GAHOUCHI OUESSAL G6 S7

Gestion de la formation L’indispensable révolution digitale

Gestion de la formation : pourquoi la digitalisation s’impose comme un must have
La crise sanitaire a interrompu la transformation digitale des ressources humaines (RH) en
2022, mais maintenant, les RH se concentrent sur l'amélioration de la performance
opérationnelle et le bien-être des employés. La gestion de la formation est une priorité, avec
l'utilisation de solutions technologiques pour plus d'efficacité. La mise en place d'un système
de gestion de la formation (TMS) simplifiera le processus et offrira un retour sur investissement
immédiat. La DRH et la DSI travaillent ensemble pour garantir la sécurité et l'interopérabilité.
Toutes les offres de formation seront regroupées sur une plateforme unique pour faciliter
l'accès des employés à leur développement professionnel. Cela permettra de sécuriser les
actions de formation de l'entreprise et de mieux soutenir les employés et leurs responsables.
Un écosystème en plein bouleversement
Pendant de nombreuses années, le marché de la formation en France était très traditionnel,
surtout en ce qui concerne la gestion par les entreprises. Cependant, les réformes de 2014 et
2018 ont provoqué une transformation nécessaire. Au lieu de suivre un système administratif
strict imposé par la loi de 1971, la réforme de 2014 a favorisé la libéralisation, mettant l'accent
sur la qualité, l'amélioration continue et l'optimisation du budget.
En France, il y a actuellement plus de 60 000 organismes de formation, générant environ 15
milliards d'euros de chiffre d'affaires chaque année. Contrairement à d'autres secteurs, il n'y a
pas de concentration majeure, et de nombreux acteurs participent, y compris des organismes
de formation, des CFA d'entreprise, des éditeurs de contenus et des financeurs.
Un aspect unique de la formation professionnelle est son ouverture au marché BtoC (business
to consumer) grâce au CPF (compte personnel de formation), qui était initialement axé sur les
entreprises et les branches professionnelles. Cela a entraîné une diversité d'acteurs, de
formats pédagogiques variés, des durées de formation plus courtes et des parcours plus
modulaires.
Cette diversité offre aux entreprises la possibilité de répondre de manière précise à leurs
besoins, enjeux et objectifs, mais cela nécessite de gagner du temps sur les tâches
administratives pour rester informé des évolutions du marché, des innovations pédagogiques
et des nouveaux acteurs. C'est essentiel pour accompagner la gestion et le développement des
compétences des collaborateurs.
En 2022, les responsables de formation évoluent dans un marché caractérisé par une
multitude de partenaires, de prestataires et d'actions de formation, ainsi que par une
demande croissante d'individualisation des parcours. Cela offre des opportunités, mais aussi
des défis en termes de complexité, qui nécessitent un soutien numérique et une
automatisation des processus administratifs.
Trois tendances majeures de la formation en 2022 comprennent l'importance stratégique
croissante des services de formation, l'accent sur l'upskilling et le reskilling en réponse à
l'évolution rapide des métiers, mais aussi le besoin d'outils pour améliorer l'efficacité, car une
GAHOUCHI OUESSAL G6 S7
grande partie du temps est actuellement consacrée à la gestion administrative au détriment
de tâches à plus forte valeur ajoutée.
En 2022, trois tendances majeures se dessinent dans le domaine de la formation :
1. L'importance stratégique croissante des services de formation : Le responsable de formation
est devenu l'une des trois fonctions RH les plus recherchées par les entreprises, soulignant
ainsi son rôle central dans la gestion des compétences.
2. L'accent sur l'upskilling et le reskilling : Pour 44 % des entreprises européennes, il est devenu
essentiel de prioriser la montée en compétences et la reconversion, reflétant la rapide
évolution des métiers et la nécessité d'adapter les compétences des collaborateurs.
3. Le besoin d'outils pour améliorer la performance : Malgré l'importance croissante de la
formation, 69 % des professionnels des RH déclarent passer au moins la moitié de leur temps
sur des tâches administratives, au détriment de missions à plus forte valeur ajoutée. Il existe
donc un besoin pressant de solutions pour libérer du temps et améliorer l'efficacité dans le
domaine de la formation.
Les défis des responsables de formation
Le rôle des responsables de formation est devenu plus complexe et stratégique, impliquant un
changement de perspective : moins de gestion administrative et davantage de gestion de la
formation.
