LIVRET 07 Rédiger Du Courrier Administratif Ou Commercial

FOAD – REDIGER DU COURRIER
ADMINISTRATIF OU COMMERCIAL
ormation
F
O uverte et
D istance
LIVRET 07 :
REDIGER DU COURRIER ADMINISTRATIF OU

COMMERCIAL
Concepteur : M. Abderrahim JAANID

ISTA HAY HASSANI
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FOAD REDIGER DU COURRIER ADMINISTRATIF OU LIVRET 07
COMMERCIAL
CARACTERISTIQUES DE LA LETTRE D'AFFAIRES
La correspondance d'affaires est nettement distincte de la correspondance privée tant au

niveau de la présentation que de la rédaction. En effet, la lettre commerciale se caractérise par
les points suivants :
1. REDACTION EN FONCTION D'UN BUT DETERMINE
La lettre commerciale ou d'affaires répond toujours à un but précis telle que la convocation à
une entrevue, l'offre de services, la communication des renseignements, etc… Pour éviter de
rendre obscure le message et la lettre inefficace, il faut toujours garder en vue le but pour
lequel la correspondance en question est engagée. Aussi, si l'on veut correspondre avec
quelqu'un au sujet de deux sujets distincts, mieux vaut traiter chacun d'eux dans des lettres
séparées.
2. PRÉSENTATION D'ASPECT PROFESSIONNEL
Une entreprise est jugée, dans la plupart des cas, d'après correspondre. Aussi les lettres
devront être le reflet de ladite entreprise ayant un aspect professionnel qui suggérera une
certaine compétence de la part du personnel. Propreté ( sans rature ) et qualité (sans erreur)
sont rigueur .
3. RESPECT D'UN CETRTAIN FORMALISME ET CONVENTIONNALISME
En effet, la lettre commerciale doit obéir à des règles de dactylographie et de disposition et

utiliser des formules d'appel et de salutation plus ou moins standards.
Dans certains cas, pour la disposition des lettres, il appartient à la secrétaire de se conformer
aux habitudes de l'entreprise.
4. PRECISION DES DONNEES
pour parer à d'éventuels malentendus ou à des délais inutiles, le rédacteur d'une lettre
commerciale est censé s'assurer de la précision des données fournies ou des renseignement
demandés .
en rédigeant une convocation , par exemple l'expéditeur indiquera avec précision les
coordonnées spatio-temporelles même si les destinataires les connaissent déjà .
5. RECOURS AU STYLE PROFESSIONNEL
A ce sujet, la rédaction doit observer le respect du style dépouillé dénué d'originalité. En
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COMMERCIAL
effet , le rédacteur doit faire abstraction de son originalité qui tend à laisser apparaître sa
créativité et sa personnalité. A cet effet, il doit faire appel au style professionnel qui repose
uniquement sur la correction de la langue.
DISPOSITION DE LA LETTRE COMMERCIALE
La disposition dactylographie des éléments de la lettre commerciale (c'est à dire l'alignement,

le cadrage, les interlignes et la pagination ) suit des règles plus ou moins rigides.
La présentation de courrier est un travail essentiellement dactylographique.
1 DIFFERENTES PARTIES D'UNE LETTRE COMMERCIALE :
1 En-tête
L'en-tête est l'inscription imprimée en haut de la feuille. Il comprend généralement, la raison

sociale, l'adresse et le numéro de téléphone de l'entreprise etc.. contrairement aux autres
parties de la lettre , l'en-tête ne suit aucune règle de disposition .Enfin, seule la première page
d'une lettre doit être présentée sur papier à en tête, le plus souvent imprimé en avance.
2- la suscription ou destinataire :
C'est l'indication du nom, de la qualité ou du titre professionnel, et de l'adresse du destinataire

de la lettre
3- Mention concernant le lieu et la date:
L'indication du lieu et de la date d'émission est une mention indispensable car elle fixe le
point de départ des engagements souscrits par le signataire.
Elle permet d'autre part, un classement chronologique rigoureux des pièces d'un dossier.
4- Les références
En correspondance commerciale, les références sont constituées d'un ensemble de symbole

(lettres, chiffres, abréviations) permettant d'identifier le document dont il s'agit: numéro
d'enregistrement ou de classement dudit document, service dont il émane, initiale du rédacteur
responsable et de la secrétaire.
5- L'objet du message
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COMMERCIAL
Cette mention n'est pas un résumé de la lettre qu'on écrit, mais l'indication, en quelques mots
brefs et précis, de l'affaire ou du fait de base du document, qui motive la rédaction de cette
lettre et qui, immédiatement, "situe" et individualise le sujet qui va être traité.
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COMMERCIAL
6. L'appellation
Expression qui commence la lettre . elle tient compte des fonctions du destinataire, des
relations , les usages et des personnes .
7. Le texte
Le texte est composé de plusieurs paragraphes .

Les formules de politesse
Elles doivent tenir compte de la personne à qui l'on s'adresse et du contenu de la lettre . Elles
reprennent la formule d'appel .
8. La signature
Indiquer :
- le nom de la personne qui signe (lorsqu'on veut personnaliser de la lettre ).

