Histoire vraie Notre ONG, la Croix verte, tait base au Royaume-Uni et grait plusieurs projets subventionns par l'UE. L'un de nos projets concernait plusieurs pays d'Amrique latine et tait ralis avec l'aide de partenaires locaux. Outre les fonds europens, le projet tait cofinanc par nous-mmes ainsi que par la Croix bleue amricaine, une organisation caritative amricaine partenaire de notre ONG britannique, et par nos partenaires locaux. Conformment aux pratiques habituelles de notre organisation, les fonds en euros reus de l'Administration contractante taient immdiatement convertis en livres sterling. Ensuite, nous transfrions, en fonction des besoins de nos partenaires locaux, les fonds requis notre partenaire amricain, qui les convertissait en dollars amricains avant de les verser, avec sa propre contribution, nos partenaires latino-amricains. Chaque partenaire local laborait un rapport financier dans sa propre devise et nous le transmettait. Notre service comptable Londres consolidait alors tous ces rapports en vue de produire un rapport financier de projet libell en livres sterling, avec les quivalences en euros. Ce qui s'est pass: lors d'un audit de notre projet lanc par l'Administration contractante, notre service financier n'a pas t en mesure de fournir le montant exact des intrts gnrs par les avances europennes. Il n'a pas non plus pu rapprocher les avances verses par l'Administration contractante ni les contributions de notre partenaire amricain, de nos partenaires locaux et de notre ONG avec les dpenses de projet figurant dans notre rapport financier final. Il ne lui a pas non plus t possible de rapprocher les carts sur taux de change. En consquence, les auditeurs ont soulev des exceptions dans leur rapport l'Administration contractante. Moralit: ces problmes auraient pu tre vits si nous avions appliqu des procdures bancaires plus strictes, telles celles dcrites dans ce module. MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES MODULE 6 GESTION BANCAIRE TRSORERIE ET Page 1 Ce module est particulirement important pour les projets grs au travers de devis-programmes et de contrats de subvention. Les projets de ce type dpendent des fonds verss par l'Administration contractante et, sans ceux-ci, pourraient tre contraints mettre un terme leurs activits. POURQUOI LA TRSORERIE ET LA GESTION BANCAIRE SONT-ELLES SI IMPORTANTES POUR LA GESTION FINANCIRE? Une bonne gestion des ressources financires est essentielle pour ces projets. L'Administration contractante voudra gnralement savoir comment ses fonds ont t employs. Contenu de ce module Exigences contractuelles minimales Problmes ventuels et contrles cls Conseils de base Outils et modles Message-cl: les liquidits doivent tre conserves en lieu sr et les banques utilises de manire adquate, sans quoi c'est le projet dans son ensemble qui peut tre compromis. MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE MODULE 6 GESTION BANCAIRE TRSORERIE ET Page 2 Les pages suivantes rsument les principales exigences contractuelles en matire de trsorerie et de gestion bancaire pour les actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de contrats de subvention, de contrats de services et de devis-programmes. EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES Dsignation d'un compte bancaire Tous les contrats exigent en principe du bnficiaire qu'il dsigne, ds le dbut du contrat, le compte bancaire sur lequel les paiements seront effectus par l'Administration contractante. Comptes de projet ddis Pour les projets grs au travers de devis-programmes, les clauses techniques et administratives annexes la convention de financement exigent gnralement qu'un ou plusieurs comptes bancaires soient ouverts aux seules fins de grer les fonds de projet. Vous trouverez de plus amples informations ce sujet dans le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes, sous la rubrique Compte(s) bancaire(s), section 3.3.7. Ces dispositions dfinissent les rgles applicables ces comptes bancaires (p. ex. devise utiliser, modalits des transferts de fonds et compte bancaire dont doivent tre dbites les dpenses de projet). Caisse Pour les projets grs au travers de devis-programmes, le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes mentionne en outre que le montant de la caisse doit tre limit au strict minimum et conserv en lieu sr (rubrique Caisse, section 3.3.8). Rapprochement des mouvements de trsorerie et apurement des comptes bancaires Pour les projets grs au travers de devis-programmes, les annexes 9 et 10 du guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes fournissent des exemples