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Centre dEvaluation, de Documentation et dInnovation Pdagogiques
La conduite de projet
Nous avons tous des projets. Quils soient dordre priv ou professionnel, ils donnent du sens notre vie, ils nous projettent vers un futur que nous voulons meilleur ! Un projet, au del de la part de rve quil contient, appelle la ralisation, la concrtisation de lide de dpart. Mais comme le dit ladage bien connu lintention ne vaut pas laction . Il faut donc se donner les moyens de mener bien une dmarche plus ou moins complique pour atteindre lobjectif du projet. Objectifs, moyens, dmarche, compliqu, autant de mots qui restent dfinir dans le cadre dun projet. Nous proposons donc dans ce document de : - dfinir la notion de projet ; - tablir un lien entre les lments qui le caractrise et la manire de le conduire ; - tudier le processus mis en uvre ; - analyser les rles des diffrents acteurs dun projet ; - dterminer les causes dchec et les conditions de russite ; - montrer lintrt de cette dmarche.
Dfinition :
LAFNOR donne les deux dfinitions suivantes1 : un projet est dfini et mis en uvre pour laborer la rponse au besoin dun utilisateur, dun client ou dune clientle et il implique un objectif et des actions entreprendre avec des ressources prcises une dmarche spcifique qui permet de structurer mthodiquement et progressivement une ralit venir A partir de celles-ci on voit quun projet est : compos dun ensemble dactivits. Il sagit donc dun processus qui doit tre gr du point de vue de sa conduite, des moyens mis en uvre et rsultats attendus ; mis en uvre en vue datteindre un objectif prcis. Celui-ci doit tre clairement exprim par le (systme) client. Cet objectif prsente un caractre novateur et nest pas rptitif. Il est la plupart du temps matriel, mais il peut galement porter sur des lments culturels, sur des valeurs faire voluer ou introduire. ralis dans un dlai donn. Il est limit dans le temps avec des dates de dbut et de fin, un projet na pas davenir, il a une fin C. MIDLER ; excut grce un ensemble de moyens qui sont matriels et humains ; Pour P. ZARIFIAN, lorganisation en projet runit une quipe multimtiers autour dun projet dinnovation avec des objectifs prcis et une dure de vie bien spcifie. Les gens travaillent ensemble sur un projet prcis et pour une dure limite 2.
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Management de projet Qualit et efficience des organisations d AFNOR - 1995 P. ZARIFIAN Objectif comptence d. Liaison col. Entreprise et carrire - 1999
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En fonction de leurs difficults, de leurs contraintes, les projets doivent tre mens de manire diffrente, avec une adaptation des moyens, des dlais. Quatre grandes catgories de projet peuvent tre retenues : 1/ les projets simples : Si les contraintes lies la complication sont facilement surmontables, nappellent pas de comptences particulires, si la complexit est nulle alors le projet est qualifi de simple. Pour cette catgorie de Compliqu projet, lagent qui en est charg opre gnralement seul, sans quipe fixe. Il utilise, en tant que de besoin, les comptences dexperts, la technique Complexe tant suffisante pour mener bien ce type de projet. Projet Le qualificatif de simple ne signifie pas que ce type simple de projet peut tre trait avec lgret. Ils sont plus faciles suivre, ils consomment moins de ressources, mais en bout de parcours, il y aura une valuation sur la qualit, le respect des contraintes de dlais, de cot 2/ les projets compliqus : un projet qui nest pas complexe (environnement stable et relations prvisibles et sans problme entre lensemble des acteurs), est dit compliqu lorsque un (ou plusieurs) des dterminants relevant de la technicit, Compliqu de lexpertise, induit des contraintes leves. Projet Un projet compliqu peut et doit tre dfini trs compliqu Complexe prcisment ds son lancement. Dans ce cadre, le chef de projet gre le projet. Il sentoure dune quipe qui runit les comptences ncessaires. La dmarche repose alors sur des outils, des mthodes de planification, de suivi de ressources et dactivits.
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3/ les projet complexes : la complexit dun projet tient aux dterminants qui en caractrisent linstabilit (environnement, nombre et caractristiques des acteurs). Un tel projet ncessite de frquentes adaptations dimportance variable. Ceci Compliqu revient dire quau cours de sa ralisation, des alas imprvisibles vont amener lquipe charge du projet rechercher de nouvelles solutions, modifier des Complexe options retenues. Cette souplesse nest possible que Projet si le prescrit ne porte que sur les grandes lignes du complexe projet. Celui-ci se (re)construit lavancement en ayant pour guide lobjectif final, il soppose en cela au projet complexe Le chef de projet manage le projet en sappuyant sur une quipe adapte la difficult. 4/ les projet complexes et compliqus :
Compliqu Projet complexe et compliqu Complexe
Ils se caractrisent par des contraintes leves pour lensemble des dterminants (techniques, dlais, et environnement, acteurs). Un tel projet se manage comme un projet complexe en prenant les plus grandes prcautions quand au choix des
acteurs notamment.
