CADRE DE GESTION EN MATIÈRE DE COMMUNICATION

Mis à jour en juillet 2010

 CADRE DE GESTION EN MATIÈRE DE COMMUNICATION

1. INTRODUCTION .................................................................................................................................. 3
2. PLANIFICATION DES ACTIVITÉS DE COMMUNICATION............................................................... 3
3. STRATÉGIES ET PLANS DE COMMUNICATION ............................................................................. 4
4. RELATIONS DE PRESSE ................................................................................................................... 5
5. AFFAIRES PUBLIQUES ..................................................................................................................... 6
6. PRODUCTION ET DIFFUSION DE DOCUMENTS IMPRIMÉS ET AUDIOVISUELS ........................ 8
6.1 DOCUMENTS IMPRIMÉS .......................................................................................................................... 8
6.2 DOCUMENTS AUDIOVISUELS ................................................................................................................... 9
7. INFOROUTE ...................................................................................................................................... 10
7.1 INTRANET............................................................................................................................................ 10
7.2 INTERNET............................................................................................................................................ 11
8. VISIBILITÉ ......................................................................................................................................... 11
8.1 RESPONSABILITÉS DE LA DIRECTION DES COMMUNICATIONS ET DES DIRECTIONS RÉGIONALES............. 12
8.2 COMMANDITES .................................................................................................................................... 13
8.2.1 Processus de gestion d’une commandite ................................................................................. 13
8.2.2 Réception d’une demande et analyse préliminaire ................................................................... 13
8.2.3 Évaluation du projet et recommandations................................................................................. 14
8.2.4 Plan d’intervention..................................................................................................................... 14
8.2.5 Négociation d’une entente......................................................................................................... 14
8.2.6 Bilan........................................................................................................................................... 15
8.2.7 Recherche de commandites...................................................................................................... 15
1. Introduction
Le Cadre de gestion en matière de communication est un outil de soutien à la tâche qui
permettra de clarifier, de faciliter et d’optimiser les communications du ministère de l’Emploi et
de la Solidarité sociale (MESS).

Les principes directeurs liés au Cadre de gestion en matière de communication réaffirment

que :
 la responsabilité au regard de la fonction de communication et des directives émises par
les autorités ministérielles est partagée entre le Secrétariat à la communication
gouvernementale (SCG), la Direction des communications (DC) et les directions
régionales (DR);
 le premier porte-parole du Ministère est le ministre. C’est à lui qu’appartient la décision
de communiquer une information, que ce soit par l’entremise des relations de presse,
des affaires publiques, de la publication de documents, etc., ou de déléguer cette
responsabilité;
 la Direction des communications doit appliquer systématiquement le Processus de suivi,
de validation et d’approbation des produits de communication qu’elle a élaboré en
collaboration avec le Bureau du sous-ministre. En ce sens, lorsqu’un professionnel
d’une unité administrative formule ses commentaires sur les contenus à la Direction des
communications ou valide des contenus, cela sous-entend qu’il a eu préalablement
l’approbation de son gestionnaire;
 la Direction des communications doit informer le cabinet de toutes ses activités de
communication ainsi que de celles des directions régionales, qu’il s’agisse de la
fourniture d’une information à un journaliste, d’une participation à une activité publique,
de la publication d’une étude ou autre, dans les meilleurs délais et, si possible, au plus
tard dix jours ouvrables avant sa tenue;
 dans tous les champs d’application, il est primordial d’avoir une vision plus large que
seulement celle du Ministère, ce qui implique d’arrimer les actions de ce dernier avec
celles des autres instances gouvernementales concernées.

Le Cadre vise les champs d’application suivants :

 la planification des activités de communication;
 les stratégies et les plans de communication;
 les relations de presse;
 les affaires publiques;
 la production et la diffusion de documents imprimés et audiovisuels;
 l’inforoute;
 la visibilité.

2. Planification des activités de communication

Les principes directeurs en matière de planification des activités de communication sont :
 regrouper les diverses activités de communication à effectuer afin d’en prévoir la mise
en œuvre et l’évaluation et d’en maximiser l’efficacité;
 déterminer les actions de communication qui s’inscrivent dans les orientations et les
enjeux stratégiques ministériels et vers lesquelles seront canalisées les ressources au
cours du prochain exercice financier;
 tenir compte des activités récurrentes;
 déterminer toutes les activités des différentes unités administratives pouvant avoir des
incidences sur le plan communicationnel, y compris les activités liées à l’inforoute;
 inscrire l’ensemble des activités de communication ayant une incidence budgétaire;
 assurer une gestion rigoureuse tant sur le plan du contenu communicationnel que sur le
plan financier;
 déterminer les sources de financement des activités de communication, lesquelles sont
généralement à la charge de la Direction des communications, mais qui peuvent
nécessiter, au besoin, la contribution des directions clientes;
 respecter le Cadre de référence de la communication gouvernementale en soumettant
au Secrétariat à la communication gouvernementale une demande d’avis de pertinence
pour tout projet de communication de plus de 5 000 $, même s’il est autofinancé. Un
engagement financier exige un avis favorable du Secrétariat.

