Plan d’Assurance Qualité

Résumé
Ce docum décrit les dispositions réputées satisfaire les exigences relatives aux délais, aux
coûts, et à la bonne réalisation des projets .

Tous les docums du kit de gestion de projet ont été rédigés à partir de l’expérience de gestion
de projet d’un cabinet conseil et de plusieurs retiens avec des chefs de projets afin de valider
la pertinence des éléms sélectionnés dans le kit.

Avertissem :

Ces docums ont été complétés à titre d’exemple. Ils ne vis pas à imposer une démarche
spécifique mais plutôt à servir de première base, la plus pratique possible. Les projets auront
donc le loisir de les personnaliser et adapter en fonction de leurs besoins.
Il d’ailleurs particulièrem conseillé de modifier les passages surlignés en jaune.

PROJET X
DÉFINITIF

PAGE DE SERVICE

Rédacteur (nom – fonction) Valideur (nom – fonction)

1
 Docums associés Version
Glossaire V0
Référiel de projet V0

Historique des modifications et validation du docum

Version Date Parties modifiées Nature du changem Valideur

V0.2 27/07/04

Diffusion

ités Noms

2
TABLE DES MATIÈRES

PAGE DE SERVICE.......................................................................................................... 2
TABLE DES MATIÈRES................................................................................................... 3
NOTATION........................................................................................................................ 4
1 PRÉSATION DU PLAN D’ASSURANCE QUALITÉ...............................................5
1.1 Objectifs du Plan d’Assurance qualité......................................................................5
1.2 Champ d'application du Plan d’Assurance Qualité...................................................5
1.3 Maîtrise du Plan d’Assurance Qualité.......................................................................5
1.3.1 Définition et rédaction.....................................................................................5
1.3.2 Validation........................................................................................................ 6
1.3.3 Procédure d'évolution.....................................................................................6
1.4 Traitem de non-conformité.......................................................................................6
2 PRÉSATION DU PROJET.......................................................................................7
2.1 Description du projet................................................................................................. 7
2.2 Objectif du projet...................................................................................................... 7
2.3 Champ d’application du projet..................................................................................7
3 ORGANISATION DU PROJET................................................................................9
3.1 Structure de l’organisation du projet.........................................................................9
3.1.1 Organisation du projet ....................................................................................9
3.1.2 Organisation des équipes concernées par le projet au sein des partenaires10
3.2 Rôles et Responsabilités........................................................................................11
3.2.1 Liste des acteurs...........................................................................................11
3.2.2 Rôles et responsabilités................................................................................12
3.2.3 Responsabilités des principaux livrables......................................................18
4 MANAGEM DE PROJET.......................................................................................21
4.1 Gestion et reporting du projet.................................................................................21
4.1.1 Suivi des groupes de travail..........................................................................21
4.1.2 Reporting projet............................................................................................21
4.2 Réunions................................................................................................................ 21
4.2.1 Convocation.................................................................................................. 21
4.2.2 Rédaction, diffusion et approbation des comptes-rendus.............................22
4.3 Gestion du planning................................................................................................ 22
4.4 Gestion du budget.................................................................................................. 22
4.5 Gestion des ressources.......................................................................................... 22
4.6 Gestion des risques................................................................................................ 23
4.7 Gestion des Anomalies........................................................................................... 24
4.8 Gestion des Modifications......................................................................................24
5 DOCUMATION....................................................................................................... 25
5.1 Processus de rédaction et validation des docums..................................................25
5.2 Nomenclature......................................................................................................... 25
5.3 Gestion de la documation.......................................................................................26

3
NOTATION
Ce docum fait partie du kit de gestion de projet mis à disposition des équipes projet.

Les références aux autres docums du kit de gestion de projet sont soulignées et
notées [X], où X est le numéro du docum.

