Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
PRATIQUE DE LA PAIE
Animateur :
M. CHERAMI Mourad « Expert – Consultant »
Mars 2007
SOMMAIRE
TITRE 1. Référentiels
TITRE 2. Introduction
2
TITRE 1
REFERENTIEL
TITRE IV
REMUNERATION DU TRAVAIL
CHAPITRE 1
DISPOSTIONS GENERALES
Art 84 : Tout employeur est tenu d’assurer, pour un travail de valeur égale,
l’égalité de rémunération entre les travailleurs sans aucune discrimination.
Art 86 : le montant de la rémunération ainsi que celui de tous les éléments qui
la composent figurent, nommément, dans la fiche de paie périodique établie par
l’employeur.
3
CHAPITRE II
SALAIRE NATIONAL MINIMUM GARANTI
CHAPITRE III
PRIVILEGES ET GARANTIES
Art 90 : Les rémunérations contenues dans les sommes dues par l’employeur ne
peuvent être frappées d’opposition, de saisie ni être retenues pour quelque motif
que ce soit, au préjudice des travailleurs auxquels elles sont dues.
Art 148 : Quiconque rémunère un travailleur sans lui remettre une fiche de paie
correspondant à la rémunération perçue ou omet d’y faire figurer un ou plusieurs
des éléments composant le salaire perçu, est puni d’une amende de 500 à 1000
DA multipliée par autant de fois qu’il y a infraction.
En cas de récidive la peine est de 2000 à 5000 DA multipliée par autant de fois
qu’il y a d’infractions.
4
En cas de récidive la peine est de 2000 à 4000 DA applicable autant de fois qu’il
y a infraction et d’un d’emprisonnement d’un mois à trois mois ou de l’une de
ces deux peines seulement.
Art 299 : La compensation a lieu, quelles que soient les sources des dettes,
excepté dans les cas suivants :
……….
Lorsque l’une des deux dettes constitue une créance insaisissable.
Art 309 : Toute créance périodique est renouvelable, telle que loyers, arrérages,
traitements, salaires et pensions se prescrivent par cinq ans, même si elle est
reconnue par le débiteur.
……….
Les sommes dues aux ouvriers et autres salariés pour leurs
rémunérations
Celui qui invoque cette prescription d’un an, doit prêter serment qu’il a
effectivement acquitté la dette. Le juge défère, d’office, le serment. Si le débiteur
est décédé, le serment est déféré aux héritiers ou, s’ils sont mineurs, à leurs
tuteurs, pourvu qu’ils aient à déclarer qu’ils ne savent pas que la dette existe ou
qu’ils ne savent que le paiement a eu lieu.
Art 313 : La prescription des créances prévues aux articles 309 et 311, court à
partir du jour ou les prestations ont été effectuées par les créanciers, alors
même que ces derniers continueraient à fournir d’autres prestations.
Lorsque l’une de ces créances a été constatée par un acte écrit, elle ne se
prescrit que par quinze ans.
Art 314 : Le délai de prescription se compte par jours, non par heures ; le jour
initial n’est pas compté et la prescription n’est acquise que si le dernier jour est
révolu.
Art 315 : La prescription ne court, sauf disposition spéciale, qu’à dater du jour
ou la créance est devenue exigible.
5
Art 316 : la prescription ne court point toutes les fois qu’il y a un obstacle,
dûment justifié, qui empêche le créancier de réclamer sa créance. Elle ne court
point non plus entre représentant et représenté.
La prescription dont le délai est de moins de cinq ans, ne court point contre les
incapables, les absents et les personnes condamnées à des peines criminelles
s’ils n’ont pas de représentant légal, pendant toute la période de leur incapacité.
Art 317 : La prescription est interrompue par une demande en justice, même
faite à un tribunal incompétent, par un commandement ou une saisie, par la
demande faite par le créancier tendant à faire admettre sa créance à la faillite du
débiteur ou dans une distribution ou par tout acte accompli par le créancier au
cours d’une instance, en vue de faire valoir sa créance.
Est considéré comme connaissance tacite, le fait par le débiteur de laisser entre
les mains du créancier un gage en garantie de sa dette.
Art 320 : La prescription éteint l’obligation, mais elle laisse, toutefois, subsister
une obligation naturelle.
Art 321 : Le tribunal ne peut soulever d’office la prescription. Celle-ci doit être
demandée par le débiteur, par l’un de ses créanciers ou par toute personne
intéressée, alors même que le débiteur omet de le faire.
Art 358 : Adapter de la saisie –arrêt, tout paiement qui serait fait par le tiers
saisi au débiteur serait nul. Toutefois, le tiers saisi dont continuer à lui verser la
portion non saisissable de ses salaires, gages ou appointements.
Art 565 : Les sous-traitants et les ouvriers qui travaillent pour le compte de
l’entrepreneur à l’exécution de l’ouvrage, ont une action directe contre le maître
de l’ouvrage jusqu’à concurrence des sommes dont il est débiteur envers
l’entrepreneur principal au moment où l’action est intentée. Cette action
appartient également aux ouvriers des sous- traitants à l’égard tant de
l’entrepreneur principal que du maître de l’ouvrage.
6
Ils ont, en cas se saisie- arrêt pratiquée par l’un d’eux entre les mains du maître
de l’ouvrage ou de l’entrepreneur principal, un privilège, au prorata de leurs
droits respectifs, sur les sommes dues à l’entrepreneur principal ou au sous-
traitant au moment de la saisie arrêt. Ces sommes peuvent leur être payées
directement.
Les droits des sous- traitants et ouvriers prévus par cet article, priment ceux de
la personne à laquelle l’entrepreneur a cédé sa créance envers le maître de
l’ouvrage.
Art 977 : Les créances incessible ou insaisissables ne peuvent pas être données
en gage.
Art 990 : Ont privilège sur le prix des biens de débiteur, les frais de justice faits
dans l’intérêt commun de tous les créanciers pour la conservation et la
réalisation de ces biens.
Ces frais sont payés avant toutes les créances, mêmes privilégiées ou
hypothécaires, y compris celles des créanciers au profit desquels ils ont été faits.
Les frais pour la réalisation des deniers sont payés avant ceux de la procédure de
distribution.
Art 993 : Les créances suivantes ont privilège sur tous les biens meubles ou
immeubles du débiteur :
Les sommes dues aux gens de service aux commis, ouvriers et à tous
autres salaries pour leurs salaire et appointements de toute nature
durant les douze derniers mois.
……..
……..
Ces créances sont payées immédiatement après les frais de justice, les sommes
dues au trésor public et les frais de conservation et de réparation. Entre elles,
sont payées au marc le franc.
7
Sont admise par provision a titre privilégie ou à titre chirographaire selon le cas :
2. Les créances douanières qui ont fait l’objet d’un titre autorisant la prise de
mesures conservatoires.
Art 294 : Le syndic doit, dans les dix jours qui suivent le jugement prononçant
la faillite ou le règlement judiciaire, payer sur simple ordonnance du juge-
commissaire, nonobstant l’existence de tout autres créances à la seul condition
qu’il ait en main les fonds nécessaires, les salaires indemnités et accessoires de
toute nature nés à l’occasion de la relation de travail, échus et dus aux
travailleurs directement employés par le débiteur.
Art 295 : Si le syndic n’a pas en main les fonds nécessaires pour le paiement
prévu à l’article précèdent, les sommes dues doivent être acquittées sur les
premières rentrées de fonds.
Art 358 : A dater de la saisie-arrêt, tout paiement qui serait fait par le tiers saisi
au débiteur serait nul. Toutefois, le tiers saisi doit continuer à lui verser la
portion non saisissable de ses salaires, gages ou appointements.
Art 366 : Aucune compensation ne peut s’opérer au profit des employeurs entre
le montant des salaires dus par eux à leurs employés ou ouvriers et les sommes
qui leur seraient dues à eux même pour fournitures diverses quelle qu’en soit la
nature, à l’exception toutefois des sommes avancées pour l’acquisition :
8
TITRE 2
INTRODUCTION
Faire l’unanimité,
Correspondre à la capacité de payer de l’entreprise,
Etre contrôlable,
Etre stimulant pour les travailleurs.
9
La contrepartie du travail fourni par un salarié est rémunérée sous quatre formes :
LES INDEMNITES qui ont pour objet de rémunérer les préjudices causés
éventuellement au titulaire de l’emploi, au titre des sujétions et conditions
induites par l’emploi
1. Le principe de la distribution
2. Le principe de l’investissement
Il est basé sur l’idée que l’effort réel est rétribué même s’il n’y a pas au bout
du processus, le dégagement d’un surplus financier.
