Se former à l'Audit Interne

> Détecter et prévenir les fraudes

Fiches Techniques
1. Les indicateurs

2. Les indicateurs organisationnels

3. Liste des croisements de fichiers possibles - Achats

4. Liste des croisements de fichiers possibles - Ventes

5. Liste des croisements possibles de fichiers - Rémunération

6. Liste des croisements possibles de fichiers - Corruption

Sommaire

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1- Les indicateurs
I. Objectif
Disposer d’indicateurs permettant de détecter les situations à risques.

II. Modalités d’utilisation

Les indicateurs proviennent de l’observation de la situation et des entretiens conduits au cours des recherches.

III.Les indicateurs
• Emprunter constamment des petites sommes à des employés ou des amis.
• Faire encaisser des chèques personnels par l'organisation (pour éviter les saisies pour pensions diverses ou en cas
d'endettement trop important).
• Utiliser des reconnaissances de dettes comme caution lors de placements osés ou emprunter des fonds pour les
placer sur d'autres plans ou dans des avances à court terme.
• Demander systématiquement à des collègues de “porter” des chèques pour son compte.
• Jouer et placer des fonds un peu partout sans avoir les capacités déclarées officiellement d'en assumer les pertes.
• Se laisser aller à la boisson, à l'utilisation de drogues, sortir de manière plus que normale et avoir des liens avec
des gens plus ou moins douteux.
• Faire des acquisitions diverses et variées mais toujours de grande valeur en prétextant disposer de filières ou de
facilités personnelles (maisons, meubles, véhicules de valeur).
• Disposer d'un train de vie bien plus important que celui déclaré.
• Ne pas répondre à des questions posées sur ce sujet.
• Refuser de prendre des services pendant la journée.
• Travailler souvent en dehors des horaires normaux.
• Refuser de prendre des vacances et des promotions de carrière de peur d'être découvert.
• Être en contact constant, que ce soit dans le travail ou dans les loisirs, avec un membre du groupe dirigeant ou du
personnel de l'un des fournisseurs.
• Disposer de crédits systématiques et exceptionnellement importants ou faire d'importants achats en bourse.
• Acheter et vendre des tableaux et autres objets de collection.
• Disposer de très importantes sommes en banque ou de garanties mobilières considérables.
• Se vanter de divers exploits financiers et disposer constamment de montants inhabituels d'espèces!

Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive.

L'intérêt de connaître ces informations est autant d’ordre préventif que répressif. En effet, dans le cadre de la prévention,
ces informations peuvent permettre d'analyser la situation du salarié, s'il en est d'accord, ou de le placer dans un
environnement dans lequel il ne pourra pas frauder facilement. Ces situations, dites de faiblesse, rendent les personnes
vulnérables.

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IV.L’absence de “Trail”
La pire situation pour un auditeur est celle dans laquelle il ne peut s’appuyer sur la comptabilité ou sur la gestion
informatisée, tout simplement parce qu’elle n’est pas fiable et qu’elle ne permet pas d’avoir une vision correcte des
opérations engagées. Nous allons identifier les points à risques que nous avons pu relever. Cette énumération
ressemble à un inventaire à la Prévert, toutefois le seul sujet que nous n’avons jamais rencontré est le raton laveur.
La première observation semble évidente pour un auditeur lorsque tout chemin d’audit classique est absent, le suivi des
opérations réalisées est impossible et la crédibilité de la comptabilité ne peut être validée.

Ainsi on a pu identifier certains indicateurs importants de risques couplés avec l’absence de trail :
• Les systèmes ne sont pas compatibles entre les sites ou entre la comptabilité générale et celle des divers sites.
Dans ce cas deux types de risques sont présents, le premier concerne les données et la “perte” possible entre la
sortie de la gestion ou de la comptabilité locale et l’entrée dans la comptabilité générale. Le second problème
concerne le cas dans lequel l’inclusion des données dans la comptabilité générale est effectuée globalement. Ainsi
on ne va disposer d’aucun détail qui permet de recouper ou d’effectuer des analyses sans descendre au niveau de
la réalisation des opérations.
• La banque n’est pas connectée ou peut être déconnectée de la comptabilité. La déconnexion peut être effectuée
par un logiciel intégré ou par paramétrage en privilégiant un critère géographique par exemple, tel site est intégré
mais tel autre non. Outre le risque inhérent au problème cité cette carence doit être considérée comme un
indicateur fort de fraude, si aucune explication n’est donnée.
• Les comptabilités qui permettraient de rentrer des écritures ou de rentrer des écritures non lettrées sans que
clôtures ne soient effectives. Pouvoir modifier un exercice prescrit ce qui permet, de manière mécanique, de
modifier les suivants. Or il existe des logiciels de comptabilité qui peuvent ne pas être clôturés ou qui peuvent être
rouverts. On peut se retrouver ainsi avec plusieurs exercices ouverts en même temps. On conçoit l’intérêt que cela
peut présenter pour des entreprises cotées sur des marchés boursiers secondaires.
• Pouvoir modifier sur les factures les unités d’achat par rapport aux unités de stock.
• Pouvoir modifier les bons de livraison clients pour un produit donné, les autres disparaissant de la documentation et
pouvant être payés directement.
• Transformer un bon de livraison en facture.

