ECRITS PROFESSIONNELS

Objectif : apprendre les aspects méthodologiques et linguistiques propres à ces types

d’écrits.

I- REDIGER UN ORDRE DU JOUR

Définition de l’ordre du jour

L’ordre du jour est un document qui énumère la liste des questions, points ou sujets qui seront
abordés lors d’une réunion ou d’une assemblée, avec l’accord des participants et des participantes.

Précaution à l’égard des prétendus synonymes

Il faut éviter d’employer, sous l’influence de l’anglais, le mot agenda dans le sens d’« ordre du jour ».
En français, agenda désigne un carnet prédaté où l’on inscrit des choses à faire, des rendez-vous,
etc. Par extension, il désigne aussi parfois un emploi du temps ou un calendrier, mais non le
programme d’une réunion. On évitera également d’employer l’anglicisme item au sens de « question,
point, sujet ».

Mode d’envoi de l’ordre du jour

L’ordre du jour est habituellement annexé à l’avis de convocation ou, s’il est court, intégré dans le
texte même de ce dernier. Dans les deux cas, il s’agit plus précisément d’un projet d’ordre du jour
puisque l’ordre du jour ne devient officiel qu’après son adoption en début de séance par les
participants à la réunion ou à l’assemblée.

Nature et importance de l’ordre du jour

En prenant connaissance à l’avance des points qui seront débattus, les participants à la réunion ont
le temps nécessaire pour se préparer à la discussion. Si la majorité des points à l’ordre du jour sont
déjà déterminés, il est toujours possible, dans le cadre d’une réunion ordinaire, d’y ajouter des sujets
au point Questions diverses.

Dans le cas d’une séance extraordinaire, l’ordre du jour ne peut être modifié et ne contient que des
points qui ont trait à l’objet de la réunion. Il n’y a pas dans ce cas de projet d’ordre du jour mais
seulement un ordre du jour définitif.

Différentes appellations
Il faut noter que le point Questions diverses peut aussi avoir pour appellation Divers ou encore
Affaires diverses, Sujets divers, Autres sujets, Autres questions. On évitera cependant d’employer
l’anglicisme varia pour le nommer.

Compléments de l’ordre du jour

On peut joindre à l’ordre du jour et à l’avis de convocation, des textes, des documents ou des
dossiers liés aux questions qui figurent à l’ordre du jour et qui doivent être portés à l’attention des
participants, de même que le compte rendu ou le procès-verbal de la dernière réunion.

Contenu de l’ordre du jour

Un ordre du jour comprend généralement les points suivants :
1. Ouverture de la séance;
2. Nomination d’un président ou d’une présidente de séance ainsi que d’un ou d’une secrétaire, s’ils
ne sont pas déjà nommés;
3. Lecture et adoption de l’ordre du jour (On adopte – d’où adoption – un ordre du jour et on approuve
– d’où approbation – un procès-verbal et un compte rendu.) ;
4. Lecture, s’il y a lieu, et approbation du procès-verbal de la dernière séance ou de la dernière
réunion;
5. Le cas échéant, lecture de la correspondance et de certains documents ou rapports;
6. Énumération des sujets à traiter (mention des divers points qu’on numérote alors à la suite des
points précédents);
7. Questions diverses ou Divers (sujets variés qui, au moment de la lecture et de l’adoption de l’ordre
du jour, peuvent être ajoutés à ceux déjà inscrits);
8. Choix de la date, de l’heure et du lieu de la prochaine réunion, s’il y a lieu;
9. Clôture de la séance.

Normes de présentation pour un ordre de jour efficace

Dans l’énumération des sujets à traiter (point 6), on veillera à ce que les divers points soient
présentés de manière uniforme. De plus, pour éviter la confusion et les digressions, le libellé doit être
suffisamment explicite pour engager correctement le débat. Ainsi, un point qui se lirait stationnement
ne serait pas assez clair. S’agit-il de construire un parc de stationnement, de dénoncer les vols ou
actes de vandalisme dans un parc de stationnement, d’interdire le stationnement en hiver? L’énoncé
du sujet doit être plus précis. Ce pourrait être : réservation des places de stationnement,
stationnement en hiver, vandalisme dans le parc de stationnement, etc. Un ordre du jour détaillé
facilitera la tâche de la personne qui aura à rédiger le compte rendu de la réunion.

