Manuel de Procédures AEPA - Partie 1: Manuel (FID - 2007)

REPUBLIQUE DE MADAGASCAR
Tanindrazana Fahafahana Fandrosoana
************************************************************************** FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT
MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID

PARTIE I MANUEL
SOMMAIRE
1 2 RESUME..........................................................................................................................................................3 PRESENTATION .............................................................................................................................................3 2.1 CONTEXTE..............................................................................................................................................3 2.2 DOMAINE DAPPLICATION.....................................................................................................................3 2.3 UTILISATION DU MANUEL .....................................................................................................................3 2.3.1 ELEMENTS DE PROCEDURE ..................................................................................................................3 2.3.2 TABLEAU DES ABREVIATIONS................................................................................................................3 3 CADRE DINTERVENTION .............................................................................................................................3 3.1 CADRE REGLEMENTAIRE .....................................................................................................................3 3.1.1 REFERENCES .....................................................................................................................................3 3.1.2 POINTS MAJEURS ................................................................................................................................3 3.2 MODES DINTERVENTION .....................................................................................................................3 3.2.1 FID ...................................................................................................................................................3 3.2.2 PROJETS FINANCES.............................................................................................................................3 3.2.3 APPROCHES .......................................................................................................................................3 3.2.4 CYCLES DACTIVITES ...........................................................................................................................3 3.3 PARTAGE DES ROLES ...........................................................................................................................3 4 PROCEDURES................................................................................................................................................3 4.1 IDENTIFICATION.....................................................................................................................................3 4.1.1 CHAMP DAPPLICATION ........................................................................................................................3 4.1.2 DIRECTIVES........................................................................................................................................3 4.1.2.1 DIRECTIVES GENERALES..................................................................................................................3 4.1.2.2 REQUETES DE FINANCEMENT ...........................................................................................................3 4.1.2.3 PTA ..............................................................................................................................................3 4.1.3 FICHES DE PROCEDURES ET REGLES DE GESTION ..................................................................................3 TRAITER UNE REQUETE DE FINANCEMENT .........................................................................................................3 SELECTIONNER LES COMMUNES A FINANCER DANS LE CADRE DU PTA ................................................................3 SELECTIONNER LES SOUS PROJETS A FINANCER DANS LE CADRE DU PTA............................................................3 4.1.4 FORMULAIRES ET ETATS DE SORTIE ......................................................................................................3 4.2 REALISATION .........................................................................................................................................3 4.2.1 CHAMP DAPPLICATION ........................................................................................................................3 4.2.2 DIRECTIVES........................................................................................................................................3 4.2.2.1 DIRECTIVES GENERALES..................................................................................................................3 4.2.2.2 CRAM...........................................................................................................................................3 4.2.2.3 APPROBATION DES SOUS PROJETS AUPRES DU MINISTERE CHARGE DU SECTEUR AEPA.......................3 4.2.2.4 APPROBATION DES SOUS PROJETS AU NIVEAU DU FID........................................................................3 4.2.2.5 CELLULE DE PROJET / CELLULE COMMUNALE / CHARGES DE PROJET ..................................................3 4.2.2.6 ETUDES PREALABLES ......................................................................................................................3 4.2.2.7 CONTRIBUTION DES BENEFICIAIRES ..................................................................................................3 4.2.2.8 MISE A DISPOSITION DES FONDS .......................................................................................................3 4.2.2.9 UTILISATION DES RELIQUATS ............................................................................................................3 4.2.2.10 RESTITUTION DES FONDS DENTRETIEN .........................................................................................3
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MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07
4.2.3 FICHES DE PROCEDURES ET REGLES DE GESTION ..................................................................................3 RECRUTER UN PARTENAIRE RELAIS (PR) ..........................................................................................................3 VALIDER LE DOCUMENT DE PREPARATION DES SOUS PROJETS ............................................................................3 FORMALISER LES CONVENTIONS ......................................................................................................................3 RECRUTER UN BUREAU DETUDES ....................................................................................................................3 VALIDER LES APS, APD, DAO........................................................................................................................3 RECRUTER UN TACHERON ...............................................................................................................................3 CELLULE DE PROJET / CELLULE COMMUNALE RECRUTER UNE ENTREPRISE (PCC/PCCO).................................3 FID RECRUTER UNE ENTREPRISE (PCMOD)..................................................................................................3 ASSURER LA VALIDATION DES PRESTATIONS DU PARTENAIRE RELAIS ..................................................................3 ASSURER LA RECEPTION DES MATERIAUX OU DES TRAVAUX ................................................................................3 4.2.4 FORMULAIRES ET ETATS DE SORTIE .....................................................................................................3 4.3 SUIVI DES PROGRAMMATIONS AEPA..................................................................................................3 4.3.1 CHAMP DAPPLICATION ........................................................................................................................3 4.3.2 DIRECTIVES........................................................................................................................................3 4.3.3 FICHES DE PROCEDURES ET REGLES DE GESTION ..................................................................................3 ASSURER LE SUIVI DES PROGRAMMATIONS AEPA DU FID ..................................................................................3 CONTRIBUER AU SUIVI DES PROGRAMMATIONS DU SECTEUR AEPA.....................................................................3 4.3.4 FORMULAIRES ET ETATS DE SORTIE .....................................................................................................3
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1 RESUME
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K Le Manuel de Procdures AEPA du FID est form de quatre (04) documents distincts mais interdpendants : La Partie I qui constitue le Manuel de Procdure proprement dit et qui contient tous les lments de procdures travers principalement les fiches de procdures et les rgles de gestion. Ce document prsente les procdures mettre en uvre par le FID, les Cellules Communales et les Cellules de Projet pour la bonne ralisation des activits AEPA ; La Partie II qui regroupe les formulaires utiliser par les intervenants lors de la mise en uvre des procdures AEPA du FID ; La Partie III qui prsente les Indications et Spcifications Techniques respecter en matire dinterventions dans le secteur AEPA. La plupart des informations contenues dans ce document a t prleve dans le MDP National. La Partie IV qui est une prsentation synthtise des directives et des principales rgles de gestion du FID en matire de projets AEPA. Cette partie est surtout destine aux partenaires et interlocuteurs du FID en matire dAEPA ; et ils peuvent y puiser les indications globales sur les dmarches faire auprs du FID et le droulement des sous projets AEPA. Il convient de signaler que cette partie du Manuel est un guide synthtique et les utilisateurs devront se rfrer aux autres parties du MDP AEPA FID pour des informations plus dtailles. K Le FID est un organisme de financement des projets communautaires travers le PDC et ses composantes. A ce titre, il finance entre autres des projets de construction et / ou de rhabilitation douvrages AEPA ainsi que des projets de renforcements des capacits des bnficiaires. Outre son rle de bailleur de fonds, le FID fournit galement des appuis aux populations bnficiaires pour la gestion des projets (principalement par le biais des Chargs de Projet et des Partenaires Relais). Pour atteindre les objectifs du PDC, le FID met en uvre trois cycles dactivits : lidentification des projets, leur ralisation et leur suivi valuation. K Une ligibilit deux niveaux est applique dans la slection des projets financer : lligibilit des communes et lligibilit des projets demands. Les communes ligibles sont les communes rurales, non ligibles dautres dispositifs de financement tel lAGETIP et ayant respect leurs engagements dans le cadre de projets FID antrieurement financs. Pour ce qui est de lligibilit des projets, le FID finance essentiellement des projets communautaires en milieu rural ayant pour objectif lamlioration des conditions de vie et du bien tre des populations. K La programmation des activits correspond la phase o le FID tablit son PTA. Les Responsables procdent en deux temps : la slection dune commune et la slection dun projet. Pour identifier les communes ligibles qui vont bnficier de ses financements, le FID utilise principalement la mthode de pondration par scoring ( Pauvret et enclavement - INSTAT / Cornell University). Dans ce cadre, la priorit est accorde aux communes les plus pauvres, et o le FID na pas encore fait des interventions tout en maintenant une quitabilit relative par rapport la rpartition gographique et administrative des fonds allous. Pour chaque commune ainsi slectionne, les Responsables identifient les projets raliser partir du PCD de chaque commune o on accorde la priorit aux projets prioritaires, et en fonction des ressources disponibles. Jusqu ce stade de sa dmarche, le FID ne fait aucune distinction entre les sous projets AEPA et les autres sous projets.
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K Le PTA est tabli par DIR et cest au niveau de la DG que les PTA rgionaux sont consolids et ajusts pour donner naissance au PTA du FID (DG et DIR). Aprs avoir t valid et approuv par les instances appropries, le PTA dfinitif est transmis au Ministre charg du secteur AEPA pour intgration dans la programmation globale du secteur (approche Budget Programme). Il est galement transmis auprs de lANDEA central par la DG et auprs des Agences de Bassins par chaque DIR pour une demande globale dautorisations de prlvements / dversements de ressources en eau. K A partir du cycle de ralisation des sous projets, le FID adopte des procdures spcifiques aux sous projets AEPA. La ralisation des sous projets est confie chaque DIR du FID qui peuvent chacun et par sous projet adopter trois modes dexcution : PCCO, PCC et PCMOD. Ceci selon que les projets seront grs respectivement par une Commune, une Association des Bnficiaires ou par une DIR du FID. Dans les deux premiers cas, le FID assume un rle de bailleurs de fonds avec des appuis aux bnficiaires tandis que dans le dernier cas, la DIR du FID prend en charge la gestion complte du sous projet (assistances, passation de march, validation / rception des prestations / travaux, Paiement des prestataires). Les sous projets qui doivent tre excuts en mode PCCO doivent tre identifis lors mme de la slection des communes dintervention (durant la prparation du PTA). Par contre, le choix entre une excution par les associations des bnficiaires (PCC) ou par une DIR (PCMOD) doit tre fait la validation du document de prparation de sous projet (MPP). Le principal critre utilis ce niveau est lenvergure technique et financire du sous projet. K Dans tous les cas, et selon les critres spcifis dans le prsent MDP, les niveaux dapprobation requis pour la dcision de ralisation des sous projets sont fonction de leurs envergures financires et sont successivement : DIR, DG, CA et Banque Mondiale (pour les projets au-del de ~ 65 000 USD). K Pour la phase ralisation des sous projets AEPA, trois volets doivent tre raliss : ltude, les travaux et laccompagnement du projet. Laccompagnement du projet consiste en la prparation, la structuration des associations de bnficiaires, la mobilisation, les campagnes IEC et la prparation du cadre dexploitation. Ce volet du projet est confi aux Partenaires Relais et se droule tout le long du projet selon un calendrier dfinir au niveau des TDR. Le volet tude comprend llaboration des APS, des APD et des DAO et prcde obligatoirement la ralisation des travaux. Ce volet relve du domaine de comptence des Bureaux dEtudes. Les travaux, quant eux, sont raliss par des Entreprises ou par des Tcherons si les conditions pour ce faire sont remplies. K En matire de procdures de passation de march, les partenaires relais sont recruts par le FID. Lorsque les sous projets AEPA sont raliss en PCCO ou en PCC, les passations de march sont excutes par les Cellules Communales ou les Cellules de Projet. La DIR de rattachement du sous projet est alors sollicite pour la formulation de lavis de non objection. Pour le cas du PCMOD par contre, la DIR par le biais de ses Chargs de projet effectue toutes les dmarches de passation et de gestion des marchs. Les Cellules de projet ou les Cellules Communales jouent dans ce cas un rle dobservateur. Le FID tient jour un registre des prestataires qui pourra tre utiliss par les Responsables (CC/CPAB/CPFID) pour lidentification des prestataires solliciter. Il convient de mentionner que les prestataires exclus du registre des prestataires du FID ou faisant lobjet de sanctions empchant / suspendant leur collaboration avec le FID ne peuvent tre ni slectionns ni retenus.
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K Pour ce qui est de la relation du FID avec le Ministre charg du secteur AEPA : comme tous les autres intervenants du secteur, le FID intgre dans ses activits AEPA les normes et exigences formules par le Ministre dans le cadre de la rglementation du secteur (Code de leau, MDP national, ). Les reprsentations locales du Ministre seront sollicites pour fournir les appuis et les assistances ventuellement requis pour sassurer que les activits et les ouvrages AEPA raliss sont conformes aux normes et exigences nationales. K Pour ce qui est des activits de suivi et dvaluation des sous projets AEPA, deux niveaux sont prvus par les procdures. Le premier niveau correspond aux activits de suivi propres au FID et qui lui permettent de dterminer et de suivre le niveau de ralisation de son PTA et ainsi de valoriser ses indicateurs. Le second niveau, consiste en la transmission au Ministre charg du secteur AEPA des informations disponibles pour lui permettre de procder son propre suivi du secteur. A ce jour, ces informations correspondent principalement aux fiches IPO et ILA ainsi quaux informations relatives lavancement du PTA.
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2 PRESENTATION
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2.1 CONTEXTE Dsign sous le nom de MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID , le prsent document constitue la rfrence pour les activits inhrentes la ralisation des sous projets AEPA au sein du Fonds dIntervention pour le Dveloppement (FID). Le Manuel est principalement destin aux Responsables du FID impliqus dans la ralisation des sous projets AEPA et couvre les activits allant de la slection des prestataires jusquau suivi valuation des sous projets. Par extension, le Manuel peut aussi tre utilis par les autres acteurs AEPA puisquil prsente les conditions, les normes et les formulaires remplir par ceux-ci pour les interventions entrant dans le cadre des financements du FID. Lentre en vigueur rcente du Manuel de Procdures National vise la fois la dfinition du cadre dintervention du secteur AEPA, la dfinition des normes pour les interventions des acteurs et la volont duniformiser les approches afin dobtenir une plus grande efficacit et synergie. Pour le FID, lavnement du Manuel de Procdures National constitue une opportunit pour mettre en place un Manuel de Procdures qui lui est spcifique, alliant : La recherche dune amlioration de la qualit des ralisations ; Ladoption dun degr acceptable de formalisme dans la ralisation des activits AEPA sans verser dans une lourdeur administrative ; La mise en conformit des activits par rapport aux rglementations et normes dfinies au niveau du cadre rglementaire et du MDP National ; La capitalisation des expriences en matire dAEPA accumules au cours des nombreuses annes dintervention dans le secteur ; Lintgration des activits AEPA du FID sur une chelle nationale travers la sollicitation du Ministre charg de lAEPA aux diffrents stades des financements. Enfin, il convient dores et dj de mentionner que le Manuel de procdures AEPA du FID est conu pour tre un outil volutif et adaptable par rapport aux ralits des interventions. Aussi, quand les lments du Manuel prsentent des limites de faon chronique, il est recommand de procder sa mise jour. 2.2 DOMAINE DAPPLICATION Indpendamment des aspects spcifiques aux interventions dans le secteur AEPA, les procdures appliques par le FID sintgrent dans un processus traitant de lensemble des infrastructures et des ouvrages financs par le FID do lutilisation jusquici dun manuel de procdures unique pour tous les types de sous projets. Comme voqu prcdemment, lentre en vigueur du Manuel de Procdures National a mis en vidence la ncessit de disposer dun manuel de procdures qui sapplique aux seuls sous projets AEPA. Les procdures contenues dans le prsent Manuel sappliquent aux
PROJETS AEPA AU SEIN DU FID savoir : ACTIVITES DE REALISATION DES SOUS
Lidentification des sous projets AEPA financer ; Lexcution des sous projets AEPA retenus ; Le suivi des programmations AEPA du FID et du Ministre charg du secteur AEPA.
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La mise en uvre des procdures, quant elle, est assure principalement par les units et les postes de travail suivants : Le Service Technique des DIR dont le chef du service, les ingnieurs et les responsables environnementaux ; Le Service de Renforcement des Capacits et dAppui la Dcentralisation des DIR par le biais du CS et des socio organisateurs ; Le Service Financier et Comptable ; Le Service de Suivi et valuation par le biais de son Chef de Service et des Responsables informatiques qui lui sont rattachs ; La Direction Technique de la DG ; La Direction de Renforcement des Capacits et dAppui la Dcentralisation de la DG ; La Direction de la Qualit de la DG. A la date dlaboration du Manuel de Procdures AEPA, le FID dispose dj dun Manuel de Procdures (Tomes I V) qui sappliquent toutes ses composantes et tous les types de sous projets (ducation, sant, eau potable, micro primtres irrigus, ). Les lments pertinents de ce Manuel qui sappliquent aux sous projets AEPA ont t repris au niveau du Manuel AEPA. Il convient de mentionner que les procdures prvues pour les dmarches que le FID doit effectuer auprs des entits qui lui sont externes restent tributaires des tapes fixes par ces dernires. Une rserve particulire est formuler au sujet des demandes dautorisation auprs de lANDEA pour les prlvements et les dversements des ressources en eau. En effet, au stade actuel de ses activits, les procdures pour ces demandes dautorisations ne sont pas encore dfinies. Aussi, les lments de procdures proposes dans le prsent manuel sont-ils les rsultats des discussions que le Groupement a eu avec les Responsables Techniques de lANDEA. Pour ce qui est de son contenu, cette premire partie du Manuel de Procdures AEPA du FID comporte les procdures proprement dites dont la cl de la vote est la fiche de procdure qui prsentera les tapes pour chaque procdure. Cette fiche sera immdiatement suivie de tableau des rgles de gestion qui contiendra la description des rgles mentionnes au niveau de la fiche. Les formulaires et autres tats de sorties des tapes seront, quant eux, prsents au niveau de la deuxime partie du Manuel. 2.3 UTILISATION DU MANUEL 2.3.1 Elments de procdure Le Manuel de procdures prsentera, pour chaque activit identifie, les lments suivants : Les tapes raliser par activit et les intervenants selon leurs rles respectifs ; Les rgles de gestion appliquer pour chaque tape ainsi que le circuit des documents et les diffrents points de vrification par rapport aux visas ventuels requis.; Les documents manipuls dans le cadre de la procdure : rfrences, formulaire, modle, . Les procdures sont regroupes et prsentes par cycle dactivit : identification, excution et suivi de la programmation.
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(1) PROCEDURE (2) PERIODICITE (3) FAIT(S) GENERATEUR(S) (4) RESULTATS ATTENDUS (5) Excution Contrle Participation DOCUMENTS UTILISES Rfrence (7) Intervenants (9) Libell (8) Entre (10)
Fiche N.
MISE EN OEUVRE (6)
Action (11)
Sortie (12)
Rgle (13)
REGLES DE GESTION REF. (14) (15)
ELEMENT Champ dapplication Directives
Cycle dactivits de rattachement
DESCRIPTION ELEMENTS CORRESPONDANT AUX CYCLES DACTIVITES Cest la dfinition de ltendue organisationnelle laquelle sappliquent les procdures dcrites au niveau du cycle dactivit en cours de description. Les directives sont des indications qui permettent de cadrer lexcution des actions. En gnral, les directives sont des rgles de gestion qui doivent tre appliques pour la mise en uvre de lensemble des procdures du cycle. ELEMENTS CORRESPONDANT AUX PROCEDURES Trois cycles dactivits sont traits au niveau du manuel et cet lment permet de retrouver celui auquel la procdure traite est rattache. Les trois cycles sont : Lidentification des sous projets AEPA, La ralisation des sous projets AEPA, Le suivi des programmations AEPA. Cet lment correspond la zone (1) de la fiche de procdure. Cet lment correspond au libell de la procdure. Cet lment correspond la zone (2) de la fiche de procdure. Cet lment dsigne une rfrence temporelle exprime soit en priodicit soit en priode. La priodicit fait appel une excution cyclique de la procdure auquel cas les
Procdure
Priodicit dexcution
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ELEMENT
DESCRIPTION valeurs possibles sont : journalier, hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel, annuel ou autre expression en terme de temps. Lorsque la valeur Alatoire est attribue cet lment, ce sont les faits gnrateurs qui initient lexcution des procdures. Lorsque la procdure est excute sur la base dune priode fixe, cette zone de la fiche contient la priode laquelle les actions de la procdure doivent tre excutes. Cet lment correspond la zone (3) de la fiche de procdure. Sont dsigns sous cet lment les vnements qui dclenchent lexcution de la procdure traite (Ex. Rception dun document donn). Cet lment correspond la zone (4) de la fiche de procdure. Les rsultats attendus dune procdure dsignent les effets ou les produits issus de la mise en uvre des procdures. Cet lment correspond la zone (5) de la fiche de procdure. Ces lments dsignent les postes de travail qui interviennent dans la mise en uvre de la procdure. Les types dintervention sont les mmes que ceux mentionns au niveau de llment partage des attributions (excution, contrle et participation). Cet lment correspond la zone (6) de la fiche de procdure. Cette zone de la fiche contient la rcapitulation des documents manipuls dans le cadre de la procdure objet de la fiche. Il est noter que tous les documents manipuls par lensemble des procdures (en entre et en sortie) ont fait lobjet dune codification dont le tableau est prsent en annexe du manuel. Pour chaque document utilis, il y aura : La rfrence qui reprsentera la codification du document dans la nomenclature (zone (7) de la fiche) ; Le libell correspond la description succincte du document (zone (8) de la fiche) ; ELEMENTS CORRESPONDANT AUX ETAPES DES PROCEDURES Cet lment dsigne le poste qui doit excuter laction faire. Pour chaque action mentionne, le poste intervenant correspond celui qui en assure lexcution indpendamment de la nature de son intervention au niveau de llment (6) de la fiche de procdure. Cet lment correspond la zone (9) de la fiche de procdure. Cet lment dsigne les documents utiliss en entre pour ltape faire. Cet lment correspond la zone (10) de la fiche de procdure. Cet lment dsigne les tapes faire pour la mise en uvre de la procdure. Cet lment correspond la zone (11) de la fiche de procdure.
MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I
Faits gnrateurs
Rsultats attendus
Intervenants
Documents manipuls
Intervenant
Document en entre
Actions faire
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ELEMENT Document en sortie
DESCRIPTION Cet lment dsigne les documents produits ou en sortie pour ltape ralise.
Cet lment correspond la zone (12) de la fiche de procdure. Rfrences des rgles de Le dernier lment de procdure correspond aux rgles de gestion appliquer par gestion par action tape. Pour un souci de lisibilit de la fiche, cette catgorie de rgle de gestion fera lobjet dune numrotation faisant rfrence au numro de la procdure de rattachement et initialise 1 par procdure et la description de chaque rgle est retrouve au pied de la fiche : Le numro de la rgle de gestion se trouve dans la zone (13) de la fiche Ce mme numro sera repris au niveau de la zone (14) pour indiquer la rfrence de la rgle de gestion qui fait lobjet de la description de la zone (15) ; Les descriptions des rgles de gestion sont retrouves dans la zone (15). 2.3.2 Tableau des abrviations ABREVIATION AB AEPA AG AGETIP ANDEA APD APS BDE BDEA BE CA CC CCR CDMT CMOD CP CPAB CPEA CPFID CRAM CS CTD DAO
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DEVELOPPEMENT Association des Bnficiaires Adduction en Eau Potable et Assainissement Assemble Gnrale Agence d'Excution des Travaux d'Intrt Public Autorit Nationale de l'Eau et de l'Assainissement Avant Projet Dtaill Avant Projet Sommaire Bordereau de Dtails Estimatifs Base de Donnes Eau et Assainissement Bureau d'Etudes Conseil d'Administration Cellule Communale Comit de Concertation Rgional Cadre de Dpenses Moyen Terme Convention de Matrise d'Ouvrage Dlgue Cellule de Projet Cellule de Projet de l'Association des Bnficiaires Comit de Point d'Eau Amlior Chargs de Projet d'une Direction Interrgionale du FID Commission Rgionale d'Attribution des Marchs Chef de service Collectivits Territoriales Dcentralises Dossier d'Appel d'Offres
FID, JUILLET 07
ABREVIATION DG DIR DIRE EIE q. FE FID IEC ILA INSTAT IPO MCEPA MDP MECIE MOD MPE MPI MPP ONE ONG PC PCC PCCO PCD PCMOD PDC PIA PNEA PR PRD PREE PTA PV RCAD RTP TDR WASH
DEVELOPPEMENT Direction Gnrale Direction Interrgionale Directeur Interrgional Etude d'Impact Environnemental Equivalent Fiche Environnementale Fonds dIntervention pour le Dveloppement Information, Education et Communication Inventaire des Latrines Institut National des Statistiques Inventaire des Points d'eau Ministre Charg de l'Eau Potable et de l'Assainissement Manuel de procdures Mise En Compatibilit des Investissements avec l'Environnement Matrise d'Ouvrage Dlgue Moyenne et Petite Entreprise Micro Primtre Irrigu Mmoire de Prparation de Projet Office National de lEnvironnement Organisation Non Gouvernementale Projet Communautaire Projet Communautaire Classique Projet Communautaire ralis par la Commune Plan Communal de Developpement Projet Communautaire ralis en Matrise d'Ouvrage Dlgu par le FID Projet de Dveloppement Communautaires Plan d'Investissement Annuel Programme National de l'Eau et de l'Assainissement Partenaire Relais Plan Rgional de Dveloppement Programme d'Engagement Environnemental Plan de Travail Annuel Procs Verbal Renforcement des Capacits et Appui la Dcentralisation Responsable Technique de Projet Termes de Rfrence WAter Sanitation Hygiene
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3 CADRE DINTERVENTION