En fait toutes ces manipulations ont été rendues possibles par le désir ou le besoin de se passer du comptable de
s’affranchir de ses travaux, sans doute de sa facturation mais peut être aussi de son contrôle.
Chacune des carences de ces logiciels constitue un indicateur fort de risque. A chaque “facilité” peut correspondre un
montage frauduleux. Cette typologie des risques, simple, permet de choisir de manière efficiente les axes de recherche
qui seront mis en place de manière à atteindre le plus vite possible le but poursuivi.

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2- Les indicateurs organisationnels

I. Indicateurs généraux tirés de l’analyse de l’organisation
Une situation propice à la réalisation de montages frauduleux mise en évidence par des indicateurs
généraux de faiblesse de contrôle.
Une structure complexe de l'organisation et des affaires traitées qui restent incompréhensibles.
• Pas de structure réelle de contrôle interne ou s’il y en a une elle n’est pas respectée.
• Société fortement automatisée et non contrôlée : tout marche tout seul !
• Société dans des industries atypiques ou"chaudes".
• Société qui utilise un nombre exceptionnellement important de banques, avec un grand nombre de virements de
comptes à comptes ce qui ne permet pas de disposer d'une vision globale et facilite le" kitting".
• Société qui a toujours des problèmes avec les administrations de contrôle, ou qui les règle par l’intermédiaire
d’anciens fonctionnaires venus à son service.
• Importance ou singularité d’opérations en fin d'exercice et en début de période!
• Systématisation d'opérations" créatives"dans le domaine de la comptabilité
• Société qui révèle l'utilisation de pratiques comptables incertaines ou peu communes.
Une situation propice à la réalisation de montages frauduleux mise en évidence par un environnement de contrôle
interne faible.

• Le management ne souligne pas l'importance d'un contrôle interne fort

• Le management ne poursuit pas ou ne punit pas les fraudeurs identifiés
• Le management n'a pas une position précise au sujet des conflits d'intérêt
• Les cadres de haut niveau ont un train de vie considérable payé par l'entreprise tels que les divertissements,
l'ameublement des bureaux, les cadeaux de prix faits aux visiteurs ou reçus par les directeurs, etc.
• Le contrôle interne n'a pas l'autorité pour étudier certaines activités de l'exécutif ce qui
• implique de lourdes dépenses"personnelles"
• Les pratiques comptables et les procédures de contrôle sont lâches pour tous ou pour certains.

Indicateurs généraux de l’existence possible de fraude :

• Insuffisance de fonds de roulement et engagement de politiques expansives dans des secteurs ou des pays défavorables.
• Dépendance à l'égard de clients, de fournisseurs, de produits ou de transactions élevées.
• Expansion extrêmement rapide par de nouvelles lignes de produit mais dont on ne comprend pas les causes,
• Bénéfices réduits; coûts et charges plus élevées ou plus rapidement que des ventes et des produits, difficulté à
récupérer les créances, détérioration de la qualité des gains.
• Besoin urgent de gains favorables pour atteindre les prévisions exagérées dès l’origine.
• Procès ou contentieux entre les actionnaires et le management.
• Nombre important de commandes ou de travaux en cours pour soutenir le prix élevé de l'action ou pour payer les
options prévues
• Risque de perte d'une licence ou d'un brevet, lorsqu'il est indispensable à l'activité.
• Réduction significative des encours (indique que les futures ventes ont diminué).
• Possibilité d'annulation ou échéance proche d'autorisations, particulièrement si elles sont nécessaires pour
poursuivre les affaires laissent présager des versements de commissions illégales.
• Hausse considérable des stocks sans hausses corrélatives des ventes.
• Personnel qui assume régulièrement des fonctions de subalternes et qui passe au niveau supérieur en masse, les
cadres étant partis.
• Les managers travaillant en dehors de leur centre de profits.
• Les commissions versées ne sont pas en conformité avec le pourcentage versé dans le secteur et les ventes qui
les justifient.