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Afin de déterminer les activités à inscrire dans la planification, les conseillers en communication
jouent un rôle d’experts-conseils. Avec l’accord du chef de service et du directeur des
communications, ils doivent :
 prendre contact avec les responsables de leurs directions clientes afin de déterminer les
dossiers prioritaires pour chaque unité ainsi que les objectifs poursuivis pour ceux-ci;
 proposer aux secteurs les activités de communication permettant d’atteindre leurs
objectifs;
 évaluer la pertinence de toute activité de communication en fonction de l’enveloppe
budgétaire disponible et des critères suivants :
o l’activité répond aux obligations légales ou administratives,
o l’activité touche l’une ou l’autre des clientèles du Ministère,
o l’activité touche un pourcentage substantiel de la clientèle,
o l’activité a des retombées importantes en matière d’emploi ou de solidarité sociale,
o l’activité assure un caractère promotionnel ou une visibilité au Ministère.
Toute activité non planifiée s’ajoutant en cours d’exercice financier et n’ayant pas été inscrite
dans la planification approuvée par la Direction des communications (en début d’exercice ou au
moment de la mise à jour) doit être autorisée par le directeur des communications et pourrait
être à la charge de l’unité cliente. Un bilan est prévu à la fin de chaque exercice financier.

Principales étapes de la planification des activités de communication

Note au sous-ministre, au sous-ministre associé et aux sous-ministres adjoints afin de les informer des
étapes d’élaboration de la planification.
Rencontre avec les unités administratives en vue de la planification des activités de communication.
Élaboration des stratégies de communication permettant à chaque unité d’atteindre ses objectifs.
Consolidation de l’ensemble des besoins de communication des unités.
Saisie des données budgétaires.
Analyse et sélection des activités qui pourront être effectuées et assumées par la Direction des
communications en fonction des critères et de la disponibilité budgétaire. Les activités qui ne pourront
être assumées par la DC seront à la charge des unités.
Présentation du projet de planification des activités de communication aux membres du comité
exécutif.
Diffusion de la planification des activités de communication au personnel de la DC. Diffusion dans le
site intranet ministériel de la Direction des communications.

3. Stratégies et plans de communication

Les principes directeurs en matière de stratégies et de plans de communication sont :
 appuyer, par une stratégie ou un plan de communication, tout nouveau projet ministériel
ou sectoriel comportant des enjeux de communication, qu’il s’agisse d’enjeux
stratégiques ou opérationnels, concernant tant la clientèle interne qu’externe;
 associer la Direction des communications dès le début d’un nouveau projet et s’assurer
qu’elle fasse partie du groupe de travail dès sa formation afin qu’elle puisse jouer
adéquatement son rôle de conseil et s’imprégner de la nature et de la complexité du
projet;
 s’assurer qu’une analyse rigoureuse du contexte et de la problématique est effectuée;
 s’assurer que des obligations de résultats réalistes sont déterminées de même que les
moyens permettant d’atteindre ces résultats;
 mettre en œuvre des moyens de communication :
o élaborés, sur le plan national, par la Direction des communications,
o validés par l’unité administrative concernée,
o vulgarisés par la Direction des communications afin de rendre leur contenu
compréhensible pour la clientèle visée,
o approuvés par les autorités ministérielles;
o déployés ultérieurement par des actions de communication qui s’inscrivent dans une
démarche intégrée et cohérente.
Afin qu’elle puisse élaborer les plans de communication abrégés accompagnant les mémoires
destinés au Conseil des ministres, la Direction des communications doit être informée, dès le
début de la rédaction des mémoires, des plans de communication qu’elle aura à livrer ainsi que
des échéances prévues.

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4. Relations de presse
Les principes directeurs en matière de relations de presse sont :
 respecter le privilège du ministre en tant que premier porte-parole du Ministère et, s’il y a
lieu, la désignation du porte-parole par le cabinet. Ainsi, seules les personnes autorisées
peuvent échanger de l’information avec les représentants des médias;
 développer et maintenir une image ministérielle de qualité auprès des médias et des
groupes de clientèle;
 respecter les canaux de communication établis par ce cadre de référence;
 assurer le suivi des demandes des médias rapidement (préférablement au cours de la
même journée) de façon concertée et dans le respect des valeurs du Ministère. Pour ce
faire, la collaboration de tous les acteurs du Ministère est requise;
 partager les éléments de contenus et les lignes de presse avec les unités du Ministère
tout en distinguant les contenus de nature politique et administrative, et ce, dans le
respect des particularités régionales. Ainsi, il est nécessaire que l’unité responsable du
contenu transmette rapidement un état de situation à la Direction des communications
afin que celle-ci puisse rédiger une ligne de presse;
 susciter une couverture favorable des actions du Ministère en alimentant les journalistes
de façon proactive, et ce, après avoir obtenu les autorisations nécessaires;
 au moment d’une gestion de crise, évaluer les rebondissements possibles, saisir les
occasions et essayer de calmer rapidement le jeu;
 entre le cabinet, la Direction des communications, les directions régionales et les unités
administratives concernées, faire preuve de solidarité à l’égard des stratégies, des
actions et des lignes de presse retenues afin que la position du Ministère soit forte,
homogène et sans ambiguïté;
 être vigilant et proactif en matière de rectification des nouvelles erronées en
communiquant d’abord avec le journaliste et, au besoin, avec le directeur de
l’information. Ultimement, si les démarches sont infructueuses, il est possible d’adresser
une plainte au Conseil de presse du Québec ou à la Fédération professionnelle des
journalistes du Québec;
 en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels, ne jamais commenter une situation personnelle sans
avoir l’autorisation écrite de la personne concernée. Néanmoins, en l’absence de cette
autorisation, le porte-parole peut expliquer les lois, règlements et mesures du Ministère
sans faire référence au cas en question;
 ne pas commenter une situation soumise à des procédures juridiques.