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3.1 CADRE REGLEMENTAIRE 3.1.1 Rfrences Les textes de rfrences pour le cadre rglementaire en matire dAEPA sont principalement : La dclaration de politique sectorielle de leau, hygine et Assainissement (1997) ; La Loi 98 029 portant Code de leau (1998) avec ses principaux dcrets dapplication (2003) ; Le Manuel de Procdures National AEPA qui est le document de rfrences oprationnelles pour la mise en place de projets eau et assainissement (2006). 3.1.2 Points majeurs Le MDP National AEPA intgre les dispositions lgales du secteur, toutefois, les points majeurs du cadre rglementaire suivants mritent dtre mis de lavant : Laccs leau potable doit tre payante et le prix de leau doit tre calcul de manire pouvoir assurer le recouvrement des cots complets engags pour sa mise disposition ; En matire douvrages AEPA, la commune est le matre douvrage c'est--dire le propritaire des infrastructures AEPA implantes sur son territoire ; Les communauts sont habilites raliser des projets communautaires en AEPA sur dlgation du matre douvrage ; Leau destine la consommation humaine doit tre potable et le MDP national dcrit les traitements raliser pour garantir cette potabilit. Parmi les lments de stratgie que le Ministre charg du secteur AEPA a retenu pour latteinte de ses objectifs, il convient en outre de mettre en exergue les points suivants : La mise en place dun systme de gestion des crdits selon lapproche programme (Budget de Programme CDMT) pour le secteur AEPA qui outre ses traductions en terme de gestion de crdits se traduit par la prsentation consolide de toutes les interventions programmes dans le secteur. Pour le FID, lavnement de lapproche CDMT aura pour consquence la transmission au Ministre charg du secteur AEPA de son PTA ; La mise en place dune base de donnes de leau et de lassainissement (BDEA) qui au niveau des procdures AEPA du FID se traduira par le remplissage des fiches permettant de maintenir jour les informations sur les ouvrages AEPA raliss par ses soins ; La mise en uvre dune stratgie de concertation et dharmonisation des interventions pour le changement positif des comportements vis--vis de lhygine dnomme WASH . Pour le FID, cette stratgie correspondra lintgration au niveau des mobilisations communautaires dans le cadre des sous projets AEPA des thmes et messages WASH.
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3.2 MODES DINTERVENTION 3.2.1 FID Le FID est un des dispositifs que lEtat Malgache a mis en place pour favoriser le dveloppement et intervient principalement dans les zones rurales et recules de Madagascar. Cr sous forme dassociation sans but lucratif (ASBL), le FID intervient comme organisme de financement de projets communautaires. Il travaille en troite collaboration avec les communes et fait appel au maximum des partenaires relais (entre le FID et les bnficiaires) comme des ONG bien reprsentes sur le terrain, ou toute autre organisation ou entit pouvant faciliter la ralisation, le fonctionnement et lentretien des projets communautaires financs par le PDC. Le FID est une organisation dcentralise qui opre sur l'ensemble du territoire national travers des directions interrgionales, afin de permettre une concertation rgionale sur la slection des communes et des projets en collaboration troite avec les bnficiaires et un suivi rapproch de l'excution. 3.2.2 Projets financs Le FID intervient travers les composantes du Projet de Dveloppement Communautaire (PDC) : Une composante Projets Communautaires ; Une composante Projets Communautaires raliss par les Communes ; (PCCO)et, Une composante Renforcement des Capacits (RC) . En tant quAgence dExcution du PDC, le FID intervient comme organisme de financement de projets communautaires mais il a galement un rle dappui technique aux associations des bnficiaires et aux communes. Les financements portent sur la construction et la rhabilitation dinfrastructures de base telles que les centres de sant de base, les coles, les ouvrages AEPA et les primtres irrigus. Des renforcements de capacits sont galement financs tant pour les bnficiaires des financements (communes et associations) que pour les prestataires collaborant avec le FID (partenaires relais, bureaux dtudes et entreprises).
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En matire de sous projets, les ouvrages AEP financs par le FID sont :
SYSTEME MOYEN DEXHAURE DESCRIPTION / CORRESPONDANCE MDP NAT.
Systme gravitaire
Borne fontaine Pompe motricit humaine
Puits Forage Systme de pompage lectrique Pompe motricit humaine Systme de pompage lectrique
Pompage deau de surface
Borne fontaine
K Adduction deau potable gravitaire (AEPG) K Au niveau du MDP National : Ouvrage type 1 K Puits quip de pompe motricit humaine (PPMH) ou Puits moderne K Au niveau du MDP National : Ouvrage type 4 K Puits quip de pompe lectrique ou Puits AEPP K Forage quip de pompe motricit humaine K Au niveau du MDP National : Ouvrage type 3 K Forage quip de pompe lectrique K Au niveau du MDP National : Ouvrage type 2, Ouvrage type 5 K Adduction deau potable alimente par un captage deau de surface K Au niveau du MDP National : Ouvrage type 6
Pour les ouvrages dAssainissement, les infrastructures retenues pour les zones rurales sont : K Les latrines hyginiques ; K Les lavoirs ; K Les douches ; K Les bacs ordure. Il convient de mentionner que : Hormis titre exceptionnel, le FID ne ralise pas les seuls ouvrages dassainissements dans un cadre prcis de sous projet mais ils font beaucoup plus partie intgrante de ce que le FID qualifie de KIT o les ouvrages dassainissement viennent en ouvrages connexes aux ouvrages principaux (cole, centre de sant de base, ) ; Le Manuel de Procdures National ne prvoit que les latrines hyginiques comme ouvrages dassainissement. Les spcifications dfinies pour les autres types douvrages sont donc des minimums requis et spcifiques au FID.
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3.2.3 Approches La plupart des projets financs par le PDC sont grs et raliss par les bnficiaires eux-mmes (commune ou association) travers les Cellules de projets (PCC) ou les Cellules Communaux (PCCO) constitues cet effet. A des stades diffrents de ses cycles dactivits, le FID fait des choix par rapport la gestion de la ralisation des projets : Y Projets Communautaires Classiques (PCC) o les responsabilits de la gestion de la ralisation de chaque projet sont confies des associations de bnficiaires dlgataires des matres douvrages ; Y Projets Communautaires raliss en Matrise dOuvrage Dlgu par le FID (PCMOD) o les matres douvrage dlguent leurs responsabilits dans le cadre de la ralisation des projets aux Directions InterRgionales du FID qui en assurent alors la gestion ; Y Projets Communautaires raliss par les Communes (PCCO) : le FID assume le rle dorganisme de financement proprement dit et ce sont les communes qui prennent en main la ralisation des projets. De plus, les Chargs de projet du FID appuient et assistent la commune dans lexcution de linvestissement et renforcent les capacits tout au long du processus. 3.2.4 Cycles dactivits Pour ce qui est des activits inhrentes aux AEPA, on retrouve trois grands cycles : Y Le cycle didentification des sous projets financer par le FID au titre dune anne donne Cette partie regroupe lensemble des activits que le FID et ses partenaires effectuent pour dterminer les sous projets AEPA et non AEPA qui seront financs au titre dune anne donne. Cette programmation aboutit la disponibilit du PTA du FID pour lanne programme. De par les expriences passes, la dure dlaboration du PTA du FID pour une anne N est denviron six mois et celui-ci devrait tre disponible ds le premier trimestre de chaque anne. Y Le cycle de ralisation des sous projets retenus dans le PTA Initi sur la base du PTA de chaque anne, ce cycle regroupe toutes les activits faire pour raliser les sous projets : prparation de chaque sous projet (tude prliminaire, signature des conventions, transfert des fonds, ), recrutement des prestataires pour les mobilisations communautaires, les tudes et les ralisations des travaux. Cette phase de la ralisation du PTA (exercice N), se droule du mois de Janvier au mois de Dcembre. Des activits de suivi sont galement effectues au niveau de ce cycle pour sassurer du bon droulement des sous projets raliss. Ces suivis correspondent au suivi oprationnel et couvrent les aspects socio organisationnel, technique, administratif et financier. Ils se traduisent surtout par la validation des diffrentes prestations ralises dans le cadre des sous projets (MPP/PIA, APS/APD/DAO, Travaux) et la vrification du respect des procdures en vigueur. Y Le cycle de suivi de la programmation des activits AEPA Ce cycle regroupe les activits ralises pour disposer des informations de suivi valuation requises par les diffrentes units du FID concernes par les sous projets AEPA. Pour le FID, il a pour objet le suivi priodique de lexcution technique et financire du PTA. La mesure de la ralisation des objectifs annuels se fait travers la valorisation des diffrents indicateurs retenus au niveau des diffrents outils de suivi valuation (rapport dactivits, tableaux de bord, ).
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Par ailleurs, ce cycle contient galement les procdures de transfert par le FID des informations de suivi valuation exiges par le Ministre charg du secteur AEPA. Ces informations sont principalement contenues dans les fiches IPO et ILA qui permettront la fois de tenir jour la BDEA et de procder au suivi des programmations transmises au Ministre par le biais du PTA. Il convient de confirmer que dans le cadre de ses activits de financement et de gestion des sous projets AEPA, les interventions du FID couvrent lidentification et la ralisation des sous projets. La partie exploitation des ouvrages AEPA financs relve de la responsabilit des communes qui en sont les propritaires et qui lon remet les installations la rception provisoire. Toutefois, les procdures ont t tablies telles que les activits de ralisation incluent la prparation du cadre dexploitation des ouvrages : choix du mode de gestion des ouvrages (gestion prive, gestion communautaire amliore, gestion en rgie), recrutement / structuration de lentit gestionnaire (concessionnaire / fermier / grant, CPEA), renforcement des capacits, . De plus, la composante Renforcement des Capacits du PDC peut intervenir aprs les sous projets AEPA proprement dits pour appuyer les bnficiaires dans lexploitation des ouvrages AEPA (formation, IEC, ). 3.3 PARTAGE DES ROLES Les intervenants dans les activits AEPA du FID sont : Au niveau des Organismes Etatiques Le Ministre charg du secteur AEPA, LANDEA, Le Ministre charg de la Sant Publique, Au niveau du FID Les units techniques de la Direction Gnrale, Les units techniques des Directions InterRgionales. Au niveau des bnficiaires des AEPA Les Autorits Locales principalement constitues par les Collectivits Dcentralises (Commune, District, Rgion), Les Associations des bnficiaires, Les usagers. Au niveau des prestataires en AEPA Les partenaires relais, Les bureaux dtudes, Les entreprises. Au niveau des exploitants des ouvrages AEPA Les fermiers, Les concessionnaires, Les grants, Les Comits de Points dEau Amliors.
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INTERVENANT ROLE ATTRIBUTIONS GENERALES Ministre charg du K Responsable et Promoteur du secteur K Rgalien du secteur AEPA secteur AEPA K Conception et mise en uvre du PNEA K Ngociation des prts et des dons auprs des partenaires financiers K Appui techniques aux intervenants du secteur (CTD, prestataires, agence dexcution, ) K Coordination et suivi valuation des interventions dans le secteur AEPA ANDEA K Gestion intgre des ressources en K Exercice de la police des eaux eau K Dlivrance des autorisations de prlvements et de dversements Ministre charg de K Application du Code de la Sant K Participe aux contrles de la qualit de la Sant Publique Publique leau (par rapport au lien entre la potabilit de leau et la sant publique) FID Direction K Conception des outils de travail et de K Appui aux units techniques des Gnrale Directions Interrgionales gestion des activits K Contrle des oprations K Appui ponctuel, Supervision, Audit technique K Dveloppement technique par rapport aux normes et innovations en matire dAEPA K Contrle des respects des procdures et normes K Validation des propositions dattribution des marchs K Relation institutionnelle : MCEPA, manifestations, K Suivi valuation global FID Direction K Rception, validation et slection des K Ralisation des oprations Interrgionale projets AEPA financer par le FID sur leurs K Appui aux Bnficiaires des sous zones dinterventions respectives projets K Transfert de fonds aux AB et aux communes dans le cadre des PCC et PCCO K Appui / Supervision des Associations des Bnficiaires lexcution des projets K Sur dlgation des communes, gestion des contrats (en tant que matre douvrage dlgu) avec les prestataires : passation des marchs, supervision des excutions, rception des prestations / travaux K Relations institutionnelles au niveau de la zone dintervention
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INTERVENANT Rgion
Commune
Association des bnficiaires
Usager
Partenaires relais
ATTRIBUTIONS GENERALES K Suivi valuation des sous projets K Coordination des projets AEPA au K Intgration des projets AEPA communaux niveau rgional au niveau du PRD K Recherche de financement rgional K Suivi valuation des projets AEPA de la Rgion K Matrise douvrage des infrastructures K Identification, formalisation et recherche de et des activits AEPA financement des projets en AEPA K Coordination des projets AEPA au K Ralisation des apports bnficiaires niveau communal K Excution des projets AEPA : construction, renouvellement et extension K Gestion des ouvrages AEPA K Contraction de convention de dlgation : Association de bnficiaires, FID, Gestionnaire dlgu K A titre exceptionnel, exploitation en rgie des ouvrages AEPA dont la commune est le matre douvrage K Ralisation des projets AEPA K Contraction de conventions de matrise douvrage dlgue avec les communes K Ralisation des apports bnficiaires Sur dlgation du Matre douvrage : K Identification, formalisation et recherche de financement des projets en AEPA K Contraction de conventions de financement avec le FID Si la ralisation est assure par lassociation : K Gestion des contrats avec les prestataires : passation des marchs, supervision des excutions, rception des prestations / travaux K Relations avec le FID dans le cadre de la ralisation des projets financs K Veille sur la bonne gestion et la bonne utilisation des ouvrages K Utilisation des services AEPA K Acquisition de leau auprs des points deau contre Paiement K Eventuellement, contribution aux travaux dentretien des ouvrages AEPA K Accompagnement des associations K Constitution / structuration des associations de bnficiaires durant la ralisation des bnficiaires des projets AEPA K Mobilisation des apports bnficiaires K Appui aux Communes dans la mise K IEC sur les thmes spcifis au niveau des en place du cadre dexploitation des TDR
ROLE
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FID, JUILLET 07
INTERVENANT ouvrages
ROLE
Bureau dtudes
K Ralisation des tudes inhrentes aux projets AEPA
MPE
K Ralisation des infrastructures en AEPA
Comit de point deau amlior
K Gestion des ouvrages
Exploitant (Fermier, K Gestion des ouvrages Concessionnaire, Grant)
ATTRIBUTIONS GENERALES K Formation des membres la gestion des ouvrages K Appui / Conseil aux Communes dans la prparation et la mise en place du cadre dexploitation des ouvrages issus des sous projets (choix du mode de gestion, formalisation CPEA, recrutement gestionnaire priv, ) K Ralisation des tudes prliminaires aux travaux AEPA : APS, APD, DAO K Contrle et surveillance des travaux K Ralisation dtudes spcifiques en matires dAEPA K Ralisation des travaux AEPA : construction, maintenance, rhabilitation et extension K Formation des artisans rparateurs Sur dlgation du Matre douvrage K Mise disposition des services AEPA K Maintenance des ouvrages Sur dlgation du Matre douvrage K Mise disposition des services AEPA K Maintenance des ouvrages AEPA K Selon mode de gestion : renouvellement et / ou extension du rseau
De ce qui prcde, il convient de mettre en exergue les points suivants : Y En matire dAEPA, le FID intervient sur deux fronts : En tant que bailleur de fonds o le FID alloue des fonds pour la ralisation des projets AEPA retenus pour tre excuts au niveau de son PTA ; En tant que matre douvrage dlgu lorsque les sous projets AEPA sont raliss sous convention de matrise douvrage dlgue. Y La commune est le matre douvrage des infrastructures AEPA riges sur son territoire et ce titre, elle reste seule juge des prrogatives quelle souhaite dlguer aux associations des bnficiaires ainsi que des conditions de ralisation de cette dlgation. Y Dans le cadre des projets AEPA financs par le FID, la commune en tant que matre douvrage peut faire les dlgations suivantes: La dlgation au profit des associations des bnficiaires o la Commune dlgue : Le pouvoir didentifier et de formaliser un projet en AEPA et den rechercher les financements ; Le pouvoir de grer la ralisation dun sous projet AEPA une fois que le FID accepte de le financer. La dlgation au profit de la DIR du FID pour le cas o celle-ci dcide que la gestion de la ralisation du sous projet se fera sous sa responsabilit (CMOD) ;
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La dlgation au profit dun gestionnaire de lexploitation des ouvrages AEPA raliss : comit de point deau amlior, fermier, grant, concessionnaire ou toute autre variante. Y Par ailleurs, et dans le contexte prcis du sous projet AEPA en question, les associations des bnficiaires ont pour principale raison dtre la ralisation du projet, ce qui implique quune fois le projet provisoirement rceptionn et la structure de gestion et dexploitation mise en place, lassociation nest plus implique dans lexploitation des ouvrages. Par contre, lassociation, si elle subsiste au-del de la finalisation du projet, peut sriger en gardienne de la bonne gestion et de la bonne utilisation des ouvrages dont elle a promue la construction ou la rhabilitation. A ce titre, elle a la possibilit de sadresser la Commune pour signaler les anomalies rencontres dans lexploitation des ouvrages (manque dentretien, lacunes des services, ). Y Pour le cas o la commune opte pour une gestion communautaire amliore, il est recommand dintgrer parmi les membres du CPEA quelques uns des membres du CPAB. Ceci afin de capitaliser les expriences acquises dans le cadre de la ralisation du sous projet au profit de lexploitation. Y Dans la mesure du possible, et pour viter les conflits / rejets de responsabilits entre les prestataires, il est pertinent de slectionner un prestataire par volet dintervention : Un partenaire relais pour la mobilisation et le renforcement de capacits, Un bureau dtudes pour llaboration des APS, APD et DAO ainsi que le contrle et surveillance, Une entreprise pour la ralisation des travaux.
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4 PROCEDURES
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4.1 IDENTIFICATION 4.1.1 Champ dapplication La phase didentification des sous projets AEPA a pour objectif de dterminer les sous projets AEPA financer par le FID pour une anne donne. Il convient de noter que la slection des sous projets financer sinscrit dans un cadre global cest dire qu ce stade de ses activits, le FID nadopte pas une dmarche spcifique aux sous projets AEPA mais procde par une approche gnralise (choix des communes dintervention, choix dun sous projet par commune retenue, ). Les procdures et les directives de cette phase sappliquent tous les postes de travail intervenant dans le traitement des requtes de financement et llaboration des PTA par DIR : Au niveau de la Direction Interrgionale : Le Service de Renforcement des Capacits et dAppui la Dcentralisation par le bais du CS et des socio-organisateurs qui se chargent du traitement des requtes de financement reues ; Tous les autres services de la DIR qui participent llaboration des PTA de la DIR. Au niveau de la Direction Gnrale : La Direction de la Qualit qui est charge de la consolidation des PTA (DG et DIR) ; Les instances de dcision qui leurs chelles respectives valident le PTA : Comit de Direction, Conseil dAdministration et Banque Mondiale. 4.1.2 Directives 4.1.2.1 Directives gnrales
1. Le FID peut financer en particulier des projets communautaires dans les domaines de lducation, de la sant, de leau potable, de lassainissement, des micro-primtres irrigus, des marchs et abattoirs communaux, du transport rural et de lnergie en milieu rural. 2. En matire dAEPA, le FID peut financer les ouvrages mentionns au niveau du point 3.2.2 du prsent manuel de procdures. Les projets comprennent la fois des infrastructures avec leurs quipements et des activits de formation et dIEC (telles que la formation d'enseignants ou d'infirmiers, ou des campagnes de lutte contre les maladies transmissibles), ou des fournitures de services ayant pour objectif d'amliorer la qualit, l'utilisation et l'impact des projets communautaires. 3. Des activits d'IEC concernant des thmes d'intrt ou de salubrit public lis la spcificit du projet financ et la rgion peuvent tre envisages. Par exemple, pour une adduction deau, le PDC financerait des activits dIEC pour la lutte contre les maladies diarrhiques et le cholra. 4. Pour identifier les projets quil va financer, le FID se base principalement sur les PCD des communes indpendamment que leur laboration ait t ou non finance par ses soins. Il est donc ncessaire de disposer des informations sur la disponibilit ou non des PCD pour les communes ligibles et leurs contenus en matire de projets ligibles et prioritaires.
4.1.2.2 Requtes de financement
5. Les requtes de financement peuvent tre dposes auprs des Directions Interrgionales du FID tout au long de lanne sans obligation pour le FID den assurer le financement. Elles ont pour principales raisons dtre de : Sassurer que les sous projets objets des requtes de financement correspondent effectivement aux besoins et aux priorits des bnficiaires inscrits dans le PCD ;
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Au moment de leurs insertions dans le PTA du FID, les bnficiaires sont intresss par leurs ralisations (le MDP National base la programmation des activits sur la Stratgie dImpulsion par la Demande SID) ; Les projets prioritaires au sein du PCD nont pas dj fait lobjet dautres financements par dautres dispositifs de financement. 6. La requte de financement est une lettre de format libre adresse au FID. Elle doit fournir les informations permettant de situer la localit o le sous projet sera ralis (rgion, district, commune et localit), de connatre lobjet du sous projet demand (construction ou rhabilitation douvrages AEPA, renforcement de capacit, ) et les demandeurs du sous projet (Commune, Association ou Groupe dindividus). Si la requte provient dune entit autre que la Commune, elle doit tre vise par le Maire. 7. La requte de financement est dpose auprs de lunit de la DIR charge de rceptionner les courriers qui lui sont adresss. Dans la mesure du possible, un accus de rception doit tre dlivr pour signifier la rception de la requte de financement. Toutes les requtes de financement passent par toutes les procdures administratives de traitement des courriers Arrives en vigueur au sein du FID mais leurs destinataires finals sont les socio-organisateurs du Service RCAD de chaque DIR. 8. Une base de donnes doit recevoir lenregistrement de toutes les requtes de financement dposes auprs de la DIR indpendamment de leur ligibilit ou non. A titre indicatif, les informations prvoir au sein de cette base de donnes sont proposes au niveau de lAnnexe du prsent Manuel. 4.1.2.3 PTA
9. Lanne PTA du FID correspond lexercice au cours duquel le PTA dfinitif est mis en uvre par le biais de la ralisation des sous projets programms. Elle stend du mois de Janvier au mois de Dcembre pour une anne PTA donne. Ainsi, pour une anne PTA N, le processus dlaboration du PTA doit tre initie lanne N 1. 10. Sur la base de lorientation et de la stratgie globale dfinies par la DG, chaque DIR labore son Programme de Travail Annuel (PTA) pour lexercice suivant celui en cours. Les arbitrages et la consolidation des programmes rgionaux sont effectus au niveau de la DG du FID. 11. Les DIR tablissent leurs budgets conformment leurs PTA respectifs et les budgets interrgionaux sont aussi consolids au niveau de la DG. 12. Le PTA et le budget dfinitifs sont arrts par un Comit de Direction prsid par le Directeur Gnral. Le Budget et le PTA doivent tre soumis pour approbation au Conseil dAdministration du FID et soumis pour avis de non objection la Banque Mondiale. Le contrleur de gestion assure le suivi et lanalyse de lexcution du budget. 13. Au niveau de chaque DIR, tous les services collaborent pour laborer le PTA. Le processus se fait par proposition successive : le charg de projet propose le PTA son niveau, la proposition est valid par le CS de rattachement, des sances de travail sont par la suite organises entre les services et avec le DIRE pour dcider du PTA de la DIR. 14. Il est noter que le processus dlaboration du PTA du FID est une activit itrative : les DIR proposent leurs PTA respectifs et la DG procde des ajustements par rapport la consolidation des PTA tablis. Des changes et des ajustements sont effectus jusqu ce que les PTA proposs rencontrent lapprobation de la DG. 15. Lorsque le PTA du FID est arrt et valid, la partie concernant les AEPA sera transmise par la DG au Ministre charg du secteur AEPA pour intgration au niveau de la programmation du secteur et la DG de lANDEA pour information par rapport la Gestion Intgre des Ressources en Eau (GIRE). 16. En tant que responsable du secteur, le MCEPA sassure quil ny aucun chevauchement au niveau des interventions prvues par le PTA du FID par rapport aux programmes dactivits des autres intervenants du secteur AEPA. Le cas chant, il revient au Ministre de procder larbitrage et la coordination des interventions.
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4.1.3 Fiches de procdures et rgles de gestion PHASE 1000 PROCEDURE PERIODICITE FAIT(S)
GENERATEUR(S)
IDENTIFICATION DE SOUS PROJET AEPA TRAITER UNE REQUETE DE FINANCEMENT Alatoire Arrive dune requte de financement
Fiche N. 1100
RESULTATS ATTENDUS Enregistrement de la requte de financement
REFERENCE D1101 D1102 D1103 Intervenants SocioOrganisateur
Excution Contrle Participation DOCUMENTS UTILISES LIBELL Requte de Financement Base de donnes des requtes de financement reues Lettre de rejet dune requte de financement Entre Action D1101 Vrifier lligibilit de la Commune de rattachement de la requte de financement Si la commune de rattachement est ligible
MISE EN OEUVRE Socio-Organisateur Chef du Service RCAD Directeur Inter-Rgional
Sortie
Rgle R1101
SocioOrganisateur SocioOrganisateur
D1101
Vrifier lligibilit du sous projet objet de la requte de financement D1102
R1102
D1101 Enregistrer la requte de financement dans la base de donnes des requtes de financement Si la commune de rattachement nest pas ligible ou si le sous projet demand nest pas ligible
R1103
SocioOrganisateur SocioOrganisateur CS RCAD D1103
Etablir une lettre de rejet de la requte de financement
D1103
Soumettre la lettre de rejet au Chef du service RCAD
D1101 D1103
Vrifier la conformit du rejet par rapport aux procdures de traitement des requtes Viser la lettre de rejet de la requte de financement D1101 D1103
R1104
CS RCAD SocioOrganisateur D1103
Lancer la procdure de signature et denvoi en courriers de la lettre de rejet
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PHASE 1000 IDENTIFICATION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 1100 REGLES DE GESTION REF. R1101 1. Pour tre ligible au financement du FID, une commune doit rpondre aux conditions suivantes : La commune doit tre une commune rurale ; La commune ne doit pas faire partie des communes ligibles au financement des AGETIP ou tout autre dispositif de financement ne devant pas se superposer avec le financement du FID ; Si elle a dj bnfici dun financement du FID auparavant, elle doit avoir respect ses engagements antrieurs concernant le fonctionnement et lentretien des ouvrages implants / rhabilits dans le cadre des sous projets antrieurs. 2. De plus, la commune concerne par la requte doit se trouver sous la juridiction de la DIR o la requte a t dpose. REGLES DE GESTION REF. R1102 1. Pour tre ligible au financement du FID, le sous projet tudi doit rpondre aux conditions suivantes : Le sous projet doit concerner une commune ligible au financement du FID (Cf. R1101) ; Le sous projet doit avoir pour principal objectif lamlioration du niveau de vie et du bien tre de la population bnficiaire. En matire dAEPA, cette condition pourrait se traduire par un accs facilit dune population donne leau potable et / ou aux infrastructures dassainissement, lamlioration de lhygine personnel et collectif, ; Le sous projet doit rpondre aux aspirations et aux besoins rels de la population bnficiaire ; Le sous projet doit bnficier la communaut de faon collective ou individuelle (par opposition un sous projet personnel ou celui dun groupe minoritaire) ; Le sous projet doit tre considr comme tant prioritaire et par la Commune de rattachement (priorit formalise au niveau du PCD) et par la population bnficiaire ; Le sous projet ne concerne pas des dpenses inhrentes lachat de terrains ou de vhicules ; Le cot du projet ne doit pas excder lquivalent de 65 000 USD : pour estimer le cot dun projet, le Responsable se rfre aux cots de ralisation de sous projets similaires antrieurement financs par le FID. 2. Dans le cas exceptionnel o le FID souhaiterait approuver un projet ncessitant un financement PDC suprieur lquivalent de 65 000 USD, il doit demander lavis de non objection de la Banque Mondiale. 3. Lorsque le Responsable a statu sur lligibilit ou non de la requte de financement, il appose son visa sur la requte de financement : date de traitement, dcision (Eligible ou Non ligible), identification et signature. REGLES DE GESTION REF. R1103 1. Toutes les requtes de financement reues doivent faire lobjet dun enregistrement au sein de la base de donnes des requtes de financement de la DIR. 2. Le Responsable y enregistre galement les informations inhrentes au traitement quil effectue pour vrifier les ligibilits de la commune et du sous projet. 3. Les requtes de financement traites sont archives suivant la procdure de classement en vigueur au sein du FID. REGLES DE GESTION REF. R1104 1. Le Chef du Service RCAD doit sassurer que les tapes requises par la procdure pour vrifier lligibilit de la requte de financement ont t correctement ralises par le Responsable ayant trait la requte ; et que la dcision de rejet de la requte est conforme aux conditions dligibilit. 2. Le visa du CS est indispensable pour marquer son approbation. Le DIRE ne procde la signature de la lettre de rejet que si celle-ci est vise par le CS.
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PHASE 1000 PROCEDURE PERIODICITE FAIT(S)

