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REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

RAPPORT DE
STAGE
THEME

LA RECEPTION
RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

SOMMAIRE
DECICACE.......................................................................................................................................3
MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT
REMERCIEMENT...........................................................................................................................4
SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE
AVANT PROPOS.............................................................................................................................5
SCIENTIQUE
INTRODUCTION.............................................................................................................................6
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DU COMPLEXE HOTELIER.......................................8
I. PRESENTATION DE L’HOTEL NOUVELLE PERGOLA................................................8
II. SITUATION GEOGRAPHIQUE..........................................................................................8
III. Historique..........................................................................................................................9
IV. LES DIFFERENTS SERVICES AU SEIN DE L’HOTEL NOUVELLE PERGOLA.......9
1) Le service Réception Accueil Hébergement......................................................................9
2) Le service Restauration « LE BELIER »...........................................................................9
3) Le service Technique.......................................................................................................10
4) Le service marketing, communication et tourisme..........................................................10
5) Le Business Center..........................................................................................................10
6) La Piscine........................................................................................................................10
7) La Buanderie...................................................................................................................11
DEUXIEME PARTIE : LA RECEPTION......................................................................................13
I. LE ROLE DE LA RECEPTION.........................................................................................13
II.
RAPPORT DE STAGE EN VUE DE
LES DIFFERENTES TACHES DU RECEPTIONNISTE..................................................13
III. LA PROCEDURE D’ACCUEIL DU CLIENT PAR LE RECEPTIONNISTE...............13
1)
L’OBTENTION DU BTS
La prise de contact...........................................................................................................13
2) La prise en charge............................................................................................................14
3) Assurance de la continuité...............................................................................................14
4) La prise de congé.............................................................................................................14
5) La mise à jour des documents..........................................................................................14
IV. LES DOCUMENTS UTILISÉS PAR LA RECEPTION.................................................14
V. LA CORRELATION ENTRE LA RECEPTION ET LES DIFFERENTS SERVICES DE
L’HOTEL....................................................................................................................................15
TROISIEME PARTIE : CRITIQUES ET SUGGESTIONS CRITIQUES......................................18
I. CRITIQUES........................................................................................................................18
II. SUGGESTIONS..................................................................................................................18

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GEOFFROID
RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

CONCLUSION GENERALE.........................................................................................................19
LEXIQUES.................................................................................................................................21
ANNEXES..................................................................................................................................23

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GEOFFROID
RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

DECICACE

Ce rapport de fin de stage est le fruit régulier de tous ceux qui me sont chers
et qui ont une parfaite relation envers moi. A cela nous voudrons leur
dédicacer cette production à savoir :
Ma famille KAKOU et EKANZA
Mes amis
Mes professeurs de la filière Tourisme et Hôtellerie
Mes grands- mères et grands pères
A ma responsable Tchimou Ella Liliane
Et à tous ceux qui on choisit de faire cette filière

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

REMERCIEMENT

Cette production est le fruit d’une coopération, nous tenons au terme de notre
Stage à remercier ou d’autre fusse telle matérielle ou intellectuelle ont
contribué au succès de ce rapport de fin de Stage. A ces propos ces
remerciements s’adressent tout d’abord au tout puissant DIEU qui a bien
voulut que nous fassions ce stage au sein de L’HOTEL NOUVELLE
PERGOLA. Ensuite à Monsieur le Directeur de L’HOTEL NOUVELLE
PERGOLA en la personne de M. AKA JEAN ROBERT qui a voulu nous
accepter dans son hôtel pour ce stage de formation
Par ailleurs sans oublier le personnel de L’HOTEL pour l’accueil
chaleureux, l’esprit familial, d’équipe et surtout sa générosité qui ont
évidemment engendré le bon déroulement de ce stage.
Un remerciement particulier à
Mme Laurent
Mme Tchimou Ella Liliane
M N’Goran charles
M Boa Thiémele Guy
M Yao Benoit
M Kouassi Marc
M Koffi Firmin
M Kakou Kadio Jean
Enfin un remerciement particulier à tous ceux ou celles qui nous ont
conseillé au cours de ce stage de formation