Les trois canaux par lesquels une demande des médias peut être reçue sont :
 l’attaché de presse au cabinet du ministre :
o il est souhaitable que l’information circule du cabinet vers la Direction des
communications, et vers les communicateurs régionaux lorsque cela est pertinent,
afin que tous puissent échanger la même information sur la stratégie à adopter et,
ultimement, mettre en commun leurs lignes de presse;
 la personne responsable des relations avec les médias à la Direction des
communications :
o le responsable des médias est tenu de suivre le canal d’information établi afin
d’informer le cabinet de toute demande à portée nationale, et ce, préalablement à
tout commentaire de la part de l’administration du Ministère;
 les personnes responsables des communications au sein des directions régionales :
o le communicateur régional est tenu de suivre le canal d’information établi afin
d’informer le responsable des relations avec les médias à la Direction des
communications de toute demande à portée nationale, et ce, préalablement à tout
commentaire de la part de l’administration du Ministère;
o le communicateur régional peut répondre directement à toute demande à portée
régionale reçue dans une direction régionale, mais doit en informer au plus tôt la
personne responsable des relations avec les médias à la Direction des
communications.
o le responsable des relations médias de la Direction des communications qui répond
à une demande à incidence régionale doit en aviser le responsable régional en
communication.

Il est important de noter qu’une même demande peut être reçue simultanément par plus d’une
personne responsable.

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Si un journaliste se présente sans entente préalable et à l’improviste dans un centre local
d’emploi ou dans une direction régionale :
 le gestionnaire peut, de façon respectueuse, refuser de lui donner une entrevue, lui
demander de quitter les lieux et l’adresser au communicateur régional ou à la personne
responsable des relations avec les médias à la Direction des communications. Dans de
tels cas, il faut agir avec prudence et sans oublier que tous les propos du gestionnaire
peuvent être enregistrés par le journaliste et devenir une nouvelle en soi;
 le gestionnaire doit en aviser immédiatement le communicateur régional afin de lui
expliquer la situation et d’évaluer les actions à entreprendre pour la suite des
événements. Avant d’entrer en communication avec le journaliste, le communicateur
régional doit communiquer avec la personne responsable des relations avec les médias
à la Direction des communications, puisque cette dernière doit également obtenir une
validation auprès des autorités du Ministère.

La maxime « Les absents ont toujours tort » est souvent très pertinente en communication
publique. Ainsi, il vaut souvent mieux :
 transmettre aux journalistes les informations factuelles en lien avec un dossier plutôt que
de s’abstenir et de lui laisser le soin d’interpréter la position du Ministère;
 dire ouvertement au journaliste qu’on ne détient pas l’information demandée et qu’il faut
effectuer un traitement du contenu faisant en sorte que son délai ne pourra être
respecté, plutôt que de lui laisser croire que le Ministère ne souhaite pas lui parler ou
tend à lui cacher de l’information.

5. Affaires publiques
Les principes directeurs en matière d’affaires publiques sont :
 respecter le privilège du ministre en tant que premier porte-parole du Ministère et, s’il y a
lieu, la désignation du porte-parole par le cabinet. Ainsi, il lui revient de décider de
prendre part à une annonce ou à un événement publics ou s’il souhaite plutôt être
représenté par un autre élu ou par une personne représentant le Ministère;
 évaluer la pertinence de procéder à des activités de relations publiques;
 respecter les canaux de communication privilégiés par cette politique et le processus de
validation et d’approbation;
 maximiser la collaboration de la Direction des communications avec les unités du
Ministère;
 planifier les activités publiques en détail;
 préparer les outils nécessaires selon les rôles et les responsabilités établis;
 dresser une liste de partenaires pouvant corroborer, lorsque cela est possible, le sujet
de chacune des sorties publiques;
 déterminer un lieu approprié pour la tenue d’une annonce publique;
 distinguer la finalité d’une allocution et de celle d’un état de situation.

La Direction des communications a les responsabilités suivantes :

 mettre à jour, chaque semaine, un calendrier des activités publiques du ministre et en
assurer le suivi, qu’il s’agisse de l’inscription des activités ou du respect des
échéanciers;
 sur le plan national, planifier les activités d’affaires publiques et en assurer l’évaluation;
 outiller les communicateurs régionaux afin qu’ils planifient et évaluent efficacement leurs
activités en région;
 veiller à ce que le matériel produit soit le plus adéquat possible d’un point de vue
communicationnel.

La Direction des communications et les communicateurs régionaux jouent leur rôle de conseil
en proposant au ministre de participer à des activités publiques liées :
 aux projets structurants instaurés par le Ministère qui impliquent divers partenaires ou à
forte contribution ministérielle;
 aux nouveaux projets destinés à des groupes de clientèle particuliers et qui visent à
faciliter leur intégration ou leur réintégration à l’emploi;
 aux conclusions d’ententes particulières dans divers secteurs grâce à l’engagement
financier du Ministère;

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  à la tenue de congrès, de colloques, de séminaires ou de semaines thématiques liés
aux priorités ministérielles;
 au dévoilement d’études ou d’enquêtes nationales ou régionales.