de formats pour le rapprochement des mouvements des liquidits et le rapprochement de la trsorerie prsenter lors des demandes de rapprovisionnement et dans les mmoires des dpenses. MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE MODULE 6 GESTION BANCAIRE TRSORERIE ET Page 3 Problmes ventuels Mesures de contrle cls Les fonds verss par l'Administration contractante peuvent ne pas parvenir l'unit dexcution du projet en temps utile pour l'excution du contrat. Assurez-vous que les fonds sont achemins le plus directement possible, sans intermdiaires. tablissez les demandes de rapprovisionnement en temps utile (dans le cas de devis-programmes). Les fonds verss par l'Administration contractante peuvent tre utiliss pour financer des activits autres que le projet. 8Ceci peut se produire, par exemple, si lunit dexcution est confronte des problmes de trsorerie et utilise les fonds destins au projet pour couvrir d'autres besoins urgents. Ayez recours des comptes bancaires ddis, mme si cela n'est pas exig. Rapprochez les mouvements de trsorerie. Des ordres de paiement non autoriss peuvent tre tablis. Scindez les tches de prparation, d'autorisation et de signature des paiements. Scindez les tches de comptabilit et de gestion des liquidits. Vrifiez les documents de paiement sur la base des pices justificatives. Ayez recours une double signature sur les comptes bancaires. Des fonds peuvent tre dtourns. Les fonds peuvent ne pas parvenir leur destinataire. Effectuez frquemment un rapprochement des comptes bancaires et caisses. Privilgiez les virements bancaires pour les paiements. Assurez-vous que les rapprochements des comptes bancaires/liquidits ne sont pas effectus par des personnes en charge de la gestion des avoirs bancaires/liquidits. Les fonds libells dans d'autres devises peuvent ne pas tre convertis aux bons taux. Assurez-vous que les rgles contractuelles en matire de devi- ses sont respectes. Vous trouverez de plus amples dtails ce sujet dans le module 7, Comptabilit, sous Conseils de base. PROBLMES VENTUELS ET MESURES DE CONTRLE CLS MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE MODULE 6 GESTION BANCAIRE TRSORERIE ET Page 4 CONSEILS DE BASE Si les modalits d'acheminement des fonds sont inefficaces, de nombreux problmes peuvent survenir: les fonds peuvent mettre trop longtemps pour parvenir l'unit dexcution du projet, entravant sa ralisation; une partie des fonds peut tre dtourne par les intermdiaires; dans les projets multipays/multidevises, des pertes de change inexpliques peuvent survenir; il peut devenir impossible de dterminer les intrts gnrs par les fonds europens. Message-cl: assurez-vous toujours que les fonds suivent le chemin le plus direct. Veillez ce que les fonds transfrer l'unit dexcution du projet empruntent le chemin le plus direct. Exemples: vitez d'envoyer les fonds via des entits ou devises intermdiaires (p. ex. d'Europe en Amrique latine via les tats-Unis ou le dollar). Envisagez d'employer un systme d'avances, dans lequel un montant fixe est vers l'unit dexcution et rapprovisionn hauteur du montant exact des dpenses que cette dernire peut prouver. Envisagez d'ouvrir des comptes bancaires ddis, mme si cela n'est pas exig. Les comptes ddis ne sont obligatoires que pour les projets grs au moyen de devis-programmes. Toutefois, ils peuvent galement se rvler utiles pour les contrats de subvention, car ils permettent de bien distinguer les fonds du projet des autres fonds. MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE MODULE 6 GESTION BANCAIRE TRSORERIE ET Page 5 CONSEILS DE BASE (suite) Message-cl: si possible, ouvrez des comptes bancaires ddis pour le projet. Les clauses techniques et administratives des devis-programmes exigent gnralement l'ouverture de comptes bancaires ddis. Pour les contrats de subvention, en revanche, ceci n'est pas obligatoire. Cette pratique est toutefois vivement conseille, compte tenu de ses nombreux avantages. Les comptes bancaires ddis rassemblent tous les fonds du projet sur un ou plusieurs comptes bancaires utiliss exclusivement aux fins du projet. Il s'agit d'une manire trs efficace de grer les liquidits du projet. Elle comporte de nombreux avantages: elle assure la traabilit des fonds de leur source leur affectation ultime; elle facilite les contrles et les rapprochements; elle minimise le risque que des fonds destins financer le projet soient affects d'autres activits; elle contribue rduire le risque de double financement; si le contrat prvoit des contributions de plusieurs parties (cofinancement), elle permet de dmontrer que toutes les parties ont apport la