Guide FANOME

1. DISPOSITIONS GENERALES

Le recouvrement des coûts en santé, dénommé « FANOME » ou

« Fandraisan’Anjara NO Mba Entiko » en malagasy et « Financement pour
l’Approvisionnement NOn-stop des Médicaments » en français, est un mécanisme de
financement communautaire pour la santé adopté à Madagascar. Au niveau des CSB,
le recouvrement des coûts intéresse les médicaments et les frais inhérents à leur
gestion.
Le mécanisme, basé sur l’ «Entraide pour la Santé », prévoit l’accessibilité
des démunis aux soins.

2. OBJECTIFS

Il s’agit :
- d’assurer la disponibilité permanente en médicaments dans les formations
sanitaires publiques ;
- de faciliter l’accessibilité aux soins même aux démunis;
- de rendre effective la participation communautaire dans la gestion, suivant les
principes de la décentralisation et de la transparence.

3. CADRE LEGAL

3.1 Sur le FANOME dans les formations sanitaires publiques

Le FANOME est institué suivant le décret N° en date du

L’arrêté inter ministériel N° en date du portant
application dudit décret, fixe les modalités de conduite du FANOME auprès des
Formations Sanitaires Publiques de base dites Centres de Santé de Base (CSB).

3.2 Sur la responsabilité de la communauté dans la gestion

Elle repose sur les textes suivants :

- loi n°93-005 du 26 Janvier 1994 portant orientation générale de la politique
de la décentralisation ;
- loi n°94-007 du 26 Avril 1995 relative aux pouvoirs, compétences et
ressources des collectivités territoriales décentralisées ;
- décret n°96-169 du 06 Mars 1996 portant application de l’article 15 de la loi
94-007 du 26 Avril 1995.

3.3 Application dans le cadre du FANOME

Le fonctionnement du CSB relève de la responsabilité :

- d’une part, du secteur santé en l’occurrence le Chef CSB qui est sous la
direction du Chef SSD ;
- d’autre part, des collectivités décentralisées en l’occurrence la Commune
d’implantation du CSB et sa communauté.
 3.3.1 application sur la gestion du FANOME
Conformément aux textes cités ci- dessus (3.2), la Commune tient un rôle
important dans la gestion du CSB.
Elle a donc le devoir de veiller à ce que l’utilisation du fonds issu du
FANOME corresponde aux objectifs du recouvrement, comme elle a le devoir de
veiller à l’amélioration de l’environnement de la Formation Sanitaire.

3.3.2 application sur la composition du personnel

La composition du personnel se présente comme suit :

- les agents de santé, responsables des prestations de soins ;
- les agents communautaires composés par un responsable de la Pharmacie de
détail et un responsable de gardiennage.

3.3.3 application sur leur prise en charge

- les agents techniciens de santé sont recrutés et rémunérés par le Ministère de la

Santé ;
- les agents communautaires sont recrutés et pris en charge par la Commune.

4. PRINCIPES DE BASE

4.1 Domaine du FANOME

Au niveau des CSB, seuls les médicaments sont touchés par le

recouvrement des coûts. La participation de la communauté couvre le prix et les frais
inhérents à leur gestion. Une marge est appliquée pour couvrir ces frais ; cette marge
est fixe pour tous les CSB du territoire.
Un seul poste de paiement est permis : celui du dispensateur . Il est le
responsable de la délivrance des médicaments de la pharmacie du CSB ou PhaGeCom
aux patients.

4.2 Médicaments et FANOME: tous les médicaments ont certes un coût.

Cependant il existe des médicaments qui ne sont pas touchés par le
recouvrement.

4.2.1 ce qu’on entend par médicaments

Nous entendons par médicament tout produit pharmaceutique agréé par le

Ministère de la Santé comme ayant une vertu thérapeutique nécessaire au traitement
curatif ou préventif de toute maladie humaine.
Les consommables et autres produits pharmaceutiques assimilés entrent
également dans le cadre de cette définition.
Les médicaments utilisés pour le FANOME doivent se conformer à la liste
nationale des Médicaments Essentiels.

4.2.2 les médicaments entrant dans le cadre du recouvrement de coût

- les médicaments en soins curatifs délivrés lors des consultations courantes ;

- les consommables en Kit ;
 - les éventuels médicaments utilisés pour l’accouchement ;
- les médicaments utilisés pour la Planification Familiale.

4.2.3 les médicaments gratuits

Dans le cadre de la lutte contre les maladies transmissibles et le

renforcement du système de prévention, des médicaments sont pris en charge par
l‘Etat :
• en soins curatifs

- les médicaments utilisés pour le traitement de longue durée des maladies

transmissibles : la tuberculose, la lèpre ;
- les médicaments utilisés lors des épidémies : la peste, le choléra ;
- le traitement de masse des maladies endémiques : la bilharziose, la filariose .

• en soins préventifs

toutes les prestations comprises dans les actes ci-après sont gratuites :
Æ pour la mère :
- la vaccination antitétanique
Æ pour l’enfant
- la vaccination dans le cadre du PEV,
- la supplémentation massive en vitamine A.

Tout autre médicament qui sera à dispenser gratuitement, fera l’objet de

note de service émanant de la Direction concernée.

4.3 La CoGestion : responsabilité partagée entre collectivités décentralisées et

secteur santé

La participation communautaire ne doit pas être vue dans le seul angle de

l’apport financier, mais dans un esprit de responsabilisation et d’appropriation.

4.3.1 principaux faits justificatifs de la CoGestion

Dans le contexte actuel, deux faits la justifient:

- 1er fait : la décentralisation

en se référant aux textes cités dans le cadre légal, la décentralisation confère aux
collectivités décentralisées une responsabilité particulière sur les CSB ;

- 2ème fait : la transparence

une vision de tout un chacun sur l’utilisation de sa contribution assure la viabilité du
système ;

4.3.2 signification pratique

Dans la pratique, ces deux faits signifient que le fonctionnement du CSB

doit être assuré par la collaboration « collectivités-secteur santé ». Aussi, le
FANOME ne constitue t-il que l’application directe de cette collaboration. Le terme
le plus approprié est la cogestion car le FANOME est du domaine de la gestion.

Cet état de fait justifie :

- la constitution d’un Comité de Gestion dénommé couramment CoGe qui est

une structure issue du Comité de Santé ;

- la mise en place d’un système de contrôle interne ou de référence auquel

participe la Commune.

