DEVENIR EMPLOYEUR

VOUS FAIT PEUR ?

PAS DE PANIQUE, PARTENA
PROFESSIONAL A UNE TACTIQUE
EMBAUCHER EN 10 ÉTAPES
Vous souhaitez embaucher le premier membre de votre personnel ? Si tel est le cas,
vous vous posez certainement bon nombre de questions. Quels sont les coûts inhérents
à ce recrutement ? Quelles sont mes obligations en tant qu’employeur ? Comment
dois-je rédiger un contrat de travail ? Ce guide vous présente des réponses à ces
questions et à bien d’autres encore en les subdivisant en 10 étapes.

01 PREPARER VOTRE RECRUTEMENT PAGE 04

02 S’AFFILIER A UN SECRETARIAT SOCIAL PAGE 07

03 VERIFIER VOS DONNEES DANS LA BANQUE-CARREFOUR

PAGE 08
DES ENTREPRISES

04 S’INSCRIRE A L’ONSS EN TANT QU’EMPLOYEUR PAGE 09

05 REGLER LES ALLOCATIONS FAMILIALES DE VOS

PAGE 10
TRAVAILLEURS

06 S’AFFILIER AUPRES D’UN SERVICE DE PREVENTION ET

PAGE 11
DE PROTECTION

07 SOUSCRIRE A UNE ASSURANCE CONTRE LES ACCIDENTS

PAGE 12
DE TRAVAIL

Bon à savoir : les 7 premières étapes ne sont indispensables que pour votre premier
recrutement.
A partir de votre deuxième travailleur, il suffit de suivre les étapes 8, 9 et 10.

08 TRANSMETTRE LES DONNEES DU TRAVAILLEUR PAGE 14

09 REDIGER UN CONTRAT DE TRAVAIL PAGE 15

10 COMMUNIQUER L’OCCUPATION A L’ONSS PAGE 17

DE QUOI VOUS MUNIR LORS DE VOTRE VISITE ? PAGE 18

ETAPE 01
PREPARER VOTRE RECRUTEMENT
AVEC L’AIDE DE PAY’N PEOPLE

Notre secrétariat social Pay’n People se fait un plaisir de vous aider à préparer votre premier
recrutement de personnel. Dans un premier temps, nous réalisons pour vous une simulation gratuite
qui dresse l’inventaire de tous les frais liés à ce recrutement.

Vous découvrirez ainsi :

• tous les frais que vous supporterez en tant qu’employeur
• à combien s’élève une rémunération adéquate et quels avantages extralégaux vous pouvez ou
devez proposer
• quel type de contrat de travail vous souhaitez conclure
• si vous avez besoin d’attestations pour obtenir des réductions des charges patronales ou bien
pour démontrer le statut particulier de votre travailleur

En quoi consistent vos charges salariales ?

La rémunération
Elle a pour base le salaire horaire ou mensuel de votre travailleur. Vous prenez comme point de
départ les salaires minimums pratiqués dans votre secteur (commission paritaire). Ce salaire peut
naturellement être plus élevé en fonction de l’âge, de l’expérience et des accords passés avec votre
travailleur.

Vous pouvez en outre prévoir des avantages extralégaux. Ils sont parfois fiscalement et socialement
avantageux. Par exemple :
• des chèques repas
• une assurance groupe
• une assurance hospitalisation
• un gsm
• un laptop
• des allocations familiales complémentaires
• …

Pay’n People est toujours en mesure de vous aider à préparer une offre salariale avantageuse.

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Les cotisations de sécurité sociale
Sur tout salaire, vous payez une cotisation de sécurité sociale. Elle se compose de deux parties :

• Les cotisations de l’employeur

Cette contribution est également appelée cotisation patronale. Vous la payez en plus du salaire
brut. Le pourcentage de cette cotisation est déterminé par votre secteur d’activité ainsi que par
le statut du travailleur.
• La cotisation du travailleur
Une cotisation de 13,07% est retenue sur le salaire brut.

Le précompte professionnel
Cette taxe est retenue sur le salaire du travailleur. Le montant précis dépend de la situation familiale et
de la rémunération du travailleur.

Autres coûts
Dans certaines conditions (et en fonction de votre commission paritaire), vos travailleurs auront
également droit à un pécule de vacances et/ou à une prime de fin d’année.

