espace d’accès requis pour les manœuvres d’entreposage et de
reprise. Dans la mesure du possible, le manager de l’entrepôt devrait être en
liaison avec le service d'approvisionnement pour connaître le type d’emballage
utilisé, afin de minimiser l’impact sur les opérations de l’entrepôt.

C'est un domaine qui connaît des innovations constantes en ce qui a trait aux
matériaux disponibles. Plus particulièrement, il existe plusieurs manières de
maintenir en place et de protéger un produit sur palette. Le plus couramment utilisé
est l’utilisation d'emballage sous film plastique. Ce procédé utilise soit la
technologie de la rétraction à la chaleur, soit au vide afin de « rétrécir » un sac en
plastic géant en le modelant au produit.

Emballage sous vide Emballage sous film plastique

L’emballage par rétraction est semblable au film extensible d’usage domestique. Si


l’on entoure les couches supérieures d’une palette, cela empêche les
déplacements durant le transport.
D’autres façons de restreindre les mouvements des marchandises sont le ruban
adhésif et le cerclage métallique. Dans tous les cas, il faut faire preuve d’attention
car, mal utilisés, ils pourraient endommager la marchandise. Ils peuvent également
constituer un danger pour le milieu de travail si l’on ne s’en débarrasse pas de
manière appropriée.

Ces matériaux d’emballage sont importants, non seulement pour protéger les
marchandises à l’intérieur même de l’entrepôt, mais aussi au cours de leur
transport vers leur destination. Loin des yeux ne devrait pas signifier loin de la
pensée! Des marchandises endommagées durant le transport sont normalement
retournées à leur source, créant ainsi des problèmes supplémentaires pour le
manager de l’entrepôt.

MATIÈRES DANGEREUSES

Les matières dangereuses (comme les pesticides, les gaz comprimés et les
carburants) exigent une manipulation et un entreposage spécial. Elles sont
normalement entreposées dans un site séparé des autres marchandises et de
l’espace supplémentaire est souvent requis. Idéalement, elles doivent être
entreposées dans un bâtiment séparé.

PRENDRE EN COMPTE LA LÉGISLATION LOCALE

Le manager de l’entrepôt doit s’assurer que son fonctionnement est conforme à la


législation et aux règlementations locales. Comme l’ignorance ne peut être
invoquée comme excuse, le manager doit se familiariser de façon proactive avec
les règlementations s’appliquant au fonctionnement de l’entrepôt et prendre les
mesures nécessaires pour que le mode de fonctionnement et l’ensemble des
employés s’y conforment.

Voici une liste de règlementations que l’on rencontre fréquemment :

❖ Règlementations relatives à l’emploi


❖ Règles relatives à la santé et la sécurité
❖ Règles concernant l’opération de chariots élévateurs à fourche
❖ Hygiène alimentaire
❖ Entreposage des marchandises dangereuses
❖ Entreposage de médicaments
❖ Code du bâtiment
❖ Pratiques comptables.

Les règlementations relatives à ces points et d’autres encore diffèrent d’un pays à
l’autre et le manager de l’entrepôt ne doit pas considérer comme acquis que les
règlements en vigueur dans un pays sont les mêmes dans un autre.

CHOISIR UN ENDROIT APPROPRIÉ

Que ce soit pour le choix d’un emplacement pour un local temporaire ou à partir
d’un certain nombre de bâtiments existants, un grand nombre de facteurs sont à
prendre en considération lors du choix d’un nouveau site d’entrepôt :

❖ La proximité du/des port/s d’entrée et des bénéficiaires


❖ Les bâtiments existants
❖ La sécurité
❖ L’environnement
❖ Les conditions physiques de l’emplacement
❖ L'accessibilité
❖ Les services disponibles
❖ Les entrepôts provisoires
❖ Les entrepôts sous douane
LA PROXIMITÉ DU/DES PORT/PORTS D’ENTRÉE ET DES
BÉNÉFICIAIRES

Examinons d’abord la situation géographique du port d’entrée de la région où se


déroule l’action humanitaire par rapport aux sites où se trouvent les bénéficiaires
de l’aide. Si les bénéficiaires se trouvent géographiquement près du port ou de
l’aéroport d’entrée de la zone d’action humanitaire, il est évident que l’entrepôt doit
être implanté dans le même secteur. En revanche, si les bénéficiaires se trouvent
à un lieu éloigné du port d’entrée nous devons choisir le lieu d’implantation de
l’entrepôt avec comme objectif de minimiser les coûts et rationaliser les opérations
de transport vers et depuis l’entrepôt.

En partant de ce principe, la manière la plus simple pour choisir un site consiste à


repérer sur une carte où se trouvent le port et les bénéficiaires et de faire preuve
de jugement pour décider quel est le lieu idéal pour l’implantation de l’entrepôt.

Il arrive parfois, cependant, que ni le sens commun ni l’approche analytique


n’offrent le meilleur choix.

Des catastrophes graves peuvent placer fréquemment les opérations portuaires


dans une situation de pression extrême lorsque le volume d’activités dépasse
largement la capacité des installations. Dans de telles situations, le port de choix
logique se trouverait dans un goulot d’étranglement avec pour conséquence une
rupture de la chaîne d’approvisionnement.

De façon idéale, nous recherchons un site permettant de minimiser le temps total


de transport des marchandises depuis leur point d’origine jusqu’à leur destination
finale. Ceci peut impliquer le choix d’un site éloigné des routes habituelles de
transport, avec pour conséquence une augmentation du temps de transport mais
compensée par des formalités de dédouanement plus rapides.

Dans de tels cas, une approche apparemment contradictoire peut constituer le


meilleur choix.

L’illustration ci-dessous donne une idée de ce à quoi peut ressembler une


installation typique sur le terrain :

Logement du staff Camp des bénéficiaires Entrepôts Hôpital


LES BÂTIMENTS EXISTANTS

Lorsque la situation impose l’utilisation de bâtiments existants pour implanter un


nouvel entrepôt, il existe un certain nombre de facteurs à prendre en compte pour
évaluer si un bâtiment est adéquat pour l’usage auquel on le destine.

Le bâtiment doit être dans un bon état général, étanche et bien ventilé. Les murs
intérieurs devraient être propres et peints, en blanc de préférence. Repérez les
fenêtres et les portes endommagées et faites faire les réparations nécessaires.
Recherchez des signes d’infection par des animaux nuisibles, des excréments par
exemple ainsi que des trous dans les murs et les planchers.

L’espace disponible devrait normalement se trouver au rez-de-chaussée, avec des


portes d’entrée permettant un accès adéquat à l’espace d’entreposage, prenant en
compte la méthode de déplacement des marchandises qui sera utilisée.

Il faut procéder à l’évaluation des dimensions et de l’agencement de l’entrepôt et


par conséquent de sa capacité à contenir la quantité de matériel qui y sera traitée.
S’il existe un choix possible, il est préférable d’opter pour un espace plus grand
plutôt qu’un espace réduit, car des conditions d’exiguïté rendent difficile le
fonctionnement et le bon ordre et une augmentation du stock ou des activités
pourrait être difficile à gérer.

La surface devrait être plate et faite de matériaux stables, dans l'idéal, du ciment.
Le sol doit être à même de supporter le poids du matériel entreposé, et, le cas
échéant, le poids de tout véhicule circulant dans le bâtiment. La capacité de
résistance du sol est normalement en kilogrammes par mètre carré (Kg/m 2). Un
bâtiment de plein pied typique offre généralement une capacité au sol de 1 000 à 3
000 Kg/m2 mais ceux dotés d’un sous-sol ou d’installations sanitaires en-dessous
offrent en général une capacité inférieure.

Si des denrées alimentaires doivent être entreposées, il sera sans doute


nécessaire de faire désinfecter et fumiger le bâtiment par une compagnie de
nettoyage professionnel.

Vérifiez les titres de propriété du bâtiment et tentez d’évaluer l’impact possible


compte tenu des parties impliquées dans une situation humanitaire. Ceci est
particulièrement important dans une situation de conflit où la neutralité de
l’organisation pourrait être compromise.

SÉCURITÉ

La sécurité est une facette très importante des installations d’entreposage. Le


périmètre de sécurité du bâtiment et de ses installations devrait offrir un niveau de
sécurité adéquat du contenu de l’entrepôt, des véhicules et des équipements qui y
sont utilisés.

Estimez la possibilité de faire garder et/ou de protéger les lieux au moyen de


barrières physiques telles que des murs ou des clôtures.

Outre la sécurité matérielle, il nous faut également envisager des mesures pour
protéger le bâtiment contre des accidents tels qu’un incendie. L’entrepôt doit être
équipé d’extincteurs, de seaux de sable et autre équipement approprié. Il est
important de s’inspirer de la réglementation locale. La caserne locale des pompiers
est généralement une bonne source de conseils. De plus, le personnel doit être
formé pour savoir utiliser de tels équipements.

L’ENVIRONNEMENT

Il peut être nécessaire de prendre en compte certains aspects politiques, culturels


ou de sécurité au moment de choisir un emplacement. Si par exemple une
opération doit être menée de façon discrète dans le contexte d’une situation
humanitaire, un bâtiment d’entrepôt éminemment visible sera évidemment une
source de problèmes. Lorsque que la sécurité est difficile à assurer, cette situation
peut exiger le regroupement des opérations humanitaires et limiter le choix des
emplacements. Il est donc important de s’assurer d’avoir bien compris le contexte
environnemental avant de prendre une décision quant à l’emplacement de
l’entrepôt.

CONDITIONS PHYSIQUES DE L’EMPLACEMENT

Il est également important de s’assurer des conditions physiques de l’emplacement


tout au long de l’année. Ceci concerne particulièrement l’accessibilité vers
l’emplacement et aux alentours. Par exemple, un emplacement peut sembler
adéquat durant la saison sèche mais peut se trouver inondé lors de la saison des
pluies ou ne pas permettre la circulation des véhicules aux alentours.

Sur la photo ci-dessous, alors qu’il est possible de mener les opérations sur cette
surface durant la saison sèche, ceci sera beaucoup plus difficile durant la saison
des pluies.
ACCESSIBILITE

Évaluez l’accessibilité au site et assurez-vous que les véhicules appropriés


peuvent atteindre l’emplacement facilement et en toute sécurité. Assurez-vous
également qu’il existe des connexions adéquates aux infrastructures locales de
transport, à savoir les routes, les ports et les aéroports.
LES SERVICES DISPONIBLES

Examinez également l’accès aux services tels que l’eau, l’électricité et les liaisons
téléphoniques.

Ceci est une liste générale de facteurs à prendre en compte. Dans toute situation
humanitaire particulière, il est probable que certains de ces facteurs s’avèrent plus
importants que d’autres. Lors de la prise de décision quant à l’emplacement de
l’entrepôt, définissez les facteurs les plus importants et choisissez alors
l’emplacement qui répond le mieux aux exigences requises par la situation
particulière.