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

AVANT PROPOS

La plus grande satisfaction d’un maitre après une formation est que son élève
ait un niveau supérieur que lui, et que ce dernier mette en pratique les conseils
et les enseignements que lui a procuré son maitre. C’est ainsi que le Groupe
Intellect Afrique de Cocody Corniche, consciente de l’importance de la filière
Tourisme-Hôtellerie et du manque de personnel dans les complexes hôteliers
on bien pensé à insérer cette filière afin que les Etudiants viennent y
apprendre et se faire former. Ainsi au terme d’une formation soldée par
l’admissibilité au Brevet de Technicien Supérieur, l’étudiant doit effectuer un
stage dans une entreprise de la place pour compléter l’enseignement théorique
qu’il a reçu. C’est dans cette optique L’HOTEL NOUVELLE PERGOLA,
quatre étoiles a bien voulu m’accepter comme Stagiaire du 3 Avril au 3
Septembre 2017. A la suite de ce stage, il s’en est suivi le rapport ici présenté.

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

INTRODUCTION

Le tourisme s’impose comme une activité majeure dans le monde, les flux
touristiques ne cessent de croître au fil des ans. C’est un phénomène qui prend
de l’ampleur au point qu’il a donné naissance à plusieurs complexes hôteliers.
Voulant répondre aux différentes préoccupations des touristes et de la
clientèle, tout établissement hôtelier se doit d’apporter tout le confort possible
pendant le séjour de la clientèle. En un mot le client doit être considérer
comme un Roi ceci se détermine aussi par la capacité des étoiles de l’hôtel
soit 1, 2, 3, 4 ou 5 étoiles. C’est ainsi que l’Hôtel Nouvelle Pergola, quatre
étoiles fait son apparition.
En outre ce complexe Hôtelier étant considéré comme une chaîne de
travail pour le bien être de sa clientèle. Cependant au-delà de la vente, il est
exigé à l’Hôtelier un devoir d’hospitalité : LA RECEPTION, d’où nous nous
sommes en tirés le thème de mon rapport de fin Stage.
« LA RECEPTION »
Ainsi, ce rapport ce repartie comme suit
1ere partie : PRESTATION DU COMPLEXE HOTELIER
2eme partie : LA RECEPTION
3eme partie : CRITIQUES ET SUGGESTIONS

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

PREMIERE PARTIE :
PRESENTATION DU
COMPLEXE
HOTELIER

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DU COMPLEXE


HOTELIER
I. PRESENTATION DE L’HOTEL NOUVELLE PERGOLA

L’Hôtel Nouvelle Pergola est un complexe Hôtelier de haut standing de 4


étoiles qui est l’un des prestigieux Hôtels du pays. Il est constitué de quatre
(4) bâtiments avec diverses appellations à savoir : le bâtiment principal
composé de 3étages, ensuite cinq (5) étages pour celui du bâtiment AA et
AGEFOP et enfin, pour le bâtiment VIP avec deux (2) étages.
En outre c’est un cadre accueillant et magnifique qui repose sur :
 116 chambres
 7 suites
 20 studios et appartements
 Un restaurant-bar climatisé d’une capacité de 60 places
 3 salles de réunion et conférence de 20 ; 60 et 200 places
 Une piscine avec un bassin pour bébé, un moyen d’une profondeur de
1,5m pour enfant et un grand bassin de 2,5m pour adulte
 Un night-club
 Un business center

II. SITUATION GEOGRAPHIQUE

L’Hôtel Nouvelle Pergola est situé dans la commune de Marcory à l’ange de


la rue Pierre et Marie Curie et du Boulevard de Marseille (Zone 4). Il dispose
d’un accès très facile et est à environ une quinzaine de minutes de l’aéroport
International Félix Houphouët BOIGNY et a une dizaine de minutes du centre
des affaires d’Abidjan (Plateau). C’est un établissement en bordure de route
avec une grande vue sur la lagune EBRIE.
Cette structure fait office d’un établissement de Tourisme, car dans la zone,
l’on fabrique et vend des œuvres d’art. L’Hôtel dispose d’un parking à
l’intérieur et un autre à l’extérieur. L’accès à l’Hôtel se fait sous trois angles :
par le Boulevard de Marseille venant de l’aéroport FHB, du Centre
Hospitalier Universitaire (CHU) de Treichville et par le Boulevard Valérie
Giscard Estaing venant du super marché Prima Center.
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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

