Manuel de procédures budgétaires, comptables et financières d'Abomey

MAIRIE D’ABOMEY
REPUBLIQUE DU BENIN
BP 07 ABOMEY
Tél : 00229 97058103
Email : abomeymairie@gmail.com
MANUEL DE PROCEDURES
BUDGETAIRES, COMPTABLES
ET FINANCIERES
COMMUNE D'ABOMEY
TOME 2
VERSION D'AVRIL 2022
Avril 2022
1
ABREVIATIONS, ACRONYMES ET SIGLES............................................................. 2
AVANT-PROPOS DU MAIRE DE LA COMMUNE D’ABOMEY .................................. 6
PREMIERE PARTIE : LES GENERALITES ............................................................. 10
I-PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES BUDGETAIRES,
COMPTABLES ET FINANCIERES DE LA MAIRIE D’ABOMEY ............................ 11
II -BREVE PRESENTATION DE LA COMMUNE D D’ABOMEY .............................. 17
III-DISPOSITIF DE GESTION DES MARCHES PUBLICS ET DU PARTENARIAT
PUBLIC-PRIVE DE LA COMMUNE D D’ABOMEY .................................................. 18
DEUXIEME PARTIE : LES PROCEDURES ............................................................. 27
IV- PROCÉDURES D’ÉLABORATION, DE VOTE, D’APPROBATION ET DE
PUBLICATION DU BUDGET DE LA COMMUNE D’ABOMEY ................................. 27
V-PROCÉDURES D’EXECUTION DU BUDGET DE LA COMMUNE D’ABOMEY... 36
VI-PROCÉDURES COMPTABLES DE LA MAIRIE D’ABOMEY .............................. 48
VII- PROCÉDURES FINANCIERES DE LA MAIRIE D’ABOMEY ............................ 73
VIII-PROCÉDURES LIEES A LA FONCTION "PASSATION, EXECUTION ET
CONTRÔLE DES MARCHES PUBLICS " DE LA MAIRIE D’ABOMEY.................... 76
TABLE DES MATIERES........................................................................................... 77
ANNEXES .................................................................................................................. 0
ABREVIATIONS, ACRONYMES ET SIGLES
TOME 2 : MANUEL DE PROCEDURES BUDGETAIRES, COMPTABLES ET FINANCIERES DE LA MAIRIE D’ABOMEY

2
ABREVIATIONS,
ACRONYMES ET SIGLES

3
SIGLES DEFINITIONS
ANDF Agence Nationale du Domaine et du Foncier
APC Agent Permanent des Collectivités
AIF-RU Association d’Intérêt Foncier de Remembrement Urbain
ANCB Association Nationale des Communes du Bénin
ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publics
BCDF Bureau Communal du Domaine et du Foncier
BPO Budget Programme par Objectif
CA Chef d’Arrondissement
CAEF Commission des Affaires Economiques et Financières
CADE Commission des Affaires Domaniales et Environnementales
CASC Commission des Affaires Sociales et Culturelles
CEHA Commission Eau, Hygiène et Assainissement
CC Conseil Communal
CCAC Comité Communal d'Appui et de Concertation
CCAG Cahier des Clauses Administratives Générales
CCMP Cellule de Contrôle des Marchés Publics
CeFAL Centre de Formation pour l’Administration Locale
CENA Commission Electorale Nationale Autonome
CI Carte d’Identité ou Commission chargée de l'Intercommunalité (selon le cas)
CNSS Caisse Nationale de Sécurité Sociale
COE Comité d’Ouverture et d’Evaluation des offres
CPS Centre de Promotion Sociale
CS Circonscription Scolaire
CSC Centre de Santé Communal
CV Chef ou Conseiller de Village (selon le cas)
DAC Dossier d'Appel à Concurrence
DAO Dossier d’Appel d’Offres
DASC Division Affaires Sociales et Culturelles
DC Division Courrier
DDCMP Délégation Départementale du Contrôle des Marchés Publics
DDFPT Direction Départementale de la Fonction Publique et du Travail
DDI Direction Départementale des Impôts
DDJSL Direction Départementale de la Jeunesse, Sports et Loisirs
DDS Direction Départementale de la Santé
DDTP Direction Départementale des Travaux Publics
DIC Division de l’Information et de la Communication
DNCMP Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics
DQE Devis Quantitatifs Estimatifs
IGN Institut Géographique National
II Inspecteur des Impôts
INSAE Institut National de la Statistique et de l'Analyse Economique
MAE Ministère des Affaires Etrangères
MDGL Ministère de la Décentralisation et de la Gouvernance Locale
MEF Ministère de l'Economie et des Finances
MOD Maîtrise d’Ouvrage Déléguée
MP Marchés Publics
ONG Organisation Non Gouvernementale
PTA Plan de Travail Annuel

4
PTF Partenaires Techniques et Financiers
PPP Partenariat Public- Privé
PRMP Personne Responsable des Marchés Publics
PV Procès-Verbal
SA Secrétariat Administratif
SAEF Service des Affaires Economiques et Financières
SAG Service des Affaires Générales
SBEE Société Béninoise d’Energie Electrique
SDAC Schéma Directeur d’Aménagement Communal
SADIC Service des Archives, de la Documentation, de l’Information et de la
SIF Système d’Information Foncière
SG Communication,
Secrétariat Général ou Secrétaire Général (selon le cas)
SP- Secrétariat Permanent de la Personne Responsable des Marchés Publics
PRMP
SONEB Société Nationale des Eaux du Bénin
SP Secrétariat Particulier ou Secrétaire Particulier (selon le cas)
ST Service Technique
STR Service des Transmissions Radio

5
AVANT-PROPOS DU MAIRE DE LA COMMUNE DE DASSA - ZOUME
AVANT-PROPOS DU MAIRE
DE LA COMMUNE
D'ABOMEY

6
Mes chers compatriotes !
Au termes des dispositions de l’article 24 de la loi N° 2021-14 du 20 décembre 2021 portant
Code de l’Administration Territoriale en République du Bénin, la commune est la collectivité
territoriale décentralisée en République du Bénin. Ainsi, elle est dotée de la personnalité
juridique et de l’autonomie financière. Elle s’administre librement dans les conditions fixées
par la loi.
En effet, la gestion des affaires publiques locales est désormais l’œuvre d’organes élus à la
base, à qui, il revient de planifier le développement de leur territoire. Amorcée depuis les
années 2003 dans notre pays, la décentralisation a favorisé l’encrage du principe de la
subsidiarité dans la lutte contre la pauvreté au niveau local. Les enjeux majeurs qui ont fondé
la décentralisation sont : l’enracinement de la démocratie à la base et la promotion du
développement local à travers la culture et l’encouragement d’une gouvernance locale
participative. A cet effet, les autorités communales doivent innover des stratégies pour
favoriser : la création de la richesse et des emplois, l’amélioration du mieux-être de la
population et l’amélioration de la qualité des offres de services publics.
La réussite de cette mission de promotion de développement local amène chaque commune
à doter son administration d’acteurs publics répondant aux profils exigés par la complexité,
l’ampleur et la diversité des besoins de la population avec des moyens appropriés. De même,
l’amélioration des offres de services publics doit suivre des règles, des démarches et des
principes afin de répondre de façon efficace et efficiente aux attentes des décideurs et des
usagers/clients de l’administration dans une logique de bonne gouvernance financière et
budgétaire. D’où l’utilité de l’élaboration de manuel de procédures administratives Tome 1) et
de manuel de procédures budgétaires, comptables et financières (Tome 2). C’est en
s’inscrivant dans cette dynamique que nous avons décidé de réaliser ces très importants pour
nous aider dans l’exécution de la lourde mission de développement de la commune d’Abomey.
Nous osons affirmer aujourd’hui avec assurance que désormais, l’optimisation de la
satisfaction de vos besoins par la qualité des offres de services publics se fera avec efficacité
et efficience.
Mes chers compatriotes,
Je profite de l’occasion pour vous témoigner ma gratitude ainsi que celle du conseil communal
pour votre patience et votre compréhension face à vos nombreuses sollicitations qui n’ont pas
trouvées de satisfaction d’une qualité à la hauteur de vos attentes respectives. Soyez rassurés
que tout le conseil communal et moi-même, sommes restés préoccupés par la situation et
vous proposons ces présents manuels de procédures dont l’élaboration nous place désormais
au rang des communes qui en disposent dans notre département du Zou.
Mes chers compatriotes,
Permettez-moi de remercier l’équipe de consutants qui a conduit avec professionnalisme les
travaux d’élaboration de ces manuels de procédures en tenant compte des exigences
techniques et méthodologiques prônées actuellement par l’Etat.
Je ne peux finir mes propos sans remercier le personnel administratif et techniue de la Mairie
qui, chaque jour, travaille d’arrache pieds pour booster le développement local de notre
commune. Celui-ci trouvera, à travers ces manuels, un puissant rudiment technique et
méthodologique pour relever les nombreux défis que nous impose la performance de notre
commune. Je tiens à témoigner à chacun et à tous mes sincères reconnaissances.
Chères populations d’Abomey,
Confiant que la mise en œuvre de ces manuels ne souffrira pas de votre adhésion et de votre
participation citoyenne, je voudrais vous inviter à un sursaut patriotique pour rester mobilisées
derrière nous afin de rompre définitivement le cercle infernal de la contre performance
communale. Le Maire,
Kossi Antoine Louis DJÉDO

7
STRUCTURE DU MANUEL DE
PROCEDURES
BUDGETAIRES,
COMPTABLES ET
FINANCIERES DE LA MAIRIE
D'ABOMEY

8
PREMIERE PARTIE :
GENERALITES
I- Présentation du manuel
de procédures budgétaires,
comptables et financiers de
la commune
II- Présentation de
l'organigramme de la mairie
d’Abomey
III- Inspection des services
et contrôle de gestion.
Cette partie comprend trois chapitres
IV- PROCEDURES D’ELABORATION, DE VOTE, D’APPROBATION ET DE ET

DE PUBLICATION DU BUDGET
V- PROCEDURES D’EXECUTION DU BUDGET
VI- PROCEDURES COMPTABLES
VII- PROCEDURES FINANCIERES
VIII- LLES PROCÉDURES LIÉES À LA FONCTION « PASSATION, EXÉCUTION
ET CONTRÔLE DES MARCHÉS PUBLICS

9
URES BUDGETAIRES, COMPTABLES ET FINANCIERES DE LA MAIRIE DE DASSA - ZOUME

10
I-PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES BUDGETAIRES, COMPTABLES ET FINANCIERES DE DASSA - ZOUME
I-
PRESENTATION DU MANUEL DE
PROCEDURES BUDGETAIRES,
COMPTABLES ET FINANCIERES
DE LA MAIRIE D'ABOMEY
N°1 CHAPITRES
1.1 CLARIFICATION CONCEPTUELLE
1.2 FONCTIONS DU MANUEL DE PROCEDURES
1.3 MANDAT DU MANUEL DE PROCEDURES

11
Le manuel de procédures budgétaires, comptables et financières de la mairie d’Abomey a été
conçu à partir du “manuel-type de procédures budgétaires, comptables et financières
adaptables aux communes du Bénin.
Cet outil a été conçu pour rester conforme à la logique du manuel-type et permettre une
opérationnalité effective dans son utilisation en restant proche des pratiques observées au
sein de l’administration communale. Ce document est articulé autour des grandes fonctions
communales. Il constitue le tome 2 des manuels de procédures dont l’administration
communale d’Abomey doit disposer.
Toutes les procédures sont abordées exclusivement sous forme de tableaux séquentiels
précisant chaque fois les responsables des opérations (acteurs), l’ordre, la séquence des
tâches et le délai d’exécution. Il s’agit en fait d’un résumé des descriptions de chaque type de
procédure.
Du point de vue de la désignation des acteurs effectuant les tâches, un effort a été fait pour
rester conforme aux attributions affectées selon les dispositions du cadre organique tout en
restant cohérent avec les pratiques correctes déjà en cours.
Pour permettre aux utilisateurs du manuel d’appréhender au mieux les éléments qui y sont
développés, il est apparu nécessaire de clarifier certains concepts / termes afin d’en avoir une
compréhension commune dans le cadre de ce manuel.
Cet outil a vu le jour grâce à la volonté des autorités communales qui ont souci de doter
l’administration des règles écrites aux fins de faciliter la mise en place des offres de service
de qualité au profit de la population.

12
1.1-CLARIFICATION CONCEPTUELLE
1.1- CLARIFICATION CONCEPTUELLE
Le manuel de procédures est un outil du contrôle interne. Sa fonction principale est de mettre
en place des dispositions afin de maîtriser les différents risques du fonctionnement de
l’administration communale d’où le manuel de procédures.
Contrôle interne : Le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle
comptable et autres que la commune définit, applique et surveille sous la responsabilité du
Maire afin d’assurer :
 la conduite ordonnée et efficace des actions / activités de l’administration communale ;
 la conformité des décisions du conseil communal et de l’exécutif communal avec la
vision du développement de la commune en lien avec le Plan de développement de la
Commune (PDC), les orientations nationales, les lois et règlements en vigueur dans le
pays ;
 la fiabilité des informations financières ;
 la protection du patrimoine communal ;
 la réalisation et l’optimisation des objectifs de développement de la commune ;
 la régularité et la sincérité des enregistrements comptables et des comptes annuels
qui en résultent à savoir le compte administratif et le compte de gestion.
En d’autres termes, le contrôle interne est un processus mis en œuvre par le conseil
communal, l’exécutif communal et le personnel destiné à fournir une assurance raisonnable
quant à l’opérationnalisation de la vision du développement de la commune.
Le contrôle interne s’analyse ainsi comme une discipline générale de gestion qui s’applique
en permanence à tous les aspects de l’activité de la commune (politique, patrimoine, hommes,
informations, etc.) et dont les objectifs visent à assurer et à améliorer la performance de la
commune.
Manuel de procédures : Le manuel de procédures est un document qui, sous la forme

d’instructions claires et précises, contient l’ensemble des opérations courantes de la vie de la
commune. Il constitue pour elle, le concentré de son organisation, sa mémoire capitalisant les
savoir-faire individuels et collectifs.
C’est un référentiel à usage commun pour tous les acteurs au sein de l’administration
communale. Le manuel des procédures indique le circuit de traitement des opérations tout en
spécifiant :
 la tâche à faire (quoi ?)
 le niveau de responsabilité (qui ?),
 les différentes étapes de traitement dans le temps (quand ?),
 les lieux de réalisation (où ?),
 le mode d’exécution (comment ?).
En outre, le manuel de procédures est un document qui répond aux préoccupations suivantes :
 Comment l’administration communale fonctionne- t – elle ?
13
 Quelles sont les techniques et méthodes utilisées par l’administration communale afin
de rendre optimale la satisfaction des besoins de la population ?
 Comment l’administration se prend-elle pour bien gérer ses ressources humaines, les
finances et le patrimoine de la commune ?
 Quelles sont les règles et procédures comptables que l’administration communale
utilise pour rendre compte de la gestion des affaires publiques locales ?
De ce qui précède, on peut affirmer que l’exploitation judicieuse du manuel de procédures est
un gage de l’amélioration de la performance communale.
Activité
C’est l’ensemble des actions d’un individu pour remplir les missions qui lui sont confiées dans
le cadre d’un poste de travail. Les activités peuvent être regroupées en domaines d’activités
et être subdivisées en tâches (actions simples).
Fonction
La fonction désigne "une combinaison d’activités qui concourent à la même finalité dans une
organisation donnée. La fonction a un caractère collectif, elle finalise l’action individuelle".
C’est en cela qu’on peut parler par exemple de fonction gestion financière, fonction gestion
des ressources humaines, fonction gestion des affaires domaniales et environnementales,
fonction gestion des marchés publics, etc.
Ainsi, chaque fonction communale proposée ici regroupe des procédures décrivant les
opérations pour l’exécution d’activités ayant la même finalité.
Tâche
C’est l’unité élémentaire de l’acte de travail, elle exprime ce que doit faire concrètement un
agent en situation professionnelle avec un degré de précision très important. La tâche désigne
donc les opérations élémentaires (intellectuelles ou manuelles) à effectuer sur un poste de
travail.
Unité et sous-unité
L’unité (sous-entendu "unité administrative") constitue une entité administrative. Il s’agit des
services administratifs. Les sous-unités sont des divisions administratives émanant de la
subdivision des services administratifs. Toutes ces entités administratives qui composent
l’administration communale sont sous l’autorité hiérarchique du Secrétaire Exécutif.

14
1.2-FONCTIONS DU MANUEL DE PROCEDURES
1.2- FONCTIONS DU MANUEL DE PROCEDURES
Les fonctions assignées au manuel de procédures permettent de saisir l’importance d’un

manuel de procédures administratives, financières, budgétaires et comptables dans la vie
d’une administration comme celle de la commune d’Abomey.
OUTIL DE GESTION : Le manuel des procédures définit les modalités d’exécution des
activités en codifiant les actes et les tâches de chaque intervenant aux procédures. Il aide à la
compréhension et l’interprétation des procédures de contrôle concernant l’utilisation des fonds
et des biens inscrits au patrimoine de la commune.
OUTIL DE PLANIFICATION : Le manuel des procédures donne les normes de planification,

de l’utilisation et de l’affectation des biens mis à la disposition des services. Ces normes de
planification sont exploitées dans l’élaboration du budget et sa répartition en programme
d’activités annuelles.
OUTIL DE COMMUNICATION : Le manuel de procédures crée les conditions pour les

différents intervenants d’agir en symbiose, suivant des normes et des codes communs. C’est
un outil qui communique sur le fonctionnement de l’administration communale, les techniques
et méthodes développées en son sein pour faire face aux enjeux du développement local, les
règles et procédures comptables en vigueur dans la commune et les dispositifs de bonne
gouvernance des finances locales de la commune.
OUTIL DE FORMATION : Le manuel de procédures est un outil de formation, notamment pour

les personnes nouvellement recrutées ou promues tout comme les intérimaires, qui y trouvent
les réponses aux questions qu’ils se posent et peuvent facilement s’imprégner de leurs
nouvelles responsabilités. Ce qui constitue un gain de temps énorme dans la réalisation
efficace des objectifs de la commune et la continuité dans l’application des procédures.
OUTIL D’INFORMATION DE GESTION : Le manuel de procédures est outil d’information de

gestion car il permet aux autorités communales, le Secrétaire Exécutif et les acteurs des
services communaux de mieux analyser les informations et les résultats qui leur sont soumis
sous des formats standardisés.
Sur le plan matériel, toutes les procédures doivent être regroupées à l’intérieur d’un même
ensemble : le manuel des procédures. Pour cela, il doit être complet et cohérent.

