Manuel de Procedure

Cas de procdures oprationnelles
PROCEDURES OPERATIONNELLES
SOMMAIRE
PAGES
P ROCEDURES OPERATIONNELLES
A.
Procdures de caisse (Chef caissier)
B.
Procdures de caisse (Caissier et Guichetier)
C.
Procdures de banque
D.
Procdures doctroi et de recouvrement de crdit
E.
Procdures de contentieux
F.
Procdures de gestion de lassurance
G.
Procdures de prise de fonds
H.
Procdures dlaboration du budget
I.
Procdures dapprovisionnement
J.
Procdures de gestion des stocks
K.
Procdures dinventaire
L.
Procdures de gestion du personnel
M.
Procdures de gestion informatique
N.
Procdures du poste dinformation
O.
Procdures de gestion du secrtariat
P.
Procdures du Coursier Chauffeur
Q.
Procdures de gestion du coffre
Conclusion
PROCEDURES
OPERATIONNELLES
PROCEDURES DE CAISSE
A. PROCEDURES DE CAISSE (CHEF CAISSIER)

1. OBJECTI FS DES PROCEDURES
Sassurer que :
les oprations de gestion administrative des comptes individuels sont excutes

en toute rgularit ;
la gestion interne du service caisse permet une rpartition efficace des tches ;
les donnes comptables et financires gnres par les oprations de caisse sont
enregistres sur des supports de sauvegarde classs et protgs en lieu sr ;
les informations de gestion du service caisse sont rgulirement produites.
2. P RINCIPAUX INTERVENANTS
Chef caissier
Caissiers
Guichetiers
Agent de prise de fonds
Agents de collecte yyy
Comptable
Chefs crdit et recouvrement
Chef Administratif et financier
Contrleur interne
Directeur
3. P RINCIPAUX DOCUMENTS UTILISES
Livret individuel de membre
Fiche de billetage
Bordereaux de caisse
Bons de caisse
Cahier de transmission
Etats de virement (salaires, pensions)
Etats de prlvement pour remboursement
Fiche de clture de compte
4. D ESCRIPTION DES PROCEDURES

4.1.
Dlivrance de relev de compte ordinaire (relev en ID)
En cas de perte du livret individuel par un membre, le Chef caissier lui dlivre un
relev de compte ordinaire, afin de sassurer de la continuit des oprations au
guichet ; il lui demande cet effet la carte de membre pour vrifier si le compte
appartient effectivement au demandeur. Si le membre a aussi perdu la carte, le relev
est dlivr sur prsentation dune pice didentit ou dune photo qui sera rapproche
de celle de la demande dadhsion.
Au cas o le demandeur nest pas le titulaire du compte, le relev est dlivr sur
prsentation dune procuration signe du membre.
4.2.
Dlivrance du relev de compte officiel
Au vu de la demande adresse au Directeur et signe, accompagne du livret, le Chef

Caissier :
fait payer la caisse les frais de dlivrance du relev ;
indique sur la demande le numro et la date du bordereau de caisse ;
procde ltablissement du relev quil soumet la signature du Directeur ou

du chef service financier;
remet le relev au membre sur prsentation de bordereau de caisse.

4.3.
Rgularisation des livrets
La procdure de rgularisation intervient lorsque :
le guichetier constate que le livret nest pas jour suite des oprations internes,
que des oprations sont omises ou comportent des erreurs ;
des membres souscripteurs la prise de fonds, ou ayant domicili leur salaires

ou pensions de retraite lUnit se prsentent.
A la prsentation du livret, l'agent:
vrifie la position du compte en consultant le fichier informatique ;
met jour le livret, en reportant les oprations omises ou en rectifiant les

informations errones.
Le livret doit tre disponible au membre sans dlai, sauf pour les cas de rgularisations
derreurs ncessitant des recherches en archives, par le contrleur interne
4.4.
Traitement des virements de salaires et pensions de retraite
A la fin de chaque mois, le Chef caissier reoit les tats de virements accompagns de
chques, d'ordres de virement ou despces ; pour chaque tat de virement, il :
vrifie que le chque est correctement libell, barr et certifi, ou que les fonds
correspondant au total de ltat, et dcharge le double de ltat de virement
retourner lemployeur ;
transmet loriginal de ltat de virement et le chque au comptable pour la

passation des critures ;
4.5.
Prlvements sur dpts pour remboursements de prts
A la fin du mois, le Chef caissier reoit du Chef crdit et recouvrement la liste des
membres (retardataires, ceux soumis aux prlvements normaux pour remboursement
c'est--dire les virements sur salaires ou le yyy) dont le dpt permet un prlvement
pour remboursement. Il procde, pour chaque membre concern, au prlvement sur le
dpt, en respect des normes tablies ; il rgularise le livret ds que le membre se
prsente.
4.6.
Clture de compte
En cas de dmission dun membre, celui-ci se prsente avec son livret et sa carte de
membre. Le Chef caissier :
tablit une fiche de clture de compte signer par le membre, soumettre la

vrification du Contrleur interne et au visa du Directeur ;
vrifie la position du compte et le vide en tenant compte des prts et intrts, des
frais de tenue de compte et de clture ;
remet au dmissionnaire le solde et la part sociale;
retire le livret au membre et le classe.

4.7.
Encaissements et dcaissements divers
Le Chef caissier se charge des encaissements et dcaissements suivants, pour des

raison de scurit ou pour viter la lenteur du service aux guichets pour les membres :
les encaissements ou dcaissements de sommes importantes ;
lencaissement des versements de collectes du yyy, et de prise de fonds ;
les dpts et retraits du personnel.
Pour ces diverses oprations, le caissier :
fait tablir le bordereau de caisse par le guichetier ;
procde lencaissement (ou au dcaissement) des fonds ;
signe le bordereau de caisse (et le livret de membre).
NB : pour les retraits importants le Chef caissier devra obtenir au pralable le

visa du Directeur.
4.8.
Dcaissement pour dpenses de fonctionnement
Sur la base dune pice dimputation comptable signe du Directeur, et/ou dune liasse
de paiement (facture + bon de livraison + bon de commande), le Chef caissier , sur la
base des factures, fait la compensation avec la caisse en fin de soire; le caissier saisit
les factures en y apposant le n de saisie et les renvoie la comptabilit.
4.9.
Bons de caisse justifier
Pour un dcaissement justifier, le Chef caissier reoit le bon de caisse tabli par le
demandeur, indiquant notamment la date, lobjet, le montant le nom et la signature ; il
est soumis au visa du Directeur avant le dcaissement des fonds.
N.B. : le bon de caisse est conserv par le Chef caissier, et remis au demandeur
contre les pices justificatives ; tout bon de caisse doit tre justifi dans un dlai
nexcdant pas 72 heures.
4.10. Sauvegarde des enregistrements des oprations
Le Chef caissier enregistre en fin de journe toutes les oprations effectues, sur des
supports informatiques (disquettes ou autre) ; les supports sont annots, classs et
conservs au bureau du Chef administratif et financier.
A la fin de chaque mois, trimestre et anne, il procde galement lenregistrement
des oprations de la priode ; les supports sont annots, classs et conservs au bureau
du Directeur ou du Chef administratif et financier.
4.11. Situation de caisse
Priodiquement, et dans tous les cas en fin dexercice, le Chef caissier fait la situation
de toutes les caisses et en transmet copie la comptabilit.
B. PROCEDURES DE CAISSE (CAISSIER ET GUICHETIER)

Sassurer que :
la gestion du service caisse permet un contrle efficace de ses oprations, et la

responsabilit de chaque agent est clairement identifiable ;
les oprations de caisse sont enregistres exhaustivement, avec des risques

derreurs faibles, voire nuls ;
les oprations de caisse sont effectues en toute scurit, tant pour le membre
que pour lUnit.
2. PRINCIPAUX INTERVENANTS
Guichetiers
Caissiers
Chef caissier
Comptable
Agents de crdit
Chef Administratif et financier
Contrleur interne
Directeur
Cahier de caisse
Registre de caisse
Fiche de situation de caisse
Bulletin dadhsion
Livrets individuels et cartes de membre
Bordereaux de caisse
Bons de caisse(entre et sortie)

4.1.
Ouverture et clture des journes

4.1.1. Ouverture des journes
Le Chef caissier, en accord avec le CAF et le Directeur, fixe le montant du fonds de

caisse journalier pour chaque caisse ; cet effet, le Chef caissier dispose dun cahier
de transmission, et le Caissier dispose dun cahier de caisse et dune caissette dont il
dtient la cl.
Avant louverture des guichets, le Caissier :
reoit du Chef caissier son fonds de caisse ;
enregistre le montant dans son cahier de caisse, quil fait signer par le Chef
caissier ;
signe le cahier de transmission du Chef caissier.

4.1.2. Mouvements de fonds en cours de journe
En cours de journe, le Caissier peut solliciter un complment de fonds de caisse ou

reverser au coffre une partie de son encaisse ; dans les deux cas, lopration doit tre
enregistre et signe dans les cahiers respectifs.
4.1.3. Vrification de lencaisse la mi-journe
Aprs la fermeture des guichets la mi-journe, le Caissier :
fait la situation de son encaisse et des mouvements de fonds ;
fait galement la situation des encaissements et dcaissements effectus, partir

des bordereaux servis ;
rapproche les deux situations afin didentifier dventuelles diffrences, et den

rechercher les causes, avant larrt de caisse en fin de journe.
4.1.4. Larrt de caisse en fin de journe

A la fermeture des guichets en fin de journe, le Guichetier :
saisit les dcaissements pour dpenses de fonctionnement, aprs les imputations

la comptabilit ;
fait la situation des bordereaux mis ;
dite le journal de caisse, quil signe de mme que le comptable et le Chef

caissier.
Le Caissier dresse la situation de caisse, sous le contrle du Chef caissier ; il signe la

situation de caisse et le Chef caissier dpose les fonds au coffre.
Les ventuelles diffrences aprs rapprochement entre le solde thorique et lencaisse
sont isoles et les critures correspondantes passes : les surplus sont passs sur un
compte global, alors que les manquants sont passs sur le compte individuel du
Caissier concern. On utilisera un cahier cet effet, qui sera sign du Caissier et du
Chef Caissier.
En cas de diffrence importante constate et non explique, le Contrleur interne est
saisi pour aider la recherche de la cause.
4.2.
Les oprations de caisse
Le Caissier et le guichetier travaillent de concert, sur les types doprations suivantes :
Rception des fiches d'adhsion prpares par l'agent d'information
ouverture de compte ;
oprations dentre de fonds : dpt, remboursement de prt, paiement de frais

de dossier de crdit et dassurance, paiement de souscription ou renouvellement
dassurance
oprations de sortie de fonds : retrait, dblocage de prt, dblocage pour

ddommagement assurance
oprations spcifiques ou exceptionnelles : retraits exceptionnels, clture de

compte, retraits sur compte dattente yyy, versement des collectes du yyy
4.2.1. Ouverture de compte

Le Guichetier :
reoit la demande dadhsion sign du membre ;
saisit les informations y figurant, suivant le menu informatique appropri;
dite le bordereau de caisse, le paraphe et le transmet au caissier pour

lencaissement des fonds.
4.2.2. Oprations dentre de fonds
Pour les oprations dentre de fonds, le Guichetier :
reoit le livret du membre, avec les documents accessoires, sil y a lieu ;
vrifie le nom, le numro de compte, et saisie lopration suivant le menu

informatique approprie ;
renvoie le membre la rgularisation ou la mise jour (au cas o le livret n'est

pas jour);
dite le bordereau de caisse, le paraphe et le transmet au caissier avec le livret et

les documents accessoires.
4.2.3. Oprations de sortie de fonds
La procdure des oprations de sortie de fonds est quasiment identique la procdure

des oprations dentre de fonds, sauf que le Guichetier doit sassurer que la personne
prsente est effectivement le titulaire du compte, en vrifiant bien la photo.
Oprations sur procuration
Au cas o lopration se fait par une personne autre que le titulaire du compte, le
Guichetier doit exiger une procuration signe du titulaire du compte et lgalise, et une
copie de la pice didentit par la personne prsente. La procuration est soumise au
visa du Directeur avant lexcution de lopration, annexe au double du bordereau de
caisse, avec la copie de la pice didentit, et classe dans la journe.
Au cas o la machine naccepte pas lopration de sortie de fonds, le Guichetier
renvoie le membre au Chef caissier.
4.2.4. Oprations spcifiques ou exceptionnelles

