USAID GLOBAL HEALTH SUPPLY CHAIN PROGRAM

Procurement and Supply Management

ATELIER DE
FORMATION/RECYCLAGE DU
PERSONNEL DU GIP-FRPNO A LA
GESTION DES STOCKS DES
PRODUITS DE SANTE
GHSC-PSM Cameroon
Kribi
18-19 Sept 2019
 USAID GLOBAL HEALTH SUPPLY CHAIN PROGRAM
Procurement and Supply Management

INTRODUCTION A LA
GESTION DES STOCKS
ET INVENTAIRES

Hysantine Arrey
PF GAS Lit
Kribi 2019

Photo: Lan Andrian

Agenda

• Importance de la logistique
• Importance de la Gestion des Stocks
• Methodologie de la formation
• Definition de quelques concepts

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Importance de la logistique

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Importance de la logistique

La logistique de santé a pour objectif principal que…

les BONS produits dans les BONNES quantités et en
BONNE condition soient livrés…au BON endroit, au
BON moment, et au BON prix.

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Importance de la Gestion des Stocks

• Pour garantir la qualité des produits de santé, il est

essentiel de maintenir des conditions de stockage correctes.

• Les dates de péremption des produits sont fixées sur la base

de conditions de stockage idéales et il importe de préserver
la qualité des produits jusqu'à cette date, afin de servir
convenablement le client et d'économiser les ressources.
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Methodologie de la formation
 Adult learning
 Brainstorming
 Power points
 Tâches de Routine du magasinier dans la Gestion d'un Entrepôt

 Gestion des stocks, réception et rangement des produits pharmaceutiques

 Outils de suivi des Produits Conservés dans le Local de Stockage

 Bonnes pratiques de distribution et la logistique inversée

 Concept des 5S(+sécurité) dans un magasin de stockage

 Maitriser les Indicateurs Clés de Performance

 Travaux pratiques

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 Definition de quelques concepts
• Magasin: une structure ou une pièce où les produits sont stocker
• Stockage: fait référence au processus de conservation des produits dans un
environnement qui garantit leur intégrité et leur efficacité.

• Consommation Moyenne Mensuelle (CMM): c’est la quantité d’un produit que la

FOSA utilise en moyenne par mois pendant une période donnée.
 Calcul de la CMM
 CMM = Somme des consommations des 3 derniers mois divisée par 3
CMM= (CM1+CM2+CM3)/3
Où CM= Consommation du Mois
• Contrôle des stocks: vérification des quantités et de la qualité des médicaments en
stock.
• Date de péremption : Date indiquée sur le médicament par le fabricant après laquelle
il ne garantit plus la qualité (activité, pureté ou biodisponibilité) du produit.

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Definition de quelques concepts

• Délai de livraison (DL) : intervalle entre le moment où une nouvelle

commande est passée et le moment où elle est reçu et prêt à l’emploi.

• Fiche de stock: Outil fondamental pour la gestion des stocks. Elle permet
d’enregistrer toutes les opérations concernant un article: entrée, sortie, stock
disponible, pertes et ajustement etc.

• Premier Entrée/Premier Sorti (PEPS): Méthode de gestion des stocks où

les premiers produits reçus sont les premiers sortis

• Premier Périmé/Premier sorti (PPPS): Méthode de gestion des stocks où

les produits dont la date de péremption est la plus proche sortent les premiers

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Definition de quelques concepts

• Délai de livraison (DL) : intervalle entre le moment où une nouvelle

commande est passée et le moment où elle est reçu et prêt à l’emploi.

• Fiche de stock: Outil fondamental pour la gestion des stocks. Elle permet
d’enregistrer toutes les opérations concernant un article: entrée, sortie, stock
disponible, pertes et ajustement etc.

• Premier Entrée/Premier Sorti (PEPS): Méthode de gestion des stocks où

les premiers produits reçus sont les premiers sortis

• Premier Périmé/Premier sorti (PPPS): Méthode de gestion des stocks où

les produits dont la date de péremption est la plus proche sortent les premiers

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Definition de quelques concepts

• Etat de stock : Quantité de stock physique couvrant une période précise. Il est
exprime en nombre de mois de stock disponible (MSD)

• Etat de stock ou MSD = stock physique disponible/CMM

• Garantie de qualité: Activités de gestion nécessaires pour s’assurer que le

médicament qui arrive au patient est sûr et efficace.

• Inventaire: Activité périodique pendant laquelle les stocks physiques sont

comptés et comparés aux stocks disponibles en Magasin.
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Definition de quelques concepts

• Stock disponible et utilisable: Stock physique de commodités de bonne qualité

disponible à un moment donne. Il exclut tous les produits périmés et ou non
conformes.
• Système de contrôle d’inventaire maximum-minimum. Système conçu pour
s’assurer que les quantités de stock se situent dans une fourchette préétablie.
• Pipeline: ensemble d’établissements de stockage de la chaîne d'approvisionnement
par lesquels les commodités transitent jusqu’au patient / client.
• Système de réquisition (« Pull »): système de commande où le prestataire de
service au niveau de la structure qui a besoin du Produit détermine les quantités à
commander.
• Système d’allocation (« Push »): système de commande où l’institution qui
distribue les produits, détermine lui-même les besoins de la FOSA.