15
1.3- MANDAT DU MANUEL DE PROCEDURES
1.3- MANDAT DU MANUEL DE PROCEDURES
En tant qu’outil de management de la vie de la commune, le manuel de procédures permet

d’expliciter dans un langage directement accessible qui fait quoi ? quand ? où ? comment ? et
à quelle fin ?
Lorsqu’il est convenablement mis en œuvre, il contribue à assurer et à améliorer la
performance de la commune.
Dans ce cadre, il permet :
 d’expliquer les modalités d’application des différentes procédures suivant les activités
de l’administration communale ;
 de sauvegarder les actifs de la commune par des procédures de contrôle interne
permanent ;
 de favoriser l’harmonisation des modes d’exécution des tâches en les formalisant, ce
qui exclut les disparités dans la manière de traiter les opérations.
 de renforcer les compétences du personnel ;
 de favoriser l’assimilation rapide des techniques spécifiques de traitement des actes
administratifs au sein de l’administration communale pour le personnel nouvellement
affecte a un poste de travail, ce qui se traduit par un gain de temps considérable dans
le fonctionnement de l’administration communale.
Par rapport à ces objectifs, il apparaît important de souligner que :
(A) Le manuel de procedures est un document qui s’impose a tous, quel que soit le
niveau hierarchique dans la chaine communale.
(B) Le manuel de procedures est conçu non seulement pour le present (en tenant
compte de la maniere dont les operations se deroulent aujourd’hui) mais aussi et
surtout pour l’avenir (moyen et long termes). De ce point de vue, il decrit plusieurs
modes operatoires dans la perspective de la maniere dont les operations devraient
etre realisees normalement. Ainsi, il offre l’avantage au personnel communal de
s’exercer a ‘’avance’’ progressivement vers les manieres optimales de faire ou
d’executer leurs activites.
(C) Le manuel de procedures a ete conçu en veillant a rester en conformite avec les
textes et lois de decentralisation en vigueur.
(D) Le manuel de procedures n’est pas un document fige. C’est pour cela qu’il est
adaptable selon les priorites de chaque commune en termes de fonctions
communales, d’organisation mise en place, et d’acteurs responsables des
operations. Meme apres l’adaptation du manuel-type par laquelle la commune
d’Abomey dispose de son manuel propre, celui-ci peut evoluer dans le temps en
fonction des changements majeurs de la mairie. Dans ce cas, toute modification de
procedures doit se faire conformement a une dynamique d’ensemble et rester
coherente. Il y a lieu de souligner quand meme que les procedures doivent etre
pratiquees pendant un minimum de temps (3 à 4 ans au moins) avant qu’il soit
envisage de les modifier. Ce type de modification ne se fait guere dans la
precipitation. Bien au contraire, on gagnerait a y mettre des garde-fous.

16
II -BREVE PRESENTATION DE LA COMMUNE DE DASSA-ZOU
II -
PRESENTATION DE
L'ORGANIGRAMME
DE LA COMMUNE
D'ABOMEY
N°2 CHAPITRES
2.1 PROFIL DE L’ADMINISTRATION COMMUNALE D’ABOMEY A

L’ERE DES REFORMES
2.2 ORGANIGRAMME DE LA COMMUNE D’ABOMEY

17
2.1- PROFIL DE L’ADMINISTRATION COMMUNALE D'ABOMEY
A L’ERE DES REFORMES
Aux termes des dispositions de l’article 106 de la loi N° 2021-14 du 20 Décembre 2021
portant Code de l’Administration Territoriale en République du Bénin, le Maire veille à la
bonne gestion de l’administration de la commune par le Secrétaire Exécutif (SE). L’article 111
dispose que le Maire veille à la préparation du budget de la commune par le Secrétaire Exécutif
sur la base des orientations du Conseil de Supervision et des documents de planification de
la commune. En outre, l’article 128 précise que le Secrétaire Exécutif est institutionnellement
placé sous le Maire, sans aucun préjudice à ses attributions propres. Ces dispositions de la
loi mettent le Maire et le SE dans un parfait tandem pour la gestion de l’administration
communale.
Dans la commune d’Abomey, pour l’animation de l’administration communale, des unités
administratives c’est-à-dire des services sont placées sous l’autorité du SE. A cet effet,
l’article 126 de la loi précitée dispose que le Secrétariat Exécutif regroupe sous l’autorité du
SE toutes les directions et tous les services administratifs et techniques de la mairie. L’article
127 souligne que la fonction du SE est la plus haute fonction administrative et technique au
sein des mairies. Le SE est le responsable de l’administration de la commune. Il est le principal
animateur des services administratifs et techniques communaux dont il veille au bon
fonctionnement.
Au sens du présent article, I'administration de la commune s'entend de la geslion des
ressources humaines, financières et matérielles affectées à l'exécution des activités relevant
des projets et progrommes de la commune ainsi que celles de gestion courante. Ces activités
incluent la communication au nom de la commune.
Pour l’animation de l’administration communale, chaque direction est dirigée par un Directeur,
à la tête de chaque service, est nommé un Chef service. Chaque service est subdivisé en
division avec un Chef division.
Le schéma organisationnel de la mairie est illustré par son organigramme.
2.2- ORGANIGRAMME DE LA COMMUNE D’ABOMEY
La commune d’Abomey, en vertu des dispositions de la loi N° 2021-14 du 20 Décembre 2021

portant Code de l’Administration Territoriale en République du Bénin, est une collectivité
territriale intermédiaire parce qu’abritant le chef-lieu du département. Par conséquent, elle peut
disposer du Cabinet pour le Maire et de direction pour l’animation des services administratifs
et techniqques. De même, au regard de son AOF en cours, la mairie d’Abomey présente
l’organigramme suivant.
IF DE GESTION DES MARCHES PUBLICS ET DU PARTENARIAT PUBLIC-PRIVE DE LA COMMUNE DE DASSA-ZOUM

18
Conseil communal
CS CTP Adjoints
Maire
CA SAA
SP ISCG
CV
S/PRMP
SE PRMP COE CCAB
SP CCMP S/CCMP SP
CPro AP CM
SIPCD SCC/C SAC CJ SCMa STR SRU SRH
S
DSP DAEF DPPP DAFAU DST

FF
SECPF SASES SACRSPT SAEF RPR RA SDLP/AIC SSSE SCDI SPSF SPSOU SRFU SESCV SPEPRC SEHA
DRASIF
DCIRCP
DAEOA
DECRE
DAOE
DCaisse
DESC
DACR
DAU
DHA
DPRC
DAR
DAIC
ULPE
DAES
DSPT
DS/E
DCD
DDL
D Int
DFF
DPE
DBC
DAS
DE
DD
DV
DPl
DF
DS
DR
C

19
LISTE DES ABREVIATIONS DE L’ORGANIGRAMME
ABREVIATIONS DEFINITIONS
AP Attaché de Presse
CA Conseil d’Arrondissement / Chef d’Arrondissement
CC Conseil Communal
CCAB Chef du Cabinet du Maire
CCMP Cellule de Contrôle des Marchés Publics
CJ Conseiller Juridique
CM Chargé de Mission du Maire
COE Commission d’ouverture et d’Evaluation
CPro Chargé du Protocole
CS Conseil de Supervision
CP Commissions Techniques Permanentes

DAEF Direction des Affaires Economiques et Financières
DAFAU Direction des Affaires Foncières et de l’Aménagement Urbain

Direction de la Planification, de la Prospective et des
DPPP
Projets/Programmes
DSP Direction des Services à la Population
DST Direction des Services Techniques
Division de l’Etat Civil, des Recensements, des Elections et de la Carte
Div.ECRECI
d’Identité (DECRECI) ;
Div.RCPC Division de la Réglementation, du Contrôle et de la Protection Civile
ULPE Division Unité Locale de Promotion de l’Emploi
Div.AS Division des Affaires Sanitaires
Div.AES Division des Affaires Educatives et Sociales
Div. ACR Division des Affaires Culturelles et Religieuses
Div. SPT Division des Sports et de la Promotion du Tourisme
Div. BC Division Budget et Comptabilité
Div. AEOA Division Affaires Economiques et des Opérations d’Assiettes
Div. Caisse Division Caisse
Div. Rec. Division Recouvrement
Div.PP Division Planificarion et Prospective
Div. DL Division Développement Local
DAIC Division Appui aux Initiatives Communautaires
Div. Stat. Division Statistiques
Div. SE Division Suivi et Evaluation
Div. CD Division Coopération Décentralisée
Div. Int. Division Intercommunalité
Div. OE Division des Autorisations d’Occupation de l’Espace
Div. PF Division du Patrimoine Foncier
DIv. PD. Division du Patrimoine Domanial
Div.AU Division de l’Aménagement Urbain
Div.AR Division de l’Aménagement Rural
Div.RA/SIF Division Régie Adressée et du Système d’Information Foncière ;
Div.FF Division Fiscalité Foncière
Div.ESC Division des Etudes, du Suivi, du Contrôle
Div. VEP Division de la Voirie et Eclairage Publique
Div.PE Division de la Protection de l’Environnement
Div.PRC Division de la Prévention des Risques et Catastrophes
Div. Eau Division Eau

20
Div. HA Division Hygiène et Assainissement
ISCG Inspection/Inspecteur des Services et de Contrôle de Gestion
PRMP Personne Responsable des Marchés Publics
RA Division Régie d’Avances
RPR Regie Principale des Recettes
SAA Secrétaire /Secrétariat Administratif d’Arrondissement
SAG Service de l’Administration Générale
SCC Secrétariat du Conseil Communal
SE Secrétaire /Secrétariat Exécutif
S/CCMP Secrétaire de la Cellule de Contrôle des Marchés Publics
Secrétaire /Secrétariat Permanent de la Personne Responsable des
SP/PRMP
Marchés Publics
SP Secrétaire Particulier
SAEF Service des Affaires Economiques et Financières
SEHA Service de l’Eau, de l’Hygiène et de l’Assainissement
Service de l’Informatique, du Pré-archivage, de la Communication et de
SIPCD
la Documentation
Service de la Prospective, de la Planification, du Suivi et de l’Evaluation
SPPSE
des projets communaux
ST Service Technique
SADFE Service des Affaires Domaniales, Foncières et Environnementales
SADECV Service des Affaires Domaniales, de l’Environnement et du Cadre de Vie
SCMa Service de la Comptabilité des Matières
Service de l’Etat Civil, des Affaires Sociales et des Organisations de la
SECASOSC
Société Civile
SEHA Service de l’Eau, de l’Hygiène et de l’Assainissement
Service de l’Informatique, du Pré-archivage, de la Communication et de
SIPCD
la Documentation
SADECV Service des Affaires Domaniales, de l’Environnement et du Cadre de Vie
SECRU Service des Relations avec les Usagers
STr Service des Transmissions Radio

21
III-
INSPECTION DES
SERVICES ET
CONTRÔLE DE
GESTION
N°3 CHAPITRES
3.1 INSPECTION DES SERVICES ET CONTRÔLE DE GESTION

22
3.1- INSPECTION DES SERVICES ET CONTRÔLE DE GESTION
Placée sous l'autorité du Maire, l'Inspection des Services et Contrôle de Gestion (ISCG) est
un organe technique en charge :
☞ du contrôle administratif interne et de l'évaluation du fonctionnement des services
administratifs et financiers de l’administration communale ;
☞ de l'évaluation des performances des services administratifs et financiers par rapport
aux objectifs fixés dans les Plans Annuels de Développement (PAD), les Plans de
Travail Annuels (PTA) et les Plannings Individuels de Travail (PIT), en liaison avec le
Secrétaire Exécutif ;
☞ de l'information du Maire sur la qualité du fonctionnement et du rendement des services
administratifs et financiers ;
☞ de la mise en oeuvre, du suivi et de l'évaluation régulière de l'application par les
services administratifs et financiers de la mairie, des techniques d'organisation
et méthodes de modernisation de l’administration communale aux fins d’améliorer
l’offre de services publics à la population ;
☞ de la mise en oeuvre de la stratégie de lutte contre les mauvaises pratiques
administratives qui enalidissent la performance communale.
Dans sa mission, l’ISCG produit des rapports adressés au Maire avec copie au Secrétaire
Exécutif.
De façon opérationnelle, l’ISCG assure deux types de compétences : des compétences
transversales et des compétences sectorielles.
3.4.1- Compétences transversales

En termes de compétences transversales, l’ISCG a pour attributions, sous l’autorité directe du
Maire de suivre et de contrôler l’animation des services administratifs de la commune en leur
apportant l’assistance conseil nécessaire en ce qui concerne :
☞ la gestion administrative des ressources humaines ;
☞ l’organisation et le fonctionnement des services publics et d’autres structures chargées
de la gestion des agents publics communaux ;
☞ l’application des règles de déontologie administrative, d’éthique, de santé et de sécurité
au travail.
A ce titre, elle est chargée, en harmonie avec les dispositifs administratifs et la culture
d’organisation mis en place dans l’administration communale de :
☞ veiller à la présence effective des agents à leurs postes de travail ;
☞ contrôler la gestion administrative des ressources humaines de tous les services ;
☞ veiller à l’amélioration de l’organisation et des performances des services
administratifs ;

23
☞ participer à l’élaboration, à la vulgarisation et au suivi d’un référentiel de la qualité de
la gouvernance administrative (critères de performance des agents publics, valeur et
règles de déontologie et d’éthique, critères de reconnaissance de la performance de la
conscience professionnelle, etc.) ;
☞ veiller à la régularité de la pédagogie de motivation au sein de l’administration
communale ;
☞ veiller au respect de l’application des textes législatifs et règlementaires en matière de
sécurité et de santé au travail dans les services publics.
3.4.2- Competences sectorielles

Au niveau sectoriel, l’ISCG a pour attributions d’assister le Maire dans son rôle de contrôle du
fonctionnement régulier et des performances de l’administration communale.
A ce titre, l’ISCG est chargée de :
☞ En matière de contrôle administratif :

 vérifier la mise en place effective des services, des divisions prévus dans
l’organigramme de l’administration communale ;
 contrôler le fonctionnement régulier des services mis en place ;
 contrôler la gestion des ressources humaines ;
 veiller au respect des normes déontologiques en rapport avec la notion de qualité
d’offre de services publics ;
 s’assurer de la disponibilité des manuels de procédures, de leur mise à jour
régulière et de leur application effective ;
 veiller et s’assurer de la bonne exécution des missions assignées aux différents
services et divisions de l’administration communale en conformité avec les textes
en vigueur ;
 mener tous audits, études et enquêtes nécessaires aux fins de révéler les
dysfonctionnements conjoncturels et structurels de l’administration communale à
l’effet de proposer des mesures visant à améliorer la bonne gouvernance en son
sein ;
 vérifier l’effectivité de la valorisation des conclusions et recommandations des
rapports d’étude, d’audit et d’évaluation validés concernant les activités de la
mairie ;
 contrôler périodiquement l’exécution des programmes et projets inscrits dans le
PDC, le PAD de la commune et le PTA de la mairie ;
 formuler un avis technique sur les rapports de performance de l’administration
communale ;
 élaborer et mettre en œuvre un programme de renforcement du leadership au sein
de l’administration communale ;
 élaborer, mettre en œuvre, évaluer et capitaliser le plan d’amélioration de la
performance globale de l’administration communale, de ses stratégies, de ses
partenariats et de ses services, notamment la satisfaction des usagers/clients et du
personnel de l’administration communale ;
 veiller à faire de l’atteinte des résultats une exigence institutionnelle de
l’administration communale en recentrant notamment les priorités sur les
résultats/impacts et non sur les ressources/intrants et activités ;
24
 assurer l’élaboration d’un rapport annuel de capitalisation des bonnes pratiques
pour consolider les acquis et enrichir la culture administrative ;
 proposer au Maire toutes mesures susceptibles d’améliorer les performances des
différents services et divisions créés.
☞ En matière de contrôle financier et comptable :

 vérifier la régularité des opérations d’encaissement de recettes budgétaires non
fiscales par les services compétents de la commune ;
 contrôler l’exécution financière et physique des programmes et des projets inscrits
dans le PAD, le PTA ;
 veiller à la mise en place d’un système de gestion et de protection du patrimoine
de la commune ;
 s’assurer de la bonne tenue des divers registres et livres prévus par la
règlementation ;
 exécuter toutes autres tâches à lui confiées par le Maire dans le strict respect des
lois et règlements.
Par ailleurs, dans sa mission de contrôle de gestion, l’ISCG mesure l'atteinte des objectifs et
analyse les pratiques relatives à la gestion de l'administration communale, dans le but d'en
maîtriser au mieux les performances. Elle s'assure que les ressources sont employées de
manière efficace et contribue activement à leur optimisation. A ce niveau, son rôle est de
constater, mesurer et analyser l'ensemble des activités afin d'identifier rapidement les écarts
et être en mesure de proposer des actions correctives. Elle doit animer une remontée de
l'information au Maire grâce au reporting à l’effet de faciliter une prise de décision
conséquente.
Le contrôle de gestion, au sein de l’administration communale s’appuie, par essence, sur :
 Efficacité : il s'agit de savoir à quel point un objectif est atteint et en cohérence avec
la stratégie définie par la commune et qui est tributaire de la vision de développement
des autorités communales. L'efficacité est indépendante du coût.
 Efficience : il est nécessaire de mesurer la capacité à minimiser les moyens mis en
œuvre pour atteindre les objectifs, ou encore atteindre des objectifs de qualité au
moindre coût.
 Économie : le but est de contribuer à la mobilisation des ressources de qualité à
moindres frais surtout des ressources propres.
Enfin, il se révèle que la mission de l’ISCG est primordiale dans le fonctionnement de
l’administration communale. Elle répond à un souci de réaliser des audits internes (à l’aide
des outils et des indicateurs) visant à s'assurer que les ressources humaines et matérielles
sont utilisées de la façon la plus efficace qui soit, afin d'atteindre les objectifs vers lesquels
la commune tend dans une situation de rareté des ressources propres et du personnel de
qualité.
Relations hiérarchiques et fonctionnelles
Relations hiérarchiques
L’Inspection des Services et de Contrôle de Gestion est sous l’autorité directe du Maire
Relations fonctionnelles
25
L’ISCG est en relation fonctionnelle avec :
- le secrétariat Exécutif ;
- tous les autres directions et services de la mairie
3.6- ADMINISTRATION COMMUNALE DE DASSA-ZOUME

26
IV- PROCÉDURES D’ÉLABORATION, DE VOTE, D’APPROBATION ET DE PUBLICATION DU BUDGET DE LA COMMUNE DE DASSA-ZOUME

27
IV-
PROCÉDURES
D’ÉLABORATION, DE VOTE,
D’APPROBATION ET DE
PUBLICATION DU BUDGET DE
LA COMMUNE D'ABOMEY
N°4 CHAPITRE
4.1 PREPARATION, ELABORATION, VOTE ET TRANSMISSION DU
BUDGET

28
Pour la mise en œuvre de son autonomie financière et l’accomplissement de sa mission de
développement, la Commune est dotée d’un budget propre. Ce budget obéit aux règles et
aux principes généraux du droit budgétaire tels que : l’annualité, l’unité, l’universalité, la
spécialité des crédits, l’équilibre réel entre les recettes et les dépenses.
Aux termes des dispositions de l’article 424 de la loi N° 2021-14 du 20 décembre 2021
portant Code de l’Administration Territoriale en République du Bénin, le budget de la
commune est proposé par le Secrétaire Exécutif, ordonnateur du budget, adopté par le
Conseil de Supervision et validé par le Conseil Communal. Ce budget qui est preparé et
élaboré par le SE est approuvé par la tutelle avant sa publication par le SE. Il est mis en execution
par le SE avec l’appui du comptable public qu’est le Trésorier Communal. Autrement dit
l’exécution du budget tant en recettes qu’en dépenses est confiée à deux catégories distinctes
d’agents : le Secrétaire Exécutif (ordonnateur du budget) et le Trésorier Communal
(comptable du budget).
La phase administrative de l’exécution du budget relève de l’ordonnateur et la phase
comptable, du comptable public. Cette répartition des tâches s’applique aussi bien pour les
recettes que pour les dépenses. C’est la procédure de droit commun (procédure normale).
Toutefois, il est permis à un cadre relevant de l’administration communale, en l’occurrence
le C/SAEF, de jouer le rôle du comptable public. Il s’agit, dans ce cas, de la procédure
exceptionnelle ou dérogatoire.
En matière de procédures budgétaires, les grandes actions menées sont les suivantes :
 préparation, l’élaboration, le vote et la transmission pour approbation du budget
à l’autorité de tutelle;
 l’émission de titres avant recouvrement de la recette ou paiement de la dépense;
 l’encaissement ou le décaissement avant émission de titres ;
 les contrôles budgétaires.