Pour ces oprations, le Guichetier reoit du Chef caissier le document qui lui permet
de procder lenregistrement et ldition du bordereau de caisse ; il sagit :
dun bon de caisse sign du Directeur, pour les retraits exceptionnels ;
dun bon de caisse sign du Chef administratif et financier, pour les retraits sur
compte dattente yyy ;
dune fiche de dmission, pour les cltures de compte ;
dun tat de versement, pour les versements de collecte yyy ou de prise de

fonds ;
dune demande de relev de compte officiel
Le document reu est annex au bordereau dit et transmis soit au Caissier, soit au
Chef caissier.
Le Caissier :
reoit du guichetier le bordereau de caisse, accompagn du livret du membre

et/ou des documents accessoires ncessaires (bulletin dadhsion, dossier de
crdit, bulletin de souscription dassurance, ordre de paiement, bon de caisse,
pice didentit et procuration, ) ;
appelle le membre ou lusager, et vrifie son identit ;
reoit, compte et vrifie les fonds au dtecteur avant de les ranger, sil sagit
dun encaissement ;
prpare les fonds et les remet, sil sagit dun dcaissement ;
encaisse les frais dopration ;
signe et fait signer le bordereau par le membre ou lusager, lui remet loriginal,
et classe le double dans sa journe ;
signe galement le livret avant de le remettre au membre, avec les autres

documents accessoires ventuels.
Le caissier devra solliciter lattention du membre ou de lusager tout au long de

lopration, afin dviter toute contestation sur le montant encaiss ou dcaiss, et sur
lauthenticit des billets reus ou donns ; il doit veiller galement manipuler les
fonds sous le regard du membre ou de lusager.
Le caissier devra galement demander au membre ou lusager de bien ranger les
billets, au moment des versements.
4.2.5. Encaissement de chque

En cas dencaissement de chque, le caissier prend soin de vrifier lendossement du
chque (nom, adresse, date et signature) et la conformit entre le montant en chiffres et
le montant en lettres.
PROCEDURES DE BANQUE
C. PROCEDURES DE BANQUE
Sassurer que :
les diffrentes oprations bancaires sont prpares et effectues sans erreur

(dpt despces, retrait despces, remise de chques, mission de chques,
virement) ;
les tats de rapprochement sont exhaustifs et fidles aux oprations effectues.

Le Chef caissier
le Chef comptable
le Chef administratif et financier
le Contrleur Interne
Le Directeur
Chquiers
Bordereaux de versement
Relevs de compte
Etats de rapprochement bancaires

4.1.
Dpt despces en banque
Le Directeur fixe, en accord avec le Trsorier de lUnit, le montant maximum des

fonds en espces dtenir en coffre. Lorsque lencaisse excde ce montant prfix de
10% (ce taux pouvant tre modifi), le Chef caissier :
prpare un bordereau de versement pour la somme en excdent et enregistre

lopration au registre de caisse ;
soumet le montant verser et le registre de caisse au Contrleur interne pour

vrification et visa : celui garde le registre de jusquau retour du Chef caissier de
la banque ;
fait signer le bordereau par le Directeur ;
se rend la banque pour effectuer le versement.
Au retour de la banque, le Chef caissier :
ramne le bordereau de versement au Contrleur interne pour vrification et

visa : il reporte le numro du bordereau sur le registre de caisse ;
remet le bordereau au Chef comptable pour la comptabilisation de lopration.

4.2.
Retrait despces en banque
En prvision de dblocages importants ou lorsque le niveau de lencaisse prfix

diminue de plus de 20% (ce taux pouvant tre modifi), le Chef Caissier :
prpare une demande (dapprovisionnement) de fonds, avec le dtail des billets

et pices si ncessaire ;
soumet la demande et le registre de caisse au Contrleur interne pour

vrification et visa : le Contrleur interne garde le registre ;
fait signer la demande par le Directeur ;
transmet la demande au Chef comptable.
Le Chef comptable, au vu de la demande signe par le Directeur :
prpare le chque pour le montant demand sans omettre la rpartition de la

somme en billets et/ou pices ;
fait viser le chque par le Directeur et le fait signer par les signataires autoriss ;
remet le chque sign au Chef Caissier qui reporte le numro du chque sur la
demande de fonds.
Le Chef Caissier se charge de faire le retrait la banque, et au retour, il soumet les

fonds la vrification du Contrleur interne qui reporte le numro du chque sur le
registre de caisse.
4.3.
Remise de chques
Les chques reus lUnit sont transmis la Comptabilit. Le Comptable :
vrifie que les chques sont correctement libells et endosss ;
prpare une pice interne et la remet la caisse pour saisie;
le bordereau de remise de chques ;
soumet le bordereau au visa du Chef comptable ;
remet le bordereau et les chques au coursier pour le dpt la banque ;
vrifie et classe le bordereau au retour du coursier ;
passe les critures comptables.
A la fin du mois, le Comptable dresse les tats de rapprochement bancaire pour

confirmation des remises et retraits de chques effectues et des soldes des comptes
banque. Il les soumet au contrle du Chef comptable.
4.4.
Emission de chques
Les chques mis par lUnit passent par la procdure suivante.

Le Chef comptable, au vu de lordre de payement par chque vis par le Directeur :
prpare le chque ;
soumet le chque au visa du Directeur ;
fait signer le chque par les signatures autorises.
Il se charge ensuite de le dlivrer au destinataire qui devra dcharger un cahier prvu

cet effet.
4.5.
Virement
LUnit peut recevoir des virements sur ses comptes bancaires ; elle est informe par
avis de crdit adress par la banque. Le Comptable passe les critures la rception de
lavis ; il a confirmation des virements la fin du mois sur le relev de compte
bancaire et dresse les tats de rapprochement.
PROCEDURES DOCTROI ET DE
RECOUVREMENT DE CREDIT
D. PROCEDURES DOCTROI ET DE RECOUVREMENT DE CREDIT

Sassurer que :
les dossiers de crdit sont correctement monts, avec des informations

authentiques et des garanties relles et suffisantes ;
le suivi des crdits octroys est systmatique, efficace et permet un

recouvrement optimal ;
les informations de gestion des crdits sont disponibles, fiables et exploites.

Chef crdit et recouvrement (CC/R)
Agents de crdit et recouvrement (AC/R)
Chef caissier
Guichetiers
Caissiers
Agent de prise de fonds
Agent dassurance
Contrleur interne
Directeur
Huissier
Livret individuel de membre
Formulaires de demande de crdit
Documents de garantie
Bon de paiement des frais de dossier
Formulaire dautorisation formelle de prlvement sur salaire chez le nouvel

employeur
Registre des prts dbloqus
Cahier des documents de garantie

4.1.
LOCTROI DU CREDI T
4.1.1. Informations sur la politique de crdit
LAC/R est charg de fournir des informations prcises aux membres et toutes autres
personnes intresses, sur la politique de crdit dUnit ; le service crdit et
recouvrement pourra concevoir un dpliant cet effet, indiquant notamment :
les types de crdits ;
les conditions dligibilit et doctroi ;
les frais de dossiers et dassurance ;
les garanties ncessaires
Lorsque aprs information le membre se dcide solliciter un crdit, lAC/R sassure

quil remplit effectivement les conditions dligibilit, avant de procder au montage
du dossier de demande.
4.1.2. Montage du dossier de demande de crdit
La procdure de montage du dossier de demande de crdit commence par la
vrification systmatique sur le terrain des informations fournies par le membre :
lobjet du crdit sollicit, et sa faisabilit par rapport au montant probable

accorder ;
sa situation sociale et professionnelle ;
son lieu de rsidence ...
Ensuite, la procdure prsente des spcificits selon les garanties que propose le
membre.
4.1.2.1.
Les crdits ordinaires
4.1.2.1.1. Crdit sur pargne avec cautions solidaires

LAC/R :
reoit le membre et les cautions ( maximum 02) ;
vrifie la situation de leur compte respectif, et sassure de leur accord

cautionner le membre ;
recueille les informations concernant leur situation sociale et professionnelle, et

leur lieu de rsidence ;
vrifie ces informations sur le terrain.
Le montage du dossier est effectu aprs confirmation favorable des informations.

5
4.1.2.1.2. Crdit sur pargne garanti par un titre de proprit :

(certificat administratif, acte de
dexploitation, matriel roulant )
vente, plan de
terrain,
matriel
LAC/R vrifie lauthenticit du document matrialisant le titre de proprit foncire,

notamment les signatures rglementaires autorises.
Si le titre de proprit porte le nom du membre, lAC/R vrifie sur le terrain

lexistence relle de la proprit et procde son valuation sommaire ;
si le titre de proprit ne porte pas le nom du membre, il devra y joindre une

procuration lgalise du vritable propritaire ; la procuration devra tre soumise
au Contrleur interne pour vrification, et au visa du Directeur ;
Ensuite, le titre de proprit est envoy lhuissier pour llaboration dune dation en
paiement.
Sur la base de la dation en paiement, signe par le membre et le Directeur de la
Coopec, lAC/R procde au montage du dossier.
4.1.2.1.3. Crdit sur pargne garanti par salaire
La garantie sera matrialise par une autorisation de saisie sur salaire ; pour ce
faire, le membre prsente lAC/R les originaux de ses trois (03) derniers bulletins de
paie et son livret de scurit sociale (SS) ; lAC/R :
rempli le formulaire prvu cet effet, et le fait signer par le membre ;
soumet ensuite le formulaire et les documents accessoires au visa et la

signature de lemployeur du membre, et procde au montage du dossier.
Au cas o le membre garantit le crdit par le salaire dun autre membre, qui se porte
alors caution, cest ce dernier qui prsente les originaux de ses trois (03) derniers
bulletins de paie et son livret SS, et qui signe le formulaire.
LAC/R ne gardera dans le dossier que les photocopies des documents (bulletins de
paie, livret SS) ; les originaux seront retourns au membre ou la caution.
4.1.2.1.4. Crdit sur pargne garanti par ordre de virement permanent
Cest une autre variante du crdit garanti par salaire, sauf que le membre ou la caution
fait tablir par sa banque un ordre de virement permanent au profit de lUnit, et
une attestation de non engagement ; lauthenticit de ces documents est galement
vrifi auprs de linstitution mettrice avant le montage du dossier.
En cas dengagement, lAC/R dtermine la quotit cessible sur le montant disponible
mensuellement, et sassure quil peut permettre le remboursement du crdit accorder.
4.1.2.1.5. Montage du dossier

LAC/R, aprs les vrifications diverses selon le cas :
remplit le bon de paiement des frais de dossier ;
fait payer le bon la caisse ;
rcupre le livret du membre, et ceux de ses ventuelles cautions ;
remplit le formulaire de demande de crdit, en prsence du membre et de ses

cautions ventuelles, qui la signent ;
met son avis par crit sur le dossier et le transmet au CC/R.
4.1.2.1.6. Lassurance protection-prt

