Societe Power On Manufacture Sa: B.P. 9087 Cotonou République Du Bénin

SOCIETE POWER ON
MANUFACTURE SA
Société Anonyme
B.P. 9087 Cotonou
République du Bénin
MANUEL DE PROCEDURES
COMPTABLES, FINANCIERES ET
ADMINISTRATIVES
Août 2008
VERSION FINALE
Version finale
SOMMAIRE
TITRE 1 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES .......................................... 4

1.1 DEFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL.................................................................... 5
1.2 CONTENU DU MANUEL ...................................................................................................... 7
1.3 MISE A JOUR DU MANUEL ................................................................................................ 8
1.4 A QUI EST DESTINE CE MANUEL ? ................................................................................ 9
1.5 COMMENT UTILISER CE MANUEL ? ........................................................................... 10
TITRE 2 : PRESENTATION DE LA SOCIETE ..................................................................... 11

2.1 PRESENTATION DE L’ACTIVITE DE LA SOCIETE POM ........................................ 12
2.2 FICHE D’IDENTIFICATION DE LA SOCIETE ............................................................. 13
2.3 ORGANIGRAMME DE LA SOCIETE ............................................................................. 14
2.4 DESCRIPTION DES PRINCIPALES ATTRIBUTIONS................................................. 15
2.5 DEFINITIONS DES PRINCIPAUX POSTES ................................................................... 24
TITRE 3 : LES PROCEDURES ................................................................................................ 39

3.1 GESTION ADMINISTRATIVE .......................................................................................... 40
3.1.1 Objectifs et règles générales de gestion .............................................................. 41
3.1.2 Procédures de gestion des courriers ................................................................... 47
3.1.3 Procédures de gestion du personnel et de traitement des salaires ................... 50
3.1.4 Procédures relatives aux missions ...................................................................... 52
3.1.5 Procédures de gestion des immobilisations ........................................................ 53
3.1.6 Procédures d’achat ............................................................................................... 56
3.1.7 Procédures d’achat de matière premières à l’étranger .................................... 59
3.1.8 Procédures de gestion des stocks......................................................................... 63
3.2 GESTION DE LA PRODUCTION ...................................................................................... 66
3.2.2 Procédures de prémastering ................................................................................. 68
3.2.3 Procédures de transvasement des PC ................................................................. 69
3.2.4 Procédures de mastering et de rupture ............................................................... 70
3.2.5 Procédures de métallisation et de contrôle de qualité ........................................ 71
3.2.6 Procédures d’impression d’étiquette .................................................................. 72
3.3 GESTION DES VENTES ..................................................................................................... 73
3.3.2 Procédures des ventes sur commandes ............................................................... 75
POM / Manuel de procédures – Août 2008 2

Version finale
3.3.3 Procédures des ventes directes ............................................................................ 79

3.4 GESTION DE TRESORERIE ............................................................................................. 80
3.4.2 Procédures d’encaissement.................................................................................. 89
3.4.3 Procédures de décaissement : paiement par espèces ......................................... 91
3.5 GESTION COMPTABLE, BUDGETAIRE ET FISCALE .............................................. 97
3.5.1 Objectifs et règles générales de gestion ............................................................... 99
3.5.1 Objectifs et règles générales de gestion ............................................................ 100
3.5.2 Règles et méthodes comptables ......................................................................... 101
3.5.3 Système comptable ............................................................................................. 102
3.5.4 Schéma de comptabilisation .............................................................................. 107
3.5.5 Etablissement des états financiers annuels et des déclarations fiscales et sociales
........................................................................................................................................ 108
3.5.6 regles d’elaboration du budget et de suivi budgetaire .................................... 117
3.5.7 Echéancier fiscal, comptable, social et juridique ............................................ 120
3.6 GESTION INFORMATIQUE ........................................................................................ 122
3.6.1 Objectifs et règles générales de gestion .......................................................... 123
3.6.2 Procédures de gestion du parc informatique ................................................. 125
3.6.3 Procédures de gestion du consommables informatiques .............................. 126
3.6.4 Procédures d ’accès aux données informatiques .......................................... 127
3.6.5 Procédures de sauvegarde des données informatiques .................................... 128
TITRE 4 : ANNEXE ................................................................................................................. 129

Version finale
T ITRE 1 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES

Version finale
TITRE 1 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES Août 2008
POM 1.1 DEFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL Folio : 1/2
a) Définition
Le présent manuel de procédures décrit de manière détaillée la nature et le contenu des tâches
qui doivent être exécutées pour chaque opération rentrant dans le cadre de l’administration
générale de la société, des activités (gestion des approvisionnements et de la production et de
la distribution des produits) et de la comptabilité générale de la POM. La méthodologie
utilisée pour la description consiste à préciser pour chaque tâche les principales actions à
entreprendre ainsi que la fonction de l’agent chargé de l’exécution de la tâche.
b) Objectifs
L’existence d’un manuel des procédures dans une entreprise est le premier signe extérieur
d’une gestion saine et efficace ainsi que d’une bonne gouvernance.
Les principaux objectifs du manuel sont :
- Assurer la régularité des traitements des opérations
En effet, l’existence de procédures formalisées évite, pour les opérations de même nature, de
subir des traitements différents suivant les agents ou même quelques fois pour un même
agent.
- Améliorer la productivité
L’agent ne perd pas de temps à la recherche du type de traitement à effectuer.

- Augmenter la fiabilité des informations produites
La fiabilité des informations produites à des fins de gestion ou de décision dépend

essentiellement du respect des procédures définies. Lorsque celles-ci n’existent pas, une
marge d’erreur plus grande est constatée

Version finale
POM 1.1 DEFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL Folio : 2/2
- Faciliter les opérations de contrôle
Le manuel des procédures est un outil de travail indispensable au contrôleur interne ou

externe. L’existence d’un manuel facilite des travaux de contrôle et constitue un élément de
limitation des risques d’irrégularités.
- Faciliter la formation des nouvelles recrues
Dans une entreprise, aucune ressource humaine ne doit être indispensable. Tout agent doit à
tout instant pouvoir être remplacé dans son poste. Ceci est très difficile dans un
environnement ou chaque agent est le seul à définir le mode de traitement des opérations dont
il a la charge. La formation d’un nouvel agent peut être longue et incomplète si elle se fait
oralement, sans documents formels. Le manuel des procédures permet d’éviter de telles
situations, et d’assurer la continuité de l’exploitation de l’entreprise.

Version finale
POM 1.2 CONTENU DU MANUEL Folio : 1/1
Le présent manuel comprend la description des procédures relatives aux fonctions

d’administration générale, de gestion du cycle de production et tenue de comptabilité. Pour
chacune des fonctions traitées, l’organisation du service et les attributions des différents
agents sont décrites. Chaque fonction est ensuite décomposée en sous fonctions qui sont elles-
mêmes décomposées en procédures.
Enfin, pour chaque procédure, nous procédons à la description :
- de ses objectifs,
- des principales règles de gestion qui la caractérisent,
- des tâches à exécuter.
Chaque page de description des procédures comporte :
- le titre de la fonction,
- le titre de la procédure,
- le numéro de la procédure,
- la date de la dernière mise à jour de la feuille.

Version finale
POM 1.3 MISE A JOUR DU MANUEL Folio : 1/1
Le contenu d’un manuel doit être «VIVANT» et être en permanence amélioré et modifié pour
prendre en compte l’évolution de l’entreprise.
Cette mise à jour s’effectue sous la responsabilité de la Directrice Générale qui est le garant
de la validité des procédures et de leur application effective.
Cette mise à jour est facilitée par le type de support (classeur), utilisé pour le manuel. Il
permet de retirer un ou plusieurs feuillets et de les remplacer aisément. La date (en haut et à
droite) sur la feuille remplacée doit alors indiquer la date de la dernière modification.

Version finale
POM 1.4 A QUI EST DESTINE CE MANUEL ? Folio : 1/1
Ce manuel est un document à usage strictement interne à la société POWER ON

MANUFUCTURE SA. Il s’adresse à tout le personnel de la société aussi bien aux
responsables qu’aux agents d’exécution.

Version finale
POM 1.5 COMMENT UTILISER CE MANUEL ? Folio : 1/1
Pour utiliser ce manuel, se référer principalement au plan général du manuel puis au plan
spécifique à chaque fonction décrit en début de fonction ou procédures.
Ce plan comprend la liste exhaustive des procédures de gestion décrites, et en face de chaque
nom de procédure, se trouve le numéro de la page sur laquelle se trouve la description.
Pour chaque procédure, il est important de lire la définition précise de la procédure et les
règles de gestion qui la caractérise avant de prendre connaissance des tâches spécifiques qui
la composent. En effet, le nom donné à la procédure est fonction de la terminologie
spécifique utilisée à la société POM et pourrait ne pas correspondre à l’idée que l’on pourrait
s’en faire.

Version finale
T ITRE 2 : PRESENTATION DE LA SOCIETE

Version finale
TITRE 2 : PRESENTATION DE LA SOCIETE Août 2008
2.1 PRESENTATION DE L’ACTIVITE DE LA

POM Folio : 1/1
SOCIETE POM
ACTIVITE
La société POM a pour activité principale la production et la commercialisation des disques

optiques (CD audio, CD-R et VCD)
Sa clientèle est essentiellement composée des locaux (artistes individuels, des sociétés de
production et de distribution des œuvres de l’esprit exerçant au bénin) et étrangers (pays de
la sous-région : Togo, Burkina faso, Cote d’Ivoire etc.).
L’activité consiste à importer la matière première PolyCarbonate (PC) qui est constitué des
cristaux de plastic pour la production sur place des disques optiques.
Le cycle de production des disques optiques comporte huit (8) étapes.

Version finale
POM 2.2 FICHE D’IDENTIFICATION DE LA SOCIETE Folio : 1/1
DENOMINATION : POWER ON MANUFACTURE (POM)

FORME JURIQIDUE : Société Anonyme
NATIONALITE : Béninoise
CAPITAL SOCIAL : 10 millions FCFA divisé en 1 000 actions de 10 000 FCFA qui est une
filiale de POWER ON HOLDING LTD basée en Chine
ADRESSE : SIEGE SOCIAL ET DIRECTION GENERALE

LOT 1214, PARCELLE C QUARTIER SAINTE CECILE
01 B.P. 5588 COTONOU (REPUBLIQUE DU BENIN)

Tél.: (229) 21. 32. 85. 72
Fax : (229) 21. 32. 85. 21
DATE DE CREATION : 28 décembre 2005

DATE DE DEMARRAGE DES ACTIVITES : 2007
RCCM : 2006B 0050 Cotonou
N° INSAE : 2953200301735
N° CNSS : 06292436
PRINCIPAUX DIRIGEANTS :
PRESIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION : WONG CHI YUNG

DIRECTEUR GENERAL : Mme LI WING
COMMISSAIRE AUX COMPTES : FIDUCIAIRE D’AFRIQUE

Version finale
2.3 ORGANIGRAMME DE LA SOCIETE
Conseil
d’Administratio
n
Directeur Général
Assistante de
Direction
Département Département Département
Administratif et Commercial et Technique
Comptable Marketing
Service Commerciaux Section
Administratif manufacturing
Service Section
Comptable d’emballage
Section de
contrôle de
qualité

Version finale
2.4 DESCRIPTION DES PRINCIPALES

POM Folio : 1/9
ATTRIBUTIONS
Les principales attributions assignées à chaque direction, département ou service se résument

comme ci-après :

Version finale

POM Folio : 2/9
ATTRIBUTIONS
2.4.1 Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration (C.A.) dispose notamment des pouvoirs suivants :

 il précise les objectifs de la société et l’orientation qui doit être donnée à son
administration ;
 il exerce un contrôle permanent de la gestion assurée, selon le mode de direction
retenu, par le Président du CA;
 il arrête les comptes de chaque exercice ;
 il fixe le montant des émoluments qu’il peut allouer aux administrateurs ;
 il peut conférer à un ou plusieurs directeurs, associés ou non ou encore des fondés
de pouvoirs, les pouvoirs qu’il juge convenables pour la direction des affaires de la
société ;
 il peut conférer des pouvoirs à des personnes de son choix même si ces dernières
sont étrangères à la société, par mandat spécial pour un ou plusieurs objets
déterminés ;
 il peut autoriser les personnes auxquelles il a conféré des pouvoirs à consentir des
substitutions ou des délégations de pouvoirs ;
 En cas d’empêchement temporaire du Président dans l’exercice de ses fonctions, le
Conseil d’Administration peut déléguer tout ou partie de celles-ci à un
Administrateur, pour une durée limitée ;
 Le Conseil d'Administration ou le Président du CA est habilité à convoquer
l'Assemblée des actionnaires. A défaut, selon le cas, elle peut être convoquée par
le commissaire aux comptes, un mandataire désigné par le président de la
juridiction compétente ou un liquidateur.
L’exercice de ces pouvoirs est organisé à travers des activités du Conseil d'Administration
notamment la tenue des sessions ordinaires et extraordinaires.

Version finale

POM Folio : 3/9
ATTRIBUTIONS
2.4.2 Directeur Général
Il est l’organe dirigeant de POM. A cet effet, elle a pour rôles de :

 diriger et coordonner l'activité ;
 avoir autorité sur l'ensemble des Départements de la société et sur tout le
personnel employé par la société ;
 présider le Comité de Direction ;
 prendre toutes les mesures propres à la réalisation des objectifs fixés à la société
sur les plans de la production, du marketing, des finances, ainsi que sur les plans
juridique et social ;
 rendre compte au Président du Conseil d'Administration
 élaborer, en collaboration avec les Chefs des départements, les plans stratégiques
de développement à long terme de la société puis les soumettre à l'approbation du
Conseil d'Administration ;
 fixer l'organisation de la société ;
 représenter la société vis-à-vis des tiers dans la limite de l'objet social et sous
réserve des pouvoirs expressément attribués aux Assemblées Générales ou
spécialement réservés au Conseil d'Administration par des dispositions légales ou
statutaires ;
 ordonner le budget de la société et veiller à son exécution ;
 représenter la société en justice ;
 participer aux délibérations du Conseil d'Administration

Version finale

POM Folio : 4/9
ATTRIBUTIONS
2.4.3 Assistante de Direction
Attaché à la Direction Générale, l’Assistante de Direction a pour attributions :

 Accueil et introduction des visiteurs de la Direction Générale ;
 Traitement du courrier arrivé ;
 Traitement du courrier départ ;
 Supervision de tous travaux de secrétariat ;
 Traitement du courrier électronique ;
 Envoi et réception des télécopies ;
 Gestion des communications téléphoniques ;
 Classement du courrier, des dossiers et autres documents ;
 Traitements de divers documents internes (notes de service, circulaires, bons de
commande, factures, etc.) ;
 Gestion de l’agenda de la Direction Générale ;
 Reprographie ;
 Traduction des documents ;
 Initiation de certaines correspondances de la Direction Générale ;
 Impression des relevés bancaires sur Internet.