- Les fonctions et le nom du signature .
9. Mentions concernant les annexes du message
- les pièces jointes :

ce sont des documents (devis, projet de marché, facture, relevé….) qui peuvent accompagner
la lettre envoyée par un correspondant . Il y a intérêt à attacher à la lettre les "annexes" qu'elle
comporte . Sans cette précaution, on risque d'égarer , à l'ouverture du courrier , une pièce dont
on déterminera difficilement l'origine .
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COMMERCIAL
LA LETTRE D'ACHAT
I-Résumé du cas commercial
Lorsqu'un commerçant veut étendre ses relations, tenir de nouveau articles, changer de
fournisseur , il s'adresse à des maisons (dont il eu connaissance par lettre publicitaire, par la
visite d'un représentant , par voie d'annonces ou qui ont été recommandées ) pour obtenir des
catalogues , pris courants et échantillons et toutes indications utiles à l'achat.
Il a intérêt à s'adresser à plusieurs maisons afin de pouvoir se décider , en fin de compte en

faveur du fournisseur qui lui fera les conditions le plus avantageuses .
Pour fixer l'offrant , le commerçant doit indiquer:
- la qualité et la quantité de la marchandise à acquérir

- la référence de son besoin (passager , saisonnier , permanent )
- la possibilité de nombreuses commandes si l'offre lui paraît intéressante .
Mais dans l' ignorance des conditions qui seront faites , le demandeur aura soin de ne prendre
aucun engagement .
L'emploi du conditionnel est donc à recommander
II. plan d'une demande de prix
- Référence : Mention primordiale pour des marchés importants
- Raison nécessitant l'entrée en relation : Peut être importante en certaines circonstances
- Délais : Afin d'éviter toutes correspondances inutiles.
- Affaires en perspective : Argument susceptible de provoquer des offres avantageuses
- Formule de politesse…
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COMMERCIAL
III. Formules
Référence :
Votre maison m’a été recommandé par MX ……
Un de vos clients, MX …..nous a recommandé votre maison ….
Nous avons appris par MX….de Z ……que …..
Nous sommes redevables de votre adresse à MX….
MX m’a fait savoir que vous étiez fournisseur de….
En cas de commande, je ne manquerai pas de vous de vous donner les références
d’usage .
Raison
Nous serions acheteurs réguliers de ……
Nous désirons compléter nos stocks par…
Nous serions désireux de nous spécialiser pour la vente …..
Ces articles nous sont beaucoup demandés durant la saison touristique .
Ayant ouvert plusieurs succursales , nous avons l’intention de traiter avec plusieurs
fournisseurs pour ….
Des demandes nombreuses et pressantes nous incitent à …..
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COMMERCIAL
LETTRE D’ACHAT
Exemple de demande de prix dans la perspective de relation
SUPER MARCHE ANGAD

102, BD Mohamed V
S.A. Capital 1000 000 DH
R.C . Oujda 203.107
Oujda, le 15 janvier 1999
SMA/DG/300/99
A MOUSIEUR IDBARHOU MOSTAFA

Conserves métalliques
112, BD Médiouna, Casablanca
OBJET : Demande de prix
Monsieur,
Votre Maison m’a été recommandée par Monsieur BELHOUCINE Ahmed, un de

vos clients d’Oujda .
Ayant l’intention de m’approvisionner mensuellement en conserves de toute
nature, je vous serais très reconnaissant de bien vouloir me faire connaître vos prix
actuels ainsi que vos conditions de livraison et de paiement.
En raison des exigences d’une clientèle que je tiens à m’attacher, je ne suis
intéressé que par des marchandises de tout première qualité .
Sans pouvoirs, dés à présent , prendre aucun engagement, il serait dans mes
conditions de vous faire parvenir de façon suivie, des commandes portant sur environ 1
000 boîtes de légumes et 700 boîte de fruits par mois, si toutefois vos offres étaient
réellement avantageuses par rapport à celles des Maison concurrentes .
Il me serait très agréable d’être le plus rapidement possible à ce sujet .
Veuillez agréer , Monsieur, l’assurance de mes sentiments distinguées
Le Directeur Général
Y.IBRAHIM
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COMMERCIAL
LA LETTRE DE VENTE
1. Introduction
Dans la politique de marketing du vendeur, la correspondance commerciale a sa place

que doit faire le vendeur pour proposer un article ou un service à des personnes
susceptible d’être intéressées par la proposition ?
 Sélectionner avec précision ses clients potentiels et constituer une liste d’adresses ?
Envoyer à ces clients une lettre de vente ou d’offres de services :
Originale,
Intéressante,
Pour retenir leur attention,
Provoquer l’achat
Donc répondant au principe de toute démarche publicitaire A.I.D.A. C’est à dire :
- A : attirer l’attention

- I : provoquer l’intérêt
- A : inciter à l’achat
- D : susciter le désir
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COMMERCIAL
II. Réponses aux demandes de documentation
Résumé du cas commercial
La demande de prix prouve que le client s’intéresse aux articles mis en vente. Il reste au
vendeur à persuader le demandeur de la supériorité des marchandises qu’il offre et à
lui faire des conditions propres à évincer toute concurrence .
A la réception d’une demande de documentation, trois cas se présentent :
Le fournisseur détient la marchandise demandée : - Il répond tout de suite en faisant

Ses offres.
Le fournisseur ne pourra fournir que dans un
Laps de temps déterminé : - Il avise sans tarder le client
Qu’il prie de patienter.
Le fournisseur ne possède ou ne fabrique pas
l’article demandé. : - Il en exprime ses regrets et offre
un article analogue.
III. Plan d’une offre
 Accusé de réceptions et remerciements Manifestation du désir

 Envoi du prix courant, des échantillons, des conditions de livraison et de paiement ;
 Conditions de transport, d’emballage, d’assurance ;
 Qualité des produits ;
 Prix (Réduction par quantités ) ;
 Sollicitation d’un ordre d’essai avec promesse d’une livraison prompte et conforme
donnant satisfaction ;
 Formule finale de politesse .
Exemple : M. IDBARHOU Mustapha ayant reçu la demande de prix de M IBRAHIM

Youssef (Oujda) du Super marché Angad, lui adresse ses conditions de vente
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COMMERCIAL
Conserves métalliques
112, Bd Médiouna
Casablanca
R.C : Casablanca 234 567