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Indicateurs généraux tirés de l’analyse des comportements
1. La présence de risques pouvant impliquer des fraudes organisées par des Employés à l'encontre de l'organisation.
• Les techniciens familiers des opérations de fabrication, de gestion (comptabilité), d’achats ou de vente, disposent
de la maîtrise de tout le processus et sont en position de confiance vis à vis des contrôles
• Les acheteurs ou vendeurs ou conseils pour lesquels on constate l’existence de liens étroits avec les fournisseurs
et les personnages clef des partenaires.
• L’existence d'un domaine réservé pour le management et de contrôles nécessaires non demandés ni effectués
• La forme de management malhonnête ou excessivement dominante
• La gestion courante de tous les secteurs ou de certains secteurs réalisée en urgence et sans traitement de crise,
donc sans prévision.
• L’encadrement prêtant grande attention aux détails et à la forme entraînant une synergie négative.
• Les contrôles et les prévisions de productivité peu réalistes
• L’existence de faibles compensations pour les salariés accompagnées d’une carence de garanties de maintien
dans l’activité
• L’existence de transactions entre personnes apparentées au sens le plus large qui dirigent des sociétés liées avec
des flux chaotiques.

L’analyse des transactions :

• La période (jour, semaine, mois, année, ou saison), la fréquence (un trop grand nombre, un trop petit nombre), des
lieux (paradis fiscaux), la quantité (trop haut, trop bas, trop conforme, trop identique, trop différent),
• Les parties liées ou les personnalités (amis, personnalités douteuses, étranges, les familles à problèmes, les
rapports atypiques entre les parties,
• Les contrôles internes qui sont faibles ou sont trop souvent compromis par le management.

2. Motivation des employés, moral et niveaux de satisfaction professionnelle qui sont chroniquement bas

3. Un système de culture d'entreprise et de récompense qui renforce un comportement non éthique des employés, clients,
concurrents, prêteurs, et actionnaires.
Les exemples des indicateurs de risque de fraude qui pourraient être notés pendant les travaux d’analyse sur place sont:

Le constat d’anomalies dans les enregistrements

• Comptes majorés ou sensiblement minorés
• Transactions non enregistrées d'une façon complète et en temps utile sur les montants, la période comptabilisation,
le classement ou les politiques de la compagnie
• Enregistrements non justifiés , balances et transactions
• Ajustement au dernier moment des comptes de clients qui affectent de manière significative des résultats financiers (en
particulier ceux dont les produits sont augmentés, après des demandes de régularisation par les services d’audit..

Perte ou conflit sur des questions de preuve

• Pertes de documents
• Eléments de réconciliation non expliqués.
• Documents non disponibles sauf photocopies.
• Réponses non pertinentes vagues ou peu plausibles sur des questions posées ou des explications au sujet de
procédures analytiques.
• Divergences inhabituelles entre les enregistrements clients et les réponses de confirmation
• Manquants ou pertes de biens corporels.
• Annulations ou notes de crédit en très grand nombre.
• Noms communs (durand) ou adresses des clients destinataires.
• Altération des documents (par exemple anti-datage )
• Duplications des documents (paiements doubles)
• Nombreuses questions écrites à la main sur les documents.

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Autres sources
• Failles importantes au niveau du contrôle interne ou failles constatées au cours des autres exercices non corrigés.
• Caractéristique peu communes (par exemple, pour des activités en dehors de la branche l'activité normale) on
appelle cela la" tunnellisation"d’une activité.
• Modifications dans les règles de comptabilité ou dans les méthodes lorsque leur application augmente les produits.
• Départs systématiques de directeurs dans des postes clé (domaine financier ou l’exploitation).

II. Les indicateurs de fraude par processus

La compréhension de la fraude est la clé de l’identification des fraudes. Un indicateur raude peut être défini comme une
condition qui est directement attribuable à l'activité malhonnête ou frauduleuse. Elle peut résulter de la fraude elle-même
ou de la tentative de cacher la fraude.

Processus fournisseur
• Constat dans les factures de montants identiques non détaillés et récurrents chez le même fournisseur.
• Sorties inhabituelles et élevés d’espèces, qui couvrent des dépenses de faible valeur ou courantes ou encore peu communes
• Multiples adresses pour le même fournisseur, multiples comptes bancaires, domiciliation ou encore fausse adresse.
• Les adresses du fournisseur ne sont pas conformes à celles qui figurent sur les fichiers du contrat.
• Mêmes numéros de facture séquentiels pour le même vendeur et pour les factures portant le même suffixe alphabétique.
• Les paiements au fournisseur ont augmenté considérablement sans aucune raison apparente.
• Carence de séparation des fonctions entre :
- Le traitement des comptes fournisseurs, des factures et des mises à jour au fichier maître fournisseur
- La vérification de la préparation et du traitement du compte de fournisseur
- La vérification, la préparation, l’inscription et l’expédition des chèques signés
• Au bénéfice du fournisseur
• Aucune documentation appropriée des additions, des changements, ou des blancs figurant au fichier maître fournisseur.
• Constat de modifications et de contrepassations excessives de crédit au profit ou au détriment d’un fournisseur
particulier et/ou au crédit établi par des départements non autorisés (ces crédits impliquant des modifications de
quantités et des prix).
• Présence d’ajustements systématiques des comptes fournisseurs pour des marchandises retournées.
• Carence dans la surveillance de l'activité de comptes fournisseurs.
• Carence de documentation de contrôle lors du paiement des factures.
• Inversion des procédures entre des passifs non enregistrés et des charges courantes (loyer) , toutes les dépenses
devant être justifiées avant le paiement.
• Erreurs de programmation successives pour la même note de frais.
• Paiement effectués sur présentation des copies des factures, pas sur des originaux.
• Paiement de factures sans les annuler ce qui rend possible leur réutilisation.
• Fort volume de traitements manuels pour des paiements alors que cela n’apparaît pas comme nécessaire
• Accès non limité aux titres (chèques, espèces, cartes), aux parapheurs, aux machines pour signer les chèques.
• Factures fournisseur reçues par un département autre que le service achat.
• Plaintes récurrentes sur le crédit ou la lenteur du paiement.