LES ENTREPÔTS PROVISOIRES

On peut répondre aux besoins urgents ou à court terme en utilisant une gamme
d’emplacements d’entreposage provisoires, soit :

❖ Des conteneurs pour entreposage en vrac


❖ Des wagons de chemin de fer
❖ Des chalands
❖ Des soutes de navires
❖ Des tentes ou des bâches.

Cependant, beaucoup de ces types d’entreposage se trouvent probablement situés


dans des plaques tournantes de transport comme les ports ou les gares centrales
de chemins de fer et par conséquent leur usage est coûteux et ne devraient donc
être utilisés que pour une période aussi courte que possible.

Des précautions particulières doivent être prises en ce qui a trait à la chaleur


générée par le soleil dans les conteneurs fermés tels que les wagons de chemin de
fer. Il faut s’assurer que ceux-ci sont adéquatement protégés des rayons directs du
soleil.

Inspectez les chalands et les soutes de navires pour s’assurer que l’eau de cale se
trouve à un bas niveau et que les panneaux de cales sont étanches.

Les tentes ne devraient être dressées que sur un plan élevé et une surface
aménagée, idéalement une dalle de ciment ou une couche de gravier entourée de
tranchées pour permettre l’écoulement des eaux. Placez les marchandises sur des
palettes ou des tapis de sol et recouvrez-les de feuilles de plastique pour assurer
une protection supplémentaire.

Donc, bien que ces types d’emplacement provisoires puissent répondre aux
besoins à court terme, ils ne sont pas sans présenter des problèmes considérables
; il est généralement préférable de chercher un bâtiment approprié lorsque cela est
possible.

La photo ci-dessous illustre le montage initial d’un entrepôt provisoire :


LES ENTREPÔTS SOUS DOUANES

Les entrepôts sous douanes peuvent être utilisés pour l’entreposage lorsque les
marchandises entrent dans un pays mais doivent être réexportés dans un autre
pays, évitant ainsi le paiement des droits d’importation.

L’autorisation d’utiliser un entrepôt sous douanes est généralement accordée selon


le bon vouloir du gouvernement local et il existe un strict contrôle sur les
marchandises.

C’est pour cette raison que l’organisation doit entretenir de bonnes relations avec
le gouvernement local et les opérations de l’entrepôt doivent être soigneusement
gérées et contrôlées.

Un entrepôt sous douanes peut s’avérer coûteux mais le coût peut être comparé
aux droits d’importation qu’il aurait autrement fallu acquitter.

LOUER DES ENTREPÔTS PROVISOIRES

Dans des situations d’urgence où il est nécessaire de disposer d’un entrepôt


provisoire, celui-ci est normalement loué et non acheté.
Dans une telle circonstance, il existe souvent une pénurie de bâtiments ou
d’emplacements appropriés pour un espace d’entreposage, ce qui peut entraîner
une augmentation substantielle des coûts. Il s’avère alors nécessaire d’utiliser un
espace provisoire d’entreposage pour une durée la plus courte possible.
Néanmoins, certaines précautions sont nécessaires lors de la rédaction du contrat-
bail avec le propriétaire. Les points suivants doivent être normalement inclus et
vérifiés dans le contrat de location :

❖ Le prix fixé pour la location


❖ La durée de la location
❖ La période de préavis requise pour mettre fin au bail ou en prolonger la
durée
❖ La preuve de l'existence d’une couverture d’assurance pour la propriété,
couvant
tiers,
l’incendie, les dommages par l’eau, les bris de fenêtres, etc
❖ Le détail des mesures de sécurité
❖ Un inventaire détaillé de tous les équipements, accessoires et assemblages
fixes compris dans le bâtiment et une description précise de leur état.
❖ La confirmation du statut de seul locataire ou les informations concernant
les autres locataires
❖ Les renseignements relatifs à la résistance au sol ou des planchers par
mètre carré
❖ La capacité en termes de poids de tous les équipements tels que les
chariots élévateurs
fourche, les étagères et le rayonnage.

Enfin, lors d'une situation où la neutralité joue un rôle important, des précautions
doivent être prises pour établir l‘identité du véritable propriétaire du bâtiment, qui
pourrait être différent du « loueur » du bâtiment, par exemple des groupes
militaires, religieux ou gouvernementaux.

MODULE 3 : CHOISIR L'ÉQUIPEMENT ET LES


MÉTHODES DE TRAVAIL
Jusqu’à présent, dans cette unité, nous avons décrit ce qu’est un entrepôt et
pourquoi celui-ci est nécessaire. Nous avons également abordé quelques
exigences générales pour la conception et les caractéristiques des marchandises
que nous y entreposons.

Ce module aborde la conception de l’entrepôt de façon plus détaillée. Il traite des


sujets suivants :

❖ Planifier les étapes du travail


❖ Choisir les équipements de manutention
❖ Choisir l'équipement de stockage
❖ Définir les méthodes de travail.

PLANIFIER LES ÉTAPES DU TRAVAIL

Dans le premier module nous avons traité des étapes clés du travail en entrepôt. Il
s’agissait de :

❖ La réception des marchandises


❖ La mise en stock (placer les marchandises dans l’aire de stockage
principal)
❖ La récupération des marchandises de l’aire de stockage principal
❖ L'expédition des marchandises.

La planification de ces étapes de travail implique la prise de décisions quant à la


synchronisation et les séquences de ces activités, qui doivent être réalisées en
tenant compte des contraintes et des restrictions.

RÉCEPTION DES MARCHANDISES

Le moment de l’arrivée des marchandises dépend de la programmation des


opérations du fret entrant. Ce fret entrant est parfois désigné comme transport
primaire. L’entrepôt est souvent le point de passage du transport primaire au
secondaire. Le transport primaire s’applique au mouvement, généralement en
vrac, entre un ou quelques points d’approvisionnement vers une destination. Le
transport secondaire relie alors l’entrepôt à l’étape suivante de la chaîne
d'approvisionnement et une de ses caractéristiques est la livraison de plus petites
quantités vers différentes destinations.

Idéalement, cette programmation devrait être connue à l’avance afin de permettre


de planifier et de disposer des ressources et des équipements nécessaires à la
réception des marchandises. Cependant, dans les deux premiers modules, nous
avons décrit des situations pouvant entraîner des imprécisions quant à ces
informations.
MISE EN STOCK

Lorsque les marchandises ont été déchargées, vérifiées et conditionnées pour


l’entreposage, elles doivent être transportées jusqu'à l’aire d’entreposage. Elles y
resteront jusqu’à ce qu’elles sont requises pour livraison.

Cette activité doit être réalisée en temps opportun pour s’assurer que l’aire de
réception est dégagée rapidement afin d’éviter les engorgements et afin que les
marchandises soient placées dans un lieu plus sûr. Une fois que le produit se
trouve dans l’aire d’entreposage, les conditions environnementales seront
probablement plus adéquates pour sa conservation.

Une fois que le rangement en stock des marchandises a été effectué, leur
emplacement doit être enregistré pour que l’on puisse les localiser à nouveau.

PRELEVEMENT

L’opération de prélèvement des marchandises doit être calculée de façon telle que
les marchandises soient disponibles au moment de l’expédition. Tout retard dans
le prélèvement a un impact sur le transport des marchandises vers les
bénéficiaires. De plus, si le prélèvement survient au même moment que le
rangement en stock, il y a un risque d’engorgement de l’aire d’entreposage en vrac
ce qui peut ralentir les opérations et accroître les risques sanitaires et de sécurité.
Enfin, cette activité doit être planifiée de manière à éviter l’accumulation de
marchandises dans l’aire d’expédition.

EXPÉDITION DES MARCHANDISES

Le moment de l’expédition doit être synchronisé avec le programme du transport


secondaire. Comme mentionné précédemment, il existe également une
dépendance aux activités de prélèvement. Enfin, si l’expédition des marchandises
et leur réception se chevauchent, il existe un risque d’engorgement dans le
débarcadère et dans l’aire de stationnement ainsi que dans l’aire de
réception/expédition, en fonction de l’agencement des installations de l’entrepôt.

Les objectifs de la planification des étapes du travail sont :

❖ Minimiser le nombre total de personnes requises


❖ Minimiser le total des équipements de manutention et du temps requis
❖ Permettre une meilleure utilisation de l’espace de l’entrepôt
❖ Minimiser la manutention inutile des marchandises
❖ Minimiser l’engorgement et les risques sanitaires et de sécurité.

Un exemple de bonne opération de livraison est illustré ci-dessous :


CHOISIR LES ÉQUIPEMENTS DE MANUTENTION
Tout choix d’équipement pour le fonctionnement d’un entrepôt doit satisfaire à
parts égales l’efficacité et le coût de l’équipement. Parallèlement, il s’agit de
répondre aux exigences globales du fonctionnement en respectant les contraintes
découlant des dimensions de l’entrepôt, son agencement, des produits et des
procédés.

Cependant, dans certaines circonstances, l’utilisation de matériel de manutention


peut être remplacée par un travail manuel. De nombreuses organisations
humanitaires utilisent de la main- d’œuvre locale plutôt que des équipements de
manutention, dans le but de fournir des emplois et de bien gérer les relations avec
les résidents locaux. D'ailleurs, dans de nombreuses régions du monde, la main-
d'œuvre locale est peut être moins coûteuse que le matériel de manutention.

L’autre avantage de faire appel à de la main-d'œuvre est que celle-ci est


généralement plus flexible et ne nécessite pas d’entretien spécialisé. Si une
opération devient dépendante de l’équipement mécanique de manutention, il faut
qu’elle puisse s’assurer que des installations d’entretien fiables peuvent être
fournies.

En envisageant l’équipement de manutention, le processus de décision tourne


autour des principes clés de la manutention des marchandises :

❖ Des équipements simples ont tendance à être plus fiables et plus faciles
d’entretien
❖ Le déplacement de chargements plus importants s’avère moins coûteux et
plus rapide
❖ La standardisation (l’utilisation d’un nombre réduit de types d’équipement
au sein de
l’organisation) réduit les coûts de formation et d’entretien
❖ La mécanisation améliore l’efficacité, mais au détriment de la flexibilité
❖ La force de gravité est bon marché.
Au niveau du choix de l’équipement de manutention, les objectifs sont de :

❖ Réduire les coûts unitaires de manutention


❖ Réduire le temps de manutention
❖ Réduire les frais généraux
❖ Rationaliser l’utilisation de l’espace au sol
❖ Assurer la sécurité des employés.

Au cours des dernières années, l’éventail d’équipement de manutention des


marchandises s’est considérablement développé. Il est maintenant possible de se
procurer un outil à même de satisfaire presque toutes les exigences.

Il faut admettre, bien sûr, que les progrès technologiques et la complexité des
équipements ont tendance à augmenter les coûts.

Le processus de choix des équipements doit identifier les exigences requises pour
effectuer le travail en cours, tout en projetant à plus long terme sa capacité
d’effectuer les tâches à venir.

