Processus et outils daccueil et dintgration

Bote outils (7)

Accueillir et intgrer

Il existe un consensus sur limportance du sujet :
 Le recrutement ne sarrte pas lissue de lentretien et de la dcision
 Le meilleur candidat retenu peut savrer tre une mauvaise recrue
La "greffe" nest pas automatique
Le nouveau recrut dispose dun pourvoir de nuisance important
 Il est indispensable dassurer dans les meilleures conditions son intgration
 Tous les efforts sur les phases amont peuvent tre annuls par une intgration bcle

Trop souvent, laccueil intgration se heurte aux limites suivantes :

Une bonne intention de dpart qui se dlite avec le temps
Un copier / coller doutils standard
Une difficult se rendre rellement disponible

Mettre en place une intgration efficace ncessite donc de :

 Sortir du discours et du lieu commun sur le sujet pour AGIR :
Mettre rellement en place et de faon durable des procdures daccueil et de suivi
pour russir lintgration du salari.
 Avoir conscience que lintgration nest pas une action ponctuelle :
Elle se dcline et se gre dans le temps : un investissement
Atelier Accueil et Intgration
2

Choisir et adapter la procdure et les outils dintgrations

sa situation

Les avantages dune intgration dfinie :
 Ragir et ajuster immdiatement en cas de problme ou de difficult
 viter une drive du recrut qui ne comprend pas ce que lon attend de lui et qui se
dmotive (salari livr lui-mme) ; qui a des difficults remplir sa mission car il na pas
eu les informations ou la formation ncessaire pour travailler
 Donner des informations au recrut et communiquer rgulirement avec lui pour viter un
mauvais accueil de la part des quipes (ex : pas deffort pour faciliter son intgration)

En conclusion, processus d' intgration suppose d'agir sur 3 dimensions

complmentaires :
 La structure : valeurs, culture histoire, rgles et usages
 Le poste de travail : missions, comptences, environnement
 L'quipe et le collectif de travail : prsentation, communication, acceptation

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3

Un processus multi aspects qui stend dans le temps



Avant
larrive

Prparation
de larrive

A larrive du nouvel
embauch

Accueil du jour J,
Prsentation de la
structure et des
ressources cls

Annonce de
larrive

Remise du
livret
daccueil

Dsignation et
prsentation
dun tuteur
Accompagnement chez
les premiers clients,
explication en situation
des procdures

La lettre de
mission /
objectifs

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4

Point en fin
de 1ere
semaine

Un processus multi aspects qui stend dans le temps (2)



 (suite)
Au cours du mois

Premier semestre

Journe
daccueil formation

Rapport
dtonnement
Evaluation aprs
intgration
dfinitive

Premier point dtape

individuel fin de
priode dessai

Remise et
explications de la
premire paie
+ des consignes
administratives
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5

Formations
complmentaires

 Avant larrive du nouvel embauch

Prparer lintgration
Prparation de larrive du nouvel
embauch
 Rendre la personne plus
facilement et rapidement
oprationnelle
 Un recrut pris en charge
 Prparer le poste de travail et les
aspects matriels (matriel,
accessoires,)
 Organiser les premires journes
 Assurer une vritable prise en
charge individuelle

Annonce de larrive
 Informer les collaborateurs de larrive
dun nouveau
 Donner les informations principales

Lettre de mission
 Suivant les fonctions, dfinir : le contenu
des missions, objectifs, moyens, rsultats
attendus
 Forme contractuelle et volutive

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6

 A larrive du nouvel embauch

Accueil du jour J

Remise du livret daccueil

 Rendre disponible une

personne pour laccueillir :
 Prparer la personne
 Accompagner et contrler
les informations
transmises

 Accompagner sa remise
dun commentaire /
prsentation
(personnalisation)
 Choisir les informations :
pertinence et mise jour
 Adapter la forme (papier,
Internet) format modulable

Prise de poste
 Prsentation de la mission, du travail
 Les premires tches effectuer, ce dont il faut
prendre connaissance
 Le travail en binme / rle du tuteur
 Besoin de formation
 Comportement attendu et mode de
communication clients
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7

Prsentation de la
structure
 Prsentation aux
collgues
 Histoire et valeurs de la
structure
 Prsentation des
usages / habitude de
communication
 Prsenter les rgles de
fonctionnement
(rglement intrieur,
rgles de scurit,
consignes de travail)
 Risque de saturation
(beaucoup de monde
en peu de temps)

 au cours du premier trimestre (1)

Dsignation et prsentation
dun tuteur

Contact fin 1ere semaine

ou 1ere quinzaine

 Former un tuteur hors

hirarchie et lui donner un
vritable rle : pouvoir alerter
en cas de problme
(direction, RH)
 Formaliser les rles et temps
impartis la formation

 Prendre imprativement le
temps de faire un point
informel
 Aborder ouvertement la
faon dont lintgration se
passe
 Ajuster en consquences
les tapes et les moments