Les numéros de ces docums sont les suivants :

Les documents du kit de gestion de projet UNR

par catégorie
1 Référentiel Projet

GESTION DE PROJET GESTION ACCOMPAGNEMENT

INFORMATIQUE DE DES UTILISATEURS
l’ENT
Plan Enquête de Convocation
2 16 20
d’Assurance Dossier perception et de réunion
Qualité
11 des attentes
d’Architecture
Technique Compte-rendu
3 7 Budget Etude 21 de réunion
Glossaire 17
Protocole d’impacts
12
Tableau de Technique Fiche de
4 Organigramme 8 d’Installation Plan de 22 lecture
gestion des
risques 18 formation et
OTP 13 Procédure de d’accompa-
Fiche de
5 (Organigramme 9 recette gnement 23
Technique de Tableau de modification
Projet) reporting Dossier
(indicateurs) 14 19 Plan de
Tableau de
d’exploitation communication 24
suivi des
6 Planning 10 Cahier des Plan de groupes de
15
charges Continuité de travail
Services

Pour plus d’information sur le kit de gestion de projet, il est conseillé de consulter le
docum Référiel de Projet [1].

4
1 PRÉSATION DU PLAN D’ASSURANCE QUALITÉ

1.1 Objectifs du Plan d’Assurance qualité

Ce docum décrit les dispositions particulières mises en œuvre sur le projet, réputées
satisfaire les exigences des partenaires du projet en matière de qualité. Ces
dispositions sont prises en considération lorsque le projet est initialisé et sont revues
voire modifiées si nécessaire pendant toute la durée de vie du projet.
Ces objectifs sont les suivants :
 donner aux projets l'assurance de la qualité des prestations réalisées au titre de ce projet,
 idifier tous les acteurs réels d’un projet
 fixer les droits, devoirs et responsabilités du projet , de ses membres, du consortium retenu et
des évuels prestataires (assistance à maîtrise d’ouvrage, développem technique),
 indiquer tous les moyens possibles pour répondre aux exigences techniques et qualité,
 donner à tous les participants du projet les procédures, règles et méthodes applicables sur le
projet,
 et d’assurer ainsi la cohérence des travaux menés dans le cadre de ce projet.

1.2 Champ d'application du Plan d’Assurance Qualité

Cette section décrit le champ d’application du Plan d’Assurance Qualité, en
soulignant les points que couvre ce docum et ceux qu’il ne couvre pas.

La première version du kit de gestion de projet a été complétée à titre d’exemple.

Elle couvre une partie du projet , celle du déploiem au sens large (incluant la
formation et la communication).

Cette partie doit être remplie par le chef de projet (voire le comité de pilotage) afin de
définir le périmètre de son projet et celui des établissems partenaires(en fonction du
degré de mutualisation).

1.3 Maîtrise du Plan d’Assurance Qualité

1.3.1 Définition et rédaction
Le Chef de Projet est responsable de la qualité sur son projet et donc de la définition
du Plan d’Assurance Qualité.

Dans le cas de ce projet, le Chef de Projet peut déléguer la rédaction du Plan

d’Assurance Qualité à un évuel responsable qualité.

Les acteurs sont nommés au paragraphe 3.2.1, leurs rôles et responsabilités sont
décrits en 3.2.2 ci-après.

5
1.3.2 Validation
Pour le Plan d’Assurance Qualité, la procédure de validation s’applique, comme à
tout autre docum (voir la partie Documation).

1.3.3 Procédure d'évolution

L’évolution du Plan d’Assurance Qualité est à l’initiative du comité de pilotage du
projet .

1.4 Traitem de non-conformité

Lorsqu'une anomalie (applicatif) ou incid (non-applicatif) est constatée, en particulier
grâce aux actions qualité sur le projet, la procédure appliquée par le chef de projet
du projet est la suivante:
 idification de la cause,
 évaluation de la portée et des conséquences de cet état de fait,
 engagem d'une ou plusieurs actions correctives qui peuv être :
- exiger l'application du Plan d’Assurance Qualité (faire réexprimer par les commanditaires
l’importance du Plan d’Assurance Qualité),
- faire évoluer le Plan d’Assurance Qualité car il se révèle mal adapté,
- accorder une dérogation qui est validée par le Comité opérationnel et qui est enregistrée en tant
qu'action qualité.
- remonter un manquem en comité opérationnel

Toute autre démarche aboutissant à une violation des règles méthodologiques, raîne
le rejet, par le contrôle qualité, des productions concernées.

6
2 PRÉSATION DU PROJET

2.1 Description du projet

Le 13 décembre 2002, le gouvernem a annoncé la mesure « Universités numériques
en région » dans le cadre du Comité interministériel de l'aménagem du territoire.
Cette mesure s'inscrit dans la politique volontariste du gouvernem en faveur du
développem de l'usage des technologies de l'information et de la communication
(TIC) dans l'enseignem supérieur, pour renforcer la position française à l'international
et contribuer à l'essor de la formation tout au long de la vie.

