Gestion de La Formation L Indispensable Revolution Digitale

LIVRE BLANC
Gestion de la formation
L’indispensable révolution digitale
Placedelaformation
Gestion de la formation : l’indispensable révolution digitale | 2
SOMMAIRE
ÉDITO
3 Gestion de la formation :
pourquoi la digitalisation s’impose comme un must have
4
IN TRODU CTION
Un écosystème en plein bouleversement
6
PARTIE 1
Les défis des responsables de formation
8
PARTIE 2
La formation traversée par la transformation digitale
10 PARTIE 3 - DÉCRYPTAGE D’EXPERT
« Quels leviers pour améliorer la gestion de la formation ? »
12
PARTIE 4
Focus sur quatre bonnes pratiques
14
PARTIE 5
Les atouts des technologies digitales les plus innovantes

PARTIE 6 - DÉCRYPTAGE D’EXPERT
16 « Du temps gagné pour échanger avec les collaborateurs

sur leurs besoins de développement »
18
C ON C LU SION
Quel avenir pour la gestion de la formation ?
20
À P ROP OS DE
Place de la Formation
ÉDITO
Gestion de la formation :
pourquoi la digitalisation
s’impose comme un must have
Parmi les nombreux bouleversements qu’elle a provoqués, la crise sanitaire a
notamment marqué un coup d’arrêt dans la transformation digitale RH, mettant en
pause des réflexions et démarches déjà initiées. En 2022, l’urgence des réactions
à la pandémie laisse la place à de nouveaux projets, stratégiques ou opérationnels,
orientés sur l’amélioration de la performance opérationnelle. Pour la DRH, le défi
consiste à mieux s’occuper des collaborateurs, à répondre à leurs besoins, à les
accompagner dans leur quotidien professionnel comme dans leur montée en
compétences. Il s’agit donc de se libérer de tâches à faible valeur ajoutée pour
dégager du temps et le consacrer aux salariés.
La gestion administrative et opérationnelle de la formation fait ainsi partie des

principales priorités des DRH en 2022, comme le révèle le baromètre « Transformation
digitale des Ressources Humaines » établi par le cabinet Deloitte. À juste titre : les
montants investis et la complexité croissante de l’écosystème militent pour le recours
à des solutions technologiques performantes, à même d’aider les responsables de
formation à gagner en efficacité.
Digitalisation et automatisation des processus, canal unique de formation,

génération en temps réel d’indicateurs de performance et de reportings…
La mise en place d’une solution TMS (training management system), basée sur
des technologies matures, va permettre de gagner en simplicité, fluidité et rapidité
dans la gestion de la formation, avec un retour sur investissement immédiat. Si la
DRH doit être à la manœuvre, la DSI est également concernée : elle va s’assurer que
les grands standards de sécurité et d’interopérabilité avec le SIRH sont respectés.
Dans une logique de hub élargi à l’ensemble des parties prenantes, la totalité des
offres des organismes de formation sera disponible sur une même plateforme,
pour faciliter leur accès et rendre le salarié davantage acteur de son parcours
de développement professionnel, soit l’essence même de la dernière réforme
de la formation professionnelle. Pour le service formation, les gains sont donc
clairs : sécuriser l’action de formation de l’entreprise et mieux accompagner les
collaborateurs et leurs managers.
INTRODUCTION
Un écosystème
en plein bouleversement
Le marché de la formation, en France, est resté basé pendant de nombreuses années
sur un modèle encore très traditionnel, notamment en matière de gestion par les
entreprises. Un modèle bousculé par les réformes de 2014 et 2018 qui contribuent à
sa nécessaire transformation.
L’histoire récente de la formation professionnelle, en tant que secteur d’activité et

marché, démontre un véritable changement culturel. Après avoir privilégié, avec la
loi de 1971, un système très administratif et encadré par des obligations, la réforme
de 2014 a déclenché un vent de libéralisation caractérisé par une recherche de
qualité et d’amélioration continue, d’optimisation de budget, et in fine une approche
fondée sur l’investissement davantage que sur la dépense.
Un éparpillement de l’offre, source d’innovation mais aussi de complexité