Tél : (O2) 23-98-76
Casablanca, le 21 janvier 1999
CM/SC/300/99
A Monsieur le Directeur
Du SUPER MARCHE ANGAD
1O2,Bd Mohamed V
OUJDA
Objet : Prix courant
Monsieur
Par votre lettre du 15 janvier 1999 sus-référenciée, vous avez bien voulu vous adresser à
notre Maison pour la fourniture de conserves de toute nature
En vous remerciant de votre intérêt, nous vous adressons, par le même courrier, notre dernier
prix courant ainsi que le détail des conditions de vente sous réserve de modifications
ultérieures
Vous remarquerez la modicité des prix. Pour vous convaincre de la très bonne qualité des
produits mis en vente il vous est adressé, en port payé, une caisse contenant quelques
échantillons
Des diverses catégories de conserves de fruits de légumes que nous tenons actuellement.
En raison de notre stock constamment renouvelé, vous pouvez compter sur des livraisons
rapides et constater d’autre part,grâce aux références jointes, l’accueil reçu par nos produits.
Une livraison à titre d’essai qui pourrait suivre une commande de votre part faite dans la
quinzaine recevrait nos soins attentifs. En outre, une remise de 5% vous serait faite sur la
totalité de cette première commande.
Soyez convaincu de notre entière bonne volonté à vous donner toute satisfaction.
Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations empressées
Le Directeur
IDBARHOU Mostafa
P.J : - Liste des prix courants des conserves de lègumes et de fruits et conditions de vente
- Références relatives à nos produits
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COMMERCIAL
CONTRE PROPOSITIONS DE L’ACHETEUR EVENTUEL
1 – Résumé du cas commercial
Savoir acheter est un art exigeant de l’expérience, une connaissance approfondie de la

marchandise et de la clientèle.
- Tout négociant cherchant à s’approvisionner doit peser dans le détail, la valeur des articles
et les conditions d’achat.
- Après s’être adressé à plusieurs fournisseurs, en procédant par élimination des offres, il
aboutit à la sélection des marchandises qu’il désir acquérir
-
Un échange de plusieurs correspondances est souvent nécessaire pour aboutir à un accord
final sur tous les points de la livraison
2 – Points les plus fréquents sur lesquels les contre-propositions peuvent porter
Marchandise Sa bonne qualité peut être contestée

- Fabrication Des modifications de détails peuvent être demandés
- Le prix Il peuvent paraître trop élevés par rapport à ceux des Maisons
concurrentes
- Conditions de paiement Souvent une modification aux clauses générales d’un catalogue
soit par offre de règlement accéléré. Sous reserve d’une remise
particulière.
- Délai de livraison Un besoin urgent exige une réduction des délais, ceci pourrait se
limiter à une livraison partielle « en dépannage »
- Mode de livraison Lorsque des conditions techniques ou commerciales rendent plus
intéressante une formule spéciale de transport
3 – Rédaction d’une contre-proposition
M IBRAHIM a examiné l’offre des conserves de fruits et légumes faits par M. IDBARHOU.
Elle lui donne satisfaction. Toutefois, comparées aux autres conserves, les vôtres semblent
être de moindre qualité. Il écrit à ce fournisseur. Ce dernier lui répond.
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COMMERCIAL
LETTRE – TYPE
Objet : V / Echantillon réf 341
Monsieur,
J’ai examiné les échantillons faisant l’objet de votre envoi et vous remercie de cette offre qui,
dans l’ensemble, me donne satisfaction.
Toutefois, je vous demanderais de bien vouloir examiner les boîtes de conserves de fruits et
légumes, réf : 340 de votre catalogue. Je les trouve de moindre qualité, leur prix paraît élevé
comparativement à celui des autres articles
Je vous serais très reconnaissant de bien vouloir reconsidérer votre offre sur ce point. Ainsi
que le précisait ma lettre du 15 courant, je ne puis m'intéresser qu’à des denrées de premier
choix et serais au regret de ne pouvoir, même à un prix inférieur, vous passer un demande de
cet article dans sa qualité offerte.
Par ce même courrier, je vous renvoie quelques modèles des ces boîtes de conserves de fruits
et légumes afin de vous permettre de voir s’il n’y a pas eu erreur dans l’expédition.
Je souhaiterais qu’il vous soit possible de me faire, par retour du courrier, de nouvelles offres
à ce sujet afin de me permettre de prendre sans tarder une décision quant à la commande que
j’ai l’intention de vous transmettre.
Espérant vous lire prochainement, je vous prie d’agréer, Monsieur, l’assurance de mes
sentiments les meilleurs.
Le Directeur Général
Y. IBRAHIMI
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COMMERCIAL
LETTRES RELATIVES A LA COMMANDE
La commande permet l’accord de l’acheteur et du vendeur sue les conditions de la vente.
– Les principales manières d’effectuer une commande
a – L’utilisation du bulletin de commande :
Le bulletin de commande est imprimé à en-tête du fournisseur et il permet une de présentation

très claire et très complète des éléments de la commande. On trouve des bulletins de
commande à remplir dans les catalogues des entreprises de vente par correspondance. Les
représentants de commerce en remettent à leurs clients.
b – L’utilisation du bon de commande :
Le bon de commande est imprimé à en-tête de l’acheteur. Il est souvent crée en plusieurs
exemplaires (un exemplaire envoyé au fournisseur, les autres restent chez l’acheteur)
Son tracé permet encore une présentation complète et précise de la commande.
C – Le prise d’un ordre (de commande) par un représentant :
En général, le représentant remplit un bulletin de commande (en plusieurs exemplaires) et le

