Logiciel de Gestion Pour Boulangerie ORPAIN 7. Mode D Emploi

Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d’emploi -1-
Logiciel de gestion pour boulangerie
ORPAIN 7
Mode d’emploi
Copyright © 1984 - 2008

Fache Informatique
Case postale 52
1091 La Croix ( Lutry )
ATTENTION : Ce logiciel et son manuel sont protégés par la loi du Copyright et par les
conventions internationales. Toute reproduction ou distribution partielle ou totale de ce
logiciel et de son manuel , par quelque moyen que ce soit, est strictement interdite. Toute
personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable du délit de contrefaçon et
sera passible des peines pénales prévues par la loi.
Fache Informatique / Case postale 52 / CH – 1091 La Croix ( Lutry )

Tél : +41 (0) 21 799 10 66 / +41 (0)79 481 47 80 – E-Mail : info@fache.ch / www.fache.ch
Introduction...............................................................................................................................4
La grande force du logiciel est sans nul doute la facilité d’adaptation à vos besoins.
Dans une large mesure, les paramètres de l’application permettent de l’adapter..............4
De plus, nous sommes à votre entière disposition pour modifier ou ajouter toutes les
fonctionnalités dont vous auriez besoin..................................................................................4
Installation de la version de démonstration............................................................................5
Principe de bases.......................................................................................................................6
Le menu Fichier :......................................................................................................................7
Configurer l’imprimante :.......................................................................................................7
A propos :................................................................................................................................7
Quitter :...................................................................................................................................7
Le menu Articles :.....................................................................................................................8
Saisie / Modification...............................................................................................................8
Gestion des prix :....................................................................................................................9
Gestion des listes :...................................................................................................................9
Gestion des types :..................................................................................................................9
Gestion des groupes :..............................................................................................................9
Liste des prix...........................................................................................................................9
Liste complète.......................................................................................................................10
Transfert vers Excel..............................................................................................................10
Le menu Pâtes :.......................................................................................................................11
Ingrédients.............................................................................................................................11
Pâtes et recettes.....................................................................................................................12
Quantité de pâte par article...................................................................................................13
Le menu clients :......................................................................................................................14
Saisie / Modification : Adresses............................................................................................14
Paramètres de la facturation..................................................................................................16
Prix article par client.............................................................................................................16
Contrôle et liste de prix par client.........................................................................................17
Rabais par client et type d’articles........................................................................................17
Liste des rabais par client et type d’article............................................................................17
Gestion des commandes fixes...............................................................................................18
Liste des clients.....................................................................................................................18
Etiquettes clients...................................................................................................................18
Gestion de la facturation.......................................................................................................19
Le menu Commandes :...........................................................................................................20
Choix du jour de travail........................................................................................................20
Commande individuelle........................................................................................................21
Commande collective............................................................................................................22
Commande spéciales.............................................................................................................23
Note de crédit marchandises.................................................................................................23
Résumé commande du jour...................................................................................................23
BL individuel........................................................................................................................23
BL collectif............................................................................................................................23
Mise en compte.....................................................................................................................23
Le menu Facturation :............................................................................................................24
Facturation.............................................................................................................................24
Résumé de facturation...........................................................................................................25
Interface comptabilité............................................................................................................25
Le menu Fabrication :............................................................................................................26
Calcul de fabrication.............................................................................................................26

Chambre de pousse...............................................................................................................27
Diviseuses.............................................................................................................................27
TVA......................................................................................................................................28
Utilisateur..............................................................................................................................29
Paramètres.............................................................................................................................30
Type de commande...............................................................................................................30
Effacement d’un client..........................................................................................................30
Effacement d’un article.........................................................................................................30
Outils.....................................................................................................................................30
Ré indexation des fichiers.....................................................................................................30
Copie de sécurité...................................................................................................................31

Introduction
Le logiciel ORPAIN est issu d’une première version écrite et exploitée par nos clients depuis
1982. Après 20 ans de bons et loyaux services, le passage à un langage de programmation plus
moderne s’imposait.
Ainsi, la nouvelle version présente désormais tous les avantages des programmes modernes :
- Interface conviviale sous Windows

- Possibilité de transfert de données vers Excel
- Exécution multi – postes sur des réseaux
- Impression des listes avec aperçu à l’écran, nombre de copies réglable
Le principe de fonctionnement des écrans est le même partout :
Ainsi, les boutons en haut de la fenêtre sont les mêmes dans tous les écrans. Vous pourrez
faire fonctionner le logiciel de manière intuitive et instantanée !
La grande force du logiciel est sans nul doute la facilité d’adaptation à vos besoins. Dans une
large mesure, les paramètres de l’application permettent de l’adapter.
De plus, nous sommes à votre entière disposition pour modifier ou ajouter toutes les
fonctionnalités dont vous auriez besoin.

