LES LETTRES DE RAPPEL DE REGLEMENT

LECON 4 : LA TROISIEME LETTRE DE RAPPEL DE REGLEMENT

1 Caractéristiques

Contrairement aux deux premières, cette lettre doit être brève et d’un ton sec. A un client
particulièrement négligeant, il faut rappeler l’ancienneté des relations, invoquer ses propres
échéances. A un client dont la bonne foi est douteuse, il faut insister sur la mauvaise
impression que laisse son silence prolongé, sur l’impossibilité pour l’avenir, de lui accorder
les mêmes conditions de crédit, manifester son impatience, il faut impérativement fixer un
délai et avertir de la mesure prise en cas de non-observation de ce délai.

2 Plan

Introduction

- Rappeler les deux lettres précédentes (date, objet, facture, échéance)

- Informer que les lettres sont restées sans réponse ou regretter le non paiement de la
facture

Développement

- Invoquer ses propres échéances

- Fixer un délai de paiement et la mesure prise en cas de non règlement

Conclusion

- Espérer ne pas procéder à des mesures judiciaires

- Formule de politesse

3 Rédaction (voir application)

Application : vous travaillez en qualité de secrétaire à Peinture Ivoire 02 BP 1630 Abidjan 02.
Vous avez livré le 26 décembre 2019 à la Maison Bâtiment Ivoire une commande de peinture
passée le 20 décembre 2019 ; La facture correspondante n° AZ/326 d’un montant de 630 000
F envoyée au client le 28 décembre 2019 était payable par tous moyens à la convenance du
client le 28 février 2020. L’échéance étant échue, Peinture ivoire a adressé à son client une
1ère lettre le 12 mars 2020 et une 2è lettre le 27 mars 2020 qui sont restées sans suite. Pour
cela, votre patron M. Salif vous demande de rédiger une 3è lettre de rappel à votre client.

T.A.F : présentez le schéma de la situation commerciale et rédigez la lettre sous le n° 52.

 LES LETTRES DE RAPPEL DE REGLEMENT

LECON 5 : LA QUATRIEME LETTRE OU LETTRE DE MISE EN DEMEURE

1 - Caractéristiques

Lorsque le fournisseur n’a aucune réponse à ses précédentes lettres, il adresse au client une
« mise en demeure » de payer.

La « mise en demeure » est l’acte par lequel un créancier somme (oblige) son débiteur
d’exécuter l’engagement qu’il a contracté envers lui, la date d’exécution de l’obligation étant
échue.

En matière commerciale, la mise en demeure a généralement lieu par lettre recommandée

avec avis de réception. Elle informe le client de l’intention de recourir aux moyens légaux de
recouvrement.

Dans la majorité des cas, le créancier peut ainsi, à peu de frais, obtenir satisfaction et cette
menace rend les débiteurs beaucoup moins négligents.

Le ton de la lettre de mise en demeure est donc sévère dans la forme, les termes sont
corrects mais fermes et marquent la volonté du fournisseur (ou créancier) d’obtenir
satisfaction.

2 - Plan de la lettre

- Rappeler les trois lettres précédentes (date, n°, montant de la facture) et constater le
non paiement ;
- Exprimer son impatience
- Sommer le client au paiement dans l’immédiat
- Informer des mesures judiciaires en cas de non paiement
- Espérer ne pas avoir recours à la mesure précitée
- Formule de politesse

3 – Rédaction (voir application)

Application : malgré les trois précédentes lettres que Peinture Ivoire 02 BP 1630 ABIDJAN 02
a envoyé les 12, 27 mars 2020 et 10 avril 2020, Bâtiment Ivoire n’a pu répondre. Par
conséquent, votre patron M. SALIF vous demande de rédiger la mise en demeure à adresser
à votre client.
T.A.F : En tenant compte de l’exercice précédent, présentez le schéma de la situation
commerciale et rédigez la mise en demeure n° 53

La LETTRE DE DEMANDE DE REPORT D’ECHEANCE

Introduction
Un débiteur qui éprouve des difficultés à faire face à ses obligations doit, avant l’échéance,
avoir la franchise de prévenir le plus tôt possible son créancier de l’impossibilité
momentanée dans laquelle il se trouve de régler sa dette et ne pas attendre passivement la
réclamation de ce dernier.

L’impression produite par une telle démarche n’est pas aussi désastreuse et dans tous les
cas, ce serait commettre une faute grave que de laisser venir ou passer l’échéance sans
essayer de trouver un compromis avec son créancier.