Pour la demande de crdit dont le montant excde trois millions (3.000.000), lAC/R
remplit le formulaire de proposition dassurance quil envoie lAgent dassurance
pour la procdure de souscription :
calcul de la prime ;
remplissage de la partie questionnaire mdical du formulaire ;
envoie de la proposition lassurance pour approbation.
La proposition de souscription agre par lassurance est transmise par lAgent

dassurance lAC/R, qui lannexe au dossier constitu et en informe le membre.
4.1.2.2. Etude prliminaire du dossier
Le CC/R procde des investigations pour :
vrifier nouveau les informations fournies par le membre et les cautions, et

rechercher des informations complmentaires sil y a lieu ;
confirmer lauthenticit des documents fournis.
Il met son avis par crit, sur le dossier, avant de le soumettre au Comit de crdit.
4.1.2.3. Etude du dossier par le Comit de crdit
Le Comit de crdit statue sur le dossier au cours de sa sance hebdomadaire, et sa
dcision est inscrite sur le formulaire de demande, aprs dlibration ; les membres du
Comit signent le dossier.
Certains dossiers peuvent ncessiter une visite au membre pour confirmer ou

complter les informations ; dans ce cas, le Comit dcide du moment de la visite,
dsigne la personne charge et des lments examiner. La dcision finale ne pourra
tre prise quaprs le compte rendu de la visite.
A chaque runion du Comit de crdit, son Secrtaire dresse un procs -verbal de
dlibration, sign par tous ses membres, et reprenant tous les dossiers tudis.
Les dossiers, aprs tude, sont remis au CC/R qui labore les contrats , pour les prts
accords.
4.1.2.4. Elaboration du contrat de prt
Le contrat de prt est matrialis par la fiche reconnaissance de dette qui
accompagne la demande de crdit ; elle est remplie par le CC/R et soumise la
signature du Directeur de lUnit, du membre et de ses cautions, sil y a lieu.
4.1.2.5. Dblocage du prt accord
Aprs llaboration du contrat de prt, lAC/R fait payer au membre la prime
dassurance, dont les modalits de paiement stablissent comme suit :
si le montant total du crdit nexcde pas trois millions (3.000.000), le crdit est
totalement couvert par la MAFAITIERE , contre paiement dune prime
proportionnelle au montant et la dure du crdit ;
au-del de trois millions (3.000.000), le crdit est totalement couvert par

lassurance.
La prime dassurance peut tre directement paye par le membre, ou dduite du

montant du prt, au moment du dblocage la caisse.
Ensuite, lAC/R :
enregistre le dossier dans le fichier des prts accords et dite le tableau

damortissement ;
met jour le livret du membre ;
inscrit sur le livret du membre et ceux des cautions, la part bloque sur pargne ;
apporte le dossier au guichet pour le dcaissement, et mentionne le numro du

bordereau de caisse sur le dossier, aprs le dcaissement ;
rend au membre le livret accompagn du tableau damortissement ;
enregistre le dossier dans le registre des prts dbloqus, et le classe ;
N.B. :
1. Au cas o les frais dassurance sont pays en espce par le membre, lAC/R
mentionne sur le dossier le numro du bordereau de caisse, aprs le paiement ;
2. Au cas o les frais dassurance sont dductibles du montant du prt accord,
lAC/R prend soin de linscrire sur le dossier et le prciser au guichetier, avant
ltablissement du bordereau de caisse.
4.1.2.6. Le crdit sur prise de fonds
La spcificit du crdit sur prise de fonds est quil repose sur le contrat de prise de
fonds sign entre le membre( personne morale) et lUnit, et qui garantit les
remboursements des chances du prt accorder.
Le CC/R analyse la demande au regard des critres suivants, et dautres conditions
ventuelles, prciser par la politique de crdit de lUnit:
la dure minimale requise avant la prsentation dune demande de crdit ;
ltat des prises de fonds (produit par lAgent de prise de fonds) et la rgularit
des collectes ;
ltat du compte pargne ;
lobjet du crdit sollicit et sa faisabilit ;
les tats financiers et les prvisions
Il ralise toute investigation et vrification ncessaire la confirmation des

informations donnes par le membre, avant le montage du dossier.
4.1.2.7. Le crdit de prfinancement de march et autres
Ils est accord au membre ayant domicili le paiement dun march (btiments et
travaux publics, fourniture de matriels et quipements, ) lUnit.
Le CC/R obtient du membre la lettre de commande quil fait confirmer par le client du
membre ; il prpare ensuite, aprs toute investigation ventuelle, un contrat de
domiciliation de paiement qui est sign par les trois parties : le membre, son client et la
Coopec (Comit de crdit).
Pour le commerant qui sollicite un crdit de campagne, ou un crdit de financement
ponctuel pour les stocks, le CC/R doit subordonner la demande la prsentation de
garanties matrielles sres ; ces crdits ne doivent pas dpasser trois (03) mois, sous
rserve des dispositions de la politique de crdit.
4.1.2.8. Le crdit scolaire

Il est accord aux salaris ou pensionnaires ayant domicili leur salaire ou pension la
Coopec, et tout autre membre rgulier dans le remboursement de crdit ordinaire,
lapproche de la rentre scolaire et pour une chance maximale de six (06) mois.
Le formulaire prvu cet effet est rempli par le membre et soumis :
soit lapprobation du Directeur, sil a dlgation de pouvoir de la part du

Comit de crdit pour ce faire ;
soit au Comit de crdit lui-mme.
Le CC/R remplit, pour chaque membre bnficiaire dun crdit scolaire, une fiche de
prt scolaire ; il dresse galement un tat des prts scolaires transmettre la
comptabilit pour lexcution des prlvements la fin de chaque mois.
4.1.2.9. Le crdit ordinaire au personnel de lUnit
Il suit la mme procdure que le crdit au membre, sauf que la garantie principale est
le salaire de lagent demandeur ; Lagent qui sollicite le crdit doit en outre signer le
formulaire d autorisation formelle de prlvement sur salaire chez le nouvel
employeur , en prvision dun ventuel changement demployeur.
N.B. :
1. Le crdit au personnel doit faire lobjet dune demande crite au Directeur ; il
est accord ou non, en fonction des dispositions internes en vigueur au sein de
lUnit.
2. Les demandes de crdit du Directeur doivent tre pralablement soumises
lapprobation du Conseil dadministration (ou du Comit de Gestion) et de la
Fatire.
4.1.2.1.0 Le crdit immobilier au personnel de lUnit

Le crdit immobilier est accord aux agents ayant accompli au moins 3 ans de service
au sein de lUnit. La demande est adresse au comit de crdit. Le crdit est accord
un taux bonifi, sur une priode maximale de 10 ans. Les pices relatives la
construction sont confies lUnit jusqu'au remboursement intgral du crdit.
4.1.2.1.0 Les crdits CE/E

Les prsidentes des GIES recensent les besoins de leurs groupements et les
transmettent aux promotrices qui procdent une premire analyse avant leur
transmission au chef section CE/E.
Le chef section, sur la base des informations des promotrices, confirmes le cas
chant par des visites aux GIES prpare le dossier et le transmet au comit de crdit.
L E SUIVI ET LE RECOUVREMENT DU CREDI T
Le suivi et le recouvrement des crdits octroys incombe au CC/R, en premier lieu ;
pour ce faire, il organise et supervise le travail de ses agents qui sont responsables
chacun du portefeuille des dossiers dont il a assur le montage.
4.1.3. Les actions de suivi
Le suivi du crdit commence ds le dblocage et requiert une prsence rgulire sur le
terrain, au contact des membres sous crdit. Il permet aux agents de prendre, temps,
toutes dispositions et de mener toutes actions susceptibles dassurer le recouvrement,
suivant les conditions prvues par le contrat de prt.
Pour ce faire, lAC/R :
prpare, pour chaque crdit dbloqu, une fiche individuelle de suivi du prt ;
procde aux vrifications sur le terrain, pour sassurer que le membre excute
effectivement lobjet du crdit octroy ;
assiste le membre par des conseils, sa demande ;
rapple de faon rgulire et systmatique au membre lchance de

remboursement venir ;
prsente un rapport hebdomadaire au CC/R sur la situation et le suivi des crdits

dbloqus.
Chaque AC/R tient son niveau un fichier informatique de suivi de son portefeuille de
crdits dbloqus ; il y intgre les informations fournis par la comptabilit sur les
remboursements et galement ses rapports de terrain.
Ce fichier doit lui permettre de suivre, au quotidien, ltat de remboursement de

chaque crdit dbloqu, et dengager au plus tt des actions de relance pour le
recouvrement.
Le CC/R assure la compilation de ces fichiers lui permettant davoir un tableau de
bord fiable du portefeuille de crdit de son service.
La gestion des actions de suivi prsente des variantes, suivant le mode de
remboursement retenu pour chaque type de crdit :
pour les remboursements directs la caisse, le CC/R dite la liste des crdits en
retard, en dbut de chaque journe, aprs intgration des informations reues de
la comptabilit, notamment ltat des remboursement de crdit la caisse, et
ltat des comptes de membre correspondant.
Cette liste est mise la disposition des AC/R pour engager sans dlai la relance
des membres concerns.
En fin de chaque semaine, le CC/R dresse ltat des prlvements sur dpt pour
remboursement, au cas o le membre naurait pas effectu le remboursement
suite la relance, et si son compte dpt le permet.
Ltat de prlvement est envoy au Chef comptable pour lexcution de
lopration ; la vrification se fera par le CC/R le jour ouvrable suivant, au vu de
ltat des remboursements dit par la comptabilit.
Pour les remboursements par prlvement (crdit sur salaire), le CC/R, partir
de ltat des remboursements de crdit par prlvement, dit par la
comptabilit, identifie les membres pour lesquels les prlvements nont pu tre
effectus, lchance.
Les prlvements pour remboursement tant effectus en gnral la fin du
mois, le CC/R devra disposer de la liste des membres en retard au plus tard trois
(03) jour aprs la fin du mois, et engager sans dlai les actions de relance.
Ici galement, les prlvements sur dpt pour remboursement devront tre
effectus, si lpargne disponible est suffisante.
Pour les remboursements par ordre de virement permanent, les avis de crdits
adresss par la banque permettront au service crdit de dresser ltat des
remboursements correspondants, aprs passation des critures la rception des
avis ; les avis de crdit adresss par les banques sont passs sur les comptes
dpts des membres; la comptabilit procde ensuite au retrait pour
remboursement sur la base de l'tat de prlvement du service crdit;
Pour les crdits de prfinancement de march, le CC/R tient un fichier spcial de

suivi ; les actions de relance ventuelles, en cas de retard de remboursement,
doivent tre menes tant en direction du membre que de son client qui a sign
conjointement le contrat de domiciliation de paiement.
Pour les crdits de campagne ou de financement de stocks, le CC/R doit

proposer au Directeur toute mesure conservatoire sur les stocks marchan ds du
membre, au cas ou une chance de remboursement nest pas respecte.
4.1.4. Les actions de relance
La relance est une succession dactions mener en direction du membre sous crdit,
ds lors que le service crdit et recouvrement constate un retard de remboursement.
Elle se fait en plusieurs tapes, ltape suivante tant engage si la prcdente reste
infructueuse.
1 re tape :
visite de lAC/R au membre, pour sinformer de la cause du retard ;
rappel au membre des conditions de remboursement et des pnalits encourues ;
apprciation de la volont du membre dhonorer les chances.
Cette tape est matrialise par une lettre de relance et un relev de situation
que lAC/R remet au membre au cours de la visite.
2 me tape :
invitation du membre se prsenter lUnit pour exposer les raisons du retard

de remboursement ;
proposition et discussion dune procdure de rchelonnement, sil y a lieu, avec

lAC/R ;
laboration dun nouveau tableau damortissement, aprs rglement des intrts

chus;
paiement du complment d'assurance MAFatire.
Cette tape est matrialise par la lettre dinvitation et la demande de

rchelonnement . lAC/R soumet laccord convenu avec le membre au CCR, avant
sa mise en application.
3 me tape :
convocation du membre se prsenter lUnit ;
discussion de la situation du crdit et des retards de remboursement, avec le

CCR ;
proposition et discussion dune nouvelle formule de remboursement : mise en

place dune procdure de prise de fonds, ou de collecte yyy ;
laboration dun nouveau tableau damortissement, aprs rglement des intrts

chus ;
3
paiement du complment d'assurance MAFatire;
transmission des informations sur la nouvelle formule de recouvrement au

service concern pour la prise en charge du membre (prise de fonds, yyy).
Cette tape est matrialise par la lettre de convocation et le formulaire

dengagement pour la nouvelle formule de remboursement convenue.
4 me tape :
convocation du membre se prsenter lUnit ;
discussion de la situation du crdit et des engagements antrieurs non respects ;
proposition et discussion, sil y a lieu, de loctroi dun crdit de

consolidation conditionn par une convention de prise de fonds ou de
souscription au yyy, ou une rorganisation de l'affaire par le technicien de
lUnit;
rglement des intrts chus et montage du dossier de crdit de consolidation;
paiement du complment d'assurance MAFatire.
A chacune de ces tapes, le CCR doit prsenter un rapport au Directeur, qui apprcie
loption de remboursement convenu avec le membre, et donne son accord pour son
application.
N.B. : les cautions du membre sont galement impliqus dans ces actions de relance,
tant solidairement responsables du remboursement du crdit ; les prlvements sur
dpt pour remboursement seront effectus galement sur leur compte, sil y a lieu.
Le service crdit et recouvrement doit user de toutes ces procdures pour recouvrer les
crdits octroys ; leur respect et leur application effective permettra damoindrir les
risques dimpays. Par ailleurs, une bonne coordination entre les services et les
intervenants simpose, afin que linformation soit disponible en temps rel.
Lorsque les actions de suivi et de relance restent infructueuses, au bout de douze (12)
mois, le crdit est dclass, et le dossier est transmis au contentieux.
PROCEDURES DE CONTENTIEUX
E. PROCEDURES DE CONTENTIEUX
Les procdures de contentieux sont mises en uvre par lUnit lorsquelle se trouve
dans lobligation de dclasser un crdit, aprs douze (12) mois de suivi et de relance
infructueux.
Sassurer que :
les crdits dclasss sont exhaustivement pris en charge, et les membres et leurs
cautions solidaires sont identifiables pour ce faire ;
les systmes de recouvrement sont applicables et efficients ;
les fonds recouvrs sont effectivement reverss lUnit, et pris en compte par
la comptabilit.
Agent de contentieux (AC)
Chef crdit et recouvrement (CC/R)
Chef service yyy (CS/S)
Chef section CE/E
Agents de crdit (AC/R, AC/S)
Directeur
Contrleur interne (CI)
Chef comptable
Chef caissier
Huissiers
Autres institutions de recouvrement