L’équipement de manutention peut être classé selon les rubriques suivantes :

❖ Le transfert horizontal
❖ Le stockage et la récupération
❖ Le prélèvement des commandes.

Les choix d’équipement principal pour chacune de ces rubriques sont décrits ci-
dessous :

LE TRANFERT HORIZONTAL

La sélection d’équipement pour le transfert horizontal dépend des volumes et de la


diversité des produits devant être manutentionnés. Si les volumes et la complexité
de l'opération augmentent, le type et la sophistication des équipements
augmentent en conséquence.

DIABLE

L’équipement le plus simple et le moins cher; il peut être utilisé pour déplacer des
charges pesant jusqu’à 100 kg sur des surfaces lisses et à niveau.
TRANSPALETTE MANUEL

Peut être utilisé pour déplacer des charges pesant jusqu’à 2 000 kg sur de courtes
distances et sur une surface lisse et à niveau. Lorsque les marchandises sont
livrées sur palettes en conteneurs et qu’il n’y a pas d’embarcadère disponible, le
transpalette manuel est le seul moyen de transférer les palettes à l’intérieur du
conteneur.
TRANSPALETTE MANUEL MOTORISÉ

Si le volume des marchandises à déplacer est considérable et/ou l’aire d’opération


est étendue, un transpalette manuel motorisé peut être envisagé. La formation est
minimale : le levage se fait par pompe à main et un moteur actionnant les roues
fournit la traction. La manœuvrabilité est plus facile et le transpalette peut affronter
les pentes.

Ceux-ci peuvent affronter un taux plus élevé de déplacements, sur de plus grandes
distances et des pentes plus accentuées.

Le choix du modèle, de la capacité et de la configuration dépend de la nature des


marchandises à déplacer, des distances à parcourir et du nombre de
déplacements effectués quotidiennement. Il existe toute une gamme
d’équipements standards et de modifications réalisables en atelier pour répondre
pratiquement à toutes les situations.

CHARIOTS ÀCCOMPAGNATEUR/À CONDUCTEUR DEBOUT

Les deux offrent une manœuvrabilité considérable et peuvent fonctionner dans des
espaces restreints avec une stabilité inégalable. Ce choix doit être considéré à
long terme si la croissance prévue implique sans doute une augmentation de
l’équipement fixe : davantage de rayonnage, davantage de machines, ou de
fréquents chargements et déchargements de véhicules. Ces deux chariots
n’exigent qu’une simple formation pour les opérateurs.
Ceux-ci constituent un très bon investissement lorsque la vitesse, les grandes
distances à parcourir et les déplacements incessants sont requis. Une formation
est nécessaire et signifient une requalification des opérateurs. De grandes
précautions doivent être prises lors de la conduite parmi les travailleurs à pied.
Autant les chariots à conducteur debout que ceux-ci peuvent être utilisés pour
remorquer.

CHARIOTS ÉLÉVATEURS À FOURCHE ET CONTREPOIDS

Dans un entrepôt, la capacité de stockage est accrue par l’utilisation de la


hauteur libre en empilant les palettes les unes sur les autres. L'équipement
utilisé généralement est la « bonne à tout faire » : le chariot élévateur à fourche
et à contrepoids. Un tel chariot peut transporter des marchandises sur palette
jusqu’à des rayons situés à 5/6 mètres de hauteur mais nécessite des allées
d’au moins 3 mètres de large. Pour le stockage extérieur et les déplacements,
ce chariot est inégalé et sa capacité de levage peut inclure des charges très
larges comme des conteneurs. Pour une utilisation en terrain irrégulier, des
versions à 4 roues motrices sont disponibles.

La capacité d’entreposage peut être augmentée en utilisant mieux l’espace du sol


disponible : en réduisant la largeur des allées. La largeur normale d‘une « allée
étroite » est d’environ 2 mètres et permet un gain approximatif de 33% de capacité
d’entreposage. Ceci peut être réalisé de deux façons :

❖ Gerbeurs à bras de support


❖ Chariots à portée.

Gerbeurs à bras de support

Les gerbeurs à bras de support peuvent être utilisés en accompagnateur, lorsque


la manœuvrabilité est essentielle ou qu’il existe une incidence de la circulation
piétonnière, ou montés lorsque la vitesse et la distance le nécessitent. Une autre
option est de décider si l’opérateur est debout ou assis. Si l’opérateur est appelé à
monter et descendre fréquemment de sa machine, on préfère généralement un
équipement « debout ». Ce type de chariot est également davantage
manœuvrable. Cependant, si les distances à parcourir sont longues et que la
circulation est continue, la version « assise » est moins fatigante, bien qu’une
formation plus approfondie soit nécessaire contrairement aux équipements utilisés
en marchant.
Chariots à portée

L’avantage supplémentaire des chariots à portée est qu’ils peuvent lever des
charges plus lourdes et plus hautes que ne le peuvent les gerbeurs à bras de
support, offrant ainsi une flexibilité additionnelle en matière de charges unitaires à
manutentionner.

L’avantage des chariots à portée par rapport aux chariots élévateurs à contrepoids
est que leur rayon de virage est plus petit. Ceci permet d’utiliser des allées plus
étroites et donc d’augmenter la capacité d’entreposage.
Il est possible d’augmenter davantage la capacité d’entreposage en adoptant la
configuration d’allées ultra étroites. La largeur est réduite à juste un peu plus d’un
mètre et la hauteur de rayonnage peut atteindre 10 mètres, correspondant aux
capacités de l’équipement utilisé. Le choix fondamental à faire est entre les
chariots de chemins libres qui permettent une capacité supplémentaire
d’entreposage de 50% par rapport à l’option du chariot à portée, et les bras
élévateurs à trajet fixe qui offrent encore plus de capacité d’entreposage.

CHOISIR L'ÉQUIPEMENT DE STOCKAGE

Les éléments à considérer lors du choix d’équipement d’entreposage sont


similaires à ceux requis pour la sélection d’équipement de manutention. Ils
consistent essentiellement en une série de décisions pour parvenir à un
compromis entre l’utilisation d’espace d’entreposage et le temps de manutention.
Souvenez-vous que l’utilisation optimale de l’espace d’entreposage et la réduction
du temps de manutention étaient deux de nos objectifs de planification. Ces deux
objectifs entrent en conflit. L’amélioration de l’usage de l’espace d’entreposage a
comme effet d’accroître le temps de manutention. Inversement, si nous réduisons
le temps de manutention, l’utilisation de l’espace va diminuer. Par conséquent ces
décisions doivent être soigneusement analysées. Des exemples typiques
d’éléments à prendre en considération peuvent être :

❖ Jusqu’où le produit peut-il être empilé


❖ Les dimensions de l’entrepôt
❖La hauteur de l’entrepôt et la possibilité d’utiliser l’espace jusqu’au
plafond
❖ La nature/fragilité du produit
❖ Les problèmes potentiels de rotation des stocks
❖La vitesse de prélèvement et dedéplacement
❖La gamme de produits
❖ La durée prévue de fonctionnement de l’entrepôt : est-il permanent ou
provisoire?

Les choix d’équipement d’entreposage et les types d’équipement pour chaque type
sont décrits ci- dessous.

ENTREPOSAGE EN VRAC

Les marchandises sont mises en silos ou en tas sur le plancher ou dans la cour.

ENTREPOSAGE EN BACS
Pour l’entreposage en bacs, un compartiment est alloué à un produit particulier
dans un système de rayonnage ou d’étagères. Il existe une grande variété de
modèles soit de tenons d’acier ou de plastic, ou de conteneurs autoporteurs.

Les conteneurs sont de diverses dimensions, couleurs et formes et la plupart sont


semi-ouverts sur le devant. L’utilisation d’un tel équipement permet de présenter
une grande variété de petites composantes sur une surface visible très compacte.

ENTREPOSAGE EN RAYONNAGE

Le rayonnage est normalement utilisé pour fournir un système très flexible pour les
petits articles. Il existe une grande variété de rayonnages dont la plupart sont
ajustables avec différents espacements. L’entreposage en rayonnage est parfois
utilisé avec des petits bacs de manutention pour les petites unités faciles à
manipuler.

L'ENTREPOSAGE EN PILES

Il s'agit de la méthode la plus courante d’entreposer de grandes quantités de


produits. Les marchandises sont emballées par chargement unitaire et empilées
jusqu’à une hauteur maximale sécuritaire qui dépend du poids et de la stabilité de
chaque unité.

Exemples d'entreposage en piles.

RAYONNAGE À PALETTES AJUSTABLES


Le chariot élévateur à fourche pouvant élever de lourdes charges à plus de 6
mètres de hauteur, il a fallu concevoir un système de rayonnage à même de non
seulement supporter la charge imposée mais également de résister à une
mauvaise manœuvre accidentelle du chariot élévateur. Le rayonnage à montants
ajustables comporte trois composantes principales : les montants rainurés
verticaux formant le cadre, les montants à embouts qui permettent un ajustement
rapide aux cadres, et les portoirs de base pour l’arrimage au plancher et la
répartition du chargement.

DÉFINIR LES MÉTHODES DE TRAVAIL

Les méthodes de travail utilisées dépendent de l’étape d’activité à laquelle elles se


rattachent. Vous vous souviendrez que nous avons quatre étapes qui sont :

❖ La réception des marchandises


❖ L’entreposage
❖ Le prélèvement
❖ L’expédition des marchandises.

RÉCEPTION DES MARCHANDISES

Si le directeur de l’entrepôt possède un certain contrôle et un aperçu du planning


de la livraison des marchandises, les opérations de réception des marchandises
peuvent être planifiées et gérées de façon à assurer la fluidité de leur entrée dans
l’entrepôt. Cependant, dans de nombreuses situations, le manager de l’entrepôt ne
dispose que d’un contrôle et d’un aperçu très limités sur la livraison des
marchandises. C’est pourquoi les opérations de réception des marchandises
doivent être flexibles et pouvoir s’adapter aux situations.

Les objectifs primordiaux de la zone de réception devraient être :

❖ Recevoir les approvisionnements/marchandises provenant de fournisseurs


internes/externes, décharger le véhicule aussi rapidement et efficacement
que possible et rendre les marchandises disponibles pour l’entreposage
❖ Vérifier la nature et l’état des approvisionnements/marchandises pour
conformité avec la commande
❖ Prendre les dispositions nécessaires pour mener toute activité de contrôle
de la qualité requise

Les facteurs qui influencent le niveau requis de main-d’œuvre sont :

❖ La fréquence et l’importance des livraisons


❖ Les méthodes employées pour réceptionner les marchandises et les
rendre disponibles pour l’entreposage.

Le volume total des livraisons est relié à la demande de marchandises


humanitaires à satisfaire de la part de l’organisation. La planification des livraisons
dépend de la programmation du transport. Ces deux facteurs devraient être pris en
compte lors de la planification des opérations de réception.

