TERMES DE REFERENCE

POUR L’ORGANISATION DES EVENEMENTS

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Table des matières

1. Contexte et justification...............................................................................................................3
2. Objectifs de la presation...............................................................................................................4
2.1 Objectif principal.......................................................................................................................4
2.2 Objectifs spécifiques...................................................................................................................4
3. Etendue de la mission d’audit......................................................................................................5
4. Résultats attendus/livrables.........................................................................................................7
5. Calendrier d’exécution des prestations.......................................................................................9
6. Profil du consultant......................................................................................................................9
6.1. Profil du consultant...................................................................................................................9
6.2. Proposition technique................................................................................................................9
7. Coût de la mission.......................................................................................................................10
8. Annexe.........................................................................................................................................12

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 1. Contexte et justification

Dans le cadre du renforcement des capacités de CAMTEL pour une participation active et
rentable aux différents évènements tant en national qu’en international, plusieurs constats
pouvant justifier les écarts observés à ce jour ont été relevé à l’instar de :

- une absence et/ou mauvaise planification de certains évènements sur le plan

administratif, financier, opérationnel et logistique;
- une absence et/ou mauvaise identification formelle du portefeuille des produits
et services à valoriser et des objectifs à atteindre ;
- une gestion approximative des rendez-vous durant les évènements ;
- Une insuffisance dans la gestion des relations publiques et l’organisation des
voyages ;
- un mauvais suivi-évaluation des événements ;
- un déficit dans la capitalisation des enseignements.

Au regard de ces observations, les participations de CAMTEL à ces différents évènements ne

sauraient être valorisées avec les constats cités supra.

Les présents termes de références visent à combler ces lacunes en vue de la valorisation
optimale de la CAMTEL dans les évènements identifiés.

2. Objectifs de la prestation

2.1 Objectif principal

Les prestations sollicitées visent à s’assurer de la participation optimale de la Camtel
aux évènements identifiés comme majeurs d’une part, et de la capitalisation des évènements
pour l’accroissement du chiffre d’affaires de l’entreprise d’autre part. Des recommandations
sont attendues à cet effet.

2.2 Objectifs spécifiques

Cette prestation doit répondre aux objectifs définis ci-dessous :
 S’assurer de la visibilité de Camtel à chaque évènement;
 S’assurer de la promotion des produits et services à chaque évènement.

3. Etendue de la prestation

a) Nature des prestations

Dans le but d’atteindre les objectifs fixés en amont, le scope de cette prestation portera
essentiellement sur les évènements suivants :

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  SAGO 2023 (22 au 29 juillet 2023) ;

Dans cette perspective, une « lettre de mission » sera délivrée au prestataire par la
CAMTEL, qui pourra y mentionner les évènements auxquels ses prestations sont attendues.

b) Consistance De La Prestation

- Location du site pour la période de chaque évènement

- Aménagement du site
- Mise en place des supports de communication
- Communication de l’évènement
- Sécurité
- Sonorisation

c) Etapes d’exécution de la prestation

 LOCATION DU SITE

 Choix de l’espace
 Choix de la dimension du site : 25 m2

 AMENAGEMENT DU SITE

 Design intérieur du stand (aux couleurs de blue)

 Disposition des tables et chaises
 Espace VIP
 Proposer un circuit de visite du stand
 S’inspirer du blue store – The PLAYCE (côté esthétique)
 Showroom connecté via WTTx avec télévision diffusant des chaines du pack
Blue VIU

 ASSURER LA FOURNITURE ET LE DÉPLOIEMENT DES

INFRASTRUCTURES, DES ÉQUIPEMENTS ET AUTRES COMMODITÉS
NÉCESSAIRES POUR L’AMÉNAGEMENT OPTIMAL DU SITE
D’EXPOSITION AU SALON

 Transport et déploiement du matériel

 Gestion de stock

 COMMUNICATION DE L’EVENEMENT
 Insertions dans le magazine de l’évènement

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  Interventions Radio, TV
 Communication digitale
 Distribution des prospectus, flyer sur le site de l’évènement
 SÉCURISATION DU SITE

 Assurer la sécurité de matériel

 Assurer la sécurité du personnel à l’intérieur du stand

 SONORISATION, SUIVI TECHNIQUE ET LOGISTIQUE DU SITE

 Assurer le bon fonctionnement des équipements (lumière, sonorisation, smart
tv, Blue VIU, triple play, connexion internet)
 Assurer la qualité des supports de communication et mobilier qui doivent durer
le temps du Salon
 HAUTE VISIBILITÉ DE CAMTEL