Citons encore parmi les autres frais liés à l’embauche :

• la prime à payer pour votre assurance accidents de travail
• les frais d’affiliation et de gestion à payer au secrétariat social
• les coûts liés à la prévention et protection obligatoires au travail
• …

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 Comment pouvez-vous réduire les coûts
salariaux ?
Le gouvernement a prévu pas mal de mesures qui réduisent les coûts salariaux pour les entreprises.
Vous pouvez ainsi revendiquer une diminution des cotisations en recrutant des personnes appartenant
à certains groupes de travailleurs (chômeurs de longue durée, travailleurs jeunes ou âgés,…).

En ce qui vous concerne, la principale réduction de charges concerne la ‘Réduction groupe cible
Premiers engagements’. Les réductions dont vous pouvez bénéficier (sous certaines conditions) sur les
cotisations de l’employeur vous sont présentées ci-dessous :

DURANT LES 5 PREMIERS DURANT LES 4 TRIMESTRES AU COURS DES 4 DERNIERS

TRIMESTRES SUIVANTS TRIMESTRES

Dispense totale de la cotisation de base et de la cotisation pour la modération

1er engagement
salariale, chaque trimestre de la durée totale de l’occupation

2ème engagement 1550€ / trimestre 1050€ / trimestre 450€ / trimestre

3ème engagement 1050€ / trimestre 1050€ / trimestre 450€ / trimestre

4ème engagement 1050€ / trimestre 1050€ / trimestre 450€ / trimestre

5ème engagement 1050€ / trimestre 1050€ / trimestre 450€ / trimestre

6ème engagement 1050€ / trimestre 1050€ / trimestre 450€ / trimestre

Montants de 2018
Pour plus d’informations: www.partena-professional.be/reductiongroupecible

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ETAPE 02
S’AFFILIER À UN SECRETARIAT SOCIAL

AVEC L’AIDE DE PAY’N PEOPLE

Il est essentiel que vous payiez vos salaires correctement et dans un souci de ponctualité.
Pay’n People vous y aide.

Nos Payroll Consultants se chargent de tâches administratives fastidieuses à votre place et veillent à ce que
vos collaborateurs perçoivent la rémunération adéquate en temps voulu.

Nous nous acquittons de ces tâches en nous aidant notamment d’une vaste palette d’applications salariales
pratiques en ligne. Nous examinons ensemble quelle application est la plus appropriée pour vous.

Votre Payroll Consultant

Votre Payroll Consultant personnel vous tient informé en permanence de toutes les modifications
socio-juridiques.

Il ou elle constitue également votre personne de référence pour :

• toute information professionnelle utile
• la législation sociale
• la mise en place d’une politique du personnel la plus rentable possible

Et si vous avez besoin d’un (modèle de) document légal, vous en trouverez gratuitement sur notre site
www.partena-professional.be/documentsmodeles.
Vous pouvez demander d’autres documents et formulaires à votre Payroll Consultant.

Pour sceller votre affiliation, nous serons heureux de vous accueillir dans un de nos bureaux. Mais nous
pouvons également tout régler chez vous, sur place.

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ETAPE 03
VERIFIER VOS DONNEES DANS LA
BANQUE-CARREFOUR DES ENTREPRISES
AVEC L’AIDE DE

Lors de vos débuts en tant qu’employeur, il est d’une grande importance que vos données professionnelles
correspondent exactement à celles qui se trouvent consignées dans la Banque Carrefour des Entreprises.
Si tel n’est pas le cas, vous risquez de passer à côté de substantielles réductions de cotisations de sécurité
sociale.

En effet, votre lieu d’établissement peut déterminer si vous avez droit à des primes ou à des avantages
fiscaux et le cas échéant, de quelle ampleur ils seront. En outre, plus les données qui vous concernent
dans la Banque-Carrefour des Entreprises seront correctes et meilleure sera votre protection en termes de
responsabilité civile professionnelle (assurance contre les conséquences des fautes professionnelles).

Notre guichet d’entreprises SmartStart se fera un

plaisir de vérifier pour vous vos données dans la
Banque-Carrefour
• Les données du chef d’entreprise s’y trouvent-elles ?
• L’adresse indiquée est-elle bien celle du siège social ?
• L’adresse de votre unité d’établissement est-elle correcte ?
• Les activités indiquées correspondent-elles à la réalité ?
 

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ETAPE 04
S’INSCRIRE À L’ONSS EN TANT QU’EMPLOYEUR

AVEC L’AIDE DE PAY’N PEOPLE

Lorsque vous engagez votre premier travailleur, vous devez vous inscrire auprès de l’ONSS. C’est à cet
organisme que vous paierez dorénavant vos cotisations de sécurité sociale.

L’ONSS doit recevoir plusieurs déclarations obligatoires à propos de vos travailleurs.