Dossiers de crdit
Balance ge des crdits (tat des crdits dclasss)
Fiches de suivi
Fiche didentification
Lettre de transmission lhuissier

6
Documents de garantie
Rapport de lhuissier
Reu de paiement de lhuissier
Fichier de suivi des dossiers transmis lhuissier

4.1.
Mise en place de la procdure de contentieux
A la fin de chaque mois, le Chef comptable dite ltat des crdits dclasss et le
soumet au visa du Directeur. Il procde ensuite au dpouillement de ltat et transmet
aux responsables des services concerns (CC/R, CS/S, Chef section CE/E), la situation
des membres sous crdits dclasss dans leur portefeuille respectif. Ces responsables,
aprs contrle de ltat avec leurs collaborateurs, prparent les dossiers composs
notamment des :
fiches individuelles de suivi de prt tenu par lagent de crdit : elles prsentent
toutes les informations sur le crdit, les actions de suivi et de relance, les
recouvrements effectus, le solde restant d,
fiches didentification du membre et de ses cautions : elles portent toutes les

informations disponibles sur le lieu dactivit et/ou de rsidence du membre et
de ses cautions, et ltat des garanties couvrant le crdit ;
Le Directeur organise une sance de travail avec les responsables prcits, le CI et

lAgent de contentieux, pour la passation des dossiers : chaque dossier y est prsent,
analys et discut ; le Directeur donne des instructions sur la procdure de relance
adopter pour chaque dossier.
A lissue de cette sance de travail, lAC labore un programme de relance des
membres concerns, quil soumet au CI pour discussion et au Directeur pour
approbation
4.2.
Les recouvrements par relance linterne
4.2.1. Les actions de relance

LAC, avec lassistance des agents de crdit :
identifie chaque membre et ses cautions sur le terrain ;
lui rend visite pour la confirmation du solde crdit dclass ;
engage un processus de discussions fermes avec le membre et ses cautions, en

vu de trouver une option de recouvrement lamiable ;
soumet au CI et au Directeur le pr-accord convenu avec le membre et ses

cautions, lissue du processus de discussion ;
labore les documents portant sur ledit engagement, et invite le membre et ses
cautions se prsenter lUnit pour signature.
La relance linterne dbouchera sur un accord lamiable si le membre et ses

cautions font preuve de bonne volont, dune part, et surtout si lAC dispose
darguments et dlments de pression susceptibles de les amener accepter le
remboursement, dautre part.
La Direction pourra rechercher et soumettre lapprobation du Conseil
dAdministration diverses stratgies cet effet (exemples : menace daffichage du
nom du membre insolvable, menace de recours devant les tribunaux, menace de
ralisation des garanties)
Lengagement sign par le membre doit tre trait, sans dlai, par lAC :
prparation dun chancier de remboursement ;
prparation de la fiche de suivi des recouvrements;
information des diffrents services de lUnit impliquer dans le processus de

recouvrement (caisse, comptabilit, prise de fonds, yyy), pour les traitements
appropris des oprations spcifiques ventuelles.
4.2.2. Le suivi des recouvrements linterne
Dans la ralisation effective de laccord convenu avec le membre et ses cautions, lAC
effectuera les oprations suivantes, selon les cas :
soit lencaissement direct des sommes rembourses, auprs du membre, contre

reu provisoire rgulariser aprs versement la caisse (auprs du Chef
caissier) ;
soit lenvoi du membre au Chef caissier pour lencaissement du remboursement,

sil se prsente lUnit ;
soit le suivi journalier des collectes effectues auprs du membre par lagent de
collecte ou lagent de prise de fonds.
Il met rgulirement jour les fichiers individuels de suivi des recouvrements, et

produit un tat hebdomadaire lattention du CI et du Directeur.
4.3.
Les recouvrements par voie dhuissiers
4.3.1. La transmission des dossiers aux huissiers

Lorsque les relances linterne restent infructueuses, notamment du fait de la
mauvaise foi manifeste du membre dbiteur, son dossier est transmis lhuissier. Une
lettre prpare par lAC, signe du Prsident du Conseil dAdministration, est adresse
lhuissier lui demandant damener le membre et ses cautions obtemprer, par les
voies lgales requises ; il y est joint un tat rcapitulatif de la situation du crdit, des
informations sur lidentit et la localisation du membre et ses cautions, ainsi que les
garanties couvrant le crdit et dtenues par lUnit.
4.3.2. Le suivi des versements de lhuissier
Il sera demand lhuissier de disposer dun carnet de reu en triplicata, remplir
chaque versement du membre. Il devra y figurer :
le nom et le numro de compte du membre ;
le montant pay, la date de paiement, la signature du membre (ou du dposant)

et de lhuissier.
Loriginal est remis au membre.

A la fin de chaque mois, lhuissier adresse un rapport de recouvrement en deux (02)
exemplaires au Directeur qui lui dcharge la copie ; ce rapport, il devra joindre la
deuxime copie des reus des versements effectus par les membres, ainsi que les
fonds reus.
Le Directeur, aprs vrification, transmet les fonds et le rapport au Chef caissier pour
lencaissement. Ensuite, le Chef caissier remet le rapport, les reus de lhuissier et les
bordereaux de caisse au Chef Comptable pour classement ; copie du rapport est
transmis lAC pour la mise jour de son fichier.
Remarque : lhuissier ne doit pas prlever ses honoraires directement sur les fonds
recouvrs ; il joint son rapport une note qui sera paye suivant la procdure de
rglement des dpenses.
4.3.3. La situation des dbiteurs par huissier
LAC tient un fichier informatique sur la situation des dossiers transmis chaque
huissier : situation des dbiteurs ; ce document est mis jour chaque rapport
dhuissier. Il est dit et transmis au CI et au Directeur, mensuellement.
4.3.4. La ralisation des garanties

Lorsque la procdure de recouvrement de lhuissier ncessite la ralisation des
garanties, il est tenu den informer au pralable le Directeur par crit, qui doit son
tour informer par crit le Conseil dAdministration. Ce dernier doit statuer sur le cas et
approuver ou non cette ultime solution.
Le Directeur, le CI et lAC devront suivre de prs la procdure de lhuissier, afin que
limage, le patrimoine et les intrts de lUnit soient prservs tous les niveaux.
4.4.
Le recouvrement par la voie dautres institutions
A dfaut de transmettre les dossiers lhuissier, lUnit peut faire appel dautres
institutions de recouvrement, notamment la Commission Nationale de Recouvrement,
aprs approbation du Conseil dAdministration.
Dans tous les cas, lAC, le CI et le Directeur devront veiller :
fournir linstitution concerne toutes informations utiles et ncessaires son

travail de recouvrement ;
prserver limage, le patrimoine et les intrts de lUnit.
LAC tiendra galement un fichier de suivi des dossiers transmis chaque institution.
PROCEDURES DE GESTION
DE LASSURANCE B.L.I.
F. PROCEDURES DE GESTION DE LASSURANCE

Lassurance offre trois types de produits aux membres de lUnit :
lentraide-dcs ;
la protection-prt ; et
la protection familiale.
La gestion de chaque type de produit requiert une procdure spcifique.

Sassurer que :
les membres de lUnit sont suffisamment sensibiliss et informs sur les

produits dassurance, condition facultative, avant toute souscription ;
le traitement et le suivi des dossiers dassurance respectent les conditions de la

convention existant entre la compagnie, et lUnit , en prservant les intrts des
deux parties ;
les ddommagements des membres sont assurs, en cas de sinistre.
lAgent dassurance (AA) et son Assistant
Les agents de crdit : yyy (AC/S), crdits ordinaires (AC/R)
Le Directeur et le Contrleur interne (CI)
Fiches de renseignement, formulaires de proposition de souscription
Reus de paiement de prime
Registre des souscriptions
Bordereaux de transmission Unit assurance Unit
Contrats dassurance

4.1.
Information sur les produits dassurance

4.1.1. Lentraide-dcs
Elle est mise en place :
principalement lors du montage dun dossier de crdit yyy comme condition

obligatoire loctroi du crdit ;
accessoirement lors du montage dun dossier de crdit ordinaire, titre

facultatif.
Linformation sur lentraide-dcs est fournie deux nive aux :
lAA organise des sances dinformation collectives lattention des cotisants

au yyy, ventuels demandeurs de crdits ;
lAC/S ou lAC/R informent individuellement le membre qui sollicite un crdit.
Linformation porte sur :
le but et les avantages du produit ;
le cot de la prime payer, en fonction du montant du crdit et du mode de

rglement ;
les renseignements fournir pour la souscription, et la procdure de

ddommagement en cas de sinistre.
Les Agents de collectes et les Agents de promotion yyy assurent galement la

sensibilisation sur le produit, lors de leurs tournes sur le terrain, avec laide de
lAssistant de lAA, si ncessaire.
4.1.2. La protection-prt
Elle est obligatoirement souscrite pour tout crdit ordinaire dont le montant excde
trois millions (3.000.000). Linformation est fournie au membre concern par lAC/R
avant le montage du dossier de crdit.
4.1.3. La protection familiale
Elle est rserve exclusivement au personnel de lUnit et couvre les risques
daccident. Linformation se fait linterne par lAA et la souscription est obligatoire.
4.2.
La souscription lassurance
4.2.1. Lentraide-dcs
Au moment du montage du dossier de crdit yyy, lAC/S remet au membre la fiche de

renseignement sur lassurance ; le membre est alors envoy lAA avec le dossier et la
fiche de renseignement pour le remplissage du formulaire de proposition de
souscription.
LAA remplit le formulaire, le fait signer par le membre, lenregistre dans le registre
des souscriptions et lannexe au dossier quil renvoie lAC/S.
Le paiement de la prime seffectue aprs laccord du crdit, au moment du dblocage ;
deux cas peuvent se prsenter :
si le membre opte pour le paiement de la prime en espces, lAA :
reoit le bordereau de caisse du paiement de la prime, aprs le dblocage ;
dlivre au membre un reu paiement au comptant et met jour le registre

des souscriptions;
si le membre propose que la prime soit greffe sur le montant du crdit et

rpartie sur les chances de remboursement, lAA :
reoit le bordereau de caisse du dblocage du prt ;
dlivre au membre un reu paiement sur crdit et met jour le registre.
lAA indique ensuite au membre la date laquelle il doit se prsenter lUnit pour le
retrait du contrat, aprs approbation et signature au sige de lassurance.
La procdure reste la mme pour les demandes de crdits ordinaires, sauf que le
dossier est trait entre lAC/R et lAA, et que la prime payer est dtermine en
fonction du montant nominal du prt.
4.2.2. La protection-prt
Au moment du montage du dossier de crdit ordinaire dont le montant excde trois
millions (3.000.000), lAC/R remplit le formulaire de proposition dassurance quil
envoie lAA.
LAA calcule la prime payer, complte le formulaire notamment la partie
questionnaire mdical et procde une tude sommaire de la proposition (analyse
des informations) avant son envoi lassurance.
La proposition agre par lassurance est renvoye lUnit par bordereau,
accompagne dune facture confirmant le montant de la prime payer par le membre ;
lAA la renvoie au service crdit et recouvrement qui en informe le membre, avant la
soumission du dossier ltude du Comit de crdit.
Aprs laccord du crdit, le membre peut payer la prime en espce ou demander
quelle soit dduite du montant du prt. LAA, au vu du bordereau de caisse du
paiement de la prime, ou de celui du dblocage du crdit, enregistre le paiement dans
le cahier correspondant primes protection-prt , et met jour le registre des
souscriptions.
4.2.3. La protection familiale
LAA, aprs information de lagent concern, lui remet remplir et signer le
formulaire de proposition de souscription ; il enregistre la proposition dans le registre
des souscriptions, avant la transmission lassurance.
Le paiement de la prime est la charge de lUnit.
4.3.
Ltablissement du contrat
Aprs lenregistrement des propositions de souscription, lAA prpare, aussi souvent

que possible et ncessaire, un bordereau de transmission des dossiers au sige de
lassurance ; le bordereau est soumis au CI pour vrification et la signature du
Directeur avant transmission.
Lassurance, aprs traitement des propositions, tablit les documents correspondants
quelle renvoie lUnit.
A la rception du bordereau de lassurance, lAA :
procde au dpouillement, et rpartit les documents suivant les types de

produits ;
met jour le registre des souscriptions ;
procde la rpartition des documents selon les produits :
pour lentraide-dcs, les membres signent et retirent les contrats, et lAA

leur rappelle les procdures suivre en cas de sinistre ;
pour la protection-prt, la proposition agre est renvoye au service crdit et

recouvrement pour la suite de la procdure de crdit ;
pour la protection familiale, lagent de lUnit concern signe le contrat et

remet lAA deux (02) photos didentit ; le double du contrat et les photos
sont renvoyes lassurance.
Ici galement, lAA sensibilise lagent aux procdures en cas de sinistre.