4.4 Considération particulière pour les démunis : constitution d’un fonds

d’équité

Comme la base du FANOME est « l’entraide pour la Santé », une caisse de

solidarité dénommée « fonds d’équité » est créée pour faciliter l’accessibilité des
démunis aux soins.
Les démunis auront leurs médicaments gratuitement.
Le fonds d’équité est constitué en premier lieu à partir de la marge bénéficiaire de la
vente des médicaments puis par différentes sources. Ce fonds d’équité est traité en
détail dans le chapitre 12.

5. STRUCTURES DE DIALOGUE : Comité de Santé et Comité de Gestion

5.1 Le Comité de Santé

C’est la structure de référence pour la planification et la réalisation de tout

programme de santé communautaire au niveau du secteur sanitaire et/ou de la
Commune. Chaque CSB doit avoir un Comité de Santé qui lui est rattaché : c’est le
Comité de Santé du secteur sanitaire.
Si la Commune dispose de plusieurs CSB, l’ensemble des comités de santé des
secteurs constitue le Comité de Santé de la Commune.
Si la Commune ne dispose que d’un seul CSB, le Comité de Santé du secteur
sanitaire équivaut au Comité de Santé de la Commune. (voir en annexe)

5.2 Le Comité de Gestion

C’est la structure de gestion du FANOME dans laquelle la Commune et sa

Communauté ainsi que le Secteur Santé doivent être représentés. Ce Comité est
spécifiquement responsable de la gestion des médicaments et de l’utilisation des
ressources générées par le FANOME.

5.2.1 composition
.
Le Comité de Gestion est composé de :
- deux représentants de la communauté pour être Président et Trésorier ;
- un représentant de la Commune pour être conseiller ;
- un représentant du Secteur Santé pour être conseiller.
 5.2.2 modalités de nomination des membres

- le Président et le Trésorier sont élus par l’Assemblée Générale du CoSan du

secteur sanitaire ;
- le conseiller issu de la Commune est désigné par le Maire ;
- le conseiller issu du secteur santé est le Chef CSB.
Puis, les membres du Comité de Gestion du CSB sont nommés par arrêté
municipal.

5.2.3 procédure d’élection du Président et du Trésorier

L’Assemblée Générale du CoSan de la Commune ou du Secteur est convoquée

par le Maire tous les 2 ans pour l’élection du Président et du Trésorier du CoGe .
Le quorum de l’Assemblée est atteint si plus de la moitié des membres du
CoSan du secteur ou de la Commune est présente.
Il appartient au Maire de la Commune d’implantation du CSB d’organiser
cette Assemblée Générale qu’il préside. L’Assemblée Générale se tient en présence
du Chef SSD.
Avant l’élection, il sera procédé à une présentation des résultats de travail du
précédent CoGe (bilan des recettes et des dépenses engagées).
Le Président du CoGe réside, autant que possible dans le lieu d’implantation
du CSB.
Remarque importante : il ne doit exister aucun lien de parenté entre les membres du
CoGe ou entre un membre du CoGe et le propriétaire d’un dépôt de médicaments ou
de la pharmacie de la localité.

Si le quorum n’est pas atteint lors de la première convocation, l’Assemblée

Générale peut se tenir lors de la deuxième convocation, quel que soit le nombre des
votants (CoSan).
En fin de réunion, un procès verbal du déroulement de l’Assemblée Générale
avec les résultats des élections doit être dressé. Il est signé par le Président de séance
et le scrutateur. Le Chef SSD, le Maire, le Président du CoSan, le Président du
CoGe nouvellement élu, le Chef CSB doivent disposer chacun d’un exemplaire de ce
procès verbal.

5.2.4 son mandat

Le Comité de Gestion est élu pour 2 ans. Le mandat de ses membres est
renouvelable.

5.2.5 cessation d’activités du CoGe ou d’un membre du CoGe

Le CoGe ou un membre jugé défaillant peut être proposé à être démis par
l’Assemblée Générale du CoSan.
C’est l’Assemblée Générale du CoSan qui décide de la dissolution du CoGe
jugé défaillant ou du remplacement d’un membre élu.
Il appartient à l’Assemblée Générale du CoSan représentée par son Président
de juger de l’opportunité de poursuites judiciaires en cas de litige.

5.2.6 le remplacement du CoGe ou d’un de ses membres

 Pour le remplacement du CoGe ou d’un de ses membres élus, le Maire
convoque l’Assemblée Générale pour une séance extraordinaire afin de procéder à
une nouvelle élection.

5.3 Relation Comité de Santé - Comité de Gestion

Du Comité de Santé du secteur sanitaire sont issus les représentants de la

Communauté qui constituent la moitié des membres du Comité de Gestion.
De ce fait, le Comité de Santé est une structure à qui le Comité de Gestion
rend compte.

NB : Etant donné que le FANOME nécessite la mise en place d’un système

rigoureux de contrôle, un commissaire au compte issu du CoSan est désigné et élu
par l’Assemblée Générale de ce CoSan pour faire partie de ce système de contrôle
(voir chapitre 11). L’élection du commissaire est à faire en même temps que l’élection
des membres communautaires du CoGe.

6. LES ACTEURS ET LEURS ATTRIBUTIONS DANS LE CADRE DU

FANOME

6.1 Le Maire

6.1.1 principaux rôles

En sa qualité de premier magistrat administratif de la Commune, le Maire

est le garant de la santé de la population. A ce titre et au considérant de ses
responsabilités pour le fonctionnement du FANOME :
- il soutient le fonctionnement du FANOME par la mise à disposition du CSB
d’un agent recruté et pris en charge par la Commune pour tenir la fonction de
dispensateur ;
- il assure la sécurité de la Formation Sanitaire et plus particulièrement celle de
la PhaGeCom par la mise à disposition du CSB d’un gardien recruté et pris en
charge par la commune ;
- il organise des séances de mobilisation sociale pour renforcer le fonds
d’équité ;
- il veille à l’utilisation adéquate du fonds recouvré.

D’une manière générale, il veille à l’efficacité du fonctionnement et à

l’amélioration de l’environnement du CSB et l’environnement sanitaire en général.