Les méthodes de travail utilisées pour la réception des marchandises dépendent


des facteurs suivants :

APPROVISIONNEMENTS/MARCHANDISES RECEPTIONNEES EN
VRAC
Le déchargement à la main par des individus ou des équipes est soumis à des
restrictions de poids et de dimension et à toute demande subséquente pour un
transport vers les aires d’entreposage, par exemple la palettisation à l’intérieur de
l’entrepôt. Si la palettisation est requise et adoptée à l’intérieur ou à l’arrière du
véhicule, l’équipement requis pour le déplacement entre le véhicule et l’aire de
réception est nécessaire.
APPROVISIONNEMENTS/MARCHANDISES RECEPTIONNEES EN
PALETTES

Si les marchandises réceptionnées sont déjà empilées sur des palettes, un


chargement latéral ou arrière doit être envisagé.

UTILISATION D’UN QUAI DE DÉCHARGEMENT

Une variété de quais de déchargement est disponible comme alternative au


déchargement au niveau du sol. Ils sont inclus dans l’évaluation de l’équipement
requis pour faciliter les opérations de l’entrepôt.
Enfin, on trouve l'éventail des tâches devant être réalisées tant au niveau des
tâches physiques qu'administratives.

Voici une liste typique de telles tâches :

❖ Ouverture/fermeture des volets ou des portes


❖ Admission du véhicule et instructions pour le stationnement/déchargement
❖ Appel du véhicule pour le déchargement
❖ Vérification des documents
❖ Débâchage/retrait des plombs du véhicule
❖ Vérification du contenu
❖ Déchargement
❖ Subdivision des palettes contenant une variété de marchandises par
catégories
❖ Vérification du matériel/des marchandises quant à la quantité/le type/les
dommages
❖ Contrôle de la qualité
❖ Signature des documents à la réception
❖ Chargement des marchandises sur palettes
❖ Étiquetage des approvisionnements/marchandises/palettes
❖ Enregistrement du stock et des reçus.

Sélectionner les tâches correspondantes à l’opération planifiée.

OPÉRATIONS DE STOCKAGE DU VRAC

Le magasin de vrac correspond généralement à l’aire principale d’entreposage de


l’entrepôt. Parfois, les marchandises se rendent directement à l’aire de
prélèvement mais seulement en périodes de pénurie ou lorsqu’il existe des lignes
spéciales de mouvement.

Le nombre de lignes détermine la stratégie des opérations et des dimensions du


magasin principal. Dans certaines circonstances, l’aire de stockage principal est
située immédiatement au-dessus ou adjacente à l’aire de récupération.

Cependant, l’aire de stockage principal constitue généralement l’aire la plus


importante, distincte de l’aire de récupération et de celle où toutes les
marchandises sont entreposées pour des durées variables.

Une fois encore les besoins de main-d’œuvre dépendent des méthodes et des
procédures adoptées. La circulation des approvisionnements/marchandises à
partir de l’aire de réception en termes de volumes, de fréquence et de contenu,
détermine les besoins de base parallèlement aux facteurs de manutention
manuelle ou mécanique.

L’autre facteur important à considérer est la moyenne des distances lors des
déplacements dans l’aire d’entreposage en vrac. Plus l’aire est étendue, plus il
faudra du temps pour faire sortir ou entrer les marchandises de l’aire et plus il
faudra de la main-d’œuvre pour une charge de travail donnée. Par conséquent,
l’agencement de l’aire d’entreposage principal et la décision quant à l’emplacement
des marchandises dans cette zone ont un impact sur les besoins en ressources.

Les tâches impliquées par ces activités comprennent :

❖ Obtenir les instructions relatives à l’emplacement


❖ Le transport vers l’emplacement
❖ L'enregistrement des emplacements utilisés
❖ Le dépôt des approvisionnements/marchandises à l’emplacement
❖ Combiner les palettes partielles
❖ Déplacer/ordonner les palettes
❖ Obtenir les instructions pour le réapprovisionnement
❖ Réapprovisionner l’aire de prélèvement
❖ Rapporter/retirer les marchandises endommagées
❖ Retourner au point de prélèvement
❖ Faire le rapport des actions entreprises.

OPÉRATIONS DE PRELEVEMENT

Le prélèvement implique la sélection de produits de l’aire d’entreposage en vrac


pour regrouper des livraisons pour le transport à l’étape suivante dans la chaîne
d’approvisionnement et finalement jusqu’aux bénéficiaires.

Les tâches inclues dans l’opération de prélèvement sont :

❖ Récupération des documents de prélèvement indiquant les produits et les


quantités concernées
❖ Rassembler tout l'équipement nécessaire
❖ Localiser le premier site de prélèvement
❖ Vérifier et prélever la quantité appropriée
❖ Se rendre aux sites de prélèvement suivants, etc.
❖ Établir un rapport de non-conformité/de marchandises endommagées
❖ Se rendre aux aires de tri, de conditionnement et d’emballage
❖ Notifier les besoins de réapprovisionnement.
❖ Remplir et faire suivre les documents/formulaires.

Lors de la planification des opérations de prélèvement, il y a trois points à préciser :

❖ La méthode de prélèvement
❖ La technique de prélèvement
❖ Le chemin de prélèvement
MÉTHODES DE PRELEVEMENT

Il existe généralement trois catégories de méthodes de prélèvement :

1. Le prélèvement au niveau inférieur.


2. Le prélèvement au niveau supérieur.
3. Le prélèvement au point central.

Le prélèvement au niveau inférieur

Le préposé au prélèvement commence au rez-de-chaussée avec les


marchandises d’accès facile. Cela s’effectue au niveau du sol et/ou au premier
niveau de stockage.

Le préposé se sert souvent d’un moyen de transport manuel ou mécanique pour


faciliter la tâche, par exemple un transpalette, un panier à roulettes, etc.

Le prélèvement au niveau supérieur

Pour atteindre les niveaux supérieurs de l’aire d’entreposage, le préposé utilise un


équipement différent. Ceci peut être effectué tant à l’intérieur de l’aire
d’entreposage en vrac que sur une aire indépendante de prélèvement. Dans le
premier cas, un travail d’équilibrage entre les activités de prélèvement et le
réapprovisionnement doit être soigneusement planifié afin d’éviter toute congestion
et de s’assurer de la sécurité de l’opération.
Le prélèvement au point central

Le préposé demeure au même endroit et prélève la marchandise à partir des


unités de chargement qui lui sont présentés.

Le déplacement peut se faire au moyen de râteliers mobiles de rayonnage, de


convoyeurs ou de transpalettes placés à côté du préposé au prélèvement.

LES TECHNIQUES DE PRELEVEMENT


Il existe trois techniques courantes de prélèvement de marchandises selon une
liste unique ou multiple de ramassage :

1. Prélèvement de livraison
2. Prélèvement en ligne
3. Prélèvement par zones

Prélèvement de livraison

Le préposé récupère une livraison qui est habituellement placée directement sur
un équipement de transport.

Ceci assure un temps minimal de tri et de prélèvement ainsi qu’un moindre coût.

Dans certains cas, le prélèvement de livraisons multiples vers des équipements de


transport distincts est effectué lorsque des articles de même nature sont indiqués
sur les commandes.
Prélèvement en ligne

Les commandes sont traitées en lots et le prélèvement est effectuée par type de
produit.

Cela permet généralement une économie du temps de transport mais engendre le


besoin d’effectuer des opérations subséquentes de tri pour compléter le
processus.

Prélèvement par zones

L’aire d’entreposage en vrac est divisée en zones et les préposés travaillent


séparément à l’intérieur de ces zones. Plus il y a de zones, plus le niveau de tri et
de renforcement des livraisons est élevé à l’étape suivante du processus.

ROUTE DE PRELEVEMENT

Il est nécessaire de déterminer le type de route à emprunter pour le prélèvement.

L’objectif de la planification de la route à emprunter pour le prélèvement est de


minimiser la distance que le préposé aura à parcourir. Pour atteindre cet objectif,
la séquence des articles de la liste de prélèvement devrait correspondre à celle
des emplacements d’entreposage dans l’aire d’entreposage. Ceci permet
d’optimiser et de contrôler le rendement du préposé.

Par conséquent, la main-d’œuvre requise pour le prélèvement dépend des facteurs


suivants :

❖ L’emplacement des lieux de prélèvement


❖ La circulation et le schéma de travail devant respecter la programmation
des livraisons
❖ L’utilisation de tout équipement de manutention
❖ Les distances parcourues pour récupérer les
approvisionnements/marchandises des points de récupération.

OPÉRATIONS D’EXPÉDITION DES MARCHANDISES

Tout comme l’aire de réception des marchandises, celle d’expédition est


susceptible de congestion. Le contrôle des véhicules et des remorques en attente
est très important : les ralentissements quelle qu'en soit la raison (pénurie de
remorques de dimension adéquates par exemple) peuvent rapidement entraîner
un engorgement tandis que les opérations de prélèvement doivent normalement
se poursuivre s’il faut boucler le travail de la journée.

Les objectifs primordiaux de l’aire d’expédition devraient être :

❖ S’assurer que tous les lots ont été rassemblés et emballés correcte
❖ S’assurer que tous les lots sont placés dans la séquence correcte e
du chargement.
❖ S’assurer que tous les lots sont prêts pour le chargement da
véhicules de transport.

Les besoins en main-d’œuvre requise pour satisfaire les exigences de ce qui


précède sont dictés par :
❖ Les exigences quant au volume et au rythme de l’expédition des livraisons
❖ La programmation et la fréquence des rotations des véhicules de livraison
❖ Le type et la méthode de chargement et des équipements utilisés.

La nature de l’opération, qu’elle soit manuelle ou mécanique, a un impact


considérable sur les besoins opérationnels :

Les tâches devant être assumées dans l’aire d’expédition comprennent :

❖ Vérifier les annotations/marchandises ramassées


❖ Réemballer/re-palettiser
❖ Enregistrer les lots/les numéros de série
❖ Préparer les documents
❖ Étiqueter les livraisons
❖ Dresser la liste de chargement
❖ Confirmer le chargement/la documentation
❖ Charger le véhicule selon la séquence indiquée
❖ Sceller le véhicule/obtenir une signature
❖ Organiser le déplacement des véhicules
❖ Ouverture/fermeture des volets ou des portes.

MODULE 4 : GESTION DES NIVEAUX DE STOCKS

Dans le premier module, nous avons stipulé que le rôle de la gestion des stocks était de
s'assurer que ceux-ci soient toujours disponibles pour satisfaire les besoins des
bénéficiaires.

Le stock représente un coût conséquent pour la chaîne d'approvisionnement


humanitaire. Il est constitué du coût du stock en lui-même ainsi que du coût du
transport des marchandises et du stockage des marchandises dans les entrepôts.
De ce fait, le travail du manager des stocks est de faire en sorte que le stock soit
disponible au coût le plus bas possible.