III. Historique
L’Hôtel Nouvelle Pergola était autrefois un tout petit hôtel qui comptait
environ une quinzaine de chambres et d’un restaurant. En son temps, il était
appelé PERGOLA et fréquenté par des Européens et des hommes de qualité,
en l’occurrence les présidents Philippe YAGE, Mamadou COULIBALY et
AUGUSTE Denise…
La PERGOLA est devenue la propriété du PDG suite a d’une liquidation
judiciaire pour des motifs de non acquittement d’obligations fiscales de
l’ancien propriétaire.
Pendant son raclât en 1996 par PDG, l’hôtel était dans un état de délabrement
incroyable avec l’arrière du bâtiment, une forêt. Mais trois (3) éléments
avaient guide son choix.
D’abord, le lieu graphique qui se situe dans la zone industrielle, ensuite son
rapprochement avec le 43ème BIMA et la présence du commissariat de police
du 31ème arrondissement lui offre un cadre très sécurisant et, enfin sa
superficie qui s’étend sur 5 000m2. L’expression de l’Hôtel Nouvelle Pergola
qui a ainsi vu le jour est assuré en son temps par un effectif d’une poignée de
personne. De grands travaux de rénovation s’imposaient car les militaires
pendant leur séjour y avaient occasionné un grand désordre. Aujourd’hui,
avec la finition des travaux. Le complexe Hôtelier est couronné de quatre (4)
étoiles et ouvert au grand public.
IV. LES DIFFERENTS SERVICES AU SEIN DE L’HOTEL NOUVELLE
PERGOLA

1) Le service Réception Accueil Hébergement


C’est un service qui s’occupe de la gestion des chambres et de la clientèle
séjournant à l’hôtel. Ce service offre un accueil chaleureux et un logement
digne de l’image de l’hôtel. Le service Réception est vu comme le cœur d’un
hôtel car c’est à travers elle que l’on peut vendre l’image d’un hôtel.
2) Le service Restauration « LE BELIER »
C’est le lieu gastronomique de l’hôtel. Il est directement rattaché au hall de la
réception d’où l’appellation « LE BELIER ». Ce service offre dans son
magnifique cadre spacieux d’intéressantes formules provenant de spécialité
africaines et européennes à sa clientèle. Un personnel dynamique regroupé en
équipe assure le service de 06h00 à 22h00. On dispose de trois (3) sites de

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

Restauration : sur la terrasse pour les fumeurs, dans la cour de la piscine pour
les soirées et le cadre aménagé proprement dit.
3) Le service Technique
A l’heure de l’émergence, le service technique est très important pour la
bonne image d’une structure Hôtelière. En ce qui concerne l’Hôtel Nouvelle
Pergola, elle ne reste pas en marge de ce développement, son service
technique est composé d’une dizaine de personnes dont un Directeur, des
Plombiers, des Informaticiens, des Frigoristes, des Electriciens et même des
Peintres. Ils sont organisés en équipe de jour et de nuit pour répondre aux
différents besoins de la clientèle et de l’hôtel.
4) Le service marketing, communication et tourisme
C’est un service qui dirigé par un Directeur et des assistants. Ce service est
aussi un moteur pour l’hôtel car il vend son image, gère les conférences et les
divers galas ainsi que les activités de groupe au sein de l’hôtel ; assure le
transport des clients de l’aéroport à l’hôtel et les autres courses grâce à sa
navette.
5) Le Business Center
Ce service est ouvert du Lundi au Samedi de 07h30 à 20h00 à la clientèle
mais aussi au public. A cet endroit on y vend les produits de différents genres
à savoir les cartes de téléphonie mobile, carte SIM, les journaux, les cigarettes
et aussi les extérieurs.
6) La Piscine
La piscine est le lieu des instants de détente et de rafraichissement de l’hôtel,
ouvert à la clientèle de l’hôtel 7 jours sur 7 et au public du Mardi au
Dimanche de 09h à 18. L’espace est composé de deux bassin « Enfant et
Adulte ». Il est géré par cinq (5) membres dont deux (2) maîtres-nageurs, une
caissière et deux (2) serveurs en raison de son espace gastronomique.

