Raison sociale de l'entreprise

Adresse
Téléphone

Destinataire :
Raison sociale de l’entreprise
A l'attention de Madame / Monsieur
Adresse
Code postal - Ville

Objet : Relance n°1 - facture n° (Numéro de la facture)

Pièce Jointe : Duplicata de la facture n° (Numéro de la facture)

(Ville), le (Date)

Madame, Monsieur, (Ou bien uniquement « Madame » ou « Monsieur

» si la civilité du destinataire est connue)

Sauf erreur ou omission de notre part, le paiement de la facture n°

(Numéro de la facture) datée du (Date de la facture) pour un
montant de (Montant de la facture) euros, et arrivée à échéance le
(Date d'échéance de la facture), ne nous est pas parvenu.

Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement dans les
meilleurs délais, et vous adressons, à toutes fins utiles, un duplicata
de cette facture en pièce jointe.

Si par ailleurs votre paiement venait à nous parvenir avant la

réception de cette lettre, nous vous saurions gré de ne pas tenir
compte de cette dernière.

Vous remerciant de faire le nécessaire, et restant à votre entière

disposition pour toute éventuelle question, nous vous prions
d'agréer, Madame, Monsieur, (Ou uniquement « Madame » ou «
Monsieur » si la civilité du destinataire est connue) l'expression de
nos salutations distinguées.
Signature
Prénom - Nom
Titre
 Quand envoyer une lettre de relance ?
En guise de rappel, la lettre de relance ou la lettre de recouvrement se définit
comme étant un courrier envoyé à l'amiable par une entreprise à un client
dans l'objectif de l'inciter à régler ses impayés. En présence d'un impayé, il
est essentiel de se montrer prudent et d'éviter à tout prix de faire pression
ou de lancer des menaces dans une lettre de recouvrement pour
qu'un règlement à l'amiable puisse avoir lieu. À savoir que certains
comportements sont sanctionnés par la loi, cela est le cas par exemple de :
 Une répétition d'une lettre de recouvrement agressive, notamment des menaces
physiques ;
 Une menace de dévoiler des informations pour se faire remettre un document donné
ou intégrer le nom du client sur la base de données de mauvais payeurs ;
 La communication de la situation d'impayé du client à d'autres individus, y compris
si cela concerne les membres de sa famille ou son employeur ;
 Etc.

L'envoi d'une lettre de relance est-il obligatoire ?

Lorsqu'un client ne paie pas sa dette, l'envoi d'une lettre de recouvrement
doit se faire de manière quasi systématique. Toutefois, cette procédure
n'est pas recommandée par la loi. D'ailleurs, certaines entreprises envoient
directement une mise en demeure dès qu'il y a une facture impayée. D'autres
engagent tout de suite une procédure d'assignation en paiement ou un
d'injonction.

Quels sont les objectifs d'une lettre de relance ?

Une lettre de recouvrement peut permettre de connaitre le motif pour lequel
le débiteur n'a pas respecté ses engagements. Cela peut être un simple
oubli ou dû a des difficultés passagères. Il peut s'agir également d'un
désaccord avec le prix proposé ou les prestations. Une lettre de
relance permet, entre autres, d'établir le dialogue avec le client.
Actuellement, bon nombre de sites proposent des modèles de lettres de
recouvrement afin de mener à bien la gestion d'entreprise.

Comment écrire une lettre de relance de qualité ?

Afin d'augmenter les chances de récupérer une dette, il est recommandé
d'écrire une lettre de recouvrement claire et précise. Cette dernière doit
 également contenir toutes les informations essentielles concernant
l'impayé en question.
De ce fait, une lettre de relance doit comporter les éléments suivants :
 La numérotation et la date de la facture à payer. Il important de vérifier que le délai
de prescription de la facture n'a pas été dépassé ;
 Le coût de la facture en incluant les pénalités de retard de paiement;
 La date d'échéance. Il est recommandé de vérifier que les délais de paiement de
facture n'ont pas encore été dépassés ;
 Les services ou les produits pour lesquels le paiement est sollicité ;
 Une demande de règlement d'impayé à envoyer dans les délais les plus brefs.
Il est préconisé d'inclure une copie de la facture dans le courrier et aussi de
rappeler qu'il s'agit d'un premier contact qui fait suite à un retard de paiement.
La priorité est ainsi de préserver au mieux les relations commerciales. Dans
le cas où le débiteur ne consent pas honorer sa créance, le mieux est
d'enclencher une procédure plus drastique comme l'envoi d'une deuxième
lettre de relance. L'aide d'un cabinet de recouvrement peut s'avérer utile.

Lettre de relance : quand l'envoyer ?

L'envoi d'une lettre de rappel de facture impayée doit se faire uniquement
quand l'échéance a été dépassée. En effet, dès lors que le délai de
paiement est largement dépassé, il est recommandé d'agir rapidement.
Sans oublier qu'il est nécessaire d'agir en vous adaptant à l'ancienneté de
la relation commerciale existant entre le débiteur et le créancier, tout en
prenant en compte d'autres paramètres, par exemple la fréquence de
l'impayé.
Dans le cas où le débiteur est une entreprise commerciale, le mieux est de
s'assurer qu'il ne s'agisse pas d'une procédure collective. Dans un tel cas,
cette dernière n'est pas autorisée par la loi à payer, car la procédure
condamne le paiement des dettes qui ont été antérieures à l'ouverture de la
procédure en question. Dans cette situation, la seule option possible est de
déclarer une créance au mandataire judiciaire concerné par la procédure.
Si le client ne répond pas aux relances, il est judicieux de lui adresser une
lettre de mise en demeure, un courrier préalable obligatoire pour saisir le
tribunal compétent.