fait signer (pour acceptation) par le client.
D – L’utilisation du téléphone :
Cette manière de commander est de plus utilisée, mais elle exige que la commande soit
confirmée par lettre.
E – L’utilisation du télégramme, du télex :
La commande est rédigée en style télégraphique et n’a pas besoin, en principe, d’être
confirmée.
F – L’utilisation de la lettre :
La lettre de commande, qu’elle annonce la commande ou la confirme, doit comporter tous les
renseignements utiles aux fournisseurs pour l’exécution ultérieure de l’ordre. Elle est mal
rédigée lorsque le fournisseur est obligé de demander, par la suite, des renseignements
complémentaires. Mais elle ne doit pas comporter d’indication ou d’exposés inutiles.
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COMMERCIAL
LES ELEMENTS D’UNE BONNE COMMANDE
Outre les noms et adresses du vendeur et de l’acheteur, le document matérialisant la

commande comporte
 La quantité , la nature et caractéristiques des marchandises commandées. Si l’on dispose

du catalogue d’un fournisseur, on utilise les désignations indiquées et les numéros de
référence correspondants .
Le prix unitaire
Attention ! les prix peuvent être « T.V.A comprise »ou « hors T.V.A »
 Le conditionnement choisi ;
 Le délai de livraison ;
Si la livraison est prévue en plusieurs fois, indiquer la cadence des livraisons partielles ;
 Le mode d’expédition (S.E.R.N.A.M, S.N.C.F, transports routiers, etc.).
Préciser le cas échéant :
 Où s’effectuera la livraison matérielle : en gare à domicile ;
 Qui payera les frais de transport jusqu’à le lieu de livraison : le fournisseur(port payé),
l’acheteur(part dû) ;
 Qui les supportera : le fournisseur où l’acheteur ;

Bien indiquer dans le cas d’une livraison à domicile exactement où cette livraison doit être
faite ;
 Les modalités du règlement : date ou époque, moyen utilisé (chèque bancaire, virement
postal, lettre de change, etc. ).
II. La commande par lettre
Exemple Catherine et Jacques, magasin de prêt à porter à « la cotonnière de saint

Quentin »divers articles de prêt à porter.
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COMMERCIAL
CATHERINE ET JACQUES
S.A.R.L au capital de 1.200.000F
10, rue de la Chaussée-d’Antin
75000 Paris
Tél : 746 62 64
R.C : Paris 8316 426 343
C.C.P : Paris 8813
La Cotonnière de Quentin
100, rue principale
02101 SAINT-QUENTIN
Objet : Commande
Monsieur le directeur,
Nous avons bien reçu votre catalogue de prêt à porter « Hiver 19.. ; »
Nous vous prions de nous expédier les robes suivantes :
Robes en laine réf. 1058, au prix unitaire de 200 F hors TVA
COULEUR TAILLE QUANTITE

Coloris Blanc 34 10
36 10
38 10
Coloris Noir 36 25
36 15
40 05
Robes en acétate marron , réf. 8041 au prix unitaire de 180 F hors TVA .
 Taille : 40,42,44
 Quantité : 05,10,10
Nous souhaitons recevoir ces articles à domicile et en port dû, le plus rapidement
possible, en tout cas avant le 15 octobre, dernier délai
Le règlement s’effectuera selon nos conditions habituelles, par traite à 60 jours fin
de mois.
Nous espérons que ces modèles seront appréciés par notre clientèle . Veuillez agréer,
Monsieur le directeur, nos salutations distinguées .
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COMMERCIAL
LES REGLEMENTS
Dans la vie commerciale, les règlements s’effectuent de différentes manières.
I- LES MOYENS DE REGLEMENT
Ces moyens ont fait l’objet d’études particulière dans le cours de

« connaissance de l’entreprise ». Nous nous bornerons donc à les
rappeler brièvement.
1-L’acheteur prends l’initiative de règlement.

A/ Payement en espèces :
Le payement en espèces peut se produire lorsqu’au moment de la remise des marchandises, le

vendeur présente une facture d’un montant ne dépassant pas 1.500 F.
Le payement est alors constaté, soit par remise d’un reçu par le vendeur.
B/Payement par l’intermédiaire de la poste :
Le payement par le mandat –carte ou par mandat-lettre est dans le commerce est assez rare. Il
est surtout utilisé dans la vente par correspondance. Lorsque l’acheteur ne dispose pas d’un
compte courant postal (C.C.P).
C/payement par l’intermédiaire du service des chèque postaux :
Rappelons que les chèques peuvent s’effectuer dans ce cas par :
 Mandat-carte de versement à un compte courant postal (lorsque l’acheteur ne dispose pas

lui même d’un compte courant postal) ;
 Chèque postal de (lorsque l’acheteur et le vendeur ont l’un et l’autre un C.C.P). Ce
moyen de règlement est aujourd’hui très utilisé parce qu’il est gratuit.
 Chèque postal d’assignation (lorsque le vendeur ne dispose pas d’un compte courant
postal, ce qui est aujourd’hui rare );
D/Payement par l’intermédiaire d’une banque

Un tel payement peut être fait :
 Soit par chèque bancaire ;

 Soit par ordre de virement bancaire.
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LA CORRESPONDANCE ACCOMPAGNANT LES ENVOIS DE VALEURS
1. La lettre d’envoi
Exemple, envoi d’une chèque bancaire en règlement d’une facture
8 juillet 19..
Monsieur,
Nous vous envoyons ci-joint, en règlement de votre facture V 4175 du 30 juin
dernier, un chèque barré, numéro 93778 tiré sur la banque populaire du Var à
Toulon et d’un montant de cinq cent quarante francs.
Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées .
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COMMERCIAL
2. Le vendeur prend l’initiative du règlement
Ce mode de règlement, très courant dans les ventes à crédit, suppose l’utilisation
d’une lettre de change (ou traite)tirée par le vendeur sur l’acheteur et
généralement payable par le banquier de l’acheteur (lettre de change domiciliée.
pour chaque règlement, l’acheteur donne alors une autorisation de paiement au
banquier payeur.
Le paiement sur le compte de ce dernier tenu par un banquier (ou un centre de