4.4.
Le suivi et le renouvellement des contrats
Sur la base du registre des souscriptions, lAA tablit rgulirement (au moins une fois
par mois) ltat des contrats terme dans les trois (03) mois venir, que les membres
soient sous crdit ou non. Il relance lesdits membres pour les informer e t les inciter au
renouvellement.
En cas dacceptation, lAA :
reprend le dossier de crdit auprs de lAC/R ou lAC/S, pour les membres sous
crdit, pour le calcul et le paiement de la prime ;
reprend la copie du formulaire de proposition de la souscription initiale, ou

remplit un autre formulaire, sil y a des modifications par rapport aux
informations figurant sur la prcdente : il prend soin dans ce cas de garder le
mme numro de police ;
reprend la procdure, comme pour la souscription initiale.

4.5.
Gestion des sinistres
Lorsque survient un sinistre couvert par lun des produits dassurance, le membre ou le
tiers qui se prsente lUnit pour lannoncer est reu par lAA qui enregistre la
dclaration dans le cahier prvu cet effet. Il rappelle une fois encore les dispositions
prendre et les pices runir pour la constitution du dossier de ddommagement.
LAA assiste le membre ou ses ayant-droits pour le montage du dossier de
ddommagement et procde paralllement aux investigations dusage, transcrire dans
un rapport denqute formelle joindre au dossier.
Le dossier mont est enregistr au cahier des dossiers de sinistre, soumis au CI et au
Directeur avant la transmission lassurance.
A la rception de lordre de paiement en provenance de lassurance (ordre de
prlvement sur le compte de lassurance lUnit), lAA invite le membre se
prsenter lUnit pour le dblocage du ddommagement.
Aprs lopration, le double du dossier est renvoy lassurance, aprs
lenregistrement au cahier prvu cet effet cahier des ddommagements .
1
PROCEDURES
DE PRISE DE FONDS
G. PROCEDURES DE PRISE DE FONDS

La prise de fonds est la collecte de fonds auprs dun membre quotidiennement,
suivant les termes dune convention signe entre lui et lUnit ; elle peut donner droit
un crdit, si des conditions complmentaires sont runies.
Elle peut tre galement couple dautres services connexes prciss dans la dite
convention (assistance comptable et contrle, transfert de fonds sur des comptes dans
dautres institutions financires de la place, mise disposition de fonds la Caisse
centrale de la F AITIERE, ).
La prise de fonds peut servir accessoirement au remboursement dun crdit, dans une
procdure de recouvrement ou de contentieux.
Sassurer que :
les oprations de prise de fonds sont correctement excutes et contrles ;
les crdits sur prise de fonds sont suivis et recouvrs ;
les informations de gestion des prises de fonds sont disponibles en temps rel.
lAgent de prise de fonds (APF) et le Chef caissier
le Chef crdit et recouvrement (CC/R)
lAgent de contentieux (AC)
le Contrleur interne (CI) et le Directeur

fiche de renseignement et convention de prise de fonds
cahier de collecte des prises de fonds
bordereaux de versement provisoires, bordereaux de caisse
tats de collectes : journalier, hebdomadaire, mensuel
tats de prlvements (sur collecte) pour remboursements

4.1.
Information sur la convention de prise de fonds
La prise de fonds est un produit slectif, qui sadresse principalement aux personnes
physiques ou morales exerant des activits commerciales. LAPF effectue des
prospections auprs de ces personnes, membres ou non de lUnit, et leur fourni t des
informations sur le produit et ses objectifs, notamment :
les avantages de la prise de fonds ;
les conditions de souscription et doctroi de crdit ;
les cots des diffrents services proposs

4.2.
Prparation et signature de la convention de prise de fonds
Le membre ou toute personne physique ou morale qui souhaite souscrire la prise de

fonds, aprs information, se prsente lUnit pour llaboration de la convention.
LAPF lui remet une fiche de renseignement portant sur les informations suivante s :
identit complte, adresse, lieu dactivit ;
diffrents services sollicits, et objectifs viss ;
montant minimal verser chaque collecte, proposition des jours et horaires de

passage de lAPF.
Sur la base de ces informations, le Chef caissier, aprs avis du Directeur, effectue une
visite sur le terrain pour les vrifications et les confirmations ncessaires. Il prsente
un rapport au Directeur, qui tudie le dossier et commande toutes autres investigations
complmentaires, sil y a lieu.
Le Directeur fait prparer ensuite, par le CI, la convention de prise de fonds, et invite
le membre ou la personne se prsenter lUnit pour la signature.
La signature de la convention saccompagne de louverture dun compte individuel
personne physique ou personne morale, la convenance de la personne concerne, si
elle nest pas encore membre de lunit.
4.3.
Excution de la convention de prise de fonds
Sur la base des termes de la convention, lAPF :
se rend sur le lieu dactivit du membre ;
reoit les fonds, les compte en prsence du membre, vrifie lauthenticit des
billets et les encaisse ;
enregistre lopration dans le cahier de collecte et dlivre un bordereau de

versement provisoire.
Au retour lUnit, lAPF :
prsente les fonds collects au Chef caissier, avec le cahier de collecte pour
vrification et versement sur les comptes respectifs de chaque membre ;
garde les bordereaux de caisse, rendre aux membres le jour suivant ;
tient un tat informatique des collectes effectues, faire valider p ar le Chef

caissier, chaque soir.
N.B. : la convention devra inciter le membre disposer dun dtecteur de faux billets,
afin dviter tout litige sur lauthenticit des billets remis lAPF; lUnit pourra
ventuellement pourvoir lAPF dun dtecteur portatif.
4.4.
Rgularisation des livrets des membres
Une fois par semaine, lAPF rcupre auprs de chaque membre son livret quil
ramne au Chef caissier pour rgularisation ; le livret rgularis devra tre retourn au
membre le jour suivant.
La rgularisation est faite sur la base de ltat hebdomadaire des collectes (compilation
des tats journaliers), et du compte du membre tenu dans les livres de lUnit.
Le livret rgularis est transmis au CI, avec les documents justificatifs, pour
vrification et visa.
4.5.
Crdits sur prise de fonds
Le membre souscripteur la prise de fonds peut solliciter un crdit dont les

remboursements seront effectus par prlvement sur les collectes effectus.
Le dossier de crdit est mont par le service crdit et recouvrement ; lavis de lAPF
devra tre requis, afin dapprcier la capacit et la volont du membre rembourser.
LAPF est inform du dblocage du crdit et participe aux actions de relance, le cas
chant. Par ailleurs, il rdige un rapport hebdomadaire sur ltat des collectes des
membres sous crdit, transmettre au CC/R, aprs visa du Chef caissier.
4.6.
Prlvements sur collecte de prise de fonds pour remboursements
A lchance de remboursement dun crdit sur prise de fonds, le service crdit et

recouvrement transmet au Chef caissier le nom et le numro de compte du membre
pour lexcution du prlvement.
Lopration est vrifi le jour suivant, aprs dition de ltat des remboursements de
crdit par la comptabilit.
Lorsque la situation du compte du membre ne permet pas deffectuer le prlvement,
le CC/R engage sans dlai la relance du membre, avec lassistance de lAPF.
Il en est de mme pour les prises de fonds pour recouvrement des crances en
souffrance.
PROCEDURES DELABORATION
DU BUDGET
H. PROCEDURES D'ELABORATION DU BUDGET

S'assurer que :
les budgets sont tablis partir d'objectifs clairement dfinis;
ces objectifs sont ralistes et tiennent compte des ressources disponibles ;
les dpenses ralises sont budgtises.

Directeur
Contrleur interne
Tous les chefs de services

Planning Budgtaire
Budget de l'anne prcdente (n-1),
Ralisations de l'anne prcdente (n-1),
Rapport d'activit de l'anne (n-1)
Plan de travail de l'anne.

4.1.
Planning budgtaire gnral
Le planning budgtaire gnral est labor lors d'une runion du Directeur, du

Contrleur interne et des chefs de service. A cette runion, les lments suivants
devront tre dfinis:
les objectifs gnraux pour l'anne budgtaire,
les besoins en investissements,
les besoins en dpenses de fonctionnement,
les besoins en personnel,
une hirarchisation des besoins pour dterminer le calendrier d'excution ;
les ventuelles contraintes

9
Cette runion devra tre tenue au moins deux (2) mois avant la fin de l'anne. Elle sera
sanctionne par un procs verbal dont copie sera remise chaque participant.
4.2.
Elaboration des projets de budget
Au vu du planning budgtaire, des ralisations de l'anne coule et du programme

d'activits, le Chef administratif et financier, assist du Contrleur interne, procde
l'laboration du projet de budget. Le projet de budget devra contenir notamment :
4.2.1. Les dpenses
Les dpenses devront tre classes en:
dpenses d'investissement en termes quantitatifs et en valeurs,
dpenses de fonctionnement.
De plus, une programmation de ces dpenses devra tre faite sur l'anne.
4.2.2. Les recettes
Par rapport aux informations des annes prcdentes et aux perspectives envisages,
les recettes seront estimes pour les principaux produits de lUnit.
4.2.3. Les rsultats
Le budget devra faire apparatre les rsultats (excdents ou dficits) attendus au cours
de l'exercice.
4.2.4. Les commentaires
Les chiffres contenus dans les budgets devront tre expliqus et comments pour
faciliter leur comprhension et leur interprtation.
4.3.
La validation du budget
Le Chef administratif et financier soumet le projet de budget la runion des

responsables de lexcutif de lUnit devant lesquels il explique les diffr entes
composantes. Les ventuels amendements lui permettront de produire un document
final soumettre l'approbation du Conseil d'Administration. A ce niveau, lUnit
peut solliciter l'appui de la Direction Gnrale de la F AITIERE.
10
4.4.
L'approbation du budget
Le projet de budget valid par l'Excutif de lUnit est soumis l'approbation du

Conseil d'Administration. Le conseil se runit en prsence du Directeur, du Contrleur
interne et du Chef administratif et financier qui expliquent ses composantes. La prise
en compte des ventuelles observations du Conseil leur permettra de finaliser le
budget.
Copie du budget approuv sera alors remise au Prsident du Conseil d'Administration,
la Direction de la FAITIERE et chaque responsable de service.
Le budget de lanne N + 1 devra tre finalis au plus tard fin dcembre de lanne
N. Il est entendu que le budget constitue le document de base pour l'engagement des
dpenses au cours de l'anne.
4.5.
Les rapports de suivi budgtaire
Tous les trimestres, le Chef administratif et financier produit un rapport de suivi

budgtaire indiquant notamment:
les prvisions,
les ralisations,
les carts,
les explications des carts constats,
les propositions ventuelles
Un logiciel pourra tre utilis cet effet. Les rapports devront tre prsents tous les
trimestres au conseil d'administration.
4.6.
Les rapports budgtaires annuels
En fin d'anne, le Chef administratif et financier prsente un rapport global

rcapitulant l'ensemble des prvisions et ralisations de l'anne. Les informations de ce
rapport serviront de base l'laboration du budget de l'anne suivante.
Le rapport sera prsent en runion de Direction. Copie sera transmise au Conseil
d'Administration et la Direction de la FAITIERE.
11
PROCEDURES
DAPPROVISIONNEMENT
12
I. PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT
S'assurer que :
les marchs sont tablis en fonction des besoins prioritaires, et en harmonie

avec le budget approuv ;
les marchs sont labors sur la base d'informations pertinentes et fiables,
que les critres de choix des fournisseurs et d'attribution des contrats sont
objectifs et sincres ;
les contrats sont attribus par les personnes autorises.