Le salarié est récompensé pour l’effort consenti même s’il n’y a pas
de surplus financier.
10
En Algérie, par salaire au sens de la loi, il est entendu :
Salaire de base
Indemnité liées à l’ancienneté et aux heures supplémentaires
Indemnités liées aux conditions particulières de travail
Remboursement des frais engagés
Primes liées à la productivité et aux résultat de travail
11
- Prime pour acte exceptionnel
- Gratification médaille
- Bonification moudjahidine
- Bonification enfant de chouhada
- Avantages en nature
La paie est une fonction très complexe en raison de la diversité des éléments qui la
composent (regroupés en rubrique de paie) et de la multiplicité des opérations à
réaliser pour la mise en œuvre.
Tous les mois en effet, l’employeur est tenu de calculer pour chaque travailleur, ses
droits et ses obligations suivant sa situation professionnelle, personnelle et familiale
Ces actes de gestion, tenus souvent pour élémentaires, doivent cependant prendre
en compte différents aspects particuliers, à savoir :
12
Les systèmes actuels se caractérisent, en général, par une prépondérance des
élaborations manuelles, notamment dans l’étape « détermination des droits ».
Actuellement, beaucoup d’élément de la rémunération sont d’abord valorisés
manuellement par les gestionnaires puis ordonnancés sous forme d’instructions
codifiées pour être enfin transcrits au niveau de la machine
Ce n’est qu’à l’étape suivante, celle des calculs, que la machine intervient pour
établir les différents documents de restitution
Sur la base de ces données l’ordinateur assure le calcul de la paie par le biais de
logiciels spécifiques et restitue un ensemble de documents induits en la matière.
La paie du personnel est traitée à partir de trois séries d’éléments (appelés aussi
« rubriques de paie ») qui prennent en compte les différentes situations des
travailleurs :
13
TITRE 3
DOCUMENTS DE PAIE
Le pointage est l’opération qui consiste à s’assurer de la présence effective sur les
lieux de travail, de chaque employé de l’entreprise. Le pointage est individuel. Il est
réalisé quotidiennement au niveau de l’ensemble des services de l’entreprise sous la
responsabilité de la ligne hiérarchique.
Le décompte des heures supplémentaire est l’opération qui consiste à indiquer les
heures supplémentaires accomplies par un travailleur.
14
Le pointage des heures supplémentaires est individuel. Il comprend par période
hebdomadaire les heures accomplies avec indication de leurs majorations.
Le relevé de pointage est établi pour une période de référence fixée suivant
l’organisation adoptée par l’entreprise
Le relevé mensuel collectif de pointage est l’opération qui consiste à décrire l’activité
mensuelle de l’ensemble des travailleurs et la détermination des droits qui leur sont
ouverts au regard de leur activité.
Le relevé de pointage est établi pour une période de référence fixée suivant
l’organisation adoptée par l’entreprise
5. BULLETIN DE PAIE
Le bulletin de paie est un document qui permet de vérifier les moyens, périodicité et
preuve de paiement d’une rémunération déterminée et calculée, manuellement ou
automatiquement, par l’entreprise.
6. DECOMPTE DE RAPPEL
Un décompte de rappel est un document sur lequel sont calculés et ventilés des
éléments de gains et de retenues opérés à la suite d’une opération de redressement
de salaire.
15
7. ARRET DE COMPTE
Un arrêt de compte est un document qui constate une créance ou une dette d’un
travailleur qui quitte momentanément l’entreprise dans le cadre d’une suspension
de la relation de travail.
8. SOLDE DE COMPTE
Un solde de tout compte est un document qui constate une créance ou une dette
d’un travailleur qui quitte définitivement l’entreprise dans le cadre d’une cessation
de la relation de travail.
9. LIVRE DE PAIE
16
La durée de conservation du livre de paie est fixée à dix (10) années à partir de la
date de leur clôture.
17
TITRE 4
CALCUL DE LA PAIE
Le calcul des droits et des obligations est l’opération qui consiste à déterminer pour
chaque travailleur lié par un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée,
ses gains et ses retenues au regard de son activité, conformément :
- à la législation du travail
- au règlement intérieur, notamment la gestion des absences,
- à la réglementation relative aux prélèvements obligatoires à la source
des cotisations de sécurité sociale, d’impôt sur les revenus,
1. SALAIRE DE BASE
S’il s’agit d’une rémunération basée sur un TARIF HORAIRE
La loi en vigueur, fixe la durée légale hebdomadaire de travail à 40 heures dans les
conditions normale de travail.
Dans le cas d’une rémunération basée sur un tarif horaire, le salaire mensuel est
calculé sur une enveloppe moyenne de 173,33 heures déterminées suivant la
formule ci-après :
Exemple pratique : Soit un salarié recruté le 12 d’un mois N qui reçoit un salaire
de base de 12.100 DA ; Durant cette période, soit du 12 au 30, sa présence serait,
par exemple de 90,00 heures. Son salaire se présente comme suit :
La loi en vigueur, dispose que la durée légale hebdomadaire de travail peut être
répartie sur cinq (5) ou six (6) jours ouvrables.
Dans Le cas d’une répartition sur cinq (5) jours, le salaire mensuel est calculé sur
une moyenne de 22 jours déterminée suivant la formule ci-après :
18
Exemple pratique : Soit un salarié recruté le 12 d’un mois N et qui reçoit un
salaire de base de 12.100 DA ; Durant cette période, soit du 12 au 30, sa présence
serait, par exemple de 12 jours. Son salaire se présente comme suit :
12.100 x 12 = 6600.00
22
Dans Le cas d’une répartition sur six (6) jours, le salaire mensuel est calculé sur
une moyenne de 26 jours déterminée suivant la formule ci-après :
6 jours x 52 semaines = 26
12 mois
12.100 x 14 = 6515.38
26
NB. Certain logiciel de paie détermine le salaire mensuel sur une base calendaire. Le
salaire de base, dans ce cas d’espèce, est calculé sur une moyenne de 30 jours
calendaires. Cette pratique est généralement utilisée pour le calcul des primes et
indemnités
Exemple pratique : Soit un salarié qui reçoit un salaire de base de 12.100 DA qui
s’absente durant 8 heures ou une journée, représentant une retenue de 558.47 DA.
La ventilation du salaire est opérée comme suit :
2. PRIMES ET INDEMNITES
Le calcul des primes et des indemnités est différent selon que celles ci sont indexées
ou non au salaire de base, si le montant est exprimé en taux ou en valeur et enfin si
celui-ci est déterminé sur une base journalière, horaire ou mensuelle. Les
illustrations suivantes sont faites suivant ces différents cas d’espèces
19
Rubrique indexée au salaire de base dont le montant horaire est
exprimé en taux. Le montant de celle ci est calculé comme suit :
Exemple pratique : Soit un salarié qui reçoit une prime de rendement individuel
fixée à 10 % d’un salaire de base de 12.100 DA et qui a travaillé durant un mois
considéré, 144 heures. Sa prime est calculée comme suit :
Exemple pratique : Soit un salarié qui reçoit une indemnité de travail posté fixée
à 15 % d’un salaire de base de 12.100 DA et qui a travaillé durant un mois
considéré, 173.33 heures. Son indemnité est calculée comme suit :
SB : 12.100 x 15 % x 26 ou 22 = 1815.00
26 ou 22
Exemple pratique : Soit un salarié qui perçoit une indemnité journalière de panier
de 80.00 DA et qui a travaillé durant un mois considéré, 20 jours ouvrables. Sa
prime est calculée comme suit
80.00 x 20 = « 1600.00 DA
20
Indemnité de congé annuel.
Le congé annuel est défini comme un droit, d’aucune prescription, reconnu à tout
travailleur de bénéficier d’un repos rémunéré.
le congé est calculé à raison de 2 jours et demi par mois de travail sans que la durée globale ne
puisse excéder 30 jours calendaires par année de travail, ce qui nécessite un calcul rigoureux
en cas de fractionnement pour se maintenir dans cette limite de 30 jours calendaires.
Un congé supplémentaire ne pouvant être inférieur à 10 jours par année de travail est accordé
au travailleur exerçant dans les wilayas du sud.
La durée du congé principal peut être augmentée pour les travailleurs occupés à des travaux
particulièrement pénibles ou dangereux impliquant des contraintes particulières aux plans
physiques ou nerveux.
