OP@LE

Outil de pilotage et d’@dministration financière en EPLE

Présentation des principaux changements

L’environnement actuel de GFC : modules distincts DIVE 1

Préparation
budgétaire

Régies

Comptabilité
budgétaire

GFC

COFI Comptabilité
générale

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 L’environnement GFC : échange de données DIVE 1

Transfert des opérations budgétaires

Etablissement
GFC Agence comptable – Lycée Y
rattaché – collège X GFC CGENE
CBUD
EPLE rattaché 1
EPLE rattaché 2
EPLE rattaché 3
EPLE rattaché 4

Traitement des opérations budgétaires

Collège X
Tenue de la comptabilité

3
L’environnement OP@LE : partage de données DIVE 1

(base unique par EPLE)

OP@LE
Comptabilité budgétaire

Comptabilité générale

Comptabilités auxiliaires
(Tiers, immo, stocks)

Régies

Préparation budgétaire

Compte financier

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Les raisons du passage à OP@LE, progiciel de gestion intégrée
Un projet informatique qui transforme la fonction financière de l’EPLE

Une visibilité complète sur l’ensemble des données

Doter les EPLE d’un Une application intégrée à l’écosystème du MEN
outil de gestion aux Des comptabilités auxiliaires directement dans l’outil
Des référentiels et un calendrier administrés au niveau national
normes standard Automatisation et normalisation des processus

Repositionnement de l’ordonnateur (phases de validation, pilotage) et du régisseur

Garantir le respect Nouvelles règles de comptabilisation
de la règlementation Respect et visibilité de l’étape de constatation du Service Fait

Disparition des documents « papiers »

Dématérialiser les Dématérialisation des comptes et principe de quérabilité
flux financiers et les Pièces justificatives dématérialisées
Quittancier électronique
échanges
 L’environnement OP@LE :
comptabilités auxiliaires intégrées dans l’outil

Compta Compta Compta

Budg.
auxiliaire auxiliaire
IMMO STOCKS Compta
Géné.

Compta Régie
auxiliaire
TIERS

Fournisseurs Elèves et Responsables

Depuis le connecteur Depuis SIECLE / BEE
SIRENE

6
 L’environnement OP@LE : un outil intégré
à l’écosystème applicatif du MEN

Version 1 Versions ultérieures

Fournisseurs SIRENE OPER@

Elèves et
Responsables SIECLE BEE SI2G

Facturation CHORUS PRO OP@LE COFI Pilotage

Paiements PSAR (ex EFCI) Dém ’ Act

Droits constatés Applications

Restauration- SIECLE GFE Restauration
Hébergement

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 L’environnement OP@LE : les acteurs et le partage des données

Saisie et consultation des données

Consultation des
données

Chef d’établissement Agent comptable

Adjoint gestionnaire Fondé de pouvoir
Sphère Sphère
Assistant de gestion Ordonnateur Comptable Assistant de comptabilité
Chargé d’approvisionnement Régisseur
DDFPT, Directeurs SEGPA, GRETA Mandataire

Auditeur DGFIP
ADSI (nat./acad.)

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Qui accède à OP@LE ? (lien(s) de connexion depuis ARENA)

Sphère Ordonnateur Sphère Comptable Autres

• Ordonnateur • Agent comptable

Administrateur national
• Adjoint-gestionnaire • Fondé de pouvoir et
assistant de comptabilité
• Assist. Gestion / secrétaire
• ADSI
• Mandataire du comptable
• Chargé • Régisseur de régie • Auditeurs DGFIP, etc
d’approvisionnement permanente d’avance
(personnel CT, chef d’étab.adjoint, • Régisseur de régie
DDFPT)
permanente de recettes

Administrateurs locaux (accès direct) Accès après intervention ADSI

Accès après attribution des droits par les administrateurs locaux

Principales évolutions par domaine
 Changements de terminologie
ORDRE DE
ORDRE DE ORDRE DE REDUCTION / ORDRE DE
MANDAT
RECETTES REVERSEMENT ANNULATION PAIEMENT
DE RECETTES

AVEC impact sur Demande de

la Trésorerie Demande de Demande de Demande de
paiement Titre de recette reversement réduction de versement
(encaissements ou
décaissements) recette

SANS impact sur Demande de Demande de Correction de Correction de

la Trésorerie comptabilisation comptabilisation comptabilisation comptabilisation ---
Ecritures pour ordre de dépense de recette de dépense de recette

Dans OP@LE, les CGR (Centres de Gestion et de Responsabilité) correspondent aux imputations budgétaires
(Service / Domaine / Activité) de GFC

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Les « établissements OP@LE »
Chaque EPLE comporte plusieurs établissements OP@LE.

