Procédures achats

N°19 Mesure et Suivi de La Performance Economique

Date d'application : 01/01/2015

Objectifs
Cette procédure a pour objectif de décrire le processus de la mesure et du suivi de la performance économique
sur les marchés.

Sommaire
OBJECTIFS...................................................................................................................................................... 1
HISTORIQUE DU DOCUMENT......................................................................................................................... 1
PÉRIMÈTRE.................................................................................................................................................... 2
DÉFINITION................................................................................................................................................... 2
PRÉSENTATION DU PROCESSUS..................................................................................................................... 3
COMPLÉMENTS D'INFORMATIONS................................................................................................................. 5
ANNEXES....................................................................................................................................................... 5

Historique du document
N° de
Date Objet de l'évolution Auteur approbateur
version

1.0 22/09/2016 Version initiale DHAP DHAP

19_Mesure_et_suivi_performance_economique_V1.0

1
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N°19 Mesure et Suivi de La Performance Economique

Périmètre
Cette procédure concerne
 Acheteur
 Equipe support “Reporting Gestion"

Définition
A la fin du processus de l'acte d'achat GATE 3, une Fiche Action Achat est générée ou rédigée par l'acheteur.
Dans cette fiche nous retrouvons les valeurs du marché pour la totalité des périodes du marché y compris les
reconductions et tranches conditionnelles.

3 Types de Fiche Action Achat:

 La FAA issue automatiquement des informations de Spartacus
 La FAA renseignée manuellement par l'acheteur via Spartacus
 La FAA renseignée manuellement par l'acheteur hors outils Spartacus

 Mode calcul de La FAA issue automatiquement des informations de Spartacus

o Le montant du "Budget / Estimation / Historique " est issu  gate3 / info /
o L'offre initiale et l'offre finale sont issues  gate 3 / Fournisseurs
o La ventilation sur l'année N est effectuée au prorata temporis en fonction du nombre de mois
indiqué dans la FAA dans le champ
o La ventilation sur la durée est effectuée s en fonction du nombre de mois indiqué dans la FAA
dans le champ
o La performance achat est calculée : (Offre Initiale – Offre finale)
o La performance économique est calculée
( Budget ou estimation ou historique ) – Offre finale

 Mode de calcul de La FAA renseignée manuellement par l'acheteur via Spartacus

o Le montant du "Budget / Estimation / Historique " est mentionné par l'acheteur
o L'offre initiale et l'offre finale sont issues  est mentionné par l'acheteur
o La ventilation sur l'année N et sur la durée est effectuée par l'acheteur
o La performance achat est calculée : (Offre Initiale – Offre finale)
o La performance économique est calculé (Budget ou estimation ou historique) – Offre finale

 La FAA renseignée manuellement par l'acheteur hors outils Spartacus

o L'ensemble des informations sont communiquées par l'acheteur et sont introduit directement
dans les résultats
Par l'équipe "Reporting "
o La performance achat est calculée : (Offre Initiale – Offre finale)
o La performance économique est calculée
(Budget ou estimation ou historique) – Offre finale

Le premier jour de chaque mois ouvrable un état des FAA est sorti via Spartacus

Une analyse et des vérifications sont effectuées par l'équipe Reporting Gestion

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Analyse et vérification systématique :

o Gains >30%
o Gains >1 M€
o Perte
o Ventilation des UO (s)
o Ventilation CAPEX / OPEX
o Ventilation Titulaire
o FAA non remplie
o Message aux Acheteurs

Après que l'ensemble des vérifications soient effectués une synthèse des résultats est produite et communiqué
aux différents intervenants.
 CODIR DHA
 Pôles UO
 Acheteurs

Présentation du processus
I. Schéma des flux

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N°19 Mesure et Suivi de La Performance Economique

II. Descriptif des étapes et risques associés

Légende
SI
  Contrôle manuel  Contrôle effectué par l’outil

Contrôles de niveau 1 : les activités de contrôles sont définies et mises en œuvre par les managers des
entités opérationnelles (maîtrise des activités processus métier), responsables des contrôles permanents des
activités quotidiennes dont ils ont la charge. Ces contrôles sont réalisés sous forme d’auto contrôle par tous les
salariés, suivis d’un ou plusieurs contrôles successifs exercés par la ligne hiérarchique.

Contrôles de niveau 2 : le 2ème niveau de contrôle regroupe les directions fonctionnelles et les fonctions
support dédiées à l’animation du dispositif de maîtrise des activités.

Etape Qui? Quoi? / Comment? A qui?

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Reporting Gestion Sortir un état Spartacus des FAA du mois

Qui? Quoi? / Comment? A qui?

Echange et vérifications sur le contenu des FAA

Analyse et vérification systématique, envoie d'un message à l'acheteur
pour les gains >30 % et >1 M€ et les pertes:

Etape o Gains >30%

Reporting o Gains >1 M€
3 Poles Négo
Gestion o Perte
o Ventilation des UO (s)
o Ventilation CAPEX / OPEX
o Ventilation Titulaire
o FAA non remplie

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Etape Qui? Quoi? / Comment? A qui?

4 Diffusion du reporting CODIR

Reporting Poles uo
Gestion Acheteurs

Compléments d'informations

I. Classement / archivage
Les documents sont archivés sous la GED

II. Fréquence de traitement

Mensuellement

Annexes

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