D’après les données de la Dares, on compte aujourd’hui en France plus de
60 000 organismes de formation, qui génèrent environ 15 milliards d’euros de
chiffre d’affaires chaque année. Bien loin des phénomènes de concentration que l’on
constate dans certains secteurs d’activité, le marché est marqué par l’éparpillement
des acteurs, avec des groupes leaders qui représentent moins de 1 % du domaine.
Une autre spécificité de la formation professionnelle est son ouverture au marché
BtoC – business to consumer –, sous l’impulsion du CPF (compte personnel de
formation), après s’être uniquement adressée aux entreprises et aux branches
professionnelles.
Le système est ainsi marqué par une multiplicité d’acteurs : organismes de formation,
CFA d’entreprise, éditeurs de contenus, financeurs… À cet éclatement répond une
multiplication des formats pédagogiques, un raccourcissement des durées de
chaque action de formation, et davantage de modularité dans les parcours.
D’une logique de gestion administrative à celle de management de la formation

Cette richesse, qui ouvre la voie à davantage de créativité et de de différenciation,
est une chance pour les entreprises. Elles peuvent répondre de manière plus
précise et pertinente à la variété de leurs besoins, enjeux et objectifs, mais aussi
de leurs contraintes budgétaires, géographiques, organisationnelles. Pour en tirer
pleinement parti, elles n’ont pas d’autre choix que de gagner du temps sur les tâches
administratives pour rester en veille du marché, repérer les innovations pédagogiques
et l’émergence de nouveaux acteurs, appréhender l’intérêt de l’offre par rapport aux
objectifs à court et moyen termes. Un préalable indispensable pour accompagner la

ligne managériale et les collaborateurs dans la réponse opérationnelle aux besoins
de développement des compétences.
En 2022, les responsables de formation interviennent donc dans un marché

caractérisé par la multitude et la diversité : d’un côté, une offre pléthorique de
partenaires et de prestataires, et la multiplication des actions de formation ; de
l’autre, une recherche croissante d’individualisation des parcours, facilitée par la
diversification des formats pédagogiques. Autant d’opportunités qui sont aussi
synonyme de complexification et qui appellent davantage de soutien digitalisé et
d’automatisation des processus administratifs.
Trois tendances de la formation en 2022
Les services formation gagnent en importance stratégique
Le responsable formation fait partie du top 3

des fonctions RH les plus prisées par les entreprises.
Une nécessité liée à l’évolution accélérée des métiers…
L’upskilling et le reskilling représentent une priorité

pour 44 % des entreprises européennes.
…Mais un manque d’outils pour gagner en performance
69 % des RH déclarent consacrer au moins la moitié de

leur temps de travail à de la gestion administrative,
au détriment de missions à plus forte valeur ajoutée.
Sources : 1) Hays, Rémunérations à l’ère post-Covid 2) LinkedIn Learning, 2022 Workplace Learning Report
3) Baromètre 2022 : les RH au quotidien, Tissot et Payfit
PARTIE 1
Les défis des

responsables de formation
Un rôle de plus en plus complexe et stratégique, qui implique un changement de
posture : moins de gestion administrative, davantage de management de la formation.
Alors que le marché de l’emploi reprend des couleurs en 2022, les recruteurs font
face à une problématique croissante : le déficit de compétences techniques et
comportementales des candidats. Ainsi, l’écart avec le niveau d’aptitudes requis
pour le poste représente une difficulté majeure pour 93 % des employeurs interrogés
par le jobboard Monster pour son étude The Future of Work. Comment pallier cette
pénurie de candidats qualifiés ? Les recruteurs font davantage preuve de souplesse
dans leurs critères et un employeur sur trois accepte de considérer la candidature
d’une personne pouvant être formée pour le poste.
Un défi supplémentaire pour les responsables de formation : en plus de s’assurer

de la mise à jour des hard skills et des soft skills des collaborateurs et d’anticiper
l’évolution des métiers, ils doivent désormais s’occuper de la montée en compétences
des nouvelles recrues. La palette de leurs missions ne cesse en effet de s’élargir et
de se complexifier. Ils sont attendus pour ajuster l’offre de formation aux besoins
spécifiques de l’entreprise, déployer un catalogue sur-mesure et évolutif, améliorer
la collecte et le suivi des demandes, soutenir chaque collaborateur dans son
parcours d’adaptation des compétences, mais aussi définir des indicateurs de ROI/
ROE (retour sur investissements/retour sur les attentes).
Aider les salariés à devenir acteurs de leur développement

