Académie des sciences Alimentaires et Biologiques

Approvisionnement des médicaments

Introduction

La gestion des médicaments l’une de ces activités majeures ; sa place dans le

processus de maintien d’un approvisionnement continu en médicaments et les procédures
standards qu’il est recommandé d’utiliser. Ce manuel fait partie d’un ensemble de documents
utilisés dans une approche intégrée de

Notamment en ce qui concerne le circuit et le rythme des

approvisionnements, la tenue des outils de gestion et les conditions de
rangement des pharmacies.

Des supervisions devront être régulièrement menées pour s’assurer de la

bonne utilisation de ces outils.
Chapitre 1 : Comment aménager le local de pharmacie

Les médicaments et autres produits pharmaceutiques, sont des produits délicats et sensibles. Il
faut en prendre soin, faute de quoi ils pourraient se détériorer. En cas de détérioration, ces
médicaments peuvent perdre leur efficacité et provoquer des effets inattendus chez les
patients.

Par conséquent, les produits en stock doivent toujours être entreposés dans un local réservé à
cet usage. Votre établissement doit comporter une pièce fermant à clé, en bon état et bien
aménagée. Cette pièce sera votre local de pharmacie. Elle doit être séparée du lieu où sont
distribués les médicaments. Vous devez conserver tous les produits dans ce local et ne prendre
(sortir) pour la distribution que les quantités nécessaires.

Pour aménager la pharmacie de votre CSS

1. Choisissez un endroit sûr dans votre CSS pour en faire le local de pharmacie.

Conserver les médicaments dans une pharmacie permet de connaître en permanence l’état du
stock. C’est aussi une manière simple de conserver les produits en sécurité. Installez des
grilles ou des barreaux sur toutes les ouvertures pour éviter les vols.

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Chapitre 3 : Comment tenir les supports de gestion

Il est important d’enregistrer avec précision tous les médicaments et autres produits
pharmaceutiques en stock. Ceci vous permet de suivre les mouvements d’entrée et sortie des
produits, mais aussi de savoir :

• quels sont les produits disponibles dans le stock

• quelle est la quantité de chaque produit dans le stock
• quelles sont les consommations régulières
• quand et en quelle quantité re-commander un produit.

Les principaux outils de gestion des médicaments au niveau de la CSS sont :

I. La fiche de stock

La fiche de stock est l’élément de base de la gestion des médicaments dans la

pharmacie.

Chaque produit en stock doit avoir une fiche de stock. Il doit avoir différentes fiches de stock
pour les différentes formes d’un même produit. La fiche de stock doit être accrochée sur
l’étagère, à côté du produit ou bien placée avec le produit sur l’étagère.

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Elle est utilisée pour retracer les mouvements du produit, par exemple la date d’entrée ou

Sortie du produit, la date de péremption ……

Dans le cadre, en haut de la fiche de stock, figurent les informations suivantes :

Le nom du département sanitaire

Le nom de la circonscription socio- sanitaire

Le numéro de la fiche

Le nom du produit (désignation)

La forme galénique : comprimé, sirop, injection, etc.

Le dosage

Le conditionnement du produit : boîte, flacon, etc.

La consommation mensuelle moyenne

Le stock minimum

La fiche de stock comporte également des colonnes pour enregistrer les informations

relatives aux mouvements du produit :

DATE : à quel moment l’article est entré ou sorti de la pharmacie

ENTREES : nombre d’unités reçues à la pharmacie (boite, flacon, tube, etc.)

SORTIES : nombre d’unités sorties de la pharmacie

STOCK RESTANT : nombre d’unités restant dans le stock

DATE DE PEREMPTION

OBSERVATIONS

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Modèle de Fiche de stock

II. Le bon de commande

Le bon de commande est l’outil de passation des commandes. Il se présente en deux

exemplaires (auto-carbonés) :

un exemplaire qui reste au niveau de la CSS et sert comme élément de supervision et / ou de

contrôle au moment de la livraison ;

un exemplaire qui reste à la COMEG comme preuve de livraison et pour le traitement des
données de distribution. Ce traitement donne suite au rapport de distribution et au rapport
d’activités qui servent à leur tour à la planification des

achats et au monitoring des programmes de santé.

La colonne désignation comprend la description de l’article sous sa dénomination

commune internationale (DCI) ainsi que le dosage, la forme pharmaceutique et le

conditionnement.

II. Le bon de commande

Le bon de commande est l’outil de passation des commandes auprès de la COMEG.

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Il se présente en deux exemplaires (auto-carbonés) :

un exemplaire qui reste au niveau de la CSS et sert comme élément de
supervision et / ou de contrôle au moment de la livraison ;
un exemplaire qui reste à la COMEG comme preuve de livraison et pour le
Traitement des données de distribution. Ce traitement donne suite au rapport de
Distribution et au rapport d’activités qui servent à leur tour à la planification des
Achats et au monitoring des programmes de santé.

La colonne désignation comprend la description de l’article sous sa dénomination

Commune internationale (DCI) ainsi que le dosage, la forme pharmaceutique et le
Conditionnement.
IV. Le registre des sorties

Le registre des sorties renferme toutes les informations relatives aux produits sortis de
stock. Il est rempli après avoir servi les produits conformément à la demande des
formations sanitaires, formulée à travers leurs bons de commande.

Les informations à recueillir dans le registre des sorties concernent la date, la

désignation
(en DCI), la quantité livrée, le prix unitaire et le prix total des produits ainsi que leur
destination. Les remarques éventuelles seront notées dans la colonne
OBSERVATION.

Chapitre 4 : Comment passer une commande

Une gestion des stocks efficace signifie que les produits sont disponibles pour les
patients
qui en ont besoin. Les produits sont d’autant plus susceptibles d’être disponibles si
vous
commandez régulièrement les quantités requises. En général, le calcul des quantités de
produits à commander doit être basé sur les quantités de produits utilisées ou leur
consommation antérieure.

Pour passer une commande :

1. Calculez la consommation moyenne mensuelle de chaque produit en

stock.
La consommation mensuelle d’un produit est le nombre d’unités que votre CSS utilise
Pendant un mois. La consommation peut augmenter ou diminuer selon les mois. Par
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Conséquent, la consommation moyenne mensuelle (CMM) est la quantité qui est

Calculée pour être consommée pendant un mois.

Gestion de pénurie la rupture de stock

(Si vous avez remarqué lorsque vous chercher médicament Biafine ils vous disent
ruptures stock)

Les différentes évaluations menées dans le secteur pharmaceutique ont montré la mauvaise

tenue des outils de gestion avec pour conséquences, des ruptures de stocks en médicaments

parfois disponibles au niveau supérieur de la chaîne des approvisionnements et aussi

quelques fois, des péremptions évitables.

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