Pay’n People s’occupe de tout

L’inscription auprès de l’ONSS
Nous vous inscrivons et nous nous chargeons en plus de l’administration complète et correcte du dossier.
Comment cela fonctionne-t-il ? Vous désignez Pay’n People en tant que votre mandataire. Ensuite, nous nous
occupons du reste. Dès que l’inscription est en règle, vous recevez votre numéro d’ONSS.

La communication des modifications à l’ONSS

Vous restez dans l’obligation de communiquer à l’ONSS toute modification relative aux données de prestations
et de rémunérations de votre (vos) travailleur(s) au sein de votre entreprise.
Avec Pay’n People, il suffit de nous passer un petit appel téléphonique ou de nous envoyer un email. Nous
faisons ensuite le nécessaire à votre place.

La déclaration trimestrielle
Pay’n People effectue et envoie pour vous à l’ONSS une déclaration trimestrielle en bonne et due forme
(également appelée DmfA – Déclaration multifonctionnelle / multifunctionele Aangifte). Nous l’établissons
sur la base des données de prestations et de rémunérations que vous nous transmettez à propos de vos
travailleurs.

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ETAPE 05
REGLER LES ALLOCATIONS FAMILIALES DE VOS
TRAVAILLEURS
AVEC L’AIDE DE FUTURE GENERATIONS

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de choisir une caisse de compensation d’allocations familiales pour
vos travailleurs. L’affiliation à une telle caisse est gratuite et reste valable tant que vous continuez à déclarer
votre personnel à l’ONSS.

Réglez l’affiliation endéans les 90 jours calendrier suivant votre premier recrutement sans quoi vous serez
automatiquement affilié auprès de FAMIFED (Agence Fédérale pour les Allocations Familiales).

Caisse d’allocations familiales Future Generations

Service social de haut niveau
Notre caisse d’allocations familiales Future Generations est un chef de file en matière d’allocations familiales
en Belgique. Nous mettons tout en œuvre pour payer correctement et en temps voulu les allocations
familiales et les allocations liées à la grossesse. Si vous souhaitez obtenir des informations claires ainsi que
des conseils, vous pouvez vous adresser à nos consultants ou bien consulter notre site web
www.kids.partena.be.

Notre service dépasse de loin le simple travail de calcul chaque mois : nos 185 collaborateurs vous conseillent
spontanément sur vos allocations familiales et répondent volontiers à toutes vos questions. Et grâce au
Partena Club, vous pouvez également bénéficier de très nombreux avantages et réductions qui viendront bien
à point pour soutenir le budget familial.

Le souci permanent de qualité qui nous anime se traduit par notre certification ISO ainsi que par notre
engagement manifeste vis-à-vis des entreprises qui viennent de s’affilier : lors de leur affiliation ou de leur
passage à notre caisse d’allocations familiales, nous intervenons activement afin d’assurer un démarrage sans
heurts, une transition sans problème dans les paiements et un niveau minimum d’administration.

Exceptions
Dans certains secteurs, comme l’horeca, le personnel de maison et le travail à domicile, vous êtes obligé
de vous affilier auprès de l’Agence Fédérale pour les Allocations Familiales (FAMIFED). D’autres secteurs
possèdent une caisse spéciale d’allocations familiales : c’est le cas de la navigation fluviale, de l’industrie du
diamant, du travail portuaire et des administrations locales et régionales.

Vos travailleurs sont-ils uniquement des apprentis ou apprenties âgés de moins de 18 ans ? Alors, vous ne
devez pas vous affilier auprès d’une caisse d’allocations familiales.

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ETAPE 06
S’AFFILIER AUPRES D’UN SERVICE DE
PRÉVENTION ET DE PROTECTION
AVEC L’AIDE DE PAY’N PEOPLE

Tout employeur doit posséder un service interne de prévention et de protection. Ce dernier est garant du
bien-être de vos travailleurs pendant le travail.

Parmi les responsabilités qui incombent à ce service, citons :

• participation à l’identification des risques existants et donner son avis sur le plan global de prévention
et sur le plan d’action annuel
• collaboration aux enquêtes visant à déterminer les causes des accidents de travail
• conseil quant à la rédaction d’instructions et quant aux informations, à l’accueil et à la formation des
travailleurs
• élaboration d’une procédure d’urgence interne
• organisation du service de premiers secours

En tant que chef d’une nouvelle entreprise, vous ne pourrez certainement pas effectuer toutes ces tâches vous-
même. Vous devrez dès lors faire appel à un service externe agréé de prévention et de protection.