L’indemnité de congé annuel est égale au produit d’un douzième de la rémunération perçue par
le travailleur au cours d’une période de référence fixée par la loi du 1er juillet de l’année N au 30
juin de l’année N+1.
En règle générale, cette rémunération est assise sur l’assiette SS c'est-à-dire sur le salaire de
base, les primes et indemnités soumises à cotisation à la sécurité sociale.
L’assiette de calcul et le taux de cotisation de sécurité sociale sont fixés par la loi.
21
caractère familial, des indemnités représentatives de frais engagés,
des primes et indemnités à caractère exceptionnel et des indemnités
liées à des conditions particulières de résidence et d’isolement.
Branche Taux
Assurances sociales 1.50
Retraite 6.75
Assurance chômage 0.50
Retraite anticipée 0.25
Total 9
Exemple : soit un travailleur qui perçoit un salaire de base de 12.100 DA, une
indemnité de transport de 750.00 DA. Ses gains sont de 12.850 DA (SB +
Transport) mais l’assiette de sécurité sociale est de 12.100 DA (SB).
12.100 x 9 = 1089.00 DA
100
4. RETENUE IRG
La retenue de l’impôt sur le revenu global (IRG) est une contribution directe, sans
contrepartie pécuniaire, prélevée à la source du travailleur lié par un contrat de
travail quels que soient le secteur d’activité, la durée du travail.
22
- des rémunérations principales
- augmentées des rémunérations accessoires ainsi que des avantages
en nature accordés (nourritures, logement, habillement, chauffage et
éclairage dont l’estimation est faite par l’employeur.
Cas particuliers
23
- Les rappels afférents aux rémunérations susvisées sont imposables de
la même manière que les rémunérations elles mêmes.
Exemple : soit un travailleur marié qui perçoit un salaire horaire de 85,00 DA. Il a
travaillé au cours du mois de septembre 2005 pendant 150 heures soit : 85,00 x
150 = 12750,00 DA. La retenue IRG conformément au barème est déterminée
comme suit
24
12750,00 X 173,33 = 14733,05 IRG : 573,30 X 150 = 496,00
150 173,33
5. DECOMPTE DE RAPPEL
Les rubriques concernées peuvent être le salaire de base, les primes et indemnités
cotisables, les primes et indemnités imposables, les retenues SS et IRG
A. Le Salaire de base
Le salaire de base est calculé par différence entre l’ancien et le nouveau salaire
lorsque celui-ci est l’objet d’un redressement. Si cette différence est négative, dans
le cas d’un trop perçu, l’écriture de la somme correspondante doit être précédée du
signe (-) moins.
Exemple :
Octobre N Octobre N
Nouvelle 12.000,00 Nouvelle situation 11.500,00
situation 11.500,00 Ancienne situation 12.000,00
Ancienne
situation 500,00 Différence - 500,00
Différence
Ces rubriques sont calculées par différence. Il s’agit de toutes les rubriques
imposables à l’IRG et soumises à retenue de sécurité sociale. Par exemple : heures
supplémentaires
Cette rubrique enregistre la retenue de sécurité sociale. Elle est calculée soit par
différence ou par sommation des rappels cotisables.
25
Ces rubriques sont calculées par différence. Il s’agit de toutes les rubriques qui ne
sont pas soumises à retenue de sécurité sociale mais imposables à l’IRG. Par
exemple : Indemnité de transport, panier, etc…
E. Retenue IRG
Cette rubrique enregistre les rappels de retenue de l’IRG. Cette retenue n’est pas
calculée par différence comme il est indiqué pour les rubriques précitées. La règle
relative à l’imposition des rappels est la suivante :
26
2) Salaire mensuel moyen (Novembre N + rappel) : 24.000, 00 + 2000, 00 =
26.000, 00 DA
6. ARRET DE COMPTE
Le calcul des éléments d’un arrêt de compte est identique à celui du bulletin de paie
(salaire de base, primes et indemnités, retenue sécurité sociale, retenue IRG)
L’employeur établit un ordre de paiement pour le net du, dûment signé par une
personne habilitée, précisant le mode de règlement (par chèque, virement ou
espèces).
Le montant réglé est porté au débit du compte « acomptes sur salaire » qui devra
figurer sur l’ordre de paiement.
27
L’arrêt de compte est traité comme indiqué ci-dessus. Le net présente dans ce cas
d’espèce, un solde créditeur. Pour que ce net soit nul, le montant des sommes dues
par le travailleur est porté au débit d’un compte « créances à récupérer » que la
structure RH aura la charge de mouvementer.
Les modalités de remboursement sont convenues avec l’intéressé qui s’engage par
écrit sur la durée, le montant, le mode de règlement. Il souscrit à cet effet, la
déclaration suivante figurant au verso de l’imprimé « arrêt de compte »
DECLARATION D’ENGAGEMENT
Je déclare par ailleurs, que tout manquement au règlement des sommes dues
entraînerait l’obligation de rembourser immédiatement le montant intégral.
7. SOLDE DE COMPTE
Quel que soit le motif de départ d’un travailleur, il ne peut avoir pour effet la perte
de la rémunération due pour le travail exécuté.
Le calcul des éléments d’un solde de tout de compte est identique à celui du bulletin
de paie (salaire de base, primes et indemnités, retenue sécurité sociale, retenue
IRG).
En gains : l’indemnité de congé si l’intéressé n’a pas épuisé ses droits et tout
autre avantage prévu par la réglementation (prime de départ à la retraite,
indemnité de licenciement, gratification etc…)
28
En retenues : prêts, frais de formation, charges diverses (loyer, téléphone)
Comme pour l’arrêt de compte, le solde de tout compte peut relever deux (2)
situations :
L’employeur établit un ordre de paiement pour le net du, dûment signé par une
personne habilitée, précisant le mode de règlement (par chèque, virement ou
espèces).
Le montant réglé est porté au débit du compte « acomptes sur salaire » qui devra
figurer sur l’ordre de paiement.
Le solde de tout compte est traité comme indiqué pour l’arrêt de compte. Le net
présente dans ce cas d’espèce, un solde créditeur. Pour que ce net soit nul, le
montant des sommes dues par le travailleur est porté au débit d’un compte
« créances à récupérer » que la structure RH aura la charge de mouvementer.
29
DECLARATION D’ENGAGEMENT
30
TITRE 5
CODIFICATION DE LA PAIE
31
TITRE 6
DÉCLARATION SOCIALE
La cotisation de sécurité sociale est une contribution directe retenue à la source aux
travailleurs salariés ou assimilés quelque soit le secteur d’activité d’appartenance et
une participation obligatoire des employeurs et du fonds des œuvres sociales des
organismes employeurs au financement des dépenses de la sécurité sociale, de
l’assurance chômage, de la retraite et de la retraite anticipée ainsi qu’au fonds
national de péréquation des œuvres sociales pour la promotion du logement.
A. ASSIETTE DE COTISATIONS
L’assiette de cotisations est fixée par la loi. Elle est constituée de l’ensemble des
éléments du salaire ou du revenu proportionnel aux résultats du travail, à
l’exclusion des prestations à caractère familial, des indemnités représentatives de
frais, des primes et indemnités à caractère exceptionnel et des indemnités liées à
des conditions particulières de résidence et d’isolement.
Par prestations à caractère familial, il est entendu les prestations servies à raison
de la situation familiale et les primes versées à l’occasion d’un événement à
caractère familial, notamment :
32
Par indemnités liées à des conditions particulières de résidence et d’isolement, il
est entendu notamment les primes versées à des travailleurs soumis à deux, au
moins, des contraintes suivantes :
B. TAUX DE COTISATIONS
Assurance 1 0, 50 1,5
chômage
Dans le cas d’une élaboration manuelle de la paie, le calcul des retenues de sécurité
sociale est assuré par le gestionnaire du personnel.
Dans le cas d’une application automatique, c’est la chaîne paie, à partir du code des
rubriques de paie qui détermine l’assiette de calcul permettant la liquidation des
cotisations dues par l’entreprise, les travailleurs, le fonds des œuvres sociales de
l’organisme employeur.
33
La contribution du fonds des œuvres sociales est prélevée d’office par l’employeur
sur le montant de la contribution obligatoire de l’entreprise au financement des
œuvres sociales.
Le calcul des retenues est opéré sur l’assiette du mois au titre duquel la
rémunération est allouée, y compris les rappels et autres avantages se rapportant à
des périodes antérieures.