6.1.2 autres rôles du Maire

- convocation de l’Assemblée Générale du CoSan pour l’élection des membres

du CoGe ;
- présidence de cette Assemblée Générale ;
- nomination par arrêté municipal des membres du CoGe ;
- participation au contrôle du FANOME ;
 - suivi du respect des tarifs ;
- certification de la liste des démunis.

6.2 Le Comité de Gestion

- réception des médicaments ;

- condamnation des produits périmés ou abîmés ;
- programmation des dépenses autorisées ;
- fixation du pourcentage de la marge bénéficiaire à attribuer à chaque rubrique
d’utilisation (en dehors des dépenses fixes) ;
- élaboration et envoi du rapport financier mensuel pour le CoSan avec copie
pour la Commune et le SSD ;
- présentation d’un compte-rendu du fonctionnement de la PhaGeCom aux
réunions du CoSan ;
- fixe le rythme de versement aussi bien pour le dispensateur que pour le
trésorier ;
- choisit l’institution financière de placement du fonds de la Pha Ge Com.

Le CoGe se réunit une fois par mois pour un suivi des activités. Au cours
de cette réunion, il effectue une revue de la situation financière et des médicaments.
La programmation des activités se fait tous les 6 mois.

6.3. Le Président du Comité de Gestion

6.3.1 ses principaux rôles

- il est le principal interlocuteur sur le FANOME vis-à-vis du CoSan, de la

Commune et du SSD ;
- il gère avec le Chef CSB la permanence du stock des médicaments ;
- il est détenteur du chéquier du compte « PhaGeCom » ;
- il est co-signataire du compte avec le Trésorier ;
- il est responsable de la Pharmacie de Gros CSB et en détient les clés.

6.3.2 ses outils

Outils de gestion :

- fiches de stock des médicaments ;

- carnet de bon de commande des médicaments.

Pièces pour contrôle / suivi :

- procès - verbaux de réception des médicaments ;

- bon de commande venant de la Pharmacie de détail ;
- procès – verbaux de condamnation des produits périmés ou abîmés ;
- rapport d’inventaire des médicaments de la Pharmacie de Gros CSB effectué
toutes les fins du mois ;
- fiches de résultats d’audit ;
- archives des rapports du CoGe.
6.4 Le Trésorier

6.4.1 ses principaux rôles

- il est chargé d’encaisser les recettes du FANOME versées par le dispensateur

en respectant les procédures d’encaissement (signature du RUMER) ;
- il enregistre les opérations financières du CoGe et conserve toutes les pièces
justificatives afférentes à ces opérations ;
- il rend compte au CoGe de toutes ces opérations en établissant un rapport
financier mensuel signé par lui, visé par le Président du CoGe et destiné au
CoSan ;
- il sécurise le fonds recouvré et effectue régulièrement le versement dans l’
institution financière choisie par le CoGe ;
- il est cosignataire du compte « PhaGeCom » avec le Président du CoGe ;
- il verse régulièrement la somme attribuée aux démunis dans le compte « fonds
d’équité » ;
- il est cosignataire du compte « fonds d’équité » avec le responsable du compte
au niveau de la Commune (Maire ou son représentant).

6.4.2 ses outils

Outils de gestion :

- livre de caisse ;
- livre de banque.

Pièces pour contrôle / suivi :

- rapports financiers mensuels ;

- bordereaux de versements bancaires (comptes « PhaGeCom » et « fonds
d’équité ») ;
- pièces justificatives des dépenses ou de toutes autres opérations financières.

6.5 Le Chef CSB

6.5.1 définition

Le Chef CSB est le premier responsable de la formation sanitaire.

Il fait partie à la fois de l’équipe technique du CSB et du Comité de Gestion en tant
que conseiller.

6.5.2 ses attributions

- Il assure la disponibilité des médicaments dans la Pha Ge Com avec le Comité

de Gestion (participation à la commande des médicaments, réception des
médicaments) ;
 - il veille au respect de l’utilisation des outils de gestion,
- il établit les rapports relatifs au FANOME pour ses supérieurs hiérarchiques ;
- il remplit et envoie le rapport mensuel d’activités ou RMA au Chef SSD ;
- il s’assure du contenu rationnel des prescriptions de son établissement ;
- il vérifie le remplissage du RUMER ;
- il veille à ce qu’il n’y ait aucune sortie de médicaments sans ordonnance
dûment signée par le(s) prescripteur(s) du CSB.

6.5.3 ses outils

Outils de gestion :

- registre de consultation ;
- carnet d’ordonnance facture et de bon de soins
- liste des médicaments avec leur prix ;
- ordinogramme ;
- fiches RMA.

NB : pour les consultations des démunis, un (ou des) carnet d’ordonnance-factures

est (ou sont) mis à part pour constituer les bons de soins. Les numéros des bons de
soins doivent se succéder pour faciliter le suivi.

Pièces pour contrôle / suivi :

- registres de consultation épuisés ou non .

6.6 Le patient

6.6.1 définition

Il s’agit d’une personne fréquentant le CSB pour une consultation que ce

soit curative ou préventive ou pour des activités de maternité auprès des prestataires
de soins et qui bénéficie ou non d’une ordonnance.

6.6.2 circuit

Le patient se présente devant le prescripteur. Si son état nécessite une

ordonnance, il reçoit une ordonnance-facture (ou un bon de soins s’il s’agit d’un
démuni) en double exemplaire de son prescripteur.
Puis il se rend auprès du dispensateur et lui présente les ordonnance-
factures. Le dispensateur lui délivre les médicaments. Le patient paie. Le dispensateur
vise les ordonnance-factures et remet au patient un exemplaire visé (l’original) à titre
de reçu. Si le patient est un démuni, le dispensateur garde les 2 exemplaires du bon de
soins.

6.6.3 ses rôles

- auprès du prescripteur et en fin de consultation, il vérifie s’il dispose de la

totalité de la somme à payer et en informe le prescripteur ;
 - auprès du dispensateur, il vérifie si la totalité des médicaments lui est
délivrée ;
- à partir de la tarification des médicaments affichée, il peut effectuer une
vérification des prix.

6.6.4 ses outils

En allant au CSB, le patient doit se munir de son carnet de consultation.

En sortant du CSB, il doit disposer, en plus de son carnet où il y a la prescription,
l’original de l’ordonnance-facture visé par le dispensateur, sinon du carnet seul s’il est
un démuni.

6.7 Le prescripteur

6.7.1 définition

C’est un agent de santé autorisé officiellement à consulter et à prescrire

une ordonnance dans un Centre de santé. Il peut s’agir d’un médecin ou d’un agent
paramédical.

