Rapport de stage

SOMMAIRE
DEDICAC.2
REMERCIEMENT3
INTRODUCTION4

I. Prsentation de la province de Khouribga6

II. Organigramme de la province de Khouribga8
III. Peru sur les diffrents divisions relevant9
Division De La Ressources Humaines Et Moyennes Gnraux
A- Attribution de la Division :11
B Personnel de la Division :11
C -Organigramme de la division12

Travaux effectues16

THEME : TECHNIQUE DE SECRETARIAT

Les Qualits dun bon secrtaire 20

Le cadre et les conditions du travail22

CONCLUSION 25
ANNEXEX26

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DEDICACE
Je ddie ce rapport tous les membres de ma famille,
formateurs et formatrices et tous mes amis surtout mon amie
hicham et toues les personnes qui mont aide de prs ou de
loin, en plus particulier les personnels de la Division De
Ressources Humaines Et Moyen Gnraux de la province de
khouribga.

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REMERCIEMENT
Avant de dtailler le contenu de ce rapport de fin de
stage que jai effectu au sein de la province de Khouribga je
tiens remercier Monsieur le chef de service de Systme
Dinformation et de Communication (S.S.I.C) ainsi que toute
personne qui a particip de manire directe ou indirecte au bon
droulement de mon stage.

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INTRODUCTION
Au cours de deuxime anne

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I. Prsentation de la province de Khouribga

Situation gographique :
La province de Khouribga a t cre le 11 juillet 1967, cette cration a
t li lexistence des plus important centre national de lextraction des
phosphates, ce qui encourag une volution dmographique de la rgion et
grce ces potentialits minires et ressources humaines et agricole a les
appuis de dveloppement conomique et social, tant une activit entre
deux importantes rgions du Maroc la grande Casablanca et tadla.
La province est devenue un sige administratif social et conomique,
qui peut participer lvolution de cette partie du royaume, la province et
situe au sud de Beni mellal, lest de khnifra, nord de khemissete, louest
de la province de settat.
La population :
La population totale de la province est estime 499 144 habitants dont :
-326 674 urbains soit 65.4%
- 172 470 ruraux soit 34.6%
principaux centres :
Ville de Khouribga : 166 397 habitants
Ville de Oued-Zem : 83 970 habitants
Ville de Bejaad : 40 513 habitants
Ville de Boujniba : 15 041 habitants
Dcoupage administratif :
La province de Khouribga compte 31 communes (5 communes urbaines
et 26 communes rurales), trois cercles et sept cadats.
Collectivits urbaines :
Municipalit de khouribga.
Municipalit de oued zem.
Municipalit de Boujniba.
Municipalit de Hattane.

CERCLE :

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Cercle de Khouribga :
- Cadat OD Bhar Kbar : C.R Birmezoui - Boulanouar
Lagfaf - Beni Iklaf.
- Cadat OD Bhar sgha: C.R Od abdoune - Mfassis
Od Azzouz - El fokra.
Cercle de Oued-zem :
- Cadat beni Smir
: C.R beni Smir.
- Cadat Smaala
: C.R kasbat troch - Maadna
Od fenane Brakssa.
- Cadat Beni khairane : C.R Od ftata Ait Ammar
Gnadiz Od boughadi.
Cercle de Bejaad:
- Cadat Od Youssef Beni Bataou : C.R Beni Batou Beni Zrantel
Boukhriss OD gouaouch.
- Cadat Chougrane

: C.R Chougrane - Tachrafet

Ain kaicher Rouached.

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ORGANIGRAM

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II. APERCU SUR LES DIFERENTES DIVISIONS RELEVANT DU

SECRETARIAT GENERAL DE LA PROVINCE
Selon la hirarchie de lorganigramme, on trouve :
- Monsieur le Gouverneur de la province
- Le cabinet de Monsieur le gouverneur
- La division des affaires intrieures
- Le secrtariat Gnral
La province de Khouribga est compose de plusieurs Divisions dont les
taches sont aussi bien multiples que complexes , aussi et compte tenu de la
dure limite de mon stage, jai effectu mon stage la Division des Ressources
Humaines est Moyennes Gnreux
Division des Collectivits Locales (D. C. L)
Cette division est charge de suivre les activits des activits des
collectivits locales, de les assister dans la bonne gestion, de leurs suivis
conformment lesprit de la charte communale.
Division des Equipements et des Marchs (D. E. M.)
La Mission de cette Division consiste en :
Llaboration des tudes techniques de projets raliser par la province
et les communes ainsi que la coordination des tudes labores par les services
extrieurs ou tout autre organisme publique ou priv. Dans tous les cas cette
coordination est justifie par les plans damnagement, les programmes
dquipement de la province, ou par lamnagement du territoire en gnral.
La ralisation Matrielle, le suivi et le contrle des travaux excuts par
la province et les Communes tant par march que par voie de rgie.
Division des affaires rurales (D. A. R)
Cette division a pour mission de renforcer les actions des entreprises
en faveur des communes rurales et de suivre et contribuer a rsoudre autant
que possible les problmes qui se posent au monde rural, de lamlioration des
conditions de production de lagriculture, de llevage et la forets du contrle
sur les termes collectivits.