Processus d’achat
• Turn over très rapide parmi des acheteurs dans le service d'achats qui excède de manière significative le taux dans
toute l'organisation.
• La maîtrise des ordres d’achat fluctue de manière significative entre les acheteurs qui ont une charge de travail comparable.
• Une augmentation importante du volume d'achat dans certains secteurs non justifiée par l’amélioration de process
d’achats, ou par des changements des caractéristiques de production.
• Nombreux bons de commande non inscrits ou perte physique d'ordres d'achat.
• Augmentation des coûts d'achats de routine au delà du taux d'inflation.
• Achats non usuels et non conformes aux catégories identifiées dans les tendances antérieures ou par le budget de
fonctionnement.

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Processus salarial
• Augmentation importante de main-d'œuvre ou d’heures supplémentaires non justifiée par le volume de production
ou de ventes.
• Turn over dans le département qui excède de manière significative le taux constaté dans l’organisation.
• Pertes ou accès facile aux documents vierges, aux fac-similés, et à la préparation des documents.
• Les charges déclarées au titre des taxes sont sensiblement moins élevés que ceux exigés par des charges
courantes de masse salariale.
• Constat d’un volume élevé préparations manuelles dans ce domaine.

Processus des espèces

• Carence dans la sécurité matérielle et les procédures concernant l’argent comptant.
• Pas de séparation des tâches entre :
- L’encaissement des fonds et l’inscription sur les comptes clients.
- L’établissement des reçus et la préparation des dépôts de garantie
• Dépôts en banque peu fréquents, permettant l’accumulation des espèces.
• Importantes ruptures dans la caisse.
• Importantes variations dans les balances des comptes bancaires.
• Clôture de la caisse et réouverture avant la fin des opérations.
• Nombre important de transactions annulées de façon régulière sans explication appropriée.
• Envoi de copies des reçus pré-numérotés.
• Pas de balancement (équilibre) des espèces au journal des comptes clients.
• Contrôle insuffisant de l’activité quotidienne du caissier.

Processus des créances

• Manque de contrôle sur les numéros des factures établies.
• Absence de ségrégation des fonctions entre :
- Le traitement des factures de comptes clients et inscription au journal
- L’inscription des versements au compte et établissement des reçus de caisses.
• Carence des procédures concernant les inscriptions en pertes.
• Fréquence des crédits et des radiations non documentés " et/ou non approbation des inscriptions au journal.
• Lent turn over ou cycle ralenti pour l’encaissement des comptes clients.
• Augmentation importante des clients douteux alors que la situation est positive et que les crédits sont serrés.
• Pas de réconciliation entre les journaux des comptes clients au compte collectif du grand livre.
• Insuffisance de surveillance de l’activité des comptes clients aussi bien que l’historique agée du compte de client
• Accès libre au journal et au grand livre.

Processus d’inventaire
• Balances créditrices dans les inventaires.
• Fluctuations considérables entre les comptes de stocks (par exemple solde débiteur le mois x, solde créditeur le
suivant).
• Annulations excessives sans documentation ou sans approbation.
• Volume peu commun de régularisations, de radiations, et de destructions ou mises au rebut de produits.
• Entrée sans restriction aux zones de stockage de stocks par les employés non-responsables et/ou des
fournisseurs.
• Carences significatives dans les procédures de cut off des stocks.
• Aucune politique concernant l'identification, la vente, et la disposition des matériaux désuets et en surplus.
• La rotation de stocks de produits finis ne se corrèle pas avec le cycle de fonctionnement.
• Aucune ségrégation des fonctions entre :
- les réception les stocks et la livraison des matériaux
- les enregistrements des comptes de stocks et les commandes des matériaux
- l’identification des matériaux obsolètes et la vente de tels matériaux

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• Pas de politique concernant des niveaux de stocks à maintenir (des minima, les maxima et les commandes de réassortiment).
• Etiquetage impropre des matières premières.
• Carence dans les revues des comptes de stocks, des radiations, et de l'accès physique aux zones de stockage.
• Carences dans les revues d'inventaires physiques régulières effectuées par du personnel indépendant.
• Constants dépassements de production par rapport aux ventes et des commandes.
• Montants excessifs de gaspillage, de détérioration, ou de toute autre perte de matières premières.
• Présence physique des produits finis dans la zone de production au delà d'une période raisonnable
• Dépenses anormales pour des services d'entretien externes au delà des dépannages normaux et possibilités du
personnel interne de service des réparations.
• Présence prolongée des marchandises marquées "pour l'expédition" maintenue dans la zone d'expédition.