Cet ordre de paiement est accompagné d’une déclaration de cotisations établie sur
un imprimé mis à la disposition de l’employeur par l’organisme de sécurité sociale et
d’un état des mouvements des salariés.
Ces deux documents dûment complétés selon les indications exigées, datés et
signés, doivent parvenir à l’organisme de sécurité sociale, au plus tard le 30 du
mois suivant.
Elle est réalisée sur support magnétique mis à la disposition de l’entreprise par
l’organisme de sécurité sociale puis transférée sur disquette.
F. SANCTIONS
Le défaut de versement des cotisations entraîne une pénalité constituée par une
majoration du montant des cotisations dues de 5%. Les cotisations principales sont
majorées de 1% par mois de retard supplémentaire.
34
Le défaut de déclaration entraîne une pénalité égale à 10% du montant des
cotisations correspondant à l’année civile écoulée majorée de 2 % par mois de
retard.
TITRE 7
DÉCLARATION FISCAL
A. DEFINITION
L’impôt sur le revenu global, par abréviation IRG, est une contribution directe, sans
contrepartie pécuniaire, retenue à la source aux travailleurs salariés ou assimilés
liés à leur employeur par un contrat de travail qui consacre le lien de subordination.
B. BASE D’IMPOSITION
L’impôt sur le revenu global est calculé chaque mois sur le montant des traitements,
salaires, émoluments, indemnités et primes, avantages en nature versés aux
travailleurs et soumis aux retenues.
Pour la nourriture, la valeur à retenir ne peut être inférieure à 50 DA par repas, sauf
justification probante dûment établie.
35
- Les indemnités de zone géographique,
- L’indemnité de licenciement,
C. LIQUIDATION
Par contre, la retenue à opérer sur un rappel dû à raison d’une période passée, sera
calculée en fonction de la situation matrimoniale existant au premier jour du mois
au cours duquel ce rappel est effectivement payé.
Lorsque la rémunération est basée sur un tarif mensuel, la retenue est opérée
directement suivant le barème IRG.
Par rémunération basée sur un tarif mensuel, il est entendu celle qui correspond à
un travail effectif à temps complet, fourni pour le compte d’un même employeur. Le
travailleur doit avoir été occupé par l’employeur pendant la totalité de l’horaire de
travail pratiqué par celui-ci.
36
En cas d’absence de quelques heures ou de quelques jours, l’IRG à retenir doit
correspondre à la rémunération perçue dans le mois, sans mensualisation.
Par contre, lorsqu’un salarié ne travaillant qu’à temps partiel, perçoit une
rémunération forfaitaire mensuelle brute, le tarif mensuel doit être reconstitué en
fonction de la période de travail effectif correspondant à cette rémunération
forfaitaire.
Lorsque la rémunération est basée sur un tarif journalier, la retenue est opérée
comme suit :
Lorsque la rémunération est basée sur un tarif horaire, la retenue est opérée
comme suit :
- multiplier par 173,33 la rémunération allouée et diviser le produit
ainsi obtenu par le nombre d’heures auxquelles s’applique cette
rémunération,
- Déterminer d’après le barème IRG, la retenue correspondant à la
rémunération ainsi ramenée au mois,
- Diviser par 173,33 la retenue mensuelle ci-dessus et multiplier le
quotient obtenu par le nombre d’heures auxquelles s’applique la
rémunération.
On entend par rappel, toute somme quelle que soit sa nature payée à titre de
complément d’une somme de même nature déjà perçue.
Les rappels sont divisés par le nombre de mois auxquels ils s’appliquent, la retenue
à effectuer est obtenue en multipliant par ce nombre de mois la différence d’IRG
calculée en ajoutant de façon fictive le rappel ainsi ramené au mois, au salaire
faisant l’objet du même paiement ou ayant donné lieu au paiement le plus récent.
Pour le calcul du nombre de mois, toute période inférieure à 15 jours est considérée
comme nulle, toute période égale ou supérieure à 15 jours est comptée pour un
mois entier.
37
Rémunération accessoire
Cet ordre de paiement est accompagné d’une déclaration tenant lieu de bordereau
avis de versement établie sur un imprimé mis à la disposition de l’employeur par la
recette fiscale du lieu d’imposition (imprimé série G n° 50).
Cette déclaration dûment complétée selon les indications exigées par l’imprimé
précité, datée et signée, doit parvenir à la recette, au plus tard le 20 du mois
suivant.
Le défaut de règlement des retenues IRG, dans les délais prescrits sont passibles de
sanctions.
La déclaration annuelle des salaires sur imprimé mis à la disposition des employeurs
par l’administration fiscale incombe à la DRH. Cette déclaration renseigne la recette
38
fiscale du lieu d’imposition sur l’identité des salariés employés au cours de l’exercice
avec indications des montants annuels versés aux salariés,
La déclaration est élaborée sur la base des états édités par la DRH.
Elle n’est accompagnée d’aucun règlement, Elle doit parvenir à la recette fiscale du
lieu d’imposition sociale au plus tard le 31 janvier de chaque année de l’exercice
écoulé dûment datée et signée par le responsable habilité.
G. SANCTIONS
Tout employeur qui n’a pas fait les retenues nécessaires ou qui a opéré des
retenues insuffisantes doit verser le montant des retenues majorées de 25 à 100%.
Cette majoration demeure en totalité à la charge de l’employeur.
La récidive dans le délai de cinq ans entraîne de plein droit le doublement des
sanctions pénales pour l’infraction primitive.
Le défaut de paiement des impôts dans les délais réglementaires donne lieu, à la
charge de l’employeur tenu d’effectuer ce versement, à une pénalité de 3 % par
mois de retard, limitée à un maximum de 100 % quelque soit le nombre de mois de
retard. Chaque mois commencé étant calculé comme mois entier.
39
TITRE 8
Ces deux taxes sont dues lorsque l’employeur n’a pas consacré un montant au
moins égale à 1 % de la masse salariale annuelle aux actions de formation
professionnelle continue, et un montant au moins égale de 1 % de la masse
salariale annuelle aux actions d’apprentissage.
40
TITRE 9
CONTRÔLE DE LA PAIE
L ‘exercice du contrôle est assuré d’abord par la hiérarchie, aux différents niveaux
de responsabilité, ensuite par le responsable de la structure et enfin de façon
complémentaire par la Direction des Ressources Humaines et la Direction Générale.
Cinq (5) types de contrôle peuvent être mis en place dans l’entreprise
1/ Le contrôle systématique :
Le contrôle par sondage est réalisé conjointement par le DRH et par le responsable
de la structure. Il s’exerce annuellement sur un certain nombre de structures et
porte sur un échantillon d’actes de gestion.
3) Le contrôle approfondi :
4) le contrôle à distance
Le contrôle à distance est effectué par la DRH sur la base des informations
introduites dans le fichier informatique
5) le contrôle multidisciplinaire
41
Le contrôle multidisciplinaire est effectué dans le cadre d’une équipe (finances, RH,
moyens etc...) Il est exercé par la Direction générale.
- Les anomalies mineures (1er degré) sont celles qui découlent d’une
erreur matérielle ou d’inattention
- Les anomalies graves (3ème degré) sont celles qui résultent d’une
interprétation de la réglementation
- Les anomalies très graves (4ème degré) sont celles qui relèvent des
dépassements de la réglementation ou qui sont de nature à perturber
la gestion des ressources humaines.
1) Le rapport de contrôle
42
L’état des anomalies est le document qui accompagne le rapport de contrôle. Toute
anomalie décelée doit obligatoirement recevoir les suites qu’il convient.
L’état consigne donc dans une première partie, les anomalies relevées, dans une
seconde partie, les redressements effectués sur place et/ou des justifications
apportées, enfin, dans une troisième partie, le suivi des redressements.
3) Le bilan annuel
Le contrôle de la paie est une interrogation sur l’ensemble des activités et des
tâches accomplies en vue de vérifier si elles sont bien intégrées, bien remplies et
bien prises en charge à tous les niveaux de la hiérarchie.
43
Sont des documents qui déclenchent une opération financière correspondant soit à
un ordre de paiement ou de retenue. Ils doivent en conséquence être considérés
comme des chèques à blanc impliquant obligatoirement et impérativement le visa
ou la signature du responsable habilité.
Ainsi chaque mois, sur la base des états de paie, le responsable de structure doit
procéder au versement des sommes qui sont dues à la caisse de sécurité sociale,
dans les délais réglementaires, à savoir au plus tard le 30 du mois suivant.