Exxxx Etablissement
« coquille »

Chaque établissement Pxxxxx ou Axxxxx

Pxxxx Axxxx Rxxxx est lié à un n° UAI distinct.

En conséquence, certains BA actuels

devront être transformés en services
Opérations liées au Opérations liées au Opérations liées à la spéciaux s’ils ne justifient pas de n° UAI
Budget Principal Budget Annexe Régie permanente et immatriculés avec un n° SIRET
 BUDGET & DBMV

Suppression du service SBN : Disparition de la contribution Validation des étapes clés de la

bourses traitées en comptabilité entre services 0CINT : gestion par préparation budgétaire par
de tiers multi-imputation l’ordonnateur

Mise en place d’un référentiel Intégration automatisée de la Report manuel initial du

national des budgets annexes dotation aux amortissements dans montant du prélèvement sur
(GRETA, CFA, autres) le budget fonds de roulement, puis mise à
jour automatique

Inscription des charges salariales Etats budgétaires : bilans chiffrés

(interface OPER@) sur le budget sur plusieurs exercices
de l’établissement (en V2)

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Processus nominal de création du budget & DBMV Ordonnateur

Adjoint-gestionnaire

Saisie de la Validation de Saisie de la Saisie de la Mise en

préparation la préparation décision du décision des exécution du
budgétaire budgétaire et Conseil d’ Autorités de budget (30 j.)
& DBMV DBMV Administration Contrôle et DBMV (15 j.)
Validation si
Validation si
modification
règlement
Saisie du fonds de demandée par
conjoint
roulement estimé avant le CA
prise en compte du
nouveau budget

Le fonds de roulement définitif sera saisi suite aux opérations de fin d’exercice N-1.
Lorsqu’une DBM vient effectuer un prélèvement sur fonds de roulement, le montant de ce dernier est
automatiquement mis à jour lors de la mise en exécution de la DBM. Ainsi, le montant du fonds de
roulement est toujours le reflet du fonds de roulement estimé à l’instant T.

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 DEPENSES
Le processus nominal de la
dépense est entièrement
dématérialisé et impose un
Engagement Juridique (sur ou hors
marché) systématique dans
OP@LE
La constatation du Service Fait (SF)
doit être saisie dans OP@LE
(mouvement automatique
éventuel des stocks et des
immobilisations)
A la création d’un EJ, le choix d’un
article acheté détermine
automatiquement le compte de
charge. Une nomenclature
nationale des articles est proposée
et peut être enrichie localement
Les factures déposées sur
ChorusPro permettent un
rapprochement avec un EJ et sont
automatiquement intégrées à
OP@LE au moment de la saisie de
la Demande de Paiement (DP)
Un module de gestion des marchés
avec le contrôle des seuils réels de
dépenses
Une visibilité partagée des
processus et des pièces
justificatives (sphères ordonnateur
et agent comptable)
15
 Ordonnateur
Processus nominal de la dépense
Adjoint-gestionnaire

Agent comptable

Liquidation

Saisie de Validation de Prise en

l’engagement Validation de Constatation Saisie de la la demande charge de la Paiement
juridique (sur l’engagement du Service demande de de paiement demande de
ou hors juridique Fait paiement + certification paiement
marché) du Service Fait

Nouveauté OP@LE

La Validation de la Demande de Paiement emporte également la Certification du Service Fait (une seule
validation de l’ordonnateur), SAUF en période d’inventaire où la certification est réalisée en année N et la
demande de paiement en N+1

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 RECETTES

Sécurisation du processus de la Tous les titres de recettes sont Les avis des sommes à payer
recette : toute créance est individuels pour alimenter la (ASAP) sont générés dans OP@LE
systématiquement précédée d’un comptabilité « client » et transmis par mails aux
titre de recette (TR) (comptabilité auxiliaire de tiers) responsables légaux des élèves

Pré-alimentation des titres de En dehors des droits à pension et

recettes de pension et demi- demi-pension, le calcul des droits
pension grâce à l’interface SIECLE- se fait directement dans OP@LE
GFE (droits constatés) (voyages scolaires, par exemple)

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 Ordonnateur
Processus nominal de la recette
Adjoint-gestionnaire

Agent comptable

Assistante gestion

Flux en Prise en
Validation du Envoi ASAP ou
Constatation Liquidation charge du Encais- Rappro-
provenance titre de facture au
des droits des droits titre de sement(s) chement
de GFE recettes débiteur
recettes

Opération qui peut être

réalisée par le régisseur ou le
mandataire, qui agit alors au
nom de l’agent comptable

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 REGIES

Suite à la nomination du régisseur, Un personnel de gestion peut être

L’ordonnateur et/ou l’agent c’est l’agent comptable qui nommé régisseur pour permettre
comptable peuvent initier l’acte attribue le macro-profil régisseur une délégation complète du chef
de création et de nomination dans le cadre des habilitations d’établissement à son adjoint-
gestionnaire