Pour ce faire :
 les projets pertinents doivent être inscrits dans le document Propositions de participation
ministérielle et soumis au moins dix jours ouvrables avant la mise en œuvre de toute
action à la personne responsable des relations avec les régions à la Direction des
communications, avec copie conforme au sous-ministre associé responsable d’Emploi-
Québec, au sous-ministre adjoint aux opérations d’Emploi-Québec, au directeur général
adjoint des opérations de la métropole ou au directeur général adjoint aux opérations
des régions, selon le cas, et au responsable des affaires publiques;
 le cabinet détermine les activités auxquelles le ministre désire participer ou valide le
choix des représentants à ces activités;
 sur la base des initiatives ou des projets retenus par le cabinet, une fiche d’intervention
publique doit être remplie par la personne chargée du dossier à la Direction des
communications ou à la direction régionale, et la section de nature plus politique, par le
cabinet. Ces initiatives ou projets sont dès lors inscrits officiellement dans le document
Activités publiques ministérielles.

Dans l’optique de favoriser le succès d’une activité publique ministérielle, il est recommandé
de :
 fusionner plusieurs dossiers à portée plus restreinte à d’autres, soit par secteur, soit par
champ d’action;
 faire une annonce sentie en choisissant un lieu directement lié au sujet de l’annonce, en
appuyant la nouvelle par des tableaux ou des graphiques explicatifs simples et en
procédant à une visite officielle permettant de rencontrer un groupe de clientèle;
 associer des partenaires pouvant corroborer la position ministérielle en les invitant à
prendre part à l’activité de presse;
 À la demande expresse du cabinet ou du BSM, inviter, deux jours avant l’annonce et en
effectuant un rappel téléphonique le matin de l’annonce, les journalistes des médias
nationaux ou régionaux, selon le cas, des médias spécialisés et ceux qui ont déjà traité
du sujet de l’annonce dans le passé;
 solliciter les stations de télévision d’information afin de les inciter à couvrir en direct une
activité de presse. En ce sens, il est préférable de tenir des activités de presse les plus
courtes possible;
 décliner les annonces faites nationalement à une échelle régionale;
 accorder une attention particulière à la Tribune de la presse de l’Assemblée nationale du
Québec;
 lorsque le sujet de l’annonce est très pointu et technique, prévoir dans le scénario une
explication vulgarisée d’un spécialiste, soit au cours de la conférence de presse, soit
pendant une rencontre technique précédant celle-ci.
 éviter les salles trop grandes qui peuvent donner l’impression qu’elles sont vides ou qu’il
y a peu d’intérêt envers l’objet des annonces;
 détailler le plus possible les scénarios de déroulement des annonces en y indiquant le
personnel à l’accueil de même que les personnes-clés avec leur numéro de téléphone;
 s’assurer de la conformité de l’identification gouvernementale (www.piv.gouv.qc.ca);
 rédiger l’allocution du ministre de façon simple, concise et vulgarisée, tout en faisant
référence aux orientations gouvernementales et en utilisant des exemples concrets pour
illustrer des propos plus techniques;
 rédiger un communiqué de presse qui soit le plus concis, court, favorable et attrayant
possible en ne soulevant que l’essentiel, car les détails plus techniques peuvent être
précisés sur demande, et procéder à une révision linguistique avant toute diffusion;
 préparer au besoin un document « questions-réponses » lié au sujet de l’annonce et aux
problématiques régionales du Ministère.

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Après toute activité de communication :
 la personne responsable du dossier, avec l’aide de l’équipe de rétroinformation de la
Direction des communications et de la revue de presse quotidienne du Ministère, doit :
o faire une synthèse des retombées médiatiques de l’annonce,
o lorsque cela est possible, tirer une conclusion de cette activité de communication
afin d’améliorer constamment les façons de faire;
 les communicateurs régionaux peuvent contribuer à enrichir la rétroinformation en
faisant parvenir à la Direction des communications de l’information utile et
complémentaire à la synthèse précédemment mentionnée. Cette information peut
provenir de sites Internet de leaders d’opinion régionaux, de blogues, etc.

6. Production et diffusion de documents imprimés et audiovisuels

6.1 Documents imprimés
Les principes directeurs en matière de documents imprimés sont :
 pour la Direction des communications :
o produire des documents promotionnels, informationnels et publicitaires (en format
imprimé, audiovisuel ou sur le Web) sur les programmes et les mesures d’emploi et
de solidarité sociale, en s’assurant qu’ils répondent aux besoins des régions, et les
faire valider par l’unité administrative concernée et les autorités ministérielles;
o en ce qui a trait au matériel publicitaire portant sur une campagne nationale déjà en
cours, le concept élaboré nationalement doit également pouvoir être utilisé par les
directions régionales;
 pour les directions régionales :
o produire des documents d’information et du matériel publicitaire traitant de sujets
strictement régionaux et éviter l’adaptation de documents déjà produits par la
Direction des communications. Lorsqu’il s’agit d’un sujet national, les directions
régionales doivent établir des échanges avec les autorités d’Emploi-Québec et la
Direction des communications afin d’évaluer si cette dernière peut apporter un
soutien et des ressources pour leur élaboration, dans le respect des disponibilités
budgétaires. Par ailleurs, les directions régionales devraient informer la Direction des
communications de la diffusion de documents régionaux au moins dix jours
ouvrables avant leur diffusion;
 pour la Direction des communications et les directions régionales :
o respecter les règles gouvernementales en matière de placement publicitaire et faire
affaire avec le Centre de services partagés du Québec (CSPQ). Pour toute demande
de publicité dépassant 5 000 $, la Direction des communications doit respecter les
règles gouvernementales et faire une demande d’avis de pertinence au Secrétariat à
la communication gouvernementale. Elle s’assure du respect de l’application du
Programme d’identification visuelle, de la politique linguistique du Ministère et de la
cohérence de l’image et du message ministériel ou gouvernemental véhiculé. Pour
les achats gouvernementaux de publicités, il est essentiel de faire affaire avec le
Centre de services partagés du Québec;
o se conformer à la Loi sur le développement durable ainsi qu’au cadre de gestion au
sein de l’administration publique qui en découle, notamment en procédant de façon
optimale à l’impression de documents institutionnels, en utilisant du papier recyclé et
en accroissant, lorsque cela est pertinent, la diffusion de ces documents sur le Web,
limitant ainsi le nombre de documents imprimés.