Il doit par ailleurs chaque année, au plus tard le 30 janvier de l’année suivante,
souscrire une déclaration annuelle du personnel.
44
H. CONTROLE DES DECLARATIONS FISCALES ET DE VERSEMENT DES
RETENUES IRG ET DES TAXES SUR LA FORMATION PROFESSIONNELLE ET
L’APPRENTISSAGE
Comme pour les déclarations sociales, les déclarations fiscales obéissent à la même
règle.
Ainsi, chaque fin de mois, sur la base des états de paie, le service du personnel doit
procéder au versement des sommes qui sont dues à la recette fiscale du lieu de
rattachement, dans les délais réglementaires, à savoir au plus tard le 20 du mois
suivant.
45
46
47
Les entreprises françaises, publiques ou privées emploient aujourd'hui environ 21,5
millions de salariés, soit plus de 80% de la population active totale du pays. Ces
salariés ont en commun de recevoir une rémunération en échange de leur travail.
La paie est en outre une opération complexe, régie par une multitude de règles en
évolution permanente. En premier lieu, il sera donc nécessaire de se familiariser
avec l'environnement même de la paie et tel sera l'objet de la première partie de
cet ouvrage.
Faire la paie, c'est également organiser le recensement de tous les éléments qui
vont servir de base de calcul de la rémunération : pour faire une paie juste, il
faudra répondre à des questions comme :
Or, ce recensement indispensable n'est pas nécessairement aussi facile à faire qu'on
pourrait le penser. Tous les Interlocuteurs du responsable de paie confronté à ces
problèmes n'ont pas nécessairement en tête les ''contraintes temps” permanentes
auxquelles le service paie doit faire face. La paie doit en effet toujours être traitée
dans un laps de temps limité car quelles que soient les circonstances, la paie doit
toujours être prête en temps et en heure ! Sinon, gare aux conséquences...
48
il était confiné. Cette évolution est pour une large part consécutive aux
modifications réglementaires et législatives.
Tout d'abord, elle n'a pas été considérée comme une activité noble, car elle a été
longtemps cantonnée dans une sphère essentiellement administrative et l'évolution
-qui se traduit notamment dans la dénomination des postes passée de
"responsables de paie" à "techniciens de paie"- est trop récente pour permettre une
transformation rapide des attitudes de rejet, ou du moins d'indifférence polie, que
l'on continue à rencontrer encore souvent à l'égard du sujet.
De plus, le contexte social est très délicat, car le sujet est sensible pour tous les
salariés qui jugent que là bien moins qu'ailleurs, l'erreur est inacceptable,
inadmissible, inexcusable. Tout litige né de l'inexactitude d'une paie peut très vite
prendre des proportions dramatiques et générer des situations très conflictuelles. La
pierre est facile à jeter sur les services de la paie et on ne s'en prive pas... Quel
salarié n'a il est vrai, jamais été victime d'une erreur ou d'un oubli... Et c'est
toujours la paie erronée (le changement de montant de prime d'ancienneté non
effectué, la prime promise et non versée, les heures supplémentaires non payées...)
dont on se souvient le mieux au détriment de toutes celles qui étaient -
heureusement il est vrai...- justes...
Cette image peu flatteuse est souvent renforcée dans l'esprit de nombre de salariés
par l'amalgame entre la paie et les services de la comptabilité tant il est vrai que
49
ceux-ci ne bénéficient pas de la même aura de prestige que les fonctions
commerciales ou marketing.
L'activité paie a longtemps été du ressort exclusif des comptables et jusqu'à une
époque encore récente les services de la paie étaient quasi systématiquement
rattachés à la direction financière ou comptable. Ce type de structure tend toutefois
à se faire moins fréquent. En effet les fonctionnalités font davantage dépendre la
paie des directions du personnel en raison principalement des évolutions légales que
nous évoquions ci-dessus.
La paie est une source potentielle de chiffres dont l'exploitation peut servir au suivi
des tableaux de bord sociaux.
Devenue peu à peu outil de gestion , la paie peut également devenir un outil de
prévisions avec des études concernant l'évolution des masses salariales, les
montants payés au titre des primes d'ancienneté, les coûts des absences etc. En
outre, la paie est un domaine sensible où I'approximation n'est pas acceptable, car
derrière cette ;approximation, apparaissent des risque élevés de contentieux (que
ce soit avec les organismes sociaux destinataires des cotisations ou avec des
salaries).
La paie nécessite un contrôle permanent pour éviter tout risque d'erreur ou même
de fraude qui peuvent entraîner d'importants préjudices. Les salariés payés qui
n'existent pas, les augmentations de salaire fictives, les acompte payés mais non
prèlevés sur le bulletin dé salaire, les heures supplémentaires jamais réalisées :
50
autant d'exemples de fraudes qui peuvent arriver ailleurs que ''chez les autres",
sans un minimum dé vigilance.
A travers ces quelques exemples, on voit que la paie mérite que l'on essaie de la
faire sortir de l'univers étroit dans lequel elle reste trop souvent confinée. Mais la
reconnaissance de la paie passe peut-être tout simplement par sa connaissance.
On entend souvent dans les service de personnel les responsables de paie eux-
mêmes se plaindre, désabusés, du fait que les salariés ne s'intéressent à leur
bulletin de paye qu'à travers la lecture de la somme qui leur revient en bas à droite
dudit bulletin !
Combien d'entre ces salariés connaissent en effet ''sur le bout des doigts" les règles
de calcul des heures supplémentaires, des primes d'ancienneté ou l'objet des
cotisations dont ils s'acquittent - certes douloureusement ! - à chaque paie... On
pourrait multiplier à l'infini le nombre de questions que l'on peut se poser à la
lecture d’un bulletin de salaire.
C’est souvent à ce moment que les politiques semblent réaliser que la complexité
même de la paie est sans (nul) doute un facteur de frein à l'embauche. Parmi les
propositions pour lutter contre le chantage, revient régulièrement celle de simplifier
le bulletin de salaire. Or, sitôt les élections finies, on complique bien souvent encore
plus les choses au point d’alourdir davantage la complexité des calculs de la paie...
et de rendre encore plus incompréhensible à une bone partie des salariés la lecture
de leur bulletin de paie!
Il est vrai que bien souvent la complexité de la paie naît cependant aussi des
propres règles de calcul que se sont données les entreprises. Dans la détermination
des primes qu'elles versent ou des conditions d'ouverture des droits pour bénéficier
de ces primes les solutions les plus simples sont rarement celles qui sont retenues
et la combinaison de ces éléments contribue à faire de la paie un véritable casse
tête chinois...
Le but de cet ouvrage est de tenter d'apporter les réponses à ces questions et de
faire le point sur les règles générales en vigueur et à la base du calcul de la paie. Il
51
est cependant évident que seuls seront abordés les principes généraux : il n'est en
effet nullement question de se substituer à un manuel de droit social auquel nous
renverrons toujours le lecteur lorsqu'il souhaitera avoir une étude exhaustive des
sujets abordés.
Mais plus généralement, l'objectif que nous poursuivrons est d'aller au-delà de cet
aspect purement réglementaire de la paie dont les limites sont en définitive celles
du simple bulletin de salaire. Beaucoup plus intéressant nous semble d'aller à la
découverte de l'environnement que nous évoquions ci-dessus et dans lequel la paie
évolue, un environnement qui n'est pas sans conséquence sur celle ci.
A partir de cette recherche deux visions sont possibles. Le salarié pourra aborder la
lecture de la paie en termes de "miroir du potentiel social" de son entreprise. En
bien des domaines en effet on découvrira que la paie est le reflet de la politique
sociale que se donnent les sociétés. A titre d'exemple on pourra citer, en premier
lieu, le taux de cotisation choisi par l'entreprise en matière de retraite. Plus ces taux
sont élevés, plus les droits à la retraite sont importants pour le salarié. Il en coûtera
certes plus à ce dernier, mais il en coûtera aussi beaucoup plus à son employeur.
Même s'il est devenu progressivement obligatoire d'harmoniser ces taux, il est
toujours possible de mettre en place des "plus". De même, la paie peut permettre
de constater si une entreprise propose à ses salariés un système de retraite par
capitalisation.
La liste est longue de ces éléments dont l'étude peut ainsi conduire à la mise en
place d'un véritable "audit de la rémunération" et par extension à l'élaboration d'un
début de diagnostic social.