GENERATEUR(S)
IDENTIFICATION DE SOUS PROJET AEPA SELECTIONNER LES COMMUNES A FINANCER DANS LE CADRE DU PTA Annuel Calendrier de prparation du PTA
Fiche N. 1200
RESULTATS ATTENDUS Liste des communes qui bnficieront des financements
Excution
REFERENCE D1201 D1202 D1203 Intervenants SocioOrganisateur SocioOrganisateur Chargs de projet Chargs de projet Chargs de projet
Contrle Participation DOCUMENTS UTILISES LIBELLE Base de donnes des communes Liste priorise des communes Proposition de slection des communes dintervention Entre Action D1201 Procder la mise jour des critres de base servant dfinir le degr de pauvret des communes Etablir la liste priorise des communes
MISE EN OEUVRE Chargs de projet Chefs de Services DIR
Sortie
Rgle R1201
D1202
R1202
D1201 Etablir une proposition de slection des communes D1202 dintervention D1203 Etablir une proposition de mode dintervention pour chaque commune slectionne D1201 Soumettre la proposition de slection des communes D1202 dintervention aux Chefs de service D1203 D1201 Finaliser la slection des communes dintervention D1202 D1203 D1203 Soumettre la liste des communes slectionnes lapprobation du DIRE D1203 Valider la liste des communes slectionnes
D1203
R1203
D1203
R1204
Chefs de services / Chargs de projet Chefs de services Directeur Intergional
D1203
R1205
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PHASE 1000 IDENTIFICATION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 1200 REGLES DE GESTION REF. R1201 1. Les communes qui font lobjet de priorisation et de slection sont celles qui rpondent aux critres gnraux dligibilit des communes mentionnes au niveau de la rgle R1101 point 1. 2. Pour prioriser les communes, le FID utilise principalement la mthode de pondration par scoring base sur les donnes INSTAT / Cornell University Pauvret et Enclavement . Il est ncessaire de procder la mise jour de la base de donnes des communes afin de dterminer / mettre jour le degr de priorit des communes. 3. La mise jour des informations des critres de base consiste en lenregistrement des modifications survenues sur les situations des communes permettant dobtenir de nouveaux scores intgrant leurs volutions : Les nouvelles infrastructures : coles, ouvrages AEPA, routes, MPI, ; Le nombre de population par commune et la projection sur 10 ans ; Les sous projets financs par le FID ; . 4. Les principaux critres qui dterminent la priorit dune commune donne sont : Lexistence dun PCD ; Lquitabilit des interventions par rapport aux projets antrieurement financs ; Les indicateurs de pauvret dont lloignement, lindice de pauvret, le taux de scolarisation, le taux daccs aux CSB, le taux daccs aux AEP ; La capacit de gestion qui se traduit par la disponibilit dun compte administratif approuv par le conseil communal pour le dernier exercice et lexistence dune comptabilit basique relative lexcution des recettes, dpenses et lutilisation des subventions dEtat par commune ; La protection environnementale qui se traduit surtout par la performance dans la lutte contre les feux de brousse. REGLES DE GESTION REF. R1202 1. Une fois les informations mises jour, un score global est tabli pour exprimer le degr de pauvret de chaque commune. Une liste priorise la priorit tant donne la commune la plus pauvre est alors tablie. 2. En principe, les DIR slectionnent les communes les plus prioritaires de cette liste comme futurs bnficiaires des financements du FID pour lexercice objet de la prparation du PTA. 3. La priorisation des communes par la mthode de pondration par scoring donne une base de dpart pour la slection des communes dintervention par DIR. Toutefois et dpendamment des informations disponibles, des ralits sur terrains et de lquilibre gographique et administratif souhait pour les interventions, chaque DIR peut slectionner des communes moins prioritaires condition de pouvoir en justifier le choix. REGLES DE GESTION REF. R1203 1. Pour tablir la proposition de slection des communes dintervention, les Chargs de projet (socioorganisateur, ingnieur et environnementaliste) travaillent en troite collaboration. 2. Lobjectif est que le Projet de Dveloppement Communautaire (PDC) finance toutes les communes rurales de Madagascar pendant la dure du projet. Les principes de base sont de maintenir une rpartition quitable des ressources et de cibler les activits en faveur des communes les plus pauvres; la capacit de ralisation des projets est aussi un facteur pris en considration.
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PHASE 1000 IDENTIFICATION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 1200 3. Les principes de base retenir pour la slection des communes qui bnficieront des financements du FID sont donc : Toutes les communes rurales de Madagascar bnficient au moins une fois des financements du FID : par voie de consquence, les communes qui ont dj bnfici dun ou de plusieurs financements du FID sont moins prioritaires que celles qui nont jamais t finances ; Les financements du FID se focalisent sur les communes les plus pauvres donc celles-ci seront retenues en priorit sur la base de la liste priorise prcdemment tablie (D1202) ; A priorits gales, les communes qui disposent dj dun PCD sont favorises. REGLES DE GESTION REF. R1204 1. Lorsque la proposition de la liste des communes o la DIR interviendra est arrte, les Chargs de projet identifie celles o le FID interviendra en PCCO et celles o les interventions se feront par le biais de PCC. 2. Le nombre de communes o chaque DIR interviendra sous PCCO est dfini au niveau du paramtre de cadrage transmis par la Direction Gnrale. 3. Etant donn que dans le cadre dun PCCO, les communes disposent dune trs grande libert dans la gestion des fonds qui leur sont transfrs, le critre de choix des communes o le FID interviendra en PCCO est la capacit de gestion qui se traduit par : La disponibilit dun compte administratif approuv par le conseil communal pour le dernier exercice ; Lexistence dune comptabilit basique relative lexcution des recettes, dpenses et lutilisation des subventions dEtat par commune ; La performance des communes dans lexcution et la gestion de projets antrieurement raliss (pas ncessairement dans le cadre du FID). REGLES DE GESTION REF. R1205 1. La finalisation de la slection des communes dintervention seffectue par des sances de travail entre les Chefs de service et les Chargs de projet. 2. Ltape de slection des communes dintervention du FID sexcute de faon imbrique avec la procdure de slection des sous projets financer dans le cadre du PTA. En effet, au fur et mesure de laffectation et de lpuisement des enveloppes annonces pour llaboration du PTA, les Responsables sont amens intgrer ou retirer des communes de la liste des communes initialement slectionnes. 3. La ralisation de cette tape sera itrative jusqu ce que les Responsables arrivent un programme global correspondant lenveloppe prvue pour le PTA de la DIR. 4. Lorsque les Responsables se voient dans lobligation de rduire les communes qui bnficieront des financements (Cas de dpassement de lenveloppe prvue pour le PTA par exemple), ils procdent par limination de la commune la moins prioritaire de la liste parmi celles slectionnes. 5. La liste des communes financer est arrte lorsque les Responsables arrivent un programme de financement dont le cot total de ralisation correspond lenveloppe prvue pour le PTA.
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GENERATEUR(S)
IDENTIFICATION DE SOUS PROJET AEPA SELECTIONNER LES SOUS PROJETS A FINANCER DANS LE CADRE DU PTA Annuel Calendrier de prparation du PTA
Fiche N. 1300
RESULTATS ATTENDUS Liste des sous projets intgrer dans le PTA
Excution
RFRENCE D1102 D1203 D1301 D1302 D1303 D1304 Intervenants
Contrle Participation DOCUMENTS UTILISES LIBELL Base de donnes des requtes de financement reues Proposition de slection des communes dintervention Plan communal de dveloppement Liste des sous projets retenus Lettre de notification de demande de requte de financement PTA de la Direction Interrgionale Entre Action Pour chaque commune slectionne au niveau de la procdure Slectionner les communes financer dans le cadre du PTA - Et dans lordre de priorit retenu
D1203 Identifier le sous projet intgrer dans le PTA pour chaque D1301 commune slectionne D1302
MISE EN OEUVRE CPFID Chefs de service DIR
Sortie
Rgle
Chargs de projet
D1302
R1301
Chargs de projet
Vrifier lenregistrement dune requte de financement correspondant chaque sous projet retenu Si aucune requte de financement na t enregistre pour un sous projet
R1302
Socio-Organisateur
Etablir une lettre de notification de demande de requte de financement

D1303
D1303
R1303
Socio-Organisateur
Soumettre la lettre de notification de demande de requte de financement lapprobation du CS RCAD Vrifier la conformit de la notification par rapport aux procdures didentification des sous projets Viser la lettre de notification de demande de requte de financement Lancer la procdure de signature et denvoi en courriers de la lettre de notification de demande de requte de financement D1303
CS RCAD
D1303
CS RCAD
D1303
Socio-Organisateur
D1303
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PHASE 1000
Chargs de projet
IDENTIFICATION DE SOUS PROJET AEPA D1302 Soumettre la proposition de sous projets intgrer dans le PTA aux Chefs de Service D1302 Finaliser la slection des sous projets intgrer dans le PTA D1302 Soumettre la liste des sous projets financer dans le cadre du PTA lapprobation de la Direction Interrgionale D1302 Approuver les sous projets financer dans le cadre du PTA D1302 Discuter / Prsenter la programmation de la DIR auprs des entits pertinentes D1302 Lancer la procdure de formalisation du PTA de la DIR D1304 Soumettre le PTA de la DIR lapprobation de la Direction Gnrale
Fiche N. 1300
Chefs de services / CP FID CS RCAD
D1302
R1304
Direction Inter Rgionale DIR
D1302 R1305
DIR
D1304
Direction Gnrale
D1304 Consolider les programmes rgionaux et Elaborer le PTA du FID D1304 Soumettre le PTA consolid aux instances appropries du FID D1304 Faire transmettre le PTA AEPA approuv aux entits concernes Initier les demandes dautorisations pralables auprs des entits concernes Informer les communes bnficiaires des sous projets du PTA R1306 R1307
Directeur Gnral Directeur Gnral
DIR
R1308
DIR
R1309
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PHASE 1000 IDENTIFICATION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 1300 REGLES DE GESTION REF. R1301 1. Lidentification des sous projets intgrer doit tenir compte de lordre de priorit des communes slectionne c'est--dire que le Responsable choisit en premier lieu un sous projet pour la commune la plus prioritaire et ainsi de suite. 2. Pour identifier les sous projets intgrer dans le PTA de la DIR, le Responsable se rfre au PCD de chaque commune slectionne. 3. Les principes de base sont : On nexcute quun seul sous projet par commune slectionne pour laborer le PTA ; On retient de chaque PCD le sous projet ligible auquel la commune a accord la priorit la plus importante. 4. Les critres qui sont utiliss pour dcider du choix du sous projet excuter sont donc : Lligibilit du sous projet au financement du FID, La priorit accorde au sous projet dans le PCD, Lenveloppe disponible pour lexcution des sous projets. 5. Pour chaque commune, les tapes ralises par les Responsables sont : Les Responsables prennent le sous projet de premire priorit dans le PCD et en tudie lligibilit conformment aux critres dligibilit dun sous projet mentionns au niveau de la rgle R1102 ; Si le projet nest pas ligible, les Responsables passent au sous projet class prioritaire immdiatement aprs celui en cours, et ainsi de suite. Si le projet est ligible, les Responsables tablissent lestimation de son cot de ralisation et vrifie si ce cot peut sintgrer dans lenveloppe disponible par rapport celle prvue pour le PTA. Si le cot de ralisation estim cumul avec ceux des autres sous projets dj slectionns dpasse le montant de lenveloppe du PTA, les Responsables passent au sous projet class prioritaire immdiatement aprs celui en cours, et ainsi de suite. 6. Pour le cas o aucun des sous projets identifis au niveau du PCD dune commune ne peut tre intgr dans la programmation du PTA, les Responsables ont la possibilit de demander une nouvelle requte de financement la commune choisie ou dintgrer de nouvelles communes. 7. Si les Responsables se voient dans lobligation de diminuer le nombre des communes o la DIR interviendra dans le cadre du PTA, ils retirent en premier lieu les communes les moins prioritaires de la liste D1203. 8. Si les Responsables ont la possibilit dintgrer dautres communes dans la slection, il relance la procdure Slectionner les Communes financer dans le cadre du PTA ou ils intgrent la commune immdiatement aprs la dernire commune slectionne selon la liste priorise. 9. Pour ce qui est des sous projets AEPA, si le choix doit tre fait entre deux projets, le MDP National prconise galement quune distance de 1 km entre deux systmes devrait tre respecte de manire accorder la priorit aux localits qui doivent parcourir la distance la plus grande pour avoir accs leau. REGLES DE GESTION REF. R1302 1. La requte de financement est une formalisation de la demande des bnficiaires du financement par le FID de la ralisation dun sous projet. 2. Un sous projet ne peut tre ralis sil na pas fait lobjet dune requte de financement. 3. La vrification consiste en la recherche dans la base de donnes des requtes reues et traites si une requte de financement a t dpose pour la ralisation du sous projet slectionn partir du PCD pour une commune donne.
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PHASE 1000 IDENTIFICATION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 1300 REGLES DE GESTION REF. R1303 1. Si le sous projet slectionn na pas fait lobjet dune requte de financement enregistre, le Responsable tablit une lettre de notification ayant pour objectif de demander la commune slectionne de faire parvenir au FID la requte de financement concernant le sous projet retenu. 2. A ce stade du processus, la requte de financement est indispensable pour sassurer que les bnficiaires sont intresss par la ralisation du projet dune part, et que dautre part, le sous projet retenu na pas entre temps bnfici dun financement. 3. Pour ne pas engendrer des dcalages dans le calendrier de prparation du PTA, un dlai de 15 jours est donn la commune pour faire parvenir au FID cette requte de financement. Si le dlai expire sans que la commune ait fait parvenir une requte de financement au FID, ce dernier est en droit de retirer la commune de la liste des communes financer dans le cadre du PTA et intgrera de nouvelles communes sur la base de la procdure Slectionner les Communes financer dans le cadre du PTA . 4. Les chargs de projet du FID interviennent en appui aux communes et / ou aux associations des bnficiaires pour llaboration et le dpt des requtes de financement demandes dans le cadre de llaboration du PTA. REGLES DE GESTION REF. R1304 1. La finalisation de la slection des sous projets intgrer dans le PTA seffectue par des sances de travail entre les Chefs de service et les Chargs de projet. 2. La ralisation de cette procdure sera itrative jusqu ce que les Responsables arrivent une slection globale correspondant lenveloppe annonce pour le PTA. 3. Le PTA de la DIR est tabli sur la base de la programmation finale retenue dans le cadre de cette procdure. REGLES DE GESTION REF. R1305 1. Cette tape de la procdure vise sassurer auprs des entits concernes de la synergie des interventions par rapport aux programmes existant au niveau des rgions concernes. Elle doit permettre galement de sassurer que les sous projets retenus au niveau du PTA de la DIR ne font pas lobjet de programmations par dautres intervenants. 2. En matire de projets AEPA, les entits concernes par cette sollicitation au niveau rgional sont titre indicatif : Lautorit rgionale principalement reprsente par la Direction du Dveloppement Rgional o il sagit de sassurer de labsence de contradiction et de la programmation non redondante des sous projets par rapport au Plan Rgional de Dveloppement ; La reprsentation rgionale du Ministre charg des AEPA qui doit sassurer que les sous projets du PTA ne figurent pas dans les programmes dintervention du Ministre ; La reprsentation rgionale de lANDEA (Agence ou Comit de bassin) pour sassurer quaucune restriction nest en vigueur quant aux prlvements / dversements des ressources en eaux au niveau des communes o le FID prvoit de raliser les sous projets AEPA. De plus, cette dmarche initie dj le processus de demande dautorisations de prlvements et de dversements de ressources en eau effectu de faon global par le FID pour son PTA ; Eventuellement, chaque DIR du FID peut galement solliciter lavis des plates-formes de collaboration et de rflexion entre acteurs du secteur AEPA existant au niveau de la rgion (CRD, ). 3. Il appartient au Directeur Interrgional et ses collaborateurs de juger de la ncessit ou non de modifier la programmation initialement tablie par rapport aux observations reues dans le cadre de cette dmarche.
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PHASE 1000 IDENTIFICATION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 1300 REGLES DE GESTION REF. R1306 1. Le processus de validation du PTA dfinitivement retenu par la Direction Gnrale du FID se fait de faon successive: Approbation du Comit de direction (prsid par le Directeur Gnral), Approbation du Conseil dAdministration, Non objection de la Banque Mondiale. REGLES DE GESTION REF. R1307 1. Lorsque le PTA du FID pour une anne donne a reu les approbations requises, la DG envoie les parties du PTA concernant les AEPA aux entits concernes dont : Le Ministre charg du secteur AEPA ; La DG de lANDEA. REGLES DE GESTION REF. R1308 1. Lorsque le PTA du FID pour une anne donne est dfinitivement approuv, chaque DIR procde la demande des autorisations pralables ventuellement requises pour lexcution des sous projets. 2. Conformment aux dispositions du Code de leau et de ses dcrets dapplication, tout prlvement ou dversements sur les ressources en eau doivent faire lobjet dune demande dautorisation pralable. Les sous projets AEPA du FID sont concerns par ces dispositions et les dmarches pour ce faire sont : La DG dpose auprs de la Direction Gnrale de lANDEA le PTA global du FID pour information, Chaque DIR du FID dpose auprs de son Agence de bassins de rattachement la partie du PTA qui la concerne. Les autorisations sont dlivres au fur et mesure de linstruction des dossiers sans que cette dmarche ne constitue un blocage pour lavancement de la ralisation du sous projet au niveau de la DIR du FID. REGLES DE GESTION REF. R1309 1. Une fois le PTA dune anne donne dfinitivement valide, chaque DIR doit informer les communes concernes par les sous projets prvus par le PTA de leurs slections. Cette information se fait par le biais dune lettre adresse lunit ayant fait la requte de financement au FID (Commune ou Bnficiaires). Si la Commune nest pas linstigatrice de la demande, une copie de la lettre doit lui tre adresse. 2. Pour chaque destinataire, la lettre doit mentionner la consistance du sous projet retenu et doit insister sur limpratif dinformer le FID si des problmes se posent quant la ralisation du sous projet mentionn : double financement, projets devenus non prioritaires, constitution des apports bnficiaires, .
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4.1.4 Formulaires et tats de sortie CODE D1101 D1102 D1103 D1201 D1202 D1203 D1301 D1302 D1303 D1304 INTITULE Requte de Financement BDD des requtes de financement reues Lettre de rejet dune requte de financement BDD des communes ligibles Liste priorise des communes Proposition de slection des communes dintervention PCD Liste des sous projets retenus Lettre de notification de demande de requte de financement PTA de la DIR PREVU PARTIE II PAGE Oui 2.1 8 Oui 2.2 10 Non Non Non Oui 2.3 11 Non Non Non Oui 2.4 14
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4.2 REALISATION 4.2.1 Champ dapplication Cette partie du manuel de procdure sapplique aux activits inhrentes la ralisation des projets AEPA retenus pour tre excuts via le financement du FID. Partant de lhypothse que les sous projets AEPA raliser au titre dune anne sont donc identifis au niveau du PTA, elle couvre les aspects suivants des activits: La ralisation des activits pralables au lancement des sous projets ; Le recrutement des diffrents prestataires qui vont contribuer la ralisation des sous projets ; Les validations successives des prestations fournies par les partenaires relais, bureaux dtudes et entreprises adjudicataires des marchs. Les entits qui assurent et participent sa mise en uvre sont : Les units oprationnelles de la DIR ; Les units techniques de la Direction Gnrale. Pour ce qui est des ouvrages AEPA raliss comme tant des ouvrages connexes aux ouvrages principaux (notion de KIT), les lments des procdures qui sappliquent sont : Les thmes de mobilisation retenus pour les AEPA doivent tre intgrs au niveau des mobilisations spcifiques aux ouvrages principaux ; Au niveau des tudes, et dans le cas des ouvrages AEP, lanalyse physico-chimique de leau doit tre effectue pour sassurer que les eaux fournies par les ouvrages sont potables ; Les ouvrages AEPA raliss doivent rpondre aux exigences et aux spcifications techniques du manuel de procdures (Cf. Partie III Spcifications techniques) et les procdures de rception des prestations et des travaux du prsent manuel doivent tre ralises en mme temps que les procdures en vigueur pour les ouvrages principaux ; En terme de suivi de la programmation AEPA, les ouvrages raliss sinscrivent dans la ralisation de la DIR et sintgrent dans la valorisation des indicateurs dune part et dautre part le remplissage des fiches IPO et ILA doit tre ralis et les documents ainsi tablis doivent tre remis au Ministre charg de la tenue jour de la BDEA. 4.2.2 Directives 4.2.2.1 Directives gnrales
1. Le FID tant une agence dexcution du PDC, la politique du Faire Faire doit tre applique dans la ralisation des sous projets prvus par le PTA. Aussi, et par dfinition, la gestion de la ralisation des sous projets est confie aux Cellules de projet pour les PCC et aux Cellules Communales pour les PCCO sous la condition que celles-ci soient en mesure de mener bien la ralisation des sous projets. 2. Par voie de consquence, et lorsquil savre que lenvergure technique ou / et financire des sous projets dpassent les comptences des Cellules de Projet, la DIR du FID est habilite prendre en charge la gestion de la ralisation des sous projets par le biais dune excution en PCMOD. Cette dcision est prise dans le cadre de la validation du MPP et doit faire lobjet de la signature dune convention de matrise douvrage dlgu entre la Commune et le FID (CMOD). 3. Durant la phase de ralisation des sous projets, trois dimensions doivent tre prises en considration lors des tudes et des activits : La dimension socio-conomique, La dimension technique, et,
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La dimension environnementale. 4. Dans la mesure du possible, et pour viter les conflits / rejets de responsabilits entre les prestataires, il est pertinent de slectionner un prestataire par volet dintervention : Un partenaire relais pour la mobilisation et le renforcement de capacits, Un bureau dtudes pour llaboration des APS, APD et DAO ainsi que le contrle et la surveillance des travaux, Une entreprise pour la ralisation des travaux. 5. Au dbut de chaque anne, et conformment aux procdures en vigueur, le FID effectue la mise jour du registre de ses prestataires. Les tapes ralises pour la mise jour du registre des prestataires sont : Lancement dun avis dappel manifestation dintrt denvergure nationale ; Evaluation des dossiers de pr-slection reus et catgorisation des prestataires par chaque CRAM des DIR ; Soumission des listes des prestataires par DIR la Direction Gnrale ; Etablissement de la liste dfinitive des prestataires retenus et notification des prestataires slectionns. 4.2.2.2 CRAM
6. Chaque Direction Interrgionale dispose dune CRAM dont les membres permanents sont : Le Directeur Interrgional qui assure la prsidence de la Commission, Le CS Technique, Le CS RCAD, Un Ingnieur, Un Socio organisateur. 7. Pour lattribution des marchs de travaux, ces membres sont renforcs par le Chef du Service Administratif et Financier ainsi que par deux reprsentants du bureau dtudes matre duvre pour les travaux objets de la passation de marchs. 8. La CRAM a pour principales attributions : Prslection des Bureaux dtudes (BE) et des Micro et Petites Entreprises de construction (MPE du BTP) ; Approbation des listes restreintes des BE ; Recommandations la Direction Gnrale pour lattribution des marchs aux BE, MPE et fournisseurs. 9. Les dcisions de la CRAM sont prises la majorit absolue et les PV des runions doivent tre signs par tous les membres. 4.2.2.3 Approbation des sous projets auprs du Ministre charg du secteur AEPA
10. Avant d'tre approuvs par les instances appropries du FID, les sous projets AEPA sont soumis pour avis au Ministre charg du secteur Eau Potable et Assainissement. Lobjectif est de sassurer que les sous projets AEPA prvus dans le PTA du FID : Sont conformes aux politiques et stratgies sectorielles ; Concourent de faon directe ou indirecte la ralisation des objectifs du secteur ; Ne sont pas redondants par rapport aux autres interventions et ralisations dj prvues par dautres acteurs du secteur. 11. Cette demande davis se manifestera diffrents niveaux dans le cadre des activits AEPA du FID : Lorsque chaque DIR a tabli la version finale de son PTA rgional, elle en transmet une copie la reprsentation du Ministre charg du secteur AEPA pour avis ; Des lettres dinformation seront par la suite adresses la reprsentation du Ministre charg du secteur AEPA au fur et mesure du lancement effectif des sous projets titre informatif.
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12. Les dlais requis pour ces demandes davis sont convenir entre chaque DIR et la reprsentation locale du Ministre correspondante. Labsence de rponse lissue des dlais fixs constitue une acceptation sans rserves de la part du Ministre. 13. Lorsque le PTA du FID a obtenu toutes les approbations requises, une copie de la version finale du document sera transmise la reprsentation centrale du Ministre charg du secteur AEPA par la DG du FID. De mme, chaque DIR transmettra la reprsentation locale du Ministre une copie du PTA interrgional. 4.2.2.4 Approbation des sous projets au niveau du FID
14. Lapprobation des sous projets PCCO financer par le PDC se fait comme suit : DG pour les sous projets pour lesquels le financement PDC est infrieur ou gal 65 000 USD q. ; CA pour les sous projets pour lesquels le financement PDC est suprieur 65 000 USD q. mais infrieur ou gal 75 000 USD q. ; Dans les cas exceptionnels o le FID souhaiterait approuver un sous projet ncessitant un financement PDC suprieur 75.000 USD q., il doit demander lavis de non objection de la Banque Mondiale. 15. Lapprobation des projets communautaires classiques (PCC et PCMOD) financer par le PDC se fait comme suit : DIR pour les projets pour lesquels le financement PDC est infrieur ou gal 15 000 USD q. ; DG pour les projets pour lesquels le financement PDC est suprieur 15 000 USD q. mais infrieur ou gal 45.000 USD q. ; CA pour les projets pour lesquels le financement PDC est suprieur 45.000 USD q. mais infrieur ou gal 65.000 USD q ; Dans les cas exceptionnels o le FID souhaiterait approuver un projet ncessitant un financement PDC suprieur 65.000 USD q., il doit demander lavis de non objection de la Banque Mondiale. 4.2.2.5 Cellule de projet / Cellule Communale / Chargs de projet
16. La responsabilit de la gestion administrative, technique et financire dun sous projet raliser par le FID est dfinie selon le mode dexcution dun sous projet : 1 PCCO Cellule Communale dont les membres sont : Reprsentant de la commune, Trsorier, Secrtaire, Responsable technique de projet, Responsable de lentretien. Cellule de Projet dont les membres sont : Prsident lu de lassociation, Trsorier, Secrtaire, Responsable technique de projet, Responsable de lentretien. Chargs de projet qui sont des personnels des DIR du FID : Socio-organisateur, Ingnieur, Environnementaliste
2 PCC
3 PCMOD
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4.2.2.6
Etudes pralables
17. Dans la mesure du possible, et sur la base des prix de rfrence disponibles au sein du FID, il est pertinent dannoncer au niveau des TDR des APS / APD / DAO et strictement titre indicatif les enveloppes prvues pour les travaux, les dlais dexcution global et dtaill de manire ce que les variantes proposes et les calculs tiennent dj compte des contraintes lies ces diffrents aspects. Intgrer au niveau des prestations des bureaux dtudes ltablissement des diffrents cots rcurrents correspondants lexploitation des ouvrages : charges de fonctionnement, charges dentretien (courant et priodique) et ventuellement le cot de renouvellement. Au niveau des APS et pour chaque variante identifie, les bureaux dtudes devront galement dfinir une fourchette de prix indiquant le prix probable de leau pour viter que les bnficiaires optent pour une variante dont le prix de leau correspondant ne rentre pas dans leur capacit de Paiement. Conformment aux spcifications du prsent MDP, les analyses relatives la qualit de leau doivent tre ralises au niveau des APS et la rception provisoire. Toutefois, le FID se rserve le droit de spcifier au niveau des termes de rfrences des tudes pralables et / ou des travaux des exigences spcifiques concernant les analyses faire pour dterminer la qualit de leau et les traitements ventuellement requis pour la rendre potable le cas chant. Pour faciliter leurs tudes et dans la mesure du possible, les prestataires peuvent recourir aux donnes et tudes disponibles pour engranger le maximum dinformations pour une tude hydrogologique : BDEA, Fleuves et Rivires de Madagascar, donnes mtorologiques, . 18. Les bnficiaires donnent leurs accords sur la conception du sous projet jusquau niveau de lAPD. Pour la suite du projet, ils pourront formuler leur avis sans que les prestataires soient dans lobligation de sy conformer si ceux-ci ont des impacts ngatifs sur le bon droulement du sous projet. Il convient de mentionner que les documents APS et APD proprement dits ne sont pas prsents aux bnficiaires compte tenu de leur complexit technique. Les BE doivent laborer des supports de prsentation pratiques, comprhensibles et rsumant les points essentiels susceptibles dorienter le choix des bnficiaires. 19. Pour les projets communautaires classiques : la DIR doit dfinir le mode dexcution du sous projet (PCC ou PCMOD) lissue de la validation du MPP. 4.2.2.7 Contribution des bnficiaires
20. Si le sous projet financ par le FID correspond la construction de nouveaux ouvrages, la fourniture ou la mise disposition de terrains est une obligation des bnficiaires et vient en sus de leurs contributions. 21. Le financement dun sous projet par le FID est conditionn par la contribution des bnficiaires. Cette contribution est calcule au prorata du cot de ralisation du sous projet. En ce qui concerne les sous projets AEPA, les conditions de cet apport varient suivant le mode dexcution du sous projet : PROJETS COMMUNAUTAIRES REALISES PAR LES COMMUNES (PCCO) TAUX DESCRIPTION 5.00% Au minimum Contribution au cot des investissements et activits du PIA fournir Espces, Nature, Main douvre 4.00% Au maximum Frais de fonctionnement lis lexcution du PIA Espces 1.00% Au minimum Contribution au fonds dentretien Espces
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PROJETS COMMUNAUTAIRES REALISES PAR LES ASSOCIATIONS DES BENEFICIAIRES (PCC) TAUX DESCRIPTION 5.00% Au minimum Contribution au cot des investissements Espces, Nature, Main doeuvre 4.00% Au maximum Frais de fonctionnement lis lexcution du projet Espces 1.00% Au minimum Contribution au fonds dentretien Espces PROJETS COMMUNAUTAIRES REALISES PAR LE FID (PCMOD) TAUX DESCRIPTION 9.00% Au minimum Contribution au cot des investissements Espces, Nature, Main duvre 1.00% Au minimum Contribution au fonds dentretien Espces 22. La dtermination des apports bnficiaires relve de la responsabilit des bnficiaires avec lappui des PR et est ralise dans le cadre de llaboration des documents de prparation de projet (PIA/MPP). Pour ce faire, les PR conviennent avec les bnficiaires de la consistance de leurs apports lexclusion de la contribution au fonds dentretien qui ne peut tre que sous forme numraire et ne peut tre infrieure 1.00 % du cot du projet. 23. Pour viter une interfrence sur lavancement des travaux des PME, les apports en nature et en main duvre des bnficiaires consisteront en la ralisation dune unit connexe indpendante sans relation directe avec les ouvrages principaux ou / et ne ncessitant pas un niveau de technicit lev : le creusage des tranches, la ralisation des murs de clture, lamnagement des alles menant aux points deau, les jardins entourant les ouvrages, . 24. La contribution au fonds dentretien de chaque sous projet est une condition remplir pour la mise disposition des fonds. Elle doit tre verse sur un compte bancaire du FID et le bordereau de versement correspondant est transmis au FID pour notification du versement effectif. 25. Les contributions en mains doeuvre et en matriaux sont ralises durant les travaux. Pour formaliser lengagement des bnficiaires, une lettre dengagement est intgrer dans les documents de prparation de projets (PIA/MPP). A la ralisation, les MPE tablissent un PV de constat narrant les contributions effectives des bnficiaires. 4.2.2.8 Mise disposition des fonds
26. Les fonds allous par le FID pour la ralisation des projets doivent faire lobjet de louverture dun compte spcifique et exclusivement utilis pour le financement du sous projet. 27. Pour le cas des projets PCCO, la mise disposition des fonds se fait en une seule fois lorsque le PIA a t labor et valid et que toutes les pices qui doivent lui tre annexes sont runies : Approbation du PCD par le Conseil Communal, Approbation du PCD par le FID, Dlibration du Conseil Communal portant octroi de PCCO au profit de la Commune (aprs la signature de la convention), Reu du fonds d'entretien dlivr par le FID, PV de runion portant nomination des membres de la Cellule Communale, Approbation par le Conseil Communal des membres de la Cellule Communale, Demande de financement du PIA signe par le Maire (mentionnant que les projets raliser sont prioritaires),
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Lettre signe par le Maire et relev didentit bancaire des comptes ouverts par la Commune (compte FID IV et compte Fonctionnement), Attestation de bonne fin de ralisation des apports (Bordereau de versement pour les apports en espces, lettre d'engagement pour les travaux en rgie, PV de constat des matriaux raliss), Budget d'utilisation du fonctionnement, Autorisation des ministres de tutelle pour la ralisation des travaux, Certificat de situation juridique de terrain sil sagit dune nouvelle construction. 28. Pour le cas des projets PCC, le financement du PDC est vers par le FID au compte bancaire principal de l'AB en quatre tranches, non pas sur la base de factures ou autres pices comptables, mais en fonction de lavancement du projet. A la demande des bnficiaires et aprs approbation par le FID des rapports davancement du Projet que la CPAB prpare et soumet au FID, le Paiement de cette contribution du FID seffectue comme suit : Premire tranche: 30% du total du financement quand les 2 conditions suivantes sont satisfaites: Signature des conventions (convention de dlgation Commune AB, convention de financement FID AB, convention dentretien FID Commune), Rception par la DIR du FID du bordereau de versement sur un de ses comptes de la contribution des bnficiaires au fonds dentretien. Deuxime tranche: 30% du total du financement la notification de lEntreprise titulaire des travaux. Troisime tranche: 30% du total du financement quand les travaux, dune qualit juge acceptable par le FID : auront atteint un avancement cumul de 50% pour la part finance par le FID ; et, auront atteint un avancement cumul de 100% pour la part des bnficiaires. Quatrime tranche:10% du total du financement la fin des travaux financs par le FID, dune qualit juge acceptable par lui, et aprs la remise du rapport final par les bnficiaires. Louverture et lutilisation du compte en banque principal de lAssociation sont soumises certaines conditions, en particulier en ce qui concerne les retraits sur ce compte. Par ailleurs, le FID a un droit de regard sur ce compte, et il a le droit de le bloquer en cas de malversations dment constates par les reprsentants du FID. 4.2.2.9 Utilisation des reliquats
29. Le reliquat dun sous projet correspond au montant des fonds allous pour sa ralisation qui nont pas fait lobjet dengagement la rception provisoire des sous projets. 30. Avant la rception provisoire des ouvrages, les responsables de lexcution du sous projet (CC/CPAB/CPFID) valuent le reliquat sur le financement. Sil y a un reliquat sur le financement dun sous projet AEPA, les Responsables identifient des activits quils pourront financer avec les fonds non consomms et tablissent un programme dutilisation dont la ralisation ne devra pas dpasser la date de la rception dfinitive des ouvrages du sous projet. Ce programme devra tre disponible au plus tard la rception provisoire des ouvrages. 31. Les reliquats sur financement nayant pas fait lobjet de programme dutilisation la rception provisoire devront tre reverss au FID par le biais dun virement sur un compte bancaire indiquer par la DIR. 32. Les programmes dutilisation sont soumis lapprobation de la DIR du FID qui formalise son accord par une lettre signe par le responsable autoris. 33. Lexcution des programmes dutilisation valids doit faire lobjet dun rapport joindre aux documents adresser aux DIR la fin des sous projets.
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4.2.2.10 Restitution des fonds dentretien 34. La contribution au fonds dentretien de chaque sous projet vers par les AB auprs du FID sera restitue au matre douvrage (c'est--dire la commune) la rception dfinitive des ouvrages objets de chaque sous projet. Ce choix est motiv par le fait que la responsabilit de sassurer que les infrastructures soient convenablement entretenues relve du matre douvrage. Les conditions pour la restitution de ce fonds sont : Le prix de leau a t fix et officialis par une note mise par le matre douvrage ; Le mode de gestion des ouvrages a t dcid : gestion communautaire amliore (CPEA), gestion prive (affermage, concession ou grance) ou titre exceptionnel gestion en rgie ; Si le mode de gestion est une gestion communautaire amliore, le CPEA doit tre oprationnel ; Si le mode de gestion est une gestion prive, le contrat de dlgation (affermage, concession ou grance) doit avoir t sign entre le matre douvrage et le dlgataire. 35. Si le matre douvrage a opt pour une gestion communautaire amliore, il devra transfrer les fonds dentretien qui lui ont t verss au CPEA au plus tard un mois aprs la date laquelle les fonds ont t transfrs sur son compte. Le CPEA devra inscrire lencaissement de ce montant dans ses livres et utilisera les fonds exclusivement pour financer les entretiens et la rparation des ouvrages. Le matre douvrage doit intgrer le contrle de la bonne gestion et de la bonne utilisation du fonds dentretien dans ses missions de contrle. 36. Si le matre douvrage a opt pour un affermage, le fonds dentretien sera utilis pour financer les missions de contrle quil doit dtacher pour sassurer que le fermier exploite ses installations convenablement et que les travaux dentretien et de rparation sont effectus dans la rgle de lart. Le fonds dentretien pourra galement tre utilis pour le lancement dun appel doffre ventuel pour recruter un nouveau fermier en cas de dsistement ou de dfaillance de celui en cours. En outre, et si le fonds nest pas encore puis lorsque le cas se prsente, le matre douvrage peut galement lutiliser pour subventionner les grosses rparations sur les installations rendues ncessaires suite des cataclysmes naturelles (cyclone, ). 4.2.3 Fiches de procdures et rgles de gestion
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PHASE 2000 Procdure PERIODICITE FAIT(S)