Pour ce faire, le manager des stocks doit atteindre un équilibre entre l'offre et la

demande.

Dans ce module, nous considérons les éléments suivants :

❖ Types de stocks

❖ Courbe des stocks en fonction du temps

❖ Utilisation des prévisions

❖ Politiques de stock poussé et tiré

❖ Systèmes de commandes.

TYPES DE STOCKS

Il existe trois types de stock et ils ont chacun une raison d'être différente dans
l'entrepôt. Les trois types de stock sont appelés :

❖ Stock de roulement

❖ Stock de sécurité

❖ Stock par anticipation ou d'urgence.

STOCK DE ROULEMENT

L'objectif du stock de roulement est de satisfaire la demande usuelle ou attendue pour


les marchandises humanitaires entre chaque livraison fournisseur. De ce fait, la
quantité de stock de roulement nécessaire dépend de l'importance de la demande
et de la fréquence des commandes.

STOCK DE SÉCURITÉ

L'objectif du stock de sécurité est de gérer le risque de rupture de stock pendant la


période entre deux livraisons du fournisseur.

Les ruptures de stock peuvent subvenir pour deux raisons :

❖ La demande actuelle est plus élevée que celle qui était attendue (la prévision).
❖ Le délai de livraison du fournisseur est plus long qu'attendu.

Le but du stock de sécurité est de nous protéger de ces cas de figure afin de gérer le
risque de rupture de stock.

La quantité de stock de sécurité requise dépend donc de trois facteurs :

❖ L'imprévisibilité de la demande

❖ La fiabilité des fournisseurs

❖ Le degré de risque de rupture de stock que l'organisation est prête à prendre.

Le meilleur moyen de définir la quantité de stock de sécurité est en termes de semaines


ou mois de demande normale, par exemple 2 semaines de stock ou 3 mois de
stock.

STOCK PAR ANTICIPATION OU D'URGENCE

Les stocks par anticipation sont constitués pour subvenir à une soudaine augmentation
de la demande. Les exemples les plus courants sont la survenue d'un événement
humanitaire. Dans une telle situation, la rapidité de la réponse est importante et,
dans la plupart des cas, le besoin humanitaire laisse peu de temps pour acheter
les stocks avant qu'ils soient distribués aux endroits où ils sont nécessaires. La
quantité de stock d'anticipation tenue est une décision stratégique faite par
l'organisation humanitaire.

COURBE DES STOCKS EN FONCTION DU TEMPS

La courbe des stocks est un outil utile pour comprendre le fonctionnement de la gestion
des stocks et les raisons d'être des stocks de roulement et de sécurité. Le stock
par anticipation n'est pas montré car il est réservé pour des occasions spéciales et
il n'est pas inclus dans la gestion des stocks courante.

Le graphique montre comment le stock de roulement diminue en fonction de la


demande. Plus la demande est forte, plus la courbe chute en pente raide.
Stock de roulement

Niveau de
stock

Niveau de stock

Temps
Temps

Les lignes verticales représentent l'arrivée de nouveaux stocks depuis les fournisseurs.

Lorsque la demande correspond aux prévisions, nous recevons de nouveaux stocks au moment où le stock de
roulement est épuisé. Dans ce cas, aucun stock de sécurité n'est nécessaire (voir le diagramme ci-dessous).

stock

Temps

Si la demande est plus forte que prévue, tout le stock de roulement est utilisé et une partie du stock de sécurité
également. Le stock de sécurité nous protège d'une demande plus forte que prévue (voir le diagramme ci-
dessous).

stock

Temps

60
Si le délai de livraison plus long que prévu, à nouveau tout le stock de roulement est utilisé et une partie du stock de
sécurité également. Le stock de sécurité nous protège d'un manque de fiabilité du fournisseur (voir le diagramme
ci-dessous).

61
Si la demande est plus faible que prévue et/ou si les livraisons fournisseur arrivent en avance, une partie du stock de
roulement est toujours disponibles lorsque nous recevons un nouveau stock de la part du fournisseur (voir le
diagramme ci-dessous).

La demande est parfois au dessus du taux prévu et parfois en dessous. Les fournisseurs livrent parfois en retard et
parfois en avance. La quantité des stocks de roulement et de sécurité restent en moyenne la même au fil du
temps. Lorsque cela est le cas, l'offre et la demande sont équilibrées.

UTILISATION DES PRÉVISIONS

Les managers des stocks doivent utiliser les prévisions des demandes afin de définir les quantités à commander
lorsqu'ils passent commande pour constituer de nouveaux stocks.

L'horizon temporel de la prévision doit être relié au délai de livraison du fournisseur. Par exemple, si le délai de
livraison du fournisseur est de 3 mois, une prévision de la demande pour 3 mois ou plus est nécessaire afin de

62
décider des quantités à commander.

Le manager des stocks peut avoir recours à trois sources d'informations pour ces prévisions :

❖ Les prévisions à long terme/stratégie de constitution des stocks

❖ Les rapports d'évaluation initiaux

❖ Les prévisions à court terme/opération en cours.

LES PRÉVISIONS À LONG TERME/STRATÉGIE DE CONSTITUTION DES STOCKS

Dans le but de développer une stratégie de constitution des stocks, chacune des organisations fait son possible pour
être aussi efficace que possible. Un des principaux facteurs d'efficacité est d'être en mesure d’expédier les bonnes
marchandises au bon moment. Comme nous l'avons vu précédemment, de nombreuses opérations sont
imprévisibles en termes de taille et d'emplacement. Il est donc difficile d'être pleinement préparé à tout endroit et à
tout moment.

Une manière d'améliorer la rapidité de la réponse est d'être en mesure d'obtenir les marchandises nécessaires aussi
vite que possible, ou au moins d'amorcer la réponse. Pour ce faire, de nombreuses organisations humanitaires ont
mis en place des stratégies de constitution de stock qui permettent d'avoir accès à ces marchandises.

Une stratégie de constitution de stocks ne se contente pas de tenir des stocks partout dans le monde mais fournit un
accès rapide aux marchandises. Par exemple, des accords ont été signé avec des fournisseurs (après un
processus d'appel d'offre bien défini et équitable) pour avoir à disposition des stocks dans l'entrepôt du fournisseur
prêts à être expédiés.

Les organisations peuvent néanmoins toujours avoir besoin de leurs propres stocks.

Une approche est d'avoir un entrepôt global permettant un meilleur contrôle de la qualité des produits, une réponse
rapide et un meilleur suivi. Cela a également un coût significatif. Ces entrepôts sont utilisés en cas d'urgence, mais
également pour les opérations en cours. Le niveau de stock nécessaire est déterminé par la consommation
annuelle et les stocks tampons en cas d'urgence. Les produits en stock sont définis par les besoins opérationnels.
En règle générale, ce sont les articles les plus utilisés en cas d'urgence pour les différents types de programme.

Les entrepôts régionaux sont le plus souvent utilisés pour contenir les stocks d'urgence. Les types de produits stockés
sont bien connus par les organisations. Les facteurs limitant sont les frais encourus pour tenir de tels stocks et la
capacité à faire tourner les produits qui ont une durée de vie limitée en stock. De nombreuses organisations
essayent d'éviter de tenir des stocks d'urgence de produits avec une durée de vie limitée, comme par exemple les
denrées alimentaires ou les médicaments.
Les critères pour les emplacements de ces entrepôts régionaux sont les suivants :

❖ À proximité des zones opérationnelles existantes ou potentielles

❖ Bons réseaux de transport vers et à partir de cet emplacement (disponibilité et coût)

❖ Acceptation et soutien de la part des autorités locales.

Par exemple, ce genre de stock peut rassembler des équipements de base pour héberger 20 000 personnes, c.-à-d. :

❖ 4000 tentes

❖ 8000 bâches de protection

❖ 4000 sets de cuisine

❖ 4000 jerricanes

63
En général, le coût du stock pour ces produits est d'environ 800 000 USD.

LES RAPPORTS D'ÉVALUATION INITIAUX

Les rapports d'évaluation initiaux sont rédigés par les premières personnes sur le terrain et sur le théâtre des
événements humanitaires. De tels rapports contiennent des informations sur le nombre de personnes impliquées
dans l'événement et leurs besoins à court terme. Cela permet au manager des stocks de prendre des décisions
relatives au stock afin de satisfaire la demande humanitaire.

Les rapports d'évaluation initiaux sont utilisés pour prendre des décisions sur le réapprovisionnement des stocks
d'urgence et peuvent influer sur les niveaux des stocks de roulement et de sécurité, selon la nature de l'événement
et la politique de l'organisation.

LES PRÉVISIONS À COURT TERME/OPÉRATION EN COURS

Les prévisions à court terme sont des prévisions élaborées à partir de la demande résultant d'une opération en cours.
Les prévisions à court terme sont utilisées pour prendre des décisions sur le réapprovisionnement du stock de
roulement et du stock de sécurité.

Lorsque le programme est mis en place et qu'il fonctionne, il est nécessaire d'avoir des approvisionnements réguliers.
La demande est reçue à partir du terrain (manager des stocks / manager du programme) en fonction de la
consommation et des nouveaux besoins.

En voici des exemples :

❖ Hôpital : lorsqu'une organisation gère un hôpital, elle est en charge de sa pharmacie. Le


réapprovisionnement est effectué en fonction de la consommation et du délai de livraison. Le
renouvellement des commandes s’effectue depuis l'opération sur le terrain (manager des stocks / du
programme).

❖ Les réfugiés ou PDI (Personnes Déplacées à l'Intérieur du pays) ont besoin de recevoir des lots de
marchandises pour l'hygiène. Le renouvellement des commandes est effectué par l'opération sur le terrain
en fonction du nombre de personnes (qui peut changer), du cycle de distribution et du délai de livraison.

POLITIQUES DE STOCK POUSSÉ ET TIRÉ

Il existe deux types différents de politique de stock : poussé et tiré.

POLITIQUE DE STOCK POUSSÉ

Une politique de stock poussé consiste à « pousser » le stock dans la chaîne d'approvisionnement depuis la source,
c.-à-d. depuis le siège social de l'organisation humanitaire vers les entrepôts sur le terrain.

64
Une politique de stock poussé est généralement utilisée au début d'une situation humanitaire lorsque les besoins sont
conséquents mais incertains et qu'il y a souvent pénurie de marchandises. Dans cette situation, tous les biens
disponibles sont souvent poussés directement vers les endroits où ils sont nécessaires, sans qu'ils soient stockés
pour un laps de temps très important.

La quantité de stock qui est poussé dans la chaîne d'approvisionnement est conditionnée par les rapports d'évaluations
initiaux des situations humanitaires ou par la disponibilité des biens, quel que soit le moins important.