chèques postaux ) : il s’agit alors de prélèvement d’office pratiqué par les
fournisseurs a une nombreuses clientèle (téléphone, électricité et gaz de France,
compagnies des eaux, etc. …)
LA CORESPONDANCE PAR LES MOYENS POSTAUX
La plupart des documents postaux comportent au verso un coupon de

correspondance sur le lequel en peut brièvement indiquer le motif du paiement.
EXEMPLE :
« Règlement de votre facture V.2417 du 12 novembre »
Il est inutile de mentionner :
 La date du paiement , le cachet dateur de la poste ou des chèques postaux

l’indique ;
 Le nom, et l’adresse de l’expéditeur du mandat ou du chèque postal,
puisqu’ils figurent au verso du coupon de correspondance
Si l’expéditeur a une communication plus longue à faire au destinataire, il
envoie une lettre et se borne à écrire sur le coupon de correspondance, par
exemple :
« voir notre lettre de ce jour » ou « suite à notre lettre de ce jour ».
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COMMERCIAL
2.L’accusé de réception :
Exemple : Accusé de réception de la lettre précédente.
Monsieur,
Nous vous accusons réception du chèque barré n° 913778, sur la banque

populaire du Var à Toulon, d’un montant de cinq cent quarante francs,
que vous nous avez envoyé le 28 juillet, en règlement de notre facture V
4175 du 30 juin.
Nous vous en remercions (et créditons votre compte de son montant) .
Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments dévoués.
A/ Dans la lettre d’envoi des valeurs :
L’indication précise (n°, date) de la facture payée ;

Les caractéristiques du chèque : numéro, banque tirée, montant en toutes lettres.
B/Dans la lettre accusant réception du chèque :
L’indication précise des caractéristiques du chèque reçu (n°, banque tirée,

montant en toutes lettres).
Les remerciements
Certaines entreprises n’accusent pas réception des chèque barrés. Nous croyons
que de telles lettres ne sont pas inutiles…
III.LACORRESPONDANCE RELATIVE A LA LETTRE DE CHANGE

En général, lorsqu’un fournisseur doit tirer une lettre de change sur un client. Il
prévient celui-ci par une mention inscrite sur la facture de vente .
Mais, il peut aussi la prévenir par lettre. Deux cas peuvent se produire :
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A/ La lettre de change n’est pas envoyée à l’acceptation
Exemple
Monsieur, 10 octobre 19..
Je vous prie de noter qu’en règlement de ma facture (ou de mon relevé de

facture) n°245 du30 septembre dernier, je tire ce jour sur votre entreprise une
lettre de change au 30 novembre prochain de vingt six mille trois cents
francs (26.300f).
Je la domicile, suivant vos instructions à la banque nationale de Paris, Agence
de Nevers.
Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments dévoués.

Une telle lettre, qui précise :
 Les caractéristiques de la lettre de changes (échéance, montant).

 La domiciliation n’appelle pas de réponse.
B/ La lettre de change est envoyée à l’acceptation.
EXEMPLE
Monsieur, 10 octobre19..
Je prie de noter qu’en règlement de ma facture n° 245 du 30 septembre dernier,

J’ai tiré, sur votre entreprise, une lettre de change au 30 novembre prochain de
vingt six mille trois cent francs (26300f). je l’ai domiciliée suivant vos
instructions à la banque national de Paris. Agence de Nevers.
Vous la trouverez sous ce pli.
Je vous prie de me la retourner revêtue de votre acceptation (ou de votre

signature ).
Veuillez agréer, Monsieur, avec mes remerciements, l’expression de mes

sentiments dévoués.
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COMMERCIAL
CORRESPONDANCE AVEC LES BANQUES
Pour communiquer avec son banquier, on dispose principalement de trois

moyens.
 Le contact direct (on se rend à l’agence ou à la succursale de la banque).

 Le téléphone ;
 La correspondance .
La conversation téléphonique ne laissant pas de trace, il est recommandé de

confirmer par écrit les instructions données verbalement à la banque.
La mise à la disposition de la clientèle d’imprimés a remplir évite souvent la

rédaction de lettre. Toute fois, quand on envoi par la poste un imprimé
rempli .On peut l’accompagner d’une courte lettre.
Rappelons qu’une banque
 Gère les fonds qu’elle a reçus en dépôt sous des formes diverses (espèces,
chèques, virements, encaissements de lettres de change, vente de titres,
etc…) ;
 Assure des paiements pour le compte du déposant (paiement de chèques,
de lettre de change… etc
 Rends de multiples services : location de compartiments, de coffre-fort,
achat et vente de valeurs mobilières (actions, obligations, titres de rente det
valeurs d’état, encaissement des dividendes et des intérêts relatifs à ces
valeurs mobilières, etc)
 Effectue des prêts aux commerçants et au non-commerçants, on leur
accorde des crédits.
 Enregistre ces mouvements sur les divers comptes de ces clients .
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COMMERCIAL
1 – CORRESPONDANCE RELATIVE AUX ORERATIONS D’ENCAISSEMENT
ET DE PAIEMENT
1 – Des erreurs peuvent être constatées à la réception de l’extrait de compte

envoyé par la banque.
Le titulaire du compte doit les signaler le plus rapidement possible à la

banque.
EXEMPLE :
M PIERRE THINOT 198 , Avenue Daumesnil, 74012 Paris, a reçu de la

succursale n°486 du crédit Lyonnaise (31, place Félix-Eboué. Paris-12°)
l’extrait de son compte pour le mois de novembre.
Il consiste :
Que le chèque RX 2148476 sur la Banque Nationale de Paris, tiré à son ordre, le
16 novembre par M. Jean Luraud, 14, rue de France.Vincennes (Val-de-Marne) ,
Montant : 1,80 F, n’est pas porté en compte.Ce chèque a été remis à la banque le
18 Novembre.
Qu’une domiciliation de 846 F, payée par la banque le 21 novembre, ne le
concerne pas M Pierre Thinot écrit à la succursale du crédit Lyonnaise.
Vous remarquerez :
A – Le temps de la lettre :
- Courtois (parce que des erreurs sont toujours possibles même si elle sont
gênantes).
- Prudent (le rédacteur n’affirme pas que la banque a commis deux erreurs, il le
pense).
Les termes employés sont nuancés.
B – Le plan :
- Accusé de réception de l’extrait de compte ;