Le passage d’une logique de dépense à celle d’investissement, qui irrigue le
champ de la formation professionnelle, transforme en profondeur le métier. Les
responsables de formation sont dorénavant chargés de l’évaluation de la formation
pour traduire les attentes des commanditaires internes en indicateurs de résultats
et suivre le transfert des compétences en situation de travail. Une dynamique
vertueuse qui place l’évaluation au cœur du pilotage de la politique de formation et
de son amélioration continue.
Un autre défi à relever concerne une tendance à l’œuvre depuis la mise en

place du DIF (droit individuel à la formation), remplacé depuis fin 2014 par le
CPF (compte personnel de formation). Il s’agit d’accompagner les salariés
vers une certaine autonomie pour les rendre acteurs de leur développement
professionnel – et donc, du choix du parcours de formation. Cette logique

d’individualisation, qui vise à aider les actifs à prendre en main leur
employabilité à long terme, se concrétise par une délégation de tâches :
consultation du catalogue, choix de l’organisme de formation, inscription, etc.
Le recours à des plateformes digitales peut se révéler utile pour favoriser cette
démarche et renforcer la qualité de l’expérience collaborateur.
Du temps libéré pour se consacrer aux missions à valeur ajoutée

L’agenda des responsables de formation ne cesse de se remplir et gérer l’ensemble
de ces missions relève de plus en plus du parcours du combattant. Un constat qui
appelle un changement radical de posture, par le passage d’une logique de gestion
de la formation à celle de management de la formation. L’objectif visé : limiter
drastiquement la part consacrée à la dimension administrative, particulièrement
chronophage, grâce à un usage plus développé et affiné des technologies
numériques. Le temps libéré sera alors dévolu à d’autres actions – relations avec
les organismes de formation, veille continue sur les innovations pédagogiques,
conseil et soutien de la ligne managériale et des collaborateurs.
Cette transformation des prérogatives s’impose d’autant plus que la gestion de

la formation ne cesse de se complexifier, du fait de la multiplication des formats,
de la diminution de la durée des programmes, ou encore de l’apparition fréquente
de nouveaux acteurs. Alors que la formation professionnelle n’a jamais été aussi
stratégique pour les entreprises, le responsable de formation doit lui aussi devenir
stratège.
Près d’un salarié sur deux n’est pas satisfait du suivi

de ses demandes de formation.
(étude Elevo/Augmented Talent, 2021)

PARTIE 2
La formation traversée par

la transformation digitale
Une mutation d’ampleur est en cours, qui concerne tout autant les prestataires
externes que les responsables de formation et appelle une réflexion sur les usages.
Les opportunités ouvertes par le digital, déjà nombreuses en formation, ne cessent

de se multiplier depuis la crise sanitaire – aussi bien en matière de catalogues en
libre-service que de formats pédagogiques innovants (Mooc, capsules audio ou vidéo,
classes virtuelles, podcast learning, etc.). Les organismes de formation s’emparent de
ces nouvelles attentes en développant leur offre e-learning. D’après des estimations
d’éditeurs, une grande majorité d’entre eux compte proposer au moins 25 % de
leurs formations en distanciel – une avancée importante, quand on sait qu’avant la
pandémie, sept prestataires sur dix proposaient uniquement du présentiel.
Cette révolution digitale n’est pas la seule à impacter le service formation des
entreprises. Les masses de données (nombre d’heures, coûts, évaluations…) sont
un gisement sous-exploité pour améliorer la stratégie de développement des
compétences : quelles formations fonctionnent le mieux ? Pour quelle population ?
Comment proposer aux apprenants les modules les plus pertinents ? Peut-on mieux
prédire la performance des actions de formation ?
Les atouts d’une chaîne de valeur digitalisée