GENERATEUR(S)
EXECUTER LES SOUS PROJETS RECRUTER UN PARTENAIRE RELAIS (PR) Alatoire Disponibilit du PTA dfinitif et du budget MISE EN OEUVRE Socio-Organisateur CS RCAD
Fiche N. 2100
RESULTATS ATTENDUS Slection dun partenaire relais
REFERENCE D2101 D2102 D2103 D2104 D2105 D2106 D2107 D2108 D2109 D2110 D2111 D2112 D2113 D2114 D2115 D2116 Intervenants
Excution Contrle Participation DOCUMENTS UTILISES LIBELLE
Registre des prestataires Liste restreinte de partenaires relais Demande de proposition Certificat de visite des lieux Proposition technique Proposition financire Formulaire de dpouillement Rapport dvaluation sur loffre technique Lettre de notification pour louverture des plis financiers Rapport final dvaluation Lette dapprobation Lettre de rejet du rapport dvaluation Lettre de notification Contrat Ordre de service Lettre dinformation Entre Action Pour un sous projet AEPA du PTA dfinitif D2101 Etablir une liste restreinte de PR Transmettre la liste restreinte la CRAM pour approbation
Sortie
Rgle
Socioorganisateur
D2102
R2101
CRAM
Valider la liste restreinte de PR Si la liste est rejete, Relancer ltape dtablissement de la liste restreinte de PR Si la liste est approuve Transmettre la liste restreinte au socio organisateur
R2102
Socioorganisateur
Prparer la demande de proposition Envoyer la demande de proposition aux PR de la liste restreinte Si la demande de proposition prvoit une visite des lieux Organiser la visite des lieux
R2103
D2103
R2104
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PHASE 2000 Personnel administratif Commission de dpouillement Commission dvaluation Socio organisateur
EXECUTER LES SOUS PROJETS Recevoir les documents de soumission
Fiche N. 2100 D2104 R2105
D2107 Procder au dpouillement des offres
D2105 D2106
R2106
Evaluer la proposition technique
R2107
Rdiger le rapport dvaluation sur loffre technique Notifier les PR de louverture des plis financiers
D2108 D2109
R2108
Commission de dpouillement Commission dvaluation Socio organisateur
D2107 Procder louverture des offres financires
R2109
Evaluer la proposition financire
R2110
Rdiger le rapport dvaluation
D2110 D2111 D2112
Soumettre le rapport la CRAM pour approbation Socio organisateur Si le rapport est rejet Relancer la procdure dvaluation Si le rapport est approuv Etablir la lettre de proposition dattribution et transmettre la DIR pour signature Socio organisateur Etablir la lettre de notification du PR adjudicataire du march Lancer la procdure administrative denvoi en courriers de la lettre de notification du PR adjudicataire Socio organisateur Formaliser le contrat Etablir lordre de service Etablir la lettre dinformation des PR non adjudicataires Lancer la procdure administrative denvoi en courriers de la lettre dinformation des soumissionnaires non adjudicataires D2116 D2114 D2115 R2113 R2114 D2113 R2112 R2111
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2100 REGLES DE GESTION REF. R2101 1. La liste restreinte est tablie sur la base du registre des prestataires constitu chaque dbut dexercice. Les critres de choix utiliser sont : Les prestataires disposent au minimum des comptences en laboration de documents de prparation de projet et en mobilisations communautaires ; Les prestataires disposent des moyens humains et matriels requis pour assurer les missions sur terrains ; Les prestataires ont une bonne connaissance de la rgion dintervention ; La localit dintervention fait partie de la zone dintervention des prestataires. REGLES DE GESTION REF. R2102 1. La CRAM procde la vrification des critres de choix retenus au cours de llaboration de la liste restreinte de partenaires relais et la conformit et respect des procdures. 2. Lapprobation de la CRAM se traduit par le visa de son prsident et doit comprendre la date de visa, sa signature avec le cachet Approuv ou Rejet selon le cas avec mention du motif de rejet de la liste. REGLES DE GESTION REF. R2103 1. La lettre dinvitation doit faire tat de la liste des PR slectionns et a pour objet de demander aux prestataires de soumettre des propositions techniques et financires. A titre indicatif, le document dappel doffres comprend les lments suivants : Linvitation soumettre dans un dlai minimum de 21 jours partir de la rception de la demande de propositions, une offre technique et une offre financire ; La description sommaire du projet ; Le contact pour obtenir des informations supplmentaires concernant le projet ; Les procdures et les critres dvaluations des offres ; Le modle de prsentation du dossier de soumission ; Le dlai dexcution des prestations ; La date de commencement prvue des prestations ; La date et lheure auxquelles le dossier de soumission doit tre dpos ; Ladresse de dpt des dossiers de soumission ; La date et lheure douverture des plis ; Ladresse o le dpouillement se droulera. 2. De faon gnrale, le PR est recrut pour accompagner la mise en uvre du sous projet. Ainsi, le PR effectue ses interventions depuis le lancement du sous projet jusqu la rception dfinitive des travaux. 3. Il convient de mentionner que si le sous projet est initi dans le cadre dun PCCO, le PR labore un Plan dInvestissement Annuel (PIA) tandis que dans le cadre dun PCC, le PR labore un Mmoire de Prparation de Projet (MPP). 4. Les termes de rfrences doivent tenir compte des particularits de chaque sous projet objet de lappel doffre. Nanmoins, les prestations demandes aux PR doivent au minimum comprendre les points suivants : Etude de prfaisabilit du sous projet dans le cadre duquel le PR devra : Fournir les rfrences du PCD, Faire la description des requtes et lidentification des parties prenantes, Effectuer ltude de lexistant : collecte des informations techniques, socio conomiques et environnementales, Dfinir de faon synthtique le type de sous projet demand, Identifier les paramtres techniques, socio-conomiques et environnementaux prendre en compte pour la mise en uvre du sous projet, Identifier les contraintes relatives laspect foncier,
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2100 Evaluer les indicateurs de ralisation, de viabilit, dimpact par rapport la ralisation future du sous projet, Identifier le sous projet adapt dun point de vue technique, conomique, social et environnemental, Fournir le devis estimatif du sous projet et valuer le cot global du sous projet, Evaluer les matriaux locaux existants et les apports des bnficiaires, Evaluer la propension payer et le pouvoir dachat des bnficiaires par rapport au prix probable de leau. Si le sous projet est ralis dans le cadre dun PCC, fournir un appui pour la structuration de lassociation des bnficiaires : statuts, rglements intrieurs, lection du bureau et adoption dun programme de travail. Mobilisation communautaire o le PR a pour mission dobtenir lengagement des bnficiaires sur la ralisation de leurs contributions et lengagement sur la mise disposition des terrains requis pour limplantation des ouvrages. IEC dans le cadre de laquelle le PR doit sensibiliser les bnficiaires sur les diffrentes tapes du sous projet ainsi que leurs points essentiels respectifs dont entre autres : Durant la phase de formalisation du projet : Les objectifs, avantages, inconvnients et rsultats attendus du sous projet, Lexplication du rle et des attributions des parties prenantes au sous projet, La consistance et la signification de lapport bnficiaire exig par le FID, La ncessit de payer leau, Lexplication aux bnficiaires des conditions pralables la ralisation du sous projet : validation du MPP/PIA, disponibilit des apports, engagements fonciers, , La prsentation des options de ralisation du sous projet (PCCO/PCC/PCMOD) et de leurs conditions dapplication. Durant la phase des tudes pralables : Lexplication de la signification et de limportance de la validation des APS et des APD, La prsentation / sensibilisation des bnficiaires sur limportance et les consquences des points des APS et APD qui seront soumis leur approbation, Lappui technique la commune (PCCO) ou lassociation des bnficiaires (PCC) dans toutes les dmarches administratives de formalisation des engagements des propritaires fonciers, La participation llaboration du Manuel de Gestion et dEntretien (MGE) des ouvrages : appui technique, laboration dun manuel pratique, protection des ouvrages, Durant la phase des travaux Lintermdiation entre les bnficiaires et les prestataires particulirement lors de lutilisation effective des apports en matriaux locaux et en main duvre, La sensibilisation sur les conditions optimales dutilisation des ouvrages une fois ceux-ci oprationnels : horaire douverture, non gaspillage de leau, maintien de la potabilit, , La sensibilisation sur la ncessit dentretenir les ouvrages, La ralisation des campagnes IEC sur lhygine, linitiative WASH, la protection environnementale. Mise en place du cadre dexploitation des ouvrages Lvaluation par une approche participative du prix de leau et des modalits de perception, Appui aux Communes pour le choix du mode de gestion des ouvrages : gestion communautaire amliore, gestion dlgue, gestion en rgie (uniquement titre exceptionnel) ; Si le mode de gestion retenu est la gestion prive : choix du contrat de gestion (affermage, concession, grance), appui la commune pour le recrutement du gestionnaire priv (AO, valuation et proposition dattribution), formalisation du contrat de gestion ; Si le mode de gestion retenu est la gestion communautaire amliore : structuration du CPEA et formation des membres du CPEA sur leurs futures attributions, formalisation du contrat de dlgation
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2100 Commune CPEA, mise en place des outils de gestion (cahiers de caisse, cahier dentretien, ) ; Si la gestion en rgie est dcide en dernier recours par la Commune : appui la mise en place du dispositif dexploitation (formation des agents communaux chargs de lexploitation, identification des fournisseurs de pices dtaches et des rparateurs, ). REGLES DE GESTION REF. R2104 1. La demande de proposition doit mentionner clairement si la visite des lieux est obligatoire ou facultative. 2. Si la visite des lieux est obligatoire, toutes les informations affrentes lorganisation de la visite doivent tre mentionnes clairement : date, lieu, conditions (inscription, ), . 3. Si la visite des lieux est obligatoire, elle sera organise par le CPFID et un certificat de visite de lieux sera dlivr chaque prestataire y ayant assist. REGLES DE GESTION REF. R2105 1. Les propositions doivent tre dposes conformment aux conditions et dlais mentionns dans la lettre dinvitation. 2. Le non respect des conditions ou des dlais constitue un motif de non recevabilit des propositions. REGLES DE GESTION REF. R2106 1. Louverture des plis se fera sur la base dun formulaire de dpouillement et sera effectue selon les conditions stipules dans la lettre dinvitation. 2. Le dpouillement des offres sera ralis conformment aux conditions dcrites dans la lettre dinvitation (lieu, date et heure). 3. Si des changements doivent survenir et si les soumissionnaires potentiels sont connus (appel doffres restreint), le Charg de projet doit sassurer quils sont informs en temps et en heure des modifications apportes. 4. Cest la Commission de dpouillement qui est un comit reprsentatif des trois services au sein de la DIR qui est charge du dpouillement. 5. Sans tre exhaustifs, les critres de recevabilit des propositions sont les suivantes : Lheure de dpt doit tre respecte. Toute offre dpose aprs lheure indique dans lavis dappel offre nest pas recevable, Les enveloppes doivent tre fermes et de scelles intactes, Le nombre dexemplaires de documents de soumission exig dans la demande de proposition doit tre respect, Le document de soumission doit tre conforme au modle fourni par le FID ou du moins doit prsenter toutes les clauses rpondant aux modles, Les pices demandes doivent tre signes et paraphes par tous les concerns. 6. Aprs louverture des plis : Aucun soumissionnaire ne peut tre autoris modifier son offre, Aucun renseignement concernant lexamen des plis ne peut tre communiqu aux soumissionnaires tant que le nom du titulaire na pas t annonc officiellement. 7. Les plis financiers ne doivent pas tre ouverts durant cette sance de dpouillement. 8. Un procs verbal de la sance est labor et sign par tous les membres de lassistance. REGLES DE GESTION REF. R2107 1. La Commission dvaluation se charge de lvaluation des propositions. 2. Lvaluation de la proposition technique porte sur trois critres bien distincts : Les rfrences techniques spcifiques au domaine, La mthodologie et le planning dexcution proposs, Les qualifications et les expriences du personnel propos. 3. Cette valuation doit tre conforme aux critres de notation dfinis dans le dossier dappel doffre. Le seuil de recevabilit de la note technique et la pondration retenue pour lvaluation globale des propositions doivent
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2100 tre fixs par une note de service signe par la Direction Gnrale. 4. Cette valuation est effectue sur la base des formulaires ou grilles dvaluation qui seront transmis au Charg de projet pour que ce dernier puisse rdiger le rapport dvaluation. REGLES DE GESTION REF. R2108 1. Les soumissionnaires ayant obtenus au moins la note technique minimum requise seront convoqus par une lettre de notification prcisant ventuellement la note technique obtenue par chaque prestataire et la confirmation de la date douverture des plis financiers. REGLES DE GESTION REF. R2109 1. Durant la sance douverture des plis financiers, le nom ou la raison sociale de chaque soumissionnaire et le montant de chaque offre doivent tre lus haute voix et consigns dans un Procs verbal de la sance. Les membres prsents devront signs une fiche de prsence. Ces deux formulaires doivent tre signs par les membres de lassistance. REGLES DE GESTION REF. R2110 1. Les critres de recevabilit des offres financires sont principalement : La conformit des offres aux modles de soumission du FID, Lexactitude des quantits et valeurs apportes dans les BDE. 2. Pour ce qui est de lvaluation des offres financires, les valuateurs doivent se conformer aux rgles de notation mentionnes au niveau du dossier dappel doffre. En gnral, loffre la moins disante et conforme loffre technique propose obtient la note maximum. REGLES DE GESTION REF. R2111 1. Le rapport dvaluation fait tat : De la liste des PR short lists, Des rsultats de lvaluation avec la proposition dattribution, Des justifications correspondantes la proposition dattribution. 2. Le rapport dvaluation doit tre sign par le charg de projet socio organisateur, les membres de la commission dvaluation et transmis la CRAM pour approbation. REGLES DE GESTION REF. R2112 1. Sans tre obligatoire et selon le contexte, des ngociations peuvent tre entames avant la signature du contrat. Les conditions de droulement des sances de ngociation peuvent tre mentionnes dans la lettre de notification. 2. Les points de ngociations peuvent porter sur loffre technique et / ou sur loffre financire. 3. A titre indicatif, les ngociations sur loffre technique peuvent porter sur la mthodologie, le plan de travail, le personnel utilis ou dautres lments susceptibles davoir une incidence majeure sur le droulement de la prestation. 4. Les ngociations sur loffre financire ne peuvent concerner que les nombres des hommes jours, les prix unitaires tant gnralement non ngociables. REGLES DE GESTION REF. R2113 1. Les parties signataires du contrat sont le DIRE du FID et le reprsentant habilit du prestataire. 2. Le contrat sera tablit en quatre exemplaires originaux dont : Un exemplaire pour le prestataire, Trois exemplaires pour la DIR du FID. 3. Une copie du contrat peut tre remise ventuellement la DG. REGLES DE GESTION REF. R2114 1. Lordre de service est mis par la DIR et sign par le prestataire lors de sa notification. 2. Le dlai contractuel commence courir au plus tard trois jours partir de la date laquelle le prestataire a reu et sign lordre de service.
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GENERATEUR(S)
EXECUTER LES SOUS PROJETS VALIDER LE DOCUMENT DE PREPARATION DES SOUS PROJETS Alatoire Rception des dossiers de prparation de sous projets
Fiche N. 2200
RESULTATS ATTENDUS Validation des documents de prparation de projet
Excution Contrle
REFERENCE D2201 D2202 D2203 D2204 D2205 D2206 Intervenants Chargs de projet
Participation DOCUMENTS UTILISES LIBELLE
MISE EN OEUVRE CPFID CS RCAD CS Technique Personnel administratif
MPP PIA Lettre dobservation sur les documents de prparation de projet Lettre de convocation des associations des bnficiaires Lettre dapprobation Lettre de notification Entre Action D2201 Valider le document de prparation de sous projet D2202
Sortie D2201 D2202 D2203 D2201 D2202 D2203 D2201 D2202 D2203 D2203
Rgle R2201
Chargs de projet
D2201 Soumettre les observations au CS RCAD D2202 D2203 D2201 Contrler la validation du document de projet D2202 D2203 D2201 Transmettre les observations au PR D2202 D2203 D2201 Soumettre le document de projet la validation des D2202 bnficiaires D2201 Valider la version dfinitive du document de prparation de D2202 projet D2201 Soumettre le projet lapprobation des instances appropries D2202 du FID D2201 Notifier les bnficiaires de la validation du MPP D2205
CS RCAD / Technique
R2202
Chargs de projet
R2203
Chargs de projet Chargs de projet
D2204 D2205
R2204 R2205
DIR
Chargs de projet
D2206
R2206
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2200 REGLES DE GESTION REF. R2201 1. Si le sous projet rentre dans le cadre dun PCCO, le dossier de prparation du projet correspond un PIA sinon il correspond un MPP. Dans tous les cas, les documents dposs auprs du FID doivent respecter le canevas propos dans la Partie II du MDP AEPA. 2. Pour valider le document de prparation de projet, trois responsables doivent intervenir selon leurs domaines de comptences respectives : Un socio organisateur, Un ingnieur, Un environnementaliste. 3. Les points vrifier dans le cadre de la validation du MPP/PIA sont : Par le socio organisateur : Vrification des respects des TDR : le PR doit avoir ralis les activits et dmarches prvues au niveau de ses propositions. ; Vrification du document : le document doit rpondre aux exigences des descriptions des biens livrables des TDR. En terme de forme, il doit correspondre au canevas prvu par le FID et les informations quil prsente sont au minimum celles prvues au niveau dudit modle ; Vrification des informations du document de prparation de projet concernant les aspects socioconomiques : description du projet, structuration de lassociation, mobilisation des apports des bnficiaires, IEC, ; Vrification de la cohrence globale du document par rapport aux diffrents aspects traits. Vrification des pices en annexe du document MPP ou PIA (Lettre dapprobation du PCD par le FID, copie du rcpiss du dpt de la constitution de lassociation auprs du Fivondronana, PV de constitution de la cellule de projet, convention de Matrise douvrage dlgue). Par lingnieur : Vrification des respects des TDR par rapport aux exigences du domaine technique ; Vrification du respect des normes et techniques en vigueur pour lidentification et la description des options techniques ; Vrification de la cohrence et de la pertinence de lensemble la proposition technique. Par lenvironnementaliste : Vrification des respects des TDR par rapport aux exigences du domaine environnemental ; Vrification du respect des normes et techniques en vigueur pour lidentification et la description des options environnementales ; Vrification de la cohrence et de la pertinence de lensemble la proposition environnementale. 4. Le socio organisateur tant le Chef de file dans la validation du document de prparation de projet, il lui revient de faire la synthse des observations des chargs de projet et de le soumettre son Chef de service. 5. Les observations sont formalises sous forme de lettre qui sera transmise au PR. 6. Cest galement ce niveau que les Chargs de projet se prononcent sur : La faisabilit ou non du projet, Le mode dexcution appropri si le projet est ralis sous PCC : excution par les associations des bnficiaires ou par le FID (PCMOD). 7. Le FID reste seul juge du choix du mode dexcution des projets, le principal critre de choix est lenvergure technique et financire du projet. Pour ce qui est de lenvergure financire, le montant de rfrence est lquivalent de 30 000 USD par projet. REGLES DE GESTION REF. R2202 1. Entre autres, les points vrifier sont : La ralisation effective des vrifications par chaque charg de projet, Le bien-fond des observations formules, Le bien-fond de la dcision sur la faisabilit ou non du projet, Le bien-fond du choix du mode dexcution recommand par les chargs de projet.
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2200 2. Si les vrifications se rvlent conformes, les Chefs de service apposent leurs visas respectifs et remettent les dossiers ainsi valids leurs Chargs de projet respectifs. REGLES DE GESTION REF. R2203 1. Les observations de la DIR ne peuvent tre transmises au PR que lorsquelles ont t valides et signes par au moins un des chefs de service. 2. La lettre dobservation doit galement contenir le dlai accord au PR pour procder lajustement du document de prparation de projet par rapport aux observations du FID. 3. Les quatre premires tapes de la procdure sont ralises de faon itrative jusqu ce que le document de projet reoive lapprobation du FID. Il est noter qu ce stade, cette approbation reste provisoire puisque le document nen est thoriquement qu sa version provisoire. REGLES DE GESTION REF. R2204 1. Lorganisation de la validation du document de projet auprs des bnficiaires relve de la responsabilit du PR. Il doit sassurer que les Responsables du FID reoivent linvitation en temps voulu pour pouvoir assurer leurs prsences. 2. Dans la mesure du possible, et sans que son absence soit un facteur bloquant pour la dmarche de validation, la reprsentation locale du Ministre charg du secteur AEPA doit galement tre convie la validation. 3. La validation doit se faire en Assemble Gnrale et le nombre de bnficiaires prsents doit tre reprsentatif de la population bnficiaire. 4. Pour sassurer de la bonne comprhension par les participants, le PR doit laborer une prsentation simplifie et comprhensible du document de projet. Les points prsenter sont sans tre exhaustifs : La description du projet : promoteur, historique, objectifs et rsultats attendus ; Les apports et participations attendus des bnficiaires ; Les contraintes : terrains requis, mesures de prservation de lenvironnement, ; Les points techniques surtout lemplacement des points deau. 5. Le droulement de cette validation doit tre consign dans un PV et toutes les observations et la dcision de lAssemble Gnrale doivent y tre clairement mentionnes. REGLES DE GESTION REF. R2205 1. Lajustement du document de projet doit tre ralis dans un dlai dfinir par le FID dans le cadre du contrat avec le PR. Lorsque le dlai imparti expire sans que le PR dpose une version ajuste du document, les Chargs de projet avec laccord des Chefs de service lance les procdures internes de relance, mise en demeure voire mme de sanction des prestataires dfaillants. 2. Le document MPP dfinitif est valid sur la base de deux paramtres : Intgration des observations de la DIR ; Intgration des observations de lAG. 3. Dans le cas o ces deux conditions ne sont pas remplies, la DIR envoie une lettre de rappel au PR lui demandant de tenir compte et dintgrer dans un dlai le plus bref les paramtres mentionns auparavant ou lui demander de justifier le motif de son refus. 4. Lapprobation officielle et dfinitive du document de projet se fait par le biais dune lettre dapprobation signe par les Responsables concerns. REGLES DE GESTION REF. R2206 1. Les bnficiaires, par le biais des cellules de projet sont informs par une lettre dinformation de la validation du document de projet. La lettre de notification doit galement comprendre la dcision de la DIR de donner suite ou non au projet et le mode dexcution dcid par le FID le cas chant (PCMOD ou PCC). 2. Pour les sous projets non PCCO, il convient de mentionner que le FID doit se prononcer sur le mode dexcution du sous projet ds la validation du MPP.
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EXECUTION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 2300 FORMALISER LES CONVENTIONS Alatoire Dcision dexcuter le sous projet AEPA aprs la validation du document de prparation de GENERATEUR(S) sous projet RESULTATS ATTENDUS MISE EN UVRE Excution Chargs de projet Convention de matrise douvrage dlgu Contrle Chefs de service Convention de financement Directeur interrgional Convention dentretien Participation DOCUMENTS UTILISES RFRENCE LIBELL D2301 Convention de matrise douvrage dlgue Commune AB D2302 Convention de financement FID AB D2303 Convention dentretien FID Commune D2304 Convention de matrise douvrage dlgue Commune FID D2305 Convention de financement FID - Commune Intervenants Entre Action Sortie Rgle Si le sous projet est excuter par les Associations des Bnficiaires (PCC)
Chargs de projet AEPA Chargs de projet AEPA Chargs de projet
D2301
Recevoir la convention de matrise douvrage dlgue entre la commune et lassociation des bnficiaires Etablir la convention de financement FID Association des Bnficiaires Etablir la convention dentretien FID Commune Si le sous projet est excut par le FID (PCMOD)
R2301
D2302
D2302 R2302
D2303
D2303 R2303
Chargs de projet
D2304
Etablir la convention de matrise douvrage dlgue Commune FID/DIR Etablir la convention dentretien FID Commune Si le sous projet est excut par la commune (PCCO)
D2304 R2304
D2303
D2303 R2303
Chargs de projet
D2305 D2303
Etablir la convention de financement FID Commune Etablir la convention dentretien FID Commune
D2305 D2303 R2303
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PHASE 2000 EXECUTION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 2300 REGLES DE GESTION REF. R2301 1. La convention de matrise douvrage dlgue entre la commune et lassociation des bnficiaires doit tre tablie au plus tard 10 jours aprs la rception de la lettre de notification du FID sur lacceptation du projet sur la base du MPP. Elle doit parvenir au FID au plus tard 5 jours aprs son tablissement. 2. Elle a pour objet le transfert des prrogatives de la commune en tant que matre douvrage lassociation des bnficiaires dans le cadre prcis de lexcution du sous projet AEPA financ par le FID. Et conformment au partage des rles stipul au niveau du cadre dintervention, la convention de matrise douvrage dlgue est valable sur la dure dexcution du sous projet AEPA c'est--dire jusqu la validation / rception dfinitive des lments constitutifs du sous projet. 3. Si le sous projet AEPA consiste en la construction ou la rhabilitation douvrages, la CMOD doit spcifier que ces derniers seront officiellement remis la Commune en tant que matre douvrage ds la rception provisoire. 4. Le manuel de procdure prvoit un modle de CMOD que les bnficiaires utiliseront obligatoirement. Les partenaires relais ou le personnel du FID si le MPP est ralis par leurs soins veillera transmettre ce modle la commune et aux associations des bnficiaires en prvision de lexcution effective du sous projet. 5. Si la CMOD ne parvient pas au FID dans les dlais impartis, son absence peut constituer un motif dannulation du sous projet AEPA. 6. La convention de financement entre le FID et lAB ne peut tre signe tant que la CMOD entre la Commune et lAssociation nest pas parvenue au FID et valide par le Charg de projet. 7. Lorsque la CMOD parvient au Charg de projet, il doit procder aux vrifications suivantes : Lassociation des bnficiaires au profit de laquelle la dlgation est faite correspond lassociation des bnficiaires qui a prsent la requte de financement ; La commune ayant procd la dlgation correspond bien celle o le sous projet AEPA financ sera ralis ; Les apports bnficiaires mentionns dans la CMOD correspondent bien aux apports bnficiaires prvus au niveau du MPP ; Chaque page de la CMOD doit tre paraphe par les deux parties la convention ; La dernire page de la CMOD porte la signature des concerns (maire, prsident de lassociation, responsable technique du projet), ainsi que le cachet de la commune. 8. Lorsque la CMOD est ainsi vrifie et quaucune anomalie na t identifie, le Charg de projet AEPA initie ltape de prparation et de signature de la convention de financement. REGLES DE GESTION REF. R2302 1. La convention de financement concrtise lengagement du FID par le biais de sa DIR financer le sous projet AEPA. 2. Elle a pour objet de prciser les conditions de financement et dexcution du sous projet AEPA raliser : fonds allous, conditions de mise disposition, gestion technique, administrative et financire du projet et les obligations des parties. 3. La convention de financement est tablie entre la DIR reprsent par son Directeur et lAssociation des Bnficiaires reprsente par son Prsident. 4. La CMOD entre la Commune et lAssociation des Bnficiaires doit tre annexe la convention de financement. 5. Le manuel de procdure prvoit un modle de convention de financement qui sera obligatoirement utilis. REGLES DE GESTION REF. R2303 1. La commune tant le matre douvrage des infrastructures AEPA, leurs entretiens relvent de sa responsabilit. 2. La convention dentretien doit tre tablie quelque soit le mode dexcution du projet (PCC, PCMOD, PCCO). 3. La convention dentretien concrtise lengagement du matre douvrage c'est--dire la Commune
