RAI

Référence :
RAPPORT D’AUDIT INTERNE DE DGTCP-ACDP-RAI-01
L’ACDP Version : 1
Date d’édition : 12/08/2010
Processus Tous les processus

Période Du 20 au 26 juillet 2010

Objet :
Le présent document constituant le rapport d’audit, présente les constats relevés lors de l’audit des
processus du Système de Management de la Qualité de l’ACDP.

Objectifs
Les objectifs de cet audit sont les suivants :
- Evaluer le niveau de conformité du Système de Management de la Qualité (SMQ) de l’ACDP
aux exigences de la norme ISO 9001 : 2008,
- Evaluer l’efficacité du Système Qualité soumis à l’audit,
- Evaluer la conformité du SMQ de la Qualité aux exigences internes et aux exigences légales
et réglementaires.

Rédaction du document Validation du document Approbation du document

KOFFI SINCLAIR MME KIPRE MARIE-LAURENCE ASSAHORE KONAN JACQUES

Responsable d’audit Chef de service Qualité Agent Comptable de la Dette Publique

Visa : Visa : Visa :

KOFFI CHARLES
Auditeur

Visa :

Gestionnaire du document Pilote du processus

Destinataires pour action Destinataires pour information Validité

ACDP - DQN à compter du : 12/08/2010

Pilotes de processus

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 Rapport d’audit interne du Système de Management de la
Qualité de l’ACDP

Point fort :
1/ Il existe un fort engagement de l’ACDP qui se traduit par:
- le courrier N° 264/MEF/DGTCP/ACDP/YMA du 02 avril 2009 de demande de candidature
adressé au Directeur de la Qualité et de la Normalisation,
- l’instauration d’un point qualité aux réunions hebdomadaires du lundi.

2/ ll existe une liste de fournisseurs agréés.

3/Le tableau de bord du processus Mobiliser les Ressources Financières Publiques est bien
tenu, commenté et analysé. Il en est de même du plan d’actions qui est bien suivi.

Constats d’écarts PM1 : Gérer l’Ecoute Client

Nature du constat
Constat NCF maj NCF min PS PP Art
La Fiche d’identité du processus indique 5.2
que les besoins et attentes des clients
X
sont définis alors qu’il n’existe aucune
preuve de cette définition de besoins
Il a été institué un comité de trésorerie 5.2
comme dispositif d’écoute client. Mais le 8.4
pilote du processus ne participe pas au X 8.5
comité de trésorerie, de plus il n’est pas
destinataire du compte rendu de ce
comité. Par conséquent, les décisions
issues de ces comités ne sont pas
prises en compte dans le dispositif
d’amélioration continue de ce processus
La fiche récapitulative du traitement des 7.2.3
réclamations mentionnée dans la 8.4
procédure de traitement des X 8.5.1
réclamations n’existe pas
La Fiche d’Identité du Processus Gérer 5.2
l’Ecoute clients mentionne le centre
X 8.2.1
d’écoute usager comme dispositif
d’écoute clients alors qu’il n’en existe
pas. Par ailleurs il y est fait mention de
rapport du centre d’écoute.
Deux enquêtes de satisfactions sont 5.2
prévues pour être réalisées dans
X 8.2.1
l’année selon la matrice de déclinaison
de la Politique Qualité sur le processus,
alors que le tableau de bord du
processus prévoit deux enquêtes tous
les mois. Par ailleurs, le tableau de bord
du processus du mois de juin 2010 n’est
pas renseigné à la date l’audit (20 juillet
2010).

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 Rapport d’audit interne du Système de Management de la
Qualité de l’ACDP