Une meilleure exploitation de la data offre la possibilité de mieux gérer, évaluer,
anticiper, pour aller vers une performance objectivée. Elle permet aussi de sortir
de la logique de cloisonnement pour partager les données entre les acteurs du
développement des compétences et gagner en efficacité dans le service rendu aux
salariés et aux entreprises.
Outre les innovations pédagogiques et l’amélioration de la performance de la

formation, c’est en fait l’ensemble de la chaîne de valeur qui peut bénéficier de la
transformation digitale. L’appui sur une solution TMS (training management system)
va servir plusieurs dimensions, par exemple :
▶ La constitution, le déploiement et la mise en valeur de l’offre : la première étape

du cycle de formation consiste à définir le catalogue le mieux approprié aux
spécificités de l’entreprise et aux besoins des collaborateurs ;
▶ L’aide au choix et le recueil des demandes : le TMS va pouvoir guider le

responsable de formation, voire le collaborateur, dans la sélection de l’organisme
et des programmes les mieux adaptés aux besoins, et structurer les demandes ;
▶ La mise en œuvre du plan annuel de formation : les solutions digitales offrent

la possibilité de suivre l’ensemble des tâches administratives, de la convocation
des stagiaires à la facturation en passant par l’émargement et l’évaluation.
La pertinence des outils au regard des besoins

Si le perfectionnement des technologies ouvre le champ des possibles, il est essentiel
de garder à l’esprit les usages des utilisateurs finaux – les responsables de formation
comme les salariés. Toutes les actions de montée en compétences ne bénéficient
pas du digital, par exemple le format d’Afest (action de formation en situation de
travail). En revanche, l’ensemble de la gestion et des tâches administratives et
comptables a intérêt à s’appuyer sur les outils digitaux, configurables aux besoins
du moment et évolutifs pour s’adapter à ceux de demain.
Recourir aux meilleures briques technologiques, interconnectées et communicantes,

est une stratégie payante pour gagner en agilité et en performance. Dans une
logique de symétrie des attentions, le sur-mesure des fonctionnalités répondant aux
besoins des responsables de formation entre donc en résonance avec le sur-mesure
des réponses aux besoins des apprenants et actifs.
La révolution digitale s’accélère en 2022
9 entreprises sur 10 sont en pleine transformation digitale.
L’ensemble des entreprises a prévu d’investir dans

la digitalisation de la formation d’ici 12 mois, et 4 sur 10
planifient une intensification de ces investissements.
Pourquoi digitaliser la fonction RH ? Pour les entreprises,

c’est d’abord l’occasion d’améliorer la productivité (gain de
temps, qualité des données recueillies) et le bien-être des
collaborateurs (suppression des tâches répétitives).
Source : Baromètre « Transformation digitale des Ressources Humaines », Future of HR 2022

« Quels leviers pour

améliorer la gestion
de la formation ? »
Pour Marc Dennery, directeur associé de C-Campus, l’appui sur un outil TMS
devient incontournable pour traiter le volet administratif, mais son intérêt va
au-delà : l’exploitation des données générées par la solution ouvre la voie à un
meilleur pilotage du plan de formation.
Quels sont les enjeux actuels de la gestion administrative et opérationnelle

de la formation ?
La fiabilité, la simplicité et l’efficience. Le défi principal consiste à traiter le volet
« gestion » de la manière la plus efficace et sereine pour se concentrer sur les vrais
sujets, en particulier le développement des compétences et la mise en place des
dispositifs de formation qui répondent aux enjeux stratégiques. C’est un « must
have » nécessaire, mais pas suffisant. De la réception de l’inscription à l’évaluation
en aval, la gestion nécessite énormément de travail de la part du service formation
et de nombreuses interactions avec l’apprenant, son manager, l’organisme de
formation.
Comment améliorer ce travail administratif incontournable, mais à faible

valeur ajoutée ?
La clé, pour une organisation, est de s’appuyer sur des personnes compétentes,
qui effectuent leurs missions grâce à des processus efficaces et l’appui de
la digitalisation. Jusqu’à 50, voire 100 salariés, et sous réserve d’une faible
consommation de formation, il est encore possible de se passer d’outils digitaux.
Au-delà, une solution SaaS devient incontournable, ne serait-ce que pour conserver
la trace des positionnements en amont et des évaluations. Sans cet appui, les
entreprises sont contraintes de multiplier les effectifs des services formation.
L’enjeu consiste à gagner du temps, tout en maîtrisant les coûts, pour être plus
efficace.
Par ailleurs, les solutions de type TMS permettent de recueillir des données de
positionnement ou d’évaluation, d’absentéisme, de taux de remplissage, etc.
Une intelligence de la tâche va pouvoir se développer chez les gestionnaires de
formation, qui vont pouvoir exploiter ces données – notamment pour créer des
actions de formation dédiées à des compétences non maîtrisées chez une catégorie
de personnel. De la même manière que nous sommes passés d’une industrie de

main-d’œuvre à une industrie de process, les gestionnaires de formation deviennent
des chargés de formation, qui interviennent toujours dans le process administratif,
mais cette fois-ci pour le piloter, le contrôler, et en déduire des actions. Ils traitent la
donnée au lieu de se contenter de la recueillir.
Quelle plus-value représentent les données recueillies par le TMS ?