Exemples :
N1 : le viaduc de Millau est dune part techniquement trs compliqu et dautre part trs complexe compte tenu de son impact sur lenvironnement, lconomie, social N2 : dvelopper une nouvelle application informatique lgre visant grer localement un budget. Sa ralisation tant lie des rgles et des objectifs, ce type de projet pourra tre simple ou compliqu en fonction des dterminants technique, de cot, de dlais. Il nest pas forcment complexe car il peut navoir quun faible impact sur les agents. N3 : dfinir et mettre en place une nouvelle organisation du travail (ex. lARTT) est minima complexe.
2/ le mode de coordination
Ncessit de recherche dajustement mutuel
Expertise technicit
Experts et sociologues Complexe Type de projet Simple compliqu complexe- compliqu et complexe
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Deux formes de dcoupage sont particulirement connues et utilises : celle de lAFNOR qui retient quatre parties : Identification, Etude, Ralisation et Evaluation et celle dite des 3C : cadrage, conduite, conclusion. Cest cette dernire que nous avons retenu pour sa simplicit dutilisation. 1. le cadrage : cest ltape qui permet de dfinir les objectifs du projet, sa pertinence par rapport aux objectifs du service, ses composantes techniques, la qualit attendue, son cot et les dlais. Le cadrage comporte trois phases : 1/ la clarification de lide de dpart, de lintention. Il sagit l de sassurer de son intrt, de son opportunit au regard des objectifs de service. Production : note de cadrage. Le DO, aprs avoir valid ce document, peut rdiger la lettre de mission au chef de projet.
2/ Ltude de faisabilit : Analyse fonctionnelle : Dmarche utile pour des projets de grande envergure, lanalyse fonctionnelle a pour but de dfinir plus prcisment lusage du produit, son fonctionnement et la motivation des utilisateurs. A cette fin, les lments suivants seront dtermins, analyss, hirarchiss : - les fonctions de service. Elles expriment le besoin prouv par le demandeur. Elles peuvent tre dcomposes en fonction dun niveau infrieur en rpondant la question comment ? - les contraintes (limites imposes au concepteur) ; - laptitude du produit satisfaire le client. Elle est value par des indicateurs portant soit sur la fonction dusage (nature objective) soit sur la fonction destime (nature subjective). Production : Cahier des Charges Fonctionnel (CdCF) dont la partie principale est lnonc fonctionnel du besoin. Ce document permet de contractualiser une logique de rsultat. La recherche de plusieurs solutions (ou scnarios) : Jusquici, le produit ou service, objet du projet, a t considr dans sa globalit. Pour de gros projets, il peut devenir indispensable de raliser un autre dcoupage du projet en sous-projets plus oprationnels. Les critres de ce dcoupage peuvent porter sur : - les fonctionnalits du produit, - des sous-parties physiques ; - des spcificits techniques ; - les lieux de ralisation Un chef de projet est alors nomm pour chaque sous-projet et la dmarche reprend pour chacun au niveau de ltude de faisabilit. La dfinition des scnarios doit comporter pour chacun lanalyse de leurs avantages et de leurs inconvnients, lestimation des cots et des dlais. Dans un premier temps, la dmarche sappui essentiellement sur des mthodes de crativit sans se proccuper des risques, des contraintes :
quelles sont toutes les pistes envisageables ?
Cette analyse permet au DO de retenir la meilleure solution et de sassurer de la faisabilit du projet. La nature du projet, son importance notamment au regard des objectifs du service permettront de dfinir des critres de choix qui seront alors orients vers lefficience et/ou la pertinence et/ou la cohrence. Production : Avant Projet Sommaire (APS). A ce stade, nous avons rpondu deux questions : - Quel est le but de ce projet ? - Que ralise ton ? 3/ Ltude dtaille : Cette phase vise dfinir comment et par qui sera ralis le projet. Elle dcrit : - les solutions techniques ; - les contraintes ; - la planification ; - les moyens et les outils de suivi et de contrle ; - les rles et les responsabilits des diffrents acteurs. Production : CCTP, planning. La communication raliser autour du projet doit tre dfinie ce stade. Elle dtaillera : - la finalit, les buts de laction de communication : partager les objectifs du projet ; construire une reprsentation partage ; arriver un accord, un consensus sur les diffrentes composantes du projet (mthodes, moyens, planning, rles ). - une stratgie : lidentification de chaque rcepteur (ou cible) et de ses attentes. Selon la cible, elle est oprationnelle, informative, promotionnelle. ladaptation du fond, de la forme des informations en fonction des cibles ; le choix du mdia ; une planification adapte aux phases du projet. Production : plan de communication Enfin, deux autres axes sont tudis ici : - la maintenance Elle peut mobiliser dimportantes ressources (hommes, matriel, budget) ; - le fonctionnement en terme de cot ncessite de prvoir la dure du produit.