Directeur
Contrleur interne
Le Chef administratif et financier (responsable des approvisionnements)
Comptables
Le Responsable des stocks
Chef caissier
Coursier Chauffeur
budget
Demandes de prix
Factures pro forma
Bons de commande
Bons de livraison
factures
13

4.1.
Dfinition des besoins
Les besoins sont en fait dfinis dans le budget de lUnit; il s'agira donc pour le
responsable des approvisionnements de s'y conformer ; par ailleurs, le Responsable du
stock linforme ds quun article a atteint le stock dalerte.
Si le besoin n'est pas budgtis, la dpense pourra toutefois tre effectue si le montant
n'est pas trs lev. Dans le cas contraire, lon doit se rfrer au Conseil
dAdministration pour son autorisation.
4.2.
Consultation des fournisseurs
Le Chef administratif et financier, responsable des approvisionnements invite par crit

au moins trois (03) fournisseurs qui devront adresser lUnit une liste de prix ou des
factures pro forma.
La lettre de consultation est tablie en deux (02) exemplaires et soumise la signature
du Directeur. L'original est envoy au fournisseur et la copie est garde dans le dossier
de chaque fournisseur.
Lorsqu'il s'agit de matriel dont l'apprciation demande des comptences spcifiques
(matriel informatique par exemple) on pourra recourir des spcialistes pour dfinir
les caractristiques requises. Dans le cas d'espce, le Directeur pourra solliciter les
services du service informatique de la FAITIERE.
Les listes de prix ou les factures pro forma sont soumises l'apprciation d'une
commission interne ad hoc, qui procde une valuation en tenant compte notamment
des caractristiques techniques, des dlais de livraison, des prix, les conditions de
paiement
La commission produit un rapport indiquant l'adjudicataire et les raisons ayant motiv
son choix par rapport aux autres. Tout comme au moment de la lettre de consultation,
ici galement on pourra solliciter des techniciens pour le dpouillement.
Le rapport d'valuation est soumis l'approbation du Directeur, avant le lancement de
la commande.
4.3.
Le lancement de la commande
Au vu des conclusions du rapport d'valuation sign du Directeur, le Chef

administratif et financier, responsable des approvisionnements procde l'laboration
du bon de commande en trois (03) exemplaires.
Le bon est soumis la signature du Directeur ; l'original et une copie sont envoys au
fournisseur; la 3 me copie reste en souche.
4.4.
Rception des commandes
Le fournisseur livre les articles ou matriels avec un bon de livraison tabli en trois
(03) exemplaires, la facture et la copie du bon de commande. Le comptable charg des
rceptions, le Responsable des stocks et le Contrleur interne procdent la
vrification : bon de commande/ bon de livraison/ matriels ou articles effectivement
livrs/ facture, en prsence du fournisseur.
En cas de conformit, les intervenants visent les factures et les bons de livraison dont
une copie est remise au fournisseur en guise de bon de rception.
Au cas o les quantits livres ne correspondent pas exactement celles co mmandes,
le comptable s'assure que seules les quantits livres ont t factures. Auquel cas, le
bon de livraison et la facture seront approuves. Dans le cas contraire, il sera demand
au fournisseur de refaire une facture correspondant sa livraison e ffective.
4.5.
Rglement de la facture
Le Comptable, charg des rceptions :
prpare une pice d'imputation et la joint la facture, le bon de livraison et le

bon de commande ;
soumet la liasse de paiement au visa du Chef administratif et financier et la

signature du Directeur ;
comptabilise l'opration (le compte fournisseur ou de tiers sera crdit) ;
transmet la liasse au Chef caissier pour le paiement.
N.B. : Le Chef service administratif et financier prendra soin d'oblitrer les doubles
des factures, au cas o le fournisseur en a adress plusieurs exemplaires.
Aprs paiement, le Chef caissier:
classe le reu et une copie de la facture dans sa journe;
transmet la liasse de paiement la comptabilit pour classement.
DES STOCKS
J. PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS

Sassurer que :
les livraisons sont reues et prises en compte rapidement ;
les quantits livres sont conformes aux quantits demandes ;
les entres en stock font lobjet dun traitement rapide ;
les sorties ne sont effectues que sur la base des demandes exprimes et dment
autorises ;
les sorties font lobjet dun traitement rapide et correct par les services.
Tous les responsables de service
Le Responsable des stocks
Le Comptable (charg des rceptions)

bons de commande
demandes de fournitures
fiches de stock
factures
La procdure comporte deux (2) volets :
La procdure dentre en stock
La procdure de sortie de stock
4.1.
La procdure d'entre en stock
La procdure dbute au secrtariat par la rception du bon de livraison en trois (3)

exemplaires, envoys par la socit fournisseur, en mme temps que les stocks.
Aprs enregistrement au secrtariat, le Comptable charg des rceptions, le
Responsable des stocks et le Contrleur interne procdent au contrle physique des
stocks livrs, par rapport la facture.
Les factures sont alors soumises au visa du Chef administratif et financier et ventils
comme suit :
une (1) copie au fournisseur en guise daccus de rception ;
une (1) copie au responsable des stocks ;
loriginal la comptabilit.
Le Responsable des stocks :
met jour les fiches de stock ;
classe la facture et le bon de commande.

4.2.
La procdure de sortie de stock
La procdure dbute par ltablissement dune demande de fournitures prsente par

un agent et vise par son responsable hirarchique. Les demandes devront se faire ds
que ncessaire et dans un cahier soumis au visa du responsable hirarchique. Le profil
du cahier est le suivant :
Date
Nom
Article
Objet
Signature
Visa
R.H.
R.S.
R.H. : responsable hirarchique

R.S. : responsable des stocks
A la rception de la demande, le Responsable des stocks vrifie la disponibilit de
larticle demand, en stock :
sil est disponible, il vise la demande, sert le demandeur et met jour les fiches
de stocks (ou le cahier de stock).
si larticle nest pas disponible en stock, il dclenche la procdure

dapprovisionnement.
PROCEDURES DINVENTAIRE
K. PROCEDURES DINVENTAIRE
Sassurer que :
les actifs sont suffisamment protgs contre les risques de vol et de gaspillage ;
les articles ou matriels obsoltes ou dtriors sont correctement identifis ;
les carts entre les stocks thoriques et les existants physiques sont
correctement dtermins et traits ;
la valorisation des stocks inventoris et leur dprciation sont correctes,

systmatiques et conformes aux principes gnralement admis ;
les mises au rebut ou les cessions dimmobilisations ne peuvent seffectuer

sans laccord pralable des responsables autoriss ;
les donnes relatives ces mises au rebut ou cession retraits (produits des
cessions, identification prcise des immobilisations retires et leur valeur
dorigine) sont rapidement et correctement transmises au service concern
pour traitement comptable.
Le Directeur
Le Chef administratif et financier
Le Contrleur interne
Les Comptables
Equipes de comptage
Responsable des stocks

Fiches de prise dinventaire
Factures des cessions dimmobilisation
Fiches de stocks
Fiches dimmobilisation
Registre daffectation des immobilisations
Tableaux damortissement

La procdure dinventaire ncessite certaines dispositions pralables mettre en place.
La procdures est scinde en trois (3) volets :
La protection des Actifs,
La prise dinventaire,
La valorisation et la dprciation des stocks.

4.1.
La protection des actifs
Elle concerne aussi bien les immobilisations que les stocks.

4.1.1. Les immobilisations
La comptabilit tient un fichier des immobilisations de lUnit. Chaque immobilisation
est identifie par une fiche individuelle qui renseigne sur son type, sa nature, sa valeur
dacquisition, les amortissements
Les fiches doivent tre rgulirement mises jour. Les valeurs y figurant doivent
correspondre aux chiffres figurant en comptabilit. Le profil de la fiche
d'immobilisation est propos la page suivante:
* La responsabilit des dtenteurs des immobilisations :
les manquants ou les dtriorations sans justification apparente ne seront pas
systmatiquement passs en comptes de charges; ils en seront tenus pour responsables
et doivent fournir des explications. Les pertes dues des ngligences manifestes seront
sanctionnes.
FICHE D'IMMOBILISATION
TYP E :
FOURNISSEUR :
DESIGNA TION
COMP TE :
DA TE :
NOM :
PIECE
COMP TABLE
FACTURE N :
ORIGINE :
NEUF
AMORTISSEMENT :
BILA N :
MONTA NT :
ANALYTIQUE :
OCCASION
PRODUIT INTE RNE
TA UX :
DATE DEBUT
D'AMORTISSEMENT :
N INVENTA IRE :
EMPLACEMENT :
TABLEAU D'AMORTISS EMENT
DOTA TION DE L'E XERCICE

A NNEE
VALEUR
NORMALE
EXCEPTIONNELLE
AMORTISSEMENTS
VALEUR
CUMULES
R ESIDUELLE
D'ACQUISITION
Cession
Bnficiaire :
Montant :
Plus-value :
Pice Comptable n
Destruction
Moins-value :
Date :
4.1.2. Les stocks

Il sagit en fait de faire en sorte qu partir des fiches de stock, lon retrouve trs vite
lendroit prcis o se trouve larticle. Le Responsable des stocks utilise donc des codes
inscrits aussi bien sur les fiches que sur les places rserves aux diffrents articles.
* Laccs aux stocks
Il doit tre strictement limit au seul Responsable des stocks ; toute personne
trangres devra tre accompagne. En labsence du Responsable des stocks, le
Directeur dsigne temporairement un autre agent pour son remplacement.
* Les obligations du Responsable des stocks
Les manquants ne seront pas systmatiquement passs en comptes de charges ; le
Responsable devra fournir des explications, le cas chant. Les pertes dues des
ngligences manifestes seront sanctionnes.
4.2.
La prise d'inventaire
4.2.1. Llaboration dinstructions dtailles dinventaire pralables
aux comptages
La Direction tablit une note de service portant organisation et droulement de

linventaire. Cette note de service indique notamment la date de l'inventaire et le
responsable des comptages.
Avant le droulement de l'inventaire, le Responsable des stocks devra bien ranger les
articles, de manire assurer un comptage correct et rapide.
4.2.2. Les oprations de comptage
Le comptage doit tre effectu par des personnes qui nont pas accs aux fiches de
stock, de manire viter les retranscriptions pures et simples sur les feuilles
dinventaire des quantits figurant sur ces fiches. Les rfrences et nom des articles
doivent tre transcrits sur ces feuilles avant le dmarrage des comptages.
Les feuilles de comptage sont tablies en deux (2) exemplaires, et signes par le
Responsable des stocks et les agents dinventaire, pour permettre une identification des
responsabilits.
Elles sont ventiles comme suit :
loriginal la comptabilit gnrale ;
une (1) copie au Responsable des stocks, pour la mise jour des fiches de
stock.
Les stocks inventoris doivent tre nettement mis en vidence (ticket ou marque
quelconque lencre ou la craie appose sur les articles, les rayons, etc.), au fur et
mesure des comptages, de manire donner lassurance dun inventaire exhaustif.
Le profil de la feuille de comptage est le suivant:
Rfrence
Dsignation
Qt stock
Qt fiche
Ecart
Observations
La feuille de comptage est signe des inventoristes et du Chef administratif et

financier.
4.2.3. Les mouvements de stock au cours de linventaire
Il convient, loccasion des comptages, daccorder une attention particulire
certaines oprations effectues la fin de lexercice (dernires rceptions et/ou
livraisons), de manire ne pas fausser les comptes de stock et les comptes de
consommations, par une csure incorrecte des exercices. Ces opratio ns sont les
suivantes.
4.2.3.1. Articles reues non encore factures par le fournisseur
Ces articles sont identifis laide des bons de rception, dtenus par le Responsable
des stocks et le service comptable, non annexs des factures. Le dcompte de ces
articles, loccasion de la prise dinventaire, cre une distorsion entre les existants
physiques et les soldes comptables, puisque ces derniers nincluent pas ces livraisons.
Pour viter ces carts, le responsable des stocks prendra soin de fournir au servi ce
comptable les lments chiffrs relatifs ces articles (sur la base des prix exprims sur
les bons de commande ou des pro forma du fournisseur), permettant la
comptabilisation de ces livraisons dans les comptes concerns.
4.2.3.2. Sortie darticles pendant les oprations dinventaire