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PHASE 2000 EXECUTION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 2300 prendre toutes les dispositions requises pour quune fois oprationnels, les ouvrages AEPA financs dans le cadre du sous projet objet du financement du FID reoivent les entretiens ncessaires pour assurer leur bon fonctionnement et leur prennit. 4. A ce titre, il convient de mentionner que la Commune doit veiller mentionner clairement au niveau de la convention de dlgation de la gestion des ouvrages les obligations du dlgataire en matire dentretien ainsi que les sanctions encourues en cas de non respect de ces clauses. 5. Il est noter que dans le partage des rles retenu dans le dispositif des sous projets AEPA, il est prvu que les AB nont plus de rle oprationnel une fois les ouvrages mis en exploitation (c'est--dire ds la rception provisoire). Par contre, en tant que promotrice du projet, il est lgitime de leur reconnatre le droit et le devoir de sassurer que les ouvrages issus de leurs efforts sont grs et entretenus selon les rgles dusage. 6. Le manuel de procdure prvoit un modle de convention dentretien spcifique aux ouvrages AEPA dont lutilisation est obligatoire. REGLES DE GESTION REF. R2304 1. Par cette convention de matrise douvrage dlgue, la Commune dlgue la DIR du FID en charge du sous projet ses prrogatives en tant que matre douvrage. 2. La responsabilit de la mise en uvre de lensemble des dmarches administratives et techniques pour la ralisation du sous projet est alors transfre la DIR du FID mais la commune et / ou lassociation des bnficiaires est tenue informe de la progression de la gestion du dossier. 3. Comme le FID devient alors le contractant avec les diffrents prestataires impliqus dans la ralisation du projet, il est important de signaler que toutes observations que la commune ou les bnficiaires souhaitent formuler doivent obligatoirement passer par la DIR du FID et ne seront en aucun cas adresses directement aux prestataires.
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GENERATEUR(S)
EXECUTION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 2400 RECRUTER UN BUREAU DETUDES Alatoire Signatures des conventions requises par le mode dexcution retenu MISE EN OEUVRE CC / CPAB / CPFID CRAM CS / DIR / DG Personnel administratif
RESULTATS ATTENDUS Attribution du march des tudes pralables un BE
Excution
REFERENCE D2401 D2402 D2403 D2404 D2405 D2406 D2407 D2408 D2409 D2410 D2411 D2412 D2413 D2414 D2415 D2416 D2417 D2418 Intervenants CPFID Ingnieur CPFID Ingnieur
Contrle Participation DOCUMENTS UTILISES LIBELLE Registre des prestataires Liste restreinte des BE recommands Liste restreinte des BE Demande de proposition Certificat de visite des lieux Modle de propositions techniques Modle de propositions financires Formulaire de dpouillement Rapport dvaluation des offres techniques Lettre de notification pour louverture des plis financiers Rapport final dvaluation Lette de proposition dattribution de march Lettre de rejet du rapport dvaluation Lettre de notification du BE adjudicataire Modle de contrat Modle dordre de service Lettre dinformation des BE non adjudicataires Procs verbal de runion de prise en main Entre Action D2401 Proposer une liste des BE
Sortie D2402
Rgle R2401 R2402
D2402 Soumettre la liste propose lapprobation de lautorit concerne Valider la liste des BE proposs
CS Technique / CS RCAD / CRAM CPFID Ingnieur
Si la liste est rejete, Relancer la procdure dtablissement de la liste restreinte des BE recommands Si la liste est approuve
CPFID Ingnieur
Transmettre la liste restreinte des BE recommands la CPAB/CC
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PHASE 2000 CC/CPAB CPAB/CC
EXECUTION DE SOUS PROJET AEPA Etablir une liste restreinte des BE Si PCC Soumettre la liste restreinte aux CPFID Si PCCO Soumettre la liste restreinte au Conseil Communal
Fiche N. 2400 D2403 R2403
CPFID Ingnieur / Conseil communal CC / CPAB / CPFID
Approuver la liste restreinte des BE
D2403 Etablir une demande de proposition pour le recrutement dun BE
D2404
R2404
CC / CPAB / CPFID
D2403 Transmettre la demande de proposition aux BE de la liste restreinte Si la demande de proposition prvoit une visite des lieux
CC / CPAB / CPFID
D2404
Organiser la visite des lieux
D2405
R2405
D2406 Recevoir les documents de soumission D2407 Commission de dpouillement Commission dvaluation CC/CPAB/CPFID CC/CPAB/CPFID Commission de dpouillement Commission dvaluation CC/CPAB/CPFID D2408 Procder au dpouillement des offres
R2406
R2407
Evaluer la proposition technique
R2408
Rdiger le rapport dvaluation des offres techniques Notifier les BE pour louverture des plis financiers Procder louverture des offres financires
D2409 D2410 R2409
Evaluer la proposition financire
R2410
Rdiger le rapport final dvaluation Etablir la lettre de proposition dattribution de march
D2411 D2412
R2411
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PHASE 2000 CPFID
EXECUTION DE SOUS PROJET AEPA Si PCMOD Soumettre le rapport la CRAM pour approbation Si PCC Soumettre le rapport pour non objection la DIR Si PCCO Soumettre le rapport au Maire et / ou au Conseil Communal Approuver le rapport dvaluation
Fiche N. 2400 R2412
CPAB
CC
CRAM/CP FID/Conseil Communal
CRAM/CP FID/Conseil Communal CC/CPAB/CPFID
Si le rapport est rejet Etablir et transmettre une lettre de rejet du rapport dvaluation
D2413
Reprendre la procdure dvaluation Si le rapport est approuv Notifier le BE adjudicataire du march Si une ngociation est ncessaire Procder la ngociation avec le BE adjudicataire D2415 Formaliser le contrat D2416 Etablir lordre de service Organiser une runion de prise en main avec le BE adjudicataire Etablir la lettre dinformation avisant les autres BE non adjudicataires D2417 Lancer la procdure de signature et denvoi en courriers de la lettre dinformations D2415 D2416 D2418
CC/CPAB/CPFID
D2414
R2413
CC/CPAB/CPFID CC/CPAB/CPFID CC/CPAB/CPFID CC/CPAB/CPFID
R2414 R2415 R2416 R2417
CC/CPAB/CPFID
D2417
D2417
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PHASE 2000 EXECUTION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 2400 REGLES DE GESTION REF. R2401 1. Une proposition de liste dau moins Trois (03) BE sera tablie sur la base du registre des prestataires constitus chaque dbut danne. 2. Les critres utiliser pour la slection des BE sont principalement : Les comptences techniques des BE qui seront apprcis par leurs domaines dexpertises et leurs expriences ; Les zones dintervention qui seront apprcies par la proximit gographique par rapport aux lieux de ralisation des tudes ; Les moyens appartenant et / ou pouvant tre mobiliss par les BE pour la ralisation des interventions ; Les envergures des expriences des BE qui sapprcieront par le montant des marchs raliss (tudes) et / ou superviss (travaux). 3. Lorsquil y a lieu de recruter un BE dans le cadre de la ralisation des sous projets AEPA, les Chargs de projet responsables de chaque dossier effectuent une slection dans le registre des prestataires. La liste ainsi tablie sera transmise aux CP / CC. 4. Cette liste reprsente les BE recommands par les chargs de projet du FID, nanmoins elle ne revt aucun caractre obligatoire pour les CC/CPAB. 5. Les CC/ CPAB ont la possibilit dintgrer dautres prestataires dans la liste des prslections. Toutefois, si ces derniers optent pour lintgration dautres prestataires, ceux ci doivent faire partie du registre des prestataires du FID. REGLES DE GESTION REF. R2402 1. La liste des BE proposs par les Chargs du projet de FID est soumise lapprobation des CS techniques et RCAD. 2. La validation repose sur une vrification des critres de choix retenus au cours de llaboration de la liste restreinte et la conformit et au respect des procdures. Le visa des Responsables de la validation doit comprendre la date de visa, la signature avec la mention Approuv ou Rejet selon le cas avec mention du motif de rejet de la liste le cas chant. REGLES DE GESTION REF. R2403 1. La liste dfinitive des BE sera tablie par : La cellule de projet pour un sous projet gr par les associations de bnficiaires ; La cellule communale pour un sous projet PCCO Les Chargs du projet FID pour un sous projet gr par le FID en PCMOD : il convient de mentionner que cette liste correspond celle dj approuve par la CRAM. 2. La validation des listes restreintes est ralise par : Les CPFID pour les sous projets grs en PCC, Le Maire et/ou le Conseil Communal pour les sous projets PCCO, La CRAM pour les sous projets excuts sous CMOD. REGLES DE GESTION REF. R2404 1. La lettre dinvitation doit faire tat de la liste des Bureaux dtudes slectionns et a pour objet de demander aux prestataires de soumettre des propositions techniques et / ou financires. Elle doit mentionner les lments suivants : La description sommaire des sous projets objets de la consultation ; Les directives concernant les visites des lieux ventuelles ; Le(s) contact(s) pour les demandes dinformations complmentaires concernant les sous projets ;
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PHASE 2000 EXECUTION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 2400 La description des procdures qui seront utilises pour lvaluation des propositions reues (tapes, notations, ) ; La prsentation exige et les lments constitutifs des propositions ; La dure de ralisation des prestations ; Le calendrier des diffrentes chances : dpt des offres, ouverture des plis, dbut probable des prestations, . Il est noter que le dlai minimum pour la date de dpt des offres est de 15 jours partir de la diffusion de la demande de propositions. 2. Les Chargs de projet ont toute libert dannexer la lettre dinvitation tous les documents quils jugeront ncessaires pour faciliter la prparation des offres par les prestataires. Au minimum lannexe comprendra : Les termes de rfrences qui doivent faire apparatre titre indicatif : Les objectifs de ltude, Les prestations attendues qui comprendront systmatiquement et au minimum une tude des aspects techniques, socio-conomiques et environnementaux du sous projet, Les biens livrables prvus ainsi que leurs conditions de dpt et de validation, Les diffrentes clauses se rapportant aux qualifications du personnel ncessaire, la liste des matriels techniques minimum requis. Le modle de contrat qui sera utilis. 3. A titre indicatif, les prestations et biens livrables attendus dans le cadre de llaboration dun APS sont : Traitement et formalisation des donnes recueillies dans le MPP ; Analyse de la situation sur terrain travers ltude des aspects techniques, socio-conomiques et environnementaux des sous projets : Analyse technique : analyse des tudes ralises par le partenaire relais, tude des besoins en eau, tudes des ressources en eau, tude des points deau (dbits, caractristiques hydrostatiques), tudes gologiques et hydrogologiques de la zone du projet, mesures de dbit, adquation ressource besoin, analyses physico-chimiques de la qualit de leau, leve topographique (sauf pour les puits), conception et dimensions des ouvrages, calcul hydraulique (calcul du rseau), choix de la pompe (cas de lAEP par pompage) ; Analyse socio conomique : le contexte gographique, la population et les groupes cibles, les caractristiques et les disponibilits de la main-d'uvre locale, les caractristiques socioconomiques de base du milieu, le potentiel de dveloppement, l'examen des quipements et des services existants, l'valuation sommaire des ressources locales disponibles (matriaux, petits quipements et outillage) et la rcapitulation des organisations, associations communautaires existantes, y compris les ONG, sur lesquelles le sous projet pourrait s'appuyer ; Analyses environnementaux en considrant trois chelles savoir bassins versants, village et ouvrages : identification et tude des paramtres environnementaux, dtermination des tudes dimpacts sur lenvironnement requis par rapport aux exigences du dcret MECIE (EIE, PREE ou FE). Proposition des amnagements ncessaires avec les devis estimatifs des variantes : Proposition pour les aspects socio conomiques : aspect intgration villageoise, aspect gestion formation, (fournir un manuel de gestion et dentretien), et mise en place de Comit de point deau amlior (CPEA), aspect recouvrement de cots ; Proposition pour les tudes environnementales : aprs lidentification des sources dimpacts, proposer les mesures dattnuation correspondantes et adaptes ; Proposition pour les tudes techniques : proposition et estimation des variantes, prcision
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PHASE 2000
EXECUTION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 2400 sur les exigences relatives aux analyses et traitement de leau avec les cots estimatifs correspondants, fourchettes de prix dachat de leau, estimation des cots dexploitation pour chaque variante (technique, fonctionnement, ). Elaboration des bordereaux de dtails estimatifs qui comprendront le cot de la ralisation des activits dIEC sur lenvironnement, lhygine et lassainissement et des activits techniques, le cot de la ralisation des travaux, les cots rcurrents lexploitation des ouvrages telles que les charges de fonctionnement, les charges dentretien priodique ou systmatique, et ventuellement des cots de renouvellement En annexe du rapport APS : Plans type des ouvrages, Photos dillustration, Plan de masse, Engagement de principe sur la donation des terrains concerns par le sous projet, Calculs hydrauliques, Calcul des structures et dimensionnements, P.V de runion avec les bnficiaires lors de la prsentation de (ou des) solution(s) technique(s) propose(s). 4. A titre indicatif, les prestations et biens livrables attendus dans le cadre de llaboration dun APD sont : Description succincte des arguments justifiant le choix de la variante ; Description de faon dtaille la solution technique retenue ; Spcifications techniques des travaux et tablissement des sous dtail des prix ; Description de faons synthtiques des actions IEC se rapportant lencadrement et la mobilisation des bnficiaires ; Elaboration du manuel de gestion et dentretien des ouvrages ; Fourniture du mtr dtaill selon le BDE et prix de rfrence ; Etablissement des devis estimatifs des cots en IEC sur lenvironnement, lassainissement, lhygine ; Etablissement du planning dexcution de la variante retenue avec les chanciers des dpenses de ralisation du projet ; Elaboration du PV de runion avec les reprsentants des bnficiaires entrinant la conception retenue du projet ainsi que les apports bnficiaires dj raliss ; En annexe de lAPD : Le plan de situation du rseau (chelle 1/10.000 OU 1/25.000 dpendant de ltendue du rseau et les cartes IGN disponibles) ; Lacte de donation domaniale (engagement ferme du propritaire de donner le terrain au profit de la commune) ; Les profils en long du rseau dadduction deau ; Les profils en travers sur A4 des dtails des quipements ; Les profils en long et e travers des petits ouvrages hydraulique lchelle suivante : 1/50 ; Le plan de situation et coupe horizontale ; Le plan douvrage et profils ; Les dtails de la fondation et de lancrage de louvrage ; Les coupes en travers et en long ; Les plans de ferraillage et nomenclature des aciers ;
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FID, JUILLET 07
EXECUTION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 2400 Les notes de calculs hydrologiques, hydrauliques et structurels des lments porteurs de louvrage ; Modle type du Manuel de gestion et dentretien des ouvrages. 5. A titre indicatif, les prestations et biens livrables attendus dans le cadre de llaboration dun DAO sont : Dtermination des conditions et laboration du formulaire dappel doffre : Conditions de qualifications, Conditions de recevabilit, Condition dligibilit, Visites des lieux, Pices constitutives du dossier de soumission, Prsentation des offres, Monnaie de loffre, Rvision des prix, Validit de loffre, Conditions douverture de pli et examen des offres, Cas de rejet des offres, Conditions dattribution et notification, Cautions de bonne excution. Formalisation des modles : modles de soumission, bordereau de prix unitaires et devis quantitatif et estimatif, modle de contrat ; Dfinir les prescriptions techniques : Donnes gnrales (localisation des sites, plans et dessins, donnes gologiques) Installation de chantier ; Prescriptions techniques portant sur la provenance, la qualit et la prparation des matriaux ; Normes de construction et mode dexcution des diffrents travaux selon les rgles de lart. Dterminer les conditions et formulaires du contrat de travaux : Pices constitutives du contrat, Procdure de signature du contrat. 6. A titre indicatif, les prestations et biens livrables attendus dans le cadre de contrle et suivi de la ralisation et du droulement des travaux sont : Gestion administrative, technique et financire des travaux, Vrification de la potabilit de leau issue des ouvrages sur la base des rsultats de lanalyse physico-chimique, Rception provisoire et dfinitive des ralisations, il convient de bien prciser dans les termes de rfrences et le contrat avec les BE, la liste des matriaux, les lments des ouvrages et/ou les infrastructures rceptionner. Suivi de la ralisation des apports, des obligations dentretien et de la formation des artisans villageois ; Formation du matre douvrage et du gestionnaire dlgu recrut par le matre douvrage aux activits de suivi de ltat des ouvrages et au remplissage des fiches de suivi transmettre au Ministre charg du secteur (fiche IPO et ILA, fiche de suivi dexploitation) ; Remplissage des fiches IPO et ILA lors de la rception provisoire en vue de lalimentation de la BDEA nationale.
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PHASE 2000
PHASE 2000 EXECUTION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 2400 REGLES DE GESTION REF. R2405 1. La demande de proposition doit stipuler le caractre facultatif de la visite des lieux avec le lieu et la date de la visite. 2. La visite sera organise par le charg de projet ou le responsable de la CP ou de la Cellule communale selon le cas et un certificat de visite de lieux sera dlivr aux participants de la visite. REGLES DE GESTION REF. R2406 1. Les propositions doivent tre dposes conformment aux conditions et dlais mentionns dans la lettre dinvitation. REGLES DE GESTION REF. R2407 1. Louverture des plis se fera sur la base dun formulaire de dpouillement et sera effectue selon les conditions stipules dans la lettre dinvitation. Cest la commission de dpouillement qui est charge de louverture des plis. Ses membres sont dsigns parmi les reprsentants des trois services au niveau de la DIR, si le projet est gr par le FID et parmi les membres de la CP pour le cas dun projet gr par lassociation. 2. Sans tre exhaustifs, les critres de recevabilit des propositions sont les suivantes : Lheure de dpt doit tre respecte, toute offre dpose aprs lheure indique dans la demande nest pas recevable ; Les enveloppes doivent tre scelles ; Le nombre dexemplaires de rapport de soumission exig dans la demande de proposition doit tre respect ; Le rapport doit tre conforme au modle fourni par le FID ou du moins prsenter toutes les clauses rpondant aux modles ; Les pices demandes doivent tre signes et paraphes par tous les membres de la commission de dpouillement. 3. Aprs louverture des plis : Aucun soumissionnaire ne peut tre autoris modifier son offre ; Aucun renseignement concernant lexamen du pli ne peut tre communiqu aux soumissionnaires tant que le nom du titulaire na pas t annonc officiellement. 4. Les plis financiers ne doivent pas tre ouverts durant la sance de dpouillement et toutes les personnes prsentes la sance doivent signer la fiche de prsence. 5. Un procs verbal de la sance est labor et sign par tous les membres de la commission de dpouillement. REGLES DE GESTION REF. R2408 1. Pour les sous projets raliss en PCCO, la commission dvaluation est nomme par la commune et comprendra un reprsentant de la CC en la personne du Responsable Technique du projet. 2. Pour les sous projets raliss en PCC, la commission dvaluation est compose par des personnes dsignes parmi les membres du CP. 3. Pour les sous projets raliss en PCMOD, la commission dvaluation est compose des chefs de services et des chargs de projets spcialiss dans le domaine concern par ltude. 4. Lvaluation de la proposition technique porte sur trois critres bien distincts : Les rfrences techniques spcifiques au domaine, La mthodologie et le planning dexcution proposs, Les qualifications et lexprience du personnel propos, Cette valuation doit tre conforme aux critres de notation dfinis dans la lettre dinvitation ou dans la demande de proposition. 5. Le seuil de recevabilit de la note technique et la pondration retenue pour lvaluation globale des propositions doivent tre fixs par une note de service signe par la Direction Gnrale.
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PHASE 2000 EXECUTION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 2400 REGLES DE GESTION REF. R2409 1. Seuls les soumissionnaires ayant au moins obtenu la note technique minimum requise seront convoqus pour la sance de dpouillement des offres financires. La convocation contiendra essentiellement la date, lheure et le lieu o le dpouillement financier aura lieu. REGLES DE GESTION REF. R2410 1. Durant la sance douverture des plis financiers, le nom de chaque soumissionnaire et le montant de chaque offre doivent tre lus haute voix et consigns dans un PV de sance. Tous les membres de la commission de dpouillement devront signer ce PV. 2. Toutes les personnes prsentes la sance de dpouillement doivent galement signer la fiche de prsence. REGLES DE GESTION REF. R2411 1. Les critres dvaluation se baseront sur : La conformit des offres aux modles de soumission du FID, Lexactitude des quantits et valeurs apportes dans les Bordereaux de dtail estimatif. REGLES DE GESTION REF. R2412 1. Le rapport dvaluation fait tat : De la liste des BE valus, Des rsultats de lvaluation avec la proposition dattribution, Des justifications correspondantes la proposition dattribution. 2. Le rapport dvaluation doit tre sign par tous les membres de la Commission dvaluation et sera transmis lautorit comptente pour approbation. 3. Pour le cas dun PCMOD, le rapport est soumis lapprobation de la CRAM qui transmettra la Direction gnrale la proposition dattribution de march pour avis de non objection. 4. Pour le cas dun PCC, le rapport est soumis au charg de projet au sein de la DIR pour avis de non objection. 5. Pour le cas dun PCCO, le rapport est soumis au Maire qui fera un compte rendu au conseil communal. 6. Pour les besoins des audits annuels, les Responsables des sous projets conserveront toutes les pices justificatives permettant de documenter et de comprendre le processus qui a t suivi ainsi que de vrifier la ralit des dpenses pour la matrise doeuvre : PV douverture de plis, fiche de dpouillement et dvaluation, contrat, . REGLES DE GESTION REF. R2413 1. Le BE adjudicataire du march est notifi par une lettre signe par la DIR, la CP ou la CC. 2. En cas de dsistement du BE adjudicataire, les Responsables attribuent le march au BE suivant dans la liste (class deuxime) et ainsi de suite. REGLES DE GESTION REF. R2414 1. Eventuellement, une sance de ngociation est organise entre le Charg de projet et le BE adjudicataire. 2. A titre indicatif, les points de ngociations peuvent porter sur loffre technique, concernant entre autre le plan de travail, le personnel ou autres lments susceptibles davoir une incidence majeure sur le droulement de la prestation. 3. Par contre, une ngociation de loffre financire ne doit porter que sur le nombre des hommes jours, les prix unitaires tant non ngociables. REGLES DE GESTION REF. R2415 1. Le signataire des contrats pour le compte du sous projet est : Cas dun PCCO : le Prsident de la CC ou son mandataire, Cas dun PCC : le Prsident de la CP ou la personne mandate cet effet,
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PHASE 2000 EXECUTION DE SOUS PROJET AEPA Fiche N. 2400 Cas dun PCMOD : le DIRE du FID. 2. Le contrat sera labor en quatre exemplaires originaux dont : Un exemplaire pour la CP / CC, Un exemplaire pour le BE, Deux exemplaires pour la DIR du FID dont une copie peut tre remise ventuellement la DG. REGLES DE GESTION REF. R2416 1. Lordre de service est mis par la CC / CP / DIR. 2. Le dlai contractuel sera dcompt partir de la date de notification qui correspond la date laquelle lordre de service a t transmis au prestataire. Il commence au plus tard trois jours partir de la date laquelle le prestataire a reu et sign lordre de service. REGLES DE GESTION REF. R2417 1. Une runion de prise en main sera organise entre les Responsables de la ralisation du sous projet. Elle aura pour objet de : Apporter des prcisions et des claircissements sur les formalits dexcution des prestations (lettre dintroduction auprs des entits concernes, descente conjointe sur terrain, documentations disponibles, ) ; Convenir des contraintes calendaires (chronogramme, descentes sur terrain, rception des matriaux sensibles , ) ; Convenir des tapes davancement des travaux o il y aura des rceptions partielles ; .
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GENERATEUR(S)
EXECUTER LES SOUS PROJETS VALIDER LES APS, APD, DAO Alatoire Dpt des dossiers APS, APD, DAO
Fiche N. 2500
RESULTATS ATTENDUS APS, APD, DAO dfinitifs
MISE EN OEUVRE Chargs de projet RTP CS Technique, RCAD Personnel administratif
REFERENCE D2501 D2502 D2503 D2504 D2505 D2506 D2507 D2508 D2509 D2510 D2511 D2512 D2513 D2514 D2515 D2516 D2517 Intervenants CC / CPAB / CPFID CC / CPAB / CPFID CS Technique / CS RCAD / CPFID/CC CS Technique / CS RCAD / CPFID CC / CPAB / CPFID/CC CC / CPAB / CPFID
APS provisoire Lettre dobservation sur lAPS provisoire Lettre de convocation des AB APS dfinitif Lettre de rappel Lettre dapprobation APD provisoire Lettre dobservation sur lAPD provisoire Lettre de convocation de lAB APD dfinitif Lettre de rappel Lettre dapprobation DAO provisoire Lettre dobservation sur le DAO provisoire DAO dfinitif Lettre de rappel Lettre dapprobation Entre Action D2501 Recevoir le document APS en version provisoire
Sortie
Rgle R2501
Valider le document APS D2502 Procder la validation des observations mises
D2502 D2502
R2502 R2503
D2502
Transmettre la lettre dobservation au BE
D2502
R2504
Organiser la runion de lAG des bnficiaires / du Conseil Communal Soumettre les lments pertinents de lAPS lapprobation des bnficiaires / Conseil Communal
D2503
R2505
R2506
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PHASE 2000
EXECUTER LES SOUS PROJETS Recevoir du BE le document APS en version dfinitive Valider le document APS dfinitif Si le document nest pas valid Envoyer une lettre de rappel au BE lui demandant de faire les corrections ncessaires Si le document est valid Envoyer une lettre dapprobation au BE
Fiche N. 2500 R2507 D2504 R2508
D2505
D2506 D2507 R2509
CC / CPAB / CPFID CC / CPAB / CPFID CS Technique/ CS RCAD / CPFID/CC CC / CPAB / CPFID
D2501
Recevoir du BE le document APD en version provisoire
Emettre les observations par rapport au document APD provisoire Procder la validation des observations mises.
R2510
R2511
Envoyer la lettre dobservation signe au BE Convoquer en Assemble Gnrale, lassociation des bnficiaires/ Conseil Communal Soumettre lAPD provisoire lAssociation des Bnficiaires/Conseil Communal
D2508 D2509
R2512 R2513
R2514
CC / CPAB / CPFID
Recevoir du BE le document APD en version dfinitive Valider le document APD dfinitif Si le document nest pas valid Envoyer une lettre de rappel au BE lui demandant de faire les corrections ncessaires Si le document est valid Envoyer une lettre dapprobation au BE D2510
R2515 R2516
D2511
D2512 R2517
CC / CPAB / CPFID CC / CPAB / CPFID CS Technique/ CS RCAD / CPFID / CC