En 2022, avec la reprise du marché de l'emploi, les recruteurs sont confrontés à un défi
croissant : la pénurie de candidats qualifiés en termes de compétences techniques et
comportementales. Pour y remédier, les recruteurs sont de plus en plus flexibles dans leurs
critères de sélection, acceptant de considérer les candidats qui peuvent être formés pour le
poste.
Cela crée un défi supplémentaire pour les responsables de formation, car ils doivent désormais
non seulement veiller à la mise à jour des compétences des employés actuels, mais aussi à la
montée en compétences des nouveaux recrutés. Leurs responsabilités s'élargissent pour
adapter l'offre de formation aux besoins de l'entreprise, déployer des programmes
personnalisés, améliorer la collecte et le suivi des demandes, soutenir les collaborateurs dans
leur développement de compétences, et définir des indicateurs de retour sur investissement
et de retour sur les attentes.
L'objectif est d'aider les employés à devenir acteurs de leur développement professionnel, en
passant d'une approche de dépense à celle d'investissement. Les responsables de formation
sont maintenant chargés d'évaluer les formations pour répondre aux attentes des
commanditaires internes, suivre le transfert des compétences sur le lieu de travail et améliorer
continuellement la politique de formation.
Un autre défi consiste à accompagner les employés vers une plus grande autonomie dans la
gestion de leur développement professionnel, notamment grâce au CPF. Cela implique une
délégation de tâches, comme la consultation du catalogue, le choix de l'organisme de
formation et l'inscription, ce qui peut être facilité par l'utilisation de plateformes numériques.
GAHOUCHI OUESSAL G6 S7
Pour libérer du temps et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, il est
nécessaire de passer d'une gestion administrative à un véritable management de la formation,
en exploitant pleinement les technologies numériques. Cela permettra de consacrer plus de
temps aux relations avec les organismes de formation, à la veille sur les innovations
pédagogiques, au conseil et au soutien de la ligne managériale et des collaborateurs. Avec la
complexité croissante de la formation professionnelle, les responsables de formation doivent
devenir des stratèges, car elle revêt une importance de plus en plus cruciale pour les
entreprises.
La formation traversée par la transformation digitale
Une mutation d'envergure est en cours, touchant à la fois les prestataires externes et les
responsables de formation, ce qui nécessite une réflexion sur l'utilisation des nouvelles
technologies.
Les opportunités offertes par le numérique, déjà nombreuses dans le domaine de la formation,
continuent de se développer depuis la crise sanitaire. Il s'agit notamment de la disponibilité
de catalogues en libre-service et de formats pédagogiques novateurs tels que les MOOC, les
capsules audio ou vidéo, les classes virtuelles et l'apprentissage par podcast. Les organismes
de formation répondent à ces nouvelles attentes en développant leurs offres de formation en
ligne. Selon les estimations des éditeurs, la majorité d'entre eux prévoient de proposer au
moins 25 % de leurs formations à distance, ce qui représente une avancée significative par
rapport à l'époque pré-pandémie, où sept prestataires sur dix n'offraient que des formations
en présentiel.
Cependant, la révolution digitale ne se limite pas à l'aspect pédagogique. Les données, telles
que le nombre d'heures, les coûts et les évaluations, représentent une ressource sous-utilisée
qui peut améliorer la stratégie de développement des compétences. Cela soulève des
questions importantes : quelles formations sont les plus efficaces ? Pour qui ? Comment
proposer aux apprenants les modules les plus pertinents ? Peut-on prédire plus précisément
la performance des actions de formation ?
Une meilleure utilisation des données permet d'améliorer la gestion, l'évaluation et
l'anticipation, conduisant à une performance plus objective. Elle brise également les cloisons
en permettant le partage des données entre les acteurs du développement des compétences,
ce qui améliore l'efficacité des services rendus aux employés et aux entreprises.
Au-delà des innovations pédagogiques et de l'amélioration de la performance de la formation,
la transformation digitale peut bénéficier à l'ensemble de la chaîne de valeur de la formation.
L'utilisation d'un système de gestion de la formation (TMS) peut avoir un impact sur plusieurs
dimensions, notamment la constitution, le déploiement et la promotion de l'offre de
formation, l'aide à la sélection et à la collecte des demandes, ainsi que la mise en œuvre du
plan annuel de formation.