Version finale

POM Folio : 5/9
ATTRIBUTIONS
2.4.4 Département Administratif et Comptable
Ce département s’occupe principalement de la gestion administrative et comptable de la

société. A ce titre il est chargé:
 de l'organisation et de la coordination des services administratifs ;
 de l'administration et de la gestion des ressources humaines ;
 de la gestion du contentieux du travail ;
 des approvisionnements généraux (fournitures, matériels et mobiliers de bureau et de
logement, produits d'hygiène et d'entretien; etc.)
 des relations avec l'administration Publique ;
 de la gestion des contrats d’assurances ;
 de l'hygiène, de la sécurité et de la médecine du travail.
 de la coordination et de la régularité de la comptabilité de la société ;
 de l'organisation du service et comptable et de la gestion de son personnel ;
 de la mise en place des procédures internes et de leur application ;
 du contrôle des états de rapprochement bancaire ;
 de l’assurance du règlement des achats, charges, cotisations, impôts et taxes ;
 de l’assurance de la bonne tenue des livres et registres comptables en procédant à des
vérifications périodiques ;
 du recouvrement des créances ;
 du suivi de l'évolution des principaux indicateurs de gestion, des positions financières
importantes (liquidités, stocks, coûts des investissements) ;
 du contrôle et du suivi du patrimoine de l’entreprise avec l'assistance du comptable ;

Version finale

POM Folio : 6/9
ATTRIBUTIONS
2.4.5 Département Technique
Ce département s’occupe principalement de la production. A ce titre il est chargé:

 de l'élaboration des projets et programmes de production ;
 de l'exécution des programmes de production et de livraison des produits;
 de la conservation du patrimoine industriel ;
 de la tutelle opérationnelle de l’unité de production;
 de l'approvisionnement et de la logistique de l’unité de production ;
 de la gestion des stocks de matière première, produits finis, matière consommables et
pièce de rechange;
 de la maintenance technique des équipements, ouvrages et installations industrielles;
 de l'administration du personnel, de l'hygiène, de la sécurité et de la protection de
l'environnement
 d’assurer l'utilisation optimale des matériels, pièces de rechanges et matières
consommables mis à sa disposition;

Version finale

POM Folio : 7/9
ATTRIBUTIONS
2.4.6 Département Commercial et Marketing
Ce département s’occupe principalement du marketing et de la commercialisation des

produits finis issus de la production. A ce titre il est chargé:
 de la gestion de la clientèle ;
 du contrôle des lettres d’autorisation et des bons de commandes ;
 du contrôle des retraits d’engagements et du classement chronologique des factures de
ventes, d’exportations et des stickers ;
 de la vérification des pièces requises par commandes ;
 de la mise à jour du cahier interne de suivi des commandes ;
 de la tenue du registre des factures ;
 du suivi des déclarations douanières et de l’expédition des colis aux clients ;
 de la gestion des masters et support de données aux clients,
 du suivi des livraisons aux clients ;

Version finale

POM Folio : 8/9
ATTRIBUTIONS
2.4.7 Service administratif
Le service administratif est rattaché à la Direction Administrative et Financière. A ce titre, il

assure :
 l'organisation et de la coordination des services administratifs;
 l'administration et de la gestion des ressources humaines;
 la gestion des courriers et de l’agenda du DG
 la gestion du contentieux du travail;
 les approvisionnements généraux (fournitures, matériels et mobiliers de bureau et de
logement, produits d'hygiène et d'entretien; etc.)
 les relations avec l'administration Publique;
 la gestion des contrats d’assurances;
de l'hygiène, de la sécurité et de la médecine du travail

Version finale

POM Folio : 9/9
ATTRIBUTIONS
2.4.8 Service comptabilité
Le service comptabilité dépend du Chef Département Administratif et Comptable (C/ DAC)

et tient les comptes de la société conformément à la législation en vigueur, établit les
déclarations fiscales et sociales, s’occupe du suivi de la trésorerie et de la paie.
.

Version finale
POM 2.5 DEFINITIONS DES PRINCIPAUX POSTES Folio : 1/15
La Société POM emploie environ huit (08) personnes à temps plein. Les tâches attribuées aux
principaux postes sont décrites dans les fiches ci-contre et concernent :
2.5.1. Le Directeur Général

2.5.2. L’Assistante de Direction
2.5.3. Le Chef Département Administratif et Comptable
2.5.4. Le Chef Département Technique
2.5.5. Le Chef Département Commercial et Marketing
Les tâches à accomplir par les agents placés sous l’autorité des chefs de départements seront
définies et réparties par ces derniers en fonction de l’évolution des effectifs et de
l’organisation de chaque département.

Version finale
POM 2.5 DEFINITION DES PRINCIPAUX POSTES Folio : 2/15
POSITION Niveau +1 : Conseil d’Administration

HIERARCHIQUE Niveau - 1 : Chefs des départements
En interne :
- Tous chefs départements

- Tous agents
RELATIONS
FONCTIONNELLES En externe :
- Les fournisseurs
- Les clients locaux et étrangers
- Les banques
- L’Administration
Responsabilités générales :
Conformément à l’article 28 des statuts, le CA norme un Directeur

Général qui est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir au
nom de la société à l’exception de tout ce qui est expressément
RESPONSABILITES réservé à l’assemblée générale.

Version finale
2.5 DEFINITION DES PRINCIPAUX

POM Folio : 3/15
POSTES
Responsabilités spécifiques :
Ils ont notamment les pouvoirs suivants :
- Définir les objectifs de la société et l’orientation qui doit être

donnée à son administration.
RESPONSABILITES
- Identifier, sélectionner les fournisseurs et négocier les prix
(suite)
d’achat.
- Signer les contrats avec les fournisseurs.
- Signer les bons de commandes aux fournisseurs.
- Signer toute convention avec les organisations et avec l’Etat.
- Autoriser toute ouverture ou toute fermeture de comptes
bancaires au nom de la société.
- Autorise les dépenses et leur paiement

Version finale

POM Folio : 4/15
POSTES
- Etudier et autoriser tout placement d’excédent de trésorerie

sous forme de DAT, etc.
- Négocier et conclure les conventions de financement avec les
banques.
- Déléguer une partie de leurs pouvoirs au Chef département
RESPONSABILITES
Administratif et Comptable en matière de gestion quotidienne
(suite)
de la société.
- Exercer un contrôle permanent de la gestion
- Arrêté les états financiers de chaque exercice.
- Rendre compte au Conseil d’Administration, au moins une
fois par an, des activités de la société.

Version finale

POM Folio : 5/15
POSTES
POSITION Niveau +1 : Directeur Général

HIERARCHIQUE Niveau - 1 : Néant
En interne :
- Tous services
RELATIONS
En externe :
FONCTIONNELLES
- Visiteurs
- Partenaires de la société
Placé sous la supervision directe du DG, l’Assistante de Direction

est ‘’la porte d’entrée’’ et de sortie de la société.
RESPONSABILITES
Les principales attributions de l’Assistante de Direction sont

définies comme suit :
- Traiter toutes les correspondances concernant le DG (frappe,

mise en forme, mise sous enveloppe, expédition, réception,
enregistrement, archivage).
- Prendre et organiser les rendez-vous du DG.

Version finale
- Gérer les appels téléphoniques du DG.

- Recevoir les visiteurs et les annoncer au DG.
- Préparer les missions du DG (réservations, visas, etc.).
- Préparer les réunions des assemblées des associés et en
assurer le secrétariat.
RESPONSABILITES
- Tenir les archives relatives aux documents juridiques de la
(suite)
société (procès verbaux de réunions, contrats, baux, notes de
service, etc.).
- Présentation
CRITERES - Discrétion
D’EVALUATION - Qualité des relations avec les tiers et les autres services

Version finale
2.5.3 Chef Département Administratif et Comptable
POSITION Niveau +1 : Directeur Général

HIERARCHIQUE Niveau - 1 : Agents du service comptable, agents du service
administratif
En interne :
RELATIONS - Tout le personnel
FONCTIONNELLES En externe :
- Banques
- Administration (DGID, CNSS, etc.)
- Auditeurs et Conseil fiscal
Placé sous la supervision directe du Directeur Général, le Chef du

département Administratif et comptable a pour fonctions
principales la gestion administrative et la tenue régulière de la
RESPONSABILITES comptabilité de la société, l’établissement des déclarations fiscales
et sociales et la tenue de la trésorerie.
Les principales attributions du Chef du département Administratif

et comptable sont définies comme suit :
au plan administratif, il est chargé de:
- organiser et de la coordonner les services administratifs;

Version finale
- mettre en œuvre les procédures administratives ;

- gérer les ressources humaines;
- gérer les contentieux du travail;
- gérer les biens autres que les immobilisations relatives aux
activités de production industrielles;
RESPONSABILITES
- faire des approvisionnements généraux (fournitures, matériels
(suite)
et mobiliers de bureau et de logement, produits d'hygiène et
d'entretien; etc.)
- gérer les relations avec l'administration Publique;
- d’établir les contrats d’assurances;
- gérer l'hygiène, la sécurité et la médecine du travail
au plan comptable, il est chargé de :
- contrôler la régularité des factures fournisseurs (nom, adresse,
n° INSAE, TVA, etc.) ;
- imputer et enregistrer les pièces comptables ;

- établir les déclarations mensuelles de TVA ;
- établir les bulletins de paie et comptabiliser les éléments de
salaire ;
- préparer les déclarations relatives aux charges fiscales et
sociales sur salaires ;

Version finale

POM Folio : 9/15
POSTES
- établir mensuellement les autres déclarations fiscales (TVS,

prélèvement 3%, etc.) ;
- établir mensuellement les rapprochements bancaires ;
- analyser périodiquement les soldes comptables ;
- tenir à jour le fichier des immobilisations ;
- organiser au moins une fois l’an l’inventaire physique du
matériel et mobilier de bureau ;
- établir la situation hebdomadaire de trésorerie ;
- tenir l’échéancier des factures fournisseurs à payer ;
- effectuer mensuellement l’inventaire de la caisse ;
RESPONSABILITES - organiser les travaux d’inventaire physique des stocks ;
(Suite) - valoriser et comptabiliser les stocks de matières premières ;
- préparer les états financiers annuels et la déclaration des BIC ;
- classer et archiver les pièces comptables de manière à faciliter
les recherches et les contrôles à posteriori ;

Version finale
2.5.3 Chef Département Administratif et comptable
- Qualité des relations avec le Directeur Général et les autres

services.
- Respect des délais de production des documents comptables,
CRITERES fiscaux, administratifs et sociaux.
D’EVALUATION - Qualités des documents comptables, fiscaux et sociaux
produits.
- Capacité à utiliser efficacement les outils informatiques mis à
sa disposition
- Capacité d’organisation et d’encadrement du travail des
personnes placées sous sa supervision.
- Intégrité et confidentialité.

Version finale

POM Folio : 11/15
POSTES
2.5.4 Chef Département Techniques
Placé sous l’autorité directe du Directeur Général (DG) exerce ses

responsabilités dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués
RESPONSABILITES par le Directeur Général. De façon générale, il a pour fonction la
gestion de la production quotidienne de la société.
De façon spécifique et en dehors des délégations spéciales qu’il

pourra recevoir du Directeur Général, il a pour tâches de :
- Préparer le programme de production à soumettre au DG ;
- Faire exécuter le programme de production approuvé par le
DG ;
- Suivre le stock de matière première afin d’éviter les ruptures
de stock ;
- Tient à jour la documentation technique répondant aux
besoins de la société ;
- Supervise les activités de ses subordonnés ;
- Assurer la maintenance ;
- Vérifier la balance des PC;
- Mettre en marche les machines et vérifier leur
fonctionnement ;
- Faire la petite maintenance et le nettoyage des machines et des
différents outils de travail.

Version finale

POM Folio : 12/15
POSTES
- Vérifier la réception des jaquettes ou des travaux
d’imprimerie qui doivent accompagner la commande ;

RESPONSABILITES
- Faire l’emballage (installer les disques dans les emballages
(suite)
requis)
- Les emballer en cartons et les identifier
- Stocker les cartons en attendant la livraison ;

- Vérifier la qualité des disques manufacturés pendant et après
la production
- Vérifier la qualité de l’impression du visuel ;

Version finale

services ;
- Respect des programmes et des délais de production ;
CRITERES - Qualités des produits finis ;
D’EVALUATION - Capacité à utiliser de façon optimale outil de production ;
- Capacité d’organisation et d’encadrement du travail des
personnes placées sous sa supervision ;
- Intégrité et confidentialité.

Version finale
2.5.5 Chef Département Commercial et Marketing
Placé sous l’autorité directe du Directeur Général (DG) il exerce ses
responsabilités dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués par
le Directeur Général. De façon générale, il a pour fonction la gestion
RESPONSABILITES des ventes, et de la clientèle et la mise en œuvre des actions de
marketing.
De façon spécifique et en dehors des délégations spéciales qu’il
pourra recevoir du Directeur Général, il a pour tâches de :
- mettre en œuvre de la politique commerciale de la société ;
- organiser les services commerciaux ;
- mettre en place et contrôler l'application des procédures de
vente, en collaboration avec le Département Administratif
et Comptable ;
- surveiller la réalisation des indicateurs de performance au
plan commercial (chiffre d'affaire, prix / vente, taux de
marge) ;
- tenir les statiques des opérations commerciales ;
- établir les contrats commerciaux
- suivre l’exécution des contrats commerciaux ;
- surveiller les comptes clients ainsi que la situation des
stocks de produits finis,;
- suivre l'évolution de la demande et des cours du produit au
niveau des concurrents ;
- surveiller la politique de vente et des résultats obtenus par la
concurrence ;
- coordonner la séance de validation des points de contrôle de
la vente à la fin de la journée.