POLITIQUE DE STOCK TIRÉ

Une politique de stock tiré consiste à « tirer » le stock depuis la chaîne d'approvisionnement à partir de la demande, c.-
à-d. par les personnes sur le terrain. Cette politique est utilisée lorsque la demande est relativement stable et
connue. La quantité de stock qui est tiré depuis la chaîne d'approvisionnement dans cette situation est donc
davantage conditionnée par la demande réelle des bénéficiaires. Dans cette situation, l'offre et la demande sont
relativement bien équilibrées et les stocks sont tenus afin de satisfaire ce niveau de demande.

SYSTÈMES DE COMMANDES

Passer une commande pour réapprovisionner le stock est une décision importante (même si cela est routinier) dans
tout système de gestion de stock. Le passage d’une commande implique la prise de deux décisions.

La première nous force à réfléchir à l'instant auquel nous devons passer la commande. Cela nous oblige à penser au
temps nécessaire pour recevoir les marchandises une fois que nous les avons commandées et pendant ce temps
la quantité qui sera nécessaire.

La deuxième décision, une fois décidé le moment où passer commande, est de déterminer la quantité à commander.

Il existe trois systèmes différents disponibles pour prendre ces décisions :

❖ Méthode à deux casiers


❖ Gestion calendaire des stocks

❖ Système d'évaluation continue.

Chacune de ces trois méthodes fonctionnent sur la base de la comparaison de ce que l'on appelle le niveau de stock
utilisable avec un point de référence prédéfini. Le calcul du stock utilisable se fait comme suit :

STOCK UTILISABLE

Le stock utilisable est la quantité de stock disponible pour utilisation. Le stock physique dans l'entrepôt ne correspond
pas au « stock utilisable ».

Le niveau de stock utilisable est calculé comme suit :

stock physique disponible +


stock commandé chez les fournisseurs +

stock en transit stock assigné à des expéditions stock réservé pour des usages spécifiques

65
MÉTHODE À DEUX CASIERS

C'est un système de commande simple généralement utilisé pour réapprovisionner des articles de faible valeur. Cela
peut par exemple être des articles de papeterie, des couteaux à lame rétractable, du matériel de nettoyage, etc...

Le stock est tenu dans deux casiers ou emplacements séparés dans une armoire de stockage par exemple. Lorsque le
stock principal est épuisé, une commande de réapprovisionnement est passée. Le stock du deuxième casier ou
emplacement est alors utilisé pendant le délai de réapprovisionnement.

GESTION CALENDAIRE DES STOCKS

Dans la gestion calendaire des stocks, la quantité de stock utilisable est vérifiée à intervalles réguliers, par
exemple toutes les semaines ou tous les mois. Le reste du temps, l'état du stock n'est pas vérifié.

La période de passage en revue est généralement déterminée arbitrairement. Cependant, pour les articles à fort
taux d'utilisation ou les articles qui sont suffisamment importants pour une raison quelconque, il peut être judicieux
de faire une évaluation plus fréquemment. Dans ce système, les commandes sont passées à des instants
prédéterminés. Cela apporte les avantages suivants :

❖ Les activités de commande peuvent être planifiées dans le programme de travail, ce qui permet une
meilleure utilisation du personnel.

❖ Le transport des marchandises peut être coordonné pour optimiser l'utilisation de la capacité de transport.

Il existe deux versions de la gestion calendaire des stocks :

❖ La méthode de « remise à niveau »


❖ La méthode du « stock minimal ».

MÉTHODE DE REMISE À NIVEAU

La méthode de remise à niveau est idéale lorsque le taux d'utilisation des articles est élevé par rapport aux
quantités commandées, ce qui signifie que les commandes doivent être passées à chaque période de passage en
revue.

Dans la méthode de remise à niveau, un niveau maximum de stock est défini. Au moment du passage en revue, la
quantité commandée est obtenue en soustrayant le « stock utilisable » du « niveau de stock maximum ».

Le diagramme ci-dessous illustre la méthode de gestion calendaire du stock par remise à niveau :

66
Niveau maximum de stock
Niveau de T
sttK*;
utilisable

Stock de!sécurité

Périodes d'évaluation

Notez que la quantité de la commande (Q) peut varier chaque fois qu'une commande est passée.

Calculer le niveau de stock maximum

Le niveau de stock maximum est calculé en additionnant la quantité moyenne de stock (utilisée durant la
période de passage en revue et le délai de réapprovisionnement) au stock de sécurité :

Niveau de stock maximum = stock de sécurité + demande en moyenne x (période de passage en revue +
délai de réapprovisionnement)

Par exemple :

❖ Période de passage en revue = 4 semaines


❖ Délai de réapprovisionnement = 2 semaines
❖ Demande moyenne = 200 par semaine
❖ Stock de sécurité = 2 semaines de stock = 400 unités

Ce qui donne :

Niveau de stock maximum = stock de sécurité + demande moyenne x (période de passage en revue + délai
de réapprovisionnement)

= 400 + 200 x (4 + 2) =
400 + 200 x 6 = 400 +
1200 = 1600 unités

67
LA MÉTHODE DU « STOCK MINIMAL »

La méthode du stock minimal est idéale lorsque le taux d'utilisation des articles est faible par rapport aux
quantités commandées, ce qui signifie que les commandes ne sont pas passées à chaque période de
passage en revue.

Avec la méthode du stock minimal, un niveau minimum de stock est défini. Au moment du passage en revue,
le niveau de stock utilisable est comparé avec le niveau de stock minimal.

Si le stock utilisable est inférieur au stock minimal, une commande est passée.

Si le stock utilisable est supérieur au stock minimal, rien n'est fait.

Le diagramme ci-dessous illustre la méthode de gestion calendaire du stock par stock minimal :

Niveau
de stock
utilisable

Calculer le niveau de stock minimal

Le niveau de stock minimal est calculé de la même manière que le stock maximal dans la méthode de remise
à niveau, c.-à-d. :

Niveau de stock minimal = stock de sécurité + demande moyenne x (période de passage en revue + délai de
réapprovisionnement)
Par exemple :

❖ Période de passage en revue = 4 semaines


❖ Délai de réapprovisionnement = 2 semaines
❖ Demande moyenne = 20 par semaine
❖ Stock de sécurité = 2 semaines de stock = 40 unités

Ce qui donne :

Niveau de stock minimal = stock de sécurité + demande moyenne x (période de passage en revue + délai de
réapprovisionnement)

= 40 + 20 x (4 + 2)
= 40 + 20 x 6
= 4 0 + 1 2 0 = 160
unités

SYSTÈME D'ÉVALUATION CONTINUE

Dans le système d'évaluation continue, la quantité de stock utilisable est vérifiée à chaque fois qu’une partie
du stock est affectée à des expéditions. En pratique, la routine peut consister à vérifier le stock utilisable
quotidiennement.

Le niveau de stock utilisable est comparé avec un niveau de stock minimal, souvent appelé le seuil de
réapprovisionnement.

Si le stock utilisable est inférieur au seuil de réapprovisionnement, une commande est passée. Dans ce
système, la quantité commandée reste toujours la même.

Si le stock utilisable est supérieur au seuil de réapprovisionnement, rien n'est fait jusqu'à la prochaine fois où
une partie du stock sera affectée.

Le système d'évaluation continue est particulièrement approprié pour les articles à fort taux d'utilisation et il
apporte les avantages suivants :

❖ Le processus de commande est simplifié car la quantité commandée est fixée.

❖ Par rapport au système de gestion calendaire des stocks, les stocks peuvent être moindres. Cela est
dû au fait que le stock utilisable est vérifié plus fréquemment et donc le niveau de stock correspond
mieux à la demande.

Le diagramme ci-dessous illustre le système d'évaluation continue :


Seuil de réapprovisionnement

Niveau de
stock utilisable

DR
Q
DR = Délai de
réapprovisionnement

ü
Stock de sécurité

->
Temps

L’une des caractéristiques de ce système est que la fréquence des commandes varie automatiquement selon
le taux d'utilisation. Si l'utilisation augmente, les commandes seront effectuées plus souvent, et vice versa.

CALCULER LE SEUIL DE RÉAPPROVISIONNEMENT

Le seuil de réapprovisionnement est calculé en additionnant la quantité moyenne de stock (utilisée pendant le
délai de réapprovisionnement) au stock de sécurité, c.-à-d. :

Seuil de réapprovisionnement = stock de sécurité + demande moyenne x délai de réapprovisionnement.

Par exemple :

❖ Délai de réapprovisionnement = 2 semaines


❖ Demande moyenne = 2000 par semaine
❖ Stock de sécurité = 1 semaine de stock = 2000 unités

Ce qui donne :

Seuil de réapprovisionnement = stock de sécurité + demande moyenne x délai de réapprovisionnement.

= 2000 + 2000 x 2
= 2000 + 4000 =
6000 unités
MODULE 5 : CONTRÔLE DES STOCKS ET MOUVEMENTS

Le manager de l'entrepôt/des stocks est responsable de la surveillance des mouvements de marchandises en


transit depuis le fournisseur et il doit également contrôler les mouvements de stock dans l'entrepôt.

SUIVI DES MARCHANDISES EN TRANSIT

Le manager des stocks doit comprendre deux domaines importants :

❖ Le délai d'approvisionnement
❖ Le suivi des commandes de marchandises.

DÉLAI D'APPROVISIONNEMENT

Le délai d'approvisionnement est le délai entre l'instant où la commande est passée et le moment auquel les
marchandises sont disponibles pour être utilisées. De ce fait, le délai total est constitué d'un certain nombre
de composantes :

❖ Le délai pour créer et traiter la commande dans l'organisation

❖ Le délai pour envoyer la commande au fournisseur

❖ Le délai nécessaire au fournisseur pour traiter la commande

❖ Le délai nécessaire au fournisseur pour préparer les marchandises pour expédition

❖ Le délai d'expédition, y inclus tout délai pour le passage des douanes


❖ Le délai pour que les marchandises soient reçues à l'entrepôt, enregistrées et mises en
stock, prêtes à l'usage

Il est important que le manager des stocks connaisse et comprenne la correcte définition du délai
d'approvisionnement car cela détermine le moment où les commandes de réapprovisionnement doivent être
effectuées. Le fournisseur peut préciser un « délai de livraison » mais souvent il ne prend pas en compte
toutes ces étapes.

Étant donné l'éventuelle complexité à l’œuvre dans le délai d'approvisionnement, il n'est pas étonnant de
constater que les délais de livraison puissent varier d'une livraison à une autre. L'ampleur de la variation
dépend principalement de la fiabilité du fournisseur et, jusqu'à un certain degré, des variations dans les temps
de transport.

Si l'ampleur de la variation du délai de livraison est faible (quelques jours d'avance ou de retard), un stock de
sécurité peut être constitué dans le programme de stock afin de se protéger vis-à-vis des livraisons tardives.
Par exemple, si le délai d'approvisionnement est de 1 mois mais que les livraisons ont parfois jusqu'à 3 jours
de retard, il peut être intégré 3 jours supplémentaires de stock au stock de sécurité.