 Le stand doit se distinguer des autres et faire bonne impression

 Le visiteur doit pouvoir le voir à Distance
d) Lieu et durée de la prestation
Le lieu et la durée de la prestation sont déterminés suivant le tableau joint en annexe.

e) Confidentialité

- Tous les documents, informations et données mis à la disposition du consultant

pendant ses travaux sont réputés confidentiels et ne pourront pas faire l’objet de
communication aux tiers, sauf exigences légales et contractuels ;
- Les travaux effectués dans le cadre de la présente commande sont la propriété de
CAMTEL;
- Le prestataire ne peut faire usage des données de l‘entreprise à d’autres fins que sur
accord express et écrit de CAMTEL;
- Le prestataire peut communiquer les informations confidentielles à ses agents et
employés, dès lors que cette diligence s’avère etre indispensable pour l’exécution de la
mission. Dans ce cas, le prestataire veillera à ce que ces derniers soient soumis à la
clause de « stricte obligation de confidentialité ».

4. Résultats attendus/livrables

a) Résultats attendus

Il est attendu de l’exécution de ces prestations :

- la régularisation des anomalies constatées dans les évènements ;
- la visibilité de CAMTEL ;
- la valorisation des produits et services de CAMTEL.

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 b) Livrables

Les livrables attendus pendant l’exécution jusqu’à la fin de la prestation sont

les suivants :

 Design intérieur du stand (aux couleurs de blue)

 Disposition des tables et chaises
 Espace VIP
 Proposer un circuit de visite du stand
 S’inspirer du blue store – The PLAYCE (côté esthétique)

De manière générale, il est attendu du prestataire qu’il présente un cahier de

recommandations en vue de la régularisation des anomalies constatées et de la
visibilité et la valorisation des produits et services de CAMTEL.

5. Calendrier d’exécution des prestations

Le consultant est tenu de prendre en considération dans son chronogramme

d’activités, le respect des procédures et des délais présentés dans les présents
TDRs.

6. Profil du prestataire

6.1. Profil du prestataire

Le prestataire devra être un cabinet de renommée nationale et/ou

internationale, ayant une expertise avérée dans le domaine de l’organisation des
évènements au Cameroun. Ledit cabinet devra fournir à ce titre les éléments ci-
après :

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 - toute référence justifiant de l’expérience du cabinet dans le domaine de
l’évènementiel ou autre domaine pertinent pour la présente commande ;
- toutes références justifiant de la familiarité avec les procédures émanant
des instances de contrôles et de régulation des marchés publics au sein des
entreprises camerounaises en général et des entreprises publiques en
particulier.
Le personnel clé du prestataire devra être composée :
- Un ingénieur marketing
- Un technicien de sonorisation
- Des agents de sécurité
- Des hôtesses

6.2. Proposition technique

Il s’agira pour le cabinet sélectionné d’indiquer :
- le scope d’intervention et les activités à mener suivant les objectifs
définis dans les présents TDR;
- la méthodologie proposée pour la conduite de la mission ;
- le plan et le chronogramme d’exécution de la mission ;
- le personnel clé prévu.

6.3. Présélection

L’organisation des évènements au niveau international demande une

expérience avérée dans l’environnement de l’évènementiel hors du Cameroun. Il
s’ensuit que des expertises pour les prestations y relatives sont très peu
nombreuses et demandées. En vue de s’assurer de l’efficacité de l’appel d’offre
à lancer pour l’exécution des prestations sollicitées, il est procédé à une pré-
qualification des candidats potentiels.
Dans cette perspective, trois (03) entreprises sont été identifiées et pré-
qualifiées pour répondre à l’appel d’offre. Il s’agit notamment de :
-
7. Coût de la mission

Il importera de faire noter dans le document de marché des clauses

indiquant formellement que :
- la rémunération du prestataire par CAMTEL n’est due que sur les
sommes effectivement réclamées et/ou encaissées ;

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- si pour une raison quelconque, CAMTEL venait à transiger ou à
abandonner les réclamations fondées, la rémunération du prestataire
resterait due pour 90 % du montant initialement convenu ;
- dans l’hypothèse où les résultats sont inexistants, CAMTEL ne
payera point de commissions au prestataire.

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8. Annexe