Installation de la version de démonstration

Après avoir téléchargé le programme depuis le site www.fache.ch, exécutez-le :
Par défaut, le répertoire d’installation C:\orpain7\ peut être modifié.
Après l’installation, vous avez la possibilité de créer un raccourci pour le programme :

Principe de bases
Le logiciel suit le cycle de travail suivant :
Travaux de base ( Déjà fait pour la version de démonstration ) :
1) Création des utilisateurs

2) Création des codes TVA
3) Création des listes d’articles
4) Création des groupes d’articles
5) Création des types d’articles
6) Création des ingrédients
7) Création des pâtes
8) Création des diviseuses
9) Création des clients
10) Création des articles
11) Création des commandes fixes par client
Travaux journaliers
1) Saisie des commandes clients

2) Calcul des fabrications du jour
3) Impression des listes de fabrication
4) Impression des bulletins de livraison
5) Mise en compte des livraisons du jour
6) Copies de sécurité
Travaux périodiques
1) Facturation (journalière, hebdomadaire, mensuelle….)

2) Mise à jour des commandes fixes (selon demande client)
3) Entretien de la base de données (ré organisation)

Le menu Fichier :
Configurer l’imprimante :
Choix de l’imprimante et de l’orientation du papier
A propos :
Information sur la version et les évolutions du logiciel
Quitter :
Ferme le programme Orpain

Le menu Articles :
Saisie / Modification

Rang Ordre dans lequel sont présentés les articles

Description Description utilisée sur les BL et les factures
Prix 1-10 Chaque client peut être affecté à une catégorie de prix, définir ces prix
ici.
Rabais Le rabais peut-être Oui, Non, Jamais. En combinaison avec le rabais
client, voici le résultat de l’application du rabais :
Rabais client
Article Sur tout Normal
Oui Oui Oui
Non Oui Non
Jamais Non Non
Code TVA Choisir le code TVA désiré lié à cet article.

Liste d’article Choisir la liste article sur laquelle cet article doit apparaître.
Type d’article Choisir le type d’article, voir liste de fabrication pour l’usage
Groupe article Choisir le groupe d’article, voir liste de fabrication pour l’usage
Stock congelé Pour les articles en stock congelé, les pâtes correspondantes ne sont pas
prises en compte pour la fabrication du jour.
Sur plaques Indiquez si l’article est stocké sur plaques.
En cas d’article sur plaques et congelé, indiquer le nombre d’articles par
plaque pour le calcul du nombre de plaques à sortir du congélateur.
Pousse contrôlée Indiquez si l’article est en chambre de pousse ou pas.
Gestion des prix :

Cet écran permet de modifier les prix 1 – 10 de tous les articles en même temps.
Gestion des listes :

Vous avez la possibilité de créer autant de liste que vous le désirez et d’affecter ensuite
chaque article à une liste. Cela permet par exemple de créer une liste de viennoiserie, une liste
de pâtisserie, etc., etc.…
Gestion des types :

Le type d’article permet de regrouper certains articles et d’obtenir un total du type sur les liste
de fabrications. Si vous fabriquez des bagnas poulet, thons et salami, vous aurez le total des
bagnas à fabriquer au lieu d’avoir le détail. Une autre liste avec le détail par type peut être
demandée.
Gestion des groupes :

Comme le type, le groupe permet d’obtenir des listes par groupe. Le groupe de l’article est
indépendant du type de l’article. Cela permet d’obtenir deux regroupements différents en
fonction des listes de fabrications demandées.
Liste des prix

Cette option permet d’imprimer les listes de prix désirées.

Logiciel de gestion de Boulangerie Orpain 7 : Mode d’emploi - 10 -
Liste complète
Cette option imprime une liste de tous les articles. Elle est destinée à l’interne. Cela peut être
plus pratique de vérifier les données articles sur une liste qu’à l’écran, d’où la raison de cette
liste.
Transfert vers Excel

Cette fonction permet de transférer les données des articles dans un tableau Excel (Si votre
ordinateur est équipé du programme Excel).
Les données transférées sont utilisable à volonté depuis Excel pour faire des listes ou des
calculs. La base de données de Orpain 7 ne peut par contre pas être remise à jour avec des
données provenant de Excel.

Le menu Pâtes :
Ingrédients
Pour pouvoir décrire les recettes, il faut d’abord déterminer tous les ingrédients de base.
L’indication su prix de revient de chaque ingrédient permet de calculer le prix de revient

matières de chaque pâte ou article.

Pâtes et recettes
Cet écran permet de décrire les recettes ainsi que leurs ingrédients.
Pour chaque recette, vous pouvez indiquer une quantité minimum fabricable ainsi qu’une
quantité fabricable maximum qui doit correspondre au maximum du pétrin.
Le bouton « imprimer » ( au milieu et à droite de l’écran ) permet d’imprimer la recette en la

multipliant par un nombre. Ainsi, quand les recettes sont exprimées par litre d’eau, vous
pouvez imprimer la recette pour 1,2… X litres désirés.