29
4.1- PREPARATION, ELABORATION, VOTE ET TRANSMISSION DU BUDGET
4.1- PREPARATION, ELABORATION, VOTE

ET TRANSMISSION DU BUDGET
Aux termes des dispositions de l’article 396 de la loi N°2021-14 du 20 Décembre 2021 portant
Code de l’Administration Territoriale en République du Bénin, le conseil communal
organise au plus tard à la fin de la première quinzaine du mois d’Août de chaque année, un
débat d’orientation budgétaire.
Le débat porte sur les orientations définies par le Maire sous le contrôle du conseil de
supervision de la commune sur la base des documents de planification pluriannuels. Ces
orientations, précise l’article 397 de la même loi, sont présentées par le Secrétaire Exécutif
de la commune. Le débat d’orientation budgétaire qui s’organise dans les mêmes conditions
qu’une session, fait l’objet d’un procès-verbal.
Le budget de la commune est proposé par le SE. Pour élaborer le budget, le SE s’appuie sur
les services communaux, les services déconcentrés de l’Etat (Trésorerie communale et
service des impôts). Il obtient également des informations complémentaires des services de
l’État.
Une fois élaboré, le budget est adopté par le Conseil de Supersivion et validé par le Conseil
Communal avant sa transmission par le SE, à l’autorité de tutelle pour son approbation. Le
budget approuvé est rendu public par le SE.
4.1.1- Phase préparatoire et élaboration du projet de budget

Il s’agit dans cette phase des travaux préparatoires et de l’élaboration du projet de budget.
Délai
Acteurs Ordre Séquences des taches d’exécution/
période
Phase préparatoire
Met en place, par note de service, une commission
1.1 Avril
ad’hoc d’élaboration du budget qu’il préside
1.2 Propose un calendrier budgétaire. Avril
Adresse une lettre circulaire aux services de
Le SE 1.3 recettes et de dépenses de la mairie et aux Avril
services déconcentrés de l'Etat
Transmet à la commission les avis motivés des
1.4 services de recouvrement sur les objectifs chiffrés Mai
des services de la mairie.
Evaluation des recettes
Reçoit les avis motivés des services de
2.1 Mai
recouvrement sur les objectifs chiffrés.
La commission
Fait des simulations et chiffrage d’objectifs de
ad’hoc
2.2 recettes qui sont transmis aux services de Juin
recouvrement pour avis motivé.

30
Délai
période
Prend en compte les dotations et subventions de
2.3 Juillet
l’Etat et des PTF.
Mettent à jour les données socio-économiques,
2.4 évaluent le potentiel fiscal des impôts et Juillet
produisent un rapport
Le DAEF, le DST, le Analysent et synthétisent les évaluations de
DPPP et le SAA recettes sous forme de tableau en tenant compte
2.5 aussi de la lettre de cadrage du MDGL relative au Juillet
réalisme des prévisions des recettes de
fonctionnement
Evaluation des dépenses
Evaluent les attentes des populations dans les
subdivisions territoriales de la collectivité en
Le DPPP et le DAEF
3.1 matière de fonctionnement et d'entretien du Juin
et le DST
domaine public et produisent un rapport
d’évaluation des attentes.
Elaborent et évaluent le programme d'entretien du
Le DAEF, le DST, le domaine public et du patrimoine d'infrastructures
3.2 Juillet
DPPP et le SAA et produisent un rapport sur le programme et le
budget d’entretien.
Le C/SRH et le Elaborent le tableau de prévision des effectifs et
3.3 Juillet
DAEF des emplois du personnel.
Analyse les orientations stratégiques du Plan de
Le CS 3.4 Développement Communal et des projets Juillet
d'investissement.
Procède à l’élaboration du Plan de Travail Annuel
3.5 (PTA) de la Mairie en collaboration avec les Juillet
Le SE services administratifs et techniques.
Transmet le PTA au Conseil de Supervision (CS)
3.6 Juillet
en vue de son adoption.
Procède aux concertations et arrête le Plan
Annuel de Développement et le plan annuel
3.7 d'Investissement, suite aux réunions avec tous les Juillet
Le DPPP autres chefs de services de la mairie et les
composantes de la communauté.
Analyse et synthétise les évaluations des
3.8 Juillet
dépenses sous forme de tableau.
Synthèse des données collectées
Le DAEF (C/SAEF), Adressent les tableaux-synthèse de recettes et de

4.1 dépenses au SE. Juillet
le DST, le DPPP
(C/SPDL/AIC) Elabore le projet des annexes obligatoires dont le
4.2 Juillet
plan de trésorerie.
Adresse les tableaux-synthèse de recettes et de
dépenses ainsi que le projet des annexes
Le SE 4.3 Juillet
obligatoires dont le plan de trésorerie à la
commission ad’hoc.

31
Délai
période
Fait le point du processus budgétaire et des
La commission
4.4 données collectées au Maire sous le contrôle du Début Août
ad’hoc
SE
Définit les orientations budgétaires de l’année N+1
Le Maire 4.5 Début Août
sous le contrôle du conseil de supervision
Organise au plus tard à la fin de la première
quinzaine du mois d'août de chaque année, un
Avant 15 août
L’Organe délibérant débat d'orientation budgétaire.
4.6 (articles 396 et
(Conseil Communal) Le débat porte sur les orientations définies par le
397)
Maire sous le contrôle du Conseil de Supervision
de la commune.
Reçoit les avis motivés des services de Au plus grand
4.7 recouvrement sur les objectifs chiffrés des services tard le 31 Août
Le SE de la mairie et déconcentrés de l’Etat (art 399)
Transmet à la commission les avis motivés des Au plus grand
4.8
services déconcentrés de l’Etat tard le 31 Août
Séance de la commission ad’hoc

Détermine les indicateurs de cadrage et procède
5.1 à la synthèse des évaluations budgétaires. Septembre
Procède à un pré arbitrage, à l’arrêté des
5.2 montants et au réglage de l’avant-projet de Septembre
La commission
budget.
ad’hoc
Elabore l’avant-projet de budget accompagné des
5.3 Septembre
conditions de réalisation des objectifs budgétaires.
Transmet le dossier d’avant-projet de budget au
5.4 Septembre
SE.
Finalisation de l’avant projet de budget
Organise une conférence budgétaire et expose

l’avant-projet à la municipalité élargie aux Chefs
d’Arrondissement, aux Secrétaires Administratifs
6.1 d’Arrondissement (SAA), aux services Septembre
administratifs techniques compétents de la mairie,
Le SE
au TC et au service des impôts (Inspecteur et RDI)
pour arbitrage et dernières recommandations.
Transmet l’avant-projet de budget à la commission
6.2 des affaires Economiques et financières (CAEF) Septembre
pour étude et amendement.
Rédige son rapport et retourne au SE, le
La CAEF 6.3 Septembre
document amendé.
Au plus grand
Finalise l’avant projet du budget en prenant en
le 30
6.4 compte les observations et amendement de la
Septembre
Le SE CAEF.
(art 399)
Envoie le budget au Maire pour convocation de la
6.5 Octobre
session du Conseil de Supervision

32
Délai
période
Envoie le projet de budget à la CAEF au moins 15
6.6 Octobre
jours avant la tenue de la session budgétaire.
Envoie une invitation (précisant la date, l’heure, le
Le Maire lieu et l’ordre du jour de la session budgétaire) à
6.7 tous les membres du CS à laquelle est joint le Octobre
projet de budget et à la diligence du SE au moins
15 jours au moins avant la tenue de la session.
Informe par écrit le Préfet de la tenue de la session
6.8 Octobre
budgétaire.
Le SE
Informe également à travers un communiqué radio
6.9 Octobre
la population de la tenue de la session budgétaire.
4.1.2- Adoption et validation du budget

Le budget de la commune est proposé par le SE et adopté par le Conseil de Supersion et
validé par le Conseil Communal et approuvé par l’autorité de tutelle. (Article 424 de la loi
N°2021-14 du 20 Décembre 2021 portant Code de l’Administration Territoriale en
République du Bénin). La procédure d’adoption du budget exige, au préalable, l’envoi du
projet de budget aux membres du Conseil de Supervision au moins trois (3) jours avant la
tenue de la session. Pour la validation du budget, le budget adopté par le Conseil de
Supervision est envoyé à tous les membres du Conseil Communal dans les mêmes formes
que son adoption par le CS. Aux termes des dispositions de l’article 427 de la même loi,
l’adoption et la validation du budget de la commune interviennnt au plus tard le 15 Novembre.
Délai
Acteurs Ordre Séquences des tâches d’exécution/
période
Adoption du budget 3 jours au plus
Le SE 1.1 Présente le projet de budget Novembre
Procède à la lecture du rapport d’étude Novembre
Le président de la CAEF 1.2
du projet de budget
Examine et adopte le budget sous Novembre
Le Conseil de Supervison 1.3
réserve des modifications éventuelles.
Prend en compte les modifications afin de Novembre
1.4
finaliser le budget.
Elabore le plan d’actions de réalisation Novembre
Le DAEF (C/SAEF) 1.5
des objectifs budgétaires.
Finalise le budget et la note de Novembre
1.6
présentation.
Validation du budget 3 jours au plus
Présente le budget adopté à la session Novembre
2.1
du conseil communal.
Le SE
Présente le plan d’actions de réalisation Novembre
2.2
des objectifs budgétaires.
Examine et valide le budget sous réserve Novembre
Le Conseil Communal 2.3
des modifications éventuelles.

33
Prend en compte les modifications du Novembre
Le DAEF (C/SAEF) 2.4
budget afin de le rendre disponible.
Transmet le dossier de budget adopté et Novembre
Le SE 2.5
validé à la tutelle pour son approbation.
4.1.3- Approbation et publication du budget

Le budget adopté par le Conseil de Supervision et validé par le Conseil Communal est
transmis à l’autorité de tutelle pour approbation par le Secrétaire Exécutif. Pour procéder à
l’approbation du budget, l’Autorité de Tutelle se fonde sur trois principes fondamentaux : le
principe de légalité des impôts, le principe de l’équilibre réel et le principe de la hiérarchie des
dépenses. Il faut trois conditions pour que le budget soit en équilibre réel : l’équilibre des
recettes et des dépenses, les prévisions doivent être sincères et les emprunts ne peuvent être
remboursés que par des ressources propres. Au cas où l’exécution du budget du dernier
exercice connu a fait apparaître un déficit, l’équilibre du budget n’est réputé assurer que s’il
prévoit les mesures nécessaires pour résorber ce déficit.
La tutelle s’assure que les dépenses obligatoires sont effectivement prévues au budget et
correctement évaluées.
Délai
Acteurs Ordre Séquences des tâches d’exécution
Approbation du budget
1.1 Etudie le budget adopté et validé. 1 mois
L’Autorité de
courant
tutelle 1.2 Porte ses observations et les transmet au SE ; décembre
Prend en compte les observations de la tutelle et
Le DAEF 1.3 3 jours
intègre les modifications nécessaires au budget.
(C/SAEF)
1.4 Soumet le budget corrigé à l’appréciation du SE. 1 jour
Sur la convocation du Maire et à la diligence du SE,
1.5 1jour
le Conseil de Supervision adopte le budget.
Le Maire
Sur la convocation du Maire et à la diligence du SE,
1.6 1jour
le Conseil communal valide le budget adopté.
Adresse le budget adopté et validé à l’autorité de
Le SE 1.7 tutelle après prise en compte de toutes ses 1jour
observations.
1.8 Approuve le budget de la commune ; 5 jours,
L’Autorité de
Retourne le budget approuvé au SE pour avant le 1er
tutelle 1.9
publication et exécution. Janvier N
Publication du budget
Tient le budget approuvé par l’Autorité de tutelle à
Dès
2.1 la disposition du public dans la salle de
approbation
documentation de la mairie ou par toute autre voie.
Le SE
Dès
2.2 Met en exécution le budget approuvé.
approbation

34
35
V-PROCÉDURES D’EXECUTION DU BUDGET DE LA COMMUNE DE DASSA - ZOUME
V-
PROCÉDURES D’EXECUTION
DU BUDGET DE LA
COMMUNE D'ABOMEY
N°5 CHAPITRES
5.1 EXECUTION DU BUDGET EN RECETTES
5.2 EXECUTION DU BUDGET EN DEPENSES

36
Pour l’élaboration du budget de la commune, le Conseil communal organise un débat
budgétaire dans la première quinzaine du mois d’Août pour arrêter les orientations
budgétaires défiies par le Maire. Après cela, la préparation du budget est du ressort du
Secrétaire Exécutif qui élabore le budget. L’adoption du budget est de la compétence du
Conseil de Supervision. La validation du budget est faite par le Conseil Communal.
L’approbation du budget est du ressort de l’autorité de tuelle. La mise en œuvre du budget
est de la compténce du Secrétaire Exécutif. Il est appuyé dans cette mission par le comptable
public c’est-à-dire le Trésorier Communal.
5.1- EXECUTION DU BUDGET EN RECETTES
5.1- EXECUTION DU BUDGET EN RECETTES
Suivant la procédure normale, l’exécution du budget en recettes comprend deux phases : la

phase administrative et la phase comptable. La phase administrative comprend trois étapes qui
font intervenir l’ordonnateur : la constatation de la recette, la liquidation et l’émission du titre
de recettes. La phase comptable qui relève de la compétence du comptable comprend deux
étapes : la prise en charge et le recouvrement. Cette procédure concerne aussi bien les
recettes fiscales que non fiscales.
Toutefois, les recettes peuvent être exécutées en procédures dérogatoires.
5.1.1- Procédure normale de l’exécution du budget en recettes

Les étapes de l’exécution du budget en recettes sont : la constatation, la liquidation,
l’ordonnancement et le recouvrement de la recette (article 43 décret N° 2014-571 du 07
octobre 2014 portant règlement sur la comptabilité publique). La procédure normale
d’exécution du budget en recettes est décrite comme suit :
Délai
Constatation de la recette
Fait constater les produits d’impôts, les droits et les autres 2 jours
produits autorisés par la législation et la réglementation
Le SE 1.1
en vigueur ou les produits résultant de décision de justice,
de contrat ou de convention.
Liquidation
2.1 Détermine le montant de la dette du redevable 2 jours
Le SE
2.2 Liquide la recette 2 jours
Ordonnancement (Emission des titres de recettes)
3.1 Emet le titre de recette pour recouvrement 2 jours
Le SE Transmet le titre de recettes émis au comptable principal 1 jour
3.2
pour recouvrement.
Prise en charge
4.1 Réceptionne le titre de recette émis par l’ordonnateur 1 jour

37
Délai
Procède au contrôle de l’autorisation de percevoir la 2 jours
recette et, dans la limite des éléments dont il dispose, de
4.2
Comptable la mise en recouvrement des créances de la commune et
principal de la régularité de titre de recettes.
Prend en charge les titres de recettes en constatant des 2 jours
4.3
produits au profit de la commune
Recouvrement
5.1 Met en recouvrement des titres de recettes acceptées. 2 mois
Comptable
principal Recouvre auprès des redevables le montant des titres de 3 mois
5.2
recette
Dans le cadre de l’exécution des recettes, le Maire émet des titres de recettes numérotés
dans une série chronologique continue commençant par 1 au début de chaque exercice. Ces
titres de recettes sont transmis au Trésorier Communal par des bordereaux d’émission
numérotés dans une série chronologique continue commençant par 1 au début de l’exercice,
différente de celle des titres de recettes.
Au cours de l’exécution des recettes des erreurs matérielles amènent le Maire à émettre des
titres de réduction ou d’annulation de recettes qui sont aussi numérotés dans une série
continue commençant par 1 au début de l’exercice. Les titres de recettes sont transmis au
comptable principal par des bordereaux d’émission numérotés dans une série
chronologiquement continue différente de celle de titres de recettes ordinaires. Au lieu
d’entraîner la constatation de produit au profit de la commune, comme la prise en charge des
titres de recettes ordinaires, les titres de réduction ou d’annulation des recettes entraînent la
constatation d’une charge à l’encontre de la commune.
Les titres de réduction et d’annulation sont émis si le titre erroné est émis au cours de
l’exercice en cours. Si l’exercice d’émission du titre erroné est déjà clôturé, le Maire va
émettre un mandat de payement ordinaire sur la rubrique budgétaire « Réduction et
annulation de titre de recettes, exercice déjà clôturé ».
5.1.2- Procédures dérogatoires

Dans le cadre de cette procédure, les encaissements sont faits avant émissions de titres de
recettes. Le receveur divisionnaire ou auxiliaire des impôts et le régisseur des recettes
reversent au comptable principal de la commune, les produits de leurs encaissements.
Certains tiers procèdent aussi à des versements de fonds au comptable principal pour le
compte de la commune. Ces versements au Trésorier communal constituent des
encaissements dont le comptable principal en informe mensuellement le SE par un certificat
de recettes pour recevoir de lui l’émission des titres de recettes qu’il va prendre en charge en
constatant des produits au profit de la commune.