Version finale
2.5.5 Chef Département Commercial et Marketing

services ;
- Le chiffre d’affaires réalisé ;
CRITERES - La taille du portefeuille clientèle,
D’EVALUATION - Capacité d’organisation et d’encadrement du travail des
personnes placées sous sa supervision ;
- Intégrité et confidentialité ;
- Production des statistiques commerciales et des indicateurs
commerciaux dans les délais à la Direction Générale

Version finale
T ITRE 3 : LES PROCEDURES

Version finale
3.1 GESTION ADMINISTRATIVE
3.1.1 Objectifs et règles générales de gestion

3.1.2 Procédures de gestion des courriers
3.1.3 Procédures de gestion du personnel et de traitement des salaires
3.1.4 Procédures relatives aux missions
3.1.5 Procédures de gestion des immobilisations
3.1.6 Procédures de gestion des achats
3.1.7 Procédures d’achat de matières premières à l’étranger
3.1.8 Procédures de gestion des stocks

TITRE 3 : LES PROCEDURES Août 2008
POM 3.1 GESTION ADMINISTRATIVE Folio : 1/25
Objectifs
Les procédures administratives ont pour objectifs :
- de s’assurer que les achats de biens et de services sont effectués conformément aux
procédures établies et répondent à des besoins réels de l’exploitation ;
- de respecter la réglementation en vigueur en matière de l’administration du personnel ;
- d’assurer le traitement du courrier et leur confidentialité;
- d’organiser les aspects financiers et matériels des missions ;
- de s’assurer de l’existence, de la protection et de la conservation des biens durables de la

société ;
- de protéger et de conserver les archives de la société.
Règles générales de gestion
1. Acquisition de biens et services
- Appel d’offres pour les achats de biens ou de travaux d’une valeur supérieure à FCFA
10 millions
- Consultation restreinte d’au moins trois (3) fournisseurs pour les achats de valeur
supérieure à 1 millions de FCFA et inférieure à 10 millions de FCFA ….

- Formalisation par un contrat de tout achat d’études, d’assistance (comptable, de gestion,

juridique, fiscale, etc) de services de transport, etc.
- Utilisation de documents pré numérotés (demande d’achat, bon de commande, bon de

réception, etc.)
- Etablissement systématique de bon de commande pour tout achat de biens et services.
- Les commandes de biens et services sont autorisés par les PCA lorsqu’elles sont
supérieures ou égales à FCFA 2 millions Et par le Directeur Général lorsqu’elles sont
inférieures à ce seuil.
2. Gestion du personnel
- Tout recrutement de personnel (permanent ou occasionnel) doit être formalisé par un

contrat de travail. Le recrutement doit être prévu et autorisé par le PCA. Les tâches à
accomplir par la personne à recruter doivent être décrites par le Directeur Général.
Chaque employé est déclaré à la CNSS et à l’Administration fiscale. La rupture du
contrat de travail doit intervenir en respect des clauses du contrat et des textes en
vigueur. La Société POM se réserve le droit de réclamer à l’intéressé l’indemnité
compensatrice de préavis ou de l’assigner en justice pour réparation de préjudice en cas
de rupture sans motif valable et sans préavis.

- Les absences, quelque soit le motif, doivent être autorisées par le Directeur Général. Les
absences pour cause d’évènements familiaux (décès d’un conjoint, du père, de la mère
ou d’un enfant, mariage de l’enfant, d’un enfant ou d’un frère, naissance au foyer de
l’agent) seront accordées conformément à la convention collective générale et ne
donneront pas lieu à défalcation sur le salaire ni sur les congés annuels. Des absences
exceptionnelles pour convenance personnelle peuvent être accordées sans incidence sur
le salaire ni sur les congés annuels à condition qu’elles ne dépassent pas 10 jours par an.
Par contre, pour toute absence non autorisée préalablement, il sera procédé à une
réduction proportionnelle de son salaire ou de son congé annuel. En cas de récidive la
sanction pourra aller de la mise à pied au licenciement.
- Les congés annuels doivent faire l’objet d’une programmation par le Service
Administratif en accord avec chaque agent et en tenant compte des nécessités de service.
Des congés de maternité sont également accordés aux agents féminins en cas de
grossesse et d’accouchement conformément aux textes en vigueur. La durée des congés
est calculée en référant à la convention collective.
- Les salaires sont payés par mois et font l’objet de l’établissement d’un bulletin
individuel de paie.

- Les dossiers du personnel sont archivés chez le Directeur Administratif et Financier. Ils
doivent contenir au minimum :
 la fiche d’identification de l’agent,
 le contrat de travail,
 la copie d’une pièce d’identité,
 le certificat de vie et de charge ainsi les actes de naissance des enfants,
 le certificat de mariage,
 tous actes nés en cours de vie du contrat (promotion, congés, sanctions,etc.)
3. Missions
- Toute mission doit faire l’objet d’un ordre de mission dûment signé par le Directeur
Général pour le Directeur Général Adjoint et par ce dernier pour le reste du personnel.
- Les frais de mission sont pris en charge par la société et comprennent le transport,
l’hébergement, les frais de visa et autres taxes pour les missions à l’étranger, les
perdiems.
- Les taux journaliers sont fixés comme suit en FCFA :
A l’intérieur du pays A l’étranger

Directeur Général : 15 000 25 000
Chefs Département : 10 000 20 000
Chefs de Service : 8 000 15 000

- Les formalités d’achat de billets d’avion, de réservation d’hôtel, de location de véhicule,

etc. sont assurées par le Service Administratif.
- Les déplacements à l’intérieur sont assurés par les véhicules de service de la société.
L’utilisation de véhicule personnel doit être préalablement autorisée par la Direction et
donne droit à une indemnité de 5 000 FCFA par jour.
- Il est versé une avance de 50% des perdiems et des indemnités.
- Un rapport de fin de mission doit être produit au retour de fin de mission et annexé à
l’ordre de mission complété.
4. Gestion des immobilisations
- Prévision annuelle des investissements à réaliser.
- Codification des biens mobiliers dès leur entrée.
- Centralisation des biens meubles et immeubles dans un fichier informatique.
- Immobilisation de tout bien dont la valeur unitaire d’achat dépasse 50 000 FCFA
- Souscription de polices d’assurances pour le matériel roulant, le matériel informatique et

le matériel industriel.
- Maintenance régulière du matériel électrique, électronique et industriel.
- Contrôle par inventaire au moins une fois par an.

5. Gestion des archives
- Mise à disposition d’un local soit au siège soit à l’extérieur pour l’archivage des pièces
comptables, des correspondances, des contrats, des procès verbaux de réunion et
d’assemblées, etc.
- Archivage des documents dans les conditions de sécurité permettant de les mettre à
l’abri des dégâts des eaux, d’incendie, de soleil, etc.
- Mis en place d’un système d’archivage de manière à faciliter la recherche des
documents.
6. Gestion des stocks
La gestion des stocks a pour objectifs essentiels :

- de faciliter l’enregistrement au jour le jour de toutes les opérations d’entrée et de sortie
de stocks ;
- d’assurer la sécurité des biens, matières et fournitures ;
- de suivre les prévisions de consommation ;
- de contrôler régulièrement l’existence physique de tous les stocks de façon à réduire les
détournements, les pertes et le gaspillage,
- de maîtriser les contraintes d’approvisionnement ou de réapprovisionnement (délais,
hausse des prix, pénurie, etc.)
Des fiches de stock sont tenues au niveau du magasin. La valorisation des entrées en stock
sera faite au coût d’achat comme prescrit par le référentiel comptable OHADA et la méthode
de valorisation des sorties retenue est le CUMP (Coût Unitaire Moyen Pondéré)
Toute entrée et toute sortie de stock doit être soutenue par une pièce justificative en bonne et
due forme approuvée par un responsable habilité.
Le classement des pièces est important pour justifier lors des contrôles ultérieurs les
mouvements enregistrés. Il est fait par nature de documents et par ordre numérique et
chronologique


POM Folio : 7/25
Traitement du courrier "arrivée’’

Dès l’arrivée d’un courrier ;
L’Assistante de Direction:
- prend connaissance du courrier ;

- procède à l’enregistrement dans le registre « courrier arrivée » en inscrivant :
 la date et l’heure d’arrivée ;

 le numéro d’enregistrement (ce numéro doit être séquentiel et respecter
impérativement l’ordre chronologique d’arrivée) ;
- appose sur le courrier un cachet portant la date, l’heure d’arrivée et le numéro

d’enregistrement et met son visa ;
- transmet l'ensemble du courrier avec le registre « courrier arrivée » au Directeur Général ;
- distribue le courrier "arrivée" aux différentes départements et services destinataires sur la
base des affectations du DG à l'aide d'un cahier de transmission interne dans lequel les
réceptionnaires émargent en y portant les mentions ci-après : « reçu le …(date) à…
(heure) » ;
- classe le courrier "arrivée" du DG dans le dossier ou le chrono correspondant.


POM Folio : 8/25
Traitement du ‘courrier départ’
La secrétaire:
- saisit le projet de courrier initié par le Directeur Général, un autre département ou elle-
même ;
- transmet le premier tirage sur papier libre au demandeur pour le collationnement ;
- retourne le courrier corrigé après collationnement au Chef département concerné pour
visas ;
- soumet le courrier à la signature du DG;
- enregistre dans le registre "courrier départ". cet enregistrement doit comporter les éléments
suivants :
 le numéro d’enregistrement (ce numéro doit être séquentiel et respecter
impérativement l’ordre chronologique de départ du courrier) suivi des indicateurs
de référence ;
 la date et l’heure d’expédition ;
 l’objet du courrier ;
 le nom et l’adresse du destinataire ;
- met l'original sous enveloppe avec la mention de la référence du courrier ;
- enregistre le pli à expédier dans le registre de transmission puis le remet au coursier avec le
registre.
- classe la copie du courrier chronologiquement dans le dossier ou le chrono correspondant.
Le coursier est tenu de faire émarger le registre de transmission par le destinataire du courrier avec
indication précise du nom du réceptionnaire, de la date et de l'heure de réception.
Délai de transmission : tout courrier départ doit être acheminé dans les vingt quatre (24) heures
suivant sa signature.
Note : l’accès à la lecture ou à l’édition du courrier confidentiel doit être rigoureusement protégé.
Tous les courriers confidentiels doivent parvenir directement au Directeur Général.


POM Folio : 9/25
Envoi et réception des télécopies
 Réception
La procédure est identique à celle utilisée pour le courrier arrivée sur support ordinaire.
 Envoi
La procédure est identique à celle utilisée pour le courrier départ sur support ordinaire, mais au lieu
d'être transmis par le coursier, le courrier est envoyé directement par télécopie.
Traitement du courrier électronique
 Arrivée
 connexion à Internet et édition du courrier électronique arrivée par la Secrétaire;

 conservation du message sur support papier.
Le reste de la procédure est identique à celle utilisée pour le courrier arrivée sur support ordinaire.
 Départ
La procédure est identique à celle utilisée pour le courrier départ sur support ordinaire, mais au
lieu d'être transmis par le coursier, le courrier est envoyé directement par Internet. Une copie est
également éditée et classée dans le chrono approprié

1. Recrutement
Sur la demande des Départements, le Chef Département Administratif et Comptable fait une
demande de recrutement qu’il soumet au Directeur Général. Après approbation de cette
dernière le CDAC fait publier dans la presse écrite un avis de recrutement ou confie
l’opération à un Bureau de recrutement qui doit lui proposer trois (3) candidats. Pour les
recrutements directs, le candidat devra avoir un entretien avec le chef du service concerné
puis avec le Directeur Général. Le choix sera opéré après la synthèse des deux entretiens.
S’agissant d’un recrutement pour un poste de responsabilité, les entretiens auront lieu avec le
Directeur Général.
Le processus sera sanctionné par un contrat de travail en deux (2) exemplaires. Le contrat est
préparé par le CDAC et signé par le Directeur Général.
Les formalités de déclaration à la CNSS et à la DGI seront accomplies par le comptable.
2. Les absences
Quelque soit le motif, l’agent doit formuler une demande d’absence. Une fiche de demande
d’absence est disponible auprès du Service Administratif. Ce dernier transmet la demande au
CDAC pour autorisation. En cas de maladie, l’agent doit faire parvenir au service
administratif une attestation médicale dans les 24 heures.

3. Les Congés
Le Chef Service Administratif fait circuler une liste pour recueillir les dates souhaitées de
départ en congés. Il établit ensuite un planning des congés qu’il soumet au C/DAC pour
approbation. Le planning approuvé est ensuite affiché. Le Service Administratif prépare pour
chaque agent, au plus tard la veille du départ en congés, un titre de congés dûment signé par
le Directeur Général. Une copie du titre de congés est versée au dossier administratif de
l’agent.
4. Le traitement de la paie
Le traitement de la paie est assuré par le Comptable. Au plus tard le 20 de chaque mois il
enclenche le processus de traitement par la collecte des éléments variables qui ont changé par
rapport au mois précédent. Il saisit ces éléments de paye. Il édite les états de salaires (journal
de paie, les déclarations sociales et fiscales, la liste des agents à payer par virement bancaire
et celle des agents par espèces. Les états sont transmis au Chef Département Administratif et
Comptable pour contrôle et paraphe et prépare les ordres de virement. Le Chef Département
Administratif et comptable transmet ensuite les états et ordre de virement au Directeur
Général pour approbation et signature. Les états et ordres de virement signés sont ensuite
retournés au CDAC. Les ordres sont transmis à la banque par le Service Administratif. Les
états de salaires sont transmis au comptable pour comptabilisation sur la base du journal de
paie.

3.1.4 Procédures relatives aux missions
Les ordres de missions sont établis par l’Assistant de Direction ou en cas de mission de
groupe par le responsable de la mission. Ils sont déposés au Chef service administratif et
comptable au plus tard trois (3) jours avant le début de la mission. Le CDAC paraphe puis
envoie au Directeur Général qui autorise les missions en signant les ordres de mission.
L’ordre de mission (OM) est ensuite transmis au comptable Ce dernier évalue le budget de la
mission et prépare les ordres de paiement.
Le Service Administratif procède aux formalités de voyage (réservation d’hôtel, visa) à la

logistique (location de véhicule par exemple).
Au plus tard trois (3) jours après le retour de la mission le responsable de la mission dépose
au niveau du service administratif l’ordre de mission complété et documenté des pièces
justificatives et du compte rendu de fin de mission.
Le dossier est ensuite transmis au CDAC pour vérification de conformité. En cas d’absence
d’observation le dossier est transmis au Directeur Général pour validation. Le solde de l’OM
est mis en paiement après la validation du Directeur Général.