Processus de financement
• Ajustements significatifs par rapport aux charges à payer, aux comptes clients, aux imprévus, et à d’autres comptes
avant l'acquisition d’un nouveau financement.
• Adoption d’un changement de règle comptable de comptabilité ou révision de la comptabilité avant l’obtention d’un
nouveau financement.
• Augmentation de l’argent comptant à court terme et diminution des sommes à recevoir de tandis que les ventes
augmentent avant de chercher un nouveau financement.
• Modifications significatives des activités externes, des avocats-conseils avant l’obtention du nouveau financement.
• Retards dans l'émission des rapports mensuels, des publications trimestrielles, ou de rapports financiers annuels
avant de chercher un nouveau financement.

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3- Liste des croisements de fichiers possibles - Achats

Liste des fichiers :
• Fichier maître des fournisseurs : Le fichier maître contient généralement l'information permanente telle que le nom
et l'adresse, le numéro de comptes et autres détails nécessaires à ce genre d'analyse
• Grand livre des achats : Contient toutes les opérations effectuées
• Fichier des paiements
• Fichier du personnel : Contient les informations relatives aux personnels employées et licenciés

Indice Objectifs Tests Base analysée

Achat non effectué par S'assurer que seuls les Extraire du fichier du personnel Grand livre des achats / fichier
un acheteur habilité acheteurs habilités effectuent les acheteurs puis effectuer une du personnel
des achats jointure sur le nom de l'employé
Achats détournés par S'assurer que les produits ne Effectuer une jointure sur les Grand livre des achats / fichier
employés sont pas livrés dans des sites premiers caractères de du personnel
extérieurs de l’entreprise l'adresse entre les deux fichiers
Achats effectués sans Extraire les achats qui Filtre sur les blancs dans le Grand livre des achats
demande d'achat présentent des valeurs champ justificatif puis tri
considérées comme descendant par montant.
significatives sans demande
d'achat
Achats surfacturés Identifier les écarts entre les Jointure sur le numéro de Grand livre des achats, fichier
bons de commandes et factures commandes puis créer une des commandes
expression (si quantité différente
alors afficher) puis analyser ces
lignes
Achats surévalués Comparer le prix d'achat pour le Créer un tableau avec en Grand livre des achats
même produit au cours de ordonnée le prix des produits et
l'année et en fonction des en abscisse le temps
clients et des vendeurs
Achats surévalués S'assurer que les produits sont Grand livre des achats
achetés à un prix correct Etudier la variation des prix des
produits.
Récapituler par code produit /
par période / par agence. Créer
un graphe avec ces évolutions
dans le temps.
Cadeau récurent à S'assurer que les cadeaux sont Récapituler par fournisseur et Grand livre des achats
l'attention d'un offerts dans des proportions et à par vendeur dans le champ
fournisseur des montants raisonnables. cadeau
(Corruption.)
Chèques "disparus" S'assurer qu'il n'y a pas de Test de séquence sur le numéro Grand livre des achats
chèque manquant de chèque
Collusion Achats effectués chez un Joindre les deux fichiers sur le Grand livre des achats / fichier
membre de la famille de nom des fournisseurs et la liste du personnel
l'employée (dans les pays ou du nom de famille des employés
l’opération est possible du fait figurant dans le fichier du
de l’interdiction de croisement personnel
de données personnelles)
Disparition de S'assurer que l'intégralité des Jointure sur le numéro de Grand livre des achats, fichier
marchandises marchandises commandées livraison puis créer condition "si des réceptions de marchandises
sont enregistrées dans les quantité différente" entre les
stocks deux fichiers puis analyser les
lignes avec différences

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Indice Objectifs Tests Base analysée