Le commerçant débiteur doit écrire le plus rapidement possible à son créancier pour lui
permettre d’avoir le temps de retirer l’effet de la circulation avant son échéance ou de ne
pas le mettre en circulation.

La lettre de demande de report d’échéance est une lettre de sollicitation. Elle doit être
franche, courtoise et mesurée.

1 - Définition

La lettre de demande de report d’échéance est un écrit par lequel un débiteur informe son
créancier qu’il ne peut momentanément respecter ses engagements vis-à-vis de ce dernier
et sollicite de le faire plus tard. Il propose une nouvelle échéance de manière claire et
précise.

2 - Plan de la lettre

Rappeler l’engagement pris :

Ex : Le ……………………………..prochain, vient à échéance la lettre de change de

………………………….F que nous avons acceptée en règlement de votre facture n°….
du…………………..

Le………………………….. prochain, je dois (ou nous devons) rembourser l’avance

de…………………….F que vous avez voulu me (nous) consentir le…………………………………
Exprimer ses regrets de ne pouvoir tenir ses engagements :

Ex : Nous avons le regret de vous informer qu’il ne nous sera pas possible………………….

Nous vous informons que nous serons dans l’impossibilité de faire face à ce paiement.
 Faire connaître sans détail inutiles, les raisons qui sont à l’origine de ses difficultés
(ou impossibilité) de paiement :

- Raisons de force majeure : ce sont tous les évènements extérieurs à l’activité du

débiteur ou de son entreprise, mais gênant la bonne marche de celle-ci. Ex :
inondation, foudre, ouragan………..
- Raison de cas fortuit : ce sont tous les évènements internes se rattachant à l’activité
du débiteur. Ex : incendie, avarie de matériel, délestage, accident, vol……………
- Raison liées à l’activité économique : ces raisons concernent toutes les influences ou
comportements des tiers sur l’activité du débiteur ou de son entreprise. Ex :
défaillance d’un important client, ralentissement de l’activité en raison de la
concurrence d’un autre fabricant, difficultés de recouvrement des sommes dues par
plusieurs clients etc.

Ex : en début de semaine, nous avons été victime d’un vol à main armée dont vous
trouverez ci-joint la copie du constat de police. Cet incident nous a causé de gros
dommages et nous serons dans l’impossibilité de rentrer dans nos fonds avant la fin du
mois prochain.

La faillite d’un de nos importants clients nous cause d’importantes difficultés de

trésorerie……………………………

Suggérer une solution :

o Prorogation de l’échéance (report) o Echelonnement de l’échéance o

Règlement partiel…………………..

Et accepter les conséquences qui en découleront (frais et intérêt de retards)

o Nous vous serions très obligés (reconnaissants) de reporter ou de bien vouloir

reporter ou d’accepter de reporter l’échéance au …………………. ; ou à
fin………………..prochain l’échéance de l’effet précité. Les intérêts de retard et
les frais résultant de cette prorogation, étant bien entendu à notre charge.

Assurer son créancier du caractère exceptionnel de la faveur demandée ou l’assurer

que les nouveaux engagements proposés seront tenus, et que cette situation est
momentanée.

o Nos chiffres d’affaire, malgré cet incident, croissant à un rythme normal, cette
difficulté n’est donc que momentanée………………

Exprimer l’espoir de voir le fournisseur, en raison de la qualité des rapports

antérieurs, donner une suite favorable à la demande.
 o La régularité avec laquelle nous avons toujours fait face à nos obligations dans le
passé vous prouvera qu’il a fallu une circonstance tout à fait imprévisible
pour que nous sollicitions cette prorogation d’échéance ou cette faveur
exceptionnelle…..

Remercier

o Nous vous prions d’examiner notre demande avec une bienveillante

compréhension et vous remercions de ce qu’il vous sera possible de faire
pour nous aider.

Formule de politesse

3 – Rédaction

Application : Vous êtes YEO Sandrine et vous travaillez comme secrétaire à

l’IMPRIMERIE DU NORD BP 450 KORHOGO. Vous avez reçu la traite n° 36 d’un
montant de 500 000 F le………………………….. en règlement de la commande de
marchandises passée auprès de la PARFUMERIE ELISA 01 BP 1212 ABIDJAN 01. Traite
que vous avez acceptée et qui vient à échéance le……………………………… Ce jour, votre
patron IDRISS COULIBALY, directeur commercial, vous demande d’écrire à la
parfumerie pour une prorogation au …………………………… compte tenu des difficultés
de trésorerie.