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

7) La Buanderie
Ce service est le lieu où se traite tous les linges de l’hôtel, de sa clientèle et de
son personnel. Elle est située à l’arrière-cour de l’hôtel en raison de sa chaleur
dégagée. La Buanderie est gérée par trois personnes et se trouve sous la tutelle
de la gouvernante.
Le service Entretien
L’hygiène en hôtellerie est l’un des éléments clés, qui a première vue attire
l’attention du client. Ce service est composé d’une vingtaine de personnes
pour qui l’entretien débute le matin à 06h30 et celui des bâtiments et
chambres à 08h.

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

DEUXIEME PARTIE :
LA RECEPTION

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

DEUXIEME PARTIE : LA RECEPTION


I. LE ROLE DE LA RECEPTION
La réception étant de façon générale est un lieu pour accueillir des personnes.
Dans le cadre des hôtels c’est un service avec des salons dressés et un
comptoir géré par un réceptionniste qui permet de recevoir toutes personnes
entrant dans l’hôtel. Son rôle est très capital car il représente l’image de
l’hôtel. Le réceptionniste se doit d’offrir un accueil il doit être toujours
souriant.
II. LES DIFFERENTES TACHES DU RECEPTIONNISTE
Le réceptionniste a pour rôle d’accueillir les clients, de les enregistrer et de
leur attribuer des chambres. La réception étant le système nerveux de toute
entreprise hôtelière dans la mesure où de la proviennent toutes les
informations internes et externes de l’hôtel, le réceptionniste se doit de
prendre note de toutes les informations qui lui parviennent ; il livre des bons
de travaux aux services concernés. Il doit disposer d’un bon langage
accueillant afin de garantir la bonne image de l’hôtel aux clients mais aussi il
doit diffuser la présence du client à tous les services de l’hôtel pour être tous
au même niveau d’information. Il est le garant de la sécurité du client, il veille
au bon déroulement de son séjour.
III. LA PROCEDURE D’ACCUEIL DU CLIENT PAR LE
RECEPTIONNISTE
1) La prise de contact
C’est les premiers instants de l’accueil. Il faut en sorte que l’impression du
client soit bonne. Les éléments susceptibles d’influencer la prise de contact
sont les suivants :
La disponibilité : c’est le fait de faire un geste vers le client, par exemple se
lever, aller vers lui (on ne parle jamais assis à un client)
La courtoisie : saluer le client, après se permettre de l’appeler par son nom
pour lui démontrer qu’on le connait.
Le langage corporel : c’est-à-dire tout ce qui le relève par des mots eux
même, l’accent, ton de la voix, le débit de la parole, l’expression du visage et
des yeux.
L’état d’esprit : qui joue un rôle fraternel
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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

Le sourire
2) La prise en charge
Il s’agit de la phase d’écoute du client. On l’interroge et on le laisse
s’exprimer pour comprendre ce qu’il veut. Pendant ce temps l’on s’attèlera à
chercher son nom sur la liste. Après l’écoute le réceptionniste devra lui
résumer les principaux éléments de la réservation, type d’échange, date de
départ, attention particulière.
3) Assurance de la continuité
C’est la phase d’enregistrement du client. Il faut présenter la fiche de police
au client et l’aider à remplir en se servant de sa carte d’identité ou de son
passeport. Ensuite demander au client son mode payement et s’assurer une
garantie, indiquer le numéro de la chambre du client au concierge et enfin le
faire accompagner puis mettre aussi rapidement que possible ses à sa
disposition
4) La prise de congé
C’est la phase qui consiste à remettre une fiche d’accueil au client et à lui
souhaiter un agréable séjour. Mais c’est surtout une organisation d’assurer
une bonne promotion de l’hôtel.
5) La mise à jour des documents
Après avoir logé le client, le réceptionniste procédera à la mise à jour de
certains documents de la réception :
Kardex (la sortie du fichier client attendu pour le classer dans le fichier client
présent),
Mettre à jour le planning d’occupation journalière,
Ouvrir la note du client ainsi que la main courante hôtelière.