Double paiement Repérer les doublons sur le Test de doublon sur le montant, Grand livre des achats
montant, le code du fournisseur le code du fournisseur ou le
ou le numéro du bon de numéro du bon de commande
commande
Fournisseur fictif S'assurer que les factures ne Tri par numéro de facture Grand livre des achats
sont pas de type séquentiel fournisseur.
Si le résultat est de type
séquentiel, cela signifie que le
fournisseur n'a qu'un client.
Forte probabilité de présence de
fausses factures.
Marchand "black listé" S'assurer que les transactions Jointure entre les 2 fichiers sur Grand livre des achats / liste du
ne sont pas effectuées avec des le nom. Analyser lorsqu'il y a bureau des avoirs étranger
marchands non autorisés ou une correspondance
bloqués
Montant des achats Fractionner les achats de telle Repérer les doublons de Fichier des paiements
limites aux seuils sorte que les montants soient numéro de factures. Test de fournisseurs
d'approbations inférieurs aux seuils doublon sur le numéro de
d'approbation. facture. Puis effectuer une
stratification sur les montants
Montant des achats Déceler les écritures dont le Stratification sur la limite -5% du Fichier des paiements
limites aux seuils montant est inférieur ou égal niveau d'attribution fournisseurs
d'approbations aux niveaux d’approbation des
managers : repérage des
achats non autorisés et du
fractionnement
nom du fournisseur Identifier les chèques émis vers Jointure, puis effectuer des Grand livre des achats, fichier
proche de celui d'un des fournisseurs avec un nom ratios et tri descendant du personnel
employé qui ressemble à celui d'un
employé (dans les pays ou
l’opération est possible du fait
de l’interdiction de croisement
de données personnelles)
Numéro de TVA S'assurer que les opérations Test de doublon / filtre champ Liasse fiscale
erroné ou absent d'achat ont un numéro de TVA vide sur le champ numéro de
valide TVA
Carte non désactivé S'assurer que les habilitations Jointure sur le numéro de carte Fichier du personnel / historique
des employés qui ont quitté la des anciens employés avec le des paiements
société ont été désactivées. fichier des paiements
Achats surévalués S'assurer que les produits sont Etudier la variation des prix des Grand livre des achats
achetés à un prix correct produits.
Récapituler par code produit /
par période / par agence. Créer
un graphe avec ces évolutions
dans le temps.
Cadeau récurent à S'assurer que les cadeaux sont Récapituler par fournisseur et Grand livre des achats
l'attention d'un offerts dans des proportions et à par vendeur dans le champ
fournisseur des montants raisonnables. cadeau
(Corruption.)
Chèques "disparus" S'assurer qu'il n'y a pas de Test de séquence sur le numéro Grand livre des achats
chèque manquant de chèque

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Indice Objectifs
Collusion Achats effectués chez un
membre de la famille de
l'employée (dans les pays ou
l’opération est possible du fait
de l’interdiction de croisement
de données personnelles)
Comptes inactifs Identifier les fournisseurs inactifs Effectuer un historique par date
"réactivés"
Surfacturation (valeurs Comparer les prix convenus
supérieures aux contractuellement avec ceux
termes convenus dans facturés pour identifier
le contrat) d'éventuels écarts
Virement détourné S'assurer que les comptes
bancaires destinataires des
achats appartiennent bien à des
fournisseurs
Paiement effectués à Explorer le fichier des
des personnes et non paiements pour relever les
des entreprises preneurs sans "SA.", "SARL",
"Ltd", et ainsi de suite, dans la
raison sociale afin de déceler
les paiements versés à des
personnes
Rechercher si des paiements en
espèces sont présents pour le
compte de sous traitants
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Tests Base analysée
Joindre les deux fichiers sur le Grand livre des achats / fichier
nom des fournisseurs et la liste du personnel
du nom de famille des employés
figurant dans le fichier du
personnel
Grand livre des achats
d'entrée des informations dans
le système
Jointure entre les deux fichiers Fichier des négociations
sur le champ code produit. Puis commerciales pour les achats
expression "différence" sur le avec le grand livre des achats
champ montant.
Récapituler les comptes Fichier des paiements
bancaires dans le fichier fournisseurs
fournisseur puis rechercher s’il
existe différents fournisseurs
avec le même compte bancaire
ou le même fournisseur avec
différents compte bancaire
Utiliser la fonction rechercher Grand livre des achats
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4- Liste des croisements de fichiers possibles - Ventes

Liste des fichiers :
• Grand livre des ventes : Contient toutes les opérations effectuées
• Journal des livraisons : Contient les dates de livraison, les quantités, etc.

