Système d'information et Organisation

La représentation des activités de l'organisation TGSI

TD Evénement-résultat
Modélisation d'un processus
Exercice n°1: Le cas QUILOU

L’agence immobilière QUILOU gère la location de son parc immobilier.

Le processus de location d’un appartement se présente ainsi :

Une personne intéressée par la location d’un appartement s’adresse à un commercial de

QUILOU : s’il existe un appartement disponible et répondant aux critères spécifiés par le
client alors le contrat de location lui est remis.
Le client doit retourner le contrat de location signé et accompagné d’un acompte de 30 %. Dés
réception de ces documents, l’agent comptable enregistre la réservation. Le premier jour de
location, le client reçoit les clefs en échange du solde de la location

Complétez le schéma événement-résultat ci-dessous afin qu’il représente le processus qui

vient d’être décrit :

Période Client Commercial Agent comptable Accueil Type

Demande de
réservation

T Recherche d'une réservation

Autre

Appartement indisponibl e Appartement disponible

Liste d'agences
susceptibles de
répondre au besoin
du client

Contrat de
location à
signer

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Exercice n°2: Le cas KUIKSIVEUR

La société KUIKSIVEUR subventionne les événements organisés par les écoles et les
clubs de sports de glisse (Surf, Planche à voile, bodyboard …).

Actuellement, le processus de gestion des subventions se présente ainsi :

Toute demande émanant d’une école ou d’un club est étudiée par le responsable du service
communication. Ce dernier lui fait part de sa décision par courrier ; en cas de réponse
positive, le montant à verser est indiqué sur le courrier.

Le responsable du service communication transmet alors au service comptabilité les

informations nécessaires au règlement de la subvention accordée (caractéristiques de
l’organisme et montant accordé)

Le schéma événement-résultat ci-dessous représente le processus qui vient d’être décrit :

Période Organisme Responsable communication Service comptabilité

Dossier de
demande de
subvention

Prise en compte de la demande

Analyse de la demande
Mise en forme de la réponse

Demande non recevable Demande recevable

Notification
du refus de
la demande
Notification
subvention à
régler

Notification
du montant
accordé

Règlement de la subvention

Chèque

Le nombre des demandes de subvention est en augmentation constante : actuellement, le

responsable du service communication gère en moyenne 20 demandes par semaine.

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Le fonctionnement actuel pose de nombreux problèmes :

Chaque organisme envoie une demande selon un formalisme qui lui est propre

Les écoles et les clubs se plaignent des décisions trop arbitraires relatives à leurs
demandes

Le responsable du service communication oublie parfois de transmettre les

informations nécessaires sur les demandes acceptées au service comptabilité, les
organismes peuvent donc recevoir le règlement de la subvention bien après avoir reçu
le courrier contenant le montant qui leur est octroyé.

La direction n’a aucun moyen de consulter le taux de refus ou d’acceptation des

demandes

La direction souhaite modifier le processus de gestion des subventions de la manière

suivante :

Pour obtenir une subvention, chaque organisme devra remplir un dossier de demande de
subvention qui est à retirer auprès de la secrétaire du service communication. Le détail de
l’événement à subventionner ainsi que le bilan de l’année précédente doivent être joints au
dossier.
Lorsque la secrétaire du service communication reçoit un dossier de demande de subvention
d’un organisme, elle enregistre les informations figurant sur le dossier et scanne les pièces
jointes au dossier. Si le dossier est incomplet, une demande de complément d’informations est
envoyée à l’organisme demandeur.
Si le dossier n’a pas été complété dans le mois qui suit l’envoi du courrier de demande de
complément d’informations, l’organisme reçoit un mail notifiant que sa demande ne sera pas
prise en compte.

La direction souhaite que l’étude des demandes de subvention soit collégiale : pour cela une
commission se réunit le vendredi de chaque quinzaine pour statuer sur les dossiers de
demandes de subventions ; seuls les dossiers dûment complétés sont étudiés. La décision prise
est enregistrée après l’étude de chaque dossier.

Le lundi matin, le service comptabilité procède au virement bancaire des subventions

accordées pour chaque dossier accepté et transmet à l’organisme concerné le courrier
l’informant de l’accord de la subvention.

1) Lister les différents dysfonctionnements du processus actuel et pour chacun d’entre eux,
indiquez quelle décision a été prise pour y remédier

2) Vous disposez en annexe 1 du schéma événement-résultat représentant le nouveau

processus de gestion des subventions. Ce schéma est incomplet. Veuillez le compléter pour
intégrer les modifications souhaitées.

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ANNEXE 1 : Schéma du processus à compléter

P é rio d e O r g a n is m e S erveur S e c r é t a i r e s e r v i c e c o m m u n i c a ti o n C o m m is s io n S e r v i c e c o m p ta b i li té

D em a nde de
d o s s ie r d e
s u b v e n ti o n
T R e m is e d u d o s s ie r

P r i s e e n c o m p te d u d o s s i e r
T+ n V e r i f i e r q u e le d o s s i e r e s t r e c e v a b le
E n r e g i s tr e r le d o s s i e r

D o s s i e r i n c o m p le t D o s s i e r c o m p le t

D o s s ie r
in c o m p le t

E chéanc e
dépas sée po ur
et
c o m p lé m e n t
T P r i s e e n c o m p t e d u c o m p lé m e n t D o s s ie r
c o m p le t à
é tu d i e r
et

A n n u la ti o n d e s d o s s i e r s i n c o m p le ts

(T+ n ) + 3 0 n o ti f i c a ti o n
d o s s ie r
a n n u lé
D é li b é r a ti o n

le v e n d r e d i
to u s le s 1 5
jo u r s

le l u n d i
m a ti n

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