Une politique d’édition comprenant notamment des lignes directrices relatives à la révision
linguistique est produite en parallèle à ce document.

8
6.2 Documents audiovisuels
Les principes directeurs en matière de documents audiovisuels sont :
 offrir des services audiovisuels à la communauté gouvernementale afin de susciter des
économies liées au partage des services;
 établir les priorités au regard des différentes demandes internes et des demandes
provenant des unités satellites et des ministères et organismes clients en fonction de
l’importance et de la portée des produits ainsi que des échéances de livraison.
À priorités égales, les projets internes du Ministère ont généralement préséance.

Toute demande de services audiovisuels doit être acheminée au chef du Service responsable
du secteur de la production audiovisuelle. Par la suite, si elle est acceptée, les étapes de
production d’une vidéo peuvent être enclenchées.
 Première étape : l’évaluation des besoins du secteur par la personne chargée du dossier
au Service-conseil stratégique en communication. Cette étape permet d’établir la
pertinence d’une production vidéo en fonction des objectifs poursuivis et des groupes de
clientèle visés et de déterminer, le cas échéant, le style de produit à réaliser, le contenu,
la durée approximative et les solutions pour le diffuser.

 Deuxième étape : l’élaboration de l’offre de service. Pendant cette étape, la demande

est analysée, les besoins humains et techniques sont évalués, et un devis est établi.

 Troisième étape : le démarrage du projet. Cette étape survient à la suite d’une entente
d’acceptation du devis. Elle comprend l’élaboration d’un scénario ou d’un synopsis, la
collecte de la documentation nécessaire, la rédaction de différents textes (dramatique,
questions d’entrevue, texte de narration, etc.) ou l’adaptation des textes fournis par le
client et la planification du tournage.

 Quatrième étape : le tournage. Cette étape peut commencer pendant la phase de

conception, puisque la réalisation d’une vidéo n’est pas un processus linéaire et que
certaines activités peuvent se dérouler en concomitance. Elle comprend le tournage de
tout le matériel nécessaire à la production de la vidéo : entrevues, dramatiques, images
ou séquences de réserve pour habiller la vidéo, enregistrement des narrations, etc.

 Cinquième étape : le prémontage. Pendant cette étape, toutes les épreuves de tournage
sont visionnées, les séquences sont sélectionnées et ordonnées, les directives de
montage sont établies, les textes nécessaires au montage (contenus des figures et des
tableaux, crédits, vignettes, etc.) sont préparés, et l’infographie est prévue.

 Sixième étape : la postproduction. Pendant cette étape, les cadreurs-monteurs assurent

le montage ou l’assemblage artistique et technique des images et du son, ce qui
nécessite la sélection des images et des séquences de réserve pour les raccords, la
sélection de la musique, l’élaboration de l’introduction, l’infographie (titres, tableaux,
graphiques, figures, etc.) effectuée par les cadreurs-monteurs ou par l’infographiste, la
captation ou la numérisation d’images et l’adaptation de celles-ci pour la vidéo, le
mixage du son, la révision linguistique, la compression ainsi que la préparation de la
copie maîtresse mixée.

 Septième étape : la duplication. Pendant cette étape, le secteur de l’audiovisuel prépare

le montage original ou la copie maîtresse mixée, la compression pour le Web, si
nécessaire, et une copie DVD, DC ou VHS. La duplication du produit en de nombreux
exemplaires peut se voir confier à l’externe. Le secteur vidéo et multimédia peut voir à la
préparation de la version texte des vidéos destinées aux personnes sourdes et
malentendantes. Il peut également produire une version anglaise des narrations et des
vidéos, au besoin.

Par ailleurs, la personne chargée du dossier veille à obtenir, auprès des clients et, si cela est
nécessaire, auprès des autorités du Ministère, les validations et les approbations requises aux
étapes importantes de production.

9
7. Inforoute
Les principes directeurs en matière d’inforoute sont :
 utiliser de façon planifiée et efficace l’inforoute afin d’augmenter l’accessibilité, la qualité
et la fiabilité de l’information diffusée auprès des groupes de clientèle;
 favoriser les échanges entre le Ministère et ses groupes de clientèle;
 maximiser l’utilisation du Web dans l’offre de service du Ministère auprès de ses
groupes de clientèle et de ses partenaires;
 diffuser, dans un langage adapté à l’inforoute, des contenus valides, approuvés et
conformes aux orientations ministérielles et gouvernementales;
 respecter le Processus de validation et d’approbation;
 accroître la collaboration de la Direction des communications avec les unités
administratives du Ministère;
 respecter les orientations liées au gouvernement en ligne et les normes
gouvernementales, comme le Programme d’identification visuelle, la politique
linguistique du Ministère et les règles de confidentialité en ce qui a trait à l’utilisation du
courriel.