Support d’envoi de l’ordre du jour

Notons qu’il est désormais courant et admis d’envoyer un projet d’ordre du jour ou un ordre du jour
par courriel, dans un fichier joint au message (dans le but de respecter les normes de présentation).
II. REDIGER UN AVIS DE CONVOCATION

Définition : L’avis de convocation (ou simplement la convocation, dans un contexte moins officiel) a
pour but d’aviser des personnes, par écrit, de la tenue d’une réunion ou d’une assemblée à laquelle
elles sont conviées.
Pourquoi un avis de convocation ?
Différentes situations exigeront que vous rédigiez un avis de convocation. Ce pourrait être une
réunion des employés et des bénévoles ; une session de travail d’un comité ; une séance
extraordinaire du conseil d’administration ; l’assemblée générale annuelle, etc.

À quoi ressemble un avis de convocation ?

L’avis de convocation doit être à la fois bref, clair et précis, et ce, peu importe la réunion. Il peut s’agir
d’une lettre personnalisée ou encore d’une note.

Fiche descriptive

Qui écrit l’avis La personne qui a la responsabilité de convoquer un groupe de de

convocation ? personnes à une réunion.

Pour qui? Les participants à une réunion : des collègues, des membres d’une
association, d’un comité ou d’un regroupement de gens ayant des intérêts
communs.

Pourquoi? Pour informer un groupe de personnes des détails d’une prochaine réunion,
rencontre, assemblée.

Temps de réalisation Une trentaine de minutes, une fois tous les renseignements recueillis (noms
et coordonnées des participants, heure et lieu de la rencontre, buts et ordre du
jour de la rencontre, etc.).

Longueur 1 page maximum.

Contenu et structure
Les éléments à inclure dans un avis de convocation s’enchaînent habituellement dans l’ordre
suivant :

1. Date de la rédaction de l’avis de convocation (facultatif, selon les normes en vigueur dans
l’organisation d’où émane l’avis de convocation);

2. Appel;
3. Texte de convocation;
 4. Ordre du jour de la réunion convoquée (facultatif, selon la politique de l’organisation d’où
émane l’avis de convocation);

5. Mention des documents utiles pour la réunion (facultatif, selon l’ordre du jour de la
réunion);

6. Salutations (facultatif, mais conseillé);

7. Signature de la personne qui organise la rencontre ou de celle qui agit comme secrétaire;

8. Mention(s) complémentaire(s).

1. Date (et lieu, le cas échéant)

Pour un avis de convocation externe, comme pour une lettre, on indique le nom de la ville et la date
de la rédaction de l’avis de convocation. Pour un avis de convocation interne, on mentionne
seulement la date. Si on utilise le courriel, c’est la date de celui-ci qui tient lieu de mention.

2. Appel
L’appel varie selon le sexe de l'interlocuteur. Formules courantes : «Monsieur», «Madame», etc.
Formules plus familières et non personnalisées : «Bonjour», «Bonjour à tous», «À tous les membres
du comité X», etc.

On peut aussi choisir un appel qui s’adresse à la fois à une femme et à un homme, par exemple :

Madame,
Monsieur,

Cher collègue,
Chère collègue,

Cher collaborateur,
Chère collaboratrice,

On peut également s’adresser à l’ensemble des personnes en utilisant des noms au pluriel ou un
nom collectif, par exemple :

Mesdames, Messieurs,
Chers confrères et chères consœurs,
À tous les employés et employées,
Aux professionnels et professionnelles,
Aux membres de…
Au personnel de…

Par ailleurs, la salutation, qui précède immédiatement la signature, reprend la formule utilisée dans
l’appel; on aura par exemple :