Quantité de pâte par article
C’est dans cet écran que vous pouvez indiquer la quantité de pâte que chaque article utilise.
Vous pouvez également indiquer plusieurs pâtes pour un article.
C’est à cet endroit qu’on indique la diviseuse utilisée.

Le menu clients :
Saisie / Modification : Adresses
L’adresse du client peut être différente de l’adresse de livraison.

Les champs « Vacances du – au » permettent d’interdire la saisie de commande pendant cette

période.
Les champs « jour(s) ou la commande fixe … » permettent d’indiquer, lors de la saisie de

commande, si la commande doit être modifiée ou au contraire si la commande standard (fixe)
est juste.

Paramètres de la facturation
% Rabais % de rabais accordé au client

Rabais sur tout Si cette case est cochée, le client aura aussi le rabais sur les articles
n’ayant pas de rabais (voir menu articles, saisie / modification )
Nombre de BL Nombre de bulletins de livraisons désirés chaque jour pour ce client
Nbr de BL chiffré Nombre de bulletins de livraisons chiffrés (mini - facture) désiré chaque
jour pour ce client.
Nombre de factures Nombre de facture désirée pour ce client.
Type de prix de 1 à 10, cet élément détermine le prix à appliquer pour les articles.
Ainsi, un client ayant le type de prix « 3 » aura les prix « 3 » indiqués
sur chaque article.
Prix TTC Pour chaque client, on peut décider si les prix articles sont hors taxes ou
Toutes taxes comprises (TTC)
Mode de facturation « Résumé par jour » indiquera un total par jour sur la facture
« Total des articles » indiquera les détails de tous les articles livrés.
Type de facturation Selon le désir du client
Jour de facturation Pour les clients ayant une facturation hebdomadaire, le jour où la
facture est imprimée peut être choisi.
Prix article par client

Cet écran permet d’indiquer un prix particulier pour un article et pour un client.

Contrôle et liste de prix par client

Les possibilités de prix et de rabais étant nombreuses, cet écran permet de voir tous les prix
d’un client et de les contrôler. Vous pouvez également tirer une liste de prix pour ce client.
Rabais par client et type d’articles
En plus des possibilités de rabais, cet écran permet d’introduire des rabais par type d’article
pour un client. Cela permet par exemple d’accorder 10% de rabais sur les bagnas pour un
client.
Liste des rabais par client et type d’article

Cette liste permet de contrôler tous les clients ayant un rabais lié à un type d’article.

Gestion des commandes fixes
Cet écran permet de fixer pour un client les quantités d’articles désirées chaque jour de la
semaine. Pendant la saisie de commande, une option permet de passer la commande fixe pour
ce client. C’est donc une pré - saisie de commande pour chaque client.
Liste des clients

Liste complète des clients avec leurs paramètres de facturation.
Etiquettes clients
Etiquettes des adresses client (Format 2 de front sur 6 en hauteur)

Gestion de la facturation
Cet écran permet de visualiser et de modifier les factures en cours. Depuis ici, vous pouvez
également faire un relevé de compte ou un rappel à envoyer au client.

Le menu Commandes :
Choix du jour de travail
Cet écran permet de choisir le jour de travail. Dans le cas présent, les commandes seront
prises sur la base du mercredi.

Commande individuelle
Cet écran permet de saisir la commande du jour pour un client. Pour saisir une ligne :
1) Tapez le N° d’article puis la touche « entrée »
2) Tapez la quantité désirée puis la touche « entrée »
Cet écran est conçu de manière à ce que la souris ne soit pas nécessaire lors de son utilisation.
Ceci vous permet de téléphoner à vos clients et de saisir la commande « en ligne ».

Commande collective
C’est l’écran qui permet de saisir les commandes de tous les clients pour le lendemain.
Le bouton « F8 » passe les commandes fixes de tous les clients pour le jour demandé (voir
choix du jour de travail ). Une fois cette opération effectuée, les boutons suivants permettent
de :
F9 Passer la commande fixe pour ce client

F10 Passer la commande fixe puis entre dans la modification de cette commande
F11 Saisir une commande avec toutes les quantités à zéro au début
F12 Modifier la commande en cours
Les boutons « Suivant » et « Précédent » permettent de feuilleter votre fichier client.