IV. LES DOCUMENTS UTILISÉS PAR LA RECEPTION

LES PLANNINGS : ce sont des plans qui permettent de suivre l’occupation


des chambres et de visualiser à tout moment les disponibilités, il en existe
deux (2) :

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

Le planning prévisionnel : il assure l’occupation maximum de l’hôtel et


évite les erreurs graves de réservation d’une même chambre pour plusieurs
clients à la même date.
Le planning d’occupation journalière : il permet d’inscrire
quotidiennement le nom des clients présents, connaitre à tout moment de la
journée les chambres libres et occupées.
LA FICHE DE RESERVATION : permet de prendre toutes les réservations
des clients et contient toutes les informations sur le séjour du client depuis son
arrivé jusqu’à son départ.
LA FICHE KARDEX : ce sont des fiches clients qui permettent de noter les
informations indispensables à l’hôtelier.
LA FICHE DE POLICE : c’est une fiche que rempli chaque client qui doit
passer un séjour à l’hôtel. Elle est utilisée dans tous les hôtels et est déposée
chaque matin au commissariat de police le plus proche. Elle donne toutes les
informations nécessaires aux autorités pour des investigations en vas de
nécessité.
LE REGISTRE DE POLICE : la loi oblige tout hôtelier d’inscrire tous
leurs clients sur un registre de police. Ce registre doit être remplir
soigneusement avec attention, sans aucun blanc, rature ni surcharge toutes les
indications portées sur la fiche de police.
NB : l’Hôtel Nouvelle Pergola dispose en son sein un logiciel AMADEUS
HOTEL FRONT OFFICE
Soft Brands Star light

V. LA CORRELATION ENTRE LA RECEPTION ET LES


DIFFERENTS SERVICES DE L’HOTEL
La réception et la restauration
Un grand lien existe entre la réception et le restaurant-bar car ces deux
services sont indispensables pour un complexe hôtelier à vocation touristique.
La corrélation entre ces deux services débute lors de l’arrivée d’un tout
nouveau client, cependant le réceptionniste se doit de diffuser l’information
pour permettre au restaurant de poster toutes les prestations que consommera

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

le client. Aussi faudrait savoir que lorsque le client en chambre désire son
repas et qu’il passe par la réception, ce dernier rend compte au restaurant qui
lui recontacte le client pour plus de détails. Dans le cas du night, toutes les
factures du jour sont déposées à la réception pour contrôle par le client en cas
de doute.
La réception et le service marketing, communication et tourisme
Le service marketing a pour rôle de vendre l’image de l’hôtel à travers sa
bonne publicité et sa quête de clientèle reçoit très souvent de grands marchés
pour un chiffre d’affaire très favorable pour l’hôtel. En cela il ramène par
moment des réservations de chambre à la réception et de repas puis de pause-
café pour le restaurant. Pour cela le tarif négocié pour le cas d’un groupe doit
être communiqué à la réception afin d’éviter une autre facturation aux clients.
Le service marketing se charge aussi de la navette aéroport de l’hôtel. Ainsi
donc après la confirmation de réservation et à la demande pour la navette lors
de la réservation ou pour un départ, la réception se doit d’informer ce service
pour l’accomplissement de la tâche.
Remarque : il faut noter aussi qu’en plus de ces deux services notés, la
réception entretien des relations avec l’ensemble des services de l’hôtel à
savoir : Le service Technique, la Buanderie, le Business Center, la Piscine, le
Night-Club.