La Direction des communications a les responsabilités suivantes :

 planifier et effectuer les activités de communication interactives et en assurer
l’évaluation;
 outiller les responsables des communications en région ou dans les directions centrales
pour qu’ils planifient et évaluent efficacement leurs activités;
 veiller aux règles de présentation graphique édictées dans le Cahier des normes
graphiques;
 s’assurer que les documents situés dans le même site ou dans des sites externes
auxquels on renvoie par des hyperliens soient conformes au sens de la mission, aux
orientations, aux objectifs et aux normes d’éthique et d’intégrité du Ministère.

Pour obtenir plus de renseignements, il est nécessaire de consulter la Politique éditoriale et le

Cadre de gestion de l’intranet ministériel du Ministère ou la Politique éditoriale des sites
Internet.

7.1 Intranet

Les principes directeurs en matière d’intranet sont :

 véhiculer l’information officielle, dont l’exactitude relève de l’unité administrative cliente
responsable;
 faciliter la communication au sein du Ministère;
 aider à l’exécution des tâches en facilitant l’accès à l’information et aux applications
ministérielles;
 améliorer le service à l’intention du personnel et, ultimement, l’efficacité de l’appareil
gouvernemental afin d’assurer un meilleur service aux citoyens;
 favoriser la participation de l’ensemble du personnel du Ministère au choix ou à
l’élaboration des contenus, à l’intégration de ces contenus et au développement
technique et technologique des sites.

La Direction des communications a les responsabilités suivantes :

 sélectionner des contenus dans le portail ministériel et les sites thématiques;
 élaborer des orientations de l’intranet;
 vérifier que les règles et les politiques qui s’appliquent sont respectées dans tous les
sous-sites de l’intranet : Programme d’identification visuelle, politique linguistique du
Ministère, règles graphiques, etc.;
 accompagner les unités administratives désireuses de créer un sous-site :
o fournir les guides et les gabarits à utiliser pour la conception de sous-sites,
o offrir le soutien technique.

10
7.2 Internet

Les principes directeurs en matière d’Internet sont :

 concevoir et mettre à jour régulièrement les contenus du site Internet ministériel en
fonction des besoins des groupes de clientèle;
 véhiculer :
o la liste des services offerts,
o la liste des programmes accompagnée d’un lien vers le Répertoire des programmes
et services,
o la liste des publications,
o la mission et les mandats,
o les coordonnées de l’organisation,
o une boîte de commentaires ou de renseignements,
o un plan du site,
o la liste des formulaires en ligne,
o la date de la dernière modification majeure;
 réaffirmer que les renseignements contenus dans les sites sont la propriété du
gouvernement du Québec, qui en détient les droits exclusifs. Le contenu des documents
accessibles dans les sites du Ministère appartient à l’unité administrative responsable;
 soumettre les publications électroniques aux mêmes règles que les documents
imprimés.

La Direction des communications a les responsabilités suivantes :

 s’efforcer d’assurer l’accessibilité des différents contenus Web du Ministère aux
personnes handicapées et ajuster graduellement les sites et les applications Internet
aux règles d’accessibilité;
 veiller à la cohérence, à la qualité et à l’uniformité des contenus diffusés dans le site
Web ministériel. La Direction des communications est chargée :
o de la gestion et de l’édition des sites Internet,
o de la diffusion de l’information,
o de la coordination de la mise à jour des contenus en collaboration avec les unités
administratives responsables,
o de l’adaptation des contenus en fonction du média,
o du suivi de la révision linguistique et de la traduction dans le respect des politiques
en vigueur dans ces domaines,
o de l’infographie et de l’encodage des sites;
 s’assurer que les documents suivent le Processus de validation et d’approbation avant
leur mise en ligne.

8. Visibilité
Les principes directeurs en matière de visibilité résultant d’une commandite, d’une subvention
ou d’une aide financière sont :
 contribuer, par des commandites, des subventions et de l’aide financière, à appuyer
financièrement divers groupes de clientèle, des causes, des activités publiques, etc.;
 faire connaître l’engagement du Ministère envers une activité, une clientèle, une
organisation ou un objectif;
 appuyer le développement de la notoriété de la mission, des orientations, des
programmes et des mesures du Ministère;
 créer des liens tangibles avec les groupes de clientèle ciblés;
 faire preuve de transparence dans le processus de sélection et d’équité et d’efficacité
dans la prise de décision;
 accorder la priorité aux projets liés à la mission et aux objectifs du Ministère;
 obtenir une visibilité gouvernementale appropriée et équitable au regard de l’importance
de la contribution apportée par rapport aux autres partenaires (s’il y a lieu);
 diffuser, grâce à la visibilité attribuée au Ministère, des contenus validés, approuvés et
conformes aux orientations ministérielles et gouvernementales dans un langage adapté;
 élaborer avec les bénéficiaires d’un appui ministériel un processus d’approbation des
éléments de visibilité permettant au Ministère de valider les contenus et la conformité de
l’identification visuelle gouvernementale;

11
  accroître la coordination entre les unités du Ministère et les autres ministères et les
organismes publics afin d’augmenter la visibilité des commandites, des subventions et
de l’aide financière.
Selon la définition gouvernementale, commanditer consiste à acquérir le droit d’association et
de visibilité en échange d’argent et de services. L’application de la commandite consiste à
utiliser ce droit d’association pour atteindre des objectifs de communication marketing par
l’exploitation publicitaire ou promotionnelle et à mettre en valeur le message, le service ou
l’image souhaités par le commanditaire.