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Definition de quelques concepts

• Stock de sécurité (Stock tampon): Quantité de produits conservée comme

réserve pour éviter les ruptures de stock en raison de livraisons retardées ou
d'une demande accrue

• Stock disponible: la quantité de stock utilisable stockée dans une structure

donnée

• Stock maximum: La quantité de produits qu’une entité (FOSA, FRPS,

CENAME) ne doit dépasser dans des circonstances normales

• Stock minimum: La quantité de produits par item en-deca de laquelle une entité
(FOSA, FRPS, CENAME) ne doit tomber dans des circonstances normales.

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Procurement and Supply Management

Tâches de Routine pour

Gestion d'un Entrepôt
Dr. Sih Laetitia

Resp RH GAS
• Certaines tâches spécifiques peuvent varier en
fonction des:
• directives;

• des procédures;

• des réglementations nationales;

• selon le niveau dans le système de santé (du district,

régional ou national)

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Tâches de Routine pour Gestion d'un
Entrepôt

 L’organisation en interne du travail du magasin central ;

 La mise à disposition au Chef de la Section, des données
nécessaires pour l’élaboration des commandes des produits ;
 La réception des produits distribués par le Fonds et leur
stockage conformément aux règles de bonnes pratiques en la
matière ;
 La tenue des outils de gestion ;
 Le traitement des commandes des clients ;
 La propreté du magasin ;
 Le contrôle de la chaine de froid y compris la tenue de la fiche de
relevé quotidien de température ;
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Tâches de Routine pour Gestion d'un
Entrepôt
 Le suivi de la température du magasin et son taux d’humidité ;
 La sécurité du magasin central ;
 L’organisation du suivi des stocks par des contrôles périodiques et les
inventaires ;
 Le suivi de la qualité des médicaments ;
 La production des rapports des contrôles périodiques des stocks ;
 Compte rendu régulier de l’évolution des péremptions à l’Administrateur et ou au
pharmacien ;
 Participation à la préparation de la destruction des produits périmés ou avariés ;
 La discipline et la répartition des tâches du magasin ;
 La mise en œuvre des bonnes pratiques de réception, de stockage et de
conservation des médicaments ;
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Tâches de Routine pour Gestion d'un
Entrepôt
• Proposer au début de chaque exercice un calendrier annuel de
supervision trimestrielle des approvisionnements des
formations sanitaires publiques dépôt vente ;
• Participer effectivement aux supervisions des FS publiques et
régulièrement dans les différents magasins du FRPS-NORD ;
• Faire des descentes instantanées si nécessaire en vue des
recouvrements ;
• Tenir le fichier financier manuel des formations sanitaires à
l’aide des factures d’achat, bon d’avoir et reçu de versement
des formations sanitaires issus des supervisions et informatiser
ultérieurement dans un fichier informatique crée à cet effet ;

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 Tâches de Routine pour Gestion d'un
Entrepôt
• Participer à l’élaboration des commandes des médicaments et dispositifs médicaux du FRPS-
NORD en cas de besoin ;
• Centraliser les documents litigieux des formations sanitaires (reconnaissances de dette, inventaire,
etc.) et autres documents à lui confiés par l’Administrateur et transmettre copie au responsable
administratif ;
• Participer effectivement à la livraison et à la confection des colis des médicaments lors de la
préparation des supervisions et approvisionnements divers ;
• Effectuer des descentes pour les contrôles dans des formations sanitaires ou les malversations
financières ou détournements divers sont déclarés et rendre compte à l’Administrateur ;
• Participer à la détermination des quantités de médicaments à servir aux formations sanitaires en
collaboration avec le magasinier chef en cas de besoin ;
• Participer toujours aux réceptions des médicaments et dispositifs médicaux essentiels dans les FS
qu’il supervise et au FRPS-NORD en cas de besoin ;
• Assurer le suivi et la planification des livraisons ;
• Participer à l’élaboration du rapport d’activité et du budget annuel du FRPS-NORD ;

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 Tâches de Routine pour Gestion d'un
Entrepôt
• Contribuer au règlement du contentieux avec les clients en relation avec le service
administratif ;
• Classer les dossiers des livraisons et suivre les bons de réclamation et/ou bon d’avoir
les cas échant ;
• Superviser en liaison avec les superviseurs institutionnels (équipe cadre de district
« ECD », la gestion des stocks des produits pharmaceutiques et des finances dans les
formations sanitaires publique en dépôt vente ;
• Tenir en liaison avec le service de la comptabilité un fichier informatique des stocks
théoriques résiduels de médicaments et dispositifs médicaux essentiels des FS
publiques en dépôt vente ;
• Participer effectivement aux inventaires de fin d’exercice dans les FS supervisées ;
• Transmettre au début de chaque période son planning trimestriel de travail au service
administratif ;
• Tout autre travail à eux confié par l’Administrateur.

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Merci pour votre bonne

comprehension