6.7.2 ses principaux rôles

- il prescrit une ordonnance à qui de droit suivant l’ordinogramme

officiellement établi conformément à la liste nationale des Médicaments
Essentiels. Cette prescription doit respecter les procédures administratives y
afférentes : inscription du traitement dans le carnet du patient, enregistrement
de l’identité et de la prescription dans le registre de consultation, inscription
de la prescription dans l’ordonnance-facture en double exemplaire ;
- après avoir donné au patient les explications nécessaires sur la prise des
médicaments, il délivre au patient les ordonnance-factures et le dirige vers le
dispensateur ;
- il contribue à la rédaction du rapport mensuel d’activités (RMA) avec le Chef
CSB (si le prescripteur et le Chef CSB sont 2 personnes différentes).

Précaution à prendre pour la prescription : pour éviter toute rature dans les
ordonnance-factures, le prescripteur utilise d’abord le carnet de santé du patient.
Avant d’enregistrer le patient dans le registre de consultation et avant la transcription
du traitement dans l’ordonnance -facture, il doit s’assurer que le patient dispose de la
totalité de la somme nécessaire pour tout le traitement. Au cas où la somme manque
au moment de la consultation, le prescripteur décide avec le patient des mesures à
prendre afin d’éviter toute difficulté au niveau de la dispensation de médicaments. S’il
y a correction de prescription à faire, la rectification se fait dans le carnet de santé.
Mais il ne doit être inscrit dans le registre de consultation et dans l’ordonnance -
facture que la prescription définitive. L’ordonnance -facture doit être sans rature.

6.7.3 ses outils

Outils de gestion :

- registre de consultation ;
 - carnet d’ordonnance –facture et de bon de soins;
- liste des médicaments avec leur prix ;
- ordinogramme .

Pièces pour contrôle / suivi :

- registres de consultation épuisés ou non.

6.8 Le dispensateur

6.8.1 définition

C’est une personne qui est chargée de tenir la pharmacie de détail et de

vendre les médicaments. C’est un agent communautaire recruté et pris en charge par
la Commune. Il doit avoir un minimum de capacité pour les décomptes financiers et
pour la comptabilisation des médicaments. Il fait obligatoirement partie de l’équipe de
l’établissement. Il est placé sous la supervision du Chef CSB.

6.8.2 ses principaux rôles

- il est responsable de la vente des médicaments au patient suivant l’ordonnance

délivrée par le prescripteur et il est tenu de respecter les confidentialités de sa
fonction les procédures de délivrance (visa des ordonnances, conservation
d’un exemplaire ou des 2 exemplaires de bon de soins selon le cas,
enregistrement des entrées et sorties de médicaments) ;
- au moment de la délivrance des médicaments au patient, il lui rappelle la
posologie et la prise ;
- il est responsable de la tenue de la Pharmacie de détail (ordre, rangement des
médicaments suivant les normes, tenue et classement des outils de gestion), et
veille à sa sécurisation ;
- il veille au renouvellement des médicaments en établissant le bon de
commande avec le chef CSB et le Président du COGE ;
- il enregistre tous les mouvements des recettes et des médicaments de sa
Pharmacie sur le RUMER ou Registre d’Utilisation des Médicaments et des
Recettes, qu’il doit remplir à chaque fin de journée ;
- il encaisse les recettes et est responsable de sa sécurisation jusqu’au moment
où il effectue le versement auprès du Trésorier ;
- il verse les recettes au Trésorier selon un rythme déterminé par le CoGe ;
- il veille à ce que la liste des médicaments avec leur prix soit affichée de façon
permanente et à un endroit de la Pharmacie facilement visible par les patients.

6.8.3 ses outils

Outils de gestion :

- RUMER ;.
- Bons de commande de médicaments auprès de la PhaGDis.

Pièces pour contrôle / suivi :

 - doubles des ordonnance-factures ou des bons de soins,
- doubles de bons de commande des médicaments effectués auprès de la
Pharmacie de gros CSB ;
- RUMER.
6.8.4 sa présence au poste

- il doit être à son poste aux jours ouvrables ;

- pendant les jours fériés, un stock de médicaments déterminé par les
prescripteurs doit être mis à la disposition du personnel de garde. Un bon de
sortie est établi et signé par les récipiendaires qui deviendront responsables de
ce stock et des recettes issues de la vente de ce stock jusqu’à la reprise de
service du dispensateur. A ce moment-là, les médicaments qui n’ont pas été
utilisés et les recettes obtenues ainsi que les pièces justificatives y afférentes
seront remis au dispensateur. Chaque remise doit faire l’objet d’un procès
verbal signé par le dispensateur et les récipiendaires. Toutefois si le
dispensateur est disponible et facilement joignable, cette mesure peut ne pas
être prise.

Dispositions particulières : le CSB dont le nombre d’habitants à desservir est

inférieur à 4000 habitants peut ne pas utiliser les services d’un dispensateur. Dans ce
cas, un personnel de santé exerce le rôle de dispensateur et est contrôlé au même titre
que le dispensateur. Mais la décision relève de la Commune après concertation avec le
CoGe.

7. SUR LES MEDICAMENTS

Les médicaments utilisés sont des médicaments essentiels et des

consommables médicaux figurant dans la liste nationale de médicaments pour CSB.
C’est à partir de cette liste nationale que doivent se faire les commandes.

7.1 généralités sur le circuit :

Schématiquement, le circuit des médicaments se présente comme suit :

commande
PhaGDis CSB Patient
livraison dispensation ou vente

Le CSB commande ses besoins en médicaments auprès de la PhaGDis

suivant une périodicité déterminée. De la PhaGDis, le CoGe retire ses médicaments
suivant un calendrier prédéfini et il est responsable de l’acheminement des
médicaments jusqu’au CSB. Les médicaments sont stockés dans la Pharmacie de gros
du CSB. Ils sont délivrés à la pharmacie de détail au fur et à mesure des demandes
établies sur bon de commande par le dispensateur, puis ils sont dispensés aux patients
à partir de cette Pharmacie de détail.
7.2 commande de la PhaGeCom auprès de la PhaGDis

7.2.1 établissement de la commande

A partir du bon de commande, le dispensateur avec le Chef CSB et le

Président du CoGe dressent la liste des médicaments à commander selon les normes
de calcul prédéfinies.
Le bon de commande est établi en 3 exemplaires et sont cosignés par le dispensateur,
le Président du CoGe et le Chef CSB. Puis ces 3 exemplaires sont déposés au bureau
du SSD selon le calendrier prédéterminé pour être vérifié et visé par le Chef SSD.
Le Chef SSD envoie les 3 exemplaires visés à l’agent prestataire de la
PhaGDis dans les 5 jours ouvrables qui suivent leur dépôt.