Veuillez recevoir, Madame, mes plus cordiales salutations.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Recevez, chers collaborateurs et chères collaboratrices, nos salutations distinguées.
Enfin, la personne qui envoie l’avis de convocation en est également la signataire. Elle veillera à
indiquer son titre de fonction en employant l’appellation qui convient, par exemple :

La directrice du personnel, La vice-présidente,

Marie Lemieux Rachel Lamontagne

Marie Lemieux Rachel Lamontagne

3. Texte de convocation
On explique ici en quoi consiste la réunion que l’on convoque. Les explications doivent permettre de
répondre aux questions suivantes : « quand la réunion aura-t-elle lieu? », « où aura-telle lieu? », «
pourquoi fera-t-on cette réunion? » et « de quoi sera-t-il question? ».

4. Ordre du jour
C’est la liste de points (thèmes et sujets) qui seront couverts lors de la réunion. Ces points sont
formulés brièvement et sont numérotés. Le but de l’ordre du jour est de renseigner les lecteurs sur
le contenu détaillé de la réunion pour leur donner l’occasion de se préparer, s’il y a lieu, et de réagir
s’ils souhaitent modifier l’un ou l’autre des points présentés. Voir dans le Guide de rédaction pour
ingénieur (www.gring.ca) le module Ordre du jour.

5. Documents utiles pour la réunion

Si des documents doivent être lus avant la réunion ou si certains textes doivent être apportés sur
place, le rédacteur de l’avis de convocation en informe les destinataires. Si ces documents sont
joints à l’avis de convocation, on l’indique.

6. Salutations
Dans cette partie, on signifie aux lecteurs que l’on souhaite leur présence et on formule ensuite les
salutations d’usage.

7. Signature
La signature manuscrite est suivie du nom et du titre de la personne qui a rédigé le document. Si on
utilise le courriel, il n’y a pas de signature manuscrite (quoique la pratique de la signature numérique
se répande).

8. Mentions de copie conforme, pièces jointes, etc.

À l’instar de la lettre, l’avis de convocation peut présenter une ou des mentions de diverses
natures. Les plus courantes sont «copie conforme», «pièce(s) jointe(s)» et
«transmission confidentielle». Les règles de présentation de ces mentions sont les mêmes que pour
la lettre.

Conseils de rédaction
La date
Pour un avis de convocation externe, la date est précédée du lieu de départ (si celui-ci n’est pas
dans l’en-tête) et est suivie d’une virgule et de l’article «le».

L’heure
L’heure est toujours rédigée en chiffres et selon la période de 24 heures. Ainsi, on écrira «18 heures
30» et non «6 heures 30 pm». L’abréviation du mot «heure» est «h» sans point abréviatif; la lettre
«h» est précédée et suivi d’un espace. Exemple : 18 h 30.

Style
Le style rédactionnel de l’avis de convocation est simple, concis et précis. Les phrases sont
courtes et le vocabulaire choisi est compris de tous les destinataires.

Marche à suivre
Préparation
1. Déterminez le contenu de l’avis de convocation et rassemblez l’information requise,
soit :
• les coordonnées de la réunion;
• les personnes à convoquer;
• les points à l’ordre du jour si l’avis de convocation les présente, le cas échéant;
• les documents pertinents à joindre, au besoin.
Plan
2. Structurez ensuite votre plan selon l’un des canevas présentés ci- dessous
2.1 Utilisez la structure suivante dans le cas d’un avis de convocation externe :

Convocation ou Avis de convocation

• Date de la rédaction de l’avis de convocation;
• Vedette (nom et coordonnées du destinataire);
• Appel;
• Texte de convocation;
• Ordre du jour (facultatif, voir la politique de l’organisation d’où émane l’avis de
convocation);
• Mention des documents utiles pour la réunion (facultatif, selon l’ordre du jour de la
réunion);
• Salutations (facultatif, mais conseillé);
• Signature de la personne qui organise la rencontre ou de celle qui agit comme
secrétaire;
• Mention(s) complémentaire(s).
 2.2 Utilisez la structure suivante dans le cas d’un avis de convocation interne.