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Service des Etudes. de la Planification de la Coordination du

Programmes de Laction Economique et du Contrle (S. A. E)
Ce service a pour mission de suivre les dossiers qui ont un caractre
conomique au niveau de la province. Elle assure la coordination et le contrle de
laction conomique et sociale, elle est particulirement charge danimer la vie
conomique et sociale.
Service du Budget et de la Comptabilit (S. B. C)
Ce service a pour mission dassurer la gestion du budget provincial et des
crdits dlgus. Et la rception de matriel et mobilier acquis par la province
et de veiller son entretient et sur son fonctionnement.
Service des Systmes dInformation et de Communication
(S.S.I.C)
Ce service a pour tache la gestion du rseau informatique de la province.

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Division des Ressources Humaines et Moyenne Gnraux

A-Attribution De La Division
Cette division a pour mission dassurer la gestion de lensemble du
personnel administratif et technique rmunre sur le budget gnral et
provincial , les mouhtassibs et le personnel de la protection civile soit un
effectif global de 509 fonctionnaires et agents repartis comme suit :
E Budget gnral

: 123

E Budget provincial

: 341

E Personnel de la protection civile : 43

E Mouhtassibs

:2

B- PERSONNEL DE LA DIVISION :
Lencadrement de la division est assure par un administrateur principal
chef de la division , assiste par deux administrateurs adjoint, deux techniciens
de 2eme grade, un secrtaire principal , trois secrtaires , deux agents publics
, un agent dexcution temporaire et un agent de service temporaire .

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LORGANISATION DE LA
DIVISION
SERVICE DU TRAITEMENT
INFORMATIQUE ET ARCHIVES
DP/4

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Cette division est compose dun secrtariat et de quatre services :

Service de documentation : dp/1
Service des effectifs et de recrutement : dp/2
Service de la gestion et fin des carrires : dp/3
Service de traitement informatique et archives : dp/4
SECRETARIAT :
- Enregistrement du courrier arrive
- Ventilation du courrier entre les services
- Suivi des instances.
- Rpartition et classement courrier.
- suivi du courrier destine a la frappe.
1) SERVICE DE DOCUMENTATION : DP/ 1
Etude des besoins qualitatifs et quantitatifs en personnel
Documentation : Classement Des Textes, Circulaires Et Notes Portant Sur La
Gestion Du Personnel et la tenue du secrtariat des commissions
administratives paritaires rgionales.
2) SERVICE DES EFFECTIFS ET DE RECRUTEMENT : DP/2
Tenue des tableaux demploi du budget provincial

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Recrutement des fonctionnaires et agents (constitution des dossiers,

tablissement des fiches de renseignements, et compte rendu de prise et de
cessation de service)
Proposition a la titularisation du personnel temporaire.
Contrle du personnel (prsence et permanence).
Mouvement du personnel titulaire et temporaire
Suivi des situations de dtachement et de mise en disponibilit.
3) Service de la gestion et fin des carrires : dp / 3
P Propositions pour les changements de grade
P Gestion des dossiers des allocations familiales et autres indemnits.
P Suivi des conges de maladie, contre visite mdicale, et accident de
travailetc.
P Suspension et rvocation des agents temporaires rmunres sur le
budget provincial.
P La tenue des dossiers de fin de carrire (retraite, dcs, dmission,
rvocation et licenciement).
4) SERVICE DU TRAITEMENT INFORMATIQUE ET ARCHIVES DP/4
-tablissement des imprimes a usage administratif ncessaires pour la
gestion des ressources humaines (arrtes, attestations de travail,
dcisions )
- tenue des tats concernant les positions des fonctionnaires et agents
(dpart en retraite, dtachement, poursuite des tudes, maladie,
personnel affecte dautres services)
- tenue des tats des fonctionnaires et agents relevant des collectivits
locales affectes au secrtariat gnral de cette province.
- prparation et traitement du courrier et des diffrentes
correspondances

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- tenue des tats du personnel et suivi des affectations et des fonctions

(chauffeurs, standardistes, techniciens en informatique, permanences,
dactylographes, oprateurs).