Vous souhaitez recourir aux services d’un tel service externe ? Dans ce cas, Pay’n People établira pour
vous un contrat avec notre partenaire et nous veillerons à ce que vous soyez en règle pour toutes vos
obligations. Vous vous profilerez ainsi immédiatement en tant qu’employeur à la fois correct et responsable.

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ETAPE 07
SOUSCRIRE UNE ASSURANCE CONTRE LES
ACCIDENTS DU TRAVAIL

AVEC L’AIDE DE COMPASS

En votre qualité d’employeur, vous êtes tenu de souscrire une assurance accidents du travail pour vos
travailleurs. On l’appelle également l’assurance-loi. Elle vous assure contre les accidents survenus durant
les heures de service, sur le lieu de travail et sur le chemin du travail.

Que se passe-t-il si vous ne vous assurez pas ? Dans ce cas, Fedris, l’Agence fédérale des risques
professionnels, vous réclamera le remboursement de toute indemnisation versée pour dommages subis. Les
montants peuvent rapidement chiffrer.

Tarifs et indemnisations
Les primes d’assurance varient selon que l’assurance concerne des ouvriers ou des employés et elles
dépendent de la branche professionnelle ainsi que des statistiques d’accidents du travail. Les indemnisations
sont fixées par la loi et sont payées en cas d’hospitalisation, d’incapacité de travail et de décès. Elles
couvrent les frais médicaux ainsi que les dommages corporels.

Notre caisse d’assurance sociale pour indépendants Compass vous assure vous et vos travailleurs contre
les accidents. Nos Customer Advisors calculent la prime que vous devez payer. Vous pourrez en outre faire
analyser votre contrat d’assurance ultérieurement afin d’examiner s’il est possible de réaliser d’autres
économies.

TIP
Optimalisez votre statut d’employeur
indépendant grâce à Compass
Partena Compass propose diverses solutions pour mieux vous protéger en tant
qu’employeur. Nos assurances sociales complémentaires couvrent les vides laissés par le
régime légal de sécurité sociale et ciblent trois aspects de la vie : la retraite, l’incapacité de
travail et les frais médicaux.

Contactez Compass via independant@partena.be et sélectionnez les assurances sociales

complémentaires dont vous avez besoin en les combinant de manière à ce qu’elles
correspondent au mieux à votre situation personnelle.

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ETAPES POUR CHAQUE NOUVEAU
TRAVAILLEUR
Bon à savoir : les 7 premières étapes ne sont indispensables que pour votre premier
recrutement.
A partir de votre deuxième travailleur, il suffit de suivre les étapes 8, 9 et 10.

08 TRANSMETTRE LES DONNEES DU TRAVAILLEUR PAGE 14

09 REDIGER UN CONTRAT DE TRAVAIL PAGE 15

10 COMMUNIQUER L’OCCUPATION A L’ONSS PAGE 17

DE QUOI VOUS MUNIR LORS DE VOTRE VISITE ? PAGE 18

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ETAPE 08
TRANSMETTRE LES DONNEES DU TRAVAILLEUR

AVEC L’AIDE DE PAY’N PEOPLE

Si nous voulons assurer un traitement correct de vos salaires, nous avons besoin de certaines données
concernant votre travailleur. Vous les communiquerez à notre secrétariat social Pay’n People par le biais
d’une fiche travailleur que vous trouverez sur notre site web :
www.partena-professional.be/fichestravailleurs.

Attention : les fiches-travailleurs varient d’une commission paritaire à l’autre.

Si vous avez des attestations de l’ONSS vous donnant droit à des diminutions de charges patronales ou qui
prouvent le statut spécial de votre travailleur, communiquez-les nous également.

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ETAPE 09
REDIGER UN CONTRAT DE TRAVAIL

AVEC L’AIDE DE PAY’N PEOPLE

Par écrit ou verbalement

En principe, un accord verbal peut suffire à établir un contrat de travail à durée indéterminée pour un emploi
à plein temps. Toutefois, nous vous recommandons de toujours établir un contrat écrit. C’est par ailleurs une
obligation pour différents types de contrats de travail.

Vous trouverez gratuitement des modèles de document sur notre site web :
www.partena-professional.be/documentsmodeles.

Types de contrat
Il existe différents types de contrats de travail :
• contrat à durée indéterminée
• contrat à durée déterminée
• contrat de travail pour un travail nettement défini
• contrat d’occupation d’étudiant
• contrat de représentant de commerce
• contrat de travail de remplacement ou intérimaire
• …

Depuis le 1er janvier 2014, il n’est plus permis de prévoir une période d’essai dans un contrat de travail.
Dès lors, le fait de tester en profondeur un candidat avant de l’engager peut vous fournir une sorte de filet de
sécurité qui pallie la suppression de la période d’essai dans le contrat de travail. Il vous reste naturellement
encore d’autres possibilités comme par exemple la signature d’un contrat de travail à durée déterminée.