T.A.F : Rédigez cette lettre sous le n° 57

 LA REPONSE A LA LETTRE DE DEMANDE DE REPORT
D’ECHEANCE

1 - LE CREANCIER DONNE SATISFACTION

L a satisfaction de la demande d’un débiteur honnête momentanément gêné est la

meilleure règle de conduite de la part d’un fournisseur.

S’il donne satisfaction, il doit le faire sans réticences. Il ne doit laisser poindre
(apparaître) dans sa réponse la moindre nuance de mépris ou d’ironie, pour ne pas
faire perdre de vue au débiteur la valeur du service rendu, il marquera cependant le
caractère exceptionnel de son acceptation.

Plan à suivre

- Accuser réception de la demande de prorogation d’échéance (date, traite n°,

échéance, montant……) ;
- Faire connaître l’acceptation ou l’accord exceptionnel (il s’agit d’une information «
agréable » pour le correspondant)
- Préciser les modalités pratiques de l’aide apportée :
 Utilisation de la même traite

 Traite non encore mise en circulation (effet en portefeuille)

La prorogation peut se faire sur la même traite (à condition que celleci
ne soit pas transmise par voie d’endossement). Il suffit tout
simplement de barrer la première échéance et d’apposer à côté de la
date modifiée, sa signature (un cachet de l’entreprise).

 Traite déjà mise en circulation (effet en circulation) Le TIREUR écrit à

son BANQUIER et lui demande de modifier l’échéance sur la traite
désignée et de mettre les frais supplémentaires à la charge du TIRE.

 Remplacement de la première traite par une nouvelle

Le TIREUR et le TIRE peuvent convenir de laisser la traite en circulation de

sorte qu’elle sera impayée à l’échéance. Pour couvrir le TIREUR (qui est libre
de demander ou non majoration correspondant aux frais et intérêts qui en
résultent), le TIRE acceptera une nouvelle traite avec l’échéance sollicitée.
 N.B. : Il résulte de cet arrangement un inconvénient : la perte de confiance du
banquier à tous les niveaux (Tireur et Tiré).

 Avance de fonds consentie par le Tireur au Tiré

Le Tiré peut demander au Tireur de lui faire une faveur spéciale : Avance de
fonds. Cette initiative peut être le fait du Tireur lui-même (cas le plus
fréquent)
Si cela s’avère possible, en réponse à la demande du client ; le Tireur remet le
montant de la traite (le plus souvent en espèces) au Tiré qui se trouve ainsi en
mesure de payer la traite (surtout pour une traite déjà mise en circulation).
En règlement de cette dette, le Tiré accepte une deuxième traite de ce
montant, majorée éventuellement des intérêts et frais en rapport avec la
nouvelle traite. Cet arrangement conclu reste entre les commerçants.

- Exprimer le plaisir qu’on a de pouvoir ainsi donner satisfaction au correspondant -

Formule de politesse

2 – LE CREANCIER DONNE UNE SATISFACTION PARTIELLE (Acceptation partielle)

Pour des raisons qu’il donnera et dans le souci de satisfaire un débiteur

habituellement honnête, le créancier peut donner une satisfaction partielle

Ex : La moitié du montant de l’effet payable à l’échéance indiquée et l’autre moitié

surmontée des frais divers et intérêts de retard payable à l’échéance sollicitée.

Plan de la lettre

- Accuser réception de la demande de prorogation d’échéance ;

- Faire connaître l’acceptation partielle ;
- Préciser les modalités pratiques de l’aide apportée ;
- Exprimer le plaisir qu’on a de pouvoir tout de même donner satisfaction ; -
Formule de politesse.

3 – LE CREANCIER REFUSE DE DONNER SATISFACTION

Si les renseignements qu’on possède sur le débiteur sont tels qu’on a la certitude
qu’une attitude conciliante ne ferait qu’ajouter au risque de non paiement, on refuse la
prorogation ou le renouvellement d’effet demandé.

Ce refus, formulé avec courtoisie mais fermeté, est tempéré par une explication
plausible : impossibilité ou se trouve d’apporter l’aide sollicitée du fait de ses propres
engagements, des limites de crédit fixées par sa banque, de difficultés d’exploitation… On
exprime, sans insister, ses regrets de ne pouvoir intervenir plus utilement et on formule
l’espoir que, malgré ce refus, le débiteur saura faire (fera) honneur à ses engagements.