Elle prend en compte l'efficacité du niveau territorial que constitue la région, et le rôle
grandissant joué par les Conseils régionaux dans ce domaine.
Elle s'appuie sur une logique de mutualisation re établissems d'enseignem supérieur
et de mise en synergie de leurs actions propres pour le développem de l'usage des
TIC, en cohérence avec leurs schémas de développem (contrats quadriennaux).

2.2 Objectif du projet

Le projet vise au développem par les établissems de services numériques à

destination des étudiants et des personnels des établissems (services d'enseignem
et aussi de vie universitaire au sens large du terme.

2.3 Champ d’application du projet

Le projet, dans son périmètre traité dans ce docum peut être représé sous la forme
d’Organigramme Technique de Projet [5], découpé en Eléms d’OTP :

Eléms d’OTP Contenu

A - Organiser / Piloter le projet Définir une politique générale
à partir de l’appel à projet.

Inclus toutes les tâches de gestion de

projet effectuées par le chef de projet ou
par toute autre acteur listé dans le PAQ
sur les tâches qui lui sont attribuées.

Le pilotage consiste notamm à mesurer

l’avancem du projet et la satisfaction des
utilisateurs et acteurs impliqués.

B - Définir l' A partir de l’ « écoute clis » (étude de

besoins) :
Toutes les tâches liées à la définition
fonctionnelle et technique , leur validation

7
Eléms d’OTP Contenu
par les acteurs du projet prévu à cet effet,
et le dégré de mutualisation re les
établissems sur chaque sujet ou domaine
afin de définir les groupes de travail et
spécifiques à chaque établissem.

C - Déployer le socle Toutes tâches qui concern l’installation

technique informatique et les actions
opérationnelles nécessaires à l’ouverture
du service socle (par exemple : envoi
d’un idifiant aux étudiants). Cet élém ne
concerne donc pas seulem les actions
informatiques mais toutes les procédures
administratives.

D - Déployer les services applicatifs Idem que C, mais pour les services
applicatifs seulem (voir la définition dans
le glossaire [3])

E - Exploiter l' Toutes les tâches techniques et

administratives nécessaires au bon
fonctionnem et des services applicatifs
tout au long de l’année.

F - Former et assister les utilisateurs Toutes les actions d’accompagnem

nécessaires à la montée des usages, que
ce soit des formations ponctuelles, ou
des dispositifs de hot line continue.

G - Communiquer Toutes les tâches de communication,

hors les actions d’information oriées
formations pratiques des utilisateurs.

Les Eléms d’OTP sont eux-mêmes découpés en tâches.

Toute autre activité est considérée comme hors champ d’application du projet dans
la première version de ce docum.

8
3 ORGANISATION DU PROJET

3.1 Structure de l’organisation du projet

Cette rubrique donne la liste par fonction de tous les acteurs impliqués dans le projet
et les liens (hiérarchiques et fonctionnels) qui les uniss :

3.1.1 Organisation du projet

L’organisation du projet est décrite dans le docum Organigramme projet [4].

En dehors des instances de décision du projet (cf. le paragraphe 3.2.2), le projet est
organisé opérationnellem autour de groupes de travail portant sur l’informatique
(oriation et technique), les « usages », la formation, la communication et le pilotage.

Le comité de pilotage est l’organe de pilotage stratégique du projet : il rassemble des

représants des établissems, des Collectivités Territoriales, de l’Etat.

A l’issu d’un audit des applications, des usages et de la définition des besoins1, le
chef de projet et les Correspondants locaux en établissems seront en mesure
d’idifier le niveau de mutualisation des tâches concernant les différs sujets ou
domaines traités par les groupes de travail, c’est-à-dire le contenu concret de ce qui
peut être fait en commun.

Par conséqu, il en ressort :

1
Cette démarche peut être progressive (domaine par domaine par exemple), d’où la définition de lots
de services applicatifs par la suite.

9
- la mise en place de groupes de travail au niveau du projet (auxquels particip les
établissems concernés) en fonction des sujets (Informatique, Usages, Formation,
Communication) ou domaines (Scolarité, Vie étudiante, Enseignem à distance,
Documation et bibliothèque universitaire, Recherche, Comptabilité et finances2 )
pour lesquels une mutualisation est possible, ainsi que le contenu de leurs
tâches.