La procédure s’applique aux biens durables de la Société POM, c’est-à-dire aux éléments
corporels ci-dessous :
- Bâtiments et constructions ;
- Matériels de transport ;
- Matériels industriels
- Matériels informatiques ;
- Matériel et mobilier de bureau ;

Le comptable est responsable de la gestion des immobilisations de la société. A cet effet, il
tient un fichier informatique de centralisation de toutes les immobilisations appartenant à la
société. Pour toute acquisition, le Comptable ouvre une fiche d’immobilisation qui servira à
renseigner le fichier des immobilisations. Les informations à inscrire sur la fiche sont :
- la nature ou la catégorie comptable de l’immobilisation,

- le nom de l’immobilisation,
- l’affectation,
- la date de réception,
- la date de mise en service,
- le fournisseur,
- la durée d’amortissement estimée,
- le mode d’amortissement, le taux d’amortissement,
- les éléments constitutifs du coût d’acquisition.

A leur entrée le matériel et mobilier de bureau doit être identifié par un code inscrit sur le
bien. Le code est reporté ensuite dans le fichier pour permettre les rapprochements lors des
inventaires physiques.
Pour toute sortie pour cause de cession ou de mise en rebut, le Comptable tient une fiche de
sortie comportant les informations suivantes :
- La nature ou la catégorie comptable de l’immobilisation,
- le nom de l’immobilisation,
- l’affectation initiale,
- la date de mise en service,
- la date de sortie,
- le motif de la sortie,
- la valeur d’origine,
- le total des amortissements pratiqués jusqu’à la date de cession,
- la valeur nette comptable,
- le prix de cession,
La fiche de sortie doit être signée par le Directeur Général,
Le comptable organise, sous le contrôle du CDAC, au moins une fois par an un contrôle
physique des immobilisations afin de s’assurer de leur existence.
NB : La société étant en zone franche, toute sortie est sujette à une déclaration douanière
qui constate la sortie de la zone franche pour la mise en consommation locale ou pour la
réexportation

Procédures spécifiques au matériel roulant :
Les chauffeurs des véhicules de services ou de fonction sont responsables de la validité des
pièces du véhicule. Ils signalent les dates de renouvellement au Service Administratif au
moins une semaine avant la date de péremption de l’assurance, de la visite technique, de la
vidange, etc.
Il est mis à la disposition des chauffeurs des fiches d’entretien à remplir à chaque entretien du
véhicule (vidange, changement de filtre, de pneumatique et autres pièces détachées). Le
Service Administratif s’assure de la mise à jour régulière des fiches d’entretien.
Le Service Administratif relève tous les mois le kilométrage ainsi que les consommations de
carburant et s’assure du niveau de consommation dans le but de prévenir tout abus de la part
des chauffeurs. L’état de contrôle est transmis tous les mois au CDAC pour information.
Une copie des pièces de chaque véhicule (carte grise, assurance, etc.) est conservée par le
Service Administratif.

POM 3.2 GESTION ADMINISTRATIVE Folio : 16/ 25
3.1.6 Procédures d’achat
Les procédures d’achat sont de deux types :
- les achats devant faire l’objet de procédures d’appel d’offres ou de consultation

restreinte ;
- et les achats de fournitures de bureau et de petits services.

Dans les deux cas, les procédures comportent les étapes suivantes :
- l’expression des besoins ;

- l’autorisation préalable ;
- la mise en concurrence ;
- la commande ;
- la réception des biens.
1. L’expression des besoins
Tout agent peut exprimer, à l’aide de la demande d’achat (DA) un besoin d’achat de bien
(matières premières, immobilisations ou fournitures de bureau). Les besoins sont centralisés
au niveau du Service Administratif qui fait le projet des lettres d’invitation ou des demandes
de factures proforma.
Le projet de lettre d’invitation ou de demande de proforma est soumis au Directeur Général
pour autorisation.
2. L’autorisation préalable
Elle est donnée soit par le Directeur Général ou le PCA en cas d’absence du Directeur
Général.

3.1.6 Procédures d’achat :
3. La mise en concurrence
Elle concerne les achats de biens, de services ou de travaux dont le montant de FCFA
dépasse cinq cent mille (500 000) francs CFA. La plus part des achats de francs CFA
supérieur à 500 000 FCFA sont effectués à HONG KONG afin de bénéficier des exonérations
d’entrée.
Elle intervient dans les cas d’appel d’offres ou de consultation restreinte. Le Chef
département Administratif et comptable prépare un dossier d’appel d’offres ou une demande
de facture pro forma qu’il soumet au Directeur Général. Ce dernier donne, après étude du
dossier, son approbation. Le CDAC lance l’appel d’offre par la voie des masses médias
(presse écrite, télévision ou radio) ou expédie la demande de pro forma aux fournisseurs
identifiés. Il forme un comité d’achat pour l’ouverture des plis, le dépouillement et l’examen
des offres. Ce comité doit être composé du Directeur Général, du chef service du Comptable
et d’un agent du service demandeur.
4. La commande
Les bons de commande sont établis par le Service Administratif en trois (3) exemplaires : une
copie pour le fournisseur et une pour la comptabilité et la troisième pour le service
administratif. Ils sont signés par les Directeur Général ou par le PCA selon le cas. Les DA
préalablement approuvées ainsi que les rapports de sélection doivent être joints au bon de
commande pour la signature. Le Service Administratif envoie le bon de commande au
fournisseur et classe la demande d’achat et le rapport de sélection.

3.1.6 Procédures d’achat
5. La réception des biens
Elle est faite au siège de la société. Le service administratif est chargé de réceptionner les
livraisons faites par les fournisseurs. Le service demandeur assiste également à la réception.
Les contrôles doivent porter sur les éléments suivants :
- le bon de commande et bon de livraison pour s’assurer s’il s’agit d’une commande de la
société ;
- le bon de livraison et la livraison pour vérifier leur conformité ;
- les caractéristiques, l’état de la livraison.
Un bordereau de réception doit être établi en trois (3) exemplaires par le réceptionnaire : un
pour le livreur, un pour la comptabilité et le troisième pour le service administratif. Le
réceptionnaire et le livreur devront signer le bordereau de réception.
Le Service Administratif transmettra à la comptabilité, après les opérations de réception, le

bon de livraison, le bon de réception et la demande d’achat.
Pour les dossiers d’appel d’offres, les rapports de sélection, l’exemplaire du bon de
commande et du bordereau de réception sont archivés.

POM TITRE 3 : LES PROCEDURES Août 2008
Folio : 19/25
3.1.7 Procédures d’achat de matière premières à l’étranger
Responsable ou Tâches à exécuter

Service en charge
Objectif
S’assurer que les approvisionnements à l’étranger sont faits de façon

optimale en matière de prix, de qualité et de délai de livraison.
S’assurer également que les commandes sont autorisées par le DG. Il
faut signaler que la cadence d’approvisionnement est en moyenne de
deux (2) commandes par an en ce qui concerne les matières premières.
- Etablit le planning de production et transmet au C/DT

Le DG
- Reçoit le planning de production ;

- Etablit le planning de consommations ;
Le C/DT
- Transmet le planning de consommation au DG.
- Etablit le planning des approvisionnements sur la base du planning

de consommations.
- Lance la consultation restreinte.
Le DG
- Etudie les offres, négocie les prix et fait le choit des fournisseurs.
- Etablit l’intention d’importation.
- Rédige les bons de commande.
- Transmet aux fournisseurs le numéro d’inspection du dossier
BIVAC.

Folio : 20/25

Service en charge
- Indique au fournisseur les coordonnés du transporteur retenu

Le DG pour l’enlèvement de la marchandise.
- Réceptionne la prévision d’embarquement.
- Souscrit une police d’assurance transport
- Réceptionne l’avis d’embarquement.
- Transmet une copie de la police d’assurance à BIVAC.
- Retire le certificat dévaluation douanière à BIVAC.

- Réceptionne l’avis d’arrivée de la commande.
- Transmet un ordre de transit et l’endossement du bordereau de
Le C /DAC
livraison original au transitaire en vue de l’enlèvement de la
commande avec indication du régime douanier.
- Entre les produits en magasin (Cf. Gestion des stocks de
matières premières)
- Prépare les documents de règlement des factures suivant la
convention interne entre le Holding et la filiale.

Folio : 21/25

Service en charge
Le DG - Vérifie les documents.

- Donne son autorisation.
- Transmet les documents au PCA pour signature
Le PCA - Signe et retourne la demande au DG ;
Le DG - Met en œuvre les dispositions de la convention.

- Affecte tous les documents relatifs à l’importation au C/DAC
Le C/DAC - Centralise tous les documents relatifs à l’importation à son

niveau.
- Réunis et transmet les documents au comptable pour le calcul du
prix de revient.
Le Comptable - Calcul le prix de revient des matières premières ;

- Impute les pièces comptables et procède à la saisie.


Service en charge
Réception de stocks
Le comptable ou - informe le gestionnaire des stocks de la livraison d’une commande ;

le DG
Le gestionnaire - prépare les lieux de stockage et les documents pour accueillir les
stocks.
des stocks
- réceptionne le stock avec la facture ;
- fait certifier la facture par le service demandeur ;
- signe le bordereau de livraison;
La commission - fait deux copies du bordereau de livraison et les repartit ainsi qu’il
chargée de la suit :
réception des  original et la facture certifiée au comptable pour la liquidation
stocks  copie 1 au fournisseur
 copie 2 au gestionnaire des stocks.
- établit un PV de réception signé par tous les membres de l’équipe.
Entrée de stocks
Le gestionnaire
- reçoit copie du bordereau de livraison ;
des stocks
- met à jour sa fiche de stock
Sortie de stocks
- reçoit la fiche de sortie de stock dûment signée par le demandeur et
Le gestionnaire
le Chef département technique, en ce qui concerne les matières
des stocks :
premières, pièces détachées et le carburant ;
- met les biens en stock à la disposition des services demandeurs
contre la signature du registre de sortie des stocks ;


Service en charge
Le gestionnaire - met à jour les fiches individuelles de stock ;
des stocks : - renseigne le fichier des stocks qui facilite le suivi ;
- archive les fiches de stock ;
- informe la Direction par écrit sur l’évolution des stocks pour le
réapprovisionnement
- informe la comptabilité de tous les mouvements au niveau du stock
Tenue des fiches de stocks
1. Les fiches de stock sont tenues par le gestionnaire des stocks et le
comptable et servent de documents de base pour le contrôle
physique des stocks. Elles enregistrent les entrées et les sorties de
stocks en quantités.
2. Il est rappelé que les entrées et les sorties de stocks doivent être
enregistrées sur les fiches au jour le jour, les unes après les
autres.
3. Les fiches sont regroupées par catégorie majeure, par exemple,
pièces auto, pièces de groupe électrogène, fournitures de bureau,
fournitures d’entretien, carburants, etc.
4. Il est à noter qu’une seule fiche de stock est utilisée pour chaque
article en stock.
5. Les fiches de stock sont numérotées. Le contrôle numérique de
celles-ci facilite la détection de toute fiche manquante.
6. Chaque fiche porte un libellé explicatif pour identifier le stock et
sa situation exacte.
7. Les écritures sur chaque fiche de stock sont effectuées au bic et
en ordre chronologique jusqu’au remplissage complet de la fiche.
La même fiche doit être utilisée même si elle chevauche sur deux
exercices. Dans ce cas, une ligne de démarcation et la mention de
nouvel exercice suffisent pour marquer la séparation.

8. Les soldes à la fin d’une fiche seront transférés de la fiche remplie à une nouvelle. Les
soldes de fin de chaque exercice seront aussi reportés au début du nouvel exercice.
9. Les chiffres résultant d’un inventaire physique et les différences d’inventaire doivent
être marqués sur chaque fiche de façon distincte, par exemple, au bic rouge.
10. Il est à noter dans tous les cas que les livraisons doivent être enregistrées sur les fiches
de stock comme entrée et sortie sur la base d’un bon de sortie émis par le service
demandeur.
NB : En plus des fiches de stocks, il est tenu un fichier électronique en Excel par le
comptable, le C/DCM et le DG pour le suivi des stocks.
Contrôle physique
1. Un contrôle sur l’existence physique des stocks sera exercé par le gestionnaire de
stock ou le chef du service concerné au moins une fois par mois.
2. Vu que les stocks seront suivis selon l’inventaire permanent, ce contrôle mensuel
pourrait se faire selon la méthode de l’inventaire tournant. Il s’agit d’un contrôle
mensuel effectué par échantillonnage de sorte que tous les articles significatifs soient
couverts au moins une fois par an.
3. De plus, un inventaire physique complet sera effectué au moins une (1) fois l’an pour
assurer un contrôle efficace et détecter les pertes ou manquants à temps.
4. Le déroulement de l’inventaire physique sera sous la responsabilité du C/DAC qui,
peut aussi effectuer des contrôles inopinés selon un système d’échantillonnage
pendant l’année.


Service en charge
L’inventaire physique
- prépare, pré numérote et contrôle les feuilles d'inventaire ;

- fait des propositions au C/DAC pour les équipes d'inventaire ;
Le comptable
- Prépare les instructions d’inventaires.
- organise le rangement et le marquage des stocks pour faciliter leur

Le gestionnaire
relevé et leur suivi.
des stocks
- valide les équipes d’inventaire du stock ;

Le C/DAC - lance l’inventaire et assure la supervision.
- comptent par équipe (de 2 personnes au moins) les articles et
portent sur les feuilles d'inventaire les quantités obtenues ;
- signent les relevés d'inventaire ;
- identifient les stocks en mauvais état et non utilisables ;
- rapprochent les résultats obtenus avec ceux contenus sur les fiches
de stock et dressent les écarts d'inventaire ;
Les équipes - rédigent et signent le rapport d'inventaire ;
d’inventaire - transmettent le rapport au comptable.
- ventile le rapport d'inventaire comme suit:

Le comptable
 L’original au Directeur Général
 1 copie au C/DAC
1 copie au gestionnaire des stocks

3.2 GESTION DE LA PRODUCTION

3.2.2 Procédures de prémastering
3.2. 3 Procédures de transvasement des PC
3.2. 4 Procédures de mastering et de rupture
3.2. 5 Procédures de métallisation et de contrôle de qualité
3.2. 6 Procédures d’impression des étiquettes

POM 3.2 GESTION DE LA PRODUCTION Folio : 1/6
Objectifs
Les procédures de production ont pour objectifs :
- de s’assurer que de la qualité des produits finis;
- de respecter les normes et les principes de production en vigueur dans le secteur ;
- d’utiliser de façon optimale les instruments de production ;
Les règles générales de gestion de la production se présentent comme suit :

- Faire les contrôles et vérifications nécessaires avant la mise en route des machines ;
- Respecter les huit étapes nécessaires à la production des disques optiques de qualité ;
- Respecter les programmes de production ;
- D’organiser les travaux dans la chaîne de production ;
- S’assurer que les matières premières sont utilisées de manière optimale ;
- Donner copie du planning aux responsables de sections ;
- Transcrire le planning sur le tableau de suivi des commandes.