Si la variation du délai d'approvisionnement est grande, il est préférable de s'attendre au pire et de passer
commande en avance. Cela s’explique par le fait que de grosses quantités de stock de sécurité seraient
nécessaires pour se protéger des livraisons en retard.

EFFECTUER UN SUIVI DES COMMANDES DE MARCHANDISES

À partir de l'instant du passage de commande, le statut de la livraison des marchandises doit être surveillé
pour deux raisons importantes :

❖ Le stock commandé doit être inclus dans le calcul de stock utilisable pour les décisions sur le
réapprovisionnement.

❖ Si quelque chose devait mal se passer dans le processus de commande ou dans le transport, le
manager des stocks peut avoir besoin de prendre des mesures afin de relancer la commande. Les
problèmes courants vont de la pénurie chez les fournisseurs aux blocages en douane.

CONTRÔLE DES MOUVEMENTS DU STOCK

Le contrôle des mouvements de stock couvre :

❖ L'inspection de la qualité des marchandises reçues


❖ Le contrôle physique du stock
❖ Le contrôle des articles spécialisés
❖ L’autorisation de sortie de stock.

INSPECTION DE LA QUALITÉ DES MARCHANDISES REÇUES

Avant que les marchandises ne puissent être mises en stock, il est une pratique courante d'effectuer une
inspection de la qualité. L'inspection doit être scindée en deux parties :

S'assurer que les bonnes marchandises ont été reçues dans les bonnes quantités. Cela est généralement
effectué en comparant la liste de colisage au bon de commande pour finalement confirmer que les
marchandises reçues correspondent à ce qui avait été commandé. Tout écart doit être enregistré et faire
l'objet d'un rapport.

S'assurer que les marchandises sont en bon état. La méthode pour ce faire dépend des marchandises. En
général, il faut vérifier l'emballage pour tout dommage qui pourrait rendre les marchandises inutilisables. Pour
les produits alimentaires, cherchez des traces d'insectes ou de matières étrangères. Pour les médicaments,
vérifier que le cachet d'emballage interne (également appelé «primaire») n'est pas rompu. La plupart des
organisations humanitaires ont des exigences de contrôle qualité spécifiques pour des articles de ce type.
C'est le travail du manager de l'entrepôt de s'assurer que ces exigences sont respectées.
Toute marchandise qui ne passe pas le contrôle qualité doit être placée dans une zone spécifique de
stockage et ne doit pas être programmée pour la mise en stock. Une décision doit être prise quant à la
démarche à suivre, ce qui peut être par exemple le retour au fournisseur et la destruction. La décision et la
mesure doivent être prises aussi vite que possible pour éviter tout encombrement dans la zone de réception
des marchandises.

CONTRÔLE PHYSIQUE DES STOCKS DANS L'ENTREPÔT

Le manager de l'entrepôt/des stocks est responsable du contrôle physique du stock dans l'entrepôt. Cette
activité dépend des informations précises et au bon moment sur l'emplacement physique et le statut du stock.

ROTATION DES STOCKS

Pour éviter l'accumulation de stock obsolète et l'expiration des denrées périssables, il faut opérer une rotation
des stocks aussi souvent que possible. Cela signifie que les niveaux de stock doivent être gérés au plus bas
niveau possible, tout en fournissant une disponibilité des niveaux de stock dont l'organisation a besoin, c.-à-d
en gérant la fréquence des ruptures de stock.

De plus, les stocks doivent être entreposés et distribués sur la base du système PPPS (premier périmé,
premier sorti) ou PEPS (premier entré, premier sorti) en fonction des lignes directrices suivantes :

Le système PPPS est utilisé pour toutes les marchandises dotées d’une date d'expiration. Cela est dû au fait
que parfois un lot nouvellement arrivé a une date d'expiration antérieure à celle de lots contenant les mêmes
articles et reçus antérieurement. Si un système PPPS est utilisé, cette marchandise doit être « mise en avant
» afin qu'elle soit distribuée avant une date d'expiration postérieure. Cela est particulièrement important pour
les produits médicaux.

La règle PEPS s'assure de la rotation des stocks et réduit les risques d'expiration en assumant qu'un stock
plus récent possède une date d'expiration postérieure à celle d'un stock ancien.

Le système de contrôle de stock doit enregistrer et faire le suivi des dates d'expiration et des dates de
réception. Un tableur avec une colonne de dates d'expiration peut aisément et régulièrement être trié par date
afin de vérifier les dates d'expiration par rapport à la date du jour. Le manager des stocks peut alors s'assurer
que les articles avec une courte durée de vie sont « mis en avant » afin d'empêcher au maximum les stocks
d'arriver à expiration dans l'entrepôt.

Les stocks doivent être stockés de manière à ce que les articles qui expirent en premier ou ceux qui ont été
livrés en premier soient prélevés et envoyés avant les autres.

Les marchandises dont la date d'expiration est proche de la date de réception ne doivent pas être acceptées
à moins qu'elles puissent être utilisées avant cette date.

Les stocks qui ont dépassé leur date d'expiration doivent en théorie être détruits.

C'est au manager de l'entrepôt/des stocks qu'incombe la responsabilité de gérer et de signaler la quantité de


stock périmé.
STOCK DORMANT

Le stock dormant se définit comme un stock qui ne fait pas l'objet de rotation sur une période de temps
conséquente, souvent entre 12 et 18 mois. Pour détecter cette situation, le système de contrôle de stock doit
enregistrer les dates auxquelles les marchandises sont stockées. Comme indiqué précédemment, si cette
information est sauvegardée dans un tableur, il est aisé de trier par date de mise en stock afin d'identifier le
stock dormant.

Si une vérification a été effectuée pour confirmer que ces marchandises ne font pas l’objet d’un besoin
prévisible, il est préférable d'enlever le stock dormant de l'entrepôt en le donnant, le transférant, le vendant
ou le détruisant afin de libérer de la place dans l'entrepôt pour le stock actif.

C'est au manager de l'entrepôt/des stocks qu'incombe la responsabilité de gérer et de signaler la quantité de


stock dormant.

SUIVI DES ARTICLES SPÉCIALISÉS

Certains types de marchandises requièrent un stockage et une manutention spécifiques. Ce sont


principalement les médicaments et les matières inflammables.

MÉDICAMENTS

Du fait de leur vulnérabilité particulière, le stockage des médicaments et du matériel médical requiert une
attention et un soin et, parfois, une sécurité spécifique. Les conditions environnementales telles que la
température, l'humidité, l'air et la lumière sont autant de facteurs qui peuvent influencer le stockage de
médicaments.
Les températures atteintes dans les véhicules, les conteneurs et les wagons de chemin de fer peuvent être
très élevées durant le transport. Cela peut entraîner une perte de l'efficacité des médicaments ou l’incapacité
de garantir la date d'expiration d'origine. Les médicaments sensibles à la chaleur requièrent donc des
conditions spéciales pour le transport et le stockage.

Entreposage frigorifique

L'efficacité et la durée de vie en stockage des vaccins, des sérums, des kits de test et de bien d’autres types
d'articles ne sont garanties que si ces produits sont stockés dans un environnement à température contrôlée
depuis le lieu de fabrication jusqu’au lieu d'utilisation. Certains articles sont à la fois sensibles aux
températures hautes et basses. Dans tous les cas, les informations fournies par le fabriquant doivent être
vérifiées.

Pour assurer en tout instant une température de stockage adéquate, les alimentations des réfrigérateurs
doivent être secondées par des générateurs de secours en cas de panne de courant. Des thermomètres
max/min doivent être utilisés pour surveiller la température et ils doivent être vérifiés régulièrement.

Stockage sécurisé

Les narcotiques et autre substances sont contrôlés selon les dispositions des Conventions Internationales, en
particulier les Conventions de Vienne de 1988 ou selon la législation nationale locale. Ces lois dictent que ces
substances doivent être stockées dans une salle sécurisée ou un coffre-fort.
L'accès au stockage sécurisé doit être contrôlé en restreignant le nombre de personnes autorisées à détenir
des clés et à entrer dans la réserve.

Dans la plupart des pays, il existe une obligation légale de tenir un registre qui trace les mouvements des
substances contrôlées qui rentrent et sortent de la réserve, les destinations, la date des mouvements et les
noms et signatures des personnes autorisées. Il faut vérifier l'existence de toute exigence locale et les
respecter.

MARCHANDISES INFLAMMABLES ET DANGEREUSES

Idéalement, les marchandises inflammables doivent être stockées dans un bâtiment séparé, afin de réduire le
risque d'incendie se propageant dans la zone de stockage principale. L'entrepôt pour produits inflammables
doit être bien ventilé, résistant au feu et équipé avec du matériel de lutte contre l'incendie tel que des
extincteurs, des tuyaux, du sable, etc.

Les substances comme les pesticides et les fertilisants ne doivent pas être stockées ensemble au même
endroit. En cas de fuite, ces substances peuvent créer une explosion, générer des gaz extrêmement corrosifs
ou des fumées toxiques. L'emballage indique normalement les recommandations pour le stockage et celles-ci
doivent systématiquement être suivies.

SORTIE DE STOCK ET EXPÉDITION DES MARCHANDISES

La cause la plus courante de l’inexactitude des comptes de stocks est la sortie non autorisée de
marchandises depuis le stock.

En général, un système d'autorisation formelle doit être mis en place pour contrôler la sortie des
marchandises du stock et l'expédition des marchandises. La base d’un tel système est la suivante :

❖ Un nombre restreint de personnes doivent avoir l'autorité d'approuver les sorties de marchandises.

❖ La sortie des marchandises doit être confirmée par une signature ou un tampon sur un document ou
par une autorisation électronique dans le cas d'un système informatisé.

❖ L'autorisation de la sortie des marchandises doit également déclencher une mise à jour des comptes
de stocks.
MODULE 6 : COMPTES DE STOCKS

Le manager de l'entrepôt/des stocks est responsable de tenir des comptes ou états de stocks précis ainsi que
de faire un suivi des mouvements des stocks. Cela permet la rédaction de rapports qui montrent l'efficacité
des activités de contrôle de stocks et fournit une visibilité pour la direction et les donateurs sur le processus
de gestion de l'entrepôt et des stocks.

Les comptes de stocks peuvent être tenus sur papier, sur ordinateur ou les deux. Les principes expliqués ici
s'appliquent quelle que soit la manière dont le système de compte de stocks est implémenté.

Les principes de tout système de compte de stocks se présentent comme suit :

❖ Chaque article stocké est doté d’un numéro d'identification unique qui lui est assigné.

❖ Le document essentiel qui permet d'avoir une visibilité des niveaux et des mouvements de stock est
la fiche de stock.

❖ Une fiche d’inventaire est le document qui se rapporte à un lot spécifique d'un article en stock.

❖ Les vérifications de stock permettent de faire concilier le compte de stock avec le stock physique
dans l'entrepôt.

❖ La plupart des organisations exigent des rapports réguliers sur les niveaux de stocks et leurs
mouvements.