- la mise en place de groupes de travail « locaux » dans chaque établissem dont

l’objectif est :
- de décliner les travaux des groupes de travail par rapport à leurs spécificités
- de traiter les sujets ou domaines spécifiques à leur établissem et ne permettant pas de
travailler en commun au niveau du projet

La mise en place d’une équipe locale dans chaque établissem est donc
indispensable afin de constituer ces groupes de travail locaux.
Une même personne peut évidemm être à la fois membre d’un groupe de travail et
d’un groupe de travail local.

3.1.2 Organisation des équipes concernées par le projet au sein des

partenaires
 Les universités
(à compléter)

 Le Conseil Régional
(à compléter)

 L’Etat ( La DT, la DES et la DATAR)

(à compléter)

 Le Crous
(à compléter)

 Le consortium
(à compléter)

 Les (évuels) prestataires

(à compléter)

3.2 Rôles et Responsabilités

2
Ces domaines sont les mêmes que ceux proposés par l’AMUE (Publication sur les Coûts Complets)

10
Cette rubrique énumère les personnes qui particip à au moins une des tâches listée
dans l’OTP.
Chaque acteur important du projet (qui y est affecté régulièrem, c’est à dire à partir
de plusieurs jours par mois), doit faire l’objet d’une lettre de mission décrivant son
rôle au sein du projet ainsi que sa disponibilité.
Cette lettre de mission3 est co-signée par le présid de l’établissem et le chef de
projet .

3.2.1 Liste des acteurs

Noms ité Rôle sur projet Instances du
projet auquel il
apparti
Acteurs 1 Chef de projet
Acteurs 2 Assistant chef de projet
Etablissems / universités Correspondant local
Etablissems / universités Présids d’établissems
CRI ou service informatique Expert informatique, Groupe
informatique / et
ou comité
opérationnel, et
ou comité de
pilotage
consortium (EPPUN, ESUP, Conseil pour l’installation et
Montecristo, ENCORA) l’intégration
AMUE / Club de La Rochelle/ Conseil pour l’intégration
des applications
Service administratif (processus études d’impacts,
d'utilisation) spécifications des besoins et
participation à la recette
Représant des enseignants études d’impacts,
spécifications des besoins et
participation à la recette
Représant des étudiants études d’impacts,
spécifications des besoins et
participation à la recette
les Collectivités Territoriales Représation des partenaires
la DT, DES et DATAR Représation des partenaires
Formateur Resp. formation
Resp. communication
interne
Etc

3.2.2 Rôles et responsabilités

La direction de projet

3
A défaut, si l’établissem ne peut fournir une lettre de mission par personne importante, il peut
produire un docum général pour l’ensemble des intervenants définissant leur charge de travail, signé
par le présid de l’établissem et le chef de projet

11
La direction de projet est constituée d’une équipe (un chef de projet et un ou
plusieurs assistants) qui définit les oriations et prend les décisions nécessaires à la
réussite du projet.
La direction du projet est globalem responsable de l’ensemble du projet. Elle veille à
la satisfaction des établissems et est le garant de la qualité du projet :
 adéquation aux besoins exprimés,
 respect des délais.

Elle étudie les risques potiels et s’assure de la mise en œuvre d’un plan de maîtrise
des risques et veille à l’application des recommandations édictées. Elle s’assure de
la qualité des livraisons effectuées et fait valider les livrables.
Elle assure le suivi du budget, et la surveillance de son respect.

Le Chef de Projet organise et coordonne les groupes de travail impliqués sur le

projet, assur la communication tant interne qu’externe, gèr les sous-traitants, planifi
le recrutem des ressources humaines sur le projet et assur leur affectation.

Le Chef de Projet propos les oriations et fait valider les décisions idifiées ci-dessous
au comité de pilotage.