2. La conduite : Le chef de projet constitue lquipe projet. Jusqu cette tape, il a avanc dans son projet soit en sappuyant sur un (ou des) groupe de travail spcifique, soit seul. Les membres de cette quipe projet sont sollicits pour leurs comptences, leur motivation, lentente Le chef de projet propose pour accord la liste des membres de cette quipe au DO. La russite de cette tape repose sur trois voies daction : a) la gestion, lorganisation des ressources : Cot prvu Lobjectif que vise la gestion dun projet est den suivre, den contrler les cots, les dlais, et latteinte des objectifs partiels. Ces critres sont dtaills dans le plan daction Atteinte des objectifs grce un dcoupage du planning (cf. tude partiels Dlai dtaille) en tches, laffectation des intermdiaire ressources, la dfinition dindicateurs et de jalons.
Cot prvu Cot prvu
Dlai intermdiaire
Dlai intermdiaire
Le dcoupage fait lien avec la psychologie de lhomme et il doit, en mme temps, tre suffisamment prcis pour permettre au chef de projet de reprer les problmes et de ragir en temps voulu. Le chef de projet, compte tenu de limportance du rajustement, de la connaissance de son rle et de ses limites, estime sil doit ou non solliciter laccord du DO.
b) La mise en uvre du plan de communication. Le plan de communication est un facteur cl de succs essentiel la russite du projet car : - il accompagne le changement induit par tout projet ; - il permet chacun de se situer au regard des actions, des dlais. La comprhension ,ladhsion au projet motivent et facilitent linvestissement en terme dnergie et le projet devient un catalyseur dchanges entre emplois, entre services. La diffusion de tableaux de bord, des CR, des plannings constituent un trs bon vecteur dinformation. c) Le management de lquipe : Le chef de projet veille entretenir : - la motivation, lentente entre les membres de lquipe ; - les comptences du collectif. Pour cela, il doit veiller ce que : - la direction sengage et dmontre cet engagement ; - lorganisation dgage les moyens de fonctionnement, permette des dlgations importantes ; - la culture puisse intgrer un mode de fonctionnement matriciel, une rgulation base sur lajustement mutuel ; - son management soit cohrent avec le mode projet (donner des objectifs clairs et les faire partager, les valuations sont collectives, les responsabilits partages, les rles et les procdures sont ngocies ) 3. La conclusion : La livraison saccompagne dune valuation qui porte sur la qualit, les cots, les dlais. Les indicateurs de cot et de dlais ont t utiliss pour lvaluation cheminfaisant. En ce qui concerne les indicateurs de la qualit, ils ont t dtermins soit, parce que lanalyse fonctionnelle t ralise, soit pendant la pendant ltude dtaille. Le bilan final du projet doit tre communiqu largement afin de porter la connaissance de tous les agents du service le succs de laction, de montrer le travail ralis par les membres actifs du projet, de contribuer au changement culturel. Une capitalisation de lexprience peut savrer utile pour les futurs projets. En effet, dune part, elle met la disposition des autres agents une source dinformations utiles et, dautre part, cet exercice impose lauteur de raliser une analyse base sur une rflexion et une prise de recul. Larchivage du projet doit tre effectu car il constitue la mmoire de ce dossier, source qui peut savrer indispensable en cas de litige.