La subvention ou l’aide financière sont octroyées principalement pour atteindre des objectifs
visant des retombées économiques ou sociales significatives pour la communauté. Même dans
le cas d’une subvention ou d’une aide financière, il est primordial de prévoir un plan de visibilité
ou des clauses contractuelles permettant de reconnaître clairement le Ministère comme étant
associé à la réalisation d’un projet.

8.1 Responsabilités de la Direction des communications

et des directions régionales

La Direction des communications et les directions régionales ont les responsabilités suivantes :
 établir des ententes de visibilité ou des clauses de visibilité qui reflètent la valeur de la
contribution accordée. La visibilité peut revêtir la forme d’une annonce, la présence du
ministre, de messages des autorités dans les imprimés, du positionnement du logo dans
différents outils promotionnels, imprimés ou électroniques, d’un stand, etc. Pour les
ententes de Concertations pour l’emploi et de Subventions salariales liées à des
événements ayant un potentiel de visibilité grand public élevé et dont la participation
financière d’Emploi-Québec excède 25 000 $, le conseiller aux entreprises avise le
responsable des communications de sa région qu’il négocie un contrat répondant à ces
paramètres. Le conseiller aux entreprises et le responsable des communications
déterminent alors conjointement la nécessité de négocier une entente de visibilité.
Le cas échéant, le responsable des communications conviendra avec le subventionné
de la nature des clauses de visibilité accordées à Emploi-Québec, et ce, à la hauteur du
soutien financier. Il pourrait aussi être appelé à en assurer le suivi, selon l’ampleur de
l’événement.

La Direction des communications a les responsabilités suivantes :

 analyser les projets liés aux orientations stratégiques ministérielles, en collaboration
avec l’unité administrative concernée;
 assurer la coordination de la visibilité au sein du Ministère et à l’échelle
gouvernementale;
 appliquer les mécanismes de rétroaction et de coordination relatifs à la participation
financière des ministères et organismes publics en inscrivant la position ministérielle
dans le système gouvernemental PROCOM.

Les principes directeurs en matière de subventions ou d’aide financière sont :

 obtenir la plus grande visibilité possible en fonction des contributions financières
accordées, que ce soit par le Fonds de développement du marché du travail, le Fonds
de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre ou tout
autre programme de soutien;
 veiller à ce que la visibilité témoigne de l’engagement du Ministère dans
l’accomplissement de sa mission à l’échelle nationale et dans les régions du Québec;
 évaluer la visibilité obtenue afin de faire un bilan des actions de communication menées,
en vue d’apporter des ajustements, au besoin.

12
8.2 Commandites

Les principes directeurs en matière de commandites sont :

 appliquer les procédures du Guide de gestion de la commandite du gouvernement du
Québec;
 considérer la commandite comme étant un partenariat dont chacune des parties
ressortira gagnante;
 privilégier les projets permettant de diffuser de l’information sur les programmes et les
services du Ministère tout en créant une valeur ajoutée à l’événement, à l’activité ou au
produit commandités;
 faire preuve d’équité et éviter de favoriser une personne ou une organisation en
particulier;
 éviter les projets qui proposent une visibilité basée uniquement sur l’utilisation de
signatures, puisque cela s’avère souvent insuffisant.

La commandite peut être catégorisée selon cinq types, soit :

 la commandite d’événements, qui a trait à la tenue de colloques, de congrès, de salons,
d’expositions, etc.;
 la commandite de médias, en lien avec la production d’une émission de radio ou de
télévision, d’un journal ou d’un magazine, d’un site Internet ou autres. Ce type de
commandite s’apparente au placement publicitaire et permet habituellement de joindre
un vaste public;
 la commandite de produits, qui implique la production d’un livre ou d’une publication en
visant une participation au contenu si possible;
 la commandite de porte-parole, liée à la représentation publique et officielle d’un
événement;
 la commandite de causes, qui sous-tend des collectes de fonds ou la promotion de
messages d’intérêt public, telles la sécurité routière et les causes environnementales.

8.2.1 Processus de gestion d’une commandite

Le Ministère peut solliciter des commandites, notamment en vue de compléter la
structure financière d’un projet, mais, la plupart du temps, il est plutôt approché par des
demandeurs. Dans les deux cas, un processus rigoureux doit être suivi par la Direction
des communications qui a la responsabilité d’analyser les demandes, avec la
collaboration des unités concernées.

8.2.2 Réception d’une demande et analyse préliminaire

Les principes directeurs en matière de réception d’une demande et d’analyse
préliminaire sont :
 obtenir par écrit toute demande de commandite, laquelle doit contenir la structure du
financement de l’activité, de la cause ou du produit, le plan de visibilité, la valeur
globale du projet, la part de cette valeur qui serait octroyée au Ministère et les
retombées possibles pour celui-ci;
 identifier les projets qui pourraient porter atteinte aux normes éthiques et à l’intégrité
du Ministère en s’interrogeant sur la gestion financière et la crédibilité des
promoteurs, le risque que les projets soulèvent une controverse ou qu’ils soient de
nature politique ou religieuse, la perception des projets par la population et la
mobilisation autour de ceux-ci;
 s’assurer que le contexte budgétaire permet de considérer la demande avant de
procéder à une analyse plus approfondie.