3.2.2 Procédures de prémastering
Apres l’obtention des supports de données (audio ou informatique) des clients, il s’agit :
- de convertir les pistes audio de données informatiques au format défini par les normes
du CD audio qui assure la compatibilité avec les lecteurs ;
- de mettre en place des séquences par la technique du code PQ ;
- d’utiliser les logiciels appropriés et l’ordinateur selon le désir du client pour :

- compiler sur un disque divers titres ;
- ajuster les niveaux d’équalisation ;
- atténuer les imperfections de son ;
- de faire un test entre le support du client et le média pour tirer le master ;
- de valider le produit issu du test.
NB : Cette étape est sous-traitée et se fait au Nigéria ou à Hong Kong. Mais elle est une
partie intégrante du processus de production.

3.2.3 Procédures de transvasement des PC

Service en charge
Au cours de cette étape,
- installe le polycarbonate (PC) contenu dans les sacs de jute sur un

support (socle) ;
- fait transvaser à l’aide du socle le PC dans la machine à sécher ; on

obtient des PC dépourvues d’humidité et de poussières plastiques ;
Le Technicien - porte en suite les PC dépourvues d’humidité à l’ébullition à très

d’usine forte température afin de le rendre fluide en vue du moulage ;
- injecte le PC fluidifié dans la machine la plus importante de la

chaîne ce qui marque le démarrage de la troisième étape

3.2.4 Procédures de mastering et de rupture

Service en charge
Le processus de "mastering" est l'étape la plus délicate de la

fabrication. Le mastering est un procédé qui permet de convertir et
de stocker les informations. C'est la phase de la préparation de la
maquette - mère.
- Réalise la maquette mère métallique sur le plastique dont une face
est imprimée par le stamper à l’aide d’une plaque qui frappe
l'image du stamper sur le plastique. Cette opération, donne un CD
transparent dont une face est imprimée par le stamper, reproduisant
ainsi les informations à l'image du Master.
- Fait récupérer par une machine appelée « le bras ». Ce bras prend
alors les disques automatiquement un à un pour les transférer dans

Le Technicien
d’usine une machine intermédiaire en vue de réaliser une rupture au
milieu ;
- Réalise une rupture au milieu de chaque disque pour l'adapter au
lecteur ;
Le disque étant toujours soutenu à cette étape par « le bras », après la
rupture est déposé sur une autre machine pour sa métallisation.

3.2.5 Procédures de métallisation et de contrôle de qualité

Service en charge
La métallisation se fait par bombardement d'atomes d'aluminium

permettant d'obtenir un revêtement très précis et uniforme.
- fait déposer par centrifugation une fine couche de laque

d’aluminium sur le disque pour le protéger ;
- fait passer par une lumière ultra violet pour sécher le laque ;
Le Technicien
- envoie au laser pour effectuer le contrôle une fois la métallisation
d’usine
terminée ;
NB : Dès que le laser découvre le moindre défaut, le disque est mis de

côté et ne peut plus être commercialisé

3.2.6 Procédures d’impression d’étiquette

Service en charge
L'impression permet l'identification et la personnalisation du disque,

par sérigraphie ou offset. Le processus utilisé ici est l’offset car ce
procédé permet des impressions de très haute qualité.
- prépare les plaques ;

- fait les films par la machine de flashage ;
- définit les couleurs par ordinateur ;
Le Technicien - communique les données à l’imprimante ;

d’usine - fait un contrôle visuel de la qualité d’impression : dès qu'on
remarque une incompatibilité ou un défaut au niveau des couleurs,
le disque objet de ce défaut est retiré du lot
A la fin du cycle de production, les produits finis sont entreposés à

l’intérieur de l’usine en entendant d’être livrés.
Une fiche de production manuelle est tenue par le Chef du département
technique.

3.3 GESTION DES VENTES

3.3.2 Procédures des ventes sur commande
3.3.3 Procédures des ventes directes

POM 3.3 GESTION DES VENTE Folio : 1/6
Objectifs
La gestion des ventes permet :
- de mesurer la part de marché de la société ;
- de faire une bonne gestion de la clientèle ;
- de maitriser la demande ;
- d’élaborer un programme adéquat de production pour satisfaire cette demande afin
d’éviter les ruptures de stocks ;
- d’éviter la mévente.

La gestion de la vente se fait selon les règles suivantes
- appliquer les prix optimaux ;
- veiller à l’accueil des clients ;

3.3 GESTION DES VENTE Folio : 2/6
3.3.2 Procédures des ventes sur commandes

Service en charge
- Demande de facture proforma (appel d’offre, consultation

Le client
restreinte et prospection des clients).
Transmet la demande de proforma au C/DT.

Le DG ou le
C/DCM
- Crée un dossier de facture proforma.
- Calcul les charges variables et les charges fixes
- Etablit la facture proforma interne
Le C/DT - Transmet la facture proforma interne au C/DCM.
- Finalise la facture proforma interne

- Etablit la facture proforma à adresser au client en deux (02)
exemplaires.
- Transmet au DG pour requérir sa signature.
Le C/DCM
- Signe la facture proforma et transmet à l’Assistante de Direction.

Le DG
- Transmet la proforma au client par l’intermédiaire du coursier ou

L’Assistante de
des commerciaux.
direction


Service en charge
Le C/DCM - Reçois les bons de commande des clients.

- Etablit un bon de commande si le client n’a pas amené son bon de
commande (pour les personnes physique) ;
- constitue le dossier commercial du client sur la base de la
proforma ou du bon de commande ;
- Transmet le dossier commercial du client au Directeur Général.
- Contrôle le dossier commercial du client en rapprochant les

Le DG
informations du bon de commande au devis.
- Transmet le dossier commercial au C/DCM
- Transmet le dossier au C/DT pour la production.

Le C/DCM
- Suit l’état d’avancement de la production.
- Informe le client sur l’état d’avancement des travaux.


Service en charge
- Reçoit du C/DT les dossiers de fabrication des commandes
Le C/DCM achevées.
- Reçoit du service production l’état journalier des commandes
prêtes à être livrées.
- Planifie les livraisons. (si le client n’est pas prêt pour la livraison,
les produits sont stockés provisoirement dans le magasin de
produits finis)
- Etablit le bordereau de livraison en trois exemplaires.
- Faire Signer le bordereau de livraison par le client et le livreur.
- Transmet le bon de commande et le bordereau de livraison à
l’assistante du directeur.
- Etablit la facture sur la base du bon de commande et du bordereau

L’Assistante du
Directeur de livraison.
- Transmet la facture au C/DCM pour contrôle.
- Contrôle de la facture en rapprochant le bon de commande et le

bordereau de livraison à la facture.
Le C/DCM - Appose son visa de contrôle sur la facture.

- Transmet la liasse (bon de commande, bordereau de livraison et
facture) au DG pour la signature de la facture.


Service en charge
Le DG - Vérifie la conformité entre le bon de commande, le bordereau de

livraison et la facture.
- Signe la facture et transmet tous les documents à l’Assistante de
Direction
- Transmet la copie de facture client au coursier.

L’Assistante de
- Transmet la liasse composée de la facture, du bordereau de
Direction.
livraison, et du bon de commande à la comptabilité.
- Contrôle les factures par rapport à la TVA.

Le Comptable
- Transmet les factures à l’aide comptable pour imputation

3.3.3 Procédures des ventes directes

Service en charge
Le client se présente au comptoir et formule sa demande verbale.
- Rentre les références des articles demandés et édite la facture en

Le chargé de vente
deux exemplaires.
- Remet une copie au client avec le cachet payé.
- Récupère les espèces.
- Remet les articles au client.
- A la fin de la journée les états suivants sont édités par le caissier :
- Point des encaissements de la journée.
- Le chiffre d’affaires de la journée.
- La fiche d’imputation indiquant le montant des factures HT et le
montant de la TVA.
- La fiche de dépouillement indiquant les différents articles sortis
au cours de la journée
- Toutes les factures de la journée.
- Transmet les états au C /DCM avec les recettes.
-
- Contrôle les documents en les rapprochant des recettes reçues

du caissier.
Le C/DCM
- Fait deux copies de la fiche de recette agrafe aux copies des
états ci-dessus cités et transmet une copie à la comptabilité.

3.4 GESTION DE TRESORERIE

3.4.2 Procédures d'encaissement
3.4.3 Procédures de décaissement

Version finale
POM 3.4 GESTION DE LA TRESORERIE Folio : 1/16
Objectifs
Les comptes de trésorerie (banques et caisses) sont des éléments d’Actif représentant des
moyens de paiement et de réserve de valeurs. Ils se caractérisent par leur liquidité, donc une
facilité d’aliénation. Ils représentent généralement une faible partie de l’actif mais un nombre
très important d’opérations. L’importance des risques liés à la trésorerie détermine la rigueur
des procédures qui s’y appliquent. Ces procédures visent à assurer que :
- les disponibilités de la société sont suffisamment protégées ;
- s’assurer que la gestion de toutes les transactions de la société est faite de façon
optimale ;
- les séparations des fonctions sont satisfaisantes ;
- les règles de signature et d’autorisation sont clairement définies, comprises de tous,

respectées et contrôlées ;
1. Encaissements
Les recettes issues des ventes sont encaissées et reversées dans la journée sur les comptes
bancaires ouverts au nom de la société.
Ces encaissements doivent obligatoirement donner lieu à délivrance d’un reçu de recettes en
trois (3) exemplaires dont une copie pour le client, une copie pour la comptabilité et la souche
reste dans le carnet.
Les reçus doivent être pré numérotés.

Version finale
Approvisionnement caisse
Il est tenue une caisse dépenses au siège de la société. Les recettes de cette caisse sont
essentiellement constituées des approvisionnements à partir des comptes bancaires ou des
reversements de fonds par les agents de la société.
1. Décaissements
Les décaissements concernent principalement le paiement des fournisseurs, des prestataires

de services, des salaires, des impôts et taxes et des cotisations sociales. Ils obéissent aux
règles énoncées ci-dessous :
- Les décaissements supérieurs à F CFA 100 000 doivent être réglés par chèque bancaire
ou par virement bancaire.

Version finale
- Les paiements doivent être soutenus par des pièces justificatives de livraison de bien ou
de réalisation de services (l’originale de la facture + le bon de commande + le bon de
livraison ou de réception, la demande d’achat ou l’ordre d’intervention préalablement
autorisé par le CDAC en ce qui concerne les petites réparations, ou encore le journal de
paie et l’ordre de virement en ce qui concerne le paiement des salaires).
- L’autorisation de paiement doit être donnée au vu de l’original des factures ; Aucune

photocopie ou copie de facture ni de duplicata ne saurait constituer une pièce
justificative d’un paiement.
- En dehors des salaires, des impôts, des taxes, des cotisations sociales, le factures
relatives aux livraisons de biens ou aux réalisations de prestations de services doivent
être préalablement contrôlées et validées par le comptable.
- Les factures payées doivent portées la mention « PAYEE PAR… » suivi des références
du titre de paiement et de la date.
- Les bons provisoires de caisse doivent exister en nombre limité. Ils doivent spécifier la
nature de la dépense envisagée et doivent être signés par le bénéficiaire. Ils doivent faire
l’objet d’une justification par une facture ou tout autre document comptable probant au
plus tard dans les trois (3) jours ouvrables suivant l’émission du bon. Les bons non
régularisés dans ce délai seront imputés au compte personnel du bénéficiaire comme
avance sur salaire.

Version finale
- La signature des chèques à blanc est prohibée.
2. Règles de signature :
- Les personnes habilitées à faire fonctionner les comptes bancaires de la société sont :
- Le Directeur Général qui signe seul pour tout paiement.
- Les paiements en espèce sont autorisés par le Directeur Général ou par le CDAC.
3. Tenue de la caisse :
La société dispose au siège d’une caisse de menues dépense qui fonctionne comme un compte
accréditif.
La gestion de la caisse se fait selon les règles suivantes :
- Les opérations d’encaissement et de décaissement doivent être enregistrées dans un

registre dénommé « brouillard caisse ». Ce registre doit être tenu manuellement avec un
stylo à bille sans blanc, ni ratures, ni surcharges.

Version finale
- Tout paiement en espèces doit donner lieu à l’établissement d’un bon de caisse en deux
exemplaires : un pour le bénéficiaire et la souche pour la comptabilité,
- Les bons de caisse doivent être pré numérotés ;
- La caisse est tenue par l’Assistante de Direction ;
- Le fonds de caisse est limité à 100 000 FCFA
- Les paiements individuels ne peuvent dépasser 100 000 FCFA.
- La caisse doit être arrêtée quotidiennement.
- Les pièces comptables doivent être transmises à la comptabilité au plus tard le

lendemain matin.
- Elle doit faire l’objet d’un inventaire physique mensuel et des contrôles inopinés.
- Les sorties de caisse doivent être matérialisées par des bons de caisse établis en deux (2)
exemplaires : un pour la comptabilité et le deuxième gardé comme souche.

Version finale
4. Prévisions de trésorerie :
L’exploitation de la société nécessite la mise en place d’une organisation de prévision de

trésorerie rigoureuse.
Les prévisions de trésorerie servent à la gestion de l’encaisse et de la trésorerie. Cette tâche

relève du Comptable sous le contrôle du Directeur Général.
En début d’exercice, le Directeur Général aidé par le comptable établit un plan de trésorerie
sur douze mois qu’il soumet au CA lors de l’adoption du budget annuel. Ce plan intègre en
particulier les prévisions d’approvisionnement de matières premières, les crédits envisagés et
les besoins en fonds de roulement. Il doit être actualisé une fois par trimestre.
Le paiement des frais généraux doit faire l’objet d’une prévision hebdomadaire de trésorerie
sur la base des factures reçues ou des échéances attendues de la semaine. La prévision
hebdomadaire présente les disponibilités en caisse et en banque ainsi que le montant des
charges à payer. Elle doit être soumise au Directeur Général au plus tard le vendredi pour
approbation et décisions à prendre.