Il est essentiel de prendre en compte les besoins des utilisateurs finaux, à savoir les
responsables de formation et les salariés, lors de la mise en œuvre des technologies. Toutes
les actions de montée en compétences ne sont pas adaptées au numérique, mais les tâches
administratives et comptables peuvent grandement bénéficier des outils numériques
configurables et évolutifs. Le recours aux meilleures technologies interconnectées et
GAHOUCHI OUESSAL G6 S7
communicantes peut renforcer l'agilité et la performance. Il est important de répondre aux
besoins sur mesure des responsables de formation, tout en offrant des solutions sur mesure
aux apprenants et aux employés.
La transformation digitale est en plein essor en 2022, avec de nombreuses entreprises
investissant dans la digitalisation de la formation pour améliorer la productivité et le bien-être
des collaborateurs.
DÉCRYPTAGE D’EXPERT : « Quels leviers pour améliorer la gestion de la formation ? »

L'utilisation d'un outil TMS (Training Management System) est devenue indispensable pour
traiter efficacement les aspects administratifs de la gestion de la formation. Cependant, son
intérêt ne se limite pas à la gestion administrative, mais s'étend à l'exploitation des données
générées par la solution, ce qui ouvre la voie à un meilleur pilotage du plan de formation.
Les principaux enjeux de la gestion administrative et opérationnelle de la formation sont la
fiabilité, la simplicité et l'efficacité. Le défi majeur réside dans la gestion efficace de ces aspects
pour pouvoir se concentrer sur des questions plus stratégiques, notamment le développement
des compétences et la mise en place de dispositifs de formation alignés sur les enjeux
stratégiques de l'entreprise. C'est un aspect nécessaire mais non suffisant, et la gestion
implique de nombreuses interactions avec les apprenants, les managers et les organismes de
formation, depuis l'inscription jusqu'à l'évaluation.
Pour améliorer cette gestion administrative, il est essentiel de s'appuyer sur des personnes
compétentes, des processus efficaces et la digitalisation. Jusqu'à un certain seuil, les
entreprises peuvent se passer d'outils numériques, mais au-delà, une solution SaaS (Software
as a Service) devient indispensable pour gérer de manière efficace la formation et conserver
une trace des données administratives. Cela permet de gagner du temps tout en maîtrisant les
coûts.
De plus, les solutions de type TMS permettent de collecter des données telles que le
positionnement des apprenants, les évaluations, l'absentéisme et le taux de remplissage. Cela
favorise le développement d'une intelligence de la tâche parmi les gestionnaires de formation,
qui peuvent exploiter ces données pour créer des actions de formation adaptées aux besoins
de certaines catégories de personnel. Les gestionnaires de formation passent ainsi d'une
simple collecte de données à une analyse et une utilisation plus avancée de celles-ci.
Les données recueillies par un TMS apportent une plus-value importante en matière de gestion
du plan de formation. Elles contribuent à résoudre le défi de la prescription des formations en
confirmant la pertinence de la sélection et en permettant d'ajuster le tir si nécessaire. Les
données ont un impact à la fois micro, en ajustant les parcours individuels, et macro, en
orientant la politique de formation de l'entreprise.
Il est à noter que certains responsables de formation s'intéressent aux données, mais la culture
de la data n'est pas encore totalement intégrée. De plus, l'implémentation d'un outil TMS
prend du temps et nécessite un processus d'appropriation et d'accompagnement du
changement. L'intérêt pour les données se développe progressivement.
La plupart des entreprises se limitent actuellement à agréger des plans de développement
individuels sans déployer de véritables politiques de formation. Cependant, les responsables
GAHOUCHI OUESSAL G6 S7
de formation ont un rôle stratégique à jouer en écoutant les besoins, collectant des données
dès le stade de l'écoute et en guidant la demande. Les données peuvent être utilisées pour
définir une offre de formation cohérente avec les enjeux de l'entreprise. Il est temps de réaliser
que le recours à une solution TMS sert non seulement à la gestion administrative mais aussi
au pilotage de la stratégie de formation.
Focus sur quatre bonnes pratiques
La révolution numérique apporte de nombreux avantages dans divers domaines de la gestion
de la formation, notamment en simplifiant le volet administratif, en facilitant les interactions
avec d'autres départements, en renforçant la qualité de l'évaluation et en favorisant une
démarche d'amélioration continue.