Indice Objectifs Test Bases analysées

"Disparition de Identifier les écarts entre les Jointure sur numéro de facture Grand livre des ventes / journal
marchandises" bons de livraison factures puis créer : expression: "si des livraisons
quantité ou prix différent" alors
afficher puis analyser ces les
lignes
Adresse du Identifier les vendeurs avec la Jointure sur l'adresse entre les Grand livre des ventes / fichier
vendeur même adresse postale que le deux fichiers du personnel
identique à client
l'adresse de
livraison
Analyser les S'assurer que les transactions Tri descendant sur les montants Grand livre des ventes
débits dans le figurant dans le fichier ventes en valeur absolue puis éliminer
fichier des ventes sont bien des crédits les doublons (remboursement)
Anomalies dans Identifier les clients sans Effectuer un filtre sur les Grand livre des ventes
coordonnées du adresses ou sans numéro de champs vide
client téléphone
Avoirs accordés Faire ressortir les vendeurs qui Filtre sur vendeur puis somme Grand livre des ventes
à répétition effectuent des réductions sur les avoirs en montant et en
régulières (avoirs) quantité.
Analyser les vendeurs qui le
font régulièrement.
Camouflage Faire ressortir les cadeaux dans Recherche par mots clés. Grand livre des ventes
les comptes charges générales Option "chercher"
Cavalerie Identifier les créances rajeunies Regarder s’il reste des montants Grand livre des ventes
ouverts de faible montant. Car
le lettrage n’est pas effectué
avec des montants équivalents
Crédits âgés Analyser les comptes clients Balance âgée sur la date Grand livre des ventes
ouverts depuis plus d'une d'échéance puis filtre sur
certaine période par vendeur numéro de vendeur et tri par
numéro de vendeur
Détournement S'assurer de la séquence des Test de séquence sur le numéro Grand livre des ventes
d'actif factures (risque de disparition) de facture
Discount absent Identifier les vendeurs qui Effectuer un filtre sur le champ Grand livre des ventes
n'accordent plus de discount discount renseigné en n-1, puis
alors qu'ils en accordaient un autre filtre sur les champs
auparavant. discount en n. En ayant effectué
auparavant une récapitulation
par numéro de produit.
Double paiement Contrôler les paiements en Test de doublon sur les Grand livre des ventes
double montants
Facilités de Identifier les clients avec des Balance âgée sur le champ date Grand livre des ventes
paiements conditions de règlements de paiement et date
avantageuses d'échéance.
Frais élevés Repérer les vendeurs avec des Somme par vendeur puis Fichier des notes de frais
frais élevés par client classification par client

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Indice Objectifs Test Bases analysées

Opérations Contrôle qui consiste à choisir à Filtre sur le jour (29-30) dans le Grand livre des ventes
effectuées à la fin partir d'une périodicité champ date. Puis repérage des
du mois particulière souvent fin de mois montants anormaux
les comptabilisations en nombre
Prix de vente Comparer le prix de vente pour Créer un graphique avec en Grand livre des ventes
variable le même produit et son ordonnée le prix des produits et
évolution dans le temps par en abscisse le temps
agence, vendeur!
Remboursement Faire ressortir le compte des Effectuer une totalisation par Grand livre des ventes
des avoirs sur le clients qui ont un solde compte client.
compte de crédit créditeur. Tri descendant sur les
d'un employé montants.
Analyser les transactions avec
des montants négatifs.
Sortie d’espèces Analyser les mouvements Filtre sur le code correspondant Grand livre des ventes
d’espèces aux espèces
Vendeur fictif Identifier les vendeurs avec Récapituler par numéro de Grand livre des ventes
plusieurs numéros de vendeur vendeur.
Puis test de doublon sur le nom.
Vendeur fictif Identifier les vendeurs fictifs ou Effectuer une jointure sur le nom Grand livre des ventes / fichier
non autorisés si ne correspond pas avec le du personnel
fichier vente
Vente à une Identifier les ventes aux Jointure entre les 2 fichiers sur Fichier des ventes / liste du
organisation organisations figurant sur une le nom. bureau des avoirs étranger
black-listée liste d’interdiction Analyser lorsqu'il y a une
correspondance

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5- Liste des croisements possibles de fichiers

Rémunération
Ce processus constitue la cible principale des activités frauduleuses. Des risques supplémentaires proviennent du
nombre important de transactions et de leur fréquence qui augmentent le risque d'erreurs dues à la complexité des
règlements relatifs aux impôts, aux systèmes de décompte des heures et des jours travaillés et aux contrats entre les
sous-traitants et les syndicats.

La fraude au niveau de la feuille de paie est l'un des types de fraude le plus fréquent. Souvent, un employé fictif ou
"fantôme" est entré dans le régime des traitements et les paiements s'ensuivent automatiquement. Cela est surtout vrai
dans le cas des virements automatiques vers des comptes en banque, la personne n'ayant pas à aller chercher un
chèque. Une autre façon courante de frauder un système de paie est de ne pas en retirer les personnes qui quittent
l’entreprise et d'acheminer ensuite leur salaire à un autre compte en banque, ou en présentant une demande exagérée
de surtemps, de dépenses ou d'indemnités.

Fichiers de paie :
• Fichier maître connexe renfermant les totaux cumulatifs et les données permanentes.
• Le fichier de transactions mensuel est nécessaire pour effectuer une enquête exhaustive sur les paiements.

Frais de déplacement
Les frais de déplacement et de représentation sont une source majeure de dépenses discrétionnaires pour plusieurs
organisations. Ils peuvent aisément atteindre des millions de dollars chaque année, ce qui constitue une opportunité
pour réduire les coûts opérationnels et bénéficier de remises liées à la vente.

