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De ce fait, le cycle achat fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans
lequel une estimation exacte de ses besoin ne peut être faite !
L’entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval qu’avec une meilleure
prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs avec un planning
scrupuleusement établit permettant de canaliser l’ensemble des informations dont elle
dispose vers l’étude, l’analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation
fiable et simplifiée.
I- Rôle de la fonction achats
Au cours des trois dernières décennies, on est progressivement passé d'une
économie de production à une économie de marché.
En économie de production, le prix de vente d'un produit est la somme des
coûts de l’entreprise, augmentée d'une marge bénéficiaire.
En économie de marché, le prix de vente est dicté par la loi du marché, le prix de
revient le plus bas devient donc l'objectif à atteindre.
Très globalement, nous pouvons donner une première définition de ces trois sous-
fonctions :
Cette inégalité de pouvoir est liée à la nature même des échanges commerciaux,
de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille
identique.
Pour l'acheteur, sous-traiter c'est établir une relation de dépendance forte avec
un fournisseur car le produit n'existe qu'après une relation aussi bien d'ordre technique
que commercial entre les deux parties.
Dans certains cas, pour des raisons de savoir-faire ou de « prix à payer », si l'on veut
disposer de plusieurs sous-traitants pour un même produit (mise en œuvre d'outillages,
de développements d'études, etc.), le rapport de forces peut être favorable aux sous-
traitants.
Pour l'acheteur, « traiter » avec une entreprise de taille importante est nécessaire
chaque fois qu'il doit trouver un maître d’œuvre ou un coopérant capable de réaliser
un ensemble complexe s'intégrant et participant au fonctionnement du produit final.
C'est le cas par exemple de systèmes montés sur avions ou automobiles (équipements
de bord, trains d'atterrissage, parties de moteurs, etc.).
En effet, après une période de développement commun, les deux parties sont
liées à long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable
financièrement.
Cette relation de long terme peut être une lourde contrainte pour l'acheteur qui
doit acheter des composants en grande quantité et sur une longue période. La
démarche consiste alors, pour l'acheteur, à convaincre le fabricant de traiter
directement, sans passer par les intermédiaires habituels.
Il peut aussi effectuer une étude make or buy, ce qui revient au premier cas, c'est- -
dire trouver un maître d’œuvre potentiel.
Sont débités du prix d’achat net des taxes légalement récupérables par le crédit
d’un compte de tiers ou de trésorerie.
La TVA déductible correspondante est comptabilisée au débit du compte “Etat-
TVA récupérable”
6123. Achats d’emballages
Ce compte enregistre les achats d’emballages qui peuvent soit être gardés par
l’entreprise, soit restitués à son fournisseur, soit avoir un usage à la convenance du
client.
Ces comptes enregistrent à leur débit les entrées en stocks et à leur crédit les
sorties.
Les soldes de ces comptes représentent la variation de la valeur des inventaires
entre le début et la fin de l’exercice et sont utilisés comme des comptes correcteurs des
comptes d’achat pour déterminer la valeur des achats consommés qui représentent les
charges réelles de l’exercice.
Le compte 4411 « Fournisseurs » est crédité du montant des factures d’achats de biens
ou de services par le débit :
D’un compte de trésorerie lors des règlements des factures aux fournisseurs ;
Reçoit à son crédit, par le débit du compte fournisseur intéressé, le montant des
retenues effectuées sur le prix convenu jusqu’à l’échéance du terme de garantie prévue.
Ce compte peut être scindé entre les opérations propres, les opérations MOD et le
fonctionnement.
Le compte 4415 est crédité par le débit du compte « Fournisseurs » lors de
l’acceptation d’un effet ou de l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise.
Le compte 4417. « Fournisseurs – factures non parvenues »
3. Commandes :
déclenchement de la commande,
acceptation et traitement des livraisons,
enregistrement des dettes,
paiement des factures.
I- Déclenchement de la commande
Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit
donner l'assurance que les commandes de marchandises ou de biens et services sont
faites en fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantités optimales et par des
personnes autorisées à le faire.
9 un bon d'entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est
particulièrement utile que ces bons soient pré numérotés.
Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de
réception. On pourra même admettre dans certains cas l'utilisation du bon de livraison
du fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté dès son arrivée.
9 un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées
que dans la mesure où la réception correspond à un bon de commande de
l'entreprise. Pratiquement, il est nécessaire que le service chargé de la réception
possède une copie de l'ordre d'achat l'autorisant à effectuer une entrée de
marchandises. Sur cette copie, il est souhaitable que les quantités soient omises.
Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de manière que soient évités :
9 la perte ou simplement l'absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet
esprit, il est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par
la comptabilité. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents
services qui peuvent avoir à les utiliser (par exemple au service "Achats" pour
vérification des prix facturés). De plus, les délais de circulation dans les
différents services et les litiges éventuels ne doivent pas faire obstacle à la
récupération de la T.V.A. dans les délais normaux,
9 les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu
à des litiges et détériorer l'image de marque de l'entreprise,
9 les retards de règlement qui peuvent se traduire par le versement d'indemnités,
9 l'enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations
A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes :
¾ dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur
identification et datées afin de mémoriser leur date d'arrivée,
¾ les doubles doivent être oblitérés d'un tampon "Duplicata - Ne pas
enregistrer",
¾ avant d'être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de
noter que l'ensemble des factures classées en attente devra être examiné
avec soin en fin d'exercice, au moment de l'établissement du bilan),
¾ un certain nombre d'opérations est effectué avant l'enregistrement de la
facture :
1. Objectifs
• Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent à des dettes réelles
dues aux fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise.
• Toutes les dettes fournisseurs à la clôture sont comptabilisées au bilan
• Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date
de clôture
• S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture que la
différence de change figure dans le compte « écart de conversion actif ou passif »
• Revoir les principaux contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer qu’il
n’existe pas d’engagement d’achats avec des prix excédents leurs valeurs probable de
réalisation
5. Exemple :
• Il faut d’abord déterminer un seuil de signification
• Le SS est définit comme le montant à partir duquel des omissions ou inexactitudes
isolées ou cumulées auraient pour effet de modifier ou influencer les jugements
d’une personne raisonnable se fiant aux états financiers
Valeur
A=total Frs et comptes rattachés 88334
B=total confirmé 49950
B/A=%de confirmations effectuées 57%
C=réponses reçues en accord 25850
C/B=% de confirmations reçues en accord 52%
C/A=% de soldes confirmés et en accord 30%
D= réponses en désaccord et montant en désaccord 18850
D/B=% de confirmations reçues en désaccord 38%
D/A=% de confirmation en désaccord sur le total Frs 21%
E= confirmation sans réponse mais vérifiées par autres 5950
procédures
E/B=% des confirmations sans réponses mais vérifiées 12%
PARTIE I :
III- L’ORGANIGRAMME
PARTIE I : PRISE DE CONNAISSANCE DE L’ENTREPRISE
DIRECTEUR TECHNIQUE
I- Système achats/fournisseurs
PARTIE II : LA DESCRIPTION DES SYSTEMES
Ces données sont recueillies essentiellement à l’aide d’entretiens avec les différentes
personnes susceptibles de fournir une information appropriée.
I- Système achats/fournisseurs
- magasinier ( Saïd )
Etape n° 1 : La commande
Pour obtenir les meilleurs conditions d’achats combinant les facteurs tels que : le prix,
la qualité le délai de livraison et les conditions de règlement, le responsable d’achats dispose
d’une liste détaillée de ses principaux fournisseurs par type d’achat.
Les bons de commande sont établis aussi bien pour les produits d’entretiens et de
fournitures que pour le matériel informatique. Ils sont signés par le responsable des achats
après avoir examiné le bien fondé des commandes.
Les B.C sont établis en 3 exemplaires dont un envoyé au service comptable afin de
permettre le suivi de la commande ( relance de fournisseur ).
- un destiné au magasinier
Etape n° 2 : La réception
Etape n° 3 : La comptabilisation
- bon de commande
- bon de livraison
- bon de réception
Cette étape est la finalisation du processus d’achat. Elle met en relation la comptabilité
fournisseur et la direction.
Le responsable des chèques (ou traites) propose le chèque (ou la traite) à faire signer
par le directeur. Ce dernier adjoint au chèque tous les documents justificatifs : bon de
commande, bon de réception et la facture.
Après la signature, la facture est annulée par l’apposition d’un tampon « payé «.
L’ensemble des documents est retourné à la comptabilité pour mise à jour du dossier
fournisseur et archivage.
Partie III :
I-Système achats/fournisseurs
Partie III : Contrôle des systèmes
Système achats/fournisseurs
L’objectif principal de la révision des achats est de s’assurer que les transactions ci-
dessous sont exécutées suite à des autorisations préalables de la direction.
- achats de marchandises
- la réception
- la quantité achetée
De même, les achats sont convenablement imputés aux comptes stocks et fournisseurs
afin de permettre une préparation seine des états financiers dans les délais raisonnables.
Fournisseurs : PC
LIBELLES INDEX
Facture 40.4
A partir des relevés « Fermes « constatant les entrées de Marchandises. On a procédé aux
vérifications suivantes :
Signer les dits documents pour les avoir contrôlées Supérieur, force du système
1-5 Conclusion :
- d’étendre le contrôle sur les factures reçues le début d’exercice et les bons de
réception correspondants.
- de lister en fin d’année les numéros de bon de réception non encore facturés.
- les achats sont trop importants par rapport aux besoins normaux, ce qui occasionne
des frais financiers, des coûts de stockage ainsi que des pertes dues à la détérioration des
produits