1. Simplifier le volet administratif :
- L'automatisation des processus administratifs intervient à la fois en amont et en aval de la
formation. Cela comprend la signature en ligne des conventions de formation, l'archivage, le
processus de convocation, et l'émargement digital pour la facturation.
- L'émargement digital sert de preuve pour déclencher automatiquement la facturation, ce
qui permet de gagner du temps et d'économiser de l'argent.
- Certaines solutions TMS proposent également la subrogation de la gestion des frais de
formation, offrant des économies supplémentaires.
2. Faciliter les interactions avec d'autres départements :
- Le service de formation collabore avec d'autres départements tels que les achats, la
comptabilité et la DRH. Le recours au digital centralise et rationalise les flux d'informations, ce
qui favorise la collaboration et la transaction entre les parties prenantes.
- Le TMS limite la multiplication des fournisseurs sur le plan administratif et comptable, tout
en maintenant l'accès à une diversité de l'offre de formation. Cela simplifie la gestion et offre
une meilleure visibilité sur les prix, favorisant ainsi la négociation et l'optimisation des
processus.
3. Renforcer la qualité de l'évaluation :
- L'évaluation de la formation est souvent sujette à débat en ce qui concerne les critères
utilisés. Le recours à des questionnaires et des grilles prédéfinis par les organismes de
formation peut manquer de clarté et d'adéquation avec les objectifs de l'entreprise.
- Un TMS offre la possibilité de créer des questionnaires d'évaluation personnalisés en
fonction de l'entreprise et de son contexte.
- L'automatisation de l'évaluation permet de recueillir suffisamment de données pour une
analyse statistique, favorisant une évaluation plus rigoureuse.
4. S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue :
- Les politiques de formation évoluent vers une recherche de performance et de progrès,
bénéfique pour l'ensemble de l'écosystème.
GAHOUCHI OUESSAL G6 S7
- Les technologies digitales contribuent à cette ambition en permettant une adaptation des
formats et contenus aux besoins des apprenants, un suivi de la mise en pratique des acquis,
une relation de confiance avec les prestataires, et en positionnant le responsable de formation
dans un rôle stratégique.
Les atouts des technologies digitales les plus innovantes
Les solutions de gestion de la formation, telles que les TMS (Training Management Systems),
offrent plusieurs fonctionnalités pertinentes pour réduire les coûts de gestion, gagner du
temps et améliorer l'expérience des collaborateurs. Voici certains des avantages de ces
systèmes :
1. Un outil unique pour les achats et la gestion de la formation :
- Chaque entreprise peut intégrer ses partenaires dans la plateforme TMS.
- Les organismes de formation peuvent mettre à jour leur offre en temps réel dans l'outil.
- Certains outils de dernière génération regroupent les factures reçues en une seule facture
mensuelle.
2. Une plateforme intuitive et des processus automatisés :
- Les gestionnaires de formation ont accès à des indicateurs, tableaux de bord et reportings
en temps réel grâce à une interface conviviale.
- Les bilans d'activité formation, reportings CSE et autres obligations légales sont renseignés
automatiquement et mis à jour de manière fiable et sécurisée.
- Les processus, de l'inscription à l'évaluation, de l'émargement à la facturation, sont
automatisés, limitant l'intervention humaine.
3. Une dynamique collaborative mobilisant l'interne :
- Les TMS à ambition participative offrent un accès aux salariés et aux managers, leur
permettant de choisir des formations et des dates de sessions de manière autonome.
- Une partie du catalogue de formations peut être paramétrée pour être accessible en self-
service.
Le processus d'utilisation d'un TMS peut être comparé à une équipe de rugby, où chaque
acteur joue un rôle spécifique :
- Le salarié exprime une demande de formation.
- Le manager valide ou invalide le choix.
- Si le choix est validé, le gestionnaire de formation réalise la commande en ligne et suit les
étapes de gestion administrative automatisée.
- Les organismes de formation utilisent la plateforme pour confirmer l'inscription, envoyer la
convocation et transmettre les documents.
- Le service comptable reçoit une seule facture mensuelle et assure son règlement, qui est
ensuite réparti entre les différents organismes de formation.