Ajoutons qu’il y a 2 exceptions à la suppression de la période d’essai :

• l’occupation d’étudiants
• le travail intérimaire

Pour ces deux occupations, les 3 premiers jours de travail sont automatiquement considérés comme
période d’essai. Durant ces 3 premières journées de travail effectivement prestées, l’employeur tout comme le
travailleur peuvent mettre fin au contrat sans préavis ni indemnité.
.

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Contenu
Le contrat de travail mentionnera obligatoirement :
• le nom et l’adresse de l’employeur et du travailleur
• la date de début du contrat
• la durée du travail (à temps plein – à temps partiel)
• le travail à exécuter
• le lieu de travail
• l’horaire de travail, avec heures de travail fixes ou flexibles
• la rémunération convenue
• d’autres conditions de travail

Le contrat est établi en deux exemplaires. Ils doivent tous les deux être signés par l’employeur et le travailleur
lors de l’entrée en fonction de ce dernier.

Souhaitez-vous obtenir un peu d’aide à ce sujet ? Pay’n People vous aidera volontiers à rédiger un contrat
de travail correct.

Règlement de travail
Nous vous assistons également pour rédiger un règlement de travail. Il s’agit du règlement d’ordre intérieur
de votre entreprise qui est à la fois obligatoire et indispensable et dans lequel vous fournissez des informations
sur :

• le fonctionnement, l’organisation du travail et les devoirs spécifiques de votre entreprise

• les droits et devoirs de vos travailleurs

En d’autres termes, il constitue une base de collaboration extrêmement précieuse qui vous épargnera bien des
surprises désagréables. Veillez donc à y consacrer suffisamment de temps.

Pour de plus amples informations, surfez sur www.partena-professional.be/reglementdetravail et

contactez notre secrétariat social Pay’n People.

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ETAPE 10
COMMUNIQUER L’OCCUPATION À L’ONSS

AVEC L’AIDE DE PAY’N PEOPLE

Lorsque votre travailleur commence à travailler, vous devez obligatoirement transmettre une déclaration
Dimona à l’ONSS. La Dimona (Déclaration Immédiate / ONmiddelijke Aangifte) est un rapport électronique
grâce auquel vous déclarez chaque entrée en service/sortie de travailleur.

Veillez à effectuer ces déclarations correctement et en temps voulu. Vous vous éviterez ainsi des amendes
et des problèmes en cas de contrôles éventuels. De plus, ces déclarations garantissent également les droits de
vos travailleurs de manière optimale.

Comment devez-vous vous y prendre ? Quand votre travailleur entre en service ou en sort, vous en
informez votre Payroll Consultant chez Partena au minimum 24 heures à l’avance. Vous effectuez cette
déclaration au moyen de la fiche de travailleur complétée et signée mentionnée à l’étape 8. Nous établirons
alors la déclaration Dimona pour vous.

FÉLICITATIONS !
VOUS FAITES MAINTENANT OFFICIELLEMENT
PARTIE DU MONDE DES EMPLOYEURS.

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DE QUOI DEVEZ-VOUS VOUS MUNIR
LORS DE VOTRE VISITE ?
Pour vous affilier auprès de notre secrétariat social Pay’n People :
• une copie de votre carte d’identité
• une copie des statuts de la personne morale
• votre carte de banque pour payer les frais d’affiliation et les garanties légales

Pour corriger vos données dans la banque carrefour des entreprises :

• votre numéro d’entreprise
• les preuves de vos aptitudes professionnelles (connaissances de base en gestion d’entreprise)
• l’adresse de chaque unité d’établissement
• un relevé des activités professionnelles que vous exercez

5 BONNES RAISONS DE VOUS

AFFILIER CHEZ PAY’N PEOPLE EN TANT
QU’EMPLOYEUR
11. Pay’n People se sert d’une simulation gratuite pour dresser l’inventaire de tous les coûts que vous devez
prévoir lors du recrutement d’une personne

21. Vous disposez d’un point de contact unique : votre Payroll Consultant personnel
31. Vous accédez à des outils en ligne pratiques
41. Vous bénéficiez du soutien juridique de nos experts
51. Notre secrétariat social agréé Pay’n People se charge de toute l’administration du personnel

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 EMBAUCHER QUELQU’UN ?

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