Afin de simplifier les oprations de comptage, il convient de considrer ces sorties
comme stant produites aprs linventaire.
4.2.4. Oprations de dtermination des carts d'inventaire
Aprs les comptages, les quipes procdent au rapprochement des donnes de
l'inventaire aux fiches de stock. Ce rapprochement ne peut tre correctement effectu
que dans la mesure o les fiches de stock sont mises jour par la prise en compte des
derniers bons de rception et bons de sortie.
Les carts dgags au terme de ce rapprochement doivent tre ports la
connaissance :
du Responsable des stocks, pour la mise jour des fiches de stock, par report
des donnes de l'inventaire ;
du Contrleur interne, pour information et ventuellement pour demande

d'explications (signe du Directeur ) en cas de manquements significatifs ;
du service comptable, pour enregistrement des carts et rectification des soldes

comptables des comptes de stock.
4.3.
La valorisation et la dprciation des stocks
Les stocks sont valoriss par la comptabilit sur la base du CMUP (Cot Moyen
Unitaire Pondr) ou en FIFO figurant sur les fiches de stock.
En ce qui concerne les dprciations de stock, elles rsultent de l'obligation de ramener
la valeur comptable de ces stocks la valeur conomique du moment, au cas o:
leur valeur probable de ralisation est infrieure cette valeur comptable ;
les articles sont devenus inutilisables, du fait de leur dtrioration ou de leur

obsolescence ( ces faits sont relevs au moment de la prise d'inventaire) ;
ces articles sont "dormants" (consommations nulles) ou tournent faible

cadence (articles rotation lente).
Cette tche est effectue par la comptabilit, au vu des fiches de comptage conscutifs.
La valorisation, en ce qui concerne ces deux (02) dernires catgories d'articles sera
value selon les modalits suivantes :
Articles
Dprciation
consommations nulles pendant une certaine
100 %
priode (2 5 ans)
dont les quantits en stock sont largement
suprieures aux consommations des 2, 4
10 50 %
ou 5 dernires annes
Concernant les immobilisations, la comptabilit devra procder:
1. au pointage du prsent inventaire avec les tableaux damortissement de lanne
passe. Cette mthode permet didentifier les immobilisations dj existantes, de
dceler celles non enregistres en comptabilit et enfin didentifier celles qui ont
disparu ;
2. chercher au niveau de la comptabilit les informations financires concernant les
achats dquipements non encore enregistrs ;
3. passer les critures dajustement ncessaires en comptabilit.
Pour la premire anne, il faudra numroter les immobilisations et leur attribuer des
tiquettes didentification. L'identification pourra se faire comme suit :
Mois / Anne / Dsignation / N dordre / Bureau
Exemples : 03 / 01 / Mat. B / 003 / B12
04 / 02 / Mob. B / 005 /B04
02 / 01 / Mat. Infor. / 008 / B15
4.4.
Les inventaires de caisse
En fin d'exercice, les caisses de lUnit doivent faire l'objet d'un inventaire exhaustif.
Au cas o certains billets seraient inutilisables (mutils par exemple) ils seront passs
en pertes. L'tat d'inventaire devra porter les rfrences des billets qui seront agrafs
la pice d'imputation.
4.5.
Les cessions d'immobilisations
La dcision de cession d'une immobilisation peut tre prise lorsque le matriel

concern est frapp d'obsolescence, ou occasionne d'importantes charges de
maintenance ou de rparation.
Le Directeur constitue une commission ad hoc qui fixe un prix de rfrenc e au
matriel. Il fait afficher une note interne invitant le personnel soumissionner.
Afin d'viter le dlit d'initier, les membres de la commission ad hoc ne doivent pas tre
autoriss soumissionner.
Les soumissions sont dposes au secrtariat ; la commission procde alors au
dpouillement.
Le matriel est attribu au plus offrant, au cas o l'offre est suprieur ou gale au prix
de rfrence.
Si aucune proposition n'atteint le prix de rfrence, le public pourra tre invit
soumissionner.
Lors de l'attribution, la commission dresse un procs verbal indiquant notamment les
coordonnes de adjudicataire, le montant du matriel Il est sign des membres de la
commission et par le Directeur.
Le comptable :
prpare une fiche d'imputation et la soumet au visa et la signature du

directeur;
joint la pice au PV;
passe les critures de cession;
remet la liasse ladjudicataire pour paiement chez le Chef caissier.
Aprs le paiement, ladjudicataire prsente le bordereau de paiement la comptabilit

pour l'enlvement du matriel.
4.6.
Les mises au rebut d'immobilisations
La dcision de mise au rebut d'une immobilisation peut tre prise lorsque le matriel
concern ne prsente plus aucune utilit pour la Coopec.
La dcision de mise au rebut doit tre matrialise par une note du Directeur.
Au vu de cette note, le Comptable prpare une pice comptable et passe les critures
ncessaires.
DU PERSONNEL
10
L. PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL

S'assurer que :
les slections ne sont effectues que sur la base des critres retenus : profil des
candidats et des postes, tests, entrevues, etc.
les temps de travail et l'identification systmatique des absences non justifies

sont strictement contrls,
le fichier du personnel est tenu et que les dossiers individuels complets du

personnel sont jour,
l'volution de la masse salariale est correctement suivie et que toute variation

d'une priode l'autre est justifie;
le traitement du personnel est en conformit avec la politique tablie.

Directeur
Chef Administratif et Financier
Les chefs de service
Comptabilit
Fichier du personnel
Grille de salaire
Dossier individuel
Bulletins de paye
Etats collectifs
Dclarations de salaires aux impts et la SS

4.1.
Prvision des embauches et des charges de personnel
Les prvisions d'embauche et des charges de personnel se font au niveau des travaux
d'laboration du budget.
11
4.2.
Procdure d'embauche
Lorsque le besoin est justifi, la procdure dembauche est dclenche avec

lassistance de la fatire, la FAITIERE. L'embauche peut se faire :
par affichage d'une offre d'emploi au sein de lUnit ;
par diffusion de l'offre sur les mdias ;
par lintermdiaire de la fatire ou dun cabinet spcialis.
L'offre devra indiquer notamment:
le profil du poste ;
les qualifications requises ;
les diffrents dossiers produire ;
l'adresse pour le dpt du dossier ;
la date limite de dpt
Les dossiers reus feront l'objet d'une analyse afin de ne retenir que ceux rpondant au
poste concern.
Les candidats prslectionns devront subir:
soit une interview;
soit un test ;
soit les deux.

4.3.
Prparation des tats collectifs et des documents connexes

4.3.1. Les tats collectifs
La comptabilit prpare les tats collectifs et les soumet la signature du Directeur,

aprs visa du Chef Administratif et Financier.
Il est tabli une fiche de paie individuelle pour tous les agents.
12
4.3.2. Les dclarations de salaires

Tous les mois, la comptabilit tablit les dclarations de salaires aux impts, celle de la
SS se fait trimestriellement.
En fin d'anne, elle prpare galement les dclarations annuelles (tats verts).
4.3.3. Les dossiers du personnel
Le Chef Administratif et Financier tient pour chaque agent un dossier individuel qui
contient notamment:
la demande demploi
la lettre dengagement et daffectation
lextrait du casier judiciaire
le certificat mdical
le certificat de naissance
le certificat de nationalit
les diplmes et qualifications professionnelles
le contrat de travail
le cahier de charge
les notes de permissions de congs
les photos didentit
tout autre document concernant l'agent
INFORMATIQUE
M. PROCEDURES DE GESTION INFORMATIQUE

S'assurer que :
le systme de protection et de sauvegarde du systme est adquat ;
la maintenance est rgulire et garantit la prennit du systme ;
les risques de fraudes sur le systme sont limits.

Directeur
Contrleur interne
Service Informatique de la FAITIERE
Socit de maintenance
Tous les utilisateurs de l'outil informatique

Contrats de maintenance
Calendrier de maintenance
Rapports de maintenance
Supports de sauvegarde
4.1.
La gestion des codes d'accs (mots de passe)
L'accs l'exploitation du systme par les diffrents agents de lUnit doit se faire par
niveau, c'est--dire que :
les oprations devront tre rparties par niveau hirarchique ;
chaque oprateur devra disposer de son mot de passe propre et avoir la

possibilit de le modifier ;
il devrait tre possible de dterminer l'auteur de toute opration enregistre sur

le systme ;
la correction d'une criture errone ne devrait pas tre effectue par l'auteur de
l'criture.
Ce systme de verrouillage permet de limiter le champ d'action de chaque agent, et

ainsi de matriser l'ensemble des oprations.
4.2.
L'intgrit et la fiabilit du systme
Il s'agit ici de veiller ce que les utilisateurs du systme n'aient pas accs au systme
de conception. Ceci parat vident dans la mesure o il s'agit l de fonctions
incompatibles et totalement exclusives. De plus, avant d'effectuer toute modification
du systme , le concepteur devra analyser les ventuelles rpercussions sur l'ensemble
des donnes. Il devra, le cas chant, en discuter avec les responsables avant
d'entreprendre ces travaux.
4.3.
La protection et la sauvegarde des donnes
Le Directeur est charg d'assurer la protection et la sauvegarde des donnes.

4.3.1. La protection du systme
En raison de la dlicatesse du secteur informatique et de la place primordiale qu'il
occupe dans la gestion des donnes de lUnit, une attention particulire doit tre
accorde au parc informatique, tant au niveau du matriel utilis que du systme
d'exploitation (logiciels).
4.3.1.1. La protection du matriel informatique
Le matriel doit faire l'objet d'entretiens priodiques, suivant un contrat d'entretien
convenu avec un prestataire de services agr. Le Directeur et le Contrleur interne
doivent veiller ce que le nombre d'entretien soit suffisant et que ces entretiens ne se
rsument pas une simple figuration.
Les entretiens doivent tre sanctionns par des rapports crits ; Les factures ne sont
soumises qu'aprs les entretiens, et seront accompagnes des rapports avant leur
paiement.
Il est souhaitable que les entretiens soient trimestriels.
4.3.1.2. La protection du systme d'exploitation
Cette tche revient au concepteur qui doit galement, suivant un contrat, vrifier et
contrler la fonctionnalit des diverses applications du systme et de procder, le cas
chant, aux amnagements ncessaires.
Comme tout logiciel sur mesure , il sera question de temps en temps d'activer certains
lments ou de faire des rajouts, en fonction des remarques et insuffisances dtectes
par les utilisateurs.
Comme nous l'avons dj dit, toute modification qui affecterait de faon sensible les
donnes, devra tre bien analyse avant sa ralisation.
4.3.2. La sauvegarde des donnes
Afin de limiter des pertes dues une dfaillance du systme ou des facteurs fortuits
(incendies par exemple), lUnit doit scuriser intervalles rguliers et rapprochs ses
donnes.
Les supports de sauvegarde doivent tre gards en lieu sr, en dehors des locaux de la
Coopec si possible.
Ces supports pourront tre multiplis et gards des endroits diffrents, de
prfrence.
PROCEDURES DU POSTE
DINFORMATION
N. PROCEDURES DU POSTE DINFORMATION

Sassurer que :
les membres sont bien accueillis ;
les livrets et cartes sont tablis et distribus dans le dlai requis ;
les fiches dadhsion et les prospectus sont disponibles tout moment ;
les informations sont fournis aux membres et autres usagers sont prcises et
fiables.
Chef administratif et financier
Agent dinformation
Les autres agents

Prospectus
Formulaire dadhsion
Livrets et cartes de membre

4.1.
Accueil des membres
L'Agent dinformation renseigne les membres et autres usagers de lUnit sur les
conditions dadhsion, daccs au crdit, des virements et des transferts et tout autre
services ou produits
Il utilise pour ce faire les prospectus, et donne des informations complmentaires, le
cas chant.
Il dlivre les formulaires d'adhsion et aide les membres les remplir.
4.2.
Etablissement des livrets et cartes
Aprs information du postulant qui sollicite ladhsion, l'Agent dinformation :
lui fait remplir la demande dadhsion ;
lui fait payer les frais dadhsion au guichet ;
rcupre le formulaire, prpare les livrets et cartes et les transmet au secrtariat.
La secrtaire :
vrifie que les livrets et cartes sont correctement remplis ;
prpare les livrets, cartes et demandes correspondantes pour la signature

(Directeur, Prsident du Conseil dAdministration) ;
reprend les livrets, cartes et demandes, aprs signature ;
enregistre les demandes dans le registre des adhsions ;
remet les livrets et carnets lAgent dinformation, chaque matin, pour la

distribution aux membres, sur prsentation du bordereau de caisse du paiement
des frais dadhsion ;
fait signer au membre le cahier de retrait.
NB : Les livrets non distribus doivent tre retourns au secrtariat, avec le cahier,
en fin de journe, pour contrle et conservation.
DU SECRETARIAT
O. PROCEDURES DE GESTION DU SECRETARIAT

Sassurer que :
les correspondances sont bien gres et classes ;
le registre des adhsion est correctement tenu ;
les textes et rapports sont correctement saisis et traits ;
les fichiers des rapports et textes sont bien sauvegards ;
les supports de sauvegarde sont bien classs et en lieu sr ;
les stocks de fournitures de bureau sont bien grs ;
les visiteurs sont bien accueillis ;
les PV des runions du personnel sont rgulirement prsents.