- Exposé des constatation
- Demande de recherche ou propositions de solution ;
- Formule de politesse.
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COMMERCIAL
Thinot Pierre
198, Avenue Daumesnil
75012 Paris
R.C Paris A 412604212
Monsieur le directeur
Succursale n° 456 du Crédit Lyonnaise
Place Félix Eboué
75012 Paris
Paris, le 10 Décembre 19..
Monsieur le directeur ,
Je viens de recevoir l’extrait de mon compte n° 456 745 relatif aux

opérations de novembre 19..
Après examen, je suis amené à vous faire les remarques suivantes :
- Cet extrait ne comporte pas l’encaissement du chèque RY 2148476 sur la

banque Nationale de Paris, tiré à mon ordre le 16 novembre 19..par monsieur
Jean Laraud, 14,rue de France à Vincennes, chèque que je vous ai remis le 16
novembre. Son montant est de 1.804 F.
- Une domiciliation de 846 F que nous avez payée le 21 novembre ne paraît

pas une concerner.
En ce qui concerne le chèque, il s’agit vraisemblablement d’un oubli ; je

vous serais obligé d’effectuer les recherches nécessaires, afin de pouvoir
rapidement porter son montant au crédit de mon compte .
Je n’avais aucune domiciliation de 846 F à payer en novembre. Je pense

qu’il s’agit d’une erreur de vos services et vous prie de rectifier mon compte en
conséquence .
Veuillez agréer, Monsieur le directeur , avec mes remerciements

anticipés, l’expression de mes sentiments très distingués .
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2 - ENVOI D’UN CHEQUE A L’ENCAISSEMENT
EXEMPLE : M. Lucien Lubertand, 26310 Beaurières (Drôme).Reçu le 28

Octobre d’un client un chèque n° 3745768 sur le crédit lyonnais de 75 F. Il
envoie, ce même jour, par la poste, ce chèque à la succursale de Crédit agricole
26310 Luc. En . Diois
Café-Restaurant
Lucien Lubertrand
26310 Beaurières
R.C Valence 501.204.706
Monsieur le directeur
Succursale du Crédit Agricole
26310 Luc-Diois
Beaurières, le 7 Mars 19..
Monsieur le directeur,
Je vous remets sous ce pli un chèque n° 374 5768, tiré sur le Crédit Lyonnais,
daté de ce jour et d’élevant à soixante quinze francs.
Je vous prie de bien vouloir l’encaisser et porter son montant à mon compte
n° 3148 .
Avec mes remerciements,
Veuillez agréer, Monsieur le directeur, l’expression de mes sentiments les

meilleurs .
Cette lettre doit être précise (M.Lubertand a exposé sa signature au verso du

chèque) .
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3° Difficultés relatives au paiement par la banque du chèque remis

au paiement à des créanciers .
EXEMPLE : Mme Colette Labreton, 89110 Aillant –sur- Tholon, a payé M.

Maurice Ouvernoois au moyen du chèque n°227 448 AB tiré sur la Société
Générale, agence d’Auxerre a hésité à payer le chèque. La signature de Colette
Lebreton figurant sur le chèque n’est pas conforme à celle déposée à la banque .
Colette lebetron autorise la banque, qui l’a interrogée par écrit, à payer le chèque
COLLETTE LEBRE
Epicerie fine
88110 –AILLANT-SUR-THOLON
R.C Auxerre A 105 214 874
Monsieur le Directeur
Agence de la Société Générale
89000 AUXERRE
AILLON- SUR-THOLON, le 25 Mars 19..
Monsieur le Directeur ,
Vous m’avez demandé, par lettre du 24 Mars, si vous pouviez

payer le chèque n°227448 AB de 740 F que j’ai tiré sur la Société
Générale, agence d’Auxerre, au profit de Monsieur MAURICE
OUVERNOIS.
Ce chèque a été signé de ma main, il n’y a donc aucune raison

de ne pas le payer.
Je suis très sensible à la précaution que vous avez prise et vous

en remercie.
Veuillez agréer, Monsieur le directeur, l’expression de mes

sentiments distingués.
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RENE TENDIL
GOMAGE DU CENTRE
87 350 PANAZOL
RI LINOGES A 328 426 915
Panazol, le 4 mars 19..
Monsieur l’inspecteur des Impôts de Limoges EST
Monsieur l’Inspecteur,
J’ai déposé dans la boîte aux lettre de l’Inspection des impôts(adresse), le 26

février, la déclaration de mes revenus pour l’année 19..
Je m’aperçois , ce jour , d’une erreur que j’ai commise dans les calcul du
bénéfice de mon entreprise.
J’ai oublié de déduire la taxe foncière que j’ai payée l’an dernier et qui
s’élève à 810 F. Le montant de cette taxe est en effet considéré comme une
charge lorsque l’immeuble donnant lieu au paiement de la taxe est inscrit du
bilan , ce qui est le cas.
Je vous serais donc obligé de vouloir bien, en conséquence rectifier ma

déclaration et ramener le bénéfice imposable de mon entreprise de :
89 420 F à : 98 420 F– 810 F = 97 610 F
D’avance , je vous en remercie.
Veuillez agréer, Monsieur l’Inspecteur ,mes salutation distinguées.
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II – REPONSE A UNE DEMANDE D’EXPLICATION :
Exemple : Jean-Luc Molrand 42 000 Saint-Ethienne a porté en déduction de sa

déclaration de
revenus de l’année précédente : « versement au profit d’une œuvre –500 F » .