Les opérations de régie

Un établissement OP@LE est dédié permanente d’avance sont limitées Les opérations de la régie
à la régie permanente aux espèces et aux paiement par permanente de recette sont
(R xxx) CB adossés à un compte DFT régie limitées aux seules espèces

Toutes les opérations hors espèces

et CB régie sont traitées dans le Les régies temporaires sont Des contrôles de régie historisés
budget Principal par un traitées dans l’établissement BP dans l’outil
mandataire de l’agent comptable

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 STOCKS

Possibilité de gestion des stocks La constatation du service fait d’un

imbriquée avec le processus de la article stocké détermine la Calcul automatique de la variation
dépense (stock interne à OP@LE) création automatique d’un des stocks
mouvement de stock

Possibilité de gérer plusieurs Possibilité de maintenir un stock

Les articles stockés sont des dépôts et emplacements pour les externe (via applications privées)
articles créés localement articles stockés avec ressaisie dans OP@LE sur un
article générique

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 COMPTABILITE

Suppression des contributions Un plan comptable général non

entre service Renforcement des comptes de modifiable – déclinaison des
(comptes 6588 / 7588) charges et de produits comptes à 6 chiffres

Nouvelle formule de calcul de la

Auxiliarisation comptes de Tiers Suppression des charges et CAF / IAF (nouvelle
produits exceptionnels comptabilisation des sorties de
Auxiliarisation de la comptabilité (comptes 67 et 77) biens pas complètement amortis)
patrimoniale

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 IMMOBILISATIONS

Intégration de la comptabilité auxiliaire Création d’une fiche d’immobilisation à

des immobilisations dans OP@LE partir d’une dépense (fin de double saisie)

Simplification du suivi des opérations

comptables relatives aux immobili- Automatisation des écritures comptables
sations (entrées, amortissements)

Imputation automatique de la classe 2 à

Harmonisation de l’utilisation des partir d’une nomenclature d’achats utilisée
comptes de dépenses immobilisées lors de l’engagement juridique

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 Pré-requis pour passage à OP@LE

• Utilisation de GFE pour les frais scolaires (pension & demi-pension)

• Une parfaite adéquation entre les classes 1 & 2 de GFC et le
logiciel de comptabilité patrimoniale (EGIMMO ou WINCZ)
• Liste des personnels de la CTR (pour création accès par Arena)
• A faire dès maintenant : …………………………

Double écran et scanner de bureau conseillés

 DIVE 1

Calendrier de déploiement OP@LE

43 pilotes 2 pour l’académie de Rennes

15 pour l’académie de Rennes

30 pour l’académie de Rennes

100 pour l’académie de Rennes

70 pour Rennes

100 pour Rennes

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 Stratégie de formation OP@LE
Tous les supports de formation seront mis à disposition des académies sur la plateforme M@gistère.
Les formations prendront la forme présentielle et/ou distancielle.

Parcours de formation Temps de formation

Agent comptable (*) 4 jours
Adjoint-gestionnaire (*) 7 jours
Assistant de comptabilité 4 jours
Assistant de gestion 4 jours
Ordonnateur 2,5 jours

Chargé d’approvisionnement, DDFPT En distanciel

(*) soit 11 jours pour un adjoint gestionnaire - agent comptable

 EP@C – Equipe Projet Académique

Directeur de l’EP@C Rennes

M. Vincent Larzul

Cheffe de projet, référent Responsable Académique Responsable applications Responsable

Rconseil – DIVE1 de Formation - DAFPEN métiers - DSII Coordination Paie
Mme Thérèse Régnault Mme Françoise Dutertre Mme Rozenn Gibon Mme Séverine Blin

Mme Ludivine
Brodier Mme Marina
M. Nicolas Porrot Phommachak
Mme Emeline Sorlin
M. Gilles Guidon
M. Olivier Anohan

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 ACCES par ARENA = À l’ouverture d’OP@LE, un écran d’accueil s’ouvre automatiquement en fonction du profil de Ce bloc permet de visualiser les tâches collaboratives transmises à l’utilisateur.
l’utilisateur. Il permet de consulter rapidement les informations de connexion (établissement, utilisateur, profil), mais Le détail est accessible en cliquant sur l’icône des tâches:
aussi les actions à réaliser.

Bienvenue …. NOM prénom

Vous êtes connecté avec le profil

…… Adjoint-gestionnaire

Sur P00001 – 0229999Z Lycée xxxxxx

Panneaux fixes

Panneau dynamique,
par défaut positionné
sur les actions à Tâches en attente de
réaliser de l’utilisateur traitement

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 OP@LE
Merci de votre @ttention