Le principal défi du plan de formation concerne la prescription : a-t-on prescrit
la bonne formation à la bonne personne ? Les TMS embarquent des outils de
positionnement et d’évaluation sur la base de référentiels de compétences. Au
niveau micro, les données recueillies permettent de confirmer la pertinence de la
prescription et d’ajuster le tir si besoin – pour pouvoir proposer un complément de
formation à un collaborateur qui n’aurait pas acquis les compétences attendues lors
de la première session. D’un point de vue macro, à l’échelle de l’organisation, les
données contribuent à orienter la politique de formation.
Les responsables de formation ont-ils conscience des atouts d’une

utilisation pertinente de la data ?
Certains s’y intéressent mais la data ne fait pas encore partie de leur culture. Par
ailleurs, l’implémentation d’un outil TMS prend du temps, il faut se l’approprier,
accompagner le changement pour faire évoluer les missions des équipes. L’intérêt
pour la donnée vient dans un deuxième temps.
La plupart des entreprises ne déploient pas de véritables politiques de formation,

elles se contentent d’agréger des plans de développement individuels. Or le
responsable de formation peut jouer un vrai rôle stratégique, dans un processus
itératif d’écoute du besoin et de guidage de la demande. Dès l’écoute, des données
peuvent être récoltées et traitées pour définir une offre de formation au niveau de
l’entreprise, qui a du sens et qui répond à ses enjeux. Il est temps de réaliser que
le recours à une solution TMS sert non seulement à la gestion administrative, mais
aussi au pilotage de la stratégie de formation.
PARTIE 4
Focus sur quatre

bonnes pratiques
La révolution numérique ouvre la voie à de multiples bénéfices, dans plusieurs
directions : gestion administrative, management de l’écosystème, amélioration
continue et qualité de l’évaluation.
Simplifier le volet administratif

L’automatisation va intervenir aussi bien en amont qu’en aval de la formation.
Elle facilite la signature en ligne des conventions de formation et leur archivage,
le processus de convocation (remise à l’organisme de formation, transmission
à l’entreprise, puis envoi au collaborateur). Sur ces démarches lourdes et
chronophages, le gain de temps est appréciable. En aval, l’émargement digital va
servir de preuve pour déclencher automatiquement la facturation, via un QR code
transmettant l’information en temps réel à la solution. La subrogation de la gestion
des frais de formation est également un atout de certaines solutions TMS. Sachant
que la gestion d’une facture coûte en moyenne 25 euros, le gain de temps se couple
à des économies appréciables.
Faciliter les interactions avec les autres directions

Le service formation n’est pas isolé, il agit de concert avec les achats, la comptabilité,
la DRH… Le recours au digital permet de centraliser et de rationaliser les flux, rendus
accessibles aux différentes parties prenantes. Celles-ci, en lien avec le responsable
de formation, vont définir les processus qui leur conviennent le mieux pour
favoriser cette dynamique, aussi bien collaborative que transactionnelle. Le TMS
va notamment limiter la multiplication des fournisseurs sur le plan administratif et
comptable, sans perdre en accès à la diversité de l’offre de formation – au service
d’une pédagogie renouvelée. La logique de point de contact unique représente un
grand intérêt pour le pôle achats et le pôle comptable. Elle offre aussi davantage de
marge de manœuvre en matière de négociation, par la visibilité donnée sur les prix ;
et d’optimisation des processus.
Renforcer la qualité de l’évaluation

La pertinence des critères d’évaluation de la formation fait souvent débat : faut-il se
contenter des questionnaires et des grilles définis par les organismes de formation
eux-mêmes ? Le risque est le manque de clarté des critères, leur inadéquation
avec les objectifs de l’entreprise, et plus globalement l’absence d’homogénéité
– qui rend caduques la recherche d’objectivation de l’efficacité des formations et
leur comparaison. Une évaluation rigoureuse doit au contraire prendre en compte

la réalité et le contexte de l’entreprise, appelant la création de questionnaires
« maison », personnalisés en fonction de l’entreprise et de son contexte. Le
TMS va aussi offrir la possibilité d’automatiser l’évaluation et ainsi, de recueillir
suffisamment de données pour les exploiter sur le plan statistique.
S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue

La logique d’investissement à l’œuvre dans les politiques de formation est un
changement profond de paradigme. Elle met l’accent sur une recherche de
performance et de progrès, bénéfique à l’ensemble de l’écosystème, interne comme
externe. L’appui sur des technologies digitales participe à ces ambitions, notamment
pour mieux adapter les formats et contenus aux besoins des apprenants, suivre la
mise en pratique des acquis, tisser des relations de confiance avec des prestataires
et positionner le responsable de formation dans un rôle stratégique.
PARTIE 5
Les atouts des

technologies digitales
les plus innovantes
Unicité de l’outil, ergonomie, automatisation, suivi en temps réel… Les TMS
multiplient les fonctionnalités pertinentes pour diminuer les coûts de gestion,
gagner du temps et améliorer l’expérience collaborateur.
Les services formation sont aujourd’hui confrontés à plusieurs difficultés : une charge
de gestion administrative trop importante, un manque de ressources et d’outils, des
fichiers Excel peu pratiques et rarement à jour. Les solutions de type TMS présentent
plusieurs atouts qui vont faire la différence dans le quotidien des gestionnaires.
Un outil unique pour les achats et la gestion de la formation

Chaque entreprise peut intégrer ses partenaires dans la plateforme TMS, mais
aussi accéder aux organismes déjà présents et référencés par la communauté
d’utilisateurs. L’ensemble de ces prestataires, dont certains sont négociés en volume
pour acheter les formations à un meilleur prix, est rassemblé dans un catalogue
unique ; il suffit d’opter pour une formation, de renseigner la date et le(s) salarié(s)
concerné(s), et l’ensemble du processus est lancé de manière automatique.
De son côté, l’organisme utilise le TMS pour transmettre les documents utiles ;
quant à son offre, elle peut être mise à jour en temps réel dans l’outil. Autre atout
de certains outils de dernière génération : ils transforment les multiples factures
reçues en une seule facture mensuelle, au terme des formations réalisées.
Une plateforme intuitive et des processus automatisés

Grâce à une interface conviviale, le gestionnaire de formation accède facilement à
l’ensemble des indicateurs, tableaux de bord et reportings formation en temps réel.
Les bilans d’activité formation, reportings CSE et autres obligations légales sont
renseignés automatiquement et mis à jour de manière fiable et sécurisée.
De l’inscription à l’évaluation, de l’émargement à la facturation, les technologies

contribuent à un traitement automatisé, limitant autant que possible l’intervention
humaine et les saisies. Le plan de développement des compétences, individuel ou
collectif, peut ainsi être suivi en temps réel, et cela pour l’ensemble des types de
formation – inter et intra, interne, présentiel, distanciel ou hybride.
Une dynamique collaborative mobilisant l’interne

Grâce au temps libéré, le service formation peut mieux accompagner les salariés
dans leurs besoins de développement ou d’adaptation des compétences. Une
contribution claire à l’expérience collaborateur, mais qui peut aussi s’étendre à
l’utilisation même de l’outil. Des TMS à ambition participative offrent un accès aux
salariés et aux managers, autonomes dans le choix des formations et des dates de
sessions. Par ailleurs, une partie du catalogue de formations peut être paramétrée
pour être accessible en self-service.
Une chaîne de valeur impliquant de multiples acteurs
L’utilisation du TMS s’apparente au mode de jeu d’une équipe de rugby : quand l’action
est initiée, elle nécessite une réaction en chaîne permettant d’aboutir à l’essai.
Le salarié : au sortir d’un entretien dédié ou lors du recueil

d’un besoin, ou encore au fil de l’eau, il exprime une demande
de formation ;
Le manager valide ou invalide le choix ;
Si le choix est validé, le gestionnaire de formation réalise

la commande en ligne et suit les différentes étapes de gestion
administrative automatisée ;
Les organismes de formation recourent à la plateforme pour