Etapes
Phases
Activits - Outils
Acteurs
Ide de dpart
Analyse des missions du service Analyse des traces Entretiens Analyse systmique Analyse stratgique Analyse culturelle Planification PERT, GANTT Analyse des risques QQOQC
DO Chef de projet Ressources Chef de projet Ressources Groupe ou quipe projet Chef de projet Groupe ou quipe projet
Animation, ngociation Rsolution de problmes Planification, diagnostic, audit Diaporama, CR PAO, maquettes Runions (information, change) Ecoute, disponibilit entretiens dcisions
Recueils Procdure, indicateurs Mthode dvaluation Prise de recul synthse points forts procdure
Accompagner le changement
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Lquipe projet : Groupe de travail uni, motiv, occup temps plein ou non analyser les risques, proposer des solutions et les moyens adapts, raliser des activits, les grer, les suivre, contrler. En fonction de la difficult du projet et de lorganisation dans laquelle elle sinscrit, cette quipe : - comportera plus ou moins de membres. De plus, sa composition peut varier an fonction de lavancement du projet ; - sera structure par les affectations et les modes de rattachements. En effet, deux types dorganisation peuvent tre reprs : internes : le charg du projet est en poste dans le service demandeur, il reste donc subordonn sa hirarchie directe et il coordonne une quipe compose de dagents (correspondants) situes dans dautres units. Dans ce cas, un contrat entre les diffrents acteurs (membre quipe, encadrement de proximit, chef de projet) formalise ce nouveau contexte de travail et permet aux membres actifs du projet de disposer du temps et des ressources. fonctionnels : plac sous lautorit du chef de service (ou dun membre de la direction) le chef de projet a une position dans lorganigramme qui lui permet de ngocier avec les diffrents hirarchiques. - pourra tre plus ou moins dtache, compte tenu des contraintes de dlais, de limportance de lobjectif. Ce peut tre une quipe autonome ou task-force qui est totalement ddie au projet (dtachement complet des membres de lquipe, voire loignement physique) ou bien les membres restent en activit partielle dans leurs services dorigine et ils consacrent une fraction de temps au projet (ex : 1 jour par semaine ). Les personnes ressource : Leur prsence est requise pour participer ltude, la rsolution de situation particulire. Ce peut tre des experts internes ou externes : - en assistance, conseil (consultants), - dun domaine technique, ou des personnes qui lis, impacts par le projet.
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Lorganisation : Lorsque le service ralise dans une mme priode plusieurs projets complexes, la direction doit alors dvelopper une stratgie de management par projet dont les caractristiques essentielles sont : - pour lorganisation, une forte orientation vers les finalits atteindre, par une valuation sur les rsultats, un aplatissement de la pyramide hirarchique, une communication forte (sur les objectifs) et facilite verticalement et horizontalement, des quipes qui fonctionnent en adhocratie 3 - pour les acteurs du projet, le choix du chef de projet (niveau hirarchique, reconnaissance interne) - pour lensemble des acteurs, la capacit daction accorde (dlgation et marges dautonomie).
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Conclusion :
Un projet est russi lorsque le produit livr correspond aux attentes du (systme) client, or les possibilits dintroduire des carts sont trs nombreuses : depuis le souhait, lexpression, linterprtation, la dfinition, la conception, la ralisation, jusqu la perception du produit final, le processus laisse place de nombreux carts de non-qualit. Ceci revient dire que les phases de clarification, davant projet et dtude sont fondamentales. Si elles sont dterminantes pour tendre vers la matrise la qualit, il ne faut pas les dissocier dun contrle efficace des dlais et des cots. Il existe des recettes, des outils, mais conduire un projet nest pas que de la cohrence. Il faut prendre du recul par rapport nos habitudes de travail et rinventer de nouveaux modes de relation, de gestion du temps (il faut par exemple, accepter de perdre du temps en dbut de projet au lieu de se prcipiter dans laction) pour lesquels des compromis seront trouver avec la culture, les valeurs, lorganisation, les moyens de notre service. Un projet est une alchimie complexe rsultant des interactions entre les diffrents acteurs, un quilibre trouver entre rigueur et souplesse, entre le possible et le souhait. Toutefois, si vouloir sorganiser en mode projet semble relever du challenge, ses avantages apparaissent trs vite. En effet, la capacit de ractivit, dadaptation, de flexibilit quapporte ce mode de fonctionnement, permet dune part, de rpondre une demande avec efficacit et avec une forte prise en compte du client et de ses attentes, et, dautre part de faire face environnement instable. Face ces constats, toute organisation se doit de sintresser ce mode de fonctionnement.
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Bibliographie :
Thierry PICQ Manager une quipe projet d. DUNOD 1999. Christophe MIDLER Lauto qui nexistait pas d. InterEditions 1994. HP MADERS, E GAUTHIER, C LE GALLAIS Conduire un projet dorganisation d. Editions dOrganisation - 1998 AFNOR Management de projet d. AFNOR - 1998
Wbographie :
Page ddie la Gestion de projets , sur le site de lENTE Aix-enProvence (http://intra.ente-aix.i2/ente-aix/), rubrique Ressources , dans la partie Supports de cours . La gestion de projet en 5 tapes sur le site de la DPSM (http://intra.dps.i2/), dans la rubrique Mtiers et rseaux , le Rseau des directeurs de subdivision , partie Accompagner le changement , onglet Gestion de projet . La gestion de projet applique la conduite dopration Repres dontologiques , sur le site de la DGUHC (http://intra.dguhc.i2/), dans la rubrique Les publications , partie Outils , Ingnierie publique anne 2000. Sur le site http://www.commentcamarche.net/, rubrique Organisation , Gestion de projet . Le site Gestion de projet (http://www.gestiondeprojet.com/), prsentant notamment une bibliographie et des liens vers des cours gratuits en ligne.
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