Version finale
6. Contrôle de trésorerie :
Dans le but de prévenir ou de limiter les risques de fraude sur les comptes de trésorerie les
règles suivantes doivent être observées :
- Réconciliation bancaire de tous les comptes au plus tard le 10 du mois suivant par le
Comptable. Les réconciliations sont établies par le Comptable puis contrôlées par le
CDAC.
- Les chéquiers doivent être détenus par le PCA.
- Le remplissage des chèques et la remise des chèques aux bénéficiaires se font par
l’Assistante de Direction.
- Le chèque doit être photocopié et annexé à la pièce de paiement par banque.
- Le bénéficiaire devra décharger sur la pièce de paiement par banque.
- La liasse facture originale + pièce de paiement par banque + photocopie chèque doit
constituer la pièce comptable pour l’enregistrement du paiement.
- La caisse doit être contrôlée tous les mois par le Comptable. Ces contrôles doivent être
matérialisés par des procès verbaux d’inventaire de caisse.

Version finale
- Le Directeur Général doit initier au moins une fois tous les deux (2) mois des contrôles
inopinés de caisse et aussi souvent qu’il le souhaiterait.
- Les approvisionnements de caisse doivent faire l’objet d’une demande dûment autorisée
par le Directeur Général. Cette demande doit être soutenue par la situation de la caisse et
les prévisions hebdomadaires de dépenses par la caisse.

Version finale
3.4 GESTION DE LA TRESORERIE Folio : 9/16
3.4.2 Procédures d’encaissement
Responsable ou Service
en charge Tâches à exécuter
Les recettes encaissées au niveau de la caisse proviennent des ventes

directes et du recouvrement des créances sur les clients. Les clients
paient par chèque ou en espèces
- Tient le brouillard de caisse.

- Réceptionne les chèques des clients
Le Chargé de la vente ou le
- Réceptionne les espèces issues des recettes.
Caissier
- Fait le point au DG
- Indique au caissier les comptes bancaires sur lesquels les chèques

Le DG
ou les espèces seront déposés.
- Etablit les bordereaux de remise de chèques après obtention de

l’accord du DG.
- Verse les espèces et déposer le bordereau de remise de chèques.
Le Caissier
- Transmet le bordereau de chèques et le reçu de versement au
C/DAC.
- Vérifie le bordereau de remise de chèques et le reçu de

versement d’espèces.
- Vise après vérification sur les documents.
Le C /DAC - Rapproche la fiche versement et bordereau de remise de chèques

et les reçus de versement d’espèces.
Vise après vérification sur les documents ;

Version finale
3.4.2 Procédures d’encaissement
Après visa du C/DAC sur les deux documents ;
Le Caissier - Etablit la fiche de versement bancaire en trois exemplaires.

- Dépose tous les soirs le carnet de la fiche de versement au
C/DAC.
- Rapproche les bordereaux et les reçus de versement d’espèces

Le C/DAC à la fiche de versement en banque.
- Retire une fois par semaine des extraits des comptes
bancaires.
- Transmet les extraits et les documents au comptable ;
Le Comptable - Classe les extraits des comptes bancaires à la comptabilité.

- Impute les pièces comptables.

Version finale
3.4.3 Procédures de décaissement : paiement par espèces
Le Demandeur - Etablit une demande de fonds et signer.
Le Chef du demandeur - Signe la demande de fonds pour donner son autorisation.
Le DG - Autorise le décaissement des fonds
- Débloque les fonds et conserver provisoirement la demande de

Le Caissier
fonds.
- Mentionne la sortie de fonds dans un registre.
- Ramène les pièces justificatives et les déposées au caissier ;

Le Demandeur
- Récupère les pièces et éventuellement le reliquat, et contrôler ;

- Etablit la fiche de dépenses qui est signée par le caissier et le
bénéficiaire ;
Le Caissier
- Met à jour du brouillard de caisse ;
- Remet la liasse constituée de : demande de fonds, fiche de
dépense et pièces justificatives au C/DAC ;

Version finale
3.4.3 Procédures de décaissement: paiement par espèces
- Contrôle la force probante des pièces justifiant les

Le C/DAC décaissements.
- Retourne les documents au caissier.
- Fait le point des documents et détacher une copie du brouillard

Le Caissier de caisse.
- Transmet tous les jours les documents à la comptabilité.
Le Comptable - Impute les pièces comptables.

Version finale
3.4. 3 Procédures de décaissement : paiement des factures par chèque
Objectif
S’assurer que les règlements des factures et de diverses dépenses

sont autorisés par le Directeur Général et qu’ils sont liés à des
livraisons effectives et à des services faits.
- Transmet tous les jours les factures des fournisseurs reçues au

L’Assistante du Directeur
DG qui les affecte au C/DAC.
- Réceptionne les factures fournisseurs.

- Rapproche les factures au bon de commande et au bon de
livraison avant imputation.
- Tient sous Excel la situation auxiliaires des fournisseurs
Le C/DAC
- Elabore la position des comptes bancaires en trois exemplaires.
- Transmet une copie de la position des comptes bancaires au
DG.
- Elabore un planning de paiement en collaboration avec le
comptable.
- Transmet le planning au DG ;
- Transmet les factures au comptable ;

Version finale
3.4.3 Procédures de décaissement : paiement des factures par chèque
Le Comptable - Procède à l’imputation des factures.
- Donne son accord pour le planning de paiement établi.

Le DG - Donne l’ordre d’émission des chèques.
- Emet les chèques à l’ordre des fournisseurs.

Le Comptable - Transmet les chèques avec les factures, bon de commande et
bon de livraison au C/DAC.
- Rapproche le bon de commande, le bon de livraison et la

facture.
Le C/DAC - Fait les contrôles appropriés ;
- Transmet la liasse (Chèque, facture, bon de commande et bon
de livraison) au DG.
Le DG - Vérifie la liasse et signe le chèque.

- Transmet la liasse au Comptable.

Version finale
3.4.3 Procédures de décaissement : paiement des factures par chèque
- Réceptionne la liasse (chèque, facture, bon de commande et

Le Comptable bon de livraison).
- Informe les fournisseurs.
- Photocopie le chèque émis qui est joint à la liasse.
- Remet le chèque au fournisseur.
- Impute le règlement de la facture.
- Met à jour le brouillard de banques.
- Met à jour la situation auxiliaire des fournisseurs.

Version finale
3.4 GESTION DE LA TRESORERIE Page: 16/16
3.4.4 Procédures de décaissement : Caisse menues dépenses
Responsable ou
Tâches à exécuter
Service en charge
Le Demandeur - Remplit une demande de fonds inférieure à F CFA 100 000.
Le C/D du demandeur - Autorise la dépense par signature de la demande de fonds.
Le DG ou le C/DAC - Autorise le décaissement par la signature de la demande de

fonds.
Le Caissier - Remet les fonds au demandeur et conserver provisoirement la

demande de fonds.
- Ramène les pièces justificatives des dépenses effectuées (reçu

Le Demandeur ou facture).
- Fait le point de toutes les dépenses effectuées au caissier et lui
remet les documents.
Le Caissier - Met à jour son brouillard de caisse.

- Transmet les documents à la comptabilité.

Version finale
3.5 GESTION COMPTABLE, BUDGETAIRE ET FISCALE

3.5 2 Règles et méthodes comptables
3.5.3 Système comptable
3.5.4 Schémas de comptabilisation
3.5.5 Procédures budgétaires
3.5.7 Echéancier comptable, fiscal, social et juridique

Version finale
POM 3.5 GESTION COMPTABLE ET FISCALE Folio : 1/24
Objectifs
La gestion comptable, budgétaire et fiscale vise les trois objectifs suivants :
- Au plan comptable, donner une information financière fiable en présentant des états financiers
qui reflètent l’image fidèle de la situation financière et du patrimoine de la société.
- Au plan budgétaire, prévoir une utilisation optimale des ressources et des moyens de la société
afin d’atteindre les résultats escomptés.
- Au plan fiscal et social, se conformer aux textes en vigueur au Bénin.
Au plan comptable
La société POM tient sa comptabilité conformément à l’Acte Uniforme de l’OHADA relatif au droit
comptable. A ce titre, l’organisation comptable mise en place respecte les conditions de régularité et
de sécurité suivantes. Ainsi :
1. la comptabilité de la société doit être tenue en français et en franc CFA ;
2. toute écriture comptable doit respecter l’emploi de la technique de la partie double, qui se
traduit par une écriture affectant au moins deux comptes, l’un étant débité et l’autre crédité.
Lorsqu’une opération est enregistrée, le total des sommes inscrites au débit de comptes doit être
égal au total des sommes inscrites au crédit d’autres comptes ;
3. les écritures sont justifiées par des pièces datées, conservées et classées, susceptibles de servir
comme moyen de preuve et portant les références de leur enregistrement en comptabilité ;

Version finale
POM Folio : 2/24

3.5 GESTION COMPTABLE ET FISCALE
4. les opérations sont enregistrées chronologiquement ;
5. Les écritures journalières doivent être validées au plus tard à la fin de la journée de manière à
garantir le caractère définitif de l’enregistrement des opérations ;
6. chaque enregistrement doit être identifié en précisant l’indication de son origine et de son
imputation, le contenu de l’opération à laquelle il se rapporte ainsi que les références de la pièce
justificative qui l’appuie ;
7. le contrôle par inventaire au moins une fois par an de l’existence et de la valeur des biens,
créances et dettes de la société. L’opération d’inventaire consiste à relever tous les éléments du
patrimoine en mentionnant la nature, la quantité et la valeur de chacun d’eux à la date de
l’inventaire. Les données d’inventaire sont organisées et conservées de manière à justifier le
contenu de chacun des éléments recensés du patrimoine ;
Au plan budgétaire:
La société doit tenir compte de ces éléments dans ses prévisions d’activités.
Les prévisions seront élaborées par le Directeur Général et porteront sur les documents suivants :
- le budget des ventes ;
- le budget des approvisionnements de matières premières (polycarbonate) ;
- le budget des frais généraux ;
- le budget des investissements ;

Version finale
TITRE 3 : LES PROCEDURES

Août 2008

- le budget de TVA ;
- le budget de trésorerie ;
- le compte de résultat prévisionnel,
- et le bilan prévisionnel.
Les documents prévisionnels d’un exercice N doivent être élaborés et approuvés au plus tard à la fin
de décembre N-1. Ils sont révisés une fois au plus tard à la fin du 1er semestre N.
En plus des prévisions annuelles, le comptable devra tenir des prévisions hebdomadaires de
trésorerie.
Le rapport d’activité du Directeur Général devra inclure l’analyse des réalisations par rapport aux
prévisions. Cette analyse doit être réalisée à la fin de chaque mois par le Chef Service Comptable et
soumis à l’approbation du Directeur Général.
Au plan fiscal et social
Le Comptable veillera à ce que les obligations fiscales et sociales qui incombent à la société soit
respectées dans les délais légaux. Ainsi il fera en sorte que les différentes déclarations périodiques
soient établies cinq (5) jours avant la date limite de manière à permettre au CDAC de les contrôler
avant leur dépôt.

Version finale

3.5.2 Règles et méthodes comptables
Règle d’évaluation des postes de l’Actif

- Les éléments inscrits en comptabilité sont évalués suivant la convention du coût historique et
suivant l’application des principes généraux de prudence et de continuité de l’exploitation.
- Le coût historique des biens inscrits à l’actif du bilan est constitué par le coût réel
d’acquisition (prix d’achat plus frais accessoires d’achat) pour ceux achetés à des tiers, le coût
réel de production pour ceux produits par l’entreprise pour elle-même.
- Les stocks de marchandises sont évalués à la clôture, après inventaire physique, à leur coût
moyen pondéré d’acquisition (méthode dite C.M.P.).
- Les biens durables qui se déprécient de façon certaine et irréversible avec le temps, ou l’usage
sont amortis suivant le mode linéaire conformément aux taux suivants :
 Logiciels 33.33 %,
 Installations, aménagement et agencements : 15%,
 Matériel industriel : 5%
 Matériel informatique : 25%
 Matériel de bureau : 15 %,
 Mobilier de bureau : 15%,
 Matériel commercial : 20%
 Matériel de transport : 25%.
- Les créances inscrites au bilan sont dépréciées en fonction des retards de paiement et suivant
les taux ci-après :
 supérieur à 1an et inférieur à 1 an et demi : 10% Créances locales ; 15% Créances
étrangères.
 supérieur à 1 an et demi et inférieur à 2 ans : 13% Créances locales ; 18% Créances
étrangères.
 supérieurs à 2 ans : 17% Créances locales ; 27% Créances étrangères.

Version finale

Règles de présentation
Les règles de présentation des états financiers annuels de la société POM sont celles préconisées par
l’Acte Uniforme de l’OHADA relatif au droit comptable. Les états financiers sont présentés suivant
le système normal.
Le système comptable mis en place par la société POM a pour principal objet de fournir l’ensemble
des informations financières et comptables, légalement obligatoires, mais aussi indispensables pour
une gestion efficiente de l’entreprise.
Comme toute entreprise exerçant dans l’espace UMOA, la société POM est tenue de présenter en
fin d’exercice les états financiers conformément au SYSCOA.
Le système comptable de la société POM doit permettre d’enregistrer, de classer les pièces
comptables et de saisir et contrôler les écritures.
Présentation générale du système :
Le système comptable de la société POM est organisé autour d’un plan de comptes élaboré à partir
du plan comptable général du droit comptable et d’un logiciel de comptabilité CIEL COMPTA Le
plan de comptes est intégré au programme et peut être complété, mis à jour aussi souvent que les
besoins de la comptabilité l’exigent. Ce système est complété :
- de divers fichiers EXCEL pour les analyses.
Ces programmes tournent sous le système d’exploitation WINDOWS sur des micro-ordinateurs non
interconnectés.

Version finale
Le système repose sur l’organisation suivante :

imputation des pièces comptables ;
- saisie des imputations comptables dans les journaux auxiliaires ;
- report des enregistrements comptables dans le grand livre des comptes ;
- centralisation des soldes des comptes du grand livre dans la balance générale des comptes ;
- obtention automatique du bilan, du compte de résultat, du TAFIRE et de certaines annexes à
partir de la balance générale des comptes ;
- présentation des informations dans les autres annexes.
Les journaux
Les principaux journaux utilisés par la société sont les suivants :

- journal des à nouveaux,
- journal des achats,
- journal des ventes,
- journal des opérations diverses,
- journal de caisse,
- journaux de banques,
- journal des salaires,
- journal de clôture.
Principe de traitement des écritures comptables
Les imputations comptables se font sur les pièces comptables à l’exception des opérations diverses
de régularisations qui sont faites sur des fiches d’imputations datées et pré numérotées.