7.2.2 paiement

Il peut se faire soit par chèque soit en argent liquide.

Le paiement des médicaments à la PhaGDis se fait au moment de la
livraison. Il correspond au total des valeurs des produits livrés au prix SALAMA
majoré de 6% à l’exception des prix de l’emballage.
Montant à payer à la PhaGDis =(Prix SALAMA x 1.06) + prix de l’emballage

7.3. l’enlèvement des médicaments commandés auprès de la PhaGDis (réf.

Manuel de gestion des PhaGDis)

7.3.1 calendrier de l’enlèvement

Il se fait un mois après le dépôt du bon de commande des médicaments et

suivant l’emploi du temps de la PhaGDis.

7.3.2 responsable de l’enlèvement

L’enlèvement des médicaments auprès de la PhaGDis doit être effectué par

un membre du CoGe c’est à dire soit par le Président du CoGe soit par un membre
mandaté par lui.
Au cours de l’enlèvement, les 3 exemplaires du bon de commande doivent
être signés par le prestataire et la personne responsable de l’enlèvement. Puis ces 3
exemplaires signés sont à répartir comme suit :
- le premier exemplaire est remis au CoGe et lui sert de bon de livraison et
d’accusé de réception provisoire; l’ accusé de réception définitive doit être
établi dans les 5 jours qui suivent la réception provisoire ;
- le second exemplaire de ce bon est retourné au SSD ;
- le troisième sert d’archive au prestataire de la PhaGDis.
Il est recommandé à chaque entité de respecter les procédures
administratives et gestionnaires et les délais y afférents.
7.4 Le stockage des médicaments au CSB

7.4.1 lieu de stockage

Dès leur arrivée au CSB et après les formalités de réception, les

médicaments sont stockés dans la Pharmacie de Gros du CSB. Cette Pharmacie de
Gros doit se trouver dans l’enceinte de la Formation Sanitaire.

7.4.2 responsable de la Pharmacie de Gros

Le Président du CoGe est responsable de cette Pharmacie qui doit être

fermée convenablement à clé. Il en détient les clés.

7.4.3 gestion des médicaments de la Pharmacie de Gros

A chaque produit stocké est attribuée une fiche de stock : un produit =

une fiche de stock.
Tous les mouvements effectués sur le produit doivent être enregistrés dans
cette fiche :
- l’entrée peut se faire à partir de la PhaGDis ou d’une autre source (don..) ;
- la sortie peut se faire :
*soit à partir des bons de commande de la Pharmacie de détail ;
*soit pour condamnation lorsque les produits sont abîmés ou
périmés et à ce moment là, les procédures de destruction doivent être respectées.

Si des cas de sortie pour d’autres motifs viennent à se présenter, le Comité

de Gestion se réfère au SSD.

Les outils de gestion et les pièces justificatives des mouvements des

médicaments de la Pharmacie de Gros sont détenus par le Président du CoGe.

Les règles générales sur le stockage des médicaments doivent être suivies :
disposition selon le type de produit, rangement suivant la date de péremption,
classement par ordre alphabétique.

7.5 La dispensation des médicaments aux patients

7.5.1 lieu de la dispensation des médicaments aux patients

La dispensation a lieu à la Pharmacie de détail qui doit se trouver dans le

CSB .
Il est à rappeler que seules les ordonnances rédigées par les prescripteurs du CSB
peuvent bénéficier des médicaments de la Pharmacie de détail.

7.5.2 responsable de la pharmacie de détail et de la dispensation

 Le dispensateur est le responsable de la pharmacie de détail dont la porte
doit être convenablement fermer et il en détient les clés.
Il est le responsable de la dispensation des médicaments aux patients.

7.5.3 commande de médicaments auprès de la pharmacie de gros CSB

La pharmacie de détail s’approvisionne auprès de la Pharmacie de Gros CSB. Le

dispensateur établit la commande en double exemplaire. Cette commande est visée
par le Chef CSB. Lors de la livraison, les 2 exemplaires sont signés par le Président de
CoGe. Le Président garde un exemplaire et remet l’autre exemplaire au dispensateur.

7.5.4 prix de vente des médicaments

Les médicaments sont vendus avec une marge de 35% sur le prix
SALAMA. Les prix sont nationaux et aucune modification n’est envisagée sauf
instructions particulières.

Le prix est forfaitaire pour l’accouchement sans complication et pour les

objets de pansement utilisés en soins curatifs. Le prix pour l’accouchement sans
complication est fixé par note ministérielle.

7.5.5 gestion de la Pharmacie de détail

La Pharmacie de détail doit avoir en permanence et en quantité suffisante

sur ses étagères la totalité de la gamme des médicaments correspondant aux besoins
du CSB. Chaque mouvement de médicament doit être enregistré quotidiennement au
niveau du RUMER.
Les pièces justificatives des mouvements des médicaments sont constituées
principalement par les doubles des ordonnance-factures ou les bons de soins pour les
sorties et les doubles des bons de commande auprès de la Pharmacie de Gros pour les
entrées.

7.6 Sur les dons de médicaments

7.6.1 définition

Les médicaments sont des « dons » quand ils n’ont pas été achetés par la
PhaGeCom mais offerts au CSB par de généreux donateurs. Toutefois, avant d’être
utilisés, ces dons doivent suivre les formalités ci après.

7.6.2 formalités sur les dons

Tout médicament destiné à être utilisé dans un Centre de Santé doit passer
sous contrôle des autorités sanitaires compétentes. Aussi, toute donation ne provenant
pas du circuit ministériel via le SSD, ne doit-elle pas être utilisée sans l’autorisation
du Chef de Service de Santé de District. Le Chef CSB a la charge d’informer les
donateurs de cette règle. Il dresse la liste des médicaments objet de donation avec le
donateur en mentionnant la DCI, la forme, le dosage et la quantité offerte, les dates de
péremption, leur état et ses observations personnelles et lui demande les attestations
de contrôle provenant soit de l’Agence de Médicaments soit de la Direction
Provinciale de Santé soit du Service de Santé aux frontières. Il saisit le Chef SSD et
lui présente les médicaments avec les documents. Le Chef SSD décide de
l’autorisation d’utilisation.