12
 Les instances du projet

Instance Fréquence Objectifs Participants Périmètre de prise de décision

Comité de Trois fois . Pilotage stratégique
pilotage par an Arbitrages sur des enjeux
importants4
. Décisions structurantes
(choix , volume budgétaire,
contenu d’une action
majeure de communication)
. Suivi des coûts et des
délais
. Maîtrise des risques
Sont membres de droit du comité de Choisir la politique générale du
pilotage : projet, choisir ,
- les présids ou directeurs des ré-arbitrer l’allocation de
établissems signataires ou leurs ressources, idifier et gérer les
représants; risques du projet,
- un représant de chaque collectivité etc
territoriale,
- les représants du Ministère de
l’éducation nationale, de l’enseignem
supérieur et de la recherche

Sont membres invités :

- deux représants des étudiants des
établissems du consortium ;
- deux représants des enseignants-
chercheurs des établissems du
consortium ;
- deux représants des IATOSS des
établissems du consortium ;
- un représant du CROUS ;
- le chef de projet

Comité Mensuel . Contrôle opérationnellem Le chef de projet Mener l’étude des besoins,
4
La notion d’enjeu important sera définie par le commanditaire et le chef de projet. En général toute décision raînant une modification significative (>5% par
exemple) du budget, des délais et des ressources est classée comme enjeu important.

13
 Instance Fréquence Objectifs Participants Périmètre de prise de décision

Opérationnel Le premier l’avancem global, des Les correspondants locaux piloter la recette , choisir la
lundi de groupes de travail Des représants de groupes de travail stratégie de formation, valider les
chaque . Rend certains arbitrages (en fonction de l’ordre du jour) supports de communication,
mois qui ne relèv pas du comité etc
de pilotage
. Prise de décision d’ordre
technique

Réunion des Variable en . Contrôle de l’avancem Responsable de la tâche A compléter

groupes de fonction des tâches dont ils sont Les membres de l’équipe travaillant sur
travail ( et des sujets responsables, et de la cette tâche
établissem) résolution des arbitrages
sur les évuels problèmes
liés à cette action.
. Prise de décision liée à
cette action

Comité de . Idification de nouveaux . Le chef de projet A compléter

gestion des risques . Des représants de groupes de travail
risques . Point sur la maîtrise des (en fonction de l’ordre du jour)
risques existants
Un comité des risques peut se faire
dans la foulée d’un comité de pilotage
et ou d’un comité opérationnel.

14
Le périmètre d’intervion des instances de décision

La colonne de droite du tableau ci-dessous décrit le périmètre de décision de chaque

instance.

Les modalités d’organisation et de prise de décisions

Cette partie décrit :

 Qui organise la réunion, qui la coordonne / préside, qui en fait le compte-
rendu
 les modalités de vote par instance de décisions.

Les groupes de travail

Il existe deux types de groupes de travail :

 les groupes de travail : ils port sur les sujets ou domaines pour lesquels une
mutualisation est possible
Les groupes de travail effectu des propositions au sujet de leur périmètre d’intervion
qu’ils soumett à la validation du comité de pilotage ou comité opérationnel.
Ils transmett ensuite leurs résultats aux groupes de travail « locaux ».

 les groupes de travail « locaux » dans chaque établissem :

o ils déclin les résultats des groupes de travail

15
 o ils travaill sur les sujets ou domaines pour lesquels une mutualisation
n’est pas possible

Les groupes de travail « locaux » effectu des propositions concernant leur périmètre
d’intervion qu’ils soumett à la validation du Correspondant local.

Groupe de travail Périodicité Fonction Participants Date début date fin

* informatique 1 fois par * Définit les éléms clés début projet
oriation mois de l’architecture Services Informatiques , fin du déploiem
* Rédige le dossier consortium , AMUE ou
d’architecture, le PTI, le La Rochelle, Chef de
PCS projet
* informatique 1 fois par * Réalise les début projet
technique semaine développems Services Informatiques, fin du déploiem
* Installe Chef de projet
* Exploite
* « usage » 1 fois tous début de la Mise en
* Participe aux études
Il y a autant de les 15j d’impacts de leur
Service administratif, définition des production
enseignants, étudiants, besoins
groupes que de domaine Chef de projet
domaines * Spécifie les besoins
concernés : des futurs utilisateurs
- Scolarité * Valide le cahier des
- Vie étudiante charges, les
- Enseignem à spécifications
distance fonctionnelles, les
- Documation et objectifs de qualité de
bibliothèque service du PCS
universitaire * Responsables de la
- Recherche recette
- Comptabilité et
finances (1)
* formation 1/2 fois en * Choisit la stratégie de Formateurs / tuteurs, 6 mois avant fin des
amont, puis formation CP le démarrage formations
1 fois tous * Développe les
les 15j supports de formation
pendant les * Organise la logistique
formations des formations
* Evalue et ré-ajuste les
formations

* communication 1 fois par * Choisit la stratégie de Resp. communication 6 mois avant fin des
mois communication interne, CP le démarrage formations
* Développe les
supports de
communication
* Suit l’avancem du
* pilotage 1 fois par projet, le planning, le CP , Assistant CP début projet fin projet
semaine budget, et les risques (AMOA)

(1) Ces domaines sont les mêmes que ceux proposés par l’AMUE (Publication sur les Coûts Complets)

Les groupes de travail « locaux » suiv la même logique mais à l’échelle de

l’établissem.