confirmer l’inscription, envoyer la convocation, transmettre
les documents attestant la participation ;
Le service comptable reçoit une seule facture mensuelle

et assure son règlement, qui est ensuite réparti entre
les différents organismes de formation.
« Du temps gagné
pour échanger avec
les collaborateurs
sur leurs besoins de
développement »
Depuis 2020 Lonza, façonnier pour l’industrie chimique et pharmaceutique qui
compte plusieurs centaines de collaborateurs, utilise le TMS Place de la Formation
afin de faciliter la gestion de la formation d’une organisation initialement multi-
sites. Jessica Courtine, responsable de formation, nous livre son retour d’expérience.
Quels sont les enjeux de Lonza en matière de formation continue ?

Notre domaine d’activité implique que nos collaborateurs suivent de nombreuses
formations obligatoires, avec des troncs communs à plusieurs métiers – production,
logistique, etc. À cette complexité sur la partie réglementaire s’ajoute celle d’un plan
de formation annuel dédié à la montée en compétences, que je cherche à définir de
la manière la plus qualitative possible. Par ailleurs, jusqu’en mars 2021, Lonza avait
deux sites, un en Bretagne, le second en Alsace, ce qui ne facilitait pas la gestion
administrative.
Pourquoi avez-vous opté pour une solution de type TMS ?

Je cherchais un outil simple d’utilisation, avec une ergonomie de qualité permettant
une appropriation facile et intuitive et offrant des fonctionnalités permettant de
fluidifier les processus et d’éviter les saisies supplémentaires. L’objectif principal
restait de limiter la lourdeur administrative et de disposer de plus de temps pour
développer les compétences des collaborateurs.
Avec la solution TMS de Place de la Formation, je suis désormais déchargée

des convocations, des inscriptions, et je ne perds plus un temps considérable à
contacter l’organisme de formation pour recevoir les documents ou renvoyer
le bulletin d’inscription rempli à la main et scanné. Puis je me suis intéressée
à d’autres fonctionnalités, comme le recueil des besoins directement dans
l’outil. Les questionnaires d’évaluation à chaud et à froid sont désormais lancés
automatiquement depuis la plateforme. Nous réfléchissons actuellement à
l’élaboration d’un deuxième questionnaire, visant à vérifier le transfert des acquis

en situation professionnelle. La prochaine étape concerne les entretiens de
développement professionnel, dont les campagnes peuvent être digitalisées.
Pendant les premiers mois d’utilisation du TMS, Lonza avait encore deux
sites. De quelle manière la solution s’est-elle révélée utile sur ce point ?
L’intérêt est de disposer d’une base de données unique, d’un seul mot de passe.
Comme on s’abstrait de multiples fichiers Excel, le risque d’erreur devient nul. Lors
d’une action stratégique, par exemple le lancement d’une campagne de recueil de
besoins, il est possible d’opter pour une entité ou de s’adresser aux deux. De la
même manière, les indicateurs de reporting peuvent filtrer les données en fonction
de nos attentes : soit pour l’entreprise, soit pour une seule des deux entités. Et
toujours avec un seul et même outil.
Après deux ans, quel bilan pouvez-vous tirer ?

Outre le gain de temps indéniable permis par la digitalisation de la gestion
collaborative et administrative, les bénéfices du TMS sont appréciables sur d’autres
volets, comme l’illustre la facturation. Cet aspect est complexe car nous avons des
conditions de facturation spécifiques. Nous avons pu harmoniser ce volet, avec
une facturation à la demande ou regroupée une fois par mois. Le service achats
a moins de création de dossiers fournisseurs à réaliser, et moins de numéros de
commandes à générer. Le règlement des factures par le service comptable s’en
trouve également facilité.
Un autre élément appréciable concerne les rapports générés en temps réel,

par exemple pour s’assurer que le plan de formation est déployé selon les
étapes convenues, mais aussi pour générer des statistiques de milieu ou de fin
d’année, notamment pour le bilan administratif et financier ou la BDES (base
de données économiques et sociales). Le temps gagné me permet d’aller au
contact des collaborateurs et de leurs managers pour évoquer le développement
des compétences, mais aussi de travailler sur des projets stratégiques orientés
formation et de faire davantage d’ingénierie pédagogique.
CONCLUSION
Quel avenir pour la gestion