7.6.3 gestion des dons

La valeur des « dons » sert à alimenter le fonds d’équité. Pour ce faire,

les dons de médicaments seront à valoriser à partir du prix Salama : le prix de chaque
produit est celui de son équivalent en médicaments essentiels.
Pour faciliter la gestion, la somme équivalente au prix des dons peut être
tout de suite versée par la PhaGeCom dans le fonds d’équité et les médicaments
suivent le circuit du FANOME.

7.7 Sur la gestion des médicaments de programme

Les médicaments de programme qui sont à distribuer gratuitement

n’entrent pas dans le circuit du FANOME, mais sont gérés directement par le Chef
CSB ou par un personnel de santé désigné par lui. Cet agent devient responsable du
programme sous la supervision du Chef CSB. Le CoGe n’est pas responsable des
médicaments de programme. Les outils de gestion du FANOME ne sont pas à utiliser
pour la gestion de ces médicaments mais peuvent en servir de modèle.

Rappel
Les médicaments ou produits ou matériels qui sont destinés à être vendus
aux usagers entrent dans le circuit du FANOME et sont à délivrer au niveau de la
Pharmacie de détail par le dispensateur.
Pour éviter toute perturbation des commandes, les programmes qui
utilisent le circuit du FANOME pour approvisionner les distributions à base
communautaire doivent aviser la Direction des Pharmacies et des Laboratoires et les
SSD concernés afin que ceux-ci puissent réajuster les besoins.

8. SUR LES FINANCES

8.1 Le circuit

Les fonds recueillis sont versés régulièrement par le dispensateur au

Trésorier. Ces fonds sont ensuite placés dans un compte chez un tiers, que ce soit une
banque, une caisse d’épargne, ou toute association d’épargne disposant de la
confiance de la population. C’est à partir de ce compte que les retraits pour les
dépenses importantes, comme l’achat des médicaments, sont à faire.

8.2 Utilisation des recettes

8.2.1 généralités

Les recettes issues FANOME sont gérées par le CoGe sous le suivi
régulier de la Commune et du Service de Santé de District.
 Elles doivent être utilisées dans l’objectif d’éviter toute rupture de stock de
médicaments et d’assurer les dépenses nécessaires à leur gestion.

8.2.2 règles sur l’utilisation des recettes

La programmation des dépenses doit être proposée par le CoGe et

décidée avec le CoSan tous les 6 mois.
Les dépenses hors programmation ne sont pas autorisées et chaque
membre du CoGe doit veiller au respect de cette mesure.
La totalité des recettes ainsi que des dépenses sont enregistrées dans le
livre de caisse.
Toutes les dépenses doivent faire l’objet de pièces justificatives.
Toutes les factures d’achat sont conservées par le Trésorier.

8.2.3 principales lignes d’utilisation

Par ordre de priorité, elles sont :

- le renouvellement du stock des médicaments (106/135) ;
- divers frais pour le transport des médicaments et ceux relatifs aux finances
(frais de déplacement pour versement des recettes dans une Institution
financière) ;
- achat d’outils de gestion et de fournitures de bureau ;
- achat de consommables utilisés pour les soins préventifs ;
- la constitution de fonds d’équité (3/135) ;
- un fonds de réserve pour une éventuelle augmentation du prix des
médicaments ;
- les indemnités pour le Président et le Trésorier du CoGe dont le pourcentage
par rapport à la recette est fixé par le CoSan ;
- amélioration de l’environnement de la Formation Sanitaire, et de
l’environnement sanitaire en général.

Le montant alloué à chaque rubrique est à déterminer par le CoGe, à

l’exception des dépenses allouées au renouvellement de stock de médicaments, du
fonds d’équité et du pourcentage à attribuer au Président et au Trésorier.

8.3 L’ouverture du compte PhaGeCom

Le choix de l’organe ou de l’Institution de placement relève de la décision

du CoGe.
Le compte ouvert est un compte à double signature, celle du Président du
CoGe et celle du Trésorier.
Ce sont les titulaires du compte qui exécutent les dépenses conformément
à la programmation.
En cas de difficulté pour ouvrir un compte, le CoGe est invité à inscrire et
verser provisoirement ses fonds dans le compte bancaire du SSD.

8.4 Rythme de versement

 Le rythme de versement doit être régulier et doit être fixé par le CoGe. Ce
rythme doit être respecté. Il est souhaitable qu’un versement soit effectué en fin de
mois.
Le responsable du versement est le Trésorier. Toutefois, le versement peut
être effectué par le Président ou un membre du CoGe mandaté par lui.
Le Trésorier verse les recettes en caisse que ce soit en liquidité ou en
chèque. Le compte de son livre de caisse est à arrêter à 0 franc lors du versement de
la fin du mois.

8.5 Les outils de gestion financière

8.5.1 pour le dispensateur

- le RUMER que le Trésorier signe après chaque versement .

8.5.2 pour le Trésorier

- le livre de caisse où sont enregistrées toutes les rentrées à l’exemple des

versements effectués régulièrement par le dispensateur, et les sorties
d’argent. Chaque sortie, que ce soit par chèque ou en espèces, est visée par le
Président du CoGe ;
- le livre de banque où sont enregistrées toutes les opérations effectuées auprès
de l’Institution financière.

Les principales pièces pour contrôle sont constituées par les relevés de compte
bancaire ou équivalents, les pièces justificatives des dépenses, les bordereaux de
versement.

9. REGLES SUR LES OUTILS DE GESTION

Le livre de caisse et le livre de banque sont côtés et paraphés par le

Président du CoGe.
Les outils de gestion épuisés ainsi que les pièces pour contrôle / suivi sont
rangés par ordre chronologique et gardés à portée de la main jusqu’à la tenue d’un
audit. Après l’audit, sauf instruction particulière de l’auditeur, ils sont classés toujours
suivant ordre chronologique et conservés pendant au moins 5 ans. Ces outils de
gestion doivent faire l'objet de passation en cas de changement de responsable.