Constats d’écarts PM1 : Gérer l’Ecoute Client

Nature du constat Art ISO

Constat NCF maj NCF min PS PP 9001
La fiche de traitement des réclamations, 7.2.3
ne permet pas d’enregistrer le
X 8.3
traitement effectif de la réclamation 8.4
(l’information du client, l’opportunité 8.5
d’actions correctives,…)
Le plan d’actions du processus prévoit 8.4
l’exploitation des résultats d’enquêtes 8.5
au plus tard le 31 mai 2010. Cette X
exploitation n’a pas eu lieu au 20 juillet
2010. De plus, le plan d’actions n’a pas
été revu pour être mis à jour.
Les dispositions de l’instruction de 8.5
travail DGTCP-ACDP-PM2-PRO-01-IT1
X
relatives au comité processus prévoient
que les décisions issues des comités
processus doivent être intégrées au
plan d’actions du processus. Mais les
décisions du comité processus du
17/05/2010 ne figurent pas dans le plan
d’actions du processus.
Les résultats de l’enquête de 8.2.1
satisfaction réalisée du 03 au 24 mai
X
2010 montrent que l’ACCT a donné une
note de 7/10 alors que le tableau de
synthèse indique 50% de satisfaction. Il
en est de même du SCS qui a donné
une note de 6/10 avec un taux de 80%
de satisfaction inscrit au tableau de
synthèse.
Par ailleurs, le questionnaire d’enquête
ne prend pas en compte les prestations
spécifiques offertes par l’ACDP aux
banques, à la BCEAO, aux bailleurs de
fonds, aux DAAF, aux chefs de projets.
Il n’existe pas au niveau de l’ACDP, de 5.2
cartographie des clients qui permettra
X
pour chaque client de connaitre son
adresse, la nature des prestations
reçues, ses exigences,…

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 Rapport d’audit interne du Système de Management de la
Qualité de l’ACDP

Constats d’écarts PM2 : Manager la Qualité

Nature du constat Art ISO

Constat NCF maj NCF min PS PP 9001
Les dispositions de la procédure de maîtrise 4.2.3
des documents et des X
enregistrements "DGTCP-ACDP-PM2-PRO-
02ʺ prévoient que seuls les documents
portant la mention Diffusion maîtrisée de
couleur bleue sont disponibles chez les
utilisateurs, mais il existe une autre mention
diffusion maîtrisée de couleur noire qui est
apposée sur les documents.
La Fiche d’Identité du processus Assurer la 4.2.3
communication n’a pas été diffusée auprès
de la DFDC comme prévue alors que cette
direction est destinataire pour information de
X
ce document.
Il n’existe pas de programme d’audit interne 8.2.2
au niveau de l’ACDP. X
Les dispositions de la procédure de maîtrise 4.2.3
des documents et des
enregistrements "DGTCP-ACDP-PM2-PRO-
02ʺ stipulent que les documents sont diffusés
à partir de la liste de diffusion et de retrait
référencée DGTCP-ACDP-PM2-PRO-02-
X
ERG1 alors que la diffusion des documents
est faite à partir d’un registre de
transmission.
La liste/état des documents d’origine 4.2.3
interne en vigueur référencée DGTCP-
ACDP-PM2-PRO-02-ERG2 qui fait
l’inventaire des documents d’origine
interne applicables n’est pas disponible à
l’ACDP. Il en est de même de la liste/état X
des documents d’origine externe en
vigueur référencée ERG3-ACDP-PM2-
PRO-02-ERG3 qui fait l’inventaire des
documents d’origine externe applicables.
Les plans d’actions du processus de 4.2.3
même que les tableaux de bord du
processus ne sont pas référencés X
comme stipulé dans la Fiche d’Identité du
Processus à la page 6/7.

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 Rapport d’audit interne du Système de Management de la
Qualité de l’ACDP

Constats d’écarts PM2 : Manager la Qualité

Nature du constat Art ISO

Constat NCF maj NCF min PS PP 9001
La rubrique ʺDescription de l’incidence de 8.3
la non-conformité" sur les Fiches de Non X 8.5.2
Conformités (FNC) n’est pas renseignée.
Cela ne permet pas d’apprécier l’ampleur
du dysfonctionnement constaté. De plus,
toutes les FNC font mention d’actions
correctives à mettre en œuvre, mais il
n’existe aucune Fiche d’Actions
Correctives ouvertes au 20 juillet 2010.
Le plan de classement et le référentiel de 4.2.3
classement et d’archivage n’existent pas X 4.2.4
alors que ces documents sont prévus dans
la procédure de maîtrise des documents et
des enregistrements.
Les plans d’actions du processus Manager 4.2.3
la Qualité diffèrent de celui du processus X
Assurer la Communication. En effet, celui
du processus Manager la Qualité contient
les rubriques suivantes: politiques
d’actions, objectifs mesurables, actions
concrètes à mener, date butoir, indicateurs
de mesure, preuves de réalisation+barème
de notation. Alors que celui du processus
Assurer la communication comprend les
rubriques N°, actions à mener, échéance,
responsable, statut,….

