Passation des marchés

A 408- R 17
Rôle et responsabilités des
intervenants au processus d’appel
d’offres

MODE
OPERATOIRE
 DEFINITIONS
• SPM: structure de passation des marchés chargée de la fonction passation
des marchés en matière de procurement. Elle est le vis-à-vis de la structure
contractante à l’égard du marché et des organes de contrôle.
• SRO: toute structure (responsable des opérations) de la structure
contractante qui initie le besoin et élabore les spécifications du bien ou
service objet du DAO.
• ARO: l’agent responsable des opérations en charge de la supervision de l’
opération objet du DAO.
• STEC: toute structure technique, juridique et financière de la SRO.
• CM: commission des marchés chargé du contrôle des marchés
• COP: commission d’ouverture des plis qui annonce aussi les noms des
soumissionnaires et le montant des offres.
• SCOP: secrétariat de la COP,chargée des préparatifs et du déroulement
des travaux de la COP.
• CEO: commission AD HOC de l’examen détaillé et de l’évaluation des offres
techniques et financières et recommande l’attribution du marché au
soumissionnaire retenu.
• PDUC: point unique de contact. Est membre de la CEO, représente la SRO
et assure le contact avec les soumissionnaires.
 ELABORATION du DAO
• SPM:
1. établit plan DAO
2. coordonne son élaboration avec les STEC de la SRO
3. établit IS, DPAO et projet MC
4. fait valider le projet de contrat par les STEC et le transmet au SRO.

• STEC:
1. élabore le dossier technique.

SPM:
5. coordonne la consolidation du DAO
6. transmet le DAO à la CM pour validation.

• CM compétente:
1. examine, délibère et statue sur le contenu du DAO
2. accorde ou refuse le visa sous 15 jours.
3. motive tout refus de visa.

SPM:
7. établit l’avis d’appel d’offres ( AAO)
8. arrête les dates d’ouverture des plis
9. transmet l’ AAO au BAOSEM pour publication
10. saisit la structure habilitée pour la désignation de la COP
11. remet le DAO aux soumissionnaires intéressés
 RETRAIT DU DAO

• SPM:
1. vérifie le paiement du DAO, si requis
2. remet le DAO au soumissionnaire
3. enregistre le retrait du DAO
 CLARIFICATIONS du DAO
• SPM:
1. enregistre les renseignements des soumissionnaires et de leur point de contact
2. enregistre les demandes de clarifications et les transmet à SRO via l’ARO
• ARO
1. enregistre les réponses émanant des STEC
SPM
3. transmet les réponses aux soumissionnaires
ARO
2. planifie les réunions de clarification et/ou les visites sur site
SPM
4. lance les invitations aux réunions et/ou visites précédentes
ARO
3. organise et coordonne les réunions et/ou visites sur site
4. recueille les questions posées par les soumissionnaires
SPM
5. transmet l’ensemble des questions et des réponses à tous les soumissionnaires
• SPM&ARO
élaborent la procédure d’évaluation des offres, le rôle du coordinateur et du PDUC,
du lieu de l’évaluation, des conditions de confidentialité et de sécurité des
informations et des documents ainsi que le système de classement des questions et
réponses aux demandes de clarifications ( traçabilité)
 RECEPTION DES OFFRES
• SPM:
1. réceptionne les plis
2. enregistre les plis reçus dans les délais par ordre d’arrivée
3. enregistre les plis arrivés hors délais avec la mention « hors délais »
4. organise avec la COP la réunion d’ouverture des plis
• SCOP:
1. vérifie que l’opération concerne la COP désignée pour l’AO.
2. s’assure que le dossier transmis par SPM est complet
3. confirme la date et l’heure d’ouverture des plis avec SPM
4. convoque la COP
5. transmet obligatoirement le dossier visé au point ci-après à chaque membre de
la COP dans les délais impartis.
• COP:
1. reçoit le dossier suivant:
 La demande d’ouverture des plis
 Une note de présentation du marché et toute information utile
 Le visa de la commission des marchés compétente
 Le DAO et toutes les réponses aux demandes de clarifications
 La copie de l’avis d’appel d’offres avec date de parution et tout additif
 Le registre de réception des plis
2. examine le dossier ci - avant
• SPM:
5. adresse une lettre d’invitation aux soumissionnaires à assister à la séance
d’ouverture des plis.
 OUVERTURE DES PLIS
• SPM:
1. assiste obligatoirement à la séance d’ouverture des plis
2. présente à la COP:
– Les plis contenant les offres
– Le registre de retrait des DAO, coté,paraphé, et dûment arrêté
– Le registre de réception des offres,coté,paraphé et dûment arrêté
– Une copie des justificatifs de paiement si requis dans le DAO
– Les lettres d’invitation adressées aux soumissionnaires à assister à la séance
d’ouverture des plis