Le Chef de Projet et ses assistants (AMOA) sont chargés :

 de la gestion complète des groupes de travail en ce qui concerne les éléms
suivants : planification, phases, ressources, livrables, budget

16
  du suivi des l’avancem des groupes de travail « locaux » par l’intermédiaire
des Correspondants locaux en établissems
Ce fonctionnem assure à la direction de projet la maîtrise de ses activités (prise de
connaissance, décision, mise à niveau des établissems sur l’ensemble des thèmes).

Par ailleurs, les membres des groupes de travail s’engag à:

 s’approprier le PAQ et le fonctionnem de leur groupe de travail ;
 solliciter d’autres collaborateurs extérieurs au groupe afin d’obtenir un avis
pertin ;
 faire part de leur avis sur les docums du groupe de travail à travers une fiche
de lecture ;
 participer à la recette (test) de l’application.

Les correspondants locaux

Chaque établissem compte un correspondant local.

Il est en charge de :
 former une équipe projet locale (les profils sont les mêmes que ceux participant aux groupes de
travail )
 Animer et suivre les groupes de travail « locaux » propres à son établissem
 Communiquer au chef de projet l’avancem des résultats des groupes de travail « locaux »
 Assurer la pérennisation du projet dans son établissem:
o Au niveau informatique, il devra idifier et faire valider les personnes
responsables de ces activités ainsi que leurs charges (il pourra
principalem s’appuyer sur le dossier d’exploitation [14] et le Plan de
Continuité de Services [15]),
o Au niveau organisationnel, les formations et l’assistance aux utilisateurs
(hotline, tutorat, etc.) devront être intégrées aux ités gérant habituellem
ces activités.

Les équipes projet locales

Il est indispensable d’idifier au plus tôt les membres de l’ Equipe Projet Locale
et de valider leur disponibilité, ils sont indispensables à la réalisation du projet.

Les membres de l’ Equipe Projet Locale ont pour double charge :

 De participer aux groupes de travail dans lesquels leur établissem est
impliqué (exemple : formation, « usage » scolarité)
 De participer aux groupes de travail « locaux » de leur établissem
o Concernant la déclinaison des travaux fait au niveau de l’
o Concernant les sujets spécifiques et traités uniquem par son
établissem

3.2.3 Responsabilités des principaux livrables

17
Cette rubrique donne la liste des principaux produits livrables à fournir durant le
projet par éléms d’OTP ainsi que le rôle de chaque acteur (rédacteur : R ou valideur :
V).
Numéro Docums du kit de gestion Chef de Comité Comité Groupes de travail
(si le doc de projet projet Opération- de
est dans nel Pilotage
le kit)
A - Organiser / Piloter le projet

2 Plan d’Assurance Qualité R V

3 Organigramme R V
4 OTP (Organigramme R V
Technique de Projet)
5 Planning R V V R (tous les groupes)
6 Budget R V R (tous les groupes)
La trajectoire R R V
7 Tableau de gestion des R V R (tous les groupes)
risques
10 CR de réunion
11 Tableau de reporting R V V R
(indicateurs)
20 Fiche de lecture R V
21 Fiche de Modification R V
B - Définir

1 Référiel de projet R, V

Aide méthodologique sur le

volet juridique
16 Etude d’impacts V V R (groupes métier)
17 Cahier des charges V V R (les groupes métiers
et informatiques)
13 Dossier d’Architecture R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
Spécifications V V R (groupes métiers et
Fonctionnelles Générales informatiques oriation)
12 Un glossaire R V
C - Déployer le socle

Spécifications R (groupe
Fonctionnelles Détaillées informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
Spécifications Techniques R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
14 Protocole Technique R (groupe
d’Installation pour le socle informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)