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D2513
Recevoir du BE le DAO en version provisoire Enregistrer dans le courrier arrive Emettre les observations par rapport au DAO provisoire
R2518
Procder la validation des observations mises
R2519
PHASE 2000 CC / CPAB / CPFID CC / CPAB / CPFID
EXECUTER LES SOUS PROJETS Envoyer la lettre dobservation signe au BE Recevoir du BE le DAO en version dfinitive Valider le DAO dfinitif Si le document nest pas valid Envoyer une lettre de rappel au BE lui demandant de faire les corrections ncessaires Si le document est valid Envoyer une lettre dapprobation au BE
Fiche N. 2500 D2514 R2520 R2521 D2515
D2516
D2517
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2500 REGLES DE GESTION REF. R2501 1. Le document APS de version provisoire doit tre dpos conformment aux conditions et dlais mentionns dans les TDR. REGLES DE GESTION REF. R2502 1. Pour le cas dun PCCO et celui dun PCC, le Responsable Technique de projet est le responsable de la validation des dossiers sous condition respectivement de lavis de non objection du Prsident de la cellule communale et des Chargs de projets de la DIR. 2. Pour le cas dun PCMOD, ce sont directement les Chargs de projets qui assurent la validation des documents par rapport leurs domaines de comptence respectifs. Les observations sont par la suite soumises leurs Chefs de services respectifs pour visa. 3. Lobjet des observations peut porter sur : Vrification de la conformit des dossiers et de leurs contenus par rapport aux TDR et la mthodologie prsente au niveau des offres techniques ; Vrification de la vraisemblance et de la validit technique des lments soumis la validation ; Pour les APS, vrification que les variantes proposes sont ralistes, faisables et tiennent compte des actualits technologiques et informationnelles disponibles. REGLES DE GESTION REF. R2503 1. Le bien-fond des observations formules par les Responsables Techniques / Chargs de projet est vrifi par : Cas dun PCCO : le prsident de la CC avec lappui des CPFID, Cas dun projet PCC : les CPFID, Cas dun PCMOD : Les chefs de Service Techniques et RCAD du FID. 2. Chaque Responsable doit apposer son visa pour signifier son accord. REGLES DE GESTION REF. R2504 1. Le charg de projet ou le Responsable Technique du Projet transmet au BE la lettre dobservation vise par les instances comptentes (cf Rgle 2503) afin que le BE puisse procder aux rajustements ncessaires. 2. Le processus de validation des APS est itratif c'est--dire que des changes sont effectus entre la CC/CPAB/CPFID et le BE jusqu ce que toutes les observations aient t considres et que les responsables acceptent le document soumis validation. REGLES DE GESTION REF. R2505 1. Le Conseil Communal / lAG des bnficiaires ne peut tre organis que lorsque le document soumis validation a reu lapprobation des responsables techniques du sous projet. 2. Lorsque les documents dAPS et dAPD sont valids au niveau du CC/CPAB/CPFID, les lments de dcision quils contiennent doivent tre prsents aux bnficiaires (Conseil Communal ou AG des bnficiaires). Llaboration des supports et la prsentation des points pertinents relvent de la responsabilit du BE. 3. Une convocation est adresse au Conseil Communal (PCCO) ou lAB (PCC et PCMOD). La date, lheure, le lieu et les points ordres du jour doivent y tre clairement mentionns ainsi que toute autre informations susceptibles de faciliter la ralisation et le droulement de la prsentation. REGLES DE GESTION REF. R2506 1. Les bnficiaires ont pouvoir de dcision sur les choix des variantes proposes dans l APS. 2. Pour lAPD, le rle des bnficiaires consiste confirmer la faisabilit de la variante choisie et sinformer sur les points essentiels relatifs la mise en uvre du futur ouvrage. 3. Pour les autres documents (DAO, dcomptes, ), ils ont la possibilit de formuler des demandes et des observations sans que les BE soient dans lobligation den tenir compte. Les observations recueillies dans ce sens seront transmises aux responsables techniques des sous projet qui ont toute
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2500 latitude pour juger de la ncessit den rfrer ou non le BE. 4. Pour le cas dun PCC ou dun PCMOD, lAG doit regrouper un nombre reprsentatif des bnficiaires. Lordre du jour consiste recueillir toutes les observations et remarques des bnficiaires sur les lments objets de la prsentation. Sil sagit dun APS, lAG doit aboutir au choix de la variante dvelopper ultrieurement dans le document APD. Le document APS est prsent par le BE sous forme de support pratique qui rsume les points importants du document principal. La sance fera lobjet dun procs verbal sign par tous les membres et sera transmis au FID par le BE. Le procs verbal vaut approbation du document au niveau des bnficiaires 5. Pour le cas dun PCCO, cest le Conseil Communal qui tient lieu dorgane de dcision pour la validation des APS et APD. 6. Dans la mesure du possible, la reprsentation locale du Ministre charg du secteur AEPA sera sollicite tout au long de la ralisation des sous projets sans que leurs absences soient un facteur bloquant pour lavance des projets. REGLES DE GESTION REF. R2507 1. Le document APS dfinitif doit tre dpos conformment aux conditions dfinies par les TDR. REGLES DE GESTION REF. R2508 1. Le document APS dfinitif est labor sur la base de trois paramtres : Intgration des observations de la DIR, Intgration des observations de la reprsentation du ME, Intgration des points essentiels mentionns dans le compte rendu de lAG avec les bnficiaires (cas PCC et PCMOD) ou au sein du Conseil Communal (cas PCCO). 2. Lorsque les ajustements apports par le Prestataire sont accepts par les Responsables, une lettre dapprobation lui est envoye pour notification de lacceptation du document dAPS. Cette lettre est signe par le RTP (cas PCCO), le Prsident des AB (cas PCC), le DIRE (cas PCMOD). 3. Si les ajustements apports par le Prestataire ne rpondent pas aux attentes des Responsables, les tapes de recours sont : lettre de rappel, lettre de mise en demeure et sanctions (suspension puis rsiliation de contrat). REGLES DE GESTION REF. R2509 1. Le document APD provisoire doit tre dpos conformment aux conditions et dlais mentionns dans les termes de rfrence. REGLES DE GESTION REF. R2510 1. La responsabilit de la validation des APD est comme suit : Pour le cas des sous projets PCCO et PCC : le Responsable Technique du Projet, Pour le cas des sous projets PCMOD : les Chargs de Projet. 2. Pour le cas des sous projets PCC, une pr-validation technique est effectue par les Chargs de projet du FID avant la soumission des lments du document lAG des bnficiaires. 3. Pour le cas dun PCMOD : Les chargs de projets mettent des observations par rapport leurs domaines de comptence respectifs (socio organisation, technique, environnement) et les soumettent leurs Chefs de services respectifs. 4. Pour le cas dun PCCO, les observations mises par le Responsable technique des projets sont soumises lapprobation du Prsident de la Cellule communale qui appose son visa pour signifier son accord. 5. A titre indicatif, les points vrifier sont : Vrification de la conformit du document par rapport aux TDR : contenu, forme, ; Vrification de la conformit des informations du document par rapport aux normes et rfrences du secteur ;
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2500 Vrification de la conformit des dtails fournis par rapport la variante choisie et demande ; Vrification de la faisabilit des choix retenus et du ralisme des prix des BDE par rapport prix de rfrence sur le march. REGLES DE GESTION REF. R2511 1. Les Chefs de services techniques et RCAD pour un projet PCC ou PCMOD et le Responsable Technique de Projet pour un PCCO procdent la validation du document sur la base des observations mises et vrifient la pertinence des points essentiels du document APD. REGLES DE GESTION REF. R2512 1. Le charg de projet ou le Responsable technique du Projet transmet au BE la lettre dobservation vise par le Chef de service (PCMOD), ou par les chargs de projet (PCC) et ou par le Prsident de la Cellule communale (PCCO) que le BE puisse procder aux rajustements ncessaires. REGLES DE GESTION REF. R2513 1. Une convocation pour AG sera adresse lassociation ou au conseil communal dont lordre du jour porte sur la prsentation de lAPD pour avis. REGLES DE GESTION REF. R2514 1. Lorsquil sagit dun sous projet PCCO, le dossier APD est prsent au sein du Conseil communal pour approbation. 2. Pour les cas des sous projets PCC et PCMOD, le dossier APD est prsent en AG des bnficiaires qui doit runir un nombre reprsentatif des bnficiaires. 3. La sance de validation des APD consiste recueillir toutes les observations et remarques des bnficiaires sur le contenu de lAPD provisoire. Le document est prsent par le BE sous forme de support pratique qui rsume les points importants du document principal. 4. La sance fera lobjet dun procs verbal sign par tous les membres et sera transmis au FID par le BE. Le procs verbal vaut approbation du document au niveau des bnficiaires. 5. En tant que responsable sectoriel, la reprsentation locale du Ministre charg du secteur AEP doit tre invite lors de la validation du document au niveau de lAG. Toutefois, labsence du reprsentant du Ministre ne constitue pas un blocage au droulement et la validation du document soumis approbation. REGLES DE GESTION REF. R2515 1. Le document APD dfinitif doit tre dpos conformment aux conditions dfinies par les TDR. REGLES DE GESTION REF. R2516 1. Le document APD dfinitif est labor sur la base de trois paramtres : Intgration des observations de la DIR, Intgration des observations de la reprsentation du ME, Intgration des points essentiels mentionns dans le compte rendu de lAG avec les bnficiaires (cas PCC et PCMOD) ou au sein du Conseil Communal (cas PCCO). 2. Lorsque les ajustements apports par le Prestataire sont accepts par les Responsables, une lettre dapprobation lui est envoye pour notification de lacceptation du document dAPD. Cette lettre est signe par le RTP (cas PCCO), le Prsident des AB (cas PCC), le DIRE (cas PCMOD). 3. Si les ajustements apports par le Prestataire ne rpondent pas aux attentes des Responsables, les tapes de recours sont : lettre de rappel, lettre de mise en demeure et sanctions (suspension puis rsiliation de contrat). REGLES DE GESTION REF. R2517 1. Le document DAO provisoire doit tre dpos conformment aux conditions et dlais mentionns dans les TDR. REGLES DE GESTION REF. R2518 1. La validation sera effectue sur la base des lments suivants :
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2500 Vrification du respect des TDR ; Vrifier que les lments du DAO respectent les normes gnralement retenues dans les procdures de passation de march applicables Madagascar en gnral et par le FID en particulier. REGLES DE GESTION REF. R2519 1. Les RTP / Chargs de projet procdent la validation du DAO provisoire et formulera leurs observations qui seront soumis lapprobation des Chargs de projet FID pour le cas dun PCC ou du Prsident de la Cellule Communale pour le cas dun PCCO et aux CS Technique et RCAD pour le cas dun PCMOD. 2. Les observations ventuellement formules sont par la suite transmises aux BE pour ajustement du DAO. REGLES DE GESTION REF. R2520 1. Le DAO dfinitif est ajust sur la base de lensemble des observations reues par le BE. 2. Le document DAO dfinitif doit tre dpos conformment aux conditions et dlai stipuls dans les TDR. REGLES DE GESTION REF. R2521 1. Lorsque les ajustements apports par le Prestataire sont accepts par les Responsables, une lettre dapprobation lui est envoye pour notification de lacceptation du document de DAO. Cette lettre est signe par le RTP (cas PCCO), le Prsident des AB (cas PCC), le DIRE (cas PCMOD). 2. Si les ajustements apports par le Prestataire ne rpondent pas aux attentes des Responsables, les tapes de recours sont : lettre de rappel, lettre de mise en demeure et sanctions (suspension puis rsiliation de contrat).
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GENERATEUR(S)
EXECUTER LES SOUS PROJETS RECRUTER UN TACHERON Alatoire Validation de lAPS, lAPD, le DAO
Fiche N. 2600
RESULTATS ATTENDUS Slection dun tcheron
Excution
REFERENCE D2601 D2602 Intervenants
Contrle Participation DOCUMENTS UTILISES LIBELLE Lettre de manifestation dintrt dun tcheron Contrat avec un tcheron Entre Action Cas dun PCC dont le montant des travaux est infrieur 10 000 USD Faire une large publicit locale
MISE EN OEUVRE Cellule Communale (PCCO) Cellule de Projet (PCC) Chargs de projet
Sortie
Rgle
CC/CPAB
R2601
Rcuprer un modle de DAO au niveau de la DIR Mettre le modle de DAO la disposition des tcherons intresss D2601 Vrifier la recevabilit des lettres de manifestation dintrt reues Slectionner un tcheron Dfinir les termes du contrat de tcheronnage Demander lapprobation de lAG des bnficiaires sur le choix du tcheron Formaliser le contrat avec le tcheron D2602 R2602
R2603 R2604 R2605
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2600 REGLES DE GESTION REF. R2601 1. Le recrutement dun tcheron est autoris uniquement pour les sous projets dont le montant des travaux est infrieur lquivalent en Ariary de 10 000 USD. 2. La Cellule Communale / Cellule de Projet doit procder des affichages au niveau du site du projet, au niveau du bureau de lAB, au bureau de la Commune de rattachement du projet, aux bureaux des communes environnantes, radios locales, lobjectif tant de sassurer une large diffusion de lappel manifestation dintrt. Une dure minimum de 12 jours calendaires doit tre observe. REGLES DE GESTION REF. R2602 1. La lettre de manifestation dintrt doit inclure les donnes gnrales concernant le tcheron et ses rfrences techniques (qualifications et expriences). REGLES DE GESTION REF. R2603 1. Les critres de choix pour le tcheron sont principalement les qualifications et les expriences des tcherons. REGLES DE GESTION REF. R2604 1. Les termes du contrat sont convenir entre le tcheron slectionn et le RTP. 2. A titre indicatif, les points fixer dans ce cadre sont : La consistance des travaux confier au tcheron, Les ajustements ventuellement requis sur les BDE de lAPD du sous projet, Le montant du march et la consistance des prix (dont nombre de jours et PU), Le calendrier dexcution des travaux et les dates prcises auxquelles les apports bnficiaires en nature et en main duvre doivent tre disponibles, Les modalits de Paiement des travaux chelonnes en fonction de leurs avancements. REGLES DE GESTION REF. R2605 1. LAG doit reprsenter un nombre reprsentatif des bnficiaires et lapprobation est considre acquise si la majorit des personnes prsentes approuve le choix du tcheron.
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GENERATEUR(S)
EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2700 CELLULE DE PROJET / CELLULE COMMUNALE RECRUTER UNE ENTREPRISE (PCC/PCCO) Alatoire Validation du DAO MISE EN OEUVRE CPAB / CC CPFID CS Technique
RESULTATS ATTENDUS Y Slection dune Entreprise (MPE)
Excution Contrle
REFERENCE D2701 D2702 D2703 D2704 D2705 D2706 D2707 D2708 D2709 D2710 D2711 D2712 D2713 D2714 D2715 Intervenants CPFID
Participation DOCUMENTS UTILISES LIBELLE Formulaire dAppel doffre Certificat de visite de lieux Soumission Formulaire de dpouillement Formulaire dvaluation des offres Lettre de proposition dattribution Lettre de non objection Lettre de notification de la MPE Adjudicataire Lettre de cautionnement bancaire, Chque bancaire ou Bordereau de versement pour caution de bonne excution Modle de contrat pour les travaux Modle dordre de service Lettre dinformation Chque pour libration des cautions de soumission Lettre de cautionnement de lavance Compte rendu du recrutement de la MPE Entre Action Sortie Rgle D2701 Transmettre la CPAB / CC les formulaires requis pour le D2701 R2701 D2704 recrutement dune MPE D2704 D2705 D2705 D2706 D2706 Publier un avis gnral dappel doffre Mettre le dossier dappel doffres la disposition des MPE admises soumissionner Organiser la visite des lieux D2503 Recevoir les documents de soumission Procder au dpouillement des offres D2702 R2702 R2703
CPAB / CC CPAB / CC
CPAB/CC CPAB/ CC Comit de dpouillement Comit dvaluation