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TRAVAUX EFFECTUES
1-Enregistrement du courrier :
La division des ressources humaines est moyennes gnreux reoit et
envoie quotidiennement et hebdomadairement un nombre important de
document : lettres, bordereau, message, etc. Lensemble de ces documents
est appel courrier.
Le traitement de chacun des deux types de courriers seffectue de la
manire suivante :
a)Courrier arriv :
A la rception du courrier arriv, le secrtaire doit contrler

les

documents et la date, le vrifier, le trier et lenregistrer dans des registres

en prcisant la date, le service metteur, puis il le prsente au chef de la
division pour annotations et directives excution suivant la nature de
chaque correspondance. Une fois sign, il est expdi aux services
concerns.
b) Courrier dpart :
Ce courrier est destin lextrieur, il comprend tous documents et correspondances qui
concernent les autres services de la (D.R.H.M.G) les services extrieurs, avant son dpart le
courrier doit tre enregistr dans un registre appel courrier dpart qui porte le numro
dordre,la date, lobjet, le destinataire.
Lenregistrement du courrier est trs important parce quil est utilis comme moyen de
preuve, permet une vrification rapide et facilite le classement.
2-Classement :
Les mthodes de classement que je lai vue et que jai effectue dans la division des
ressources humaines est moyennes gnreux (D.R.H.M.G) sont les les suivantes :
Ordre de classement :
Classement numrique : les dossiers sont classs par numro.
Classement chronologique : c'est--dire par ordre darrive, des plus anciennes au plus
rcentes.

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Outils de classement :
-Les parapheurs ou classeurs signature : ces classeurs dont les feuilles sont en carton fort, ils
jouent le rle sparateur du courrier signer ou parapher par le responsable concern.
-Les chronos : dans lequel on classe les copies par ordre chronologique dans le but de faciliter
la recherche des documents.
3-Le Traitement de texte :
Le traitement du texte cest la rapidit de la frappe ainsi que lefficacit ses deux qualits sont
trs importantes pour un secrtaire en premier lieu pour effectuer le travail rapidement surtout
en ce qui concerne les courriers urgents et qui demandent un suivi par plusieurs agents ou bien
pour les envoyer dautres divisions, et lefficacit qui demande une concentration pendant
notre communication avec lordinateur et aussi pour viter le gaspillage du temps causs par les
fautes de la dconcentration.
Le traitement du texte est lun des principales tches que jai pu effectuer durant la priode de
mon stage de fin de formation par exemple : des lettres, des bordereaux denvoi, des message
des visa, des procs verbaux, et des tableaux sur Word et Excel.
3- Laccueil :
Chaque jour, la division reoit un nombre important de visiteurs pour la rception
attestations administratives : ou pour fournir des pices demandes.

des

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LE TECHNIQUE DE SECRETARIAT

Les qualits dun bon Secrtaire

-le sens de la communication
Un secrtaire est confront un grand nombre de relations au sein de
lentreprise et lextrieur. Il doit imprativement avoir le sens des relations
et une bonne communication.
Les associations de contacts sont nombreuses, que se soit de visu ou par
correspondance. Il doit tre capable de savoir sexprimer et dtre laise en
toues circonstances de faon vhiculer une image positive delle-mme et de
lentreprise quelle reprsente et de se faire apprcier de ses interlocuteurs.
- La discrtion et la loyaut
Ces deux qualits sont capitales pour un secrtaire car ils sont lessence
mme de la fonction.
Un secrtaire par nature mme de son travail, est amen avoir
connaissance dune multitude dinformations qui sont plus ou moins
confidentielles. Il va de soi quil devra garder ces informations pour lui-mme
et ne pas samuser les divulguer pour alimenter les conversations pendant les
pauses-caf et les djeuners la cantine.
Il sagit dtre ferme et de savoir repousser gentiment les questions qui ne
manqueront pas de natre car tous savent que vous tes le mieux place pour
tre au courant des dossiers importants et confidentiels.
Dans le but de prserver la confidentialit des dossiers dont vous avez la
garde, astreignez-vous ne rien laisser traner sur votre bureau et enfermez
les documents importants sous clef. Bien sur votre patron devra avoir un double
des clefs pour pouvoir accder aux en document en votre absence.

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- La rapidit et la fiabilit
Ce sont galement deux lments importants qui vous permettront de
mriter la confiance de votre suprieur.
Celui-ci doit pouvoir compter sur vous lorsquil vous aura remis un dossier
traiter. Il sagit pour lui de dtre sur que vous lui rendez le travail rapidement,
en temps et en heurs.
Il est galement primordial quil nait pas besoin de vrifier le travail rendu,
et cela car vous lui aurez donn auparavant loccasion de douter de la qualit de
votre travail.
- Lordre et la nettet
Les personnes qui sont naturellement dsordonnes auront beaucoup de mal
spanouir dans cette fonction. Quoi quil en soit, il convient de faire un
maximum defforts pour faire rgner lordre et la nettet.
Un secrtaire doit tre impeccable ainsi que son bureau, ses armoires, ses
classeurs, son agenda et celui dont il est responsable.
Cest une condition primordiale tout travail soign et efficace.