18
Numéro Docums du kit de gestion Chef de Comité Comité Groupes de travail
(si le doc de projet projet Opération- de
est dans nel Pilotage
le kit)
18 Procédure de recette pour V R (groupe
le socle informatique
technique)
PV de recette du socle R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
VABF du socle R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
D - Déployer les services applicatifs

Spécifications R (groupe
Fonctionnelles Détaillées informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
Spécifications Techniques R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
14 Protocole Technique R (groupe
d’Installation pour les informatique
services technique)
V (groupe
informatique oriation)
18 Procédure de recette pour V R (groupe
les services informatique
technique)
PV de recette des services V R (groupe
+ Socle informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)
VABF des services R (groupe
informatique
technique)
V (groupe
informatique oriation)

E - Exploiter
Numéro Docums du kit de gestion Chef de Comité Comité Groupes de travail
(si le doc de projet projet Opération- de
est dans nel Pilotage
le kit)
15 Dossier d’exploitation R (groupe
informatique
technique)

19
 V (groupe
informatique oriation)
19 Plan de Continuité de R V R (groupe
Services informatique
technique,
informatique oriation)
F - Former et assister les utilisateurs
9 Plan de formation V V R (groupe formation)
Supports de formation V R (groupe formation)
(manuels d’utilisation et
d’administration)
G – Communiquer
8 Plan de communication V V R (groupe
communication)
Supports de V R (groupe
communication communication)

(R= rédaction, V= validation)

20
4 MANAGEM DE PROJET

4.1 Gestion et reporting du projet

4.1.1 Suivi des groupes de travail

La gestion des groupes de travail est effectuée en Comité opérationnel sur la base
d'un tableau de suivi [ 24 ].
Ce tableau de suivi est alimé sous le contrôle du chef de projet.

La mise à jour de l'état des actions est effectuée en réunion. Le tableau de suivi des
groupes de travail accompagne le compte-rendu de cette réunion.

Les données liées à chaque enregistrem sont les suivantes :

 libellé du groupe de travail,
 nom du responsable,
 résultats attendus (docums à livrer, etc.),
 date d'échéance,
 statut,
 date de réalisation,
 vérification de l’efficacité.

4.1.2 Reporting projet

Le reporting du projet est composé d’une part des comptes-rendus des Comités
Opérationnels et des réunions faites par les groupes de travail et d’autre part d ’un
tableau d’indicateurs [9].

4.2 Réunions

Chaque réunion doit appliquer les règles suivantes, quelle que soit son type.

4.2.1 Convocation

Une convocation [20] à la réunion est diffusée au préalable. Elle porte des indications
précises sur :
1. le type de réunion (comité de pilotage, comité opérationnelle, groupe de
travail ; comité de gestion des risques),
2. la date, l’heure de début,
3. le lieu,
4. l’objet de la réunion (objectifs, décisions à prendre),
5. l’ordre du jour proposé,
6. les participants,
7. la liste évuelle des docums préparatoires.

21
4.2.2 Rédaction, diffusion et approbation des comptes-rendus

Les comptes rendus [21] sont rédigés dans un délai maximum de X jours ouvrés à
partir de la date de la réunion.
L’approbation doit aussi s’effectuer dans un certain nombre de jours ouvrés suivants
la date de réception du compte rendu.

Type de réunion Délai de rédaction Délai d’approbation

Comité de pilotage
Comité opérationnel
Réunion de groupe de
travail
Comité de gestion des
risques
7 15
5 5
3 5
3 5

Les comptes-rendus sont diffusés par courrier électronique (e-mail).

Les remarques, faites de préférence sous forme écrite (forme libre), sont discutées
avec le rédacteur du compte-rendu, puis intégrées sous leur forme finale dans le
compte-rendu définitif de réunion.

4.3 Gestion du planning

Les différs éléms (OTP, tâches, ressources, charges de travail prévues) sont
introduits dans un docum qui permet d'établir le planning prévisionnel du projet [6].
Pendant le projet, les charges de travail consommées et restant à produire sont
régulièrem introduites dans l'outil pour contrôler la tenue des délais et éditer des
états d'avancem et le planning.
Ces opérations sont effectuées sous la responsabilité du chef de projet.

4.4 Gestion du budget

Le suivi des charges consommées et des dépenses sur le projet est effectué par le
chef de projet au moyen d’un fichier spécifique [ 7 ].