38
Description de la procédure :
Délai
Acteurs Ordre Séquences des tâches d’exécution/
Période
Recouvrement /encaissement
Le receveur des Recouvrement des impôts 3 mois
impôts ou le
1 3 mois
régisseur de Encaissement des droits et taxes assignés sur sa régie
recettes
Versement au Trésorier communal
Le receveur des 1 semaine
2.1 Reverse les impôts collectés au Trésorier Communal
impôts
Sans délai
Le régisseur de
2.2 Reverse les fonds collectés au Trésorier Communal respectant jour
recettes
ouvrable
Versent au Trésorier Communal les fonds qu’ils doivent à Selon les délais
Les tiers 2.3
la commune exigés
Envoi du certificat de recettes au SE
Etablit mensuellement le certificat de recettes faisant le 1 mois
3.1
point des versements encaissés ;
Le Trésorier
Communal Adresse le certificat de recettes au SE pour lui demander 1 semaine
3.2 d’émettre les titres de recettes de régularisation, à
concurrence du montant total ainsi encaissé,
Emission de titres de recettes de régularisation
4.1 Réceptionne les certificats de recettes 1 jour
4.2 2 jours
Le SE Emet les titres de recettes de régularisation
Transmet les titres de recettes au Trésorier Communal par 1 jour
4.3
un bordereau d’émission ordinaire
Prise en charge titres de recettes de régularisation
5.1 Réceptionne les titres de recettes de régularisation émis 1 jour
5.2 Procède aux contrôles usuels 1 jour
Le Trésorier
Communal Prend en charge les titres de recettes de régularisation 2 jours
5.3 ainsi émis faisant de ces encaissements des recettes de la
commune
5.1.3- Recouvrement des recettes fiscales
Délai
Acteurs Ordre Séquences des tâches
d’exécution
Travaux d’assiette
1.1 Met à jour le recensement fiscal. 1 semaine
L’Inspecteur des
Impôts en 1.2 Confectionne les rôles. 1 semaine
collaboration avec 1.3 Emet les avis d’imposition. 2 jours
le Régisseur des
Transmet les rôles et les avis d’imposition au DDI pour 2 jours
Recettes 1.4
homologation
Procède à l’homologation des rôles et avis 1 semaine
Le DDI 2.1
d’imposition
Mise à disposition des avis d’imposition
Le DDI 2.2 Transmet au SE copie des PV des avis d’imposition 1 jour
reçus.
39
Délai
d’exécution
Transmet les rôles et les avis d’imposition homologués 1 jour
2.3
au RDI
Travaux de recouvrement
3. 1 Reçoit les rôles homologués/avis 1 jour
3. 2 Prend en charge les avis émis. 2 jours
3. 3 Assure la distribution des avis. 1 semaine
Le RDI ou le RI 3 mois
3. 4 Procède au recouvrement.
Au fur et à mesure
Enregistre les recouvrements au livre journal des
3. 5 (sivant le rythme du
recettes.
recouvrement)
Le Receveur des 1 jour
3. 6 Procède au reversement des fonds au Trésor Public
Impôts
Le Comptable Emet les certificats de recettes, à concurrence du 1 jour
3. 7
principal montant des encaissements
3. 8 Envoie les certificats de recettes au SE à la fin de mois 1 jour
3. 9 Emet les titres de recettes de régularisation 2 jours
Le SE Envoie les titres de recettes de régularisation émis au 1 jour
3. 10
Trésorier Communal pour prise en charge.
3. 11 Effectue les contrôles usuels 1 jour
Le Trésorier Prend en charge les titres de recettes (acceptation des 2 jours
Communal 3. 12 titres de recettes : constatation d’un produit au profit
de la commune).
5.1.4- Gestion de la régie des recettes

Conformément aux dispositions de l’arrêté interministériel Année 2019 –
N°2283_C/MDGL/MEF/DC/SGM/DGTCP/DCP/ACCT/ST/256SG19 du 28 août 2019 fixant
les règles relatives à l’organisation, au fonctionnement et au contrôle des régies de recettes
des collectivités territoriales, la description de la procédure de gestion de la régie de recettes
est la suivante :
Délai
Approvisionnement du régisseur de recettes
1 jour
Le Trésorier Remet au régisseur de recettes, une partie des valeurs
1.1
Communal inactives qu’il a prises en charge
1.2 Prend en charge les valeurs inactives dans ses livres 1 jour
Selon le
Le régisseur rythme de
des recettes Met à la disposition des collecteurs par PV ou tout autre
1.3 placement
document les valeurs inactives pour placement
des valeurs
inactives
Placement des valeurs inactives

40
Selon le
Les rythme de
collecteurs et placement
2.1 Procèdent au placement des valeurs inactives
le régisseur des valeurs
de recettes inactives
Reverse les fonds collectés au Trésorier Communal dans le Au plus

Le régisseur
2.2 strict respect de la périodicité de versement et du plafond grand tard
de recettes
d’encaisse fixés dans l’acte de création de la régie de recettes une semaine
Emission des titres de recettes de régularisation
Chaque jour
3.1 Tient à jour sa comptabilité des valeurs inactives.
Tous les
Le Trésorier Etablit, mensuellement, un certificat de recettes comprenant
3.2 mois (1 jour)
Communal les encaissements provenant du régisseur de recettes ;
Adresse le certificat de recettes établi au SE pour lui 1 jour
3.3
demander d’émettre les titres de recettes de régularisation ;
3.4 Emet les titres de recettes de régularisation ; 2 jours
Le SE Adresse les titres de recettes de régularisation émis au 1 jour
3.5
Trésorier Communal pour prise charge ;
Le Trésorier 2 jours
3.6 Prend en charge les titres de recettes de régularisation
Communal
2- EXECUTION DU BUDGET EN DEPENSES
5.2- EXECUTION DU BUDGET EN DEPENSES
Dépenses s’exécutent normalement en deux phases : la phase administrative et la phase

comptable. La phase administrative fait intervenir le SE et comporte trois étapes : l’engagement,
la liquidation et le mandatement de la dépense. La deuxième phase, qui relève de la
compétence du comptable comprend deux étapes : la prise en charge et le paiement.
Le préalable à toute dépense est le niveau des crédits ouverts au budget (la disponibilité
budgétaire). Toutefois, l’exécution de certaines dépenses fait appel aux procédures
dérogatoires.
5.2.1- Procédure normale d’exécution du budget en dépenses
Il est important de souligner que toutes les recettes encaissées au niveau de la régie ne le sont
seulement au moyen des valeurs inactives.

41
Délai
Engagement de la dépense de la commune :
1.1 Identifie la dépense 1 jour
Le SE
1.2 Demande au C/SAEF les crédits disponibles 1 jour
Le DAEF Communique au SE la disponibilité du crédit 1 jour
1.3
(C/SAEF) budgétaire
Engage le processus de la dépense dans la limite des 1 jour
1.4
autorisations budgétaires prévues pour cette dépense
Le SE S’assure de la tenue et de la mise à jour de sa 2 jours
1.5 comptabilité des engagements pour le suivi de la
consommation des crédits ;
1.6 Prend l’acte d’engagement de la dépense 1 jour
Tient à jour la comptabilité des engagements de la 2 jours
Le DAEF 1.7
commune ;
(C/SAEF)
1.8 Edite la fiche d’engagement 1 jour
1.9 Transmet au SE la fiche d’engagement 1 jour
Le SE 1.10 Signe les états produits par le DAEF (C/SAEF) 1 jour
Liquidation de la dépense
Constate les services faits, la livraison de fournitures, 1 jour
Le SE 2.1 la réalisation de travaux dûment établis par des pièces
justificatives ;
Réceptionne et certifie au verso de la facture, le 1 jour
2.2
Le DAEF mémoire ou l’état de paiement
(C/SAEF) Transmet la facture, le mémoire ou l’état de paiement 1 jour
2.3
certifié au SE pour liquidation
Procède à la liquidation proprement dite en arrêtant le 1 jour
2.4
montant de la dépense, au vu des pièces justificatives
Le SE
Retourne le dossier au DAEF (C/SAEF) pour 1 jour
2.5
mandatement
Mandatement ou Emission des mandats de payement
Edite les mandats de paiement conformément aux 1 jour
Le DAEF 3.1
résultats de la liquidation
(C/SAEF)
3.2 Transmet au SE pour signature 1 jour
Signe les mandats de payement pour le payement de 1 jour
3.3
la dépense (ordre de payer la dette de la commune);
Le SE Transmet les mandats de payement émis et signés 1 jour
3.4 appuyés des pièces justificatives au Trésorier
Communal pour règlement.
Paiement des dépenses
Réceptionne les mandats de paiement transmis par le 1 jour
4.1
SE
Effectue sur les mandats de paiement les contrôles 1 jour
Le 4.2 conformément aux dispositions du règlement général
Trésorier sur la comptabilité publique
Communal Prend en charge les mandats de payement réguliers 2 jours
4.3
en constatant des charges à l’encontre de la commune
4.4 Procède au paiement des dépenses 2 jours

42
En cas de contrôle non concluant, le Trésorier Communal refuse le paiement de la dépense en
retournant le dossier de dépense à l’ordonnateur tout en lui indiquant les raisons de ce refus.
Dans ce cas, deux possibilités s’offrent à l’ordonnateur :
 soit il donne satisfaction au rejet
 soit il exerce son droit de réquisition sur le comptable.
Ce droit de réquisition s’exerce conformément aux dispositions législatives et règlementaires en
vigueur.
Emettre les titres de dépenses avant paiement, est la procédure normale.

Dans le cadre de l’exécution des dépenses, le Maire émet des mandats de paiement
numérotés dans une série chronologique continue commençant par 1 au début de
chaque exercice. Ces mandats de paiement sont transmis au Trésorier Communal par
des bordereaux d’émission numérotés dans une série chronologique continue
commençant par 1 au début de l’exercice, différente de celle des mandats de paiement.
Au cours de l’exécution des dépenses, des erreurs matérielles amènent le Maire à
émettre des mandats de paiement de réduction ou d’annulation des dépenses qui sont
aussi numérotés dans une série continue commençant par 1 au début de l’exercice. Les
mandats de paiement ainsi émis sont transmis au Trésorier Communal par des
bordereaux d’émission numérotés dans une série chronologiquement continue différente
de celle des mandats de paiement ordinaires. Au lieu d’entraîner la constatation de
charges à l’encontre de la commune, comme la prise en charge des mandats de
paiement ordinaires, les mandats de réduction ou d’annulation des dépenses entrainent
la constatation de produit au profit de la commune. Ces mandats sont émis au cours de
l’exercice d’émission des mandats de paiement erronés.
5.2.2- Procédures dérogatoirres d’exécution du budget en dépenses

L’arrêté ministériel Année 2018 N°2888_C/MDGL/MEF/DC/SGM/DGTCP/DCP/ACCT/SP du
17 septembre 2018 portant modalités d’exécution dans les communes, des paiements sans
mandatement, dépenses payables sans mandatement préalable ou avant service fait, precise
en son article 8 les dépenses payables sans mandatement préalable et en son article 29, les
dépenses payables avant service fait. Les décaissements relatifs à ces dépenses se font par
l’émission par l’ordonnateur des ordres de payement (OP) qui seront régularisés par l’émission
par l’ordonnateur de mandats de payement. La prise en charge de ces mandats de payement
de régularisation par le Trésorier Communal lui permettra de constater une charge à l’encontre
de la commune.
C’est la procédure dérogatoire (procédure exceptionnelle) d’exécution des dépenses. Il y aura
donc un décaissement avant émission de mandats de payement de régularisation.
43
Délai
Autorisation de faire les dépenses

Identifie les dépenses éligibles à la 1 jour
1.1 procédure exceptionnelle conformément à
la règlementation en vigueur.
1.2 Prend un acte pour instituer la dépense. 1 jour
Le SE 1.3 Envoie l’acte au Trésorier Communal. 1 jour
Emet l’ordre de payement de la dépense 1 jour
1.4
(OP).
Transmet l’ordre de payement émis au 1 jour
1.5
Trésorier Communal pour décaissement.
Décaissement des fonds
2.1 Réceptionne l’OP. 1 jour
Le Trésorier 2.2 Effectue les contrôles. 1 jour
Communal Procède au décaissement pour régler les 2 jours
2.3
dépenses autorisées.
Régularisation de ces dépenses ;
Collecte les pièces justificatives nécessaires 2 jours
3.1
pour la régularisation de la dépense
exécutée par OP.
Le SE Emet les mandats de payement de 1 jour
3.2
régularisation.
Transmet les mandats de payement de 1 jour
3.3 régularisation au Trésorier Communal pour
prise en charge.
Prise en charge des mandats de payement de régularisation
(constatation d’une charge à l’encontre de la commune)
Réceptionne les mandats de paiement de 1 jour
4.1
régularisation.
Le Trésorier 4.2 Effectue les contrôles nécessaires. 1 jour
Communal Prend en charge les mandats de payement 2 jours
4.3 de régularisation en constatant des charges
à l’encontre de la commune.
5.2.2.1- Règlement des commandes publiques

Conformément aux dispositions du code des marchés publics, les avances peuvent être
accordées au contractant de l’administration en raison des opérations préparatoires à
l’exécution des travaux, fournitures ou services qui font l’objet de marché.

44
Délai
Acteurs Ordre Séquences des tâches d’exécution /
Période
Mise en place de l’avance de démarrage
Titulaire du Adresse au SE un dossier de demande de 1 jour
1.1
marché l’avance prévue dans le marché.
Le SE 1.2 Affecte le dossier au DAEF (C/SAEF). 1 jour
Vérifie la présence de la caution d’avance et 1 jour
l’existence juridique de l’engagement (support
1.3 des travaux, lettre de commande ou marché). Il
Le DAEF est à noter que La caution bancaire est
(C/SAEF) nécessaire à cette étape.
Établit un projet d’ordre de paiement et du 1 jour
1.4 bordereau d’émission et le soumet à la signature
du SE.
1.5 Emet l’ordre de payement en le signant. 1 jour
Le SE Adresse l’ordre de paiement émis au Trésorier 1 jour
1.6
Communal.
Le Contrôle l’ordre de payement et le met en 1 jour
1.7
Trésorier paiement.
Communal 1.8 Paie l’avance de démarrage au titulaire. 1 jour
Paiement des acomptes successifs
2.1 Constate de l’attachement. 1 jour
Le DAEF Réceptionne et certifie au verso la facture ou le 1 jour

2.2
(C/SAEF) mémoire.
Transmet la facture ou le mémoire certifié au SE 1 jour
2.3
pour liquidation.
Procède à la liquidation proprement dite en 1 jour
2.4 arrêtant le montant de la dépense, au vu des
Le SE pièces justificatives.
Retourne le dossier au DAEF (C/SAEF) pour 1 jour
2.5
mandatement.
Edite les mandats de paiement conformément 1 jour
Le DAEF 2.6
aux résultats de la liquidation.
(C/SAEF) 1 jour
2.7 Transmet au SE pour signature.
Signe les mandats de payement pour le 1 jour
2.8 payement de la dépense (ordre de payer la dette
de la commune).
Le SE
Transmet les mandats de payement émis 1 jour
2.9 appuyés des pièces justificatives au Trésorier
Communal pour règlement.
Réceptionne les mandats de paiement émis par 1 jour
2.10
le SE
Effectue sur les mandats de paiement les 1 jour
Le 2.11 contrôles conformément aux dispositions du
Trésorier règlement général sur la comptabilité publique
Communal Prend en charge les mandats de payement 2 jours
2.12 réguliers en constatant des charges à l’encontre
de la commune.
2.13 Procède au paiement des dépenses. 1 jour

45
Liquidation de la retenue de garantie (liée aux commandes
publiques qui font objet de réception définitive)
Titulaire du 1 jour
3.1 Demande la réception définitive du marché.
marché
Invite la commission ad’hoc à procéder à la 1 jour
Le SE 3.2
réception définitive.
Procède à la fin de la réalisation des travaux à la 1 jour
La
3.3 réception provisoire et au plus un an plus tard à
commissio
la réception définitive.
n de
Rédige, pour chaque réception, un procès-verbal 1 jour
réception 3.4
qu’il adresse au SE.
Transmet les procès-verbaux de réception 1 jour
Le SE 3.5 provisoire et de réception définitive au Trésorier
Communal pour exploitation.
Le 3.6 Contrôle les procès –verbaux 1 jour
Trésorier Libère la retenue de garantie en émettant des 1 jour
Communal 3.7
ordres de payement interne
.
Le paiement des acomptes est subordonné à des précomptes et des retenues à effectuer par le
Trésorier Communal qui libère la retenue de garantie conformément aux dispositions législatives
et réglementaires en vigueur.
L’exécution du budget communal est soumise aux différents contrôles notamment le contrôle
administratif et celui juridictionnel. Toutefois, la commune peut mettre en place un dispositif de
contrôle interne.
Spécifiquement en ce qui concerne le contrôle administratif, il s’exerce soit sous la forme de
contrôle hiérarchique, soit sous la forme de contrôle organique par l’intermédiaire de corps et
organes de contrôles de contrôle spécialisés.
5.2.2.2- Gestion de la Règie d’avance

Cette procédure est décrite ainsi qu’il suit :
Acteurs Ordre Séquences des activités Délai

d’exécution
PHASE DE DEPOT DE LA DEMANDE DE
1.
L’AVANCE
Le 1.1 Introduit une demande de l’avance (en deux 1 jour
régisseur exemplaires) au SE via le DAEF (Chef Services
d’avances Affaires Economiques et Financières)
2. Phase de Mise en place de la demande d’avance
Le SE 2.1 Affecte la lettre au DAEF 1 jour
2.2 Prépare le projet de décision d’engagement, la fiche 1 jour
Le DAEF d’engagement ainsi que l’ordre de paiement (OP) au
(C/SAEF) nom du régisseur ès qualité.
46
2.3 Transmet la demande au SE. 1 jour
Le SE 2.4 Signe l’OPO auquel sont joints les deux exemplaires 1 jour
de la demande
2.5 Retourne le dossier au DAEF (C/SAEF) 1 jour
Le DAEF 2.6 Transmet le dossier au TC. 1 jour