contribution financire mentionne et que ces contributions ont t utilises dans le cadre du projet. MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE MODULE 6 GESTION BANCAIRE TRSORERIE ET Page 6 Il est facile de dtourner des liquidits. Des mesures de contrle strictes sont donc ncessaires. En voici quelques exemples: CONSEILS DE BASE (suite) Rapprochement et contrle des soldes: comptez rgulirement la caisse. Vrifiez que le montant obtenu correspond aux registres comptables et au livre de caisse. Vrifiez rgulirement que les soldes mentionns sur les relevs bancaires correspondent aux registres comptables. Rapprochement des mouvements de trsorerie: effectuez frquemment des rapprochements des mouvements de trsorerie afin de vous assurer que les liquidits/transactions bancaires correspondent aux soldes des comptes. Sparation des tches: scindez les tches autant que possible: les personnes ayant accs aux liquidits (p. ex. celles qui prparent les virements bancaires/signent les virements bancaires/grent la caisse) doivent tre diffrentes de celles qui tiennent les comptes; les personnes ayant accs aux liquidits et avoirs bancaires doivent tre diffrentes de celles charges des contrles et des rapprochements. Double signature: veillez ce que deux signatures soient ncessaires pour effectuer les paiements bancaires. Message-cl: effectuez des rapprochements et vrifications frquents. MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE MODULE 6 GESTION BANCAIRE TRSORERIE ET Page 7 CONSEILS DE BASE (suite) Il est facile de voler des espces, par exemple en falsifiant des reus. Message-cl: limitez le fonds de caisse et les transactions en espces. Restreignez les paiements en espces au strict minimum, et limitez le fonds de caisse. Les virements bancaires prsentent plusieurs avantages sur les autres modes de paiement: ils autorisent un contrle par double signature; ils limitent le risque de vols; ils permettent de s'assurer que le paiement parvient son destinataire, moyennant un contrle adquat du numro de compte; ils garantissent la traabilit des fonds au moyen de relevs bancaires. Ces avantages expliquent en quoi les virements bancaires sont beaucoup plus srs que les paiements en espces. Ils sont aussi plus srs que les rglements par chque. Les chques peuvent se perdre ou ne pas tre encaisss tout de suite. Il peut galement se rvler difficile de prouver qu'un paiement a t fait, le nom du bnficiaire du chque n'apparaissant gnralement pas sur le relev bancaire. Message-cl: payez autant que possible par virement bancaire. MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE MODULE 6 GESTION BANCAIRE TRSORERIE ET Page 8 CONSEILS DE BASE (suite) Il serait imprudent de prendre des risques pour maximiser les recettes du projet. Les bnficiaires ne doivent donc avoir recours qu' des transactions financires sres et ne pas mettre les fonds de projet en pril. Message-cl: n'ayez recours qu' des solutions sres pour abriter les fonds de projet. Il est conseill aux bnficiaires: de n'ouvrir des comptes bancaires de projet qu'auprs d'institutions financires ayant pignon sur rue et offrant des garanties suffisantes de solidit financire; de s'abstenir de conserver les fonds de projet dans des devises autres que celles dans lesquelles sont libells le contrat ou les dpenses; de s'abstenir d'investir les fonds de projet dans des produits financiers agressifs ou dans des instruments financiers risque. Les fonds europens ne peuvent tre utiliss qu'aux fins de l'action couverte par l'accord correspondant. Les bnficiaires ne peuvent en aucun cas financer d'autres projets, mme subventionns par l'UE, au moyen d'avances provisoires ou de prts manant des fonds du projet. Si, dans le cadre d'un devis-programme, un bnficiaire envisage de fournir une avance provisoire un autre projet subventionn par l'UE sur la base des fonds du projet, il doit obtenir l'accord pralable de la dlgation europenne concerne. Message-cl: ne procdez pas des prts interprojets. MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE MODULE 6 GESTION BANCAIRE TRSORERIE ET Page 9 Ces modles sont fournis titre indicatif et constituent des exemples non contraignants que les bnficiaires peuvent adapter en fonction de leurs besoins. OUTILS ET MODLES Les outils suivants peuvent tre tlchargs depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/ MGF - MODULE 6 - MODLE APUREMENT DES COMPTES BANCAIRES MGF - MODULE 6 - MODLE RAPPROCHEMENT DES MOUVEMENTS DE TRSORERIE MGF - MODULE 6 - MODLES CAISSE (2 modles sont fournis) MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE MODULE 6 GESTION BANCAIRE TRSORERIE ET