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R2704 R2705 R2706
Evaluer les propositions reues
R2707
PHASE 2000 CC/CPAB
EXECUTER LES SOUS PROJETS Rdiger le rapport dvaluation Etablir la lettre de proposition dattribution du march Cas des sous projets PCC Soumettre la proposition dattribution la DIR pour non objection Cas des sous projets PCCO Soumettre la proposition dattribution au Maire et / ou au Conseil Communal pour non objection Valider la proposition dattribution du march Notifier la dcision adopte la CPAB/CC Si la proposition dattribution est rejete Reprendre la procdure dvaluation Si la proposition dattribution est approuve Notifier la MPE D2712 Recevoir la caution de bonne excution de la MPE Etablir et signer le contrat avec la MPE Etablir et envoyer lordre de service de la MPE Etablir la lettre dinformation avisant les autres MPE non adjudicataires Librer les cautions des soumissionnaires non attributaires de march
Fiche N. 2700 D2706 R2708
CPAB
CC
DIR / CS Technique / Conseil communal CC/CPAB
R2709 D2707
CC/CPAB
D2708 D2709 D2710 D2711 D2712
R2710 R2711 R2712 R2713 R2714
CC/CPAB CC/CPAB CC/CPAB CC/CPAB
D2713
CC/CPAB
Si la MPE dsire avoir une avance de dmarrage Recevoir et vrifier les pices de cautionnement de lavance de la MPE adjudicataire. Faire un compte rendu lensemble des membres de lassociation/Conseil Communal
D2714
R2715
CPAB/CC
D2715
R2716
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2700 REGLES DE GESTION REF. R2701 1. Les formulaires requis pour le recrutement dune MPE sont : Formulaire dappel doffres, Formulaire de dpouillement des offres reues, Formulaire dvaluation technique et financire des offres reues, Lettre de proposition dattribution du march. REGLES DE GESTION REF. R2702 2. Lavis dappel doffre doit tre lanc sur le plan national par le biais des quotidiens locaux et nationaux, des chanes radio locales et nationales ainsi que par des affichages aux bureaux du FID, des associations locales , des communes, des districts, pour en assurer une large diffusion. 3. Sont admises soumissionner les MPE enregistres dans le Registre des prestataires du FID et classes dans la catgorie de prslection correspondant aux travaux faisant lobjet de lappel doffres. Cependant dans le cas o lon peut prvoir un nombre limit de soumissionnaires, la Direction Gnrale peut accorder une drogation de soumission aux entreprises de catgorie infrieure suite une demande motive de la DIR. REGLES DE GESTION REF. R2703 1. Le formulaire dappel doffre est retir par les soumissionnaires auprs de la CPAB / CC contre ventuellement le versement dune certaine somme reprsentant le prix dachat du cahier des charges. 2. A cet effet, un reu pour achat de cahier de charges lui est dlivr. Ne seront pas admises soumissionner les entreprises nayant pas effectivement achet le dossier dappel doffres. Ne sera pas galement admise soumissionner une entreprise qui fait partie du BE qui assure la matrise duvre du projet ou qui lui est affili, ou dont les propritaires/dirigeants ont des liens de parent avec ceux du BE REGLES DE GESTION REF. R2704 1. Le caractre obligatoire ou facultatif de la visite des lieux doit tre clairement mentionn dans le dossier dappel doffres. 2. La visite des lieux est ralise conjointement entre la Cellule de Projet, prcisment le Responsable de projet (PCC), Cellule communale (PCCO), le Bureau dtudes et lensemble des soumissionnaires. 3. La date, le lieu, le dlai partir duquel court lavis doivent tre mentionns dans le formulaire dappel doffre. 4. Un procs verbal sera sign par tous les participants la visite. REGLES DE GESTION REF. R2705 1. Les propositions doivent tre dposes conformment aux conditions et dlais mentionns dans le formulaire dappel doffre. Le dlai de soumission ne saurait tre infrieur 30 jours calendaires. REGLES DE GESTION REF. R2706 1. Louverture des plis se fera sur la base dun formulaire de dpouillement et sera effectue selon les conditions stipules dans le formulaire dappel doffre. 2. Sans tre exhaustives, les critres de recevabilit des propositions sont les suivantes : Lheure de dpt doit tre respecte. Toute offre dpose aprs lheure indique dans le formulaire dappel doffre nest pas recevable. Les enveloppes doivent tre scelles Les dossiers de soumissions doivent comprendre les lments suivants : La lettre de soumission, La caution de soumission qui est de : - 800.000 Ariary pour les devis infrieurs ou gaux 50 000 000 Ariary, - 1 200 000 Ariary pour les devis suprieurs 50 000 000 Ariary. La caution de soumission peut tre sous forme de caution bancaire solidaire, de chque
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EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2700 bancaire certifi lordre de FID, ou de bordereau de versement espce la banque du FID Le Bordereau de Dtail Estimatif dment rempli et sign par le reprsentant agr de la MPE Le planning dexcution des travaux et dapprovisionnement Le reu de lachat de la DAO La lettre de prslection par le FID Le nombre dexemplaires des dossiers exigs dans le formulaire dappel doffre doit tre respect Les pices demandes doivent tre signes et paraphes par tous les concerns 3. Le nom de chaque soumissionnaire, le montant de chaque proposition, et labsence ou la prsence des documents constitutifs de loffre seront annoncs haute voix et consigns dans un procs verbal sign par lassistance. 4. Un reprsentant du FID doit assister la sance de dpouillement des offres. La Copie de la proposition. lui sera remise.(cas PCC) 5. Aprs louverture des plis : Aucun soumissionnaire ne peut tre autoris modifier son offre. Aucun renseignement concernant lexamen du pli ne peut tre communiqu aux soumissionnaires tant que le nom du titulaire na pas t annonc officiellement. 6. Les personnes prsentes la sance devront signer une fiche attestant de leur prsence. REGLES DE GESTION REF. R2707 1. Pour le cas dun PCC, lvaluation sera ralise en commission avec le Bureau dtudes, les reprsentants du FID et les membres de la cellule de projet. Le rle du FID est alors ax sur lappui technique de la cellule de projet en matire de respect des procdures dvaluation conformment aux conditions stipules dans le Formulaire dAppel doffres. 2. Pour le cas dun PCCO, la commission sera nomme par la commune et devrait comprendre en particulier le responsable technique du projet et le BE. 3. Lvaluation portera sur le respect des points suivants : Les conditions de qualifications : il sagit de vrifier que le soumissionnaire fait partie des prestataires enregistrs dans le registre du FID ; Les conditions de recevabilit des offres : les dossiers de soumission doivent tre conformes aux exigences de la DAO (heure de dpt des offres, prsentation des offres, documents constitutifs des offres, signature des pices matresses, .) ; Les conditions dligibilit : les propositions ne doivent pas imposer des modifications des conditions de bases dfinies dans le DAO (activits, quantit, dlai dexcution.). 4. Si la commission constate des erreurs matrielles dans les calculs des bordereaux de prix unitaires et des devis quantitatifs et estimatifs, celles ci seront corriges sur la base du prix unitaire exprim en toute lettre et les quantits inscrites dans le DAO. Si le soumissionnaire naccepte pas les corrections derreurs, son offre sera carte et sa garantie pourra tre confisque. 5. Seront rejetes les offres qui nont pas remplis les trois conditions sus mentionnes ainsi que les offres des entreprises dont les moyens humains et les matriels proposs ne respecteraient pas les exigences requises par le DAO. 6. Les offres mises par les entreprises dj rsilies leurs torts par le FID ou dautres projets financs par dautres bailleurs (depuis 2 ans) ne sont pas recevables. 7. Une fiche de prsence sera signe par toutes les parties prenantes la sance. 8. Pour les sous projets PCCO, la commune conservera toutes les pices justificatives concernant les marchs des travaux pour les besoins des audits annuels : PV douverture de plis, fiche de dpouillement et dvaluation, contrat, . REGLES DE GESTION REF. R2708 1. Le march des travaux sera attribu la MPE qualifie ayant prsent une offre recevable, ligible, value comme la moins disante et conforme loffre technique. 2. Le rapport dvaluation fait tat :
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PHASE 2000
PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2700 De la liste des MPE soumissionnaires Des rsultats de lvaluation avec la proposition dattribution Des justifications correspondantes la proposition dattribution 3. Pour les sous projets PCC, la CPAB adressera une lettre de proposition dattribution de march la DIR pour une demande de non objection. 4. Pour le cas dun sous projet PCCO. la lettre de proposition de march sera adrsse au conseil communal. REGLES DE GESTION REF. R2709 1. La validation de la proposition dattribution de march reposera sur la vrification du respect des rgles dvaluation appliques conformment aux conditions dfinies dans le formulaire dvaluation tabli par le FID. Cas dun PCC 2. La validation sera effectue par le chef de service technique au sein de la DIR, approuve par la DIR elle mme. 3. Si lavis de la Direction est favorable, La direction inter rgionale laborera une lettre de non objection. Dans le cas contraire, la direction doit mentionner sur la lettre de rejet le motif du rejet. Cas Dun PCCO 4. La proposition dattribution sera soumise au membre de la cellule communale. REGLES DE GESTION REF. R2710 Cas dun PCC 1. La CPAB notifiera la MPE adjudicataire de lattribution du march en sa faveur. La lettre mentionnera galement lobligation pour la MPE de remettre une caution de bonne excution dans les 10 jours suivant la notification. 2. Les rsultats de lvaluation doivent tre affichs au niveau des bureaux de lassociation et de la commune de la localit du projet. 3. Pour les sous projets PCCO, cest le Maire qui notifie la MPE adjudicataire et les rsultats seront affichs aux bureaux de la commune. REGLES DE GESTION REF. R2711 1. La caution de bonne excution est estime 10% du montant des travaux TTC. 2. Elle peut tre effectue sous lune des formes suivantes : Caution bancaire solidaire pour le montant total de 10%, la rception de la lettre de cautionnement conditionne la libration totale de la caution de soumission pour la MPE adjudicataire dans les 10 jours calendaires suivant la notification ; Chque bancaire certifi ; Bordereau de versements de la somme exige dans le compte bancaire autoris. 3. Pour les deux derniers cas, le montant de la caution reprsente le complment verser tant donn que le FID cas dun PCC et la Commune cas dun PCCO transformera la caution de soumission fournie par lentreprise adjudicataire en caution de bonne excution, 10 jours calendaires au plus tard aprs la notification et le versement de ce complment est une condition sine qua non de la finalisation du contrat. 4. La non prsentation de la caution de bonne excution dans les conditions exiges (montant et forme) et le dlai imparti peut entraner lannulation de lattribution du march en faveur de la MPE adjudicataire. Auquel cas, il peut tre envisag dattribuer le march la deuxime MPE de la liste dvaluation (offre recevable et ligible).
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2700 REGLES DE GESTION REF. R2712 Cas dun PCC 1. Le contrat sera tabli entre le Prsident de la CPAB et le reprsentant habilit de la MPE. La CPAB peut solliciter lappui du BE dans la prparation du contrat. 2. Le contrat sera labor en quatre exemplaires originaux : Un exemplaire pour la CPAB, Un exemplaire pour la MPE adjudicataire, Deux exemplaires pour la DIR du FID. 3. Eventuellement, une copie pourra tre remise la DG du FID. 4. Pour les projets PCCO, le contrat sera sign entre le Maire et la MPE adjudicataire et labor en trois exemplaires originaux. REGLES DE GESTION REF. R2713 1. Lordre de service est mis par la CPAB / CC et sign par le prestataire ds sa notification. 2. Le dlai contractuel est dcompt au plus tard trois jours partir de la date laquelle le prestataire a reu et sign lordre de service. REGLES DE GESTION REF. R2714 1. Aprs la signature du contrat avec la MPE adjudicataire, et la demande des autres MPE non adjudicataires, le FID ou la commune libre les cautions de soumissions. Cette libration est effectue sous forme de chque bancaire au nom de la MPE pour les cautions verses sur les comptes bancaires du FID. REGLES DE GESTION REF. R2715 1. Si la MPE adjudicataire du march dsire recevoir une avance de dmarrage, lavance doit tre garantie 100% par une caution. 2. Cette caution peut tre sous la forme dun chque certifi dont le montant est celui de la caution exige et qui est libell lordre du FID pour un PCC et de la Commune pour un PCCO. Elle peut galement correspondre une lettre de cautionnement tablie par un tablissement agr. Gnralement, cette avance est fixe 10% du montant du march. 3. A dfaut, la MPE peut prtendre un acompte sur approvisionnement qui est de 10% du devis estimatif des matriaux. REGLES DE GESTION REF. R2716 Cas dun PCC 1. La CPAB convoque en AG les reprsentants de lassociation des bnficiaires et fait un compte rendu sur lattribution du march, le dtail des activits, le planning dexcution.. 2. Un procs verbal sera labor faisant tat des observations de lassociation des bnficiaires. Cas dun PCCO 3. Le Maire fera un compte rendu au Conseil communal sur lattribution du march, le dtail des activits, le planning dexcution.
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GENERATEUR(S)
EXECUTER LES SOUS PROJETS FID RECRUTER UNE ENTREPRISE (PCMOD) Alatoire Validation de lAPS, lAPD, le DAO
Fiche N. 2800
RESULTATS ATTENDUS Y Adjudication des marchs de travaux
MISE EN OEUVRE CPFID CS Technique DIR Personnel administratif
REFERENCE D2801 D2802 D2803 D2804 D2805 D2806 D2807 D2808 D2809 D2810 D2811 D2812 D2813 D2814 Intervenants CPFID CPFID/ Personnel Administratif CPFID CPFID Comit de dpouillement Comit dvaluation CPFID
DAO Certificat de visite de lieux Modle de soumission Formulaire de dpouillement Formulaire dvaluation des offres Lettre de proposition dattribution Lettre de non objection Lettre de notification de la MPE Adjudicataire Lettre de cautionnement bancaire, Chque bancaire ou Bordereau de versement pour caution de bonne excution Contrat dexcution de la prestation Ordre de service Lettre dinformation des BE Chque pour libration des cautions de soumission Lettre de cautionnement de lavance Entre Action Sortie Rgle Publier un avis gnral dappel doffres R2801 Remettre le Cahier de charges aux soumissionnaires Organiser une visite des lieux D2803 Recevoir les documents de soumission D2804 Procder au dpouillement des offres D2805 Evaluer les propositions Rdiger le rapport dvaluation Soumettre la CRAM la proposition dattribution de March D2806 D2801 D2802 R2802 R2803 R2804 R2805 R2806 R2807
CRAM
Proposer lattribution du march une MPE Soumettre la proposition dattribution la DG pour approbation
R2808
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PHASE 2000 DG
EXECUTER LES SOUS PROJETS Approuver la proposition dattribution du march Transmettre la lettre de non objection de march avec avis au CRAM.
Fiche N. 2800 R2809 D2807
CRAM
Si la lettre dattribution est rejete Reprendre la procdure dvaluation ou proposer la MPE en 2 position Si la lettre dattribution est approuve Notifier la MPE adjudicataire Recevoir la caution de bonne excution de la MPE
CPFID Personnel charg de la comptabilit CPFID / DIR CPFID
D2808 D2809
R2810 R2811
Etablir et signer le contrat avec la MPE Etablir lordre de service de la MPE Aviser le BE pour information Envoyer lordre de service la MPE
D2810 D2811 D2812
R2812 R2813 R2814
CPFID DIR
Informer les MPE non adjudicataires Librer les cautions des soumissionnaires non attributaires de march Si la MPE souhaite avoir une avance de dmarrage Recevoir et vrifier les pices de cautionnement de lavance de la MPE adjudicataire. D2813 R2815
CPFID
D2814
R2816
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2800 REGLES DE GESTION REF. R2801 1. Lavis dappel doffre doit tre effectu sur le plan national et ne concerne que les prestataires dj enregistrs dans le registre des prestataires du FID et classs par le FID dans la catgorie de prslection correspondant aux travaux faisant lobjet de lappel doffres. 2. Cependant dans le cas o lon peut prvoir un nombre limit de soumissionnaires, la Direction gnrale peut accorder une drogation de soumission aux entreprises de catgorie infrieure suite une demande motive de la Direction inter rgionale 3. En outre, lavis sera affich au niveau des bureaux des associations, des communes, des Districts, de la DIR du FID. REGLES DE GESTION REF. R2802 1. Le cahier des charges est retir par les soumissionnaires auprs du CPFID contre versement dune somme dans le but dliminer les soumissionnaires non srieux. A cet effet, un reu pour achat de cahier de charges est dlivr. 2. Ne seront pas admises soumissionner les entreprises nayant pas effectivement achet le dossier dappel doffres. Ne sera pas galement admise soumissionner une entreprise qui fait partie du BE qui assure la matrise duvre du projet ou qui lui est affili, ou dont les propritaires/dirigeants ont des liens de parent avec ceux du BE. REGLES DE GESTION REF. R2803 1. La visite des lieux est ralise conjointement entre le charg de projet, le Bureau dtudes et lensemble des soumissionnaires. 2. La date, le lieu, le dlai partir duquel court lavis doivent tre mentionns le formulaire dappel doffre. 3. Un procs verbal sera sign par tous les participants la visite. REGLES DE GESTION REF. R2804 1. Les propositions doivent tre dposes conformment aux conditions et dlais mentionns dans le formulaire dappel doffre. Le dlai de soumission ne saurait tre infrieur 30 jours calendaires. REGLES DE GESTION REF. R2805 1. Louverture des plis sera publique et se fera sur la base dun formulaire de dpouillement et sera effectu selon les conditions stipules dans le formulaire dappel doffre. 2. Sans tre exhaustives, les critres de recevabilit des propositions sont les suivantes : Lheure de dpt doit tre respecte. Toute offre dpose aprs lheure indique dans le formulaire dappel doffre nest pas recevable, Les enveloppes doivent tre scelles, Les dossiers de soumissions doivent comprendre les lments suivants : La lettre de soumission, Le certificat de visite des lieux, La liste et fonction du personnel cadre affect lexcution du contrat, Liste et matriel des outillages, La caution de soumission qui est de : - 800.000 Ariary pour les devis infrieurs ou gaux 50.000 000 Ariary, - 1.200.000 Ariary pour les devis suprieurs 50.000.000 Ariary. Elle peut tre sous forme de caution bancaire, sous forme de chque bancaire certifi lordre de FID, ou sous forme de bordereau de versement espce la banque du FID Le Bordereau de Dtail Estimatif dment rempli et sign par le reprsentant agr de la MPE, Le planning dexcution des travaux et dapprovisionnement, Copie du reu de lachat de la DAO, La lettre de prslection par le FID. Le nombre dexemplaires des dossiers exig dans le formulaire dappel doffre doit tre respect,
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2800 Les pices demandes doivent tre signes et paraphes par tous les concerns. 3. Le nom de chaque soumissionnaire, le montant de chaque proposition, et labsence ou la prsence des documents constitutifs de loffre seront annoncs haute voix et consigns dans un procs verbal sign par lassistance. 4. Aprs louverture des plis : Aucun soumissionnaire ne peut tre autoris modifier son offre, Aucun renseignement concernant lexamen du pli ne peut tre communiqu aux soumissionnaires tant que le nom du titulaire na pas t annonc officiellement. 5. Les offres sont paraphes et signes par les membres de la Commission de dpouillement compos des reprsentants des trois services de la DIR. REGLES DE GESTION REF. R2806 1. Lvaluation sera ralise par la commission dvaluation compose des reprsentants des services techniques concerns par ltude, et des reprsentants des BE. 2. Lvaluation portera le respect des points suivants : Les conditions de qualifications : il sagit de vrifier que le soumissionnaire fait partie des prestataires enregistrs dans le registre du FID ; Les conditions de recevabilit des offres : les dossiers de soumission doivent tre conformes aux exigences de la DAO (heure de dpt des offres, prsentation des offres, documents constitutifs des offres, signature des pices matresses, ) ; Les conditions dligibilit : les propositions ne doivent pas imposer des modifications des conditions de bases dfinies dans le DAO (dtail des activits, dtail quantitatif). 3. Si la commission constate des erreurs matrielles dans les calculs des bordereaux de Prix unitaires et des devis quantitatifs et estimatif, celles ci seront corriges sur la base du Prix unitaire exprim en toute lettre et les quantits inscrites dans le DAO. Si le soumissionnaire naccepte pas les corrections derreurs, son offre sera carte et sa garantie pourra tre confisque 4. Seront rejetes les offres qui nont pas remplies les trois conditions sus mentionnes ainsi que. les offres des entreprises dont les moyens humains et les matriels proposs ne sont pas conformes ou ne respecteraient pas les exigences requises par le DAO. 5. Par ailleurs, les offres mises par les entreprises dj rsilies leurs torts par le FID ou dautres projets financs par dautres bailleurs (depuis 2 ans) ne sont pas non plus recevables. 6. Les offres seront classes suivant leurs montants respectifs. 7. Une fiche de prsence sera signe par toutes les parties prenantes la sance. REGLES DE GESTION REF. R2807 1. Un rapport dvaluation sera rdig par le charg de projet et fera tat de : Des rsultats de lvaluation, Des justifications correspondantes la proposition dattribution. 2. Il doit tre sign par tous les membres du Commission dvaluation et transmis la direction gnrale pour approbation. REGLES DE GESTION REF. R2808 1. Le march des travaux sera attribu la MPE qualifie ayant prsent une offre recevable et ligible et qui aura prsent loffre moins disant et conforme loffre Technique. 2. Le CRAM mettra une lettre de proposition dattribution de march la direction gnrale pour non objection. REGLES DE GESTION REF. R2809 3. La validation de la proposition dattribution de march reposera sur la vrification du respect des rgles dvaluation appliques conformment aux conditions dfinies dans le formulaire dvaluation. 4. Si lavis de la DG est favorable, une lettre de non objection sera tablie et envoye la DIR. Dans le cas contraire, une lettre dobjection est tablie avec mention du motif de rejet de la proposition dattribution.
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PHASE 2000 EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2800 REGLES DE GESTION REF. R2810 1. La DIR du FID adressera la MPE adjudicataire une lettre de notification et lui demande dans les 10 jours de remettre une caution de bonne excution. REGLES DE GESTION REF. R2811 1. La caution de bonne excution est estime 10% du montant des travaux TTC. 2. Elle est effectue sous une des formes suivantes : Caution bancaire solidaire pour le montant total de 10%, la rception de la lettre de cautionnement conditionne la libration totale de la caution de soumission pour la MPE adjudicataire, 10 jours calendaire aprs la notification ; Chque bancaire certifi ; Bordereau de versement du montant de la caution au compte bancaire de la DIR. 3. Pour les deux derniers cas, le montant de la caution reprsente le complment verser tant donn que le FID transformera la caution de soumission fournie par lentreprise adjudicataire en caution de bonne excution dans les 10 jours calendaires aprs la notification. 4. Le versement de ce complment est une condition sine qua non de la finalisation du contrat. 5. Si la MPE adjudicataire nest pas en mesure de procder au Paiement, le march sera attribu la deuxime MPE dans la liste et la caution de soumission sera retenue par le FID.(offre ligible et recevable) 6. De mme, en cas de dsistement du MPE adjudicataire, le march sera attribu au 2me sans remboursement de la caution de soumission. REGLES DE GESTION REF. R2812 1. Le contrat sera tabli entre le DIRE du FID et le reprsentant habilit de la MPE. 2. Le contrat sera labor en cinq exemplaires originaux : Un exemplaire pour la MPE adjudicataire, Trois exemplaires pour la DIR du FID, Un exemplaire pour le BE. 3. Eventuellement, une copie pourra tre remise la Direction gnrale du FID. REGLES DE GESTION REF. R2813 1. Lordre de service est mis par Le Chef de service technique et sign par le prestataire. 2. Le dlai contractuel court trois jours partir de la date laquelle le prestataire a reu et sign lordre de service. REGLES DE GESTION REF. R2814 1. Le CPFID tablit une lettre notifiant le BE de lattribution du march des travaux et de la MPE adjudicataire. REGLES DE GESTION REF. R2815 1. Aprs la signature du contrat avec la MPE adjudicataire, la demande des autres MPE non adjudicataires, le FID libre les cautions de soumissions. Cette libration est effectue sous forme de chque bancaire au nom de la MPE. REGLES DE GESTION REF. R2816 1. Si la MPE adjudicataire du march dsire recevoir une avance de dmarrage, lavance doit tre garantie 100% par une caution solidaire dun tablissement financier par le BE. La caution peut tre sous forme de chque certifi libell lordre du FID, dune lettre de cautionnement tablie par un tablissement financier ou dun versement sur un compte bancaire du FID. Cette avance est fixe 10% du montant du march. 2. Le Paiement de lavance est effectu 15 jours compter de la quinzaine o la notification a t reue par la MPE et la caution rceptionne par FID. 3. A dfaut, la MPE peut toujours prtendre un acompte sur approvisionnement qui est de 10% du devis estimatif des matriaux.
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GENERATEUR(S)
EXECUTION DE SOUS PROJETS ASSURER LA VALIDATION DES PRESTATIONS DU PARTENAIRE RELAIS Alatoire Ralisation de la rception provisoire des travaux
Fiche N. 2A00
RESULTATS ATTENDUS Y Acceptation des prestations du PR
Excution Contrle
MISE EN OEUVRE CPFID CS RCAD DIR
REFERENCE D2A01 D2A02 D2A03 D2A04 Intervenants CPFID
Participation DOCUMENTS UTILISES LIBELLE Procs verbal de runion Lettre dobservations / dapprobation des prestations du PR Contrat de gestion communautaire amliore Contrat daffermage Entre Action D2A01 Vrifier la bonne excution des prestations du PR Si des observations doivent tre formules Formuler les observations sur les prestations fournies par le PR Soumettre les observations lapprobation du CS RCAD Valider les observations du CPFID sur les prestations fournies par le PR Si les prestations peuvent tre acceptes Etablir la lettre dapprobation des prestations du PR Soumettre la lettre dapprobation au CS RCAD Valider la lettre dapprobation des prestations fournies par le PR R2A02
Sortie
Rgle R2A01
CPFID
D2A02
CPFID CS RCAD
CPFID
D2A02
CPFID
Lancer la procdure de signature et denvoi en courriers de la lettre dobservations / dapprobation
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PHASE 2000 EXECUTION DE SOUS PROJETS Fiche N. 2A00 REGLES DE GESTION REF. R2A01 1. La validation des prestations du PR autre que llaboration du MPP doit tre au plus tard effectue un mois avant la date de rception provisoire prvue. 2. Comme toute validation de prestations, il sagit de sassurer que les activits et les biens livrables prvus par les TDR du partenaire relais ont t respects et raliss. 3. Les principaux points vrifier sont : La fixation par procs verbal du prix de leau ainsi que du mode de perception convenu entre la Commune, lAssociation des bnficiaires et les usagers ; Le choix du mode de gestion des ouvrages par la Commune aprs concertation avec les bnficiaires : gestion prive, gestion communautaire amliore ou rgie ; Lvaluation par sondage de la bonne comprhension du partage des rles : Maire, CP, Artisans rparateurs, ; Le check list de la ralisation des diffrents thmes de mobilisation prvus dans les TDR : ncessit de payer leau, culture dentretien, hygine et environnement, ; Si la Commune a opt pour une gestion communautaire amliore : constitution du CPEA, formalisation de la convention de dlgation, formation sur la gestion du systme, transfert des outils de gestion (livre de caisse, manuel de gestion et dentretien, ) ; Si la Commune a opt pour une gestion prive, sa formation pour les dmarches de prospection et de suivi du gestionnaire priv (appel doffres, conditions financires et techniques de la dlgation, convention de dlgation, dispositif de suivi, ). REGLES DE GESTION REF. R2A02 1. Le CS RCAD doit sassurer que le CPFID a respect les dmarches et les rgles en vigueur pour la validation des prestations du PR. Il marque son approbation par le visa de la lettre dobservations. 2. Le CPFID doit clairement mentionner dans ses observations les ajustements ou les activits exigs du PR pour que ses prestations soient acceptes. 3. Le dlai accord au PR pour la ralisation des demandes du FID doit galement tre mentionn dans la lettre dobservations. 4. Si les ajustements et les activits exiges par la lettre dobservations ne sont pas raliss dans les dlais impartis, le FID est en droit de sanctionner le PR selon les procdures en vigueur en son sein. Cette sanction peut prendre la forme dune suspension du contrat, dune rsiliation aux torts du PR, dune non admission temporaire ou dfinitive soumissionner aux appels doffres lancer par le FID, .
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GENERATEUR(S)
EXECUTION DE SOUS PROJETS ASSURER LA RECEPTION DES MATERIAUX OU DES TRAVAUX Alatoire Rception dune invitation une rception
Fiche N. 2B00
RESULTATS ATTENDUS Y Rception des matriaux et travaux
REFERENCE D2B01 Intervenants CPFID CPFID
Excution Contrle Participation DOCUMENTS UTILISES LIBELLE Invitation une rception Entre Action D2B01 Traiter une invitation une rception Assister une rception
MISE EN OEUVRE DIR / Association des bn. Service technique
Sortie
Rgle R2B01 R2B02
REGLES DE GESTION REF. R2B01 1. Durant tout le droulement dun projet, le FID doit se constituer une documentation sur chaque projet de manire pouvoir les utiliser soit pour cibler les rceptions auxquelles assister soit pour disposer des lments requis pour statuer sur les litiges ventuels. 2. La DIR du FID doit tre systmatiquement inform des rceptions organises dans le cadre des sous projets financs par ses soins. 3. Les types de rception retenus sont : La rception des matriaux, La rception partielle, La rception technique, La rception provisoire, La rception dfinitive. REGLES DE GESTION REF. R2B02 1. La prsence de la DIR du FID aux rceptions des matriaux, aux rceptions techniques et aux rceptions partielles nest pas obligatoire mais la DIR est systmatiquement destinataire des PV de rception tablis dans ce sens ; 2. Pour la rception provisoire et la rception dfinitive, la DIR est obligatoirement reprsente et elle est galement destinataire des PV de rception. 3. La DIR a le droit de demander la ralisation dune rception contradictoire sil savre que cette dmarche est ncessaire. Cette dmarche peut tre ralise par les techniciens de la DIR ou par un prestataire disposant des comptences requises pour ce faire. 4. Les Responsables de projet mentionneront au niveau des prestations fournir par les BE les matriaux, les lments des ouvrages et les tapes de la ralisation qui doivent faire lobjet de rception et qui exigent la prsence du bureau dtudes et / ou du FID. 5. La rception partielle nest pas obligatoire. Elle ne concerne que la rception dun ou de plusieurs lments du systme comme louvrage de captage, le rservoir, la mise en place de buses barbacanes, . Cest le BE qui sen charge et le PV de rception servira de pice justificative de lattachement. 6. La rception technique est obligatoire et doit tre effectue par le BE la fin des travaux. Elle concerne la rception de lensemble des travaux raliss. 7. La rception provisoire est obligatoire et est effectue aprs la rception technique.
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PHASE 2000 EXECUTION DE SOUS PROJETS Fiche N. 2B00 8. Les prsences obligatoires lors dune rception provisoire et dfinitive sont : Le responsable technique du projet au sein de la CC (PCCO) ou de la CPAB (PCC) ou au moins un des CPFID (PCMOD), Le(s) reprsentant(s) du matre douvrage, Le(s) responsable(s) du BE matre doeuvre, Le(s) responsable(s) du MPE titulaire du march rceptionn. 9. Les prsences facultatives lors dune rception provisoire et dfinitive sont : La reprsentation locale du MCEPA, Les autres membres de la CC (PCCO) ou de la CPAB (PCC), Le(s) reprsentants du PR, Les usagers. 10. Toutes les rserves mises lors de la rception provisoire devront tre leves au plus tard un mois aprs la rception. Lorsque la rception provisoire est prononce, la MPE peut demander la restitution ou la libration de la moiti de la caution de bonne excution. 11. Le BE remplit la fiche IPO ou ILA (selon les ouvrages rceptionns) ds que la rception provisoire est prononce. Les fiches ainsi remplies sont transmettre la DIR de rattachement du sous projet qui les transmettra son tour la Direction Gnrale. 12. Le dlai de garantie est de un an compter de la date de la rception provisoire. Durant cette priode, deux entits sont responsables de lentretien et de la maintenance des ouvrages. Pour lentretien systmatique et priodique ncessaire pour le bon fonctionnement des ouvrages, cest la structure dlgataire de lexploitation qui en est charge. Par contre, les cas de panne ponctuelle relatifs la qualit de la ralisation des ouvrages relvent de la responsabilit du titulaire du march. A cet effet, il effectuera des descentes trimestrielles de vrification sur les sites dimplantation des ouvrages et tablira chaque fois un rapport de visite quil adressera au FID. 13. La rception dfinitive est obligatoire. La prsence dun ou de plusieurs reprsentants du MCEPA est fortement recommande toutefois, leur absence ne doit pas tre un obstacle au droulement de la rception. 14. La rception dfinitive a lieu lexpiration du dlai de garantie qui est gnralement de un an compter de la date de la rception provisoire. Il ne doit subsister aucune rserve (majeure et mineure) puisque une fois la rception dfinitive prononce, la responsabilit de lentreprise est leve. 15. Une fois la rception dfinitive prononce, la MPE peut demander la restitution ou la libration de la moiti restante de la caution de bonne excution. 16. Au niveau de la rception des travaux, les points vrifier sont entre autres : La conformit des travaux raliss avec les spcifications des DAO et des modifications autorises ; La vrification de la conformit des matriaux utiliss ; Si possible, la simulation des conditions dexploitation maximum ; La vrification de la qualit de leau par rapport lanalyse physico-chimique ; La vrification des respects des solutions convenues aux points de rserves pour les rceptions dfinitives. 17. Les tableaux des pages suivantes proposent titre indicatif les points vrifier par type douvrage AEPA rceptionner.
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SYSTEME AEPG Rception partielle/Rception Rception dfinitive technique/Rception provisoire Captage Vrifier la bonne ralisation et le Vrifier le bon fonctionnement du bon fonctionnement du captage captage Conduite Tuyauterie et Vrifier les rsistances des Vrifier les rsistances des damene accessoires conduites et la non existence des conduites et la non existence des fuites. fuites. Rservoir Ciment, fers, Vrifier le bon fonctionnement du Vrifier le bon fonctionnement du produits rservoir notamment les robinets rservoir notamment les robinets hydrofuges vannes et la non existence de vannes et la non existence de fissures et de fuites. fissures et de fuites. Rseau de Tuyauterie et Vrifier le bon fonctionnement du Vrifier le bon fonctionnement du distribution accessoires rseau rseau Vrifier les rsistances des Vrifier les rsistances des conduites et la non existence des conduites et la non existence des fuites. fuites. Borne Vrifier la bonne ralisation de Vrifier la bonne ralisation de fontaine louvrage louvrage Pour vrifier la suffisance du dbit, on ouvre en mme temps tous les robinets du rseau et on vrifie que chacun dentre eux bnficie dune arrive deau en quantit et en qualit suffisante. Pour vrifier la charge maximale que pourraient subir les conduites du rseau, on ferme pendant quelques heures tous les robinets et on vrifie quaucune fuite ni rupture ne sest produit sur le rseau. Pour permettre la vrification de ltanchit des tuyaux, les raccords, les coudes, il pourrait tre envisag de les laisser dcouvert jusqu la rception la rception provisoire. Ouvrages Matriaux rceptionner Ciment, fers SYSTEME PUITS Rception technique/Rception provisoire Vrifier la bonne ralisation du captage Vrifier la hauteur et le niveau statique de leau dans le puits Vrifier la bonne ralisation du cuvelage : verticalit, jonction et tanchit Vrifier lefficacit de la pompe et du systme en gnral Vrifier le bon fonctionnement de la pompe SYSTEME FORAGE Rception provisoire Vrifier lefficacit du captage Vrifier lefficacit du captage Vrifier la bonne ralisation des
Elment de louvrage Captage
Cuvelage
Matriaux rceptionner Ciment et fer et buse barbacanes entoures de gravier filtre ciment et fer et buses ou Pompe et accessoires Fer, ciment Pompe
Rception dfinitive Vrifier la bonne tenue et lefficacit de louvrage Vrifier la hauteur et le niveau statique de leau dans le puits Vrifier la bonne tenue du cuvelage : verticalit, jonction et tanchit Vrifier la bonne tenue et lefficacit de louvrage Vrifier le bon fonctionnement de la pompe
Amnageme nt de surface Pompe
Elments du Matriaux systme rceptionner Crpine Crpine Tubage Tubage Amnageme Fer, ciment, .
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Rception dfinitive Vrifier lefficacit du captage Vrifier lefficacit du captage Vrifier la bonne tenue des
SYSTEME FORAGE nt de surface Moyen Pompe et Vrifier le accessoires bon fonctionneme nt du captage dexhaure ouvrages Vrifier le bon fonctionnement de la pompe ouvrages Vrifier le bon fonctionnement de la pompe
Ouvrages Captage
Matriaux rceptionner Ciment, fers
Traitement
Ciment, fer,
Station de pompage
Pompe, moteur et accessoires
Conduite de refoulement Rservoir
Tuyauterie et accessoires Ciment, fers, produits hydrofuges Tuyauterie et accessoires
Rseau de distribution
SYSTEME POMPAGE EAU DE SURFACE Rception technique/Rception provisoire Vrifier la bonne ralisation du captage Vrifier le bon fonctionnement du captage Vrifier la bonne ralisation du traitement Vrifier le bon fonctionnement du systme Vrifier la bonne ralisation de la station de pompage Vrifier le bon fonctionnement de la pompe Vrifier les rsistances des conduites et la non existence des fuites. Vrifier le bon fonctionnement du rservoir notamment les robinets et la non existence des fuites. Vrifier le bon fonctionnement du rseau Vrifier les rsistances des conduites et la non existence des fuites.
Rception dfinitive Vrifier le bon fonctionnement du captage
Vrifier le bon fonctionnement du systme
Vrifier le bon fonctionnement de la pompe
Vrifier les rsistances des conduites et la non existence des fuites. Vrifier le bon fonctionnement du rservoir notamment les robinets et la non existence des fuites. Vrifier le bon fonctionnement du rseau Vrifier les rsistances des conduites et la non existence des fuites.
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4.2.4 Formulaires et Etats de sortie CODE D2101 D2103 D2104 D2105 D2106 D2202 D2203 D2204 D2205 D2207 D2208 D2209 D2210 D2211 D2213 D2214 D2301 D2302 D2306 D2310 D2601 D2612 D2623 D2701 D2908 D2909 D2A01 D2A02 D2A03 D2A04 D2B01 INTITULE Dossier de prslection Liste des prestataires prslectionns Liste des prestataires par catgories Lettre de notification des prestataires adjudicataires Lette dinformation des prestataires non adjudicataires Liste restreinte Formulaire dAppel doffre Certificat de visite des lieux Modle de soumission Formulaire de dpouillement Lettre de notification pour louverture des plis financiers Rapport dvaluation des propositions Lettre dapprobation Lettre de rejet de proposition Contrat Ordre de service MPP Accus de rception Lettre de convocation des associations Lettre de sommation APS APD DAO Lettre de manifestation dintrt Procs verbal de dpouillement Rcpiss pour caution Procs verbal de runion Lettre dapprobation des prestations du PR Contrat de gestion communautaire amliore Contrat daffermage Lettre dinvitation une rception PREVU PARTIE II PAGE Non Non Non Non Non Non Oui 3.10 71 Oui 3.10 80 Oui 3.11 84 Oui 3.12 86 Non Oui 3.13 88 Non Non Oui 3.14 90 Oui 3.15 103 Oui 3.1 16 Non Non Non Non Non Non Non Non Oui 3.14 102 Non Non Oui 3.16 105 Oui 3.17 108 Non
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4.3 SUIVI DES PROGRAMMATIONS AEPA 4.3.1 Champ dapplication Les activits de suivi de la programmation AEPA du FID sappliquent au suivi de la partie du PTA du FID concernant les AEPA. Principalement, il sagit de procder au dnombrement des ouvrages AEPA raliss par rapport au nombre douvrages prvus. Les postes de travail concerns par les procdures sont les Responsables de Suivi-Evaluation au niveau des DIR et le Service Suivi-Evaluation de la Direction Gnrale. Les Chargs de projet quant eux participent la ralisation des activits de suivi par le biais de la mise disposition des informations concernant les ralisations. 4.3.2 Directives 1. La fonction Suivi-Evaluation joue un rle trs important pour mesurer la ralisation des objectifs du Projet de Dveloppement Communautaire et des objectifs dfinis dans le programme de travail annuel (PTA) du FID. Le Suivi-Evaluation est une fonction transversale qui intgre les trois lments du systme de gestion du FID: le systme de pilotage (planification et contrle), le systme dinformation, et le systme oprationnel. Elle a pour objet de : Fixer les objectifs en terme de ressources, dextrants, deffets et dimpacts ; Faciliter la mise en uvre des activits et lutilisation des ressources ; Mesurer et analyser les carts par rapport aux objectifs ; et, Faciliter la prise des mesures correctives. La finalit du Suivi Evaluation est de mesurer et dassurer dune part lefficience du FID et des communauts bnficiaires dans lutilisation des intrants (ressources, activits), et dautre part leur efficacit dans latteinte des rsultats ( savoir les extrants ou produits, les effets et impacts). La fonction Suivi et Evaluation est un moyen danalyse de donnes et de sources dinformations pertinentes ncessaires la prise de dcision. Les analyses des rsultats du Suivi fournissent la base dinformation pour lEvaluation. Le Suivi et lEvaluation sont donc deux processus interdpendants qui diffrent de part leur objet, leur priodicit et les services responsables de leur excution. Le Suivi consiste observer dune faon continue ou priodique le progrs ralis dans lexcution des activits ou projets, afin de sassurer que lutilisation des intrants, lavancement des travaux et la production des extrants seffectuent conformment la programmation. Il permettra aux responsables dapporter une amlioration de lexcution des activits ou projets en prenant les mesures ncessaires pour surmonter les contraintes rencontres et rsoudre les problmes qui se posent. LEvaluation est une opration qui vise dterminer la pertinence et lefficacit, les effets et impacts des activits ou projets par rapport aux objectifs fixs. Elle permet ainsi damliorer la gestion des actions en cours et futures. Le Suivi et lEvaluation impliquent la collecte et lanalyse des informations qui sont rsumes en des indicateurs pertinents et objectifs. Les indicateurs sont des variables qui permettent de mesurer et dapprcier les effets et impacts des projets par les changements intervenus dans une situation donne.
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Le FID a retenu deux types dindicateurs : Les indicateurs de ralisation qui concernent lutilisation des ressources, la ralisation des activits et la production des extrants; et Les indicateurs dimpact qui servent mesurer les effets et apprcier limpact et la viabilit des activits et des projets. 2. Le systme de Suivi-Evaluation est un systme dinformation compos dacteurs et de donnes dont la collecte, le traitement et la diffusion sont rgis par des procdures et des outils. Trois composantes constituent le systme de Suivi-Evaluation du FID: le Suivi, lEvaluation ex-post et lAudit technique. 3. Le Suivi et lEvaluation ex-post sont assurs, dune part par les communauts bnficiaires avec le concours des Matres duvre : Bureaux dtudes ou Consultants, et dautre part par les services oprationnels des DIR du FID et/ou des organismes externes. Laudit technique est assur par un auditeur spcialis indpendant. 4.3.3 Fiches de procdures et rgles de gestion
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GENERATEUR(S)
ASSURER LE SUIVI DES PROGRAMMES AEPA Fiche N. 3100 ASSURER LE SUIVI DES PROGRAMMATIONS AEPA DU FID Mensuel, Trimestriel, Semestriel, Annuel, Selon les procdures de suivi valuation en vigueur au sein du FID MISE EN OEUVRE Resp. Suivi Evaluation DIR CPFID CS RCAD CS Technique
RESULTATS ATTENDUS Y Disponibilit des informations sur lavancement des sous projets AEPA
Excution Contrle Participation
REFERENCE D3101 D3102 Intervenants CPFID
DOCUMENTS UTILISES LIBELLE Rapports dactivits Tableaux de bord Entre Action Transmettre au Responsable du Suivi Evaluation les informations sur lavancement des sous projets AEPA D3101 Procder la mise jour des informations de suivi de lavancement des sous projets AEPA D3101 Etablir / Mettre jour les tableaux de bord de suivi des sous projets AEPA D3102 Transmettre les tableaux de bord de suivi auprs des autorits concernes D3102
Sortie D3101
Rgle
Resp. Suivi Eval.
Resp. Suivi Eval.
Resp. Suivi Eval.
D3102
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GENERATEUR(S)
ASSURER LE SUIVI DES PROGRAMMES AEPA CONTRIBUER AU SUIVI DES PROGRAMMATIONS DU SECTEUR AEPA Semestriel / Alatoire A la demande du Ministre charg du secteur AEPA
Fiche N. 3200
RESULTATS ATTENDUS Excution Y Mise jour de la BDEA Y Disponibilit des informations sur lavancement des programmations Contrle du secteur AEPA Participation DOCUMENTS UTILISES LIBELLE
MISE EN OEUVRE CPFID CS Technique CS RCAD DIR DG Personnel Administratif
REFERENCE D3201 D3202 D3203 D3204 Intervenants CS Technique
Fiche IPO Fiche ILA Etat rcapitulatifs des ralisations AEPA du FID Etat rcapitulatifs des indicateurs Entre Action D3201 Transmettre lunit charge de la gestion de la BDEA D3202 les fiches IPO et ILA Etablir les tats rcapitulatifs des ralisations AEPA du FID et des indicateurs D3203 Soumettre les tats ainsi tablis lapprobation du CS D3204 RCAD et du CS Technique D3203 Transmettre au Ministre charg du secteur AEPA les D3204 tats rcapitulatifs des ralisations AEPA du FID et des indicateurs
Sortie D3201 D3202 D3203 D3204 D3203 D3204 D3203 D3204
Rgle
CPFID
R3201
CPFID
CPFID
REGLES DE GESTION REF. R2301 1. Il revient au MCEPA dinformer le FID sur les informations dont il a besoin pour assurer le suivi des programmations du secteur AEPA. 2. Dans tous les cas, une copie des fiches IPO et ILA remplies dans le cadre de la ralisation des sous projets AEPA doivent tre transmises lunit charge de la gestion du BDEA. 3. A titre indicatif, les informations susceptibles dtre requises sont : Le nombre de requtes reues par commune ; Le nombre de sous projets AEPA raliss par commune dintervention ; Les indicateurs de rsultats, dimpacts et de ralisations obtenus pour les sous projets raliss ; Les fiches IPO et ILA mises jour ; Les communes dans lesquelles interviennent le FID ; ..
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4.3.4 Formulaires et Etats de sortie CODE D3101 D3102 D3201 D3202 D3203 D3204 INTITULE Rapports dactivits Tableaux de bord Fiche IPO Fiche ILA Etat rcapitulatifs des ralisations AEPA du FID Etat rcapitulatifs des indicateurs PREVU ANNEXE PAGE Oui 4.1 118 Non Oui 4.3 123 Oui 4.3 135 Non Oui 4.2 121
Page 99