Convocation ou Avis de convocation

• Date de la rédaction de l’avis de convocation (facultatif, selon les normes en vigueur
dans l’organisation d’où émane l’avis de convocation)
• Appel;
• Texte de convocation;
• Ordre du jour (facultatif, voir la politique de l’organisation d’où émane l’avis de
convocation);
• Mention des documents utiles pour la réunion (facultatif, selon l’ordre du jour de la
réunion);
• Salutations (facultatif, mais conseillé)
• Signature de la personne qui organise la rencontre ou de celle qui agit comme
secrétaire;
• Mention(s) complémentaire(s).

Présentation
4. Privilégiez une présentation aérée; un avis de convocation ne doit d’aucune façon être
surchargé.

Révision
5. Relisez le texte pour vérifier la qualité de la langue, le respect de la structure et les
informations transmises.

6. Avant d’envoyer les avis de convocation, vérifiez une dernière fois les détails qui y sont
mentionnés (la date, le lieu et l’heure de la rencontre, l’ordre du jour) pour vous assurer que
rien n’a changé.

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III. ELABORER UN DOSSIER DE SPONSORING

Définition
"Le sponsoring est une technique de communication dont le but est de valoriser un produit ou l'image d'une entreprise,
en attachant son nom à un événement.

Le sponsor entend délivrer un message à un public ciblé, à partir d'une activité spécifique qui lui assure une crédibilité.
Pour l'entreprise sponsor, quatre objectifs doivent être atteints :

 Objectif d'image : se doter d'une personnalité auprès d'un public.

 Objectif de notoriété : faire valoir sa compétence, son expérience.
 Objectif de réseau : valoriser un produit sur son réseau commercial.
 Objectif de motivation : améliorer les relations avec les partenaires."

La lettre de couverture du dossier de sponsoring

La lettre de couverture doit donner envie de lire le dossier sans en répéter le contenu.
Une page de 5 paragraphes maximum.

Elle est personnalisée et signée à l'encre, pas photocopiée !

Le plan :
 Présentation succincte et annonce du projet.
 Résumé de l'événement
 Annonce des besoins
 Démonstration de votre connaissance de l'entreprise
 Proposition d'une collaboration adéquate avec la nature de l'entreprise
 Annonce d'un prochain contact

Priorité : l'intérêt du sponsor passe avant le nôtre.

La recherche de sponsoring doit être sous l'approbation et le contrôle du comité qui désigne la commission en charge
du projet de sponsoring. Cette dernière nomme les personnes exclusivement responsables des relations avec les
sponsors. Les sponsors aiment avoir un interlocuteur fiable, ce qui évite les court-circuits d'information et renforce la
crédibilité.

La recherche de sponsors
1. Définir de manière détaillée la manifestation : projet clair, précis et cohérent.
2. Définition des besoins matériels et financiers
3. Analyse des entreprises et de leur image qui doit converger avec la nature de l'événement, l'identité et le public.
Eléments : taille, situation géographique, santé économique, produits...ce que l'on offre et ce qu'elles peuvent donner
en retour.
4. Liste des entreprises au sein desquelles vous connaissez quelqu'un afin d'obtenir des informations sur la politique
de sponsoring, la personne clé à approcher.
5. La liste ne doit être ni trop importante (charge de travail) ni trop courte (risque)
6. Soumettre la liste au Comité qui indiquera les entreprises à ne pas contacter, en raison des relations qu'elles ont,
par ailleurs, avec le chœur.
7. Une fois la liste approuvée, déterminer la personne à contacter (coordonnées, titre, fonction) se renseigner, au
besoin sans mentionner l'objectif de sponsoring.
8. Ouvrir un agenda de suivi des événements et des contacts par sponsor.

Le dossier de sponsoring
Le dossier est la base de la démarche donnant la première impression que l'entreprise aura du projet.
Il est adressé à l'entreprise avec une lettre de couverture, c'est le premier contact avant toute autre type de relation.