13
8.2.3 Évaluation du projet et recommandations
Les principes directeurs en matière d’évaluation et de recommandations sont :
 évaluer le projet en fonction des objectifs et des orientations stratégiques du
Ministère selon les critères suivants :
o le projet vise la clientèle cible,
o le projet permet de répondre aux priorités de communication en offrant la
possibilité d’intégrer plusieurs moyens de communication, dont l’information, la
publicité, les relations publiques, etc.,
o le projet permet de diffuser de l’information sur les programmes et les services
du Ministère,
o il existe un lien naturel entre l’activité commanditée et les objectifs et les
interventions du Ministère,
o le plan de visibilité peut être évalué et quantifié;
 analyser le projet en collaboration avec les unités administratives concernées et
recommander son acceptation ou son refus.

8.2.4 Plan d’intervention

Les principes directeurs en matière de plan d’intervention sont :
 préciser les moyens de communication à utiliser, le personnel à assigner au projet,
les retombées attendues, l’échéancier à respecter et les ressources financières
supplémentaires allouées pour la mise en œuvre de ces moyens;
 maximiser l’investissement en précisant notamment des idées d’actions de
communication permettant d’arrimer le projet aux objectifs du Ministère.

8.2.5 Négociation d’une entente

Les principes directeurs en matière de négociation d’une entente sont :

 informer le demandeur par écrit de la décision du Ministère dans un délai maximal
de trente jours après réception du dossier complet. Le délai peut parfois être allongé,
notamment lorsque plusieurs ministères et organismes publics participent au projet;
 négocier avec le bénéficiaire une entente de commandite considérant l’ensemble
des paramètres du projet et en s’assurant d’obtenir un rapport qualité-prix juste et
équitable pour les parties concernées afin que chacune puisse atteindre ses
objectifs;
 ajouter au contrat, pour les projets qui ont un potentiel de visibilité élevé, une clause
en vertu de laquelle les bénéficiaires doivent concevoir et faire approuver, par le
cabinet du ministre ou le Ministère, un plan de visibilité utilisant les différents outils
de communication liés au projet;
 ajouter au contrat, pour les projets qui ont un potentiel de visibilité limité, une clause
stipulant que le bénéficiaire doit assurer, avec les différents outils de communication
liés au projet, une visibilité gouvernementale jugée appropriée, et ce, dans des
termes qui satisfont le cabinet du ministre ou le Ministère;
 s’assurer que, pour tout projet bénéficiant d’une commandite, le bénéficiaire
effectue, dans la mesure de ses possibilités, les activités de communication
suivantes :
o une annonce publique faite par le ministre ou son représentant par voie de
communiqué ou de conférence de presse,
o une participation du ministre ou de son représentant à toute cérémonie officielle
relative à la promotion du projet,
o un positionnement avantageux de la signature gouvernementale ou du Ministère
et une mention de la contribution dans les documents promotionnels au moment
des activités publiques et dans les véhicules publicitaires liés au projet;
 être informé par le bénéficiaire, au préalable et dans un délai raisonnable, des
activités de communication et de la diffusion d’éléments publicitaires liés au projet;
 établir la durée limitée des ententes liées à l’octroi d’une commandite;
 effectuer le paiement de la commandite en trois versements, soit à la signature du
contrat, à la livraison ou à la mise en œuvre du plan de visibilité et à la présentation
du bilan, afin de s’assurer, avant d’effectuer le paiement complet, que le demandeur
a respecté ses obligations.

14
8.2.6 Bilan

Les principes directeurs en matière de bilan sont :

 effectuer une évaluation des retombées après l’activité afin de vérifier si ce véhicule
a été performant et formuler des recommandations quant à la reconduite possible ou
non du partenariat et des ajustements à apporter. Pour ce faire, le bénéficiaire doit
présenter un bilan des activités qui comprend :
o une revue de presse complète,
o les publicités originales concernant la commandite,
o les autres éléments publicitaires (affiche, dépliant, etc.),
o les statistiques sur l’achalandage, le profil des participants, le taux de fidélité et
le taux de reconnaissance des commanditaires;
 dresser un bilan propre au Ministère qui présente l’enjeu stratégique de
l’investissement, le plan de visibilité, les résultats obtenus et les recommandations.

8.2.7 Recherche de commandites

Les principes directeurs en matière de recherche de commandites sont :

 déterminer, avant d’entreprendre la sollicitation, les besoins du Ministère et définir
l’admissibilité des partenaires potentiels tout en respectant les normes éthiques du
Ministère;
 s’assurer que les partenariats et leurs retombées seront profitables aux citoyens;
 veiller à ne discriminer aucun partenaire potentiel en accordant une exclusivité. Le
Ministère peut procéder par appel d’offres public afin de faire preuve d’équité et de
transparence;
 présenter une proposition de commandite contenant le projet, le plan de visibilité
ainsi que les investissements prévus;
 officialiser les ententes de commandite dans des contrats entre le Ministère et ses
partenaires;
 remettre aux commanditaires un bilan de l’activité en guise de rétroaction.

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