 Programmer des tapes

avec des points de suivi et
de compte rendu sur sa
mission et sa perception du
recrut
 Moyen de valoriser les plus
anciens

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8

 Au cours du premier trimestre (2)

Journe daccueil des nouveaux
 Adapt en cas de nombreux recrutement
sur une priode
 Prparer les interventions et lorganisation
 Prsenter lentreprise un groupe de
nouveaux embauchs
 Faire participer les collaborateurs pour une
cohsion ancien / nouveaux
Accompagnement premier client
 Prsenter le contexte d'intervention (tches,
environnement client, jusquo aller,
attitude)
 Informer le client de l'arrive d'un nouveau

Premier point dtape individuel

 Utiliser le rfrentiel activits /
comptences pour une valuation
objective
 Donner des signes dencouragement ou
des alertes / rajuster
 Valider la priode ou mettre fin au contrat

Remise de la premire paie et explication

 Refaire un point formel en fin de premier
mois
 R-expliquer le fonctionnement des
heures et de la paie

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9

 Premier semestre
Rdaction dun rapport dtonnement






Bnficier de la vision neuve du nouvel embauch (avant dtre trop influenc )

Suivre et exploiter ventuellement les rsultats en interne
Conclure sur des propositions
Prendre en compte la forme et le fond (retour oral)

Deuxime point individuel aprs intgration dfinitive

 Prolonger la 1ere valuation
 Utiliser le support activits comptences ainsi que les lments consigns lissue du
1er point
 Faire un point aprs l'intgration dfinitive

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10

Lintgration : un processus permanent

Comment ?
Identifier et spcialiser une
personne dans cette fonction
essentielle daccueil /
intgration pour grer
lensemble des phases
daccueil :

Grer laccueil des

nouveaux arrivant
en continu

- Avant : prparer
- Pendant : accueillir
- Aprs : assurer le suivi
Assurer la cohrence et
lefficacit du dispositif
densemble. Anticiper et le faire
voluer
Au final vritable rle de chef
de projet

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11

Points de vigilance
Attention leffet patate
chaude
Dfinir un fil conducteur,
donner du sens : laborer
des supports et les utiliser
Impliquer les
oprationnels dans le
processus / associer les
autres fonctions de la
structure.

Lintgration : un processus permanent

Mise en place
dune Check-list

Comment ?

Points de vigilance

Visualiser lensemble du
processus et des interlocuteurs
concerns (pour ne pas oublier
dtape)

viter le cot impersonnel

de la procdure : impliquer
chaque acteur sur ce quil
a faire (place et action
dans une vision
densemble)

Grer laccueil comme un

processus avec des validations
a chaque tape par la personne
de lentreprise concerne (RH,
oprationnels, nouvel
embauch)

Atelier Accueil et Intgration

12

ventuellement ajouter un
cot ludique (exemple :
trouver les valeurs de
lentreprise, rpondre
des questions sur le
processus qualit, les
clients)

Check list Accueil intgration

Nom / prnom :

tapes

Date dembauche :

Fait

Date

 Premier accueil

15/5/2012

 Visite des locaux

 Remise du livret
daccueil

Qui

 Accompagnement
avec un autre
intervenant

Bilan dtape 1 fin de
priode dessai

Atelier Accueil et Intgration

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Poste :

Commentaires

Evaluer son processus d'accueil intgration

Utilisation et suivi des indicateurs dfinis prcdemment :
 Turn Over
 Nombre de dpart en priode d'essai
 Nombre de dpart 6 mois, 12 mois

Utilisation de la check-list et respect des tapes / outils :

Accueil par le responsable
Prsentation aux quipes, aux clients
Point ralis avant la fin de la priode d'essai

Autres indicateurs "qualit :

 Degr de satisfaction exprim par les clients sur les prestations ralises par des nouveaux
embauchs
 Taux de rclamations pour des interventions ralises pars des nouveaux embauchs

Atelier Accueil et Intgration

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Supports de suivi d'intgration

Support de bilan d'tape

Date de prise de fonction

Nom / Prnom

Date des entretiens de suivi 1

Responsable

Date des entretiens de suivi 2

Date des entretiens de suivi 3

Retour / vision du collaborateur - commentaires

Les pistes damlioration

Entretien 1

Entretien 2

Entretien 3

Objectifs

Moyens
chances

J +15 ou 30

J +60

Atelier Accueil et Intgration

16

J +15 ou 30

Observations sur le parcours d'intgration

Entretien 1
Non acquis

Comprhension des
missions du poste,
principales activits,

En voie dacquisition
Acquis

Connaissance de la
structure, des
procdures, des clients

Non acquis
En voie dacquisition
Acquis
Non acquis

Intgration de la culture
et des valeurs

En voie dacquisition
Acquis

Relations avec les

interlocuteurs internes et
externes intgration
dans lquipe

Non acquis
En voie dacquisition
Acquis
Non acquis

Atteinte des objectifs de

travail (quantit, qualit,
dlai)

En voie dacquisition
Acquis
Atelier Accueil et Intgration
17

Entretien 2

Entretien 3