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 Rapport d’audit interne du Système de Management de la
Qualité de l’ACDP

Constats d’écarts PM3 : Assurer la communication

Nature du constat Art ISO

Constat NCF maj NCF min PS PP 9001
Les demandes de communication de 4.2.4
l’année 2010 renseignées par les X
services ne sont pas disponibles alors
qu’il est prévu de les conserver pendant
trois ans chez le pilote du processus
selon les dispositions relatives à la
maîtrise des enregistrements de la Fiche
d’Identité du Processus Assurer la
Communication..
Le plan de communication de l’année 4.2.3
2010 n’est pas validé alors que la Fiche X
d’Identité du Processus le prévoit.
Le pilote de processus affirme que les 7.2.3
clients ont été informés du lancement de X
l’enquête de satisfaction par voie de
presse mais il n’existe aucune preuve
(coupon du communiqué de presse par
exemple).
L’action N°12 du plan de communication 8.2.3
2010 relative à la communication sur X
l’enquête de satisfaction a été réalisée au
mois de mai 2010 mais son efficacité n’a
pas été évaluée.
Le tableau de bord du processus n’est 8.2.3
pas disponible au 20 juillet 2010. X
La présentation officielle de la politique 5.3
qualité a été réalisée le 29 juin 2010 mais X 5.5.3
il n’existe aucune preuve de cette
communication.

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 Rapport d’audit interne du Système de Management de la
Qualité de l’ACDP

Constats d’écarts PR1 : Mobiliser les ressources financières publiques

Nature du constat Art ISO

Constat NCF maj NCF min PS PP 9001
Les chèques reçus ne sont pas certifiés 7.2.2
contrairement aux dispositifs de maîtrise X
mentionnés dans la Fiche d’Identité du
Processus.
La Fiche d’Identité du Processus ne fait 4.2.3
pas mention de l’instruction comptable X
relative aux chèques à l’encaissement.
Les quittances T31P ne sont pas 5.2
systématiquement tirées lors de la X 7.2.1
réception des chèques. De plus, elles ne
sont pas remises aux clients (cas des
chèques PETROCI N°520977 du
10/06/2010 et SICOMED N° 4297793 du
02/07/2010). Cela contrairement aux
dispositions sur l’instruction comptable
N°0242 DGTCP/DCE du 17 janvier 2007
portant modalité de traitement des
chèques déposés à l’encaissement des
par les comptables généraux.

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 Rapport d’audit interne du Système de Management de la
Qualité de l’ACDP

Constats d’écarts PR2 : Gérer la trésorerie de l’Etat

Nature du constat Art ISO

Constat NCF maj NCF min PS PP 9001
La Fiche d’Identité du Processus indique 7.2.1
dans la rubrique matrice des interfaces X
que le PR2 offre des chèques et ordres
de virement de même que des
bordereaux de remise de chèques au
PR1 alors que ce n’est pas le cas dans la
pratique. Il en est de même pour les
documents retraçant les soldes bancaires
de l’ACDP et des PCR.
L’indicateur taux de couverture des 8.2.3
dépenses sociales des projets ne prend
pas en compte toutes les dépenses fixes
(notamment les salaires du mois
X
précédent) entraînant ainsi la
constatation d’un taux anormalement
élevé (2024,13%) qui ne reflète pas la
réalité.
Le taux de couverture globale des 8.2.3
dépenses prend en compte toutes les X
dépenses, alors que le GAP de trésorerie
des dépenses de la dette ne peut pas
être couvert par la trésorerie disponible
au niveau des dépenses sociales de
projets.
La liste des dépenses prioritaires n’est 4.2.3
pas validée. X
Dans le plan d’actions du processus 8.2.3
présenté, le statut des 3 dernières X 8.5
actions n’est pas précisé.

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 Rapport d’audit interne du Système de Management de la
Qualité de l’ACDP

