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Mohammed Boukaidi
Objectifs
55%
PAR L’IMAGE DE
MARQUE PERSONNELLE
38%
PAR LA VOIX
7%
SEULEMENT PAR LES MOTS
Pourquoi ?
l’écoute va permettre de :
1 - le besoin s’exprime
2 – l’écoute permet la compréhension
3 – la réponse se traduit par une action
Laissez parler les clients, ils auront l’impression d’avoir été bien accueillis parce que
écoutés
Quelques recommandations
Structuré
LE DISCOURS Illustré
Rythmé
une idée par
phrase
des phrases
courtes
LE CHOIX DES MOTS
Simples
Concrets
Précis
Positifs
Le contenu manifeste
Le contenu latent
Le langage du corps
La reformulation
Les vertus de la reformulation
Elle permet de mieux se comprendre sur des choses simples comme des
rendez-vous, des faits, des horaires, des renseignements pratiques, etc.
3) A dédramatiser la situation
Votre interlocuteur dit des choses très dures…
4) A resserrer un discours
qui part dans tous les sens. Vous avez devant vous un bavard…
«en résumé...» vous n’évoquez que le strict essentiel de ce qu’il a dit.
La reformulation
Décision conseil
soutien
Interprétation
Investigation
Compréhension reflet
Les modes d’écoute
Le message doit représenter un avantage pour le recepteur=>
une bonne qualité d’expression, une compétence dans le
développement des arguments.
L’efficacité des arguments sera mesurée par l’écoute active.
Les limites de la grille sont : le jugement et le reflet.
L’attitude de jugement : attitude directive, écoute centrée sur soi,
provoque la défense, l’agressivité.
Utilisée pour se valoriser, revendiquer sa légitimité.
« Vous avez tort »
L’attitude de décision : phase de présentation des arguments
objectif : aboutir à une action du récepteur
Les modes d’écoute
B, Comme Besoin
C, Comme Caractéristique
A, Comme Avantage
P, Comme Preuve
Comment argumenter ?
4 étapes
Rappeler le Besoin du récepteur,
2 réponses possibles (OUI – Doit-on diffuser le compte- Utile pour prendre une
FERMEE NON) rendu à l’ensemble du décision ou confirmer une
personnel ? information
Donne le choix entre deux Doit-on diffuser le compte- Facilite l’expression en
possibilités (OU) rendu à l’ensemble du guidant sur les choix
ALTERNATIVE
personnel ou uniquement aux possibles. Utile pour recueillir
participants à la réunion? un engagement
Elle renvoie à l’interlocuteur M. X dit qu’il faut diffuser le Évite de répondre soi-même à
EN RETOUR ou au groupe le soin de compte-rendu à l’ensemble du une question. Excellent outil
répondre : pensez-vous ? personnel : qu’en pensez- de conduite de réunion
vous?
Reprend la dernière idée Il faut distribuer le compte- Permet à un interlocuteur de
RICOCHET exprimée pour la transformer rendu à tout le monde ! A tout préciser sa pensée
en question le monde ?
LE DOUTE
LE MALENTENDU
LA LIMITE
L’INDIFFERENCE
4 façons de répondre…
Changer l’objection en argument
Admettre l’objection
Lorsqu’elle est légitime. Rappeler alors les avantages
qui la contrebalancent.
Nier l’objection
Si elle est fausse ou porte sur votre intégrité, celle
d’un collègue ou celle de votre employeur.
La gestion des perturbations
Vous serez confronté à des objections régulières. Pour y faire face, voici comment procéder :
Restez calme en toutes circonstances. Montrez votre volonté de trouver une solution
N’hésitez pas à utiliser humour ou autorité pour débloquer une situation
Quelles questions dois-je me poser avant d’écrire ?
Informer, c’est mettre en relation avec les faits, les données utiles à l’activité et au
développement
Mieux penser
- Développement intellectuel
- Structuration de la pensée
Plan Communication
audiovisuelle
Communication orale Illustra-
- prise de parole Choisir tions - Discours d’image
- en public les motsCOMMUNICATION Visuel- - Découpage
- exposés et les les
ECRITE - montage
phrases
Édition, mise en
page
- Impression
- traitement de texte
- bureautique
La démarche d’écriture
Écrire est souvent considéré comme une contrainte et un dernier recours quand on a essayé les
autres outils :le téléphone, internet – moins formel- le fax.