Le (la ) secrtaire
Le Directeur
Les chefs de service
Le Coursier chauffeur
Registre de correspondance
Registre des adhsions
Cahier de gestion des stocks
papiers en-tte

4.1.
Gestion et classement des courriers
Le secrtaire:
saisit et traite les courriers dpart ;
les imprime en deux exemplaires ;
les soumet la signature du Directeur ou du responsable concern ;
l'enregistre au Courrier dpart , lequel registre devra tre dcharg lors de la

remise ;
conserve le second exemplaire dans le classeur Courrier dpart, par ordre

chronologique.
En ce qui concerne les courriers arrivs, le secrtaire :
les dcharge ;
les enregistre au Courrier arrive ;
en fait une copie et le met au parapheur pour le Directeur qui y i ndique les
instructions ncessaires ;
transmet loriginal l'intress par cahier de transmission interne ;
la photocopie est classe dans le classeur Courrier arrive.
Le secrtaire tient en outre deux (2) classeurs:
un classeur notes la clientle pour classer chronologiquement toutes les

notes adresses aux membres ;
un classeur notes internes pour les notes de service, dinformations et les

comptes rendus de runions (PV, rapports ).
4.2.
Prparation des textes et rapports

4.2.1. Saisie et traitement de texte
Sur la base des manuscrits ou autres documents, le secrtaire procde la saisie et la

mise en forme des textes et rapports.
4.2.2. Sauvegarde des documents

Les textes et rapports sont enregistrs sur des supports (disquettes, disque dur) et
classs dans un rpertoire dont le profil est le suivant:
N dordre
Date
Descripti on du document
Nom de
sauvegarde
Support
N du support
Tous les fichiers des textes et rapports sont sauvegards priodiquement (au moins
toutes les fins de semaine) sur une disquette ZIP ou un CD adquatement protg(e)
dans une bote rangement. Une copie de tous les documents traits est conserve
dans un classeur Documents traits .
4.3.
Gestion des fournitures de bureau
Le secrtaire tient un cahier de stock pour chaque lment de stock selon le modle
suivant :
Date Dsignation Entres Sorties
Signature
Stock
final Secrtaire Bnficiaire
Observations
Les entres sont enregistres sur la base dune copie du bon de livraison qui est
conserve dans un classeur Bon de livraison .
4.4.
Accueil des visiteurs
Le secrtaire est charg daccueillir les visiteurs et de les annoncer au Directeur ; il

utilise, pour ce faire, des fiches remplir par le visiteur, portant notamment le nom et
lobjet de la visite.
4.5.
Prsentation des rapports de runions
Le secrtaire participe aux runions du personnel et prpare un rapport sanctionnant

ces runions. Ce rapport est adress au Directeur qui lapprouve.
4.6.
Distribution des livrets et cartes
Les livrets et cartes reus, aprs signature, sont classs chronologiquement ; le

secrtaire les met la disposition de lAgent dinformation, pour la distribution aux
membres, accompagn dun cahier dont le profil est le suivant :
Date
Nom et Prnoms
N du reu
dadhsion
N de compte
Signature
Les livrets et cartes sont remis aux membres dans un dlai maximal de 15 jours.
PROCEDURES
DU COURSIER - CHAUFFEUR
P. PROCEDURES DU COURSIER CHAUFFEUR

Sassurer que :
les courriers et autres documents sont rapidement collects et distribus ;
le personnel est vhicul en toute scurit, dans le cadre strict du travail et aux
heures convenables ;
le vhicule est bien entretenu.

Le Coursier Chauffeur
Directeur
Chefs de service
Secrtaire
Les responsables de service

Cahier de dcharge
Ordre de mission
Carnet de bord

4.1.
Distribution des correspondances
Les correspondances, au dpart de lUnit, sont retires auprs des services suivants,
et remises aux destinataires concerns.
secrtariat (courriers aux tiers et aux fournisseurs, correspondance aux

administrateurs, ) ;
service crdit et recouvrement ( invitations, convocations) ;
service contentieux ( lettres de relance, correspondances aux huissiers).

4.2.
Collectes et remises de chques
Sur ordre du Directeur ou du Chef administratif et financier, le Coursier Chauffeur :
collecte les chques chez les dbiteurs et les dpose au bureau du Chef
administratif et financier ;
se charge de la remise des chques aux banques indiques : il doit sassurer que
tous les chques sont endosss ;
reoit de la banque un bordereau de versement certifiant la remise de chques

effectue, et le remet la comptabilit.
4.3.
Achat des fournitures de bureau
Sur la base des bons de commande tablis par le secrtaire, viss par le Chef
administratif et financier et signs par le Directeur, le Coursier Chauffeur :
effectue tous les achats ncessaires;
remet les articles, accompagns du bon de livraison au secrtaire et assiste la

vrification.
4.4.
Rglement des factures
Le Coursier Chauffeur procde au rglement des factures (lectricit, tlphone,

eau), sur instruction du Chef Administratif et financier, et transmet les re us la
comptabilit.
4.5.
Transport du personnel
Sur ordre du Chef administratif et financier, le Coursier Chauffeur assure le

transport du personnel dans le cadre du travail.
Il doit viter toute consommation dalcool ou toute autre substance stupfiant e, avant
et pendant ces heures, afin dviter tout prjudice.
4.6.
Entretien du vhicule
Le Coursier - Chauffeur doit:
maintenir le vhicule dans un tat de propret permanente;
veiller ce que les pices (carte grise, carte de visite technique, carte
dassurance etc.) et les accessoires (roues de secours et cl, extincteur et
triangle, bote pharmaceutique ) soient rgulirement jour.
respecter les priodes dentretien (vidange, entretien);
tenir un carnet de bord et le remplir effectivement : ce carnet doit tre soumis

au visa du chef de mission et du Chef administratif et financier, s'il s'agit de
missions. Au cas o il s'agit de courses ordinaires, le chef administratif et
financier vise le carnet toutes les semaines;
signaler sans dlai les pannes et dysfonctionnements, quelles que soient leur
nature.
DU COFFRE
Q. PROCEDURES DE GESTION DU COFFRE

Sassurer que :
la gestion du coffre offre des garanties suffisantes de scurit ;
les risques de malversations sont les plus faibles possibles.

Le Chef caissier
Un caissier
Le Chef administratif et financier
Le Contrleur interne
Le Directeur
La Direction de la FAITIERE
Manuel dutilisation du coffre
Contrat dentretien du coffre

4.1.
Organisation de la scurit du coffre
Le coffre de lUnit doit tre plac dans un abri spcialement conu, et suffisamment
scuris. Cet abri devra tre amnag de prfrence dans le bureau du Directeur, ou en
un lieu dont laccs ne serait rserv quaux seuls intervenants de la procdure.
4.2.
Rpartition des cls
Les cls du coffre, de labri du coffre et du bureau logeant labri du coffre devront tre
rparties de sorte quaucun des intervenants ne puisse avoir directement accs au
coffre, tout seul.
Pour ce faire, et sous lhypothse que chaque unit dispose de deux (02) cls, la
rpartition se fait comme suit :
Cls du coffre
1 au Chef Caissier ;
1 la Caisse centrale : elle est mise sous scelle, et dpose la Caisse centrale
o le Directeur Gnral de la FAITIERE est le seul y avoir accs.
Cl de labri du coffre
1 au Contrleur interne ;
1 un Caissier.
Cl du bureau logeant labri du coffre
1 au Directeur ;
1 au Chef administratif et financier.
Au cas o laccs au coffre serait soumise un mot de passe, le Chef caissier doit tre
le seul le dtenir ; le Directeur devra accessoirement le connatre, afin dassurer la
continuit des oprations de lUnit, en labsence du Chef Caissier.
En outre, le mot de passe sera adjoint la cl mise sous scelle et dpose la Caisse
centrale.
Titulaire
Cls
Cl du coffre
CHEF
CAISS IER
CHEF ADM.
ET FIN .
CONTROLE
INTERN E
DIRECTEUR
Cl de labri
du coffre
1
1
CONS EILLER
1
1
Cl bureau
de labri
Mot de passe
CAISS IER
1
(1)
4.3.
Dispositions particulires
En cas de perte de la cl du coffre, le Directeur fait procder au changement de la

serrure du coffre ; il prendra soin de changer la cl mise sous scelle la Caisse
centrale.
Au cas o cette option est impossible, le Chef caissier fait un double, partir de la
cl dpose la Caisse centrale. Sil y a lieu, le mot de passe devra tre, sans dlai,
systmatiquement modifi.
Par ailleurs, le Directeur devra diligenter une enqute, si les conditions de pertes de
la cl paraissent suspectes.
En cas de perte dune des autres cls (abri du coffre, bureau de labri), le Directeur
fait procder, sans dlai, au changement de la serrure correspondante.
Dans lhypothse o il y aurait plus de deux (02) cls rpartir au niveau de lune
des units, la troisime cl sera galement dpose la Caisse centrale, sous laccs
dun autre responsable de la FAITIERE, autre que le Directeur Gnral.
En cas dabsence momentane du Chef caissier, le Directeur garde la cl du coffre,

pour assurer la continuit des oprations ; si labsence est temporaire, le Directeur
dsigne un Comptable pour assurer son intrim.
4.4.
Entretien et maintenance du coffre
Un contrat dentretien et de maintenance, en bonne et due forme, doit tre signe avec
le fournisseur du coffre, ou avec un spcialiste confirm dans le domaine et jouissant
dune bonne moralit.
Ce contrat prcisera la priodicit des entretiens et les prcautions usuelles pour une
scurit maximale. Le Chef administratif et financier veillera au respect du calendrier
prvu au contrat.

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Cas de procdures oprationnelles

Cas de procdures oprationnelles

Procdures de caisse (Chef caissier)

Procdures de caisse (Caissier et Guichetier)

Procdures doctroi et de recouvrement de crdit

Procdures de gestion de lassurance

Procdures de prise de fonds

Procdures dlaboration du budget

Procdures de gestion des stocks

Procdures de gestion du personnel

Procdures de gestion informatique

Procdures du poste dinformation

Procdures de gestion du secrtariat

Procdures du Coursier Chauffeur

Procdures de gestion du coffre

Cas de procdures oprationnelles

Cas de procdures oprationnelles

Cas de procdures oprationnelles

A. PROCEDURES DE CAISSE (CHEF CAISSIER)

les oprations de gestion administrative des comptes individuels sont excutes

les informations de gestion du service caisse sont rgulirement produites.

Agent de prise de fonds

Agents de collecte yyy

Chefs crdit et recouvrement

Chef Administratif et financier

3. P RINCIPAUX DOCUMENTS UTILISES

Livret individuel de membre

Etats de virement (salaires, pensions)

Etats de prlvement pour remboursement

Fiche de clture de compte

Cas de procdures oprationnelles

4. D ESCRIPTION DES PROCEDURES

Dlivrance de relev de compte ordinaire (relev en ID)

Dlivrance du relev de compte officiel

Au vu de la demande adresse au Directeur et signe, accompagne du livret, le Chef

fait payer la caisse les frais de dlivrance du relev ;

indique sur la demande le numro et la date du bordereau de caisse ;

procde ltablissement du relev quil soumet la signature du Directeur ou

remet le relev au membre sur prsentation de bordereau de caisse.

Rgularisation des livrets

La procdure de rgularisation intervient lorsque :

des membres souscripteurs la prise de fonds, ou ayant domicili leur salaires

A la prsentation du livret, l'agent:

vrifie la position du compte en consultant le fichier informatique ;

met jour le livret, en reportant les oprations omises ou en rectifiant les

Cas de procdures oprationnelles

Traitement des virements de salaires et pensions de retraite

transmet loriginal de ltat de virement et le chque au comptable pour la

Prlvements sur dpts pour remboursements de prts

tablit une fiche de clture de compte signer par le membre, soumettre la

remet au dmissionnaire le solde et la part sociale;

retire le livret au membre et le classe.

Encaissements et dcaissements divers

Le Chef caissier se charge des encaissements et dcaissements suivants, pour des

les encaissements ou dcaissements de sommes importantes ;

lencaissement des versements de collectes du yyy, et de prise de fonds ;

les dpts et retraits du personnel.

Pour ces diverses oprations, le caissier :

fait tablir le bordereau de caisse par le guichetier ;

procde lencaissement (ou au dcaissement) des fonds ;

signe le bordereau de caisse (et le livret de membre).

Cas de procdures oprationnelles

NB : pour les retraits importants le Chef caissier devra obtenir au pralable le