Constats d’écarts PR3 : Exécuter les dépenses publiques

Nature du constat Art ISO

Constat NCF maj NCF min PS PP 9001
La Fiche d’Identité du Processus 4.2.3
mentionne dans le catalogue des X
procédures ʺla procédure de dépenses
de projets" et "la procédure de paiement
de la dette publiqueʺ. Or, ces procédures
ne sont pas prises en compte dans la
rubrique documents associés du
logigramme du processus.
Le manuel des procédures de l’ACDP 4.2.3
datant de juin 2007 a été présenté lors de X
l’audit alors que celui en vigueur date du
17/08/2009. De plus, la version de juin
2007 ne porte pas la mention périmée
comme cela est stipulé dans la procédure
de maîtrise des documents et des
enregistrements.
Les procédures ʺ dépenses de projets" et 4.2.3
"paiement de la dette publiqueʺ X
référencées dans la FIP ne sont pas
disponibles.
Les objectifs mentionnés dans la FIP, 4.2.3
(Règlement total des dépenses, Tenue X 8.2.3
des données fiables, exhaustifs et dans
les délais, célérité dans le traitement des
dossiers) sont différents de ceux
mentionnés dans la matrice de
déclinaison (Apurer les restes à payer,
Assurer le remboursement de la dette
publique dans les délais).
La rubrique ʺNature de la dépenseʺ dans 7.5.1
l’applicatif GMDB ne présente pas « les X
natures » par ordre alphabétique, ce qui
ne rend pas facile les recherches.
La matrice de déclinaison prévoit une 8.2.3
tolérance de 10 jours pour l’indicateur X 7.2.1
ʺNombre de mandats traités hors délaisʺ
alors que les dispositions réglementaires
prévoient 5 jours francs.
Les mandats reçus la veille n’ont été 7.5.1
acheminé qu’à 10 heures 30 au service X
statistique présentant un risque sur le
respect du délai légal de prise en charge
des mandats.

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 Rapport d’audit interne du Système de Management de la
Qualité de l’ACDP

Constats d’écarts PR4 : Comptabiliser et produire les comptes de gestion

Nature du constat Art ISO

Constat NCF maj NCF min PS PP 9001
Les non conformités « montants saisies 8.2.3
dans V4 erronées du 11/06/2010, débit X
par erreur du compte 515.51 au lieu
515.54 du 21/06/2010 n’ont pas été pris
en compte au niveau de l’indicateur
nombre d’erreur constatés dans la
comptabilité du mois de juin 2010.
Les comptes de gestion 2006, 2007 et 8.3
2008 ne sont pas transmis à ce jour. De X 8.5
plus le compte de gestion 2009 n’est pas 7.2.3
encore confectionné.
Le statut des actions du plan d’actions 8.2.3
n’est pas connu, ce qui ne permet pas X 8.5
d’être informé sur l’état d’exécution dudit
plan.

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 Rapport d’audit interne du Système de Management de la
Qualité de l’ACDP

Constats d’écarts PS1 : Gérer les approvisionnements de Matériels, les

infrastructures et la logistique

Nature du constat Art ISO

Constat NCF maj NCF min PS PP 9001
La Fiche d’Identité du Processus 4.2.4
mentionne une ʺfiche d’expression de X
besoins" alors que le document utilisé est
la "fiche de demande de matérielʺ. Il en
est de même du tableau récapitulatif des
besoins qui n’existe pas.
Le formulaire d’évaluation préliminaire et 4.2.4
de sélection des fournisseurs ne respecte X
pas les dispositions de la procédure de
maîtrise des documents et des
enregistrements. En effet ce formulaire
ne comporte ni logo, ni la référence, etc.
Les fournisseurs internes (DRHMG, DI) et 7.4.1
externes n’ont pas été évalués sur la X
base des prestations fournies l’année
dernière. De plus, les mêmes
fournisseurs externes ont été reconduits.
La mise à jour du fichier de gestion du 6.3
patrimoine n’est pas réalisée (la dernière X
mise à jour date de 2009).
Les contrats avec les services mutualisés 4.2.3
(DRHMG, DDP, ACCT, DI, DFDC) ne X 4.1
sont pas encore validés. Par ailleurs, la 6.3
Fiche d’Identité du Processus mentionne
dans les dispositifs de maîtrise un contrat
de service avec la DCP qui n’existe pas.
Il n’existe pas de fiche de stock pour 6.3
l’année 2010. X
Les contrats d’entretien du matériel qui 6.3
lient la DGTCP avec certains prestataires X
externes ne sont pas disponibles, ce qui
ne permet pas d’établir des programmes
d’entretien.
Il n’existe pas de fiche de vie des 6.3
équipements (climatiseurs,…). X

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 Rapport d’audit interne du Système de Management de la
Qualité de l’ACDP