Manuel de Procédures AEPA - Partie 1: Manuel (FID - 2007)

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REPUBLIQUE DE MADAGASCAR

Tanindrazana Fahafahana Fandrosoana

************************************************************************** FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MISE EN OEUVRE (6)

REGLES DE GESTION REF. (14) (15)

ELEMENT Champ dapplication Directives

Cycle dactivits de rattachement

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

ELEMENT Document en sortie

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

Borne fontaine Pompe motricit humaine

Pompage deau de surface

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

Association des bnficiaires

K Ralisation des tudes inhrentes aux projets AEPA

K Ralisation des infrastructures en AEPA

Comit de point deau amlior

K Gestion des ouvrages

Exploitant (Fermier, K Gestion des ouvrages Concessionnaire, Grant)

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

RESULTATS ATTENDUS Enregistrement de la requte de financement

REFERENCE D1101 D1102 D1103 Intervenants SocioOrganisateur

MISE EN OEUVRE Socio-Organisateur Chef du Service RCAD Directeur Inter-Rgional

Vrifier lligibilit du sous projet objet de la requte de financement D1102

SocioOrganisateur SocioOrganisateur CS RCAD D1103

Etablir une lettre de rejet de la requte de financement

Soumettre la lettre de rejet au Chef du service RCAD

CS RCAD SocioOrganisateur D1103

Lancer la procdure de signature et denvoi en courriers de la lettre de rejet

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

PHASE 1000 PROCEDURE PERIODICITE FAIT(S)

RESULTATS ATTENDUS Liste des communes qui bnficieront des financements

MISE EN OEUVRE Chargs de projet Chefs de Services DIR

Chefs de services / Chargs de projet Chefs de services Directeur Intergional

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE I FID, JUILLET 07

PHASE 1000 PROCEDURE PERIODICITE FAIT(S)

RESULTATS ATTENDUS Liste des sous projets intgrer dans le PTA

RFRENCE D1102 D1203 D1301 D1302 D1303 D1304 Intervenants

MISE EN OEUVRE CPFID Chefs de service DIR

Etablir une lettre de notification de demande de requte de financement