Version finale
Les imputations sont faites par l’aide comptable et vérifiées par le Comptable avant leur saisie. Dès
la saisie d’une pièce, les écritures sont automatiquement prises en compte dans les traitements
(éditions, interrogations, etc.). Pour chaque écriture saisie les attributs suivants doivent être
précisés pour qu’elle soit prise en compte par le programme
- la date de l’opération,
- le numéro de la pièce,
- le libellé de l’opération,
- le ou les numéros de comptés débités,
- le ou les numéros de comptés crédités,
- le ou les montants débités,
- le ou les montants crédités.
Pour chaque écriture saisie, le total des comptes débités doit être égal au total des comptes crédités
sinon l’écriture ne sera pas prise en compte par le programme.
Analyse des comptes
Les soldes des comptes sont analysés à la fin de chaque mois. En fin d’exercice tous les comptes
présentant un solde (débiteur ou créditeur) supérieur à zéro sont analysés et justifiés grâce aux
fiches d’analyse de solde. Ces fiches sont dans des chronos et sont classées suivant l’ordre
chronologique de la nomenclature du plan comptable (de la classe 1 à la classe 8).

Version finale
Classement des pièces comptables:
Les pièces sont classées suivant les types de journaux comptables. Ainsi les chronos suivants
doivent être créés pour le classement :
- chrono achats/fournisseurs pour les achats de biens et services,
- chrono ventes/clients pour les ventes,
- chrono salaires pour les états de salaires.
- chrono caisse pour les pièces de paiement par la caisse,
- chrono banque pour les pièces de paiement par la banque,
- chrono opérations diverses pour les écritures de régularisations, de stocks, d’amortissement et

provision, etc.
Les pièces sont classées dans les chronos par mois et par ordre chronologique des enregistrements.
Les numéros de pièces ou de saisie d’écriture servent de base pour cet ordre.
Livres comptables obligatoires
Les livres comptables dont la tenue est rendue obligatoire par la loi sont constitués du livre journal,
du grand livre, la balance générale des comptes et du livre d’inventaire.
1. Le livre journal enregistre toutes les écritures comptables dans l’ordre chronologique. Il peut être
divisé en journaux auxiliaires de vente, d’achat, de banque, etc.
2. Le grand livre est l’ensemble des comptes du bilan et du compte de résultat.

Version finale
3. La balance générale est la synthèse des comptes. Elle est présentée en six (6) colonnes : deux (2)
pour les soldes d’ouverture, deux (2) pour les mouvements et deux (2) pour les soldes de clôture.
4. Le livre d’inventaire comprend le bilan, le compte de résultat et le TAFIRE.
Ces différents sont obtenus automatiquement grâce au logiciel CIELCOMPTA Pour répondre aux
exigences de la loi, il est tenu des registres préalablement côtés et paraphés par le président du
tribunal de commerce et dans lesquels sont reportés périodiquement (le mois) les soldes du livre
journal et du grand livre. Pour les deux derniers livres, ces soldes sont reportés dans ces registres
par simple collage.
Documents supports :
- plan de comptes,
- manuel d’utilisation du logiciel CIELCOMPTA

Version finale

3.5.4 Schéma de comptabilisation
Les opérations réalisées par la société POM ne présentent pas de particularités de nature à adopter
des schémas de comptabilisation spécifiques. Les opérations d’achat, de vente, de traitement des
salaires, d’encaissement et de décaissement, de dotation aux amortissements, de provisionnement,
de stocks, etc. sont comptabilisées conformément aux règles édictées par l’Acte Uniforme de
l’OHADA relatif au droit comptable à savoir :
- justification de l’enregistrement par une pièce comptable probante ;
- utilisation de numéro de compte figurant dans le plan comptable de la société POM ;
- respect de la partie double (débit = crédit),
- libellé de l’écriture comptable ;
- la date l’écriture ;
- le n° de la pièce comptable.

Version finale

Etablissement des états financiers annuels :
Les états financiers annuels sont des états de synthèse qui retracent l’ensemble des opérations
réalisées par la POM au cours d’un exercice comptable. Ils sont composés :
- du bilan,
- du compte de résultat,
- du TAFIRE,
- et de l’Etat annexé.
Leur établissement relève des attributions du Comptable sous le contrôle du Cabinet Assistant. Ils
sont arrêtés par le Directeur Général au plus tard le 30 avril de l’année suivante et approuvés par
l’Assemblée générale des actionnaires au plus tard le 30 juin de l’année suivante.
Lors de l’établissement des états financiers annuels, les règles ci-dessous doivent être respectées :
1. Procéder à l’inventaire physique des stocks, des immobilisations et de la caisse de manière à

s’assurer de l’existence réelle de certains actifs de la société.
2. Valoriser les stocks inventoriés et passer les écritures d’inventaire (annulation du stock
initial et constatation du stock final).
3. Les stocks à déprécier identifiés lors de l’inventaire physique le seront après avis du
Directeur Général et conformément au taux de dépréciation qu’il aura arrêté.

Version finale
4. Mettre à jour, dans le module IMMOBILISATIONS du logiciel CIELCOMPTA le fichier

des immobilisations en s’assurant que toutes les acquisitions et les sorties (cession, mises au
rebut, etc.) ont été prises en compte dans le fichier .
5. Editer et rapprocher le fichier des immobilisations de la balance générale.
6. Générer le calcul des amortissements et passer les écritures de dotations.
7. Pour les immobilisations en cours (cas de travaux de construction ou d’installation), Evaluer

toutes les dépenses engagées depuis le début des travaux et passer les écritures de
productions immobilisées ou d’immobilisations en cours.
8. Identifier toutes les commandes de biens et de services réceptionnées ou achevés mais non
facturées et passer les écritures de « fournisseurs, factures non parvenues ». Pour les services
récurrents comme l’électricité, l’eau, le téléphone pour lesquels les factures des dernières
consommation ne seront reçues qu’au cours des premiers mois de l’année suivante,
déterminer la moyenne périodique des factures reçues et multiplier par les périodes non
facturées.
9. Identifier toutes les dettes et créances en devises à la clôture de l’exercice et les réévaluer
en FCFA avec les cours de clôture communiquer par la BCEAO et passer les écritures
d’écarts de conversion et de provision pour les pertes latentes. Les écarts de conversion
touchant les comptes de disponibilités seront traités directement au niveau du compte de
résultat.

Version finale
10. Pour les intérêts financiers sur emprunts ou sur concours bancaires, évaluer les intérêts
courus non échus et passer les écritures de charges à payer.
11. Evaluer les congés dus au 31 décembre pour l’ensemble du personnel (2 jours par mois à
partir de la dernière date de retour de congés) et passer les écritures de congés à payer.
12. Evaluer ou mettre à jour l’évaluation des indemnités de départ à la retraite pour l’ensemble
du personnel.
13. Procéder à l’analyse de tous les autres comptes de la comptabilité générale de manière à
identifier les opérations non comptabilisées ou les erreurs de comptabilisation.
14. Mettre à jour l’Etat annexé en ce qui concerne :
- la FIRD,
- les pages 20 à 36,
- et les tableaux 1 à 13.
15. Editer les états financiers et vérifier leur cohérence d’ensemble par rapport à la balance
générale.
Déclarations fiscales
Les principaux impôts et taxes dont la société POM est assujettis sont constitués :

Version finale
- des impôts sur salaires,
- de la patente,
- de la TVS,
- de l’IRVM,
- du BIC
La plupart de ces impôts font l’objet de déclarations périodiques à l’exception de la patente qui
n’est due qu’à la réception de l’avis d’imposition. Il est recommandé dans ce cas de payer des
acomptes sur la base du dernier avis.
Le Comptable est responsable de l’établissement des différentes déclarations. Il veillera à ce que les
différentes déclarations soient établies dans les délais légaux.
Des imprimés officiels de déclaration existent ; Ils peuvent être reproduits sous EXCEL pour éviter
les ruptures de stock.
Les déclarations sont contrôlées par le CDAC avant leur dépôt aux services des impôts.
En dehors des impôts et taxes cités ci-dessus, la société POM est astreinte également à certaines
obligations déclaratives comme par exemple le paiement des avances et acomptes sur impôts
(acomptes provisionnels sur BIC, acomptes forfaitaires sur BIC, acomptes sur patente, etc.), ou les
reversements de retenues à la source (IRVM, 3% sur honoraires des prestataires, IPTS, etc.)

Version finale
Le comptable devra tenir extra comptablement des situations de comparaison avec la comptabilité
pour s’assurer si les déclarations faites sont cohérentes avec les opérations enregistrées dans les
comptes. Il tiendra ainsi les tableaux de suivi suivants :
- rapprochement chiffre d’affaires déclaré / chiffre d’affaires comptabilisé ;
- rapprochement salaires déclarés / salaires comptabilisé ;
- suivi des acomptes forfaitaires (payés/validations demandées/bordereaux de compensation

reçu/solde comptable) ;
- etc…
Acomptes forfaitaires :
Les acomptes forfaitaires payées au cordon douanier lors des importations, pour être utilisés lors de
la liquidation de l’impôt BIC, doivent être validés avant le 30 avril de l’exercice suivant. Le délai de
validation au niveau des services fiscaux prend beaucoup de temps, aussi est-il recommandé au
Comptable de préparer et d’envoyer à la validation les acomptes payés après chaque commande
réceptionnée. Un tableau de suivi des demandes de validation doit être tenu en EXCEL. La
validation donne lieu à la délivrance d’un BORDEREAU DE COMPENSATION qui permet
d’utiliser les acomptes payés.
Déclarations mensuelles de TVA :
Les écritures de centralisation de la TVA doivent passées périodiquement après chaque dépôt de
déclaration de manière à rapprocher la dernière déclaration de la comptabilité. Pour ce faire, il est
recommandé au Comptable d’établir les déclarations à partir des comptes de TVA ;

Version finale
Ce qui suppose que les opérations d’un mois donné doivent être enregistrées en comptabilité au plus
tard au moment de la préparation des déclarations de TVA.
Déclaration annuelle des BIC :
La déclaration des BIC comporte quatre (4) pages dont la présentation est imposée par
l’Administration fiscale. La présentation des détails qui sont demandés pour certaines lignes est
libre. Pour l’établissement de cette déclaration, les règles suivantes doivent être observées :
- lignes 1 à 10 et 19 à 20 : mettre à jour les informations concernant la société relatives à la page

1 de la déclaration (n° INSAE, n° du contribuable, adresse, n° de téléphone, nom et adresse
des dirigeants et du comptable, les n° des comptes bancaires, l’activité de la société, le nombre
de véhicule de société, l’effectif du personnel, etc.) ;
- lignes 55 et 56 : identifier et déterminer le montant des charges non déductibles et des produits
non imposables fiscalement de la 2ième page de la déclaration ;
- ligne 59 : reporter sur cette ligne les déficits fiscaux antérieurs (déficits ordinaires et
amortissements réputés différés en période déficitaire) ;
- ligne 60 : déterminer le résultat fiscal taxable (ligne 53 + ligne 55 – lignes 56 et 59 ;
- ligne 110 : calculer le montant de l’impôt après avoir reporté à ligne 109 le résultat de la ligne
60. ;
- Lignes 112 et 113 : imputer les acomptes payés sur BIC au cours de l’année ainsi que les
crédits des exercices antérieurs ;
- Déterminer le solde à payer ou le trop versé.

Version finale
Remarques :
- Les déficits fiscaux antérieurs doivent faire l’objet d’un suivi rigoureux. La non imputation de
ces déficits au cours d’un exercice bénéficiaire vaut renonciation et entraîne de facto
l’impossibilité pour la société de les utiliser ultérieurement.
- Les acomptes à imputer sont les acomptes provisionnels, les acomptes forfaitaires pour
lesquels les bordereaux de compensation ont été obtenus, les retenus de 3% opérées par des
tiers pour le compte de la société et pour lesquels la société détient la preuve de leur versement
aux services des impôts.
Déclaration annuelle des commissions et honoraires :
L’article 44 du Code Général des Impôts fait obligation à toute entreprise soumise au BIC de
joindre à la déclaration annuelle des BIC une déclaration des commissions, honoraires, courtages,
ristournes et autres rémunérations versés à des tiers au cours de l’exercice. Il s’agit en général des
montants annuels TTC payés à des prestataires de services. La déclaration comporte deux parties :
I. Identification de l’entreprise (nom, adresse, téléphone, n° INSAE)
II. Rémunérations versées (nom et adresse du bénéficiaire, n° INSAE et le montant TTC)
L’établissement d’une telle déclaration peut fastidieux dans certains cas surtout si l’entreprise utilise
les services de plusieurs prestataires. Pour faciliter l’établissement de cette déclaration en fin
d’année, il est recommandé au Comptable ce qui suit :
- Créer un classeur EXCEL comprenant des feuilles individuelles par prestataire et une feuille
récapitulative.

Version finale
3.5.5. Etablissement des états financiers annuels et des déclarations fiscales et sociales
- Renseigner le classeur EXCEL au fur et à mesure que les factures de prestations sont
comptabilisées en charges ou en immobilisations.
- S’assurer en fin d’année que la feuille récapitulative correspond aux soldes des comptes
concernés et la reporter sur la déclaration.
- Pour les prestataires étrangers, indiquer la mention « ETRANGER » dans la case INSAE du
bénéficiaire.
- Pour les prestataires nationaux ne disposant pas de numéro INSAE, indiquer la mention
« INEXISTANT » dans la case INSAE du bénéficiaire.
Remarque :
La non déclaration d’une commission ou honoraire versé à un tiers expose la société à une double
sanctions :
- réintégration du montant non déclaré dans la base imposable du BIC ;
- et pénalité de 50% du montant non déclaré.
L’absence d’indication de l’adresse et du n° INSAE est également sanctionnée.
Déclarations sociales
Les déclarations sociales portent sur les prestations familiales, la retraite et les accidents de travail.
Un seul imprimé sert à déclarer les trois catégories de cotisations tant en ce qui concerne la part
patronale que la part ouvrière. Elles sont adressées mensuellement à la Caisse Nationale de Sécurité
Sociale (CNSS).