l’inspecteur des
impôts qui contrôle cette déclaration demande à Mr Molrand à quelle œuvre ce

versement a été fait.
Pour être admis en déduction fiscale , les versements doivent être faits à des
œuvres
d’intérêt général et avoir , en cour, un caractère philanthropique, éducatif,

social ou
familial; sont en ainsi considérés comme présentant un caractère d’intérêt

général :
Les sociétés sportives groupant des amateurs (sans joueurs professionnels).
Les organismes ayant pour but d’effectuer certaines recherches d’ordre

scientifique ou médical,… etc.
Jean-Luc Morland a effectué le versement considéré, le 03 octobre dernier, à la

société sportive « football club de Saint-Etienne » qui n’utilise pas les services
de joueurs professionnels.
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J-L MOIRAND
112 , Rue Gambette
42000 SAINT- ETHIENNE
Monsieur l’Inspecteur des impôts

Inspection des impôts directs
42000 SAINT-ETIENNE
SAINT-ETIENNE, Le 03 juin 19..
Monsieur l’Inspecteur,
Par votre note du 31 mai, vous m’avez demandé le nom de

l’œuvre ayant bénéficié du don de 500 F que j’ai fait le 30 octobre
dernier.
Il s’agit du football Club de Saint-Etienne, société sportive

groupant des amateurs et ne faisant pas appel aux services de
joueurs professionnels.
Veuillez agréer, Monsieur l’Inspecteur, mes salutations

distinguées.
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III. Lettre relatives aux impositions :
Le contribuable qui s’estime victime d’une erreur dans la détermination du

montant de son imposition peut demander la réparation de cette erreur. Il s’agit
alors s’il considère :
 Qu’il a été imposé à tort, d’une demande en décharge ;

 Qu’il a été trop imposé d’une demande en réduction ;
 Qu’il a effectué un paiement trop important, d’une demande en restitution.
De quelle réclamations doivent être parfaitement justifiées, être présentés dans

des délais fixés (souvent avant le 31 décembre de l’année suivante ), être
adressées au directeur départemental des services fiscaux.
Le contribuable qui ne conteste pas à l’exactitude de l’imposition et de la

pénalité fiscale mise à sa charge par l’administration a la possibilité de
demander une remise ou une modération lorsqu’il :
 Est hors l’état de se libérer de ses impôts directs ;

 A été sanctionné par une pénalité fiscale.
Exemple :
Jean- François Robinet qui devait payer le 30 septembre sa taxe

professionnelle (2.450 F) ne l’a pas fait, le 11 octobre, il est avisé qu’une
pénalité de retard de 10% lui est lui est appliquée et qu’il doit régler
immédiatement le principale et la pénalité, soit :
2450 f +245 F = 2695 F
J.F Robinet paye le 12 octobre les 2695 F, mais, demande ce même jours la
remise de la pénalité. Il justifie sa demande suite à une opération chirurgicale
qu’il a subie de toute urgence, le 26 septembre et qui l’a obligé à rester en
clinique jusqu’au 10 octobre.
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Jean François ROBINET

Quincaillerie en gros
12, rue Foch
58000 NEVERS
R.C Nevers A 324 212 416
Nevers, le 12 octobre 19..
Monsieur le Directeur Département des Services Fiscaux,
Je devais verser au percepteur de Nevers, avant le 30 Septembre, le montant

2450F de ma taxe professionnelle.
je n’ai pu le faire pour les raisons graves indiquées ci-après, le 12 Octobre, j’ai
été avisé qu’une pénalité de 245 F m’était en conséquence réclamée.
J’ai remis ce matin au percepteur par chèque bancaire sur le Crédit Lyonnais le
montant de l’impôt et de la pénalité.
Mon retard est dû à l’opération chirurgicale que j’ai subie d’urgence le 26 Juin
et qui m’a immobilisé en clinique jusqu’au 10 octobre. Vous trouverez, ci-joint,
l’attestation fournie par le médecin chef de la clinique. Malade, je n’ai pas pensé
à faire effectuer le paiement que vos services me réclamaient.
Aussi, vous serais-je reconnaissant de bien vouloir examiner avec bienveillance

la demande que je vous fais de remise totale de la pénalité qui m’a été infligée.
J’ai toujours payé avec régularité mes impôts et il a fallu une circonstance
exceptionnelle, indépendante de ma volonté, pour que je me trouve en défaut.
Je vous remercie par avance et vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur des
services fiscaux, l’expression de mes sentiments distingués.
J.F ROBINET
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LE COMPTE RENDU
Le compte rendu est le récit plus ou moins détaillé d’événements, de travaux de

discussions auxquels son rédacteur a assisté .
Il a pour objet essentiel de renseigner celui qui le lit .Il est donc essentiellement
descriptif et il est présenté d’une manière objective, sans commentaires
personnels. S’il traduit exactement ce qui s’est passé, il ne contient ni
proposition d’action, ni proposition de décision.
Il est oral ou écrit.
S’il est écrit, il est rédigé immédiatement, ou ultérieurement :
- De mémoire
- D’après des notes manuscrites ou sténographique
- D’après un enregistrement sur support magnétique (disque, bande, cassette).
Un compte rendu écrit est toujours signé.
Les comptes rendus ont trait essentiellement :
- A la relation d’événements
- A des réunions de groupements (associations, société, services), ou à leur
activité
- A l’analyse de documents (livres, par exemple).
I-LES COMPTES RENDUS D’EVENEMENTS
Ces événements peuvent être très différents les uns des autres : incident dans le
fonctionnement d’une machine, coupure prolongée de l’électricité qui a
empêché d’effectuer un travail, accident, etc.
Compte rendu d’un accident survenu dans une entreprise
Le compte rendu d’accident indique :