Parmi les défis posés par la gestion des procédures de remboursement liées aux déplacements et représentations,
figurent des volumes importants de données transactionnelles, souvent conservés dans des systèmes et des
applications informatiques multiples, des processus de vérification manuelle et des contrôles internes peu fiables de
l'autorisation et du paiement. Par conséquent, les frais de déplacement et de représentation peuvent facilement être
sujets à des erreurs, des fraudes et des abus.

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Indice Objectifs Test Bases analysées

Augmentation de Identifier les évolutions de salaires Récapituler par numéro de Fichier des transactions
salaire importante importantes d'une année sur l'autre transaction dans le fichier T&E mensuelles

Comparaison des congés fériés

S'assurer que le nombre de
et des congés de maladie pris par
Congés abusifs congés payé ne dépasse pas la Fichier des congés
rapport aux limites permises pour
limite autorisé
un poste ou un échelon donné

Repérer les employées qui se

Test de doublon sur le numéro de
Double paiement font rembourser le même billet Fichier des notes de frais
facture
d'avion.

Repérer les employées qui se

Double paiement font rembourser plusieurs fois la Test de doublon sur le montant Fichier des notes de frais
même dépense

Croiser les fichiers de la paie

Jointure fichier du personnel / Fichier des transactions
Employés fictifs avec le fichier du personnel pour
fichier paie mensuels
faire ressortir les employés fictifs

Identifier salariés sans taxe,

assurance, cotisations Rechercher case vide dans
Fichier des transactions
Employés fictifs salariales! colonnes taxe, assurance,
mensuels
cotisations salariales!

Effectuer le test de doublon sur le

Rechercher les virements en Fichier des transactions
Employés fictifs numéro de compte bancaire et
double mensuels
sur les montants

Filtre sur champ vacances

Identifier les salariés qui ne
Employés fictifs analyser les employées qui ne Fichier du personnel
prennent pas de vacances
prennent pas de vacances

Croiser les fichiers de la paie

Jointure fichier du personnel / Fichier des transactions
Employés fictifs avec le fichier du personnel pour
fichier paie mensuels
faire ressortir les employés fictifs

Identifier salariés sans taxe, Rechercher case vide dans

Fichier des transactions
Employés fictifs assurance, cotisations colonnes taxe, assurance,
mensuels
salariales! cotisations salariales!

Effectuer le test de doublon sur le

Rechercher les virements en Fichier des transactions
Employés fictifs numéro de compte bancaire et
double mensuels
sur les montants

Filtre sur champ vacances

Identifier les salariés qui ne
Employés fictifs analyser les employées qui ne Fichier du personnel
prennent pas de vacances
prennent pas de vacances

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6- Liste des croisements possibles de fichiers - Corruption

Indice Objectifs Test Bases analysées
Double paiement Repérer les doublons sur le Test de doublon sur le Grand livre des achats
montant, le code du montant, le code du
fournisseur ou le numéro du fournisseur ou le numéro du
bon de commande bon de commande

Marchand "black listé"
S'assurer que les Jointure entre les 2 fichiers Grand livre des achats / liste
transactions ne sont pas sur le nom. Analyser lorsqu'il du bureau des avoirs
effectuées avec des y a une correspondance étranger
marchands non autorisés ou
bloqués

Montant des achats limités
aux seuils d'approbations
Montant des achats limites
aux seuils d'approbations
Cadeau récurent à
l'attention d'un fournisseur
(Corruption.)
Fractionner les achats de tel Repérer les doublons de Fichier des paiements
sorte que les montants numéro de factures. Test de fournisseurs
soient inférieurs aux seuils doublon sur le numéro de
d'approbation. facture. Puis effectuer une
stratification sur les
montants
Déceler les écritures dont le Stratification sur la limite Fichier des paiements
montant est inférieur ou égal -5% du niveau d'attribution fournisseurs
aux niveaux que peuvent
approuver les directeurs.
Afin de repérer les achats
non autorisés
S'assurer que les cadeaux Summarize par fournisseur Grand livre des achats
sont offerts dans des et par vendeur dans le
proportions et à des champ cadeau
montants raisonnables.

Collusion Achats effectués chez un
membre de la famille de
l'employée
Joindre les deux fichiers sur Grand livre des achats /
le nom des fournisseurs et la fichier du personnel
liste du nom de famille des
employés figurant dans le
fichier du personnel

Surfacturation (supérieurs
aux termes convenus dans
l'accord)
Comparer les prix convenus
contractuellement avec ceux
facturés pour identifier
d'éventuels écarts
Jointure entre les deux
fichiers sur le champ code
produit. Puis expression
"différence" sur le champ
montant.
Fichier des négociations
commerciales pour les
achats avec le grand livre
des achats

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