(C/S AEF)
Le TC 2.7 Contrôle l’OPO et procède au versement de l’avance 1 jour
au régisseur d’avances
3. PHASE DE RECONSTITUTION DE L’AVANCE
Le 3.1 Procède au versement au responsable en charge des 1 jour
Comptable AF, des pièces justificatives des paiements qu’il a
principal effectués, dans le délai maximum fixé par l’acte
constitutif de la régie.
Le 3.2 Demande la reconstitution de son avance à hauteur 1 jour
régisseur du montant des dépenses justifiées.
d’avances
3.3 Vérifie la conformité des pièces justificatives à l’état 1 jour
récapitulatif des dépenses.
Le DAEF 3.4 Etablit la fiche d’engagement, les mandats de 2 jours
(C/S AEF) payement par rubrique budgétaire concernée par les
dépenses exécutées par le régisseur d’avances
3.5 Transmet le dossier au SE. 1 jour
Le SE 3.6 Signe les mandats de payement et les bordereaux 1 jour
d’émission.
Le Trésorier 3.7 Contrôle, prend en charge et paie les mandats de 1 jour
Communal paiement (reconstitution de l’avance)
4. DERNIERE PHASE : A LA FIN DE L’EXERCICE (AU PLUS
TARD LE 31 DECEMBRE DE L’EXERCICE AU COURS
DUQUEL, L’OPO A REGULARISER EST ETABLI)
Le 4.1 Verse, contre quittance à la caisse du Trésorier
Comptable Communal, le reliquat de l’avance
principal
Le 4.2 Demande l’émission des mandats de paiement de 1 jour
régisseur régularisation à concurrence des pièces justificatives
d’avances qu’il détient encore.
Le DAEF 4.3 Etablit les projets de mandats de paiement et de 1 jour
(C/S AEF) bordereaux d’émission, après vérification.
4.4 Transmet le dossier au SE. 1 jour
4.5 Signe les mandats de payement et les bordereaux 1 jour
d’émission.
Le SE 4.6 Transmet les mandats de payement émis au 1 jour
Trésorier communal, par les bordereaux d’émission.
Le 4.7 Contrôle, prend en charge et paie les mandats de 2 jours
Comptable paiement après avoir accepté les pièces justificatives.
principal

47
Reconstitution de l’Avance
Acteurs Ordre Séquence des activités Délai

d’exécution
1.1 Procède au versement des pièces justificatives des Délai
Le régisseur paiements qu’il a effectués maximum fixé par
d’avances 1.2 Demande la reconstitution de son avance à hauteur l’acte constitutif de
la régie
du montant des dépenses justifiées.
Le DAEF 2.1 Vérifie la conformité des pièces justificatives à 1 jour
(C/S AEF) l’état récapitulatif des dépenses
Etablit la fiche d’engagement, le mandat de 1 jour
2.2 paiement à hauteur du montant des dépenses
justifiées au nom du régisseur qualité.
Le SE 3.1 Signe les mandats de payement et les bordereaux 1 jour
d’émission
3.2 Transmet au Trésorier Communal 1
Le Trésorier 4 Contrôle les titres et procède au versement de 1 jour
Communal l’avance reconstitué.
5 Verse en fin d’année, le reliquat des fonds avancés 1 jour
Le régisseur à la caisse du Trésor et provoque l’émission d’un
d’avances mandat de paiement de régularisation des
dépenses, comme pour une reconstitution
d’avance, pour les pièces justificatives qu'il détient.
Le DAEF 6 Etablit le mandat de paiement et le bordereau 1 jour
(C/S AEF) d’émission après vérification
Le SE 7.1 Signe les mandats de paiement et bordereaux 1 jour
d’émission.
7.2 Les transmet au Trésorier Communal 1 jour
Le Trésorier 8 Contrôle les titres de paiement (accepte les pièces 1 jour
Communal justificatives ou les rejette).
VI-PROCÉDURES COMPTABLES DE LA MAIRIE DE DASSA - ZOUME

48
VI-
PROCÉDURES COMPTABLES
N°6 CHAPITRES
6.1 COMPTABILITE ADMINISTRATIVE
6.2 ELABORATION DE COMPTE ADMINISTRATIF
6.3 COMPTABILITE DES MATIERES
6.4 COMPTABILITE DES VALEURS INACTIVES

49
Aux termes des dispositions de l’article 490 de la loi N° 2021-14 du 20 décembre 2021 portant
Code de l’Administration Territitoriale en République du Bénin, la comptabilité de la
commune est organisée en vue de permettre :
i. la connaissance et le contrôle des opérations budgéltaires et des opérations de
trésorerie ;
ii. la connaissance de la situation du patrimoine ;
iii. la détermination des résultats annuels.
L’Article 491 précise que la commune tient :
i. la comptabilité administrative de l'ordonnateur
ii. les comptabilités du comptable ;
iii. la comptabilité des matières.
Autrement dit, en tant qu’ordonnateur du budget de la Commune, le SE tient, de façon parallèle
au Comptable public (Trésorier Communal), une comptabilité administrative. En outre, il tient
une comptabilité des matières et une comptabilité des valeurs inactives. La comptabilité
administrative permet au SE d’élaborer son compte administratif.
L’article 9 du Décret n° 2017-108 du 27 février 2017 portant Comptabilité des Matières
en République du Bénin dispose que les fonctions d’ordonnateur et de comptable sont
incompatibles.
Cette comptabilité vise à amener les acteurs concernés à gérer, de façon consciente et
professionnelle, les biens publics en vue de leur sécurisation.
Spécifiquement, la comptabilité des matières :
 assure la régularité de la gestion des biens publics
 décrit et contrôle les existants et les mouvements
 contribue à la prévention du gaspillage ;
 veille à l’entretien quotidien des matériels afin de leur garantir une durée de vie
raisonnable
 permet de rendre compte aux différents corps de contrôle.
Enfin, la comptabilité des valeurs inactives est à distinguer des autres valeurs de la commune.
Le SE est compétent pour la commande desdites valeurs inactives. Après la réception des
valeurs inactives par une commission mixte (agents de la commune et agents de la Trésorerie
communale), le Trésorier communal se charge de leur gestion et de leur suivi. Un collaborateur
du SE, le Régisseur de Recettes assure le placement desdites valeurs après s’être
approvisionné auprès du Trésorier communal.
La finalité des comptabilités tenues est la production du compte administratif et du compte de
gestion des matières.
Ces trois ordres de comptabilités sont décrits dans les tableaux séquentiels ci-dessous.

50
1- COMPTABILITE ADMINISTRATIVE
6.1- COMPTABILITE ADMINISTRATIVE
La comptabilité administrative poursuit les objectifs ci-après :

 retracer les prévisions de recettes et les prévisions de dépenses ;
 suivre, en permanence, l’exécution du budget afin de connaître à tout moment :
 les prévisions de recettes
 les émissions des titres de recettes
 les crédits ouverts en dépenses
 le montant des engagements par rapport aux crédits ouverts ;
 les crédits disponibles par rapport aux engagements ;
 les montants des émissions de mandats de paiement ;
 les crédits disponibles par rapport aux émissions de dépenses.
 disposer des informations comptables constituées de façon contradictoires à celles
rassemblées par le Comptable principal;
 élaborer en fin d’exercice budgétaire, le Compte administratif.
La comptabilité administrative englobe trois composantes à savoir :
 la comptabilité des émissions de titres de recettes ;
 la comptabilité des engagements de dépenses ;
 la comptabilité des émissions de mandats de paiement.
6.1.1- Comptabilité des émissions de titres de recettes

Elle est tenue au moyen du registre d’émission des titres de recettes. Les informations
enregistrées à cet effet sont :
 le numéro d’enregistrement de l’opération dans une série chronologique,
 la date d’enregistrement de l’opération,
 le débiteur : Trésorier Communal ou nom et prénoms de toute autre personne
débitrice de la commune,
 les références du titre de recette,
 la rubrique budgétaire concernée,
 la nature de l’opération,
 le montant des émissions,
 le montant des émissions en réduction ou annulation du titre de recette,
 le montant net à recouvrer.
Les séquences des tâches de comptabilisation des émissions de titres de recettes se
présentent ainsi qu’il suit :

51
Délai
Période
Opérations de recettes fiscales

Fait enregistrer chaque opération de recettes Journalièrement
Le DAEF fiscales (émission de titres, annulation ou
1.1
(C/SAEF) ou le réduction de titres) dans le journal des
service des recettes fiscales.
impôts Fait arrêter mensuellement le journal des A la fin de chaque
1.2
recettes fiscales. mois
Opérations de recettes non fiscales
Fait enregistrer l’opération de recettes non Journalièrement
fiscales (émission de titres, annulation ou
2.1
Le DAEF réduction de titres) dans le journal des
(C/SAEF) recettes.
Fait arrêter mensuellement le journal des A la fin de chaque
2.2 mois
recettes.
6.1.2- Comptabilité des engagements de dépenses

La comptabilité des engagements est tenue au moyen du registre conçu à cet effet qui
renseigne les informations suivantes :
 le numéro d’ordre de l’opération d’engagement dans une série chronologique,
 la date d’enregistrement de l’opération,
 le numéro du bon/Lettre de commande ou marché,
 le nom du fournisseur ou prestataire de service,
 l’objet et le montant de l’engagement,
 le montant des crédits ouverts,
 le montant des engagements antérieurs,
 le cumul des engagements,
 le montant des crédits disponibles.
Les séquences à la comptabilité des des tâches afférentes engagements se présentent ainsi
qu’il suit :
Délai
Fait enregistrer les écritures au journal des

engagements (à partir d’un contrat, d’un
1 Au jour le jour
bon de commande, ou de tout autre support
Le DAEF d’engagement).
(C/SAEF) Fait enregistrer les annulations et les
2 Chronologiquement
réductions d’engagements.
Fait arrêter mensuellement le journal des A la fin de chaque
3
engagements. mois

52
6.1.3- Comptabilité des émissions de mandats de paiement
Cette comptabilité est tenue au moyen du registre des mandatements qui permet d’avoir les
informations ci-après:
 le numéro de l’enregistrement de l’opération dans une série chronologique
 la date d’émission du mandat de paiement (MP),
 l’objet de la dépense,
 l’imputation budgétaire,
 le numéro du bordereau d’émission,
 le numéro du mandat de paiement,
 le nom du fournisseur ou du prestataire de service,
 le montant des crédits ouverts,
 le montant des mandatements antérieurs,
 le montant du mandat de paiement émis,
 le cumul des mandatements,
 le montant des crédits disponibles
Les séquences des tâches ainsi qu’il suit :
Délai
Période
Fait le récapitulatif des mandats de paiement

1 sur les bordereaux d’émission, d’annulation ou Au jour le jour
de réduction.
Le DAEF Fait enregistrer les écritures au journal des

(C/SAEF) mandats au vu des bordereaux d’émission de
2 Chronologiquement
mandats ou des bordereaux d’annulation de
mandats.
Arrête mensuellement le journal des
3 Fin de chaque mois
mandatements.
La tenue de la comptabilité administrative est soumise aux différents contrôles. Le Maire est
tenu de contrôler périodiquement les différents registres de la commune.
6.2- ELABORATION DU COMPTE ADMINISTRATIF
6.2- ELABORATION DU COMPTE ADMINISTRATIF
L’élaboration du compte administratif est un aspect essentiel dans la gestion transparente des
finances locales. Sa finalité est de faire apprécier par le citoyen la façon dont les pouvoirs
publics locaux ont exécuté les autorisations budgétaires du Conseil de Supervision, validées
par le Conseil Communal et approuvées par l’autorité de tutelle.
53
Ce souci du compte rendu du budget exécuté (compte administratif) par l’ordonnateur du
budget de la commune (le SE) demeure une exigence du législateur. Aux termes des
dispositions de l’arllcle 544 de la loi précitée, l'ordonnateur élabore le compte administratif au
plus tard le 3l mars de I'année suivant l'exercice considéré.
L'organe délibérant compétent (le Conseil de Supervision) de la commune délibère sur le
compte administratif présenté par l'ordonnateur au plus tard le 3l mai de I'année suivant
I'exercice concerné.
L’élaboration du compte administratif exige le respect de certaines obligations :
 exécution du budget voté dans le respect des principes généraux du droit budgétaire
et de la comptabilité publique auxquels sont soumises les finances locales,
 tenue des comptabilités conformément aux textes en vigueur,
 clôture de l’exercice budgétaire en respect du principe de séparation des exercices,
 production des documents budgétaires et financiers notamment le compte administratif
qui doit être adopté par le Conseil de Supervision.
6.2.1- Procédures liées à la clôture des recettes
Délai
Clôture des opérations de la régie de recettes

1 Arrête le livre journal de la régie de recettes. 31 décembre
Le RR L’arrêté est matérialisé par la mention : « Arrêté le présent
livre journal au montant de… » (montant arrêté en chiffres
31 décembre
et en lettres) avec les signatures du C/DR, du SE et du
Trésorier Communal (après son dernier contrôle).
Contrôle des enregistrements
2 Fait un contrôle arithmétique afin de s’assurer que : Début janvier
Le total des cumuls d’émission de chaque imputation est
égal au montant total de tous les titres de recettes émis par
Le DAEF le SE et acceptés par le Trésorier Communal. Ces deux Début janvier
(C/SAEF) montants recoupent avec le total du dernier bordereau de
développement des recettes de l’exercice.
Le contrôle consiste aussi à s’assurer que tous les titres de
Début janvier
recette enregistrés ont été bien transmis au TC
Rapprochement avec le service des impôts
Rapproche les émissions de titres liées aux recettes
Le DAEF
3 fiscales avec la situation des émissions tenues par les Début janvier
(C/SAEF)
services des impôts.
Rapprochement avec le Trésorier Communal
Rapproche les situations mensuelles transmises par le
Le DAEF
4 Trésorier Communal avec le montant total des émissions Début janvier
(C/SAEF)
du SE.
Arrêté des registres de recettes

54
Procède à l’arrêté des registres (L’arrêté des registres est
matérialisé par la mention « Arrêté le présent registre de
Le DAEF
5 recettes au titre de recettes n°….. du …………….au Début janvier
(C/SAEF)
montant de …………. CFA» avec les signatures du DAEF
(C/SAEF) et du SE.
6.2.2- Procédures liées à la clôture des dépenses
Délai
d’exécution
Clôture des opérations de la régie d’avances 31 décembre
Arrête le livre journal de la régie d’avance sur son dernier
feuillet avec la mention de la référence de la quittance de
reversement du reliquat de l’avance. (L’arrêté est
Le RD 1 31 décembre
matérialisé par un long trait en rouge après l’inscription du
montant de l’avance restituée, suivi des signatures du RD
et du SE).
Arrêté du livre journal des engagements 31 décembre
Procède au contrôle des engagements afin de s’assurer
Le DAEF 2.1 31 décembre
que toutes les dépenses de l’exercice ont été engagées.
(C/SAEF)
2.2 Arrête les engagements au 31 décembre de l’exercice. 31 décembre
Traitement des engagements encours
Le DAEF Traite les engagements non mandatés au 31 décembre de
3 Début janvier
(C/SAEF) l’exercice.
Contrôle des enregistrements
S’assure que tous les engagements et tous les mandats de
paiement sont bien enregistrés au niveau des registres de
4.1 Début janvier
dépense pour leur bon montant et pour la correcte
imputation.
Le DAEF
Procède à un contrôle arithmétique afin de s’assurer que :
(C/SAEF)
le total des cumuls d’émission de chaque imputation est
4.2 égal au montant total de tous les mandats de paiement, ces Début janvier
deux montants recoupent avec le total du dernier
bordereau de développement des dépenses de l’exercice.
Rapprochement avec le Comptable principal
Le DAEF S’assure que le Trésorier Communal a pris en charge tous
5.1 Début janvier
(C/SAEF) les mandats.
Arrêté des registres de dépenses
6.1 Procède à l’arrêté des registres. Début janvier
L’arrêté des registres est matérialisé par la mention de la
Le DAEF formule «Arrêté le présent registre de dépense au mandat
(C/SAEF) n°…..en date du…………….et au montant engagé Début janvier
de………….CFA et mandaté de…………. CFA» Avec les
signatures du C/SAEF et du SE.
Au-delà des opérations budgétaires de clôture, il faut faire remarquer que les travaux de fin
d’exercice demeurent des tâches obligatoires à exécuter si l’on veut élaborer un compte
administratif
TOME 2 : MANUEL sincère.
DE PROCEDURES BUDGETAIRES, COMPTABLES ET FINANCIERES DE LA MAIRIE D’ABOMEY
55
6.2.3- Travaux de fin d’exercice
Ces travaux de fin d’exercice concernent les opérations :
 d’amortissement et de provisionnement,
 de rattachement des charges et des produits (charges à payer, produits à recevoir ainsi
que les produits et charges constatés d’avance),
 des charges à répartir sur plusieurs exercices.
6.2.3.1- Travaux d’amortissement et de provisionnement
Délai
1.1 Procède à l’inventaire des biens meubles et Fin décembre
Le C/SCMa immeubles.
1.2 Transmet le point de l’inventaire au SE. Janvier
Le SE 2 Réceptionne et affecte le point d’inventaire au C/SAEF. Janvier
3.1 Edite conformément au résultat de l’inventaire les titres Janvier
Le DAEF (C/SAF) appropriés.
3.2 Transmet au SE les différents titres édités. Janvier
Le SE 4 Consacre l’émission des différents titres. Début février
Enregistre dans les livres journaux appropriés les titres Début février
5.1
émis.
Le DAEF (C/SAF)
Assure la transmission des titres émis au Trésorier Début février
5.2
Communal.
6.1 Réceptionne les titres. Début février
6.2 Effectue les contrôles nécessaires. Début février
Le Trésorier
Communal Prend en charge les titres reçus (cette prise en charge Début février
6.3 fait constater les produits et les charges au profit et à
l’encontre de la commune).
6.2.3.2- Travaux de rattachement des charges et des produits (charges à payer, produits
à recevoir ainsi que les produits et charges constatés d’avance)
Les opérations de produits et des charges sont destinées à :
 intégrer dans le résultat de fonctionnement de l’exercice, les charges et les produits qui
le concernent,
 extraire des composantes de ce résultat, les charges et les produits qui ne le
concernent pas.
6.2.3.2.1- Produits à recevoir

A la clôture de l’exercice, les recettes de fonctionnement non encore mis en recouvrement et
correspondant à des recettes certaines, donnent lieu pour chacun des articles budgétaires
concernés à émission d’un titre de recette.
Délai
Fait le point de recettes certaines attendues et non
Le DAEF 1.1 Fin décembre
parvenues au 31 décembre.
(C/SAEF)
1.2 Fait l’état récapitulatif lié à chaque recette. Fin décembre

56
1.3 Transmet au SE cet état pour signature. Fin décembre
2.1 Contrôle et signe l’état récapitulatif. Fin décembre
Le SE
2.2 Envoie au C/SAEF l’état signé. Fin décembre
Le 3 Etablit les titres de recettes et les envoie au SE. Février
C/SAEF
Le SE 4 Emet les titres de recette et les transmet au C/SAEF. Février
Le DAEF Enregistre les titres émis en assurant la transmission
5 Février
(C/SAEF) au Trésorier Communal.
6.1 Réceptionne les titres de recette. Février
Le 6.2 Effectue les contrôles nécessaires. Février
Trésorier Prend en charge les titres de recette reçus au 31
Communal 6.3 décembre (cette prise en charge fait constater les Février
produits au profit de la commune)
Au début de l’exercice suivant (premier jour ouvrable de l’exercice suivant), le SE émet un titre
de recette d’annulation appuyé du double de l’état récapitulatif de rattachement produit à la
clôture de l’exercice précédent.
6.2.3.2.2- Charges à payer

A la clôture de l’exercice, les dépenses de fonctionnement non encore mises en paiement et
correspondant à des dépenses engagées mais non mandatées et correspondant à un service
fait avant le 31 décembre, donnent lieu pour chacun des articles budgétaires concernés à
émission d’un mandat de paiement.
Délai
Fait le point des dépenses engagées non mandatées

1.1 Fin décembre
Le DAEF pour les services faits au 31 décembre.
(C/SAF) 1.2 Fait l’état récapitulatif lié à chaque dépense. Fin décembre
Le SE
2.2 Envoie au C/SAF l’état signé. Fin décembre
Le DAEF
3 Etablit les mandats de paiement et les envoie au SE. Février
(C/SAF)
Emet les mandats de paiement et les transmet au DAEF
Le SE 4 Février
(C/SAEF).
Le Le
Enregistre les titres émis en assurant la transmission au
DAEF 5 Février
Trésorier Communal.
(C/SAF)
6.1 Réceptionne les mandats de paiement. Février
Trésorier Prend en charge les mandats de paiement reçus au 31
Communal 6.3 décembre (cette prise en charge fait constater les Février
charges à l’encontre de la commune).