D’ où vient la crainte d’écrire ?
«je n’ai rien à dire»
«je vais être jugé»
«je risque d’être copié»
Les relations humaines conditionnent la nature et la qualité de l’écriture
Dans ce sens la communication est instrumentale, car elle cherche à produire un effet
spécifique sur l’interlocuteur.
Le choix des supports
L’efficacité : le souci n’est pas de tout dire, mais de dire ce qui est essentiel à la
compréhension du problème.
- Sélectionner ce qui est important.
- Hiérarchiser les arguments
- Synthétiser vos idées
- Structurer votre texte
La précision : vérifier la similitude des références pour que les précisions données soit
vraiment utiles et qu’elles seront comprises de la même manière.
Les écrits administratifs
Doivent
Se référer objectivement au passé
Etre efficaces au présent
Laisser une trace, constituer une preuve pour l’avenir
Leurs objectifs de communication :
Informer
Demander
Ordonner
Répondre
Convaincre
Aider à la décision
Méthodologie rédactionnelle
L’en tête
Le lieu et la date
Le numéro d’enregistrement
La suscription
L’objet
La référence
Les pièces jointes
Les ampliations
La signature
Le timbre
la structure émettrice du document
Royaume du Maroc
Ministère des Finances et de la Privatisation
Direction de …
Division de …
Service de….
tél, fax…
Le lieu et la date
n°214/DPCL/SE
La suscription
La courtoisie et la politesse
La prudence et la précision
La clarté et la concision
La neutralité et l’objectivité
L’usage du futur et du conditionnel
LE FOND LA FORME
Les principaux objectifs La structure (la clarté)
- Informer, convaincre - Plan simple, adapté
- Demander, ordonner - Encadrement de la pensée
- Aider à la décision, répondre Le style (la sobriété)
L’attitude du rédacteur - Mots courts, simples, précis,
- Courtoisie et politesse - Phrases courtes, ponctuées, structurées
- Prudence et précision La présentation, la lisibilité
- Clarté et concision - Mise en page
- Neutralité et objectivité - Mentions nécessaires
Les documents internes
- Le nom du rédacteur
- Le lieu, la date
- Le titre : rapport à l’attention de …
- L’objet indiquant le sujet du rapport
- Le texte est structuré en parties titrées (introduction, développement,
conclusion)
- Fonction du signataire, signature, nom
- …/… Si le texte se poursuit sur la page suivante
- Sommaire
- Annexes annoncées dans le développement, paginées et titrées.
Attitude rédactionnelle Méthode de travail
1. Clarté 1. Établir les faits :lire et traiter les
documents concernant le sujet : éliminer,
2. Précision
trier, hiérarchiser, prendre des notes,
3. Prudence synthétiser
4. Argumentation 2. Diagnostiquer : analyser et poser
clairement le problème
3. Rechercher des solutions
4. Construire le plan
5. Rédiger, trier et présenter le rapport
La prise de notes
Mettre en schéma :
- utiliser des tableaux et des symboles d’implication
Mettre en page :
- Une idée par paragraphe
- Tirets
- Soulignements de mots
- Encadrés
Techniques de rédaction pour simplifier une phrase
De plus en plus on parle beaucoup, on écrit peu. C’est une corvée, parce que cela
conduit à se frotter à la syntaxe, au vocabulaire, à la recherche du mot juste.
Dans une certaine mesure, il devient plus facile de parler que d’écrire .
1 - L’ écrit informe plus vite (il est plus rapide de se reporter à la rubrique
d’un journal).
2 - L’écrit reste ; il a valeur de preuve.
3 - L’écrit est d’un accès facile sur le plan technique pas besoin d’outils
supplémentaires.
4 - L’écrit est moins coûteux.
5 - L’écrit oblige à structurer ses pensées, choisir ses mots.
Faisons le point
Communiquer en interne, c’est mettre les collaborateurs en relation avec des faits utiles à leur
activité
Informer est un acte essentiel au développement des performances de l’équipe
Pour une meilleure utilisation l’information doit être sélectionnée et transmise de manière
concise et exhaustive
Pour être efficace, l’information doit circuler rapidement.
Choisir les supports et les outils selon la nature de l’information, de la fréquence, de l’effet et
de la cible
Pour que la communication fonctionne, les rôles de chacun doivent être clairs et définis
La qualité de la communication implique une d’amélioration des compétences de
communication aussi bien orale qu’écrite