de la formation ?
Alors que le recours aux outils TMS monte en puissance, un exercice de prospective
permet d’envisager les axes de développement de ces solutions, de leurs
fonctionnalités et surtout de leurs usages.
La technologie n’est pas une finalité en soi. Elle répond à des besoins clairement
définis et favorise des changements dans les fonctionnements organisationnels
et les process en vigueur. De la même manière, ses perfectionnements servent
l’amélioration continue des pratiques. Aujourd’hui, le principal défi concerne
davantage l’appropriation de l’outil et l’exploitation de tout son potentiel. Dans le
cas des solutions TMS, que faut-il attendre dans un avenir proche ?
Tous les verrous technologiques sont aujourd’hui ouverts. Les outils de dernière
génération sont interopérables, leur interconnexion au SIRH ne représente donc
aucune difficulté. La fonctionnalité SSO (single sign-on, ou authentification unique)
évite de multiplier les logins et mots de passe pour chaque outil digital. Par ailleurs,
les données bénéficient d’un hébergement sécurisé et le cadre d’utilisation respecte
les conditions du RGPD (règlement général sur la protection des données). Autre
atout : les interfaces ont gagné en convivialité, en simplicité d’utilisation, et donc en
qualité d’expérience utilisateur.
Quelles perspectives de développement restent à envisager ? Les technologies

peuvent toujours être perfectionnées pour mieux relier les acteurs de l’écosystème
dans la chaîne de valeur. De nouvelles fonctionnalités, à inventer, contribueront à la
logique du projet, au collaboratif, à l’agilité et au confort d’utilisation. Ces innovations
incrémentales visent à améliorer un socle technologique déjà largement au point.
Le principal enjeu relève davantage de l’exploitation du plein potentiel de l’outil.

Un TMS va générer la production de nombreuses données, qui sont conservées mais
restent sous-utilisées. Or elles peuvent être mobilisées pour gagner en efficacité
dans le pilotage de la formation, renforcer le niveau de satisfaction des apprenants,
tester et valider la pertinence de nouveaux formats pédagogiques. Il s’agit d’un
gisement d’informations précieuses pour améliorer les missions du service
formation et renforcer son rôle dans l’entreprise. La data offre un regard unique sur
le rapport qualité-prix des formations et leur pertinence, en croisant les indicateurs
pour aboutir à des analyses fines. Par exemple, le distanciel est davantage apprécié
par une sous-catégorie de cadres que par une autre ; tel format pédagogique est
plébiscité, mais uniquement pour tels thèmes de formation ; tel parcours est très
demandé, mais l’évaluation démontre un taux trop important d’insatisfaction, etc.
Il est possible d’aller encore plus loin en intégrant l’âge, l’ancienneté, la géographie
ou le genre.
L’ambition reste de renforcer la fonction formation, en lui fournissant des éléments

tangibles pour s’améliorer. L’étape ultime consiste à exploiter la donnée recueillie
par la solution dans une logique de profiling prédictif : affiner les réponses aux
besoins de formation en s’appuyant sur les enseignements et retours d’expérience
objectivés par la data rassemblée chez l’ensemble des entreprises utilisatrices
du TMS. C’est à ce moment que l’objectif de personnalisation des parcours de
formation prendra tout son sens et pourra être réellement concrétisé.
À PROPOS DE
Depuis 2006, Place de la Formation accompagne les entreprises pour les aider
à optimiser les missions de leur service formation. Avec son service innovant
de courtier, elle devient en quelques années la société d’externalisation de la
gestion de la formation leader du marché. En 2016, capitalisant sur ses 10 années
d’expérience, Place de la Formation lance le premier logiciel collaboratif de gestion
de la formation, avec toujours la même ambition : simplifier le quotidien du
responsable et des gestionnaires de formation pour leur permettre d’apporter plus
de valeur ajoutée et de faciliter l’accès à la formation des salariés.
Les principaux atouts de l’outil TMS (training management solution) :

▶ L’ensemble des formations accessibles en ligne ;
▶ La dématérialisation des dossiers de formation ;
▶ L’enrichissement des indicateurs en temps réel ;
▶ L’automatisation de tous les process administratifs ;
▶ La centralisation et la sécurisation des données.
Plus de 100 000 utilisateurs en entreprise
Plus de 2 200 organismes de formation connectés
Pour en savoir plus :
www.placedelaformation.com

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