10. SYSTEME DE SUIVI

Le suivi doit être effectué pour s’assurer que les activités effectuées sont
conformes aux objectifs du FANOME.

10.1 Suivi indirect

Ce suivi est à effectuer à partir de l’analyse des rapports parvenus aux

différents niveaux. Ce sont les rapports mensuels financiers et les rapports mensuels
des activités ou RMA.
10.2 Suivi direct

10.2.1 revue mensuelle du CoGe

Les activités suivantes sont à effectuer pendant la revue mensuelle :

- l’inventaire des médicaments ;
- la revue des recettes et de l’exécution des dépenses ;
- la revue de la situation bancaire et l’établissement du rapport financier.

10.2.2 supervision

Par définition, elle doit être effectuée chaque fois qu’un problème est
identifié. Mais elle peut être effectuée de façon régulière par l'Equipe de Management
du District, la Direction Provinciale de la Santé ou le niveau central car le FANOME
est un mécanisme délicat nécessitant un suivi particulier. Tous les acteurs du
FANOME peuvent être les cibles de la supervision

Les principaux points à superviser sont :

- la sécurisation des médicaments et des fonds ;

- la gestion des médicaments et des fonds ;
- le remplissage des outils de gestion ;
- le classement des pièces justificatives ;
- l’affichage et le respect de la tarification ;
- la budgétisation et l’utilisation des recettes ;
- le degré de participation des acteurs du FANOME.

10.2.3 cas particulier du dispensateur

Le remplissage du RUMER et le stockage des médicaments doivent être

vérifiés quotidiennement par le Chef CSB.

10.2.4 cas particulier du Président du CoGe

Au moins une fois par mois, la gestion de la Pharmacie de Gros doit être
vérifiée par le Chef CSB.

11. SYSTEMES DE CONTROLE

11.1 Les contrôles de référence

11.1.1 les contrôles de référence sont :

- le commissaire au compte
Un commissaire aux comptes issu du CoSan et désigné par l’Assemblée Générale du
CoSan est chargé d’effectuer le contrôle physique et financier des opérations de la
PhaGeCom. Ce contrôle est fait trimestriellement.
Toutefois, le commissaire aux comptes peut effectuer des contrôles ponctuels à la
demande du CoSan, de la Commune, ou du Service de Santé.

- l’audit annuel

Un audit annuel est effectué conjointement par la Commune et le Secteur Santé.

- autres

Outre les organes de contrôle prévus ci-dessus les institutions étatiques de

contrôle peuvent mener des missions à cet effet auprès de la PhaGeCom.

11.1.2 les principaux points à contrôler sont :

- les médicaments livrés au CSB, les médicaments sortis de la Pharmacie de

Gros CSB et ce qui est réellement disponible sur les étagères de cette
Pharmacie;
- les médicaments livrés au dispensateur, les recettes enregistrées dans le
RUMER et les médicaments disponibles sur les étagères de la Pharmacie de
détail ;
- les recettes remises au Trésorier, les sommes enregistrées et versées en
banque par le Trésorier ainsi que les sommes qu’il teint en caisse .

Les responsables de contrôle peuvent consulter tous les outils de gestion.

11.2 Contrôle de chaque poste

11.2.1 pour le Président du CoGe

Le contrôle porte surtout sur la vérification de la gestion de la Pharmacie

de Gros du CSB et la disponibilité des documents relatifs à cette gestion, ainsi que la
concordance de ces documents avec la réalité physique du stock.

11.2.2 pour le Trésorier

Il s’agit d’une vérification comptable par l’analyse des documents relatifs

à la gestion financière et de leur conformité par rapport aux sommes disponibles.

11.2.3 pour le Dispensateur

Le contrôle porte sur la vérification de la gestion de la Pharmacie de détail

et de la disponibilité des documents relatifs à cette gestion (RUMER), ainsi que la
concordance de ces documents avec la réalité physique du stock des médicaments et
de la somme existante en sa caisse.

12. SUR LE FONDS D’EQUITE

Partant de la philosophie du FANOME qui est « l’Entraide pour la Santé »

un fonds spécial intitulé « fonds d’équité », doit assurer la prise en charge des
démunis.

12.1 Constitution du fonds d’équité

Le fonds est constitué en premier lieu par une partie de la marge

bénéficiaire de la vente de médicaments au niveau du CSB. Ce qui garantit l’existence
d’un fond de caisse.
La Commune, en collaboration avec le Comité de Gestion et le Comité de
Santé, peut renforcer ce fonds par des activités sociales de recueil de fonds.
Les subventions (Etat, Provinces Autonomes) peuvent aussi alimenter le
fonds.

12.2 Les bénéficiaires du fonds d’équité

Ce sont principalement les démunis.

12.2.1 détermination des démunis

Ce chapitre sur la détermination des démunis est seulement une orientation

pour la mise en place du mécanisme de prise en charge des démunis au cas où aucun
système d’identification n’est encore mis en place.
La conception courante sur les démunis est que ce sont les personnes
reconnues par la société comme les plus nécessiteuses , sans ressources et n’ayant pas
la capacité de se subvenir.
Au cas où aucun système d’identification n’est mis en place, le SSD avec
le Chef CSB du secteur, en collaboration avec le Délégué de la Population de la
localité, sont tenus de contacter la Commune sur l’organisation de la prise en charge
de leurs éventuels démunis, afin de fixer le nombre et la liste de démunis à prendre en
charge dans la Commune puis dans chaque secteur sanitaire.
Le principe acquis est que l’établissement de la liste des démunis doit
partir de la base, c’est à dire des cellules d’administration de proximité que l’on
appelle communément « fokonolona » suivant le schéma en annexe, et leur nombre
est à fixer par la commune en concertation avec le secteur santé.

La liste officielle doit être disponible et peut être consultée à la Commune, au

quartier, au CSB en 2 exemplaires dont un chez le prescripteur pour vérification lors
des consultations et un autre chez le dispensateur.

12.2.2 document d’identification des démunis

 Le choix du document d’identification des démunis dépend de la
commune : carte ou carnet. Ce document est délivré et certifié par la commune.
Toutefois, le démuni malade doit se présenter avec un carnet de santé au CSB.

Lors de la consultation, le démuni présente la carte ou le carnet certifié et

le prescripteur vérifie si son nom figure effectivement dans la liste des démunis à sa
disposition. La délivrance gratuite de médicaments ne peut se faire que si le nom
figure dans la liste.