4.5 Gestion des ressources

Les ressources prévues sur le projet tienn compte :
 des engagems pris dans les contrats (contrats d’objectifs, évuel contrat re le consortium retenu et
le projet , évuel contrat avec un prestataire) et dans les lettres de mission ;
 des compétences requises pour assurer la prestation ;
 des délais ;
 de la disponibilité attendue des ressources des partenaires.

La gestion des ressources sur ce projet suit la procédure de gestion des ressources
humaines de chaque établissem.

22
4.6 Gestion des risques

La gestion des risques est une méthodologie qui consiste à examiner l'état d'un
projet, à idifier les risques qui en menac le bon déroulem et à agir pour réduire ces
risques.
Elle se décompose en deux étapes :
L'évaluation des risques
C'est le processus qui permet d'idifier et de mesurer les risques inhérs à un projet.
Cette idification doit se baser sur des faits connus et approuvés par tous.

La maîtrise des risques

C'est le processus qui permet la prise de conscience des parties intéressées et la
mise en oeuvre des actions appropriées.

Chacune de ces étapes comporte plusieurs sous-processus. L'évaluation des risques

comprend :
 l'appréciation de la situation : constat et enregistrem des faits décrivant l'état d'un projet ;
 l'analyse des risques : examen des facteurs de risques et de leurs effets cumulés sur le projet.

Après l'évaluation des risques, le Chef de Projet dispose des éléms nécessaires à la
maîtrise des risques. Cette étape comporte égalem deux sous-processus :
 la prise de conscience : prise de conscience de la situation et prise de responsabilité des
personnes concernées ;
 la suppression des risques : prise des décisions et mise en œuvre des actions nécessaires pour
réduire les risques idifiés.
Les résultats de ces deux processus sont pris en compte lors du contrôle continu
pour une nouvelle appréciation de la situation.

Le tableau d'analyse des risques [8] est mis à jour tous les 2 mois.

23
4.7 Gestion des Modifications

Tout acteur du projet peut à tout mom effectuer une demande de modification sous la
forme d’une fiche modification [23] transmise au chef de projet qui effectue avec son
auteur une étude d’impact de la modification sur les charges et planning.

Il peut s'agir soit d'une mise à niveau, soit d'une évolution, soit d'une anomalie, soit
d'une extension ou d'une correction. L’acception n’inclut pas seulem l ’outil
informatique. Elle comprend notamm les choix du projet (trajectoire, définition de lot).

Les modifications font l’objet d’une fiche modification et sont validées par le comité
opérationnel ou le comité de pilotage.

Quand elle concerne une fonctionnalité , la fiche modification conti la description de

la modification et se substitue au cahier des charges et aux spécifications.

24
5 DOCUMATION
Ce chapitre décrit la procédure de gestion de la documation ainsi que typologie de
nomenclature du projet.

5.1 Processus de rédaction et validation des docums

5.2 Nomenclature

Tout docum est nommé en fonction de la nomenclature suivante :

[Nom du projet]- [Nom de l’établissem*]- [nom du docum]-[Version du docum ou date].

Ainsi, par exemple, le planning du projet datant du 27 juillet 2004 serait :

« - Planning – 27072004 »

* Le nom de l’établissem n’est nécessaire que si le docum est propre à celui-ci.

5.3 Gestion de la documation

Le processus interne d’assurance qualité traite de la maîtrise et du cycle de vie des
docums, depuis leur création ou leur rée dans le projet (s’ils sont d’origine externe),
jusqu'à leur destruction.

25
États des docums : Tout docum est classé en docum évolutif ou en docum non
évolutif. Les docums évolutifs pass par les états : provisoire, à valider,
référence et périmé.

Idification des docums : Tout docum possède un idifiant unique et est enregistré dans un
index chronologique ou dans un dictionnaire

Structuration d’un docum : tout docum conti des informations obligatoires.

Validation d’un docum : tout docum doit être validé.

Péremption d’un docum : un docum périmé ne doit pas pouvoir être utilisé par
inadvertance.

Archivage des docums : les docums susceptibles d’être consultés ultérieurem doiv être
archivés.

Consultation des archives : modalités de la consultation.

Destruction des archives : règles relatives à la destruction des docums archivés.

Maîtrise des docums d’origine externe : les docums confiés par les partenaires, par les
fournisseurs, les normes, doiv être idifiés et conservés en toute sécurité.

26