57
Au début de l’exercice suivant (premier jour ouvrable de l’exercice suivant), le SE émet un
mandat de paiement d’annulation appuyé du double de l’état récapitulatif de rattachement
produit à la clôture de l’exercice précédent.
6.2.3.2.3- Produits constatés d’avance

A la clôture de l’exercice, les recettes de fonctionnement comptabilisées au cours de l’exercice
et qui se rapportent en totalité ou en partie à l’exercice suivant ou aux exercices suivants,
donnent lieu pour chacun des articles budgétaires concernés à émission d’un titre de recette
d’annulation ou de réduction.
Délai
Fait au 31 décembre le point de recettes Fin décembre

1.1 recouvrées qui concernent tout ou partie les
Le DAEF exercices à venir.
(C/SAF)
1.2 Fait l’état récapitulatif lié à chaque recette. Fin décembre
Le SE
Le DAEF Etablit les titres de recettes d’annulation ou de
3 Février
(C/SAF) réduction et les envoie au SE
Emet les titres de recette d’annulation ou de
Le SE 4 Février
réduction et les transmet au C/SAEF.
Le DAEF Enregistre les titres émis en assurant la
5 Février
(C/SAF) transmission au Trésorier Communal.
6.1 Réceptionne les titres de recette d’annulation Février
6.2 ou de réduction.
Effectue les contrôles nécessaires. Février
Le Trésorier Prend en charge les titres de recette d’annulation ou
Communal de réduction reçus au 31 décembre (cette prise en
6.3 charge fait constater la diminution des produits de la
Février
commune pour cet exercice).
Au début de l’exercice suivant (premier jour ouvrable de l’exercice suivant), le SE émet un titre
de recette ordinaire se rapportant à l’exercice, appuyé du double de l’état récapitulatif de
rattachement produit à la clôture de l’exercice précédent.
6.2.3.2.4- Charges constatées d’avance

A la clôture de l’exercice, les dépenses de fonctionnement comptabilisées au cours de
l’exercice et qui se rapportent en totalité ou en partie à l’exercice suivant ou aux exercices
suivants, donnent lieu pour chacun des a rticles budgétaires concernés à émission de mandat
de paiement d’annulation ou de réduction.

58
Délai d’exécution
Fait au 31 décembre le point des dépenses

1.1 comptabilisées qui concernent tout ou partie les Fin décembre
Le DAEF exercices à venir.
(C/SAEF) 1.2 Fait l’état récapitulatif lié à chaque dépense. Fin décembre
Le SE 2.1 Contrôle et signe l’état récapitulatif. Fin décembre
Le DAEF Etablit les mandats de paiement d’annulation ou

3 Février
(C/SAEF) de réduction et les envoie au SE.
Emet les mandats de paiement d’annulation ou

Le SE 4 Février
de réduction et les transmet au DAEF (C/SAEF).
Le DAEF Enregistre les mandats émis en assurant la
5 Février
(C/SAEF) transmission au Trésorier Communal.
Réceptionne les mandats de paiement
6.1 Février
d’annulation ou de réduction.
Trésorier Prend en charge les mandats de paiement
Communal d’annulation ou de réduction reçus au 31
6.3 décembre (cette prise en charge fait constater la Février
diminution des charges de la commune pour cet
exercice).
Au début de l’exercice suivant (premier jour ouvrable de l’exercice suivant), le SE émet un

mandat de paiement ordinaire se rapportant à l’exercice, appuyé du double de l’état
récapitulatif de rattachement produit à la clôture de l’exercice précédent
6.2.3.2.5- Charges à répartir sur plusieurs exercices

Il s’agit des charges dont les montants sont importants et ne sauraient être supportés par un
seul exercice.
Le Conseil de Supervision, sur proposition du SE validée par le Conseil Communal, décide de
l’étalement de ces charges sur un certain nombre d’exercices.
Délai
Identifie et fait le point des charges concernées
devant faire objet d’étalement conformément à la Courant
Le DAEF 1.1
délibération du Conseil de Supervision validée par janvier
(C/SAEF) le Conseil Communal.
1.2 Transmet le point au SE. Janvier
Le SE 2 Prend un acte matérialisant l’étalement de la Janvier
charge.

59
Délai
Etablit les projets de titres (un titre de recette en
fonctionnement, un mandat de paiement en
investissement, un mandat de paiement en
fonctionnement, un titre de recette en
Le DAEF 3.1 investissement) pour le premier exercice. En ce Janvier
(C/SAEF) qui concerne les exercices suivants, seule
l’opération de la charge étalée sera constatée (un
mandat de paiement en fonctionnement et un titre
de recette en investissement).
3.2 Transmet au SE ces titres. Janvier
Emet les titres appropriés et les transmet au DAEF
Le SE 4 Janvier
(C/SAEF).
Enregistre ces titres dans les livres journaux
Le C/SAEF 5 appropriés en assurant leur transmission au Janvier
Trésorier Communal.
6.1 Réceptionne les titres. Janvier
Le Trésorier
6.2 Effectue les contrôles nécessaires. Février
Communal
6.3 Prend en charge les titres. Février
6.2.4- Procédures liées à l’élaboration du compte administratif

Cette procédure est décrite dans le guide d’élaboration du compte administratif des communes
en République du Bénin. Les acteurs communaux ont l’obligation de s’y référer en vue de son
élaboration et son vote. Elle se présente ainsi qu’il suit :
Responsable ou Ordre
Délais
service en Taches à exécuter
d’exécution
charge
Procédure d’élaboration
Le Directeur des 1.1 Procède à la régularisation de certaines
Fin janvier
Affaires opérations à la fin de l’exercice.
Economiques et 1.2 Etablit le compte administratif à partir des
Mars
Financières (via du journaux de recettes et de dépenses.
Service des 1.3 Procède au contrôle de conformité avec la
Mars
Affaires partie budgétaire du compte de gestion.
Economiques et 1.4 Transmet le compte au SE.
Avril
Financières)
Procédure de vote et d’approbation
1 Transmet le compte administratif au Maire
Le SE Mai
pour l’invitation du Conseil de Supervision
Le Conseil de 2 Examine et adopte le compte administratif
Supervision
Juin
3 Saisit le conseil communal pour l’examen, le
Le Maire vote et la validation du compte administratif Juin
ainsi élaboré.

60
Le conseil 2 Délibère et valide au plus tard le 1er juillet de Au plus tard
municipal l’année suivant l’exercice budgétaire. le 1er juillet
3 Dispose d’un mois après la date de réception
L’autorité de tutelle du compte administratif pour donner son 1mois
approbation.
6.3- COMPTABILITE DES MATIERES
6.3- COMPTABILITE DES MATIERES
6.3.1- Procédures de reception de matériels et matières

Délai
Acteurs Ordre Séquences des taches d’exécution
La PRMP 1.1 Convoque la commission ad’hoc de réception. 1 jour

Réceptionne les matières, en vérifiant la conformité 1 jour
2.1 de la livraison par rapport aux spécifications de la
La commande (quantité, qualité).
commission 1 jour
2.2 Établit le PV de la réception et le transmet au SE
ad’hoc
Remet la facture et le bordereau de livraison (ou le 1 jour
2.3
PV de réception) au C/SCMA.
3.1 Reçoit la facture et le bordereau de livraison ou PV 1 jour
3.2 Vérifie la conformité du bordereau avec la facture 1 jour
3.3 Corrige en cas d'anomalies. 1 jour
Etablit l’ordre d’entrée sous la signature de 1 jour
3.4
l’ordonnateur des matières qu’est le SE
Transfère au SE : l’ordre d’entrée ; PV de réception 1 jour
3.5
Le C/SCMa et facture
Passe au livre-journal les écritures nécessaires à 1 jour
3.6
l'entrée.
Ouvre le compte de gestion des matières pour les 1 jour
3.7 biens qui viennent d’être acquis pour la première fois
et passe les écritures nécessaires à la fin de l’année.
Classe les copies de la facture, l'ordre d'entrée et le 1 jour
3.8
bordereau de livraison (ou le PV de réception).
Interpelle le fournisseur pour correction ou 1 jour
Le SE 4.1
remplacement
1 jour
4.2 Affecte la facture au DAEF (C/SAEF)
Toutes les matières, à savoir, les fournitures, les consommables, ainsi que les biens meubles
et immeubles doivent faire l’objet de codification
Les biens meubles et immeubles doivent, en plus, faire l’objet d’immatriculation.
 La codification des matières consiste à identifier chaque bien meuble ou immeuble, sur
la base d’un numéro appelé « code ».
 L’immatriculation consiste à inscrire ou à marquer physiquement un numéro sur un
61
bien meuble ou immeuble afin de faciliter son identification.
6.3.2- Procédures de sortie de fournitures et matériels de bureau
Délai
Etablit la demande de fournitures ou de 1 jour

1.1
Le Responsable du matériels de bureau.
service utilisateur Envoie la demande de fournitures au 1 jour
1.2
C/SCMa via le SE
Examine la demande, l’apprécie et 1 jour
Le C/SCMa 2
l’envoie au préposé ou au magasinier
Le Préposé ou le Fait remplir le bon de sortie par le 1 jour
3
magasinier responsable du service utilisateur
Signent le bon de sortie contresigné par le 1 jour
4
Le Préposé ou le C/SCMa.
magasinier et le 1 jour
Responsable du 5.1 Sert le responsable du service utilisateur.
service utilisateur 1 jour
5.2 Enregistre la sortie sur la fiche de stock.
Passe au livre-journal et dans les autres 1 jour
Le C/ SCMa 5.3 documents comptables les écritures
nécessaires à la sortie.
6.3.3- Procédures de sortie suite à une reforme de stocks périssables
Délai
d’exécution
Etablit la liste des stocks périssables à proposer à 1 jour
1.1 la réforme (après l’inventaire des
Le C/SCMa approvisionnements des magasins et les
matériels en service). 1 jour
1.2 Envoie la liste au SE
Envoie la liste des matières à proposer à la 1 jour
reforme par voie hiérarchique au ministre chargé
Le SE 2
des Finances à l’attention du Directeur Général du
Matériel et de la Logistique.
Le Ministre 1 jour
en charge
3 Saisit la Commission de réforme.
des
Finances
Examine et évalue la totalité des stocks 2 jours
4.1
La périssables proposés à la réforme.
Commission Etablit le PV de réforme et le tableau annexe qui 2 jours
de Réforme 4.2 présente les conclusions de la commission sur les
biens proposés à la réforme.
4.3 Signe le PV de réforme et le tableau annexe. 1 jour

62
Transmet le PV de réforme et le tableau annexe 1 jour
4.4 au Ministre en charge des Finances pour
approbation.
5.1 Reçoit le PV de réforme et le tableau annexe. 1 jour
Le Ministre Examine le PV de réforme, le tableau annexe et 1 jour
en charge 5.2
les conclusions de la Commission de réforme.
des Décide de la conservation, de la transformation, 1 jour
Finances 5.3 de la vente ou de la destruction des stocks
périssables.
6.3.4- Procédures de sortie, suite à une reforme de stocks périssables destinés à la

vente
Délai
Le Ministère 1 jour
Transmet le PV de réforme au Président de la Commission
en charge 1
de réforme.
des Finances
2.1 Reçoit le PV de réforme et le tableau. 1 jour
Le Président
2.2 Procède à la vente des stocks périssables réformés. 1 jour
de la
Commission 1 jour
2.3 Etablit le PV de vente et le tableau annexe.
de reforme
2.4 Transmet le PV de vente et le tableau annexe au SE. 1 jour
3.1 Reçoit le PV de vente et le tableau Annexe. 1 jour
3.2 Vérifie la conformité du PV de vente et du tableau annexe. 1 jour
3.3 Saisit la commission de réforme en cas d'anomalies. 1 jour
Le SE 3.4 Fait établir, par le C/SCMa, l'ordre de sortie. 1 jour
3.5 Signe l'ordre de sortie. 1 jour
Transmet l'ordre de sortie, le PV de vente et le tableau 1 jour
3.6
annexe au C/SCMa.
Reçoit le PV de vente, le tableau annexe et l'ordre de sortie 1 jour
4.1
des stocks périssables.
Vérifie la conformité de l'ordre de sortie avec le PV de vente 1 jour
4.2
et le tableau annexe.
Le C/SCMa 4.3 Informe le SE en cas d'anomalies. 1 jour
Contresigne l'ordre de sortie et le fait décharger par le 1 jour
4.4
bénéficiaire après remise des stocks périssables vendus.
Passe au livre-journal et dans les autres documents 1 jour
4.5
comptables les écritures nécessaires à la sortie.

63
destruction
Délai
Le Ministère 1 jour
Transmet le PV de réforme et le tableau annexe au
en charge 1
Président de la Commission de réforme.
des Finances
Le Président 2.1 Reçoit le PV de réforme et le tableau annexe. 1 jour
de la 2.2 Etablit le PV de destruction et le tableau annexe. 1 jour
Commission Transmet le PV de destruction et le tableau annexe 1 jour
de reforme 2.3
au SE.
3.1 Reçoit le PV de destruction et le tableau annexe. 1 jour
Vérifie la conformité du PV de réforme et du tableau 1 jour
3.2
annexe.
Informe le Président de la Commission de réforme en 1 jour
3.3
cas d'anomalies.
Fait détruire les stocks périssables en présence des 1 jour
Le SE 3.4
membres de la Commission de réforme.
3.5 Fait établir l'ordre de sortie. 1 jour
Signe l'ordre de sortie, cosigné par le Président de la 1 jour
3.6
commission de réforme.
Transmet l'ordre de sortie, le PV de destruction et le 1 jour
3.7
tableau annexe au C/SCMa.
Reçoit le PV de destruction, le tableau annexe et 1 jour
4.1
l'ordre de sortie.
Vérifie la conformité de l'ordre de sortie avec le PV de 1 jour
4.2
destruction et le tableau annexe.
4.3 Informe le SE en cas d'anomalies. 1 jour
Le C/SCMa
4.4 Contresigne l'ordre de sortie. 1 jour
Passe au livre-journal et dans les autres documents 1 jour
4.5
comptables les écritures nécessaires à une sortie.
Classe l'ordre de sortie, le PV de réforme, le PV de 1 jour
4.6
destruction.
6.3.6- Procédures de sortie, suite à une reforme de matériel destiné à la vente
Délai
Le Ministre 1 jour
en charge Transmet le PV de réforme et le tableau annexe au
1
des Président de la commission de réforme.
Finances
2.1 Reçoit le PV de réforme et le tableau annexe. 1 jour
La 2.2 Procède à la vente du matériel réformé. 1 jour
Commission
2.3 Etablit le PV de vente et le tableau annexe. 1 jour
de reforme
2.4 Transmet le PV de vente et le tableau annexe au SE. 1 jour
Le SE 3.1 Reçoit le PV de vente et le tableau annexe. 1 jour

64
Délai
Fait vérifier la conformité du PV de vente et le tableau 1 jour

3.2
annexe.
Informe le Président de la commission de réforme en cas 1 jour
3.3
d'anomalies.
3.4 Fait établir et signe l'ordre de sortie. 1 jour
Transmet l'ordre de sortie, le PV de Vente et le tableau 1 jour
3.5
annexe au C/SCMa.
Reçoit le PV de vente et le tableau annexe et l'ordre de 1 jour
4.1
sortie des matériels vendus.
Vérifie la conformité de l'ordre de sortie avec le PV de vente 1 jour
4.2
et le tableau annexe.
Le C/SCMa Contresigne l'ordre de sortie et le fait décharger par le 1 jour
4.4
bénéficiaire après remise de l’équipement.
Passe les écritures nécessaires dans les documents 1 jour
4.5
comptables.
Classe le PV de réforme, le PV de vente et leurs tableaux 1 jour
4.6
annexes et l'ordre de sortie.
6.3.7- Procédures de sortie, suite à une reforme de matériel destiné à la destruction
Délai
Le Ministre 1 jour
Transmet le PV de réforme et le tableau annexe au
en charg des 1
Président de la Commission de réforme.
Finances
Le Président 2.1 Reçoit le PV de réforme et le tableau annexe. 1 jour
de la 1 jour
Etablit et transmet le PV de destruction et le tableau
commission 2.2
annexe au SE.
de reforme
3.1 Reçoit le PV de destruction et le tableau annexe. 1 jour
Vérifie la conformité du PV de réforme et du tableau 1 jour
3.2
annexe.
Informe le Président de la commission de réforme 1 jour
3.3
en cas d'anomalies.
Le SE
Fait détruire le matériel réformé en présence des 1 jour
3.4
membres de la commission de réforme.
3.5 Fait établir et signe l'ordre de sortie. 1 jour
Transmet l'ordre de sortie, le PV de destruction et 1 jour
3.6
le tableau annexe au C/SCMa.
Reçoit le PV de destruction, le tableau annexe et 1 jour
Le C/SCMa 4.1
l'ordre de sortie.