• COP
1. vérifie que les plis concernent l’appel d’offres considéré
2. procède à l’ouverture des plis arrivés dans les délais rejette les plis
arrivés hors délais sans les ouvrir
3. vérifie que les plis sont en bon ordre,complétés et signés.
4. annonce les noms des soumissionnaires avec le contenu de leurs
offres et leur montant
 OUVERTURE DES PLIS
• SCOP:
1. dresse un PV de séance consignant les informations significatives, signé par les membres
de la COP et cacheté
2. annexe le PV au registre tenu par la COP de « Passation des marchés de l’entreprise par
voie d’appel d’offres » la feuille de présence signée par les soumissionnaires
3. transmet le PV aux membres de la COP ainsi qu’à la SPM.
4. conserve un exemplaire du dossier
5. si le quorum n’est pas atteint:
– dresse un PV de carence et l’adresse aux membres de la COP
– convoque la COP pour une 2ème réunion dans les 8 jours
• COP
5. restitue les plis contenant les offres au représentant de SPM
• SPM:
3. Renvoie les plis arrivés hors délais aux soumissionnaires
• COP
6. Constate dans son PV le caractère infructueux de l’appel d’offres (<= UNE SOUMISSION)
• SPM:
4. Publie le caractère infructueux de l’appel d’offres
• SRO &SPM
1.annulation (éventuellement motivée du processus d’appel d’offres
 EVALUATION DES OFFRES TECHNIQUES
•SRO& STRUCTURE CONTRACTANTE
1. crée et met en place une commission ad hoc d’évaluation des offres (CEO)
•SPM:
1. remet les offres et le PV de la COP à la CEO
CEO:
1.vérifie,analyse et évalue les offres techniques sur la base des
exigences du DAO:
Documents exigés ( déclaration de probité,lettre de soumission, déclaration à
souscrire…..)
Critères techniques de conformité de l’offre.
 Critères de qualification ( conditions de candidature,dossier administratif,
situation financière, références, capacités, litiges, garantie maison mère ultime ou
des actionnaires)

2. Rejette les offres ne satisfaisant pas aux exigences du DAO

3. Dresse un rapport final détaillé d’évaluation des offres techniques portant
recommandations des offres conformes et rejet des offres non conformes (critères,
appréciations, motifs de rejet, etc..)
•SPM:
2. Publie l’avis portant caractère infructueux de l’offre.
 CLARIFICATIONS DES OFFRES
• CEO ( via PDUC)
1. Établit les demandes écrites de clarifications
• PDUC:
1. Transmet les demandes écrites au soumissionnaires, reçoit les réponses qu’il classe
et remet à la CEO
2. Transmet ( via SPM) au service juridiques et à SRO les observations et suggestions
des soumissionnaires
• CEO:
2. Analyse et évalue les réponses reçues et les intègrent dans l’offre sans modifier cette
dernière.
3. Pour les marchés complexes et d’envergure, la CEO peut inviter un soumissionnaire
pour une réunion de clarification (PV de réunion)
4. Dresse un rapport final détaillé (mentionnant toutes les étapes ainsi que les critères)
d’évaluation des offres techniques y.c les motifs de rejet, le caractère infructueux de
l’AO.
5. Soumet le rapport final ( via SPM) à SRO.
• SPM:
3. Notifie aux soumissionnaires non retenus le rejet de leur offre.
4. Publie l’Avis portant caractère infructueux de l ’AO.
• SRO ( via SPM)
1. Prononce l’éventuelle annulation du processus d’A0.
 OUVERTURE DES OFFRES FINANCIERES
(PROCESSUS EN DEUX ETAPES)
• SPM:
1. Planifie la séance d’ouverture des offres financières, saisit à cet effet la COP et lui transmet
le dossier contenant la demande d’ouverture des offres financières ainsi que le PV
d’évaluation des offres techniques.
2. Etablit la lettre d’invitation aux soumissionnaires retenus à remettre une offre financière
• SCOP:
1. Reçoit le dossier de SPM et s’assure que le dossier transmis est complet
2. Etablit l’ordre du jour et convient avec SPM de la date de tenue de la COP
3. Convoque la COP et la SRO
4. transmet obligatoirement le dossier visé au point ci-après à chaque membre de la COP
dans les délais impartis.

