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Guide D'élaboration de Procédures
Guide D'élaboration de Procédures
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1 - Objet de la procédure :
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2 - Domaine d’application :
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3 - Annexes
- Terminologie et définitions
- Références utilisées
- Modèles et imprimés
1 – Définition :
Une procédure est un document qui décrit, pour une activité donnée, la façon de procéder et la
façon de faire.
Elle décrit, en outre, les rôles des acteurs et les missions des entités concernées .
La méthode la plus appropriée pour élaborer une procédure consiste à soulever une séquence
de questions clés :
Qu’est ce qu’on fait ? qui le fait ? Comment on fait ? où s’effectue le travail ? quel est le
service concerné ? à quel moment s’effectue le travail ? quand commence le travail ? quand
s’achève -t- il ? ….
Il est à souligner qu’il n’existe pas d’inventaire exhaustif des procédures à établir, chaque
service est un cas particulier et il faut faire preuve de beaucoup de bon sens pour définir et
regrouper les tâches qui nécessitent l’élaboration d’une procédure .
2 - Objet :
L’objet de cette procédure est de définir les règles à suivre pour l’élaboration de toutes les
procédures d’organisation et de fonctionnement de la Direction .
3 – Références :
Dans le cas où la procédure se réfère aux textes réglementaires, aux circulaires, notes …, les
références de ces documents doivent être clairement précisées .
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Référence de la procédure
Règles d’Elaboration de Révision : 00
Procédures Page n° 3/ 3
Pour mieux harmoniser et uniformiser les documents de travail, les procédures doivent
être élaborées selon un canevas donné.
Le canevas donné en annexe est le canevas retenu pour les procédures de la DAAG .
- Logo du Ministère ;
- Titre de la procédure ;
- Référence et code de la procédure ;
- Indice de révision ;
- Numéro de la page / nombre total des pages ;
- Noms des rédacteurs, vérificateurs, approbateurs et leurs visas ;
- Dates d’élaboration, de vérification et d’application ;
- Services destinataires de la procédure (pour information, pour application …).
- Titre de la procédure ,
- Référence et code de la procédure ,
- Indice de révision ,
- Numéro de la page / nombre total des pages .
Au niveau du fond :
La procédure doit décrire de façon claire et précise la manière d’effectuer une tâche ou un
ensemble de tâches .
Un schéma synoptique (logigramme, flux gramme, …) qui schématise la marche à suivre, les
étapes à parcourir, le temps mis pour l’exécution de chaque étape, les acteurs et services
concernés …..est à prévoir à chaque fois que cela est possible .
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Référence de la procédure
Règles d’Elaboration de Révision : 00
Procédures Page n° 4/ 4
Les procédures doivent avoir une référence d’identification permettant aux utilisateurs de
connaître facilement le service émetteur et le sujet auquel elles se rapportent .
Exemple : GRH/REC/01
GRH : Gestion des Ressources Humaines
REC : Recrutement
- Rédaction :
Les procédures sont rédigées par les personnes chargées de les appliquer . Ces personnes
sont assistées éventuellement par leurs responsables immédiats et/ou par leurs encadrants.
Une procédure d’interface peut être rédigée par l’ensemble des acteurs intervenant dans
l’activité objet de cette procédure .
- Vérification :
Pour les procédures d’interface, les vérificateurs sont les représentants des structures
concernées par le domaine d’application de ces procédures et qui sont chargés de
superviser les activités objets de ces procédures .
La vérification consiste à :
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Référence de la procédure
Règles d’Elaboration de Révision : 00
Procédures Page n° 5/ 5
- Approbation :
Une fois les procédures sont rédigées et vérifiées par la hiérarchie et la commission chargée
de leur suivi, elles sont soumises à l’approbation du Directeur qui, selon le degré
d’importance de la procédure les valide ou désigne l’approbateur chargé de la validation .
Lorsque les procédures sont approuvées, elles sont diffusées pour information ou pour
application aux services concernés .
Leur diffusion est assurée par le secrétariat des manuels de procédures .
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Référence de la procédure
Règles d’Elaboration de Révision : 00
Procédures Page n° 6/ 6
Classement :
Toutes les procédures validées sont classées et conservées dans un classeur « Manuel de
procédures » .
Leur classement est assuré par le « secrétariat des manuels de procédures » .
Date d’application :
Elle correspond à la date à partir de laquelle la procédure prend effet. Lorsqu’elle n’est pas
explicitement citée, la date d’application sera la date d’approbation .
Une procédure est un document vivant qui doit tenir compte des modifications intervenant
dans le processus et le déroulement des activités des services ;
Les propositions de modification et de mise à jour des procédures sont assurées par les
services concernés ; avant leur validation, ces propositions sont soumises, pour avis, à la
commission des manuels des procédures .
Indice de révision :
Toute révision ou modification d’une procédure doit faire l’objet d’une validation et d’un
changement d’indice de révision ( 00 pour la première procédure validée, 01 pour la même
procédure dont une ou plusieurs parties ont été modifiées en même temps, 03 … ).