12.3Gestion du fonds

La Commune en est le principal acteur. Cependant, pour faciliter les

opérations à effectuer sur ce fonds (approvisionnement, opération relative au
remboursement de la PhaGeCom), l’ouverture d’un compte spécial « fonds d’équité »
est utile et nécessaire.

12.3.1 ouverture d’un compte « fonds d’équité »

L’ouverture du compte pour le fonds d’équité est à effectuer par la

Commune.
Ce compte est cosigné par le Maire ou son représentant et le Trésorier.
Pour réduire au minimum les déplacements, il est préférable que le compte
« fonds d’équité » soit ouvert dans la même institution financière que le compte
« PhaGeCom ».

12.3.2 nombre de démunis pouvant bénéficier de ce fonds

Le nombre de démunis que la Commune peut prendre en charge est

logiquement en fonction du volume de fonds disponible. Et le nombre de démunis
d’un secteur sanitaire pouvant bénéficier du fonds doit être calculé
proportionnellement au nombre total de démunis que la Commune peut prendre en
charge.

12.3.3 gestion de la prise en charge

Le malade démuni bénéficie de médicaments gratuits dans les CSB.

L’outil à utiliser pour la prescription de médicaments pour le démuni est le
« bon de soins ». Pour cela, un carnet d’ordonnance-facture est à transformer en
carnet de prescription pour les démunis. Ce carnet est appelé « carnet de bon de
soins ».
Les numéros d’ordonnance délivrés aux démunis se succèdent automatiquement.

-Chez le prescripteur
La prescription est inscrite à la fois dans le carnet du démuni, dans le bon de soins en
double exemplaire et dans le registre de consultation.
Dans le registre de consultation, le prescripteur ne doit pas oublier de mentionner
qu’il s’agit d’un démuni avec ses références éventuelles (numéro de la carte du
démuni…), puis le montant des médicaments qui lui sont prescrits.
A la fin de la consultation, le prescripteur remet au démuni son carnet et les 2
exemplaires du bon de soins et l’oriente vers le dispensateur.
-Chez le dispensateur
Le dispensateur ne doit délivrer de médicaments pour le démuni que sur
présentation de bon de soins signé par le prescripteur du CSB.

Le dispensateur garde les 2 exemplaires du bon de soins :

- le premier exemplaire ou « original » lui sert de pièce justificative de sortie de
médicaments ;
- le second exemplaire ou « double » est à verser au trésorier en même temps
que les recettes.

-Procédures de remboursement des bons de soins

Au moment du remboursement, le Trésorier présente les doubles des bons de soins à
la Commune. La valeur des bons de soins est totalisée et la Commune délivre un
chèque correspondant à la somme de ces bons de soins.
Le Trésorier cosigne le chèque avec le responsable du « fonds d’équité » de la
Commune. Ce chèque est à verser dans le compte PhaGeCom.
Donc, les opérations de remboursement des bons de soins se font de compte « fonds
d’équité » en compte « PhaGeCom ».
A ce même moment, le Trésorier et le responsable du compte « fonds d’équité » de la
Commune font l’état de la situation du compte. Le Trésorier est tenu de communiquer
cette situation au Chef CSB afin que celui-ci puisse gérer les consultations des
démunis.

-Calcul de la part attribuée au « fonds d’équité » et approvisionnement du compte

Pour la commodité des opérations, l’approvisionnement du compte « fonds d’équité »
est à effectuer en même temps que le versement des recettes de la PhaGeCom.
Le fonds d’équité est calculé à partir de la recette totale de la PhaGeCom. Cette
recette totale est constituée par la somme de la valeur du chèque correspondant aux
bons de soins et des recettes en liquidité.
Le Trésorier calcule les 3/135 attribués au « fonds d’équité » à partir de cette recette
totale. Puis il prélève ces 3/135 sur les recettes en liquidité pour les verser dans le
compte « fonds d’équité ».
Le reste de la recette en liquidité ainsi que le chèque pour remboursement des bons de
soins sont à verser dans le compte « PhaGeCom ».

12.4 Autre possibilité d’utilisation du fonds d’équité

Au cas où la commune le juge nécessaire et dans la mesure du possible, le

fonds d’équité peut être aussi utilisé pour la prise en charge des premiers soins de
toute personne victime d’un état d’urgence.
On appelle « urgence » tout tableau qui présente un risque de séquelle
grave type infirmité ou invalidité ou qui met en péril la vie du malade si l’on
n’intervient pas immédiatement ou dans les plus brefs délais et qui nécessite une
intervention immédiate.
Ce sont les premiers soins d’urgence qui sont pris en charge par le fonds d’équité.
Pour la suite de soins, en interne ou en ambulatoire, la prise en charge rejoint les
règles du FANOME.
13.CAS PARTICULIERS

- Les détenus sont pris en charge par le Ministère de la Justice.

- Les fonctionnaires ont le même traitement que le reste de la population. Ils
peuvent demander ultérieurement un remboursement des dépenses
occasionnées auprès de leur Ministère de tutelle.

14.SUR LE SYSTEME DE REFERENCE CSB vers CHD

La décision de la prise en charge des frais de transport relève de la Commune.

15.CAS LITIGIEUX

- En cas d’irrégularité dans la gestion de fonds et des médicaments dûment

constatée par un organe de contrôle, le responsable de l’acte est tenu de
rembourser la valeur détournée dans un délai impératif ne dépassant pas trois
mois que ce responsable s’engage à respecter .
- En cas de perte ou d’effraction, la (ou les) personne(s) en qui relève la charge
de garde ou de gestion est (ou sont) tenue(s) à l’obligation de rembourser dans
un délai impératif ne dépassant pas trois mois, et que la (ou les) personne(s)
s’engage(nt) à respecter.
- Dans les deux cas et en cas d’indisponibilité du responsable à l’engagement
de rembourser, le Président du CoGe et/ou le Maire et/ou le Chef SSD
entreprennent immédiatement les procédures de poursuite judiciaire.

16. SUR LES MECANISMES COMPLEMENTAIRES AU FANOME

Le FANOME est un mécanisme de financement par paiement direct.

Toutefois, son existence n’exclut pas d’autres formes de participation communautaire
complémentaire genre mutuelle ou micro-crédit ou autre mécanisme de mise en
commun.
Il ne peut être accepté de système allant à l’encontre du système du FANOME.