Contrôle interne

Cycle achats-fournisseurs
Objectifs de contrôle interne du cycle achats-fournisseurs

Les principaux objectifs du cycle achats-fournisseurs :

• Tous les achats (matières et services) de l’entreprise sont autorisés par les personnes habilitées
;
• Les achats comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de l’entreprise ;
• Les soldes au bilan sont correctement évalués;
• Les achats sont rattachés à l’exercice comptable correspondant.
• Les achats sont imputés correctement aux bons comptes comptables.
 Séparation des fonctions (cycle achats-fournisseurs)

Les principaux cas de cumul de tâches au niveau du cycle achats-fournisseurs sont:

• La création des bons de commandes fournisseurs/ La réception des commandes sur système.
• La création des demandes d’achats / La création des bons de commandes fournisseurs.
• La création des bons de commandes fournisseurs / Le changement des prix d’achat sur système.
• La création des comptes fournisseurs/ La comptabilisation des factures sur système.
Les sous-cycles du cycle achats-fournisseurs
 Expression du besoin

Les éléments ci-dessous doivent être respectés lors de l’expression du besoin d’achat:
• Tout achat doit être effectué par le demandeur à travers une demande d’achat spécifiant
les motifs et la description détaillée de l’achat.
• Tout achat doit se faire dans le cadre d’un budget préalablement établi.
• Un suivi du budget doit être effectué afin d’éviter les dépassements.
• La demande d’achat doit être approuvée afin d’évaluer la nécessité de l’achat.
• Une fois approuvée, la demande d’achat doit être réacheminée vers le département
achat afin de procéder à la consultation des fournisseurs et la passation de la
commande.
 Consultation et choix de fournisseur
• Tout achat doit faire l’objet d’une consultation d’un ou plusieurs fournisseurs ( à partir d’un
certain seuil).
(Exemple: Achat inférieur à 10 KMAD : Un seul fournisseur à consulter
Achats supérieur à 10 KMAD: Deux fournisseurs à consulter
Achats supérieur à 50 KMAD : Trois fournisseurs à consulter
Achats supérieur à 200 KMAD: Appel d’offres)
• Le choix du fournisseur doit se faire par un comité et non pas le département achat uniquement.
• A cette étape le contrôle interne doit veiller à ce que les demandes d’achat ne soient pas divisées
afin de ne pas dévier à la règle de consultation de fournisseurs.
 Acceptation des fournisseurs
Les éléments ci-dessous doivent être respectés lors de l’acceptation d’un nouveau fournisseur:
• Tout fournisseur doit faire l’objet d’une évaluation avant création sur système.
• La création de fournisseur doit se faire sur la base de documents justifiant son existence
juridique, son RIB....
• Chaque fournisseur créé doit faire l’objet d’une approbation du management/direction
financière.
• Une personne indépendante au processus doit vérifier périodiquement si les fournisseurs créés
sur le système sont dûment approuvés.
 Etablissement du bon de commande
Les éléments ci-dessous doivent être respectés lors de la passation de la commande:

• Toute commande doit faire l’objet d’un bon de commande pré numéroté et signé par les personnes habilitées.
• Chaque commande doit faire l’objet d’une comparaison entre les conditions figurant sur le bon de commande et
celles figurant sur le contrat préalablement signé (prix, délais de paiement...).
• Un contrôle doit être implémenté afin de s’assurer que le montant figurant sur la commande ne dépasse pas
celui figurant sur la demande d’achat.
• Le département achat est le seul habilité à établir le bon de commande et l’envoyer au fournisseur.
• Un exemplaire du bon de commande doit être envoyé à la comptabilité et au service de réception.
 Réception des commandes
Les éléments ci-dessous doivent être respectés lors de la réception de la commande:
• Les commandes doivent être réceptionnées au moment de leurs livraisons.
• Chaque commande livrée doit faire l’objet d’un contrôle quantité/ Qualité et d’un bon de
réception pré numéroté et signé par le département de réception.
• Une revue de la liste des bons de commande en instance de réception doit être effectuée
périodiquement par la comptabilité.
 Comptabilisation des factures
Les éléments ci-dessous doivent être respectés lors de la réception et comptabilisation de
factures:
• Les factures fournisseurs doivent être reçues par une seule et même personne. (comptabilité
fournisseurs).
• Toute facture reçue doit faire l’objet d’une comparaison avec le bon de commande, bon de
livraison et bon de réception.
• Les factures comptabilisées doivent comprendre la mention « comptabilisée » pour éviter une
double comptabilisation.
 Règlement des factures
Les éléments ci-dessous doivent être respectés lors des règlements fournisseurs:
• Les factures fournisseurs doivent être payées à temps. La société doit disposer d’un outil lui
permettant d’identifier les factures échues pour règlement.
• Les paiement fournisseurs doivent se faire sur la base du dossier complet (facture, bon de
livraison, bon de réception et bon de commande)
• Les factures réglées doivent comprendre la mention « réglée » pour éviter un double
règlement de la même facture.