65
Vérifie la conformité de l'ordre de sortie avec le PV 1 jour
4.2
de destruction et le tableau annexe.
4.4 Contresigne l'ordre de sortie. 1 jour
Passe au livre-journal et dans les autres 1 jour
4.5 documents comptables les écritures nécessaires à
la sortie.
Classe l'ordre de sortie, le PV de réforme, le PV de 1 jour
4.6
destruction et leurs tableaux.
6.3.8- Procédures d’inventaire
Délai
Crée une commission d'inventaire conformément 1 jour

1.1
aux textes en vigueur.
Le SE
Convoque la commission d'inventaire conformément 1 jour
1.2
aux textes en vigueur.
La 1 jour
2 Procède au comptage physique des matières.
Commission
d'inventaire 3.1 Etablit et signe le relevé d'inventaire des matières. 1 jour
Le C/SCMa
3.2 Transmet le relevé d'inventaire des matières au SE. 1 jour
Compare l'existant réel recensé physiquement et 1 jour
4.1
l'existant théorique comptable.
Transmet un exemplaire du PV d'inventaire à la 1 jour
commission d'inventaire pour information en cas d'écart
4.2
entre l'existant théorique comptable et l'existant réel
Le SE physique.
Demande au comptable des matières l'origine des écarts 1 jour
4.3 constatés en vue des sanctions et régularisations
nécessaires. (Les écarts doivent être justifiés dans le PV).
Fait établir et signe le PV d'inventaire cosigné par les 1 jour
4.4
membres de la commission d’inventaire.
Le C/SCMa 5 Passe les écritures de régularisation. 1 jour
6.3.9- Procédures de gestion du parc automobile/ moto de Pool
Délai
Le responsable 1 jour
1 Prépare un tableau de mouvement des véhicules.
parc
2.1 Programme l’utilisation des véhicules. 1 jour
Le C/SCMa Apprécie le type de matériel compatible à la mission 1 jour
2.2
(travail) et définit la durée du travail.

66
Estime le carburant nécessaire en fonction de la 1 jour
2.3 tâche, de la durée et de la consommation du
véhicule.
Met le carburant à la disposition du responsable 1 jour
2.4
parc avec le visa préalable du DAEF (C/SAEF).
Met le véhicule et le conducteur à la disposition de 1 jour
2.5 l’unité utilisatrice. Chaque véhicule dispose d’un
carnet de bord pour le suivi.
Mentionne l’heure de départ, le lieu d’affectation du 1 jour
Le responsable 3.1
véhicule sur son tableau de mouvement.
parc
3.2 Exécute les instructions. 1 jour
4.1 Relève les pannes et anomalies constatées. 1 jour
Le conducteur Fait un rapport sur l’état du véhicule au responsable 1 jour
4.2
parc.
5 Saisis-le C/SCMa pour réparations.
parc
6.1 Fait préparer le bon de réparation. 1 jour
Le C/SCMa
6.2 Le transmet au responsable parc. 1 jour
7.1 Transmet le bon de réparation au garage désigné.
parc
8.1 Fait les réparations nécessaires sur le véhicule. 1 jour
Le garagiste
8.2 Etablit la facture et l’adresse à la mairie. 1 jour
Vise le bordereau de réparation après s’être assuré 1 jour
Le responsable
9.1 que la réparation est bien faite, puis la transmet au
parc
C/SAEF.
Le C/SAEF 9.2 Certifie et liquide les factures. 1 jour
Le responsable Veille à l’entretien périodique des véhicules 1 jour
9.3
parc
NB: Cette procédure reste valable pour les engins 1 jour
lourds (niveleuse, camions, chargeuses etc.)
6.4- COMPTABILITE DES VALEURS INACTIVES
6.4- COMPTABILITE DES VALEURS INACTIVES
Les valeurs inactives sont des formules de toutes natures qui n’acquièrent une valeur que dans
la mesure où elles font l’objet d’une émission par le comptable habilité à cet effet (Brolles et
al. 2010, Budget des communes, Gestion et Comptabilité).
Sont aussi appelées valeurs inactives, certaines valeurs, autres que du numéraire, qui sont
déposées par des tiers et n’entrent pas dans la situation de la collectivité. Il convient de

67
préciser que cette dernière catégorie de valeurs inactives n’est pas concernée par le présent
manuel de procédures.
Les valeurs inactives concernées, servent au recouvrement d’une partie des recettes propres
non fiscales inscrites au budget de la commune qui sont essentiellement constituées des taxes,
des droits et d’autres prestations de l’état civil perçus sans établissement préalable de titre de
perception. Les recettes ainsi recouvrées contribuent au fonctionnement de l’administration
locale.
Il existe à la date d’aujourd’hui quatre (04) catégories de valeurs inactives utilisées dans les
communes que sont :
 la catégorie des timbres : timbres de légalisation des actes administratifs, de dépôt de
signature, etc ;
 la catégorie des tickets : droit de stationnement, droit de place sur marché, etc ;
 la catégorie des imprimés : attestation ou certificat de résidence, convention de vente
de terrain, certificat de vie et de charge, etc.;
 la catégorie des formules dématérialisées.
6.4.1- Commande
La commande relève de la compétence de l’ordonnateur du budget de la commune qu’est le
SE. La commande des valeurs inactives comprend trois (3) principales phases à savoir :
 l’expression des besoins ;
 la commande proprement dite et ;
 la livraison des valeurs inactives.
Délai
Fait faire, par le DAEF (C/SAEF), sur la base des 1 jour

besoins exprimés par le Trésorier Communal, le point
1.1
quantitatif des précédentes commandes et l'évaluation
Le SE
de l’état du stock.
Fait passer la commande publique des valeurs 1 jour
1.2
inactives en conformité avec la loi et décrets.
Le DAEF 1 jour
2 Etablit le bon de commande ou lettre de commande.
(C/SAEF)
1 jour
En collaboration avec le Trésorier Communal, apprécie
3.1 les spécimens et apporte des observations
éventuelles.
Le SE
3.2 Délivre le « Vu Bon à tirer ». 1 jour
1 jour
3.3 Autorise l’imprimeur à procéder au tirage.
NB : Le bon de commande ou la lettre de commande présente toutes les caractéristiques de

chacune des valeurs inactives à imprimer. Il doit y être mentionné l’obligation qui est faite à
l’imprimeur, d’adresser un spécimen de chaque nature de valeurs inactives au SE avant
impression
68
Les besoins en valeurs inactives pour le compte d’une année N doivent être exprimés par
le comptable principal juste après l’adoption du budget, après évaluation des stocks
disponibles tant au niveau de son portefeuille qu’au niveau des correspondants et en tenant
compte de la pratique d’incinération ou de reconduction de valeurs inactives de la
commune.
Il est souhaitable que la commande se fasse avant la mise en exécution du budget, afin
d’assurer la disponibilité des valeurs inactives poinçonnées et prises en charge au plus tard
le 1er janvier de l’année N.
Toutes les valeurs inactives doivent porter les mentions ci-après :
- l’insigne ou le logo et le nom de la commune ou de la structure émettrice ;
- la valeur faciale s’il y a lieu ;
- le millésime, c’est-à-dire l’année budgétaire à laquelle appartiennent ces valeurs inactives
;
- la codification des valeurs inactives.
NB : Il est souhaitable que les couleurs des valeurs inactives varient d’une gestion à une
autre.
6.4.2- Réception des valeurs inactives comme commande publique
Délai
1.1 Réceptionne les valeurs inactives. 1 jour
Vérifie par nature et par feuille les carnets de 1 jour
Commission de 1.2 valeurs inactives et les timbres livrés par
réception : (SE l’imprimeur.
ou son Vérifie la conformité à toutes les 1 jour
1.3
représentant, le spécifications de la commande.
C/SAEF, le Refuse et retourne à l’imprimeur les valeurs 1 jour
Trésorier inactives dont l’impression n’est pas
1.4
Communal) en conforme aux spécimens ayant reçu le « Bon
présence de à tirer » ; afin qu’il les reprenne.
l’imprimeur Etablit le procès-verbal de réception en 1 jour
1.5 quatre exemplaires signés par toutes les
parties en présence en cas de réception.
La gestion des valeurs inactives incombe au Trésorier Communal. A ce titre, aux termes de
cette réception, les valeurs inactives doivent être transmises au Trésorier Communal pour
prise en charge. Cette transmission se fait au moyen d’un bordereau d’envoi. Le Trésorier
Communal doit procéder, lors de la réception des valeurs, aux contrôles d’usage se rapportant
à la malfaçon ou à l’exactitude en nombre et en montant des valeurs inactives reçues et aux
mentions obligatoires.

69
Toutes les valeurs inactives doivent être poinçonnées avant leur usage. Le poinçonnage relève
de la compétence du Trésorier Départemental, supérieur immédiat du Trésorier Communal,
mais se déroule dans l’enceinte de la Trésorerie communale.
6.4.3- Approvisionnement du régisseur de recettes
Délai
Etablit la demande d’approvisionnement de valeurs 1 jour

1.1
inactives.
Le RR
Fait viser la demande par le C/SAEF et le SE avant de la 1 jour
1.2
transmettre au Trésorier Communal.
2.1 Apprécie la demande. 1 jour
Le Trésorier 2.2 Remet les valeurs inactives au RR. 1 jour
Communal Etablit un bon d’approvisionnement ou état de remise de 1 jour
2.3
valeurs inactives signé du Trésorier Communal et du RR.
6.4.4- Placement des valeurs inactives

Délai
d’exécution
Remet les valeurs inactives aux correspondants 1 jour
1.1 ou aux intermédiaires sur présentation par ceux-ci
du point de placement des valeurs inactives.
Le RR Délivre à chaque correspondant ou intermédiaire 1 jour
1.2
un état des valeurs mises à la disposition.
Ouvre des cahiers de gestion dans lesquels sont 1 jour
1.3
retracées les mouvements des valeurs inactives.
6.4.5- Vente, centralisation et reversements des recettes au Trésor public

Lorsque le Régisseur de recettes vend tout ou une partie des valeurs inactives reçues du
Trésorier Communal, il se présente au guichet de ce dernier pour faire le reversement de
recettes, sur la base d’un état récapitulatif de versement. En retour, il reçoit de la caisse du
Trésorier Communal, une quittance du montant correspondant.
Délai
Peut vendre directement des valeurs inactives de 1 jour

Le RR 1 sa caisse. Dans ce cas, il garde l’argent dans son
coffre.
Le guichet Vend les valeurs inactives et verse journellement 1 jour
2
unique. les fonds au régisseur.

70
Les agents Reversent les fonds collectés tous les jours 1 jour
3
collecteurs ouvrables au régisseur
Autres Reversent les fonds directement à la Trésorerie 1 jour
4
structures communale.
5.1 Centralise les recettes. 1 jour
Etablit le bordereau de versement des recettes en 1 jour
5.2
deux exemplaires.
Reverse les fonds collectés à la caisse de la 1 jour
5.3
Le RR Trésorerie communale.
Conserve les quittances pour justifier les 1 jour
5.4
reversements.
Transcrit les opérations dans le registre « registre 1 jour
5.5
des valeurs inactives ».
Le comptable principal doit effectuer régulièrement des contrôles inopinés sur place et sur
pièces au niveau de la Régie de Recettes ou des collecteurs, au moins une fois par trimestre.
A la fin de l’exercice budgétaire, il existe des opérations relatives aux valeurs inactives. Elles
sont au nombre de cinq (5).
6.4.5.1- Récolement
C’est le retour des valeurs inactives invendues par le Régisseur de Recettes. Ce retour s’opère
de façon générale et automatique en fin d’exercice budgétaire au plus tard le 31 décembre, et
de façon exceptionnelle en cours de gestion. Le caractère exceptionnel de ce retour est dû
soit :
 à l’existence avérée ou soupçonnée de valeurs inactives parallèles ou frauduleuses ;
 à la constatation de malfaçons sur certaines natures de valeurs inactives déjà
réceptionnées, poinçonnées et prises en charge;
 à la disparition d’un correspondant du Régisseur ;
 au décès d’un correspondant du Régisseur;
 au cas de catastrophe (incendie, inondation, …)
Cette opération est effectuée par une commission constituée comme suit :
 Président : le Trésorier Communal ;
 Membres : le RR - le Teneur du millésime des valeurs inactives à la Trésorerie
communale ;
- le DAEF (C/SAF) - un agent de la Trésorerie communale.
Les travaux de cette commission sont sanctionnés par un procès-verbal de récolement signé
des membres présents. Les valeurs inactives ayant fait l’objet de récolement, sont remises au
portefeuille du Trésorier Communal.
6.4.5.2- Mise en reconduction

Elle consiste à rendre valides en année N+1, les valeurs inactives récolées pour cause
d’invendu et celles qui sont restées dans le portefeuille du Trésorier Communal au 31 décembre
de l’année N. Aucune valeur inactive n’est mise en reconduction plus d’une fois.

71
6.4.5.3- Reconduction
Elle fait réintégrer au portefeuille, les valeurs inactives mises en reconduction. Aucune valeur
inactive ne devant être reconduite plus d’une fois. Toute valeur inactive reconduite une fois au
cours d’une année, est incinérée l’année suivante.
Les travaux de reconduction de certaines valeurs inactives sont exécutés par une commission
composée de:
 Président : le SE de la Commune ou son représentant ;
 Rapporteur : le Trésorier Communal ;
 Membres : le Teneur du millésime des valeurs inactives à la Trésorerie communale ;
- le C/SAEF - le RR
Ces travaux sont sanctionnés par un procès-verbal signé de tous les membres présents ou
représentés.
6.4.5.4- Destruction ou incinération des valeurs inactives

Ici, il est question de détruire toutes les valeurs inactives inaptes à la circulation. De façon
générale et automatique, cette destruction s’opère en fin d’année pour des valeurs inactives
déjà reconduites une fois et pour toutes les souches des valeurs inactives vendues.
L’incinération des valeurs inactives est assurée par une commission ad-hoc après délibération
du conseil communal. Ces travaux d’incinération sont sanctionnés par un procès-verbal signé
des membres présents ou représentés. La commission ad-hoc est composée de:
 Président : le SE de la Commune ou son représentant ;
 Vice-Président : le Trésorier Départemental ;
 Rapporteur : le Trésorier Communal;
 Membres :
 le Teneur du millésime des valeurs inactives à la Trésorerie communale ;
 le C/SAEF;
 le RR ;
 le Président de la commission des affaires économiques et financières du conseil
communal et un (01) conseiller communal
Toute opération d’incinération doit se dérouler en présence d’un officier de police judiciaire ou
un huissier. Ce dernier établit un procès-verbal ou un rapport de constat différent de la
commission à l’issue de l’opération et en fait copies à la mairie, à la Trésorerie communale et
à la Recette des Finances.
6.4.5.5- Contrôle
Le contrôle en fin d’année est obligatoire et doit consister pour le Trésorier Communal, à la
vérification des régisseurs, le dernier jour ouvrable de l’année. Ce qui suppose que tous les
collecteurs ont ramené les situations de leurs stocks. Cette vérification est assortie d’un
procès- verbal.