• SPM:
3. Reçoit les offres financières et porte la mention « hors délais » si necessaire
4. Présente à la COP les plis contenant les offres financières ainsi que les
lettres d’invitation à assister à l’ouverture des plis.
5. Présente les offres le jour de l’ouverture des plis à la COP :
 Le s offres
 Les lettres d’invitation aux souissionnaires à assister à la séance
 OUVERTURE DES OFFRES FINANCIERES
(PROCESSUS EN DEUX ETAPES) suite
• COP:
1. Reçoit et examine le dossier
2. Vérifie les documents ci dessus
3. Vérifie l’enregistrement des plis
4. Dresse la liste des plis par ordre d’arrivée
5. Procède à l’ouverture des plis et rejette les plis arrivés hors délais sans les ouvrir
6. Annonce en séance:
 Le nom des soumissionnaires
 Le montant de chaque offre financière
 Drese la liste des pièces constitutives de chaque offre
• SCOP:
5. Dresse séance tenante un PV signé par tous les membres présents
6. Transmet les offres ouvertes ainsi que le PV à SPM qui les transmettra à la CEO
• COP:
7. Restitue les plis y.c les plis « hors délais »au représentant de la structure concernée
via SPM
8. Constate éventuellement le caractère infructueux de l’AO
• SPM:
6. Remet les offres financières ainsi que le PV de la COP à la CEO
7. Renvoie les plis « hors délais »
8. Publie l’avis déclarant le caractère infructueux de l’AO
 EVALUATION DES OFFRES FINANCIERES (processus en une
seule étape et en deux étapes)
• CEO:
1. Examine, évalue, compare et classe les offres financières
2. Désigne le soumissionnaire retenu
3. Etablit un rapport détaillé de l’examen et de l’évaluation des offres en indiquant les
éléments ayant permis leur cassement et la recommandation d’attribution du marché
au soumissionnaire retenu
4. Constate éventuellement le caractère infructueux de l’AO
5. Transmet sous pi confidentiel à SPM le rapport final de la CEO

SPM:
1 Publie l’avis provisoire d’attribution du marché
2 Informe la CM compétente de l’annulation du marché si les prix de l’offre retenue est
anormalement supérieur ou inférieur au prix moyen du marché
3 Transmet à la CM compétente:
 Les PV d’ouverture des plis
 Le rapport d’évaluation des offres techniques
 Le rapport final de l’évaluation détaillée
 L’avis d’attribution provisoire et la lettre d’invitation à signer le contrat
 Le projet e contrat signé par le soumissionnaire retenu pour examen et validation
 Tout autre document prévu dans le mode de fonctionnement de la CM
 EVALUATION DES OFFRES FINANCIERES
(processus en une seule étape et en deux étapes)

• CM compétente:
1. Examine le dossier précédent
2. Procède au contrôle de la régularité et de la conformité du processus d’AO à
la procédure de passation des marchés
3. Rend sa décision dans un délai de 15 jours ( visa accordé ou refusé)

SPM:
1. Notifie l’attribution définitive du marché
2. Publie le cas échéant l’annulation de l’AO;