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

TROISIEME PARTIE :
CRITIQUES ET
SUGGESTIONS
CRITIQUES

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

TROISIEME PARTIE : CRITIQUES ET SUGGESTIONS CRITIQUES


Pendant mon stage j’ai eu par moment à observer quelques défaillances
nuisibles au bon déroulement de l’établissement. Ces défaillances se résument
en ses points :
I. CRITIQUES
Au niveau du bâtiment AGEFOP, il y a d’autres climatiseurs des chambres
qui sont de vieille date, les télévisions ne sont plus à l’ère de la
modernisation, la moisissure sur les murs de la douche et le Wifi ne recouvre
pas tout le bâtiment.
Les panneaux d’indication ne renseignent pas vraiment dans la cour à savoir
la salle de conférence, le business center, la piscine.
Les téléphones dans les chambres ne donnent pas accès en dehors de l’hôtel.
Face à ces nombreuses défaillances il serait convenable de faire quelques
suggestions pour rehausser le niveau et les prestations de services.
II. SUGGESTIONS
Après ces quelques critiques les responsables de l’Hôtel Nouvelle Pergola se
doivent :
D’engager le maximum de personnel pour un travail propre, compétent et
dynamique digne à la capacité de l’hôtel.
D’encourager le personnel au travail pour assurer un service dynamique.
Permettre à la clientèle de bien jouir de leur séjour en répondant le plus tôt
que possible à leurs différentes préoccupations.
L’hôtel doit organiser des sorties touristiques pour ainsi détendre sa clientèle
Peindre la devanture de l’hôtel pour attirer les clients et augmenter le chiffre
d’affaire du complexe hôtelier.

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

CONCLUSION GENERALE

Après avoir passé en revue l’Hôtel Nouvelle Pergola depuis sa création


jusqu’aujourd’hui, j’ai absolument constaté le dynamisme, la compétence et
la bonne volonté du personnel dans le travail. J’ai aussi bien noté la bonne
ambiance et générosité dans ces différents services tels que la réception et le
restaurant qui demeurent les points sensibles dans la qualité du service et
essentiels en la matière de vente et d’accueil à tel point que je me considérais
plus comme un stagiaire. Au cours des trois mois, j’ai réussi à mieux
assimiler et maitriser le langage hôtelier, le logiciel AMADEUS (Star Light)
et les différents services grâce aux personnels dynamiques et compétents de la
réception de l’Hôtel Nouvelle Pergola. A cet effet nous avons opté pour le
thème « LA RECEPTION : LE CŒUR DE L’HOTELLERIE » pour tout
d’abord démontrer l’importance d’une réception dans l’établissement hôtelier.
Le service de la réception est considéré comme le pilier, le moteur de l’Hôtel
Nouvelle Pergola.

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

LEXIQUES

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THEME : LA RECEPTION STAGE

LEXIQUES

TERMES UTILISÉS PAR LA RECEPTION ET LA GOUVERNENTE


DAY USE : Client à la journée, qui ne passe pas la nuit départ prévu pour
18h.
PLANNING : Plan pour suivre l’occupation et la disponibilité des chambres.
NO SHOW : Arrivée prévue mais qui ne s’est pas présenté pour être
enregistré.
CHECK IN: Enregistrer un client.
CHECK OUT: Sortir un client.
KARDEX : Client habituel de l’hôtel
O : Occupé
L : Libre
LP : Libre Propre
LS : Libre Sale
OS : Occupé Sale
OP : Occupé Propre
DA : Départ Attendu
HS : Hors Service
EM : En Maintenance

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RAPPORT DE
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ANNEXES

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RAPPORT DE
THEME : LA RECEPTION STAGE

ANNEXES

Plan d’accès (voir prospectus)


Vue de l’Hôtel Nouvelle Pergola
Organigramme de l’Hôtel Nouvelle Pergola
Fiche de police
Fiche de buanderie
Fiche de réservation
Fiche de confirmation de réservation
Fiche de message
Bon de travaux

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THEME : LA RECEPTION STAGE

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