72
VII- PROCÉDURES FINANCIERES DE LA MAIRIE DE DASSA - ZO
VII-
PROCÉDURES FINANCIERES
N°7 CHAPITRES
7.1 CONFECTION DE PLAN DE TRESORERIE
7.2 VALIDATION ET SUIVI DU PLAN DE TRESORERIE

73
Les procédures financières dans le cadre de ce manuel, portent uniquement sur la gestion
de la trésorerie.
En vertu des dispositions de l’article 486 de la loi précitée, les opérations de trésorerie sont
celles relatives è tous les mouvemenls de numéraires, de valeurs mobilisables, de comptes
de dépôts, de comptes courants, de créances et de dettes à court, moyen el long termes.
Les opérations de trésorerie comprennent :
i. les opérations d'encaissement et de décaissement ;
ii. I'approvisionnement el le dégagement en fonds des caisses publiques ;
iii. les tirages sur financements extérieurs, l'émission, la conversion, la geslion ei le
remboursement des emprunts publics à court, moyen el long termes ;
iv. les opérations de prêts et d'avances ;
v. I'encaissement des produils des cessions d’actifs.
L’article 487 de la même loi dispose que les opérations de trésorerie sont exécutées par le
comtable de la commune soit spontanément, soit sur ordre de I'ordonnateur ou à la demande
des tiers qualifiés. Elles sont décriles par nature pour leur totalilé el sans contraction enlre
elles.
Il est important de souligner que le comptable de la Commune convient avec le SE de la
trésorerie qui doit être mise à la disposition de la Commune, pour faire face aux dépenses
programmées. Pour ce faire, le comptable et le SE établissent, en fonction des disponibilités,
un plan de trésorerie auquel ils doivent se conformer.
Les objectifs de la trésorerie sont triples :
 minimiser les frais financiers. Ainsi si le compte de la Commune enregistre un solde
nul, il n’est pas indiqué d’engager une dépense d’investissement importante. Et
lorsque la trésorerie est excédentaire, il ne faut pas débloquer les fonds d’emprunt ;
 assurer une rapidité acceptable des paiements. Etant donné que la décision finale
de règlement incombe au comptable public, il faut néanmoins veiller à l’adéquation
entre le rythme des engagements et celui des recouvrements, c’est-à-dire
coordonner la planification physique et la planification financière ;
 valoriser les excédents inutilisés, en exploitant les possibilités de placement
autorisées par les textes.
Dans le cadre d’une gestion budgétaire sans perturbation majeure, deux grandes catégories
de plan de trésorerie sont à confectionner. Il s'agit de:
 plan prévisionnel annuel de trésorerie;
 plan prévisionnel mensuel de trésorerie;
La mise en œuvre du plan de trésorerie nécessite un suivi par les soins du comité de
trésorerie co-présidé par le SE et le Trésorier Communal et ayant pour membres le SE, le
C/SAEF et les responsables de l’administration des impôts au niveau local concernés.
La gestion de la trésorerie communale comporte deux grandes catégories de tâches :
(i) la confection du plan de trésorerie et
(ii) l’approbation et le suivi du plan par le Comité de trésorerie.
La commission de suivi de la trésorerie a pour mission de préparer la séance mensuelle du
comité de trésorerie. La commission de suivi de la trésorerie est composée du :
 Trésorier Communal ;

74
 Receveur des Impôts ;
 DAEF (C/SAEF)..
La commission de suivi de la trésorerie est présidée par le Trésorier Communal suppléé par
le Receveur des Impôts en cas d’empêchement. Le DAEF (C/SAEF) assure le secrétariat.
7.1- CONFECTION DU PLAN DE TRESORERIE
7.1- CONFECTION DU PLAN DE TRESORERIE
Le plan de trésorerie est un document financier qui prévoit les entrées et les sorties de fonds
de la commune tout au long de l’année en la subdivisant en des périodes plus courtes,
généralement d’un mois.
Le plan de trésorerie est un outil de gestion « vivant ». Il doit être réactualisé en permanence
(à chaque nouvelle information susceptible de le modifier). Sa confection incombe à un comité
technique et nécessite des tâches de collecte d’informations et de planification.
Délai
Collecte d’informations
Communique au comité technique chargé 1 jour
1.1 d’élaborer le projet du Plan de trésorerie, le solde
de trésorerie disponible au 31/12/N-1.
Le Trésorier Centralise les tendances des recettes fiscales et 3 jours
Communal 1.2
non fiscales des Années N-2 et N-1.
Centralise les informations en provenance de 2 jours
1.3 l’État et des partenaires sur les recettes
attendues.
Communique au comité technique le budget 1 jour
Le DAEF primitif, le PAI, le plan de passation des marchés,
1.4
(C/SAEF) le PTA et tout autre document nécessaire aux
prévisions.
Planification des recettes et dépenses
Établit en fonction de leur saisonnalité, des 1 jour
2.1
échéanciers de recouvrement au titre de l’année.
Adopte la technique du 1/12è ou d’échéance 1 jour
2.2 annuelle unique pour les recettes dont la
périodicité de recouvrement n’est pas connue.
Le comité Procède au classement des dépenses 1 jour
technique obligatoires (salaires, indemnités de fonction des
2.3
élus, remboursement de la dette) par répartition
mensuelle.
Procède au classement des autres dépenses, par 1 jour
2.4 ordre de priorité (dépenses de fonctionnement,
dépenses d’investissement …..).

75
Initie le projet du plan de trésorerie à transmettre 2 jours
2.5
au comité de trésorerie pour validation
7.2- VALIDATION ET SUIVI DU PLAN DE TRESORERIE PAR LE COMITE DE TRESORERIE
7.2- VALIDATION ET SUIVI DU PLAN DE TRESORERIE PAR

LE COMITE DE TRESORERIE
Le comité technique et le comité de trésorerie exécutent les tâches ci-après
Délai
Tâches qui incombent au Comité technique

Prépare le dossier de la réunion du comité de 2 jours
1.1
trésorerie.
Analyse les écarts entre les prévisions et les 1 jours
Le comité 1.2
réalisations en cours d’année.
technique
Propose et justifie les arbitrages nécessaires dans le 2 jours
1.3
respect des priorités et de l’efficacité de la dépense.
1.4 Met en œuvre les décisions du comité de trésorerie. 2 jours
Tâches qui incombent au Comité de trésorerie
Valide le plan annuel de trésorerie et ses déclinaisons 2 jours
2.1
en plan semestriel, trimestriel et mensuel.
Examine et apprécie la réalisation des prévisions 2 jours
2.2 mensuelles de recettes et de dépenses contenues
dans le plan de trésorerie.
Analyse les écarts résultant des prévisions et 1 jour
2.3
réalisations du plan de trésorerie.
Le comité 1 jour
2.4 Apprécie le point des dotations et subventions.
de
trésorerie Apprécie le point des dépenses en instance 1 jour
2.5
d’engagement et de mandatement.
Apprécie le point des dépenses en instance de 1 jour
2.6
paiement au niveau du Trésorier Communal.
Effectue les réajustements nécessaires du plan en 1 jour
2.7
cas de besoin.
Arrête la liste des dépenses obligatoires et /ou 1 jours
2.8
prioritaires à payer au cours du prochain trimestre.
I-PROCÉDURES LIEES A LA FONCTION "PASSATION, EXECUTION ET CONTRÔLE DES MARCHES PUBLICS " DE LA MAIRIE DE DASSA - ZOUME

76
SOMMAIRE ................................................................................................................ 1
ABREVIATIONS, ACRONYMES ET SIGLES............................................................. 2
AVANT-PROPOS DU MAIRE DE LA COMMUNE D’ABOMEY .................................. 6
PREMIERE PARTIE : LES GENERALITES ..............................................................10
I-PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES BUDGETAIRES,
COMPTABLES ET FINANCIERES DE LA MAIRIE D’ABOMEY ..............................11
1.1-CLARIFICATION CONCEPTUELLE ...................................................................13
1.2-FONCTIONS DU MANUEL DE PROCEDURES .................................................15
1.3- MANDAT DU MANUEL DE PROCEDURES ......................................................16
II -BREVE PRESENTATION DE LA COMMUNE D’ABOMEY...................................17
2.1- SITUATION GEOGRAPHIQUE DE LA COMMUNE ... Erreur ! Signet non défini.
2.2- DONNEES PHYSIQUE DE LA COMMUNE ............... Erreur ! Signet non défini.
2.2.1- Relief ....................................................................... Erreur ! Signet non défini.
2.2.2- Climat ...................................................................... Erreur ! Signet non défini.
2.2.3- Géologie, hydrographie et sols ................................ Erreur ! Signet non défini.
2.2.4 - Végétation et faune ................................................ Erreur ! Signet non défini.
2.3- UNITES ADMINISTRATIVES DE LA COMMUNE ...... Erreur ! Signet non défini.
2.4- DONNEES DEMOGRAPHIQUES DE LA COMMUNEErreur ! Signet non défini.
2.4.1- Historique du peuplement........................................ Erreur ! Signet non défini.
2.4.2- Répartition et Structure de la population ................. Erreur ! Signet non défini.
2.4.3- Condition féminine ................................................... Erreur ! Signet non défini.
2.5- DONNEES ECONOMIQUES DE LA COMMUNE ...... Erreur ! Signet non défini.
2.5.1- L’Agriculture ............................................................ Erreur ! Signet non défini.
2.5.2- L’Elevage................................................................. Erreur ! Signet non défini.
2.5.3- La Pêche et Pisciculture .......................................... Erreur ! Signet non défini.
2.5.4- La Foresterie ........................................................... Erreur ! Signet non défini.
2.5.5- L’Artisanat et la transformation des produits agricolesErreur ! Signet non
défini.
2.5.6- L’Exploitation minière et des carrières ..................... Erreur ! Signet non défini.
2.5.7 - L’Industrie ............................................................... Erreur ! Signet non défini.
2.5.8 - Le Commerce ......................................................... Erreur ! Signet non défini.
2.5.9- Le tourisme, la restauration et l’hôtellerie ................ Erreur ! Signet non défini.

77
2.5.10 – Les Infrastructures de transport et de communicationErreur ! Signet non
défini.
III-DISPOSITIF DE GESTION DES MARCHES PUBLICS ET DU PARTENARIAT
PUBLIC-PRIVE DE LA COMMUNE D’ABOMEY .......................................................18
3.1-ORGANE DELIBERANT ET ORGANE EXECUTIF ..... Erreur ! Signet non défini.
3.1.1- Organe Deliberant ................................................... Erreur ! Signet non défini.
3.1.1.1- Le Conseil Communal .......................................... Erreur ! Signet non défini.
3.1.1.1.1- Les compétences transférées par l’Etat ......... Erreur ! Signet non défini.
3.1.1.1.2- Les compétences partagées avec l’Etat ......... Erreur ! Signet non défini.
3.1.1.1.3- Les compétences déléguées par l’Etat ........... Erreur ! Signet non défini.
3.1.1.1.4- Relations hiérarchiques .................................. Erreur ! Signet non défini.
3.1.1.1.5- Relations fonctionnelles .................................. Erreur ! Signet non défini.
3.1.1.2- Le conseil de supervision ..................................... Erreur ! Signet non défini.
3.1.1.2.1- Relations hiérarchiques .................................. Erreur ! Signet non défini.
3.1.1.2.2- Relations fonctionnelles .................................. Erreur ! Signet non défini.
3.1.2- L’organa executif ..................................................... Erreur ! Signet non défini.
3.1.2.1- Le Maire ............................................................... Erreur ! Signet non défini.
3.1.2.2- Les adjoints au maire ........................................... Erreur ! Signet non défini.
3.1.2.3- Le Secretariat Particulier (SP) ............................. Erreur ! Signet non défini.
3.2- ORGANES INFRA COMMUNAUX ............................. Erreur ! Signet non défini.
3.2.1- Les Organes Politiques ........................................... Erreur ! Signet non défini.
3.2.1.1- Du conseil d’arrondissement ................................ Erreur ! Signet non défini.
A- Relations hiérarchiques ...................................... Erreur ! Signet non défini.
B- Relations fonctionnelles ................................................ Erreur ! Signet non défini.
3.2.2- Le quartier de ville ou le village ............................... Erreur ! Signet non défini.
3.2.2.1- Du conseil de village ou de quartier...................... Erreur ! Signet non défini.
3.2.2.2- Du chef de village ou de quartier de ville ............. Erreur ! Signet non défini.
3.2.3 - Organe administratif et technique : Secrétaire Administratif d’Arrondissement
.......................................................................................... Erreur ! Signet non défini.
3.3- COMMISSIONS PERMANENTES DU CONSEIL COMMUNALErreur ! Signet
non défini.
3.4-INSPETION DES SERVICES ET CONTRÔLE DE GESTIONErreur ! Signet non
défini.
3.4.1- Compétences transversales ............................................................................23
3.4.2- Competences sectorielles ...............................................................................24
3.5- ADMINISTRATION COMMUNALE D’ABOMEY .....................................................26

78
3.56.1- Orientations nouvelles ........................................... Erreur ! Signet non défini.
3.5.1.1- Schéma d’ecriture de l’arrêté portant AOF de la commune d’Abomey Erreur !
Signet non défini.
3.5.1- Le Secrétaire Exécutif ............................................. Erreur ! Signet non défini.
3.5.1.1- Relations hiérarchiques. ....................................... Erreur ! Signet non défini.
3.5.1.1.1- Supérieur hiérarchique ................................... Erreur ! Signet non défini.
3.5.1.1.2- Subordonnés .................................................. Erreur ! Signet non défini.
3.5.1.2- Relations fonctionnelles........................................ Erreur ! Signet non défini.
3-5-2- Les services transversaux et les directions communalesErreur ! Signet non
défini.
DEUXIEME PARTIE : LES PROCEDURES ..............................................................27
IV- PROCÉDURES D’ÉLABORATION, DE VOTE, D’APPROBATION ET DE
PUBLICATION DU BUDGET DE LA COMMUNE D’ABOMEY ..................................27
4.1- PREPARATION, ELABORATION, VOTE ET TRANSMISSION DU BUDGET ...30
4.1.1- Phase préparatoire et élaboration du projet de budget ...................................30
4.1.2- Adoption et validation du budget .....................................................................33
4.1.3- Approbation et publication du budget ..............................................................34
V-PROCÉDURES D’EXECUTION DU BUDGET DE LA COMMUNE D’ABOMEY....36
5.1- EXECUTION DU BUDGET EN RECETTES ......................................................37
5.1.1- Procédure normale de l’exécution du budget en recettes................................37
5.1.2- Procédures dérogatoires .................................................................................38
5.1.3- Recouvrement des recettes fiscales ................................................................39
5.1.4- Gestion de la régie des recettes ......................................................................40
5.2- EXECUTION DU BUDGET EN DEPENSES ......................................................41
5.2.1- Procédure normale d’exécution du budget en dépenses ................................41
5.2.2- Procédures dérogatoirres d’exécution du budget en dépenses .......................43
5.2.2.1- Règlement des commandes publiques.........................................................44
5.2.2.2- Gestion de la Règie d’avance .......................................................................46
VI-PROCÉDURES COMPTABLES DE LA MAIRIE D’ABOMEY ...............................48
6.1- COMPTABILITE ADMINISTRATIVE ..................................................................51
6.1.1- Comptabilité des émissions de titres de recettes ............................................51
6.1.2- Comptabilité des engagements de dépenses ..................................................52
6.1.3- Comptabilité des émissions de mandats de paiement.....................................53
6.2- ELABORATION DU COMPTE ADMINISTRATIF ...............................................53
6.2.1- Procédures liées à la clôture des recettes .......................................................54
6.2.2- Procédures liées à la cloture des dépenses ....................................................55

79
6.2.3- Travaux de fin d’exercice .................................................................................56
6.2.3.1- Travaux d’amortissement et de provisionnement .........................................56
6.2.3.2- Travaux de rattachement des charges et des produits (charges à payer,
produits à recevoir ainsi que les produits et charges constatés d’avance) ................56
6.2.3.2.1- Produits à recevoir.....................................................................................56
6.2.3.2.2- Charges à payer ........................................................................................57
6.2.3.2.3- Produits constatés d’avance ......................................................................58
6.2.3.2.4- Charges constatées d’avance ...................................................................58
6.2.3.2.5- Charges à répartir sur plusieurs exercices ................................................59
6.2.4- Procédures liées à l’élaboration du compte administratif .................................60
6.3- COMPTABILITE DES MATIERES .....................................................................61
6.3.1- Procédures de reception de matériels et matières ..........................................61
6.3.2- Procédures de sortie de fournitures et matériels de bureau ............................62
6.3.3- Procédures de sortie suite à une reforme de stocks périssables ....................62
vente ..........................................................................................................................63
destruction .................................................................................................................64
6.3.6- Procédures de sortie, suite à une reforme de matériel destiné à la vente .......64
6.3.7- Procédures de sortie, suite à une reforme de matériel destiné à la destruction
..................................................................................................................................65
6.3.8- Procédures d’inventaire ...................................................................................66
6.3.9- Procédures de gestion du parc automobile/ moto de Pool ..............................66
6.4- COMPTABILITE DES VALEURS INACTIVES ...................................................67
6.4.1- Commande ......................................................................................................68
6.4.2- Réception des valeurs inactives comme commande publique ........................69
6.4.3- Approvisionnement du régisseur de recettes ..................................................70
6.4.4- Placement des valeurs – inactives ..................................................................70
6.4.5- Vente, centralisation et reversements des recettes au Trésor public .............70
6.4.5.1- Récolement ............................................................................................71
6.4.5.2- Mise en reconduction .............................................................................71
6.4.5.3- Reconduction ...............................................................................................72
6.4.5.4- Destruction ou incinération des valeurs inactives ...................................72
6.4.5.5- Contrôle ..................................................................................................72
VII- PROCÉDURES FINANCIERES DE LA MAIRIE D’ABOMEY .............................73
7.1- CONFECTION DU PLAN DE TRESORERIE .....................................................75

80
7.2- VALIDATION ET SUIVI DU PLAN DE TRESORERIE PAR LE COMITE DE
TRESORERIE ...........................................................................................................76
TABLE DES MATIERES ...........................................................................................77
ANNEXES .................................................................................................................. 0

81
ANNEXES

Manuel de procédures budgétaires, comptables et financières d&#39;Abomey

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MAIRIE D’ABOMEY

ABREVIATIONS, ACRONYMES ET SIGLES

TOME 2 : MANUEL DE PROCEDURES BUDGETAIRES, COMPTABLES ET FINANCIERES DE LA MAIRIE D’ABOMEY

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Cette partie comprend trois chapitres

IV- PROCEDURES D’ELABORATION, DE VOTE, D’APPROBATION ET DE ET

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1.1- CLARIFICATION CONCEPTUELLE

Manuel de procédures : Le manuel de procédures est un document qui, sous la forme

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1.2- FONCTIONS DU MANUEL DE PROCEDURES

Les fonctions assignées au manuel de procédures permettent de saisir l’importance d’un

OUTIL DE PLANIFICATION : Le manuel des procédures donne les normes de planification,

OUTIL DE COMMUNICATION : Le manuel de procédures crée les conditions pour les

OUTIL DE FORMATION : Le manuel de procédures est un outil de formation, notamment pour

OUTIL D’INFORMATION DE GESTION : Le manuel de procédures est outil d’information de

TOME 2 : MANUEL DE PROCEDURES BUDGETAIRES, COMPTABLES ET FINANCIERES DE LA MAIRIE D’ABOMEY

1.3- MANDAT DU MANUEL DE PROCEDURES

En tant qu’outil de management de la vie de la commune, le manuel de procédures permet

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2.1 PROFIL DE L’ADMINISTRATION COMMUNALE D’ABOMEY A

2.2 ORGANIGRAMME DE LA COMMUNE D’ABOMEY

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2.2- ORGANIGRAMME DE LA COMMUNE D’ABOMEY

La commune d’Abomey, en vertu des dispositions de la loi N° 2021-14 du 20 Décembre 2021

TOME 2 : MANUEL DE PROCEDURES BUDGETAIRES, COMPTABLES ET FINANCIERES DE LA MAIRIE D’ABOMEY

DSP DAEF DPPP DAFAU DST

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CP Commissions Techniques Permanentes

DAFAU Direction des Affaires Foncières et de l’Aménagement Urbain

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3.1 INSPECTION DES SERVICES ET CONTRÔLE DE GESTION

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3.4.1- Compétences transversales

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3.4.2- Competences sectorielles

☞ En matière de contrôle administratif :

☞ En matière de contrôle financier et comptable :

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

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4.1- PREPARATION, ELABORATION, VOTE

4.1.1- Phase préparatoire et élaboration du projet de budget

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Le DAEF (C/SAEF), Adressent les tableaux-synthèse de recettes et de

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Séance de la commission ad’hoc

Organise une conférence budgétaire et expose

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4.1.2- Adoption et validation du budget

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4.1.3- Approbation et publication du budget

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Manuel de procédures budgétaires, comptables et financières d'Abomey

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