Cette action, c'est la deuxième façon d'aborder la paie, une approche qui est
davantage celle du gestionnaire. Car la connaissance de la paie conduit à sa
maîtrise, facteur important d'économies potentielles certes chacune modeste, mais
qui multipliées par le nombre de cas se présentant peuvent constituer des montants
non négligeables. En une heure où la maîtrise de l'évolution de la masse salariale
est devenue parfois une condition de survie de l'entreprise, un tel problème ne doit
pas être sous estimé.
52
Gestion du personnel, chômage, formation, absentéisme, politique sociale de
l'entreprise, Sécurité Sociale, devenir des retraites, temps de travail. autant de
termes qui renvoient à des aspects de la fonction personnel et qui de prime abord,
ne sont pas liés à la paie. Pourtant des liens existent et c'est à travers leur étude
que nous entendons démontrer le rôle clé que peut jouer la paie dès lors qu'elle
n'est plus considérée comme le parent pauvre des service du personnel.
Les pages qui vont suivre ont été écrites dans une optique en tout premier lieu
"pratique". Elles sont une synthèse des règles courantes; le lecteur mesurera la dis-
tance qui sépare ces règles de celles qui s'appliquent dans sa propre entreprise..
53
Première partie
Toute notion de paie implique l'existence d'un contrat de travail, quelle que soit la
forme, écrite ou orale. L'écrit est déjà obligatoire depuis de nombreuses années en
ce qui concerne certains types de contrats : ceux à durée déterminée, les contrats
d'apprentissage et les contrats à temps partiel. Certaines conventions collectives
imposent également la rédaction d'un contrat écrit. Une directive européenne
tendait à laisser penser que l'écrit deviendrait obligatoire pour tous les contrats à
compter du 1° juillet 1993. En effet, cette directive visait à obliger les employeurs à
délivrer un document comportant un certain nombre de renseignements sur les
conditions de travail des salariés. Ces informations portent notamment sur l'identité
des parties, le lieu de travail, le titre du salarié, la description sommaire du travail,
la date de début de contrat, la périodicité du versement du salaire, la durée
journalière du travail etc. Cette évolution va dans le sens de la logique. Le salarié et
son employeur ont généralement tout à gagner dans la définition précise de la
relation du travail. Cette précision est d'autant plus indispensable lorsqu'il s'agit de
régler des problèmes d'annualisation du temps de travail, voire des problèmes liés à
l'alternance de périodes travaillées et non travaillées.
Il est intéressant de noter que le législateur, a travers le Code du travail, n'a donné
aucune définition d'un contrat de travail. C'est la jurisprudence qui a défini celui-ci
comme "la convention par laquelle une personne s'engage à mettre son activité à la
disposition d'une autre sous la subordination de laquelle elle se place moyennant
rémunération".
54
rendre parfois difficile la détermination de la frontière entre le travailleur à
domicile, l'artisan ou le sous-traitant...).
De façon plus générale, l'existence d'un contrat de travail implique que l'employeur
s'engage aussi à respecter la réglementation en termes de durée du travail, de
repos hebdomadaire, d'hygiène et de sécurité, de liberté syndicale, de
représentation syndicale et bien sûr de paie - cet aspect découlant en fait des points
cités précédemment -.
Les règles qui fixent les conditions de travail ainsi que ce que l’on peut appeler “les
garanties sociales” des salariés, ces garanties s’appliquant également au domaine
de la rémunération, trouvent leurs origines en deux sources différentes qui sont :
55
II. STRUCTURE ET ORGANISATION DE LA PAIE
C'est en grande part cette situation qui contribue à rendre si difficile pour les non-
initiés la perception de la paie... En revanche, on constatera que la structure de la
paie est d'une plus grande simplicité et permet de distinguer 4 grandes familles de
rubriques :
- 2° les cotisations sociales proprement dites, qui sont versées aux différents
organismes sociaux collecteurs (SÉCURITÉ SOCIALE, caisses de chômage,
...). L'opération "brut" - "cotisations" permet d'obtenir ce que l'on appelle le
salaire net fiscal, c'est-à-dire la somme que tout salarié doit indiquer à
l'administration fiscale au moment de rédiger sa déclaration de revenus.
- 4° les éléments qui constituent des retenues sur la rémunération des salariés
mais qui ne sont pas pour autant déductibles des bases servant au calcul des
cotisations sociales et qui ne viennent donc pas diminuer le "net fiscal". Il en
est ainsi des avances, des acomptes, des remboursements de prêt, des
saisies arrêts, mais également de la Contribution Sociale Généralisée (CSG,
entrée en vigueur le ler février 1991) pour sa partie dite "non déductible" et
de la Contribution au Remboursement de la Dette Sociale (CRDS) entrée en
vigueur à partir du 1" février 1996, etc...
56
Cette gestion pour le moins complexe a fort heureusement disparu, au moins pour
une large part. La lecture des lignes CSG et CRDS, sans être simple, est devenue
compréhensible pour le commun des salariés, ce qui pendant longtemps n'était plus
le cas !
Le gain effectivement perçu par le salarié et qui apparaît sur la dernière ligne d'un
bulletin sous la dénomination "net à payer" est donc égal au "net fiscal" majoré des
"indemnités non soumises" et minoré des diverses "retenues non déductibles" : ce
gain peut donc être tout autant supérieur, inférieur, ou égal au "net fiscal" selon la
nature des divers éléments qui composent l'ensemble d'une paie.
Un cinquième type de données de paie est constitué par l'ensemble des charges et
cotisations sociales afférent aux rémunérations et supportées par les employeurs et
dont le montant est communiqué aux salariés pour une large part, par le biais du
support physique qu'est le bulletin de salaire; il s'agit en effet bien d'un élément
dont on mesurera vite l'importance plus on avancera au cours de notre étude. Le
législateur l'a d'ailleurs bien compris puisqu'il avait été amené à rendre obligatoire
sur le bulletin de salaire la présence d'informations relatives à ces cotisations.
La loi fait obligation à tout employeur de remettre à un salarié et ce, quelle que soit
la durée du contrat de travail de celui-ci, un bulletin de salaire. Ce document, on
s'en doute, ne peut constituer une preuve du paiement dudit salaire, mais tout au
plus une simple présomption et il appartiendra toujours à l'employeur de pouvoir
justifier le paiement effectif de celui-ci et principalement lorsque le salaire est versé
en espèces...
57
- renseignements relatifs à lui-même : l'employeur doit en effet faire figurer
son nom et l'adresse ou la dénomination de l'établissement dans lequel le
salarié exécute son contrat de travail,
58
Deuxième partie
Il est évident qu'à travers l'étude qui va suivre, il n'est nullement question de
vouloir dresser une liste exhaustive des différentes rubriques qui permettent de
définir le montant de la rémunération brute, celle-ci servant elle-même de base au
calcul des cotisations sociales. Chaque entreprise on le verra, a en effet ses règles,
en fonction de son histoire, de son activité, de ses spécificités propres et cette
situation a pour effet de générer un traitement de la paie qui peut différer d'une
société à l'autre. Les éléments de la rémunération vont donc varier, ainsi que les
modes de calcul retenus. Il est toutefois possible de constater que toutes les
rubriques qui composent le "brut" d'une paie sont :
59
ou faut-il également intégrer certains éléments de la rémunération comme les
primes d'ancienneté par exemple ?
60
La position de la Sécurité Sociale à l'égard des sommes versées par les comités
d'entreprise s'explique par le fait que tous ces éléments sont versés aux bénéfi-
ciaires parce qu'ils sont salariés de l'entreprise, et à l'occasion du travail accompli :
cette appartenance à l'entreprise fait donc que l'on peut assimiler ces sommes à des
compléments de salaire. Il est à noter que la position de la Sécurité Sociale est
cependant plus souple que celle de la chambre sociale de la Cour de cassation,
celle-ci ayant notamment refusé le caractère de secours à des sommes versées à
des salariés pour leurs enfants au titre de "bourses d'études" ou de frais de garde et
de cantine scolaire, alors pourtant que les services de la Sécurité Sociale avaient
accepté le caractère de secours de ces sommes...
Si la paie est rendue complexe de par sa réglementation, elle l'est tout autant de
par l'extraordinaire multiplicité des primes qui la composent. En fait, la difficulté du
traitement de ces primes ne réside pas tant dans leur nombre que dans leurs modes
de calcul. Il est d'ailleurs étonnant de constater que lesdits modes de calcul sont
rarement intégralement connus avec précision même par les personnes sensées les
connaître mieux que quiconque : les responsables de paie. Il suffit pour s'en
convaincre de pratiquer une "mise à plat" du système de paie d'une entreprise, et
de poser quelques questions aussi simples que : "Quels sont les bénéficiaires de
cette prime ?" "Quelles sont les bases précises de calcul de cette prime ?" pour se
rendre compte que l'obtention de la réponse se fait souvent au prix de longues
vérifications nécessaires face aux imprécisions et incertitudes... Les résultats de
cette analyse étonnent en règle générale jusqu'aux responsables de l'entreprise...
Alors, pourquoi ces situations anachroniques qui prêtent à sourire, mais pourtant
fréquentes et dont l'ancienneté même fait que les modes de calcul sont parfois
"tombés dans les oubliettes" et de ce fait sont oubliés... ? La réponse réside tout
simplement dans le fait que s'il est aisé de créer une prime, il est difficile de revenir
dessus, on va voir pourquoi. La première solution qui vient à l'esprit pour mettre fin
à cette multitude de lignes qui encombrent la lisibilité d'un bulletin de salaire, serait
de dire, dès lors que le caractère de ces primes est permanent, que l'on va les
intégrer directement au salaire de base - à moins qu'il ne soit possible de les
supprimer, mais on imagine sans peine les conflits sociaux qu'une telle mesure peut
engendrer !
61
Face à cette situation, on pourrait envisager de regrouper toutes les primes sous
une rubrique "primes diverses". On devine quelle sera la difficulté lorsqu'il s'agira de
s'interroger sur l'origine et la composition de cette rubrique surtout lorsque les
anciens de l'entreprise, cette "mémoire collective" des sociétés, se seront retirés !
A travers le problème de l'absentéisme, c'est donc, on l'a dit, d'une façon plus
générale, le problème sensible des "retenues" sur une paie qui est abordé.
Comment valoriser une absence ? On serait tenté de croire qu'à une telle question,
le législateur a déjà répondu, supprimant par là-même toute contestation possible,
tant le problème apparaît commun à toutes les entreprises. Assez curieusement
cependant, aucune règle de calcul n'est fixée dans le Code du travail. C'est dans la
jurisprudence que l'on peut trouver une réponse dont on abordera plus loin les
limites et les insuffisances. Les conventions collectives, les accords d'entreprise,
n'abordent jamais cet épineux problème, laissant libre cours aux plus grandes
applications possibles telles qu'elles sont pratiquées au sein des entreprises... Il
suffit pour s'en convaincre de réunir une dizaine de responsables de paie, et de leur
demander quelle sera la retenue qu'ils effectueront pour un salarié qui gagne 10
000 F par mois pour un horaire de travail de 35 heures par semaine, et qui est
absent par exemple pour un congé sans solde, durant toute une journée au cours
de laquelle il aurait dû travailler 7 heures.
62
Troisième partie
Les cotisations sont devenues ainsi un véritable enjeu politique, chaque gouver-
nement essayant de lutter contre le chômage en instituant des dispositifs qui
tournent tous autour de ce même thème : la réduction ou l'exonération des charges
sociales. Il en va ainsi des mesures portant sur l'allégement des charges sur les bas
salaires, des "exo jeunes" qui concernent les jeunes de 18 à 25 ans, des créations
d'emploi à temps partiel, des embauches du premier salarié, des contrats
d'adaptation, de qualification d'orientation ou d'apprentissage. ou des contrats de
retour à l'emploi pour les chômeurs de longue durée. Un point commun à tous ces
textes : à durée de vie variable ils proposent des réductions de charge. Hélas,
malgré ces dispositifs, le chômage ne se résorbe pas et la durée moyenne du
chômage continue à s'accroître...
Mais comment ne pas s'en étonner lorsqu'à travers certaines mesures, on peut se
poser la question de savoir s'il ne devient pas dissuasif d'embaucher une personne
au chômage depuis 9 mois : il suffit de différer de 3 mois supplémentaires son
embauche pour percevoir des avantages non négligeables ! Curieuse façon de régler
les problèmes...
Tous les salariés constatent donc que leur paie est de plus en plus "pressée". Mais
pressée pour quel usage ? En fait peu de personnes connaissent avec précision la
finalité des sommes dont elles s'acquittent -certes douloureusement !chaque mois,
et cette méconnaissance contribue à rendre plus difficile encore l'acceptation de ces
dépenses non contrôlées... Par ailleurs, jamais autant qu'aujourd'hui on a tant parlé
des "plans épargne retraite", "d'assurance maladie", bref, de produits financiers
offerts par les organismes bancaires et assimilés en vue de "mieux protéger" les
salariés en matière de couverture sociale. Le succès de ces produits" doit il
s'expliquer par une diminution de la protection offerte par les voies habituelles ? Il
apparaît donc intéressant d'étudier en quoi consiste la couverture sociale dont
bénéficient aujourd'hui les salariés, une couverture multiple, complexe, et dont les
modalités de mise en oeuvre par le biais de recouvrement des cotisations
constituent un délicat sujet de gestion pour les responsables de paie...
LES OBLIGATIONS LIÉES AUX COTISATIONS SOCIALES
Les cotisations sociales offrent cette particularité principale d'être obligatoires.
Tout salarié, ainsi que son employeur, est tenu de payer des cotisations qui sont
destinées à assurer le financement :
- de la Sécurité Sociale,
- des caisses de chômage,
- des caisses de retraite complémentaire et de prévoyance.
63
Sachant, on l'a déjà cité, que lorsqu'un employeur verse 100 francs de rémuné-
ration brute, il lui en coûte en fait environ 150 francs, on comprend donc quelle
peut être la tentation pour un "employeur" de ne pas "déclarer" un salarié aux
différents organismes collecteurs. Cette situation, pénalement sanctionnable, nest
en effet pas aussi rare qu'on pourrait le croire, notamment dans le domaine de,
emplois saisonniers. Et c'est pour lutter contre ces abus qu'a été institué la
déclaration unique d'embauche qui interdit désormais à un employeur de prétendre,
alors qu'il est confronté à un contrôle de main d'œuvre qu'"il vient d'embaucher un
salarié", cette déclaration ayant succédé à la déclaration préalable d'embauche qui
comme son nom l'indiquait de façon plus explicite que la déclaration unique
d'embauche, doit précisément être réalisée avant I'embauche...
Mai, à l'inverse de ces chefs d'entreprise indélicats, un employeur peut aller audelà
des cotisations que l'on qualifiera de "légales" qu'il est tenu de payer. Afin de mieux
protéger ses salariés (contre les risques de la maladie, afin de leur assurer une
retraite plus importante, pour compléter les remboursements de la Sécurité
Sociale...), il lui est possible, dans des limites que l'on étudiera, de participer à des
régimes contractuels -car adoptés avec l'accord d'une majorité de salariés-.
Nous ne développerons pas dans cet ouvrage les conditions de versement des
sommes dues aux organismes collecteurs (qu'ils relèvent du domaine social, c'est-à-
dire des cotisations sociales objet de cette 3 partie, ou qu'ils relèvent du domaine
fiscal, c'est-à-dire les charges liées à la paie). On notera simplement que des dates
limites de recouvrement (généralement mensuelles, plus rarement trimestrielles)
sont fixées et que ces dates limites ne sont pas des dates limites d'expédition mais
des dates limites auxquelles les comptes des organismes concernés doivent être
crédités. Les retards peuvent engendrer des pénalités importantes. Les organismes
collecteurs, face aux problèmes de trésorerie qu'ils enregistrent ont été amenés à
raccourcir considérablement les délais de paiement. qui dépendent en premier lieu
de la taille de l'entreprise, des différentes cotisations.
64
Quatrième partie
LE DEVENIR DE LA PAIE
Tout au long des pages qui ont pu précéder, il a été possible de constater l'extra-
ordinaire richesse de l'environnement dans lequel évolue cette activité dont on
peut espérer que sa meilleure connaissance aura pour effet de la rendre mieux
perçue... Cette connaissance est d'autant plus nécessaire à une heure où ce
domaine se technicise de plus en plus, aidé en cela par une législation de plus en
plus contraignante et qui bouleverse les règles établies depuis des années.
Ainsi celles déterminant le calcul des heures supplémentaires ont éclaté avec
l'apparition des lois sur l'aménagement du temps de travail, les modes de
gestion du repos compensateur sont également modifiées avec l'instauration de
la loi sur les 35 heures. Ces modifications ne sont donc pas sans conséquences
sur le pilotage de la paie car la recherche des éléments constitutifs de la
rémunération subit elle aussi des changements.
En d'autres termes que doivent faire les entreprises pour tenir compte
de ces évolutions alors que les problèmes sont de plus en plus ardus à
résoudre d'un point de vue technique du fait de l'évolution réglementaire
principalement ?
I. L'EVOLUTION RÉGLEMENTAIRE
Les textes qui régissent ou entourent la paie évoluent sans cesse, on a déjà pu
s'en rendre compte. Mais un fait nouveau est peu à peu apparu à travers l'aug-
mentation parallèle des difficultés de mise en place des nouvelles règles. Ces
difficultés naissent des contraintes nouvelles qui sont imposées aux entreprises
quasiment du jour au lendemain.
Mais au delà de ces problèmes aujourd'hui parfaitement intégrés par tous les
logiciels de paye, en matière de difficultés posées par la mise en application d'un
nouveau texte, on continue à s'accorder à dire que la palme revient à deux
textes qui nous apparaissent très révélateurs de ce à quoi sont désormais
confrontées les entreprises : il s'agit d'une part du décret relatif aux réintégra-
65
tions des cotisations de retraite et prévoyance dans les bases de cotisations,
d'autre part des lois portant sur l'aménagement du temps de travail...
A travers l'étude -qui ne sera que d'ensemble tant complexes sont les problèmes
soulevés- de ces textes, on pourra mesurer également toutes les limites des pro-
grammes de paie actuels et la nécessité qui s'impose aux entreprises de faire
vivre ceux-ci, de les adapter constamment. Les coûts induits par une telle
démarche, on le verra sont importants et impliquent sans doute une réflexion
visant à l'utilisation d'autres procédés pour "faire la paie"...
Le niveau de compétence des responsables de paie doit être adapté aux nécessi-
tés d'une complexité réglementaire qui contribue à faire que la paie devient de
plus en plus affaire de spécialistes. Pour les entreprises dotées de moyens infor-
matiques, on constate généralement qu'elles assurent elles mêmes la réalisation
de leur paie, soit en réalisant leur programme, soit en achetant l'un des multiples
progiciels actuellement disponible sur le marché. L'élaboration d'un programme
maison représente cependant un énorme investissement de travail et de temps
face au véritable "cahier des charges" incontournable et impératif constitué pal-
les exigences du droit du travail, des conventions collectives, du règlement inté-
rieur, des habitudes de l'entreprise...
66
L'entreprise peut alors décider de se tourner vers les sociétés nombreuses, on l'a
dit, qui proposent des "produits paie", vendus clés en main. En termes écono-
miques les propositions sont souvent alléchantes... mais de prime abord seule-
ment... En fait le produit standard, s'il répond aux exigences légales, doit d'abord
être adapté aux normes de l'entreprise et doit donc subir de nombreux
aménagements et personnalisations avant de satisfaire aux besoins des utilisa-
teurs. Ces aménagements sont en règle générale assurés par les propres
services informatiques de l'entreprise. A quels coûts? Difficile à cerner et à
chiffrer... Mais de nombreuses expériences incitent à multiplier par 7 ou 8 le prix
de base annoncé pour parvenir au montant de la facture globale... Par ailleurs, le
coût de maintenance est lui aussi très élevé et se découvre lors de la première
modification consécutive à la mise en oeuvre par exemple d'une nouvelle
procédure légale -si tant est que le progiciel lui même puisse intégrer ces
nouvelles données dont les exigences peuvent dépasser ses capacités... Il n'est
pas rare de voir des devis de modification qui atteignent le quart du prix de base
du progiciel (il est vrai que les marges bénéficiaires des sociétés de service se
font en règle générale non pas sur les produits mais sur la maintenance). Le
piège de tomber dans un progiciel "à tiroir" n'est de plus pas à écarter...
A ces coûts hommes, il convient de rajouter les temps machines, encore plus dif-
ficiles à évaluer avec précision. On pourrait poursuivre dans la même voie en
demandant le coût du support (le bulletin) qui doit être imprimé soit à l'intérieur
de l'entreprise, soit à l'extérieur... En résumé, aucun responsable du personnel
n'est en mesure de dire aujourd'hui que chaque bulletin de salaire coûte précisé-
ment Z francs dans son entreprise. Tout au plus peut il faire une approche de ce
montant sur des bases peu fiables...
C'est parfois le souci de maîtriser les frais généraux, dont ceux constitués par la
paie, qui peut conduire une entreprise à se tourner vers une entreprise "faiseur
de paies", un "façonnier" qui assure dans son intégralité la prise en charge de la
paie moyennant un montant unitaire par bulletin défini par avance. Cette prise
en charge comporte la réalisation du programme de paie, la réalisation et la
fourniture de celle-ci à partir de l'utilisation des moyens techniques et humains
du façonnier, c'est-à-dire du "fournisseur". La maintenance face à l'évolution
juridique étant également assurée par le façonnier (elle n'est pas nécessairement
gratuite).
Cette situation n'est pas sans présenter de nombreux avantages pour une entre-
prise qui se retrouve dans une situation de client, son rôle se limitant alors à
fournir les données nécessaires à la réalisation de sa paie. Il convient bien sûr,
que cette solution retenue offre les possibilités de ne pas retomber dans les
67
pièges que constituent les "programmes maisons", ou les "programmes à tiroirs",
véritables usines à gaz impossibles à gérer. L'organisation de la programmation
doit en effet être basée sur l'indépendance de chacun des sujets spécifiques de la
paie : absences, congés, cotisations, indemnités.... la programmation ne visant
en fait qu'à organiser les relations entre ces modules.
Le but d'une telle démarche est d'avoir ainsi un produit évolutif, personnalisable
à volonté, et par conséquent ouvert, à la différence des progiciels décrits plus
haut et qui sont plus du ressort des progiciels de type fermés... Une telle
démarche consiste, ni plus ni moins, à abandonner toute maîtrise physique de la
paie. L'entreprise ne domine plus ainsi le problème du délai de livraison, elle
n'est plus qu'une boite à lettres et ce choix peut être vécu par des responsables
de paie comme un appauvrissement de leur poste. Le fait que la paie ne soit plus
réalisée au sein de l'entreprise, peut également être vu comme une perte
d'autonomie de l'entreprise, qui passe en situation de dépendance. La peur de
changement, la modification des habitudes de travail consécutive à l'adoption
d'un nouveau système de paie, sont également de puissants freins à la mise en
place d'une solution externe. Les services informatiques eux mêmes peuvent
penser que leur éviction de la nouvelle donne est un jugement négatif a
posteriori de leur action...
Pour les responsables de paie, dont l'ennemi essentiel est bien le temps, on ne
saurait nier que l'adoption d'un fournisseur extérieur c'est aussi contribuer à leur
assurer un certain confort "moral", tant ils sont pour une large part déchargés de
cette angoisse qui les étreint souvent aux veilles des dates de sorties de paie.
Celles-ci ne sont en effet plus de leur ressort exclusif... Si cette optique ne
saurait assurément constituer la raison déterminante du choix d'un fournisseur
extérieur. quel responsable concerné par ce problème pourra prétendre que ce
concept ne vient pas s'intégrer à son analyse ?...
Tout choix en cette matière entraîne en effet celles-ci dans une voie dont on a dit
qu'il était par la suite difficile de sortir compte tenu des coûts qu'une éventuelle
volte face engendrerait en termes de frais d'analyse préalable, d'investissements,
de formations aux nouveaux systèmes... En ce domaine, le droit à l'erreur
68
n'existe pas, surtout à l'heure où les produits paie sont de plus en plus
étroitement liés aux produits de gestion du personnel. Les premiers alimentent
les seconds et vice versa.
Dès lors c'est bien autant le montant global de la rémunération qui doit être étu-
dié, que les composantes de celle-ci. Pour illustrer cette analyse, on pourra réflé-
chir sur les conséquences d'une ouverture des droits à la prime d'ancienneté en
cours d'année pour un salarié qui jusqu'alors ne comptait pas suffisamment
d'années de service pour percevoir celle-ci. Une telle situation peut avoir pour
effet d'entraîner une modification du champ des bénéficiaires potentiels d'aug-
mentations individuelles, le versement d'une prime d'ancienneté pouvant être
déjà assimilé à une forme d'augmentation personnelle.
69
s'agit de rendre efficace l'ensemble des dépenses qui s'impute sur le budget
"frais de personnel" : il ne s'agit donc pas tant de dépenser moins que de
dépenser mieux.
70