Afin d'aborder tous ces points, il faut prendre en considération les éléments suivants :
❖ Identification du stock
❖ Fiches de stock
❖ Fiches d’inventaire
❖ Vérifications des stocks
❖ Pertes de stock
❖ Rapports sur les niveaux de stock.

IDENTIFICATION DU STOCK

Le numéro d'identification (ID) unique assigné à chaque article respecte généralement un format
recommandé qui est défini par l'organisation. Un registre de ces numéros d'identification affectés est tenu, de
même que certains autres renseignements sur l'article. Ces renseignements sont en général les suivants :

❖ Nom de l'article
❖ Le coût de l'article
❖ Une description de l'article
❖ Coordonnées du fournisseur
❖ La quantité contenue dans chaque paquet
❖ La méthode de
conditionnement.
Cette liste n'est pas exhaustive puisque les renseignements requis dépendent de la nature du produit et du
système de compte de stocks utilisé.

FICHES DE STOCK

Chaque article gardé en stock doit avoir sa fiche de stock.

La fiche de stock peut consister en un registre papier ou un fichier dans un système informatisé. Elle est
gérée par le manager des stocks.

La fiche de stock contient généralement les informations suivantes :

❖ Numéro d’identification de l'article et description


❖ Quantité dans le paquet
❖ Emplacement dans la zone de stockage principal
❖ Informations relatives au contrôle des stocks, c.-à-d. leseuil de réapprovisionnement ou le
niveau maximal de stock.

En plus de ces informations, la fiche de stock suit chaque mouvement de l'article entrant et sortant du stock
ainsi que le solde actuel du stock.

Pour les entrées de stock, la source des marchandises est enregistrée en référençant unnuméro
de bon de commande et/ou le nom du fournisseur.

Pour les sorties de stock, la destination est référencée par un numéro qui identifie l'expédition et/ou le lieu de
la destination.

Dans tous les cas, la date et la quantité de stock en mouvement sont enregistrées.

Pour les denrées périssables, comme par exemple les médicaments, le numéro de lot et la date d'expiration
peuvent également être enregistrés pour faciliter la rotation des stocks

78
Le tableau ci-dessous montre un exemple de fiche de stock

FICHE DE STOCK
INFORMATIONS SUR L'ARTICLE
Code article Stock max. Stock min.
DATE
Description Quantité par
paquet
Lieu de stockage

DATE Réf. Émetteur/ Numéro de Date N°


de Entrée Sortie Solde
Document Destination bon de
Expiration lot
commande

FICHES D'INVENTAIRE

Une fiche d'inventaire est le document le plus spécifique sur un lot


d'un article en stock. Cela correspond à la carte d'identité d'un lot
d'articles en particulier. Une nouvelle fiche est créée pour chaque
nouveau bon de commande, lot ou nouvelle date d'expiration d'un
article.

Les fiches d'inventaire sont placées physiquement à coté de l'article


dans la zone de stockage afin que l'identité d'un article puisse y être
consultée.
Les fiches d'inventaire sont obligatoires pour tout article qui doit
faire l'objet d'une rotation de stock par méthode premier entré,
premier sorti et pour tout article doté d’une date d'expiration. Les
articles qui ne nécessitent pas de rotation de stock n'ont pas besoin
d'une fiche d'inventaire.

Le tableau ci-dessous montre un exemple de fiche d'inventaire :


FICHE D'INVENTAIRE
N° de bon de commande.
I

N
Lieu de stockage

'

C
L

e
Nu
mér
o de
séri
e/
Dat
e
d'ex
pirat
ion
de
lot
n Quantité par
paquet
Quantité (en
unité de
mesure)
Magasinier
DATE Demande de
stock/Réf Entrée (+) Sortie
(+) Solde (=) Initiales
Signature

La colonne « Entrée » sert


à enregistrer les
augmentations de stock.
Cela se produit lorsque des
marchandises sont reçues
depuis le fournisseur suite
à un bon de commande.
Plusieurs lignes sont
utilisées lorsque des
commandes partielles sont
reçues, par exemple 100
articles sont commandés,
50 sont reçus une semaine
et les 50 autres la semaine
suivante.
La colonne « Sortie » sert à
enregistrer les diminutions
de stock suite à un numéro
de demande de mise à
disposition de stock. Des
diminutions de stock se
produisent jusqu'à ce qu'il
n'y ait plus d'article
disponible dans ce lot.
Lorsque cela se produit, la
fiche d'inventaire est
enlevée de la zone de
stockage pour être
normalement archivée
dans un dossier.
VÉRIFICATION DES
STOCKS

Les vérifications de stock


mettent en œuvre le
comptage physique du
stock de l'entrepôt.
L'objectif d'opérer des
vérifications de stock est
de concilier le solde des
comptes de stocks avec le
stock présent dans
l'entrepôt.

Les raisons pour lesquelles


un solde précis du stock
est nécessaire dans les
comptes de stocks sont les
suivantes :

❖ Les décisions de
réapprovisionneme
nt des stocks sont
prises en se basant
sur le stock
utilisable dont une
partie est
représentée par le
stock disponible. Si
les comptes ne
sont pas exacts,
cela peut entraîner
un surplus de stock
(gaspillage
d'argent) ou un
manque de
marchandises pour
pouvoir répondre
aux besoins des
bénéficiaires.

❖ Les activités
relatives à
l'investigation des
écarts dans les
comptes ne
contribuent pas à
l'objectif de
l'opération
d'entreposage
(rendre les stocks
disponibles pour la
livraison aux
bénéficiaires) et
constituent donc un
gaspillage en
termes de
ressources.

❖ L'organisation a
une obligation vis-
à-vis des
donateurs pour
s'assurer que les
biens sont livrés
aux bénéficiaires
spécifiés et qu'un
minimum de pertes
intervient au sein
de la chaîne
d'approvisionneme
nt. Des comptes
précis sont
nécessaires pour
pouvoir démontrer
cela.

Un certain nombre de
raisons peuvent expliquer
d’éventuels écarts entre le
stock physique et le solde
des comptes de stocks :

❖ Le stock peut être


mal étiqueté ou
mal identifié, ce qui
indique une
mauvaise
inspection des
biens à la
réception. Cela
peut entraîner un
écart négatif pour
un article ou un
écart positif pour
un autre.
❖ Le stock peut être
entreposé au
mauvais endroit
dans la zone de
stockage en vrac et
peut être en
conséquence «
perdu » du point de
vue de la gestion
du stock car il n'est
pas disponible à la
distribution.

❖ Le stock peut être


mal entreposé
dans son
emplacement,
peut-être placé
derrière d'autres
articles ou alors
tombé derrière les
étagères. Ceci
indique une
mauvaise discipline
dans les zones de
stockage.

L'écart peut être dû au vol.


Cela est le plus souvent le
cas pour les articles « de
valeur » et peut indiquer un
besoin d'améliorer les
mesures de sécurité pour
ces articles.

Une large part des écarts


peuvent être causés par
des erreurs humaines dans
l'écriture des informations
dans les comptes de
stocks. Cela peut indiquer
qu'il est nécessaire de
mieux former le personnel
ou qu'il est nécessaire de
passer en revue la mise en
page des documents ou
les fonctionnalités du
système informatisé. Dans
le cas des systèmes
informatisés, un certain
nombre de contrôles
automatiques peuvent être
intégrés, comme par
exemple la vérification des
numéros d’identification
vis-à-vis d'une liste
d'articles « approuvés ».

Quelle que soit la nature


de l'écart, sa source doit
être identifiée et des
mesures correctives
rapides doivent être prises.

QUE COMPTER ET
QUAND LE FAIRE

La plupart des
organisations requièrent
que tous les stocks soient
vérifiés régulièrement, par
exemple tous les ans. Mais
certains stocks doivent être
vérifiés plus souvent.

Les articles qui sont


expédiés fréquemment font
l’objet d’un grand nombre
de transactions
enregistrées, ce qui
augmente les risques
d'erreurs.

Les articles de grande


valeur ont plus de risques
d'être volés.
Pour les organisations
avec un grand nombre
d'articles en stock, il se
peut qu’il ne soit pas
possible de compter la
totalité du stock en une
seule fois. Dans ce cas, le
stock doit être divisé en
plusieurs groupes de
vérification de stock afin
que chaque groupe puisse
être vérifié à tour de rôle.
Par exemple, le stock peut
être divisé en 12 groupes
et chaque groupe se voit
assigné un mois de l'année
pour la vérification annuelle
de stock.

La plupart des
organisations ont une
politique bien précise pour
la vérification des stocks.
Le manager des stocks est
responsable de mettre en
place cette politique.

TRAITER LES ÉCARTS

Dans le cas des écarts


entre les comptes de
stocks et le stock physique,
les mesures suivantes
doivent être prises :

❖ Enregistrer l'écart
❖ Signaler l'écart
❖ Investiguer la raison
❖ Prendre les
mesures nécessaires
pour éviter d'autres
écarts dans le futur.

PERTES DE STOCK

Le stock peut être perdu


pour d'autres raisons que
celles listées auparavant :
❖ Les marchandises
peuvent être
endommagées lors
de leur
manutention ou de
leur stockage dans
l'entrepôt.

❖ S'il faut emballer


des articles en
vrac, certains de
ces articles
peuvent être
endommagés ou
perdus pendant le
processus de ré-
emballage, par
exemple la mise en
sac des céréales.

Dans tous les cas, la perte


doit être enregistrée de la
manière appropriée.

COMPTE RENDU DES


NIVEAUX DE STOCKS

La plupart des
organisations demandent
des rapports réguliers sur
le statut de la gestion des
stocks. Cela inclut
généralement les
informations suivantes :

❖ Stock restant dans


l'entrepôt
❖ Stock commandé
❖ Moyenne du stock
sur la période
❖ Quantités reçues et
expédiées sur la
période passée
❖ Les changements
dans le stock restant sur
la dernière période de
rapport
❖ Les écarts dans les
comptes de stocks
❖ Le stock qui est
devenu obsolète
pendant la dernière
période
❖ Le statut sur la date
d'expiration du
stock restant et
une estimation de
tout stock qui
expirera au cours
de la prochaine
période.
En plus de cela, différents
taux peuvent être calculés
à partir de ces
informations, ce qui donne
une indication des
performances du
processus de gestion de
l'entrepôt/du stock. Le
calcul est le suivant :

Inexactitude des comptes


de stocks = [(quantité
totale restante) - (quantité
totale enregistrée)] /
(quantité totale restante) %

Expiration du stock ou taux


de perte = (quantité
périmée ou perdue) /
(quantité totale) %

Les taux d'inexactitude des


comptes de stocks et
d'expiration du stock
doivent être tous deux
égaux à zéro. Tout ce qui
est plus élevé nécessite
qu'une investigation soit
faite et que les raisons
soient trouvées. Cela
permettra de réaliser de
réelles améliorations.