GAHOUCHI OUESSAL G6 S7
Ces systèmes contribuent à simplifier et à rationaliser le processus de gestion de la formation,
tout en améliorant la collaboration entre les parties prenantes et en offrant aux collaborateurs
une expérience plus autonome et fluide.
DÉCRYPTAGE D’EXPERT : « Du temps gagné pour échanger avec les collaborateurs sur leurs
besoins de développement »
Lonza, une entreprise œuvrant dans l'industrie chimique et pharmaceutique, a fait usage d'un
TMS (Training Management System), spécifiquement celui de Place de la Formation, pour
simplifier sa gestion de la formation. Jessica Courtine, responsable de formation au sein de
Lonza, partage son retour d'expérience sur les enjeux et avantages de l'utilisation d'un TMS.
Les enjeux de Lonza en matière de formation continue comprennent la nécessité de suivre de
nombreuses formations obligatoires, des troncs communs à plusieurs métiers, un plan de
formation annuel pour le développement des compétences, et une gestion administrative
complexe en raison de l'existence de deux sites.
Le choix d'opter pour une solution de type TMS a été motivé par la recherche d'un outil
convivial et ergonomique permettant de simplifier les processus, d'éviter les saisies répétées,
et de libérer du temps pour se concentrer sur le développement des compétences des
collaborateurs. La solution de Place de la Formation a permis de décharger Jessica Courtine
des tâches liées aux convocations, inscriptions, contacts avec les organismes de formation, et
bien plus.
L'utilisation du TMS a également permis d'automatiser les questionnaires d'évaluation, y
compris ceux à chaud et à froid, ainsi que de réfléchir à la mise en place d'un questionnaire
visant à évaluer le transfert des acquis en situation professionnelle. Les entretiens de
développement professionnel sont également envisagés pour la digitalisation.
En ce qui concerne la gestion de plusieurs sites, le TMS a permis de disposer d'une base de
données unique et d'un seul mot de passe, éliminant les risques d'erreurs et facilitant la
gestion des différentes entités. Le TMS a également simplifié la facturation et harmonisé les
processus. Il a généré des rapports en temps réel pour le suivi du plan de formation, la
génération de statistiques et d'autres besoins liés à la gestion administrative et financière.
En conclusion, le TMS a permis à Lonza de gagner du temps, d'améliorer la qualité de la gestion
de la formation, et d'optimiser les processus administratifs et financiers, tout en renforçant la
collaboration avec les collaborateurs et les managers pour le développement des
compétences.
Quel avenir pour la gestion de la formation ?
La perspective de développement des solutions TMS (Training Management Systems) est
clairement orientée vers une exploitation plus poussée de leur potentiel. Actuellement, tous
les obstacles technologiques majeurs ont été éliminés, et les TMS de dernière génération sont
interopérables, garantissent une sécurité et une confidentialité des données conformes au
RGPD (règlement général sur la protection des données), et offrent des interfaces conviviales.
GAHOUCHI OUESSAL G6 S7
Cependant, le défi à relever se situe davantage du côté de l'exploitation complète de ces outils.
Les TMS génèrent d'importantes quantités de données qui restent largement sous-utilisées.
Pourtant, ces données peuvent être mobilisées pour améliorer la gestion de la formation,
accroître la satisfaction des apprenants, tester de nouveaux formats pédagogiques, et
renforcer le rôle du service formation au sein de l'entreprise. Les données offrent des
informations précieuses pour évaluer la qualité et la pertinence des formations en croisant
divers indicateurs.

Le but est de fournir à la fonction formation des éléments concrets pour s'améliorer, en
exploitant pleinement les données recueillies. Une étape ultime serait d'aller plus loin en
utilisant ces données dans une logique de profilage prédictif, afin de personnaliser davantage
les parcours de formation en se basant sur les enseignements et les retours d'expérience
objectivés par la data accumulée auprès de toutes les entreprises utilisatrices du TMS. Cela
permettrait de mieux répondre aux besoins de formation de manière ciblée, en fonction de
divers critères tels que l'âge, l'ancienneté, la géographie ou le genre.

En résumé, l'avenir des TMS réside dans leur capacité à exploiter pleinement les données pour
améliorer la qualité des formations, renforcer la fonction formation au sein des organisations,
et finalement, personnaliser davantage les parcours de formation pour répondre aux besoins
individuels de manière plus efficace.