Des renseignements sur la victime ( état civil, qualité, emploi …) ;
- Les circonstances de l’accident : lieu, date, heure ;
- Le récit de l’accident ;
- Les conséquences résultant de l’accident et les mesures prises
immédiatement ;
- S’il y a lieu les noms des témoins.
Il est toujours daté et signé.
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EXEMPLE :
Compte rendu d’accident
Un accident s’est produit ce matin 28 octobre 19.. à 19h 30

dans l’escalier qui conduit du magasin de vente au magasin de
réserve du premier étage.
Mademoiselle Janine LURARD , vendeuse, était allée

chercher au premier étage des boîtes de chaussures destinées à la
vente au rez-de-chaussée. Elle descendait l’escalier en portant cinq
boîtes sur les bras lorsqu’au virage l’équilibre des boîtes s’est
trouvé rompu.
Mademoiselle LURARD s’est dit-elle efforcée de les rétablir.

A la suite du mouvement qu’elle a fait, elle a été elle-même
déséquilibrée et elle a glissé dans l’escalier.
En entendant le bruit de la chute, je me suis précipitée vers
l’escalier et au bas, j’ai aidé Mademoiselle LURARD à se relever.
Mademoiselle LURARD s’est plaint immédiatement de son

poignet droit qui a enflé considérablement. J’ai eu l’impression
qu’il s’agissait d’une foulure.
J’ai fait conduire, sans tarder, Mademoiselle LURARD, chez le

Docteur MURIEL qui habite dans l’immeuble voisin .
IL n’y a pas eu de témoin de l’accident, autre que moi même.
Gap, le 26 octobre 197. A 10h30
Chef des ventes

Anne-Marie DUPUIS
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LIVRET 07 Rédiger Du Courrier Administratif Ou Commercial

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FOAD – REDIGER DU COURRIER

REDIGER DU COURRIER ADMINISTRATIF OU

Concepteur : M. Abderrahim JAANID

CARACTERISTIQUES DE LA LETTRE D'AFFAIRES

La correspondance d'affaires est nettement distincte de la correspondance privée tant au

1. REDACTION EN FONCTION D'UN BUT DETERMINE

2. PRÉSENTATION D'ASPECT PROFESSIONNEL

3. RESPECT D'UN CETRTAIN FORMALISME ET CONVENTIONNALISME

En effet, la lettre commerciale doit obéir à des règles de dactylographie et de disposition et

4. PRECISION DES DONNEES

5. RECOURS AU STYLE PROFESSIONNEL

A ce sujet, la rédaction doit observer le respect du style dépouillé dénué d'originalité. En

DISPOSITION DE LA LETTRE COMMERCIALE

La disposition dactylographie des éléments de la lettre commerciale (c'est à dire l'alignement,

La présentation de courrier est un travail essentiellement dactylographique.

1 DIFFERENTES PARTIES D'UNE LETTRE COMMERCIALE :

L'en-tête est l'inscription imprimée en haut de la feuille. Il comprend généralement, la raison

C'est l'indication du nom, de la qualité ou du titre professionnel, et de l'adresse du destinataire

3- Mention concernant le lieu et la date:

En correspondance commerciale, les références sont constituées d'un ensemble de symbole

Le texte est composé de plusieurs paragraphes .

- le nom de la personne qui signe (lorsqu'on veut personnaliser de la lettre ).

9. Mentions concernant les annexes du message

- les pièces jointes :

I-Résumé du cas commercial

Il a intérêt à s'adresser à plusieurs maisons afin de pouvoir se décider , en fin de compte en

Pour fixer l'offrant , le commerçant doit indiquer:

- la qualité et la quantité de la marchandise à acquérir

L'emploi du conditionnel est donc à recommander

II. plan d'une demande de prix

- Référence : Mention primordiale pour des marchés importants

- Raison nécessitant l'entrée en relation : Peut être importante en certaines circonstances

- Délais : Afin d'éviter toutes correspondances inutiles.

- Affaires en perspective : Argument susceptible de provoquer des offres avantageuses

Votre maison m’a été recommandé par MX ……

Un de vos clients, MX …..nous a recommandé votre maison ….

Nous avons appris par MX….de Z ……que …..

Nous sommes redevables de votre adresse à MX….

MX m’a fait savoir que vous étiez fournisseur de….

Nous serions acheteurs réguliers de ……

Nous désirons compléter nos stocks par…

Nous serions désireux de nous spécialiser pour la vente …..

Ces articles nous sont beaucoup demandés durant la saison touristique .

Des demandes nombreuses et pressantes nous incitent à …..

Exemple de demande de prix dans la perspective de relation

SUPER MARCHE ANGAD

Oujda, le 15 janvier 1999

A MOUSIEUR IDBARHOU MOSTAFA

OBJET : Demande de prix

Votre Maison m’a été recommandée par Monsieur BELHOUCINE Ahmed, un de

Dans la politique de marketing du vendeur, la correspondance commerciale a sa place

Envoyer à ces clients une lettre de vente ou d’offres de services :

Pour retenir leur attention,

Donc répondant au principe de toute démarche publicitaire A.I.D.A. C’est à dire :

- A : attirer l’attention

II. Réponses aux demandes de documentation

Résumé du cas commercial

A la réception d’une demande de documentation, trois cas se présentent :

Le fournisseur détient la marchandise demandée : - Il répond tout de suite en faisant

III. Plan d’une offre

 Accusé de réceptions et remerciements Manifestation du désir

Exemple : M. IDBARHOU Mustapha ayant reçu la demande de prix de M IBRAHIM

R.C : Casablanca 234 567