Commande spéciales
Si vous livrez un article qui n’est pas dans votre liste d’articles, vous pouvez utiliser l’écran
des commandes spéciales qui permet de facturer tout ce que vous désirez !
Note de crédit marchandises

Cet écran permet de créditer un client des marchandises que vous désirez. Une note de crédit
est imprimée.
Résumé commande du jour

Cette liste contient les articles commandés par chaque client. Une deuxième liste vous montre
quels sont les clients qui n’ont rien commandé ce jour.
BL individuel
Impression d’un bulletin de livraison pour un client.
BL collectif
Impression des bulletins de livraisons pour tous les clients.
Mise en compte
Après chaque journée de travail, les quantités livrées sont mises en compte, en attente de la
facturation. Cette opération ne doit être effectuée qu’a la fin du travail d’un jour.

Le menu Facturation :
Facturation
Cet écran facture les livraisons qui ont été mises en compte.
Date Facture Date qui figure sur la facture

Titre facture Titre qui figure sur la facture
Impression Imprime la (les) facture(s) demandée(s)

Mise en compte Cette opération attribue la facture au client (voir gestion de la

facturation).
Résumé de facturation
Cette liste contient un résumé des factures de tous les clients pour un période donnée.
Interface comptabilité
Si vous avez également pris le logiciel de comptabilité GGE, cette option permet d’injecter les
factures clients dans la comptabilité. Cette option n’est pas obligatoire.

Le menu Fabrication :
Calcul de fabrication
Cet écran permet d’imprimer les listes de fabrication en fonction des commandes du jour.
Les différentes listes, paramétrables à souhait, vous permettent de fabriquer exactement les
articles que vos clients ont commandés.

Chambre de pousse
Cet écran permet de décrire les éléments présents dans la chambre de pousse. Le calcul de
fabrication tient compte du contenu de la chambre de pousse.
Diviseuses
Afin d’imprimer les listes pour les diviseuses, cet écran permet de gérer les différentes
machines à votre disposition pour la fabrication.

Le menu Système :
TVA
Cet écran permet de décrire les taux TVA utilisés.

Utilisateur
Le logiciel permet la gestion des utilisateurs. En fonction des besoins, l’accès d’un utilisateur
aux différents menus peut être accordé ou non.

Paramètres
Les paramètres de l’application permettent d’en modifier son comportement. En général,

l’utilisateur ne modifie pas ces paramètres sauf en accord préalable avec un technicien.
Type de commande
Cet écran ne doit pas être modifié par l’utilisateur.
Effacement d’un client

Cet écran permet d’effacer complètement un client. Cette opération est irréversible mais
soumise à de nombreux avertissements !
Effacement d’un article

Cet écran permet d’effacer complètement un article. Cette opération est irréversible mais
soumise à de nombreux avertissements !
Outils
En fonction des besoins, des outils spécifiques à chaque demande sont présents dans ce menu.
Ré indexation des fichiers

Cette opération permet de mettre de l’ordre dans la base de données et d’améliorer les
performances de l’application.

Copie de sécurité
Cet écran permet de faire à tout moment une copie des données. Il permet également de
restaurer ces données. Le bouton « -> disquette » permet de transférer une archive sur des
disquettes.


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- Interface conviviale sous Windows

Le principe de fonctionnement des écrans est le même partout :

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Installation de la version de démonstration

Par défaut, le répertoire d’installation C:\orpain7\ peut être modifié.

Après l’installation, vous avez la possibilité de créer un raccourci pour le programme :

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Travaux de base ( Déjà fait pour la version de démonstration ) :

1) Création des utilisateurs

1) Saisie des commandes clients

1) Facturation (journalière, hebdomadaire, mensuelle….)

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Rang Ordre dans lequel sont présentés les articles

Code TVA Choisir le code TVA désiré lié à cet article.

Gestion des prix :

Gestion des listes :

Gestion des types :

Gestion des groupes :

Liste des prix

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Transfert vers Excel

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L’indication su prix de revient de chaque ingrédient permet de calculer le prix de revient

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Le bouton « imprimer » ( au milieu et à droite de l’écran ) permet d’imprimer la recette en la

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Quantité de pâte par article

C’est à cet endroit qu’on indique la diviseuse utilisée.

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Saisie / Modification : Adresses

L’adresse du client peut être différente de l’adresse de livraison.

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Les champs « Vacances du – au » permettent d’interdire la saisie de commande pendant cette

Les champs « jour(s) ou la commande fixe … » permettent d’indiquer, lors de la saisie de

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% Rabais % de rabais accordé au client

Prix article par client

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Contrôle et liste de prix par client

Rabais par client et type d’articles

Liste des rabais par client et type d’article

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Gestion des commandes fixes

Liste des clients

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Choix du jour de travail

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Ceci vous permet de téléphoner à vos clients et de saisir la commande « en ligne ».

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F9 Passer la commande fixe pour ce client

Les boutons « Suivant » et « Précédent » permettent de feuilleter votre fichier client.

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Note de crédit marchandises

Résumé commande du jour