Il se peut que le refus du créancier soit motivé, en fait , par ses propres difficultés de
trésorerie , et non par la personne du débiteur.

Le plan suivi sera le même que celui qui vient d’être exposé ci-dessus, à préciser
l’effort de règlement qu’il pourrait à la rigueur assurer à l’échéance fixée, lui laissant
entendre que, pour l’aider à traverser le cas difficile qu’il connaît, on chercherait à voir dans
quelle mesure et sous quelle forme pourrait intervenir une autre fois.

Plan à suivre

- Accuser réception de la demande de report d’échéance (date, n° ; montant)

- Faire connaître le refus
- Donner les raisons du refus
- Formuler l’espoir que malgré le refus le débiteur saura faire honneur à ses
engagements
- Formule de politesse

4 - COMMENT CALCULER LES INTERET DE RETARD

Durée en nombre de mois

IR (Intérêt de retard) = Montant initial x taux x durée (nombre de mois) / 100 x 12

TVA = IR x Taux / 100

Ex : montant initial : 350 000

Taux : 16 %

2 mois / 60 jours

IR = 350 000 X 16 X 2 / 100 X 12

= 9 333,33

TVA = 9 333,33 X 11,11 / 100

= 1036,93

Durée en nombre jours

IR = Montant initial x taux x durée (nombre de jours) / 100 X 365

IR = 350 000 X 16 X 60 / 100 X 365

= 9 205, 47
EXERCICES D’APPLICATION

Exercice 1 : Vous êtes Mlle Diana COULIBALY, vous travaillez à la société SIPRESTA 04
BP 34 BOUAKE 04. Le …………………………………, vous avez reçu une lettre des Etablissements
BADOU & FILS 04 BP 122 ABIDJAN 04, dans laquelle il vous demandait le report d’un mois ,
de l’échéance de la traite n° 135 en règlement de la facture n° 455 d’un montant de 804 265
F prévu au …………………………

Ce jour, votre patron Monsieur FADIGA, Directeur Financier, vous demande de répondre à la
lettre selon les consignes suivantes :

- Client fidèle
- Accepter le report au ……………………………………. Car l’effet pas encore mis en
circulation
- Créer une nouvelle traite majorée des frais de retard de 8 % et TVA 11,11 %, timbre
4F

T.A.F : Rédigez la lettre sous le n° 67

Exercice 2 : Vous être N’dri Epiphanie et travaillez à MODEREX. A partir de la lettre

annotée en annexe, rédigez la réponse en acceptant seulement pour la moitié du montant
de la facture à 60 jours avec des intérêts de retard de 7 %, TVA 11,11 % comme majoration
sur le montant de la nouvelle traite. La lettre n° 76 est signée par Alfred DAN, Directeur
Financier.

SCORE

01 BP 1174

ABIDJAN 01

ANNEXE
MODEREX

01 BP 580

ABIDJAN 01

Vos réf. : MK/SC/08-2020

Nos réf. : AD/EN/76-2020

Abidjan, le
Objet : Demande de report d’échéance

Messieurs,

Le ………………………………….., vient à échéance la lettre de change n° 44 d’un montant de 2

500 000 f que vous avez tirée sur nous en règlement de votre facture n° 456.

Par suite d’un grave incendie survenu dans nos entrepôts, notre chiffre d’affaires a baissé de
moitié par rapport à nos prévisions ; il ne nous sera par conséquent pas possible de faire face
à nos engagements.

Nous vous serions très reconnaissants d’accepter de reporter à fin……………………… prochain

l’échéance de l’effet précité.

Les frais de report seraient naturellement à notre charge.

Nous vous prions de bien vouloir nous excuser pour ce contretemps et vous remercions de
votre compréhension.

Veuillez, agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments distingués.

Le Directeur Financier

M. KOUADIO

Exercice 3 : Vous êtes Mlle KONE Fanta, secrétaire à la Société Générale de Produits
Chimiques, 01 BP 1112 Abidjan 01. Vous avez reçu le …………………………………. Une lettre de la
Société Abidjanaise de Jus de Gingembre et de Tamarin 01 BP 812 Abidjan 01, dans laquelle
elle demandait le report à 30 jours du paiement de la traite n° 417 d’un montant de
2 000 000 F à l’échéance du………………………………………
Ce jour, le Directeur Financier Jean DETIH, vous charge de répondre à cette lettre par un
refus en invoquant des difficultés de trésorerie que connaît la société ; la banque a
également fixé des limite de crédit.

T.A.F : Rédigez la lettre sous le n° 58