Version finale
- imprimé de déclaration de TVA ;

- imprimé de déclaration des impôts sur salaires ;
- imprimé de déclaration des BIC ;
- imprimé de déclaration de la TVS ;
- imprimé de déclaration des commissions et honoraires ;
- imprimé de déclaration de l’IRVM ;
- imprimé de déclaration des cotisations sociales ;

Version finale

3.5.6 regles d’elaboration du budget et de suivi budgetaire
1. Elaboration du budget
L’élaboration du budget relève des attributions du CDAC.

Chaque exercice comptable doit faire l’objet d’un budget sur douze (12) mois.
Le budget doit être soumis à l’adoption du CA au plus tard en décembre de l’exercice encours. Il
peut être révisé en cours d’exercice budgétaire mais cette révision ne peut intervenir qu’au plus tard
la fin du 1er trimestre de l’exercice en cours.
Le budget comporte trois (3) parties :
- le budget de l’exploitation ;
- le budget des investissements ;
- le budget de trésorerie.
Le budget de l’exploitation
Il est structuré autour des composantes ci-après :
- Le sous budget des achats de matières premières qui est fonction des prévisions de
commandes attendues;
- Le sous budget des ventes des produits finis ;
- Le sous budget des frais généraux (fournitures de bureau, services extérieurs, salaires,
impôts et taxes, loyers des intérêts financiers, etc.).
L’élaboration du budget de l’exploitation doit reposer sur des prévisions d’activité réalistes
traduisant l’évolution passée et la situation du secteur dans le futur. A cet effet, le budget doit
comporter une partie narrative qui expose les arguments qui justifient ces prévisions.

Version finale
POM 3.5. GESTION COMPTABLE ET FISCALE Folio : 21/24

Le budget des investissements
Les investissements à réaliser, doivent être préalablement prévus et adoptés par le CA au début de
chaque exercice. Cependant, sur autorisation du CA, certains investissements non prévus au budget
peuvent être réalisés.
Le budget doit détailler la nature, la quantité et la valeur des investissements.
Pour son élaboration il est conseillé d’obtenir des factures pro formats auprès des fournisseurs et
d’en justifier, dans la partie narrative du budget, le bien fondé de ces investissements.
Le budget de trésorerie
Le budget de trésorerie est la synthèse des budgets de l’exploitation et d’investissements en termes

de flux de trésorerie. Il est indispensable d’en établir un chaque année car il permet de voir
comment les revenus encaissables générés par l’exploitation arrivent à couvrir les charges
décaissables induites par les activités.
Il doit être éclaté par mois dans un planning de trésorerie.
Les délais de règlement et de paiement doivent être clairement identifiés et négociés de manière à
anticiper les déficits de trésorerie.
2. Circuit d’élaboration et d’adoption
Le Comptable collecte auprès du Directeurs Général, des Chefs Départements et des autres services
les éléments nécessaires pour la confection du budget.
Le projet de budget est revu par le CDAC qui le transmet au Directeur Général pour approbation.

Version finale

3. Suivi budgétaire
Le suivi budgétaire sert précisément à s'assurer de la bonne exécution du budget préalablement

adopté par le CA. Il consiste à effectuer une analyse comparative des réalisations et des prévisions
et à procéder à des aménagements ou à des arbitrages si nécessaires. Le suivi budgétaire suppose
qu’avant tout engagement de dépense, surtout les dépenses d’investissement, il faille s’assurer que
la dépense est prévue au budget.
Il suppose également que des explications écrites soient données sur l’exécution du budget. Ainsi
dans son rapport d’activité qu’il présente au CA, le Directeur Général fait le point de l’état
d’exécution du budget et des actions qu’il compte mettre en œuvre pour atteindre les objectifs qui
lui ont été fixés.
Le Directeur Général et le Comptable sont les principaux acteurs du suivi budgétaire.

La périodicité du suivi budgétaire est de un (01) mois.
- Modèle de budgets
- Modèle de suivi budgétaire

Version finale
3.5.7 Echéancier fiscal, comptable, social et juridique
1) FISCAL & SOCIAL
Nature de l’impôt, de la taxe ou de la
cotisation
Date limite (1) Période d’imposition Formalités
10 du mois suivant Taxe sur Activités Financières (TAF) Mois précédent Souscrire une déclaration
10 du mois suivant IPTS & VPS Mois précédent Souscrire une déclaration
10 du mois suivant Retenue 3% sur prestataires Mois précédent Souscrire une déclaration
10 du mois suivant BIC détaillant Mois précédent Souscrire une déclaration
31 janvier et 30 avril Patente Exercice en cours Règlement de deux acomptes de 50% de la
patente due de l’année précédente
10 du dernier mois du Taxe sur les véhicules de société (Acomptes) Trimestre en cours Souscrire une déclaration
trimestre en cours
30 avril N+1 Impôt sur les BIC Année précédente Souscrire une déclaration
10 du dernier mois du Acomptes provisionnels BIC Exercice en cours Souscrire une déclaration
trimestre en cours
10 du mois suivant le IRVM sur dividende Trimestre précédent Souscrire une déclaration
trimestre de la distribution
30 avril N+1 Déclaration des commissions et honoraires Année précédente Souscrire une déclaration
15 du mois suivant Cotisations sociales (CNSS) Mois précédent Souscrire une déclaration

Version finale
3.5.7 Echéancier fiscal, comptable, social et juridique
2) COMPTABLE & JURIDIQUE
Date limite (2) Travaux ou Actes à accomplir Organe responsable

31 décembre N Clôture des comptes Directeur Général
Arrêté des comptes :
30 avril N+1 - Rapport d’activité du Directeur Général - Directeur Général
- Rapport de gestion - Directeur Général
- Convocation de l’AGO - PCA
Mise à la disposition du commissaire aux comptes des états
PCA
AGO-45 jours (15.05.N+1) financiers et du rapport de gestion.
Mise à la disposition des associés des états financiers, du rapport de
gestion, des rapports du commissaire aux comptes.
AGO-15 jours (15.06.N+1) PCA
AGO = 30.06.N+1 -Approbation des comptes par l’assemblée générale ordinaire Associés
(Clôture +6 mois)
30.09. N+1
Directeur Général
(Clôture + 9 mois) Mise en paiement des dividendes
(1) : Date au plus tard de dépôt de la déclaration et de paiement.
(2) : Date au plus tard des travaux ou de l’action à accomplir.

Version finale
3.6 GESTION INFORMATIQUE

3.6.2 Procédures de gestion du parc informatique
3.6.3 Procédures de gestion des consommables informatiques
3.6.4 Procédures d’accès aux données informatiques
3.6.5 Procédures de sauvegarde des données informatiques
_________________________________________________________________________________
Version finale
POM 3.6 GESTION INFORMATIQUE Folio : 1/6
Objectifs :
La gestion informatique couvre :
- les programmes informatiques (software),
- le matériel informatique (hardware),
- et les consommables informatiques.
La gestion informatique de la société doit permettre de maintenir, à tout moment, le système

en bon état de fonctionnement. En effet, aucune information financière ne peut être produite
si le système informatique est défaillant. De façon générale, la fonction informatique au sein
de la société doit permettre :
- D’assurer le bon fonctionnement du matériel et des programmes informatiques qui

constituent le système informatisé de gestion de la société.
- D’assurer la protection, la conservation, la maintenance du matériel et des

programmes.
- D’assister les utilisateurs.
Règles générales de gestion :
Pour assurer une bonne gestion de la fonction informatique, les règles suivantes doivent être
observées :
- Planifier les investissements en informatique ;
- Définir des profiles utilisateurs et des codes d’accès pour l’utilisation des différents
programmes et différents modules ;
____________________________________________________________________________________

Version finale
- Constituer des stocks suffisants en consommables informatiques ;
- Interdire toute utilisation de support d’enregistrement (disquette, CD, bandes)

n’appartenant pas à l’entreprise.
- Sauvegarder quotidiennement les données en fin de journée ;
- Donner une formation adéquate aux utilisateurs des différents programmes ;
- Assurer une maintenance régulière du système (programmes et matériels) ;
- Souscrire une police d’assurance contre les risques de vol, d’incendie, dégâts des
eaux, etc.
____________________________________________________________________________________

Version finale
3.6.2 Procédures de gestion du parc informatique
Les interventions sur le matériel (dépannages, réparations, maintenances) ou sur les

programmes (mise à jour, modification, correction) doivent faire l’objet d’un ordre de
réparation dûment autorisé par le Directeur Général et consignées sur les fiches
d’intervention.
Toute installation de programme, d’application doit se faire avec l’autorisation du Directeur

Général.
Tout déplacement de machine pour cause de dépannage ou de réparation doit se faire avec
l’autorisation du Directeur Général. Une fiche de mouvement doit être établie pour suivre les
mouvements du matériel.
Documents Supports :
Fiche de suivi des interventions.
____________________________________________________________________________________

Version finale
3.6.3 Procédures de gestion du consommables informatiques
Les consommables informatiques concernent :
- les disques durs,
- les cartes mémoires,
- les souris, les tapis de souris,
- les cartouches d’encre,
- les supports de sauvegarde (bandes, disquettes, CD, etc.),
- etc.
Ils sont gérés par le Services Administratif. Il est tenu une fiche de stock pour chaque
consommable informatique.
Toute sortie de consommables informatiques doit être consignée sur la fiche de stock et le
demandeur doit émarger sur la fiche de stock.
- fiche de stock de consommables informatiques.
____________________________________________________________________________________

Version finale
3.6.4 Procédures d ’accès aux données informatiques
L’accès aux postes est strictement réservé au personnel autorisé.
L’accès aux différents programmes informatiques se fait par mots de passe définis par le
Directeur Général.
Les codes d’accès sont définis par profile utilisateur (saisie, traitement, consultation avec
modification ou sans, etc.). Les codes doivent être régulièrement mis à jour au moins tous les
six mois.
La mise à jour des programmes antivirus doit se faire au moins une fois par mois sur toutes
les machines.
Toute disquette ou tout CD ROM venant de l’extérieure de la société doit préalablement être
vérifié par le Directeur Général ou son Assistante avant son introduction dans les différents
lecteurs.
____________________________________________________________________________________

Version finale
3.6.5 Procédures de sauvegarde des données informatiques
Les données sont sauvegardées sur bandes magnétiques suivant la périodicité ci-après par le
service informatique :
- Sauvegardes journalières après 18h 30 conservées dans le serveur ;
- Sauvegardes mensuelles ;
- Sauvegardes annuelles.
Les sauvegardes mensuelles et annuelles sont faites sur des cassettes à bandes magnétiques
conservées au siège dans un coffre ignifugé ou dans un lieu distinct
____________________________________________________________________________________

Version finale
T ITRE 4 : ANNEXE
____________________________________________________________________________________

Version finale
______________________________________________________________________________________________
____________________________________
130

Societe Power On Manufacture Sa: B.P. 9087 Cotonou République Du Bénin

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SOCIETE POWER ON

TITRE 1 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES .......................................... 4

TITRE 2 : PRESENTATION DE LA SOCIETE ..................................................................... 11

TITRE 3 : LES PROCEDURES ................................................................................................ 39

POM / Manuel de procédures – Août 2008 2

3.3.3 Procédures des ventes directes ............................................................................ 79

TITRE 4 : ANNEXE ................................................................................................................. 129

POM / Manuel de procédures – Août 2008 3

T ITRE 1 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES

POM / Manuel de procédures – Août 2008 4

TITRE 1 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES Août 2008

POM 1.1 DEFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL Folio : 1/2

L’agent ne perd pas de temps à la recherche du type de traitement à effectuer.

La fiabilité des informations produites à des fins de gestion ou de décision dépend

POM / Manuel de procédures – Août 2008 5

TITRE 1 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES Août 2008

POM 1.1 DEFINITION ET OBJECTIFS DU MANUEL Folio : 2/2

- Faciliter les opérations de contrôle

Le manuel des procédures est un outil de travail indispensable au contrôleur interne ou

- Faciliter la formation des nouvelles recrues

POM / Manuel de procédures – Août 2008 6

TITRE 1 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES Août 2008

POM 1.2 CONTENU DU MANUEL Folio : 1/1

Le présent manuel comprend la description des procédures relatives aux fonctions

Enfin, pour chaque procédure, nous procédons à la description :

- des principales règles de gestion qui la caractérisent,

- des tâches à exécuter.

Chaque page de description des procédures comporte :

- la date de la dernière mise à jour de la feuille.

POM / Manuel de procédures – Août 2008 7

TITRE 1 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES Août 2008

POM 1.3 MISE A JOUR DU MANUEL Folio : 1/1

POM / Manuel de procédures – Août 2008 8

TITRE 1 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES Août 2008

POM 1.4 A QUI EST DESTINE CE MANUEL ? Folio : 1/1

Ce manuel est un document à usage strictement interne à la société POWER ON

POM / Manuel de procédures – Août 2008 9

TITRE 1 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES Août 2008

POM 1.5 COMMENT UTILISER CE MANUEL ? Folio : 1/1

POM / Manuel de procédures – Août 2008 10

T ITRE 2 : PRESENTATION DE LA SOCIETE

POM / Manuel de procédures – Août 2008 11

TITRE 2 : PRESENTATION DE LA SOCIETE Août 2008

2.1 PRESENTATION DE L’ACTIVITE DE LA

La société POM a pour activité principale la production et la commercialisation des disques

Le cycle de production des disques optiques comporte huit (8) étapes.

POM / Manuel de procédures – Août 2008 12

TITRE 2 : PRESENTATION DE LA SOCIETE Août 2008

POM 2.2 FICHE D’IDENTIFICATION DE LA SOCIETE Folio : 1/1

DENOMINATION : POWER ON MANUFACTURE (POM)

ADRESSE : SIEGE SOCIAL ET DIRECTION GENERALE

01 B.P. 5588 COTONOU (REPUBLIQUE DU BENIN)

DATE DE CREATION : 28 décembre 2005

PRESIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION : WONG CHI YUNG

POM / Manuel de procédures – Août 2008 13

2.3 ORGANIGRAMME DE LA SOCIETE

POM / Manuel de procédures – Août 2008 14

TITRE 2 : PRESENTATION DE LA SOCIETE Août 2008

2.4 DESCRIPTION DES PRINCIPALES

Les principales attributions assignées à chaque direction, département ou service se résument

POM / Manuel de procédures – Août 2008 15

TITRE 2 : PRESENTATION DE LA SOCIETE Août 2008

2.4 DESCRIPTION DES PRINCIPALES