Constats d’écarts PS2 : Gérer les Ressources Humaines

Nature du constat Art ISO

Constat NCF maj NCF min PS PP 9001
La fiche d’expression des besoins mentionnée 6.2.2
dans la Fiche d’Identité du Processus n’existe X 4.2.4
pas.
La procédure d’accueil et d’intégration 6.2.2
"DGTCP-ACDP-PS2-PRO-01ʺ prévoit la X
production de rapports d’intégration avant
qu’un agent nouvellement affecté à l’ACDP ne
soit sédentarisé à un poste. Mais l’agent Koné
née Ouattara, ASF, M° 343 583S a été
affectée au service comptabilité et dénouement
par note de service N°
0619/MEF/DGTCP/ACDP/AML du 23/06/2010
sans production de rapports aussi bien par elle-
même que les Chefs de services, les Fondés
de pouvoirs et le Chef de service RH. Il en est
de même pour l’Agent Adopo.
L’évaluation de l’efficacité des formations sur la 6.2.2
norme ISO 9001 (réalisée en janvier 2010) et le X
SYGADE (réalisée en juin 2010) n’a pas été
effectuée au 21 juillet 2010. Par ailleurs, cette
évaluation n’a pas fait l’objet de planification.
L’évaluation du personnel n’est pas réalisée ou 6.2.2
tout au moins n’a pas fait l’objet de X
planification.
Les fiches de postes ne sont pas disponibles. 6.2.2
De plus, il n’est pas prévu que la fiche de poste X
soit validée par l’agent concerné par le poste.
L’indicateur « taux de réalisation du plan de 8.2.3
formation » ne prend pas en compte les délais X
prévus pour exécuter les formations.
Les contrats d’objectifs ne sont pas encore 6.2.2
validés. X
Dans les dossiers du personnel, il manque les 6.2.2
preuves de la formation initiale, de la formation X
complémentaire, de l’expérience (CV, copies
d’actes de la fonction publique indiquant
l’appartenance à un emploi, copies de
diplômes, copies d’attestations de
formation,…). Cas du dossier de M.
TOUPLEGNE Konan Marc, examiné lors de
l’audit.

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 Rapport d’audit interne du Système de Management de la
Qualité de l’ACDP

Constats d’écarts PS3 : Gérer le Système d’Information

Nature du constat Art ISO

Constat NCF maj NCF min PS PP 9001
Il n’existe pas de fiche de vie des 6.3
équipements informatiques (ordinateurs, X
imprimantes,…).
L’indicateur taux de couverture en 8.2.3
ordinateur n’est pas renseigné
mensuellement comme prévu dans la
matrice de déclinaison de la politique
X
qualité sur le processus.
Les documents ʺfiches d’identification des 8.2.3
besoins" et "tableau récapitulatif des X
besoins validésʺ mentionnés dans la
Fiche d’Identité des Processus n’existent
pas. De plus, la FIP ne prend pas en
compte les applications SYGADE,
CONBANK et DCAD.
Les données autres que celles des 6.3
progiciels ne sont pas sauvegardées. X
Il n’existe pas de programme de 6.3
maintenance préventive des équipements X
informatiques.
Le compte rendu du comité processus du 8.2.3
14/05/2010 relève des pannes fréquentes X
d’ordinateurs et des problèmes de réseau
alors que cela n’est pas visible dans le
tableau de bord du processus.

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 Rapport d’audit interne du Système de Management de la
Qualité de l’ACDP

Constats d’écarts PS4 : Assurer la sécurité

Nature du constat Art ISO

Constat NCF maj NCF min PS PP 9001
Le guide sécurité ne précise la catégorie 6.3
de l’Etablissement Recevant du Public X
(ERP) qu’est l’ACDP.
Tout le dispositif de sécurité est inexistant 6.3
X

Conclusion générale

L’audit du Système de Management de la Qualité de l’ACDP a révélé de nombreuses non

conformités et plusieurs points sensibles notamment au niveau de la documentation.
L’amélioration du SMQ au travers des actions correctives, de l’exploitation des tableaux de
bord, des comités processus et des plans d’actions n’est pas visible.
Le dispositif sécurité est à bâtir.
Par conséquent, l’ACDP devra corriger les écarts suscités dans les meilleurs délais en vue
de réaliser un deuxième audit interne de son SMQ.
L’ACDP devra par ailleurs apprécier s’il est nécessaire de maintenir un processus Gérer le
Système d’Information sur lequel il n’a aucune maitrise.

ANNEXES
PLAN D’AUDIT
LISTE DE PRESENCE REUNION D’OUVERTURE
LISTE DE PRESENCE REUNION DE CLOTURE

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