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LE CADRE ET LES CONDITIONS DU TRAVAIL DUN SECRTAIRE

Il ne suffit pas de pratiquer les techniques et davoir beaucoup de qualits pour tre un
secrtaire digne de ce nom, il faut aussi avoir tous les instrument ncessaires la parfaite
excution des tches matrielles et rechercher la meilleure installation permettant un
travail facile, rapide, tout en donnant une impression agrable de confort, de nettet,
dharmonie et, si possible, desthtique.

LINSTALLATION GENERALE DU BUREAU

Il appartient souvent un secrtaire de disposer, elle-mme, le mobilier de son bureau.
Il place ses meubles et installe son quipement de telle sorte que les diverses tches de
secrtariat puissent tre accomplies commodment, rapidement, avec le maximum
defficience et le minimum de fatigue et derreurs.
Pour cela, elle veille :

Limiter le plus possible ses dplacements ;

Circuler avec aisance ;

Accder facilement partout ;

Ouvrir portes et tiroirs sans craindre de bousculer ce qui est derrire il ou

elle ;

Il ou elle place sa table de travail de sorte que la lumire du jour vienne de sa

gauche (en supposant quelle est droitire) et ne fasse pas dombre sur
lcriture ;

Quil puisse regarder en face les visiteurs qui viennent la voir et toute personne
qui pntre dans son bureau ;

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Quil atteigne aisment ses classeurs par simple mouvement pivotant de son
sige

LAMNAGEMENT DE LA TABLE DE TRAVAIL

Le ou La secrtaire amnage rationnellement son bureau, afin de gagner du temps en

conomisant les mouvements et de rduire la fatigue.

Dans les tiroirs

Il ou Elle place sa porte la fourniture dont il a constamment besoin. Il ou Elle range les
divers papiers, enveloppes, blocs indispensables son travail par catgorie et toujours aux
mmes endroits, dans les tiroirs de droite.
Les dossiers renfermant les documents consulter souvent et fichiers demploi usuel
gnralement munis dune signalisation sont disposs verticalement dans les tiroirs de
gauche, amnags cet effet.
Sont rangs dans le tiroir central, le petit matriel et les petites fournitures, telles que :

Ciseaux ;

Rgles ;

Crayons ;

Gommes, attaches de toutes sortes (trombones, coins de cuivre, pingles plates,

attaches parisiennes) sont placs dans le tiroir du milieu avec :

Les agrafes et les agrafeuses ;

Les appareils faire des languettes ;
Les appareils relier par gaufrage ;

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LES CONDITIONS DE TRAVAIL LCLAIRAGE

Lclairage joue un rle important dans le rendement du travail. Il est toujours agrable
quune baie laisse pntrer largement la clart naturelle. Le secrtaire apportera tous ses
soins linstallation de lclairage artificiel qui reste mme, indispensable et sassurera :
_

Quil nest pas blouissant (filaments et ampoules cachs) ;

Quil est bien suffisant ;

Quil est bien rparti.

Il est souhaitable que lclairage comprenne la fois :

Un clairage gnral (qui vite normalement des ombres trop marques) assur :
_

Par des ampoule caches quil convient dessuyer souvent ;

Ou par un ou plusieurs tubes fluorescent

Un clairage individuel, par incandescence, au moyen de lampes portatives
donnant une lumire convenable sur les plans de travail

Notons enfin que des murs clairs, des boiseries ples nabsorbent pas la lumire, ajoutent
une note plaisante et rendent latmosphre plus agrable.

LA CLIMATISATION
La climatisation des bureaux permet laration par insufflage dair temprature et
humidit peu prs constantes (air conditionn).
Quand la climatisation nexiste pas, il est ncessaire :
_

De maintenir dans les salles de travail, une temprature denviron 20 (le chauffage
central est, alors, le meilleur procd employer, condition toutefois quil soit
distribu par radiateurs munis dhumidificateurs ) ;

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Douvrir les fentres en dehors des heures de travail, en particulier pendant le repas
de midi et, sil y a lieu, pendant les pauses

CONCLUSION
Ce stage ma permis dacqurir de nouvelles connaissances, dlaborer et
dappliquer ma formation thorique dans le domaine du travail, et jen ai tir
plusieurs avantages qui sont traduits dans les nouvelles relations que jai
tablies.
Ce stage a reprsent pour moi une occasion de passer de lunivers
dtudes thoriques celui de la vie professionnelle.
Au terme de ce rapport, qui est le fruit des efforts de plusieurs
personnes, jaimerais bien les remercier toutes.

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