Étude de cas: Animation d'une

réunion.
Q.Q.O.C.Q.PQ

Vous êtes CIP dans une ETTI intervenant dans le secteur du bâtiment et des travaux publiques.
Votre responsable vous confie l'organisation d'une réunion d'information collective sur la VAE
auprès des salariés de la structure.
En vous basant sur l'examen de Quintilien, pour chaque item de l'hexamètre, lister les questions
incontournables que vous devez vous poser pour préparer efficacement cette réunion.

Quoi?
Réunion d'information collective sur la VAE.
Qu'est-ce que la VAE?
Qu'attend mon responsable de cette réunion d'information?

Qui?
Qui est convié?
Quel est l'organisme VAE?
Qui l'a met en place et la finance?
Quel acteur VAE participe?
Qui est le prescripteur?
Y a-t-il un intervenant extérieur?

Où?
Au sein de l'ETTI?
En salle de réunion?
Ou à lieu l'accompagnement VAE?

Quand?
Y a-t-il une date butoir?
Quand démarre l'accompagnement de la VAE?
Quelle est la date la plus pertinente pour faire cette information collective.
Quand est-ce que se fera la réunion? Pendant ou en dehors des heures de travail?

Comment?
Contacter les salariés de l'ETTI par mail, appel, courrier, sms?
Quelle méthodologie, comment s'y prendre?
Quel support d'information? : fiche métier (code ROME), PowerPoint, vidéo projecteur,
Y aura-t-il une collation?
Comment vérifier que l'objectif est atteint?
Comment faire le retour au prescripteur?

Combien?
Quel budget alloué? Quel coût va générer cette réunion?
Combien coûtera l'achat de la collation, du temps passé, des documents imprimés?
Combien de personnes seront concernées?

Pourquoi?
Quel est l'objectif de la réunion d'information collective?
Y a-t-il une demande émanant des salariés? D'un commanditaire? Quelle est l'intention?
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Réunion d'information collective:

Les invitations ont été envoyées à 40 salariés. Sur les 40, 15 ont confirmé leur présence.
Vous connaissez le projet et le profil de ces salariés et vous avez repéré 5 personnes motivés pour
s'engager dans une démarche VAE et 2 personnes oui lesquelles vous avez des doutes concernant
leur adhésion.
Vous avez sollicité M. X référent d'un point relais conseil pour qu'il présente les titres professionnels
et les diplômes du secteur du BTP.

Le jour J est arrivé, vous animez la réunion:

1. L'intervenant utilise un vocabulaire trop technique.

2. Un participant tient un discours négatif.
3. Certains salariés sont venus pensant qu'il s'agissait d'une réunion et d'une formation
rémunérées par l'employeur.
4. Un salarié pose une question dont ni l'intervenant ni vous n'avez la réponse et quitte la salle
brutalement.

Que faites-vous?

1/ L'intervenant utilise un vocabulaire trop technique :

- Établir le contrat de communication en amont du démarrage de la réunion.
- S'appuyer sur la réaction des participants pour reformuler et clarifier le discours de l'intervenant.
- Inviter les participants à poser des questions sur le sujet en précisant qu'il n'y a pas de
mauvaises questions.
- Proposer à l'intervenant d'utiliser un langage adapté à l'auditoire.
- S'appuyer sur le groupe pour reformuler et rendre la réunion interactive.

2/ Un participant tient un discours négatif :

- Préciser que la réunion d'information sert à informer et que chacun est libre de se faire son avis
et que c'est son droit mais qu'il y a d'autres personnes qui sont intéressées.
- Lui proposer de quitter la réunion s'il le veut.
- Comprendre sa réaction, tenter de le rassurer.
- S'appuyer sur ses négations pour le faire préciser et demander si d'autres son de cet avis.
- Rappeler les objectifs de la réunion.
- Lui proposer de le voir à l'issue de la réunion.

3/ Certains salariés sont venus pensant qu'il s'agissait d'une réunion et d'une formation
rémunérées par l'employeur :
- Recentrer, clarifier et donner des informations précises.
- S'appuyer sur le groupe : "qui pensait quoi ?"
- Demander :"qu'est-ce qui leur fait tenir ce discours ?"
- Revenir sur le terme invitation.
- Expliquer le fonctionnement de la VAE (rémunération) et signaler la notion d'investissement avec
les retombées positives et d'évoluer professionnellement.
- Expliquer que la démarche VAE a un coût, et qu'il peut être pris en charge par l'employeur ou
dans le cadre du Congé Professionnel de Formation (CPF ex DIF).

4/ Un salarié pose une question dont ni l'intervenant ni vous n'avez la réponse et quitte la
salle brutalement :
- Le laisser partir.
- Présenter ses excuses et proposer de contacter ultérieurement le salarié après avoir fait les
recherches pour répondre à son interrogation.
- Se rapprocher de lui pour lui proposer un RDV physique ou téléphonique pour lui